BearingNet - Téléchargement automatique du stock

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1 Contenu Téléchargement automatique du stock... 2 Option 1 - Création et formatage de votre liste d'inventaire... 2 Option 2 - Récupération de votre liste d'inventaire préformatée... 4 Envoi de votre inventaire... 6 Envoi par FTP (utilisateurs expérimentés)

2 Téléchargement automatique du stock Deux options vous permettent de préparer votre liste d'inventaire pour le programme AutoUpload : Option 1 Option 2 créer votre liste AutoUpload manuellement à partir de votre propre liste de stock. récupérer une copie de votre liste d'inventaire déjà chargée dans BearingNet. Celleci sera correctement préformatée pour une utilisation avec le programme AutoUpload. Option 1 - Création et formatage de votre liste d'inventaire Une fois que vous avez créé votre liste, vous devez la mettre en forme correctement. Vous voyez ci-dessous une feuille de calcul Excel correctement présentée et intégrant toutes les informations nécessaires pour fonctionner avec le programme AutoUpload. Pour créer une feuille de calcul (voir ci-dessous), veuillez procéder comme suit : Cellule A1 : saisissez le nom d'utilisateur qui sert à vous connecter à BearingNet. Cellule B1 : saisissez votre code d'identification unique de stock BearingNet (Stock ID). Vous pouvez le trouver en cliquant sur «Votre compte», puis sur «Votre stock».votre code aura la forme suivante : 1ABC-ABCD-A1BC-1ABC. Cellule C1 : saisissez «1» ou «0». Le caractère «1» signifie que vous voulez REMPLACER votre inventaire complet BearingNet par cette nouvelle liste. Le caractère «0» signifie que vous voulez AJOUTER les éléments de cette nouvelle liste d'inventaire à votre stock répertorié dans BearingNet. Cellule D1 : saisissez l'adresse électronique ( Address) où doit être envoyé l'accusé de réception de BearingNet..Le message que vous recevrez confirmera que votre liste d'inventaire a bien été enregistrée. Le caractère «!» indique au programme AutoUpload d'ignorer une ligne d'information et de ne pas l'enregistrer dans BearingNet et ces lignes ne sont que pour votre information et décrivent les données que vous devez saisir dans les colonnes. La colonne A permet d'indiquer le NUMÉRO DE PIÈCE (PART NUMBER) de l'article La colonne B permet d'indiquer la MARQUE (BRAND) de l'article. 2

3 La colonne C permet d'indiquer la QUANTITÉ (QUANTITY) de l'article. La colonne D permet d'indiquer la DESCRIPTION de l'article(facultatif). La colonne E permet d'indiquer le TYPE TP (PT Type) de l'article. La colonne F permet d'indiquer le PRIX de l'article (facultatif). La colonne G est le premier champ personnalisé. La colonne H est le deuxième champ personnalisé. La colonne I est le troisième champ personnalisé. Les colonnes G, H et I sont les trois champs personnalisés (Custom1, Custom2, Custom3). Ces champs peuvent être utilisés comme vous voudrez et seront affichés exclusivement à vous et vos collègues ils ne seront pas affichés aux autres membres de BearingNet. Vous pouvez utiliser les champs pour tous types d informations qui vous aident à traiter des demandes, par exemple le poids, le prix ou le numéro de référence interne. Quand vous recevez une demande per , vous pouvez voir vos informations personnalisées pour le produit. Ces informations seront affichées aussi sur la page de demandes (sous le message pour une chaque demande). Veuillez noter que quand BearingNet vérifie qu il n y a pas de doubles dans votre inventaire, ces champs personnalisés ne seront pas tenus en compte. Attention L idéal serait qu il n y aura pas de doubles dans votre inventaire. Toutes les lignes de données qui ont du même produit et de la même marque seront additionnées et seulement une ligne sera ajoutée à votre inventaire actuel. Cela veut dire que si vous avez 100 lignes de données avec des doubles, moins de 100 lignes de donnes seront ajoutées. A cause des processus utilisés, s il y a des lignes de donnes du même produit mais avec des prix, description ou champs personnalisés différents, il se peut que ces lignes soient supprimées et ne pas ajoutées à votre inventaire. Explication sur le Type TP (type de transmission De puissance) utilisé par AutoUpload Le Type TP constitue la partie la plus importante de votre feuille de calcul Excel pour AutoUpload. Si vous ne saisissez pas les informations correctes, votre liste ne pourra pas être traitée. Vous trouverez ci-dessous les codes de Type TP et leur signification : B pour BEARINGS (ROULEMENTS). S pour SPROCKETS (PIGNONS). C pour CHAINS (CHAÎNES). L pour SEALS (JOINTS D'ÉTANCHÉITÉ). 3

4 T pour BELTS (COURROIES). P pour PULLEYS (POULIES). M pour MISCELLANEOUS (AUTRES). Lorsque vous avez rempli votre feuille de calcul Excel avec tous les articles que vous souhaitez intégrer dans le système de recherche BearingNet, assurez-vous d'avoir entré toutes les informations nécessaires au fonctionnement correct du programme : Nom d'utilisateur (User Name), Stock ID, 1 ou 0, Address et le PT Type. *Les informations manquantes constituent la principale cause de rejet des listes d'inventaire par le programme AutoUpload. Veuillez contrôler que votre liste est complète avant de la soumettre. Vous devez maintenant sauvegarder la liste que vous avez créée. À cette fin, vous devez cliquer sur l icône de Windows, puis «Enregistrer sous» et sélectionner «d autres formats». Puis sélectionner l'emplacement de votre ordinateur où vous souhaitez sauvegarder le fichier. Donnez un nom approprié à ce fichier et sélectionnez un dossier de stockage. Le format choisi doit être: «Texte (séparateur : tabulation)». Si vous enregistrez ce fichier sous un autre format, il sera rejeté automatiquement. Option 2 - Récupération de votre liste d'inventaire préformatée La deuxième méthode pour charger vos produits vers BearingNet consiste à récupérer une copie de votre liste d'inventaire déjà chargée dans BearingNet. Celle-ci est déjà 4

5 préformatée pour une utilisation avec le programme AutoUpload. Pour ce faire, vous devez vous connecter sur BearingNet et vous rendre à la page Inventaire. pièce jointe tout le stock que vous avez enregistré sur BearingNet. Lorsque vous vous trouvez sur la page Inventaire, cliquez sur le bouton «Demander la liste d'inventaire». Vous recevrez un e mail contenant en Une fois ouverte dans Excel, la pièce jointe ressemble à ceci : Vous pourrez télécharger votre stock sur BearingNet dès que vous aurez correctement formaté votre Liste de stock et que vous aurez enregistré ce fichier sous format.txt Pour télécharger ce fichier, cliquez simplement sur le bouton Télécharger. *Les lignes commencent par «!» ne figurent que pour information et peuvent être supprimées ou ignorées, le cas échéant. 5

6 Envoi de votre inventaire Quand votre liste (nouvelle, éditée ou préformatée) est enregistrée et si vous souhaitez la sauvegarder dans BearingNet, vous devez vous connecter, puis vous rendre à la page Inventaire en cliquant sur ce lien. Lorsque vous êtes sur la page Inventaire, vous apercevez le lien de Chargement automatique de l'inventaire. Un clic sur ce lien vous ouvre une nouvelle page. La fenêtre de dialogue Téléchargement de votre stock s'affichera alors. Pour télécharger votre stock, cliquez sur le bouton Téléchargé, puis choisissez le fichier enregistré que vous désirez télécharger sur BearingNet. Une fois ce fichier sélectionné, cliquez sur Télécharger. Le fichier concerné est alors envoyé à BearingNet et il sera automatiquement téléchargé. Vous recevrez un courriel de confirmation dès que votre stock sera téléchargé. Vous serez également notifié(e) par courriel dans le cas où une erreur se serait produite lors du téléchargement de votre stock. 6

7 Pour télécharger des consignes plus détaillées concernant le téléchargement des stocks, veuillez cliquer sur le lien Plus de détails sur la fonction de téléchargement automatique apparaissant dans le tableau intitulé Maintenance de l'inventaire. Suite des opérations Lorsque vous envoyez votre inventaire en utilisant le programme AutoUpload, vous recevez un accusé de réception par automatique de BearingNet. L' que vous recevez qui confirme le chargement de votre inventaire dans BearingNet, la quantité d'articles et s il a été trouvé des lignes comportant des erreurs qui n'ont pas pu être chargées par le programme AutoUpload, vous pouvez les voir dans une pièce jointe. S il y avait des erreurs, la pièce jointe du message de confirmation ressemble à l'illustration cidessous une fois ouverte dans Excel : La notification comprend votre nom d'utilisateur, votre code de stock, votre adresse et la description des erreurs. 7

8 Envoi par FTP (utilisateurs expérimentés) Si vous souhaitez envoyer votre inventaire par FTP, voici les paramètres dont vous avez besoin : Serveur FTP: stock.bearingnet.net Contactez support@bearingnet.net pour id de l'utilisateur et mot de passe Vous ne serez pas en mesure de voir les fichiers présents sur le serveur distant, mais vous pourrez y transférer vos fichiers. Notez que certaines versions d'internet Explorer peuvent servir de clients FTP. Si vous disposez de l'une de ces versions, saisissez l'adresse ftp://stock.bearingnet.net (Vous trouverez d'autres instructions sous forme d un document PDF à télécharger sur la page Inventaire de BearingNet.) 8