NOTICE POUR UTILISER PRONOTE I. Principe. II. Saisie avec Pronote Client. 1) Installation et lancement

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1 NOTICE POUR UTILISER PRONOTE 2008 I. Principe Pronote, édité par la société Index-Éducation, est un ensemble de logiciels de notes mis en place à la rentrée 2007/08 au lycée Fauré. L'ensemble fonctionne sur le modèle client / serveur. Pronote Serveur est le logiciel qui tourne en permanence sur un PC hébergé au lycée et qui stocke la base de données des notes. On peut consulter et modifier les notes à l'aide d'un logiciel «client» qui se connecte au serveur, depuis le lycée, ou depuis l'extérieur du lycée en utilisant le réseau internet. Il existe trois méthodes et trois logiciels pour saisir des notes : Pronote Client, depuis le lycée ou depuis votre domicile : c'est la solution préconisée, sauf pour les utilisateurs de Macintosh. Voir II Pronote Net, là encore depuis le lycée ou depuis votre domicile, à travers un navigateur internet quelconque : voir III ProFnote pour la saisie «déportée» en faisant voyager un fichier par clé USB entre votre domicile et le lycée : voir IV Merci de faire l'effort (modeste) de vous familiariser avec les noms de ces trois logiciels afin de faciliter la description des problèmes que vous pourrez rencontrer. II. Saisie avec Pronote Client A peine évoquée dans la version précédente de ce document l'an dernier, l'utilisation de Pronote Client s'est révélée, en 2007/08, la solution la plus souple et la plus puissante sans être très complexe. Son seul inconvénient : elle ne peut pas être utilisée par les utilisateurs de Macintosh ou de Linux (Pronote Client n'existe malheureusement que pour Windows) qui doivent se rabattre, pour saisir les notes depuis chez eux, sur Pronote Net (solution avec un navigateur internet). 1) Installation et lancement Étape 1 : pour utiliser Pronote client depuis chez vous, il faut l'installer sur votre ordinateur. Allez sur le site de l'éditeur, sur la page des téléchargements : (ou cliquez sur ce lien dans votre lecteur de fichier pdf) et cliquez sur l'icône représentée cicontre. Enregistrez le fichier sur votre disque dur, par exemple sur le bureau. Une fois le téléchargement terminé, double-cliquez sur le fichier téléchargé pour installez le logiciel et laissez-vous guider. Lancez Pronote Client depuis le menu démarrer ou à partir de l'icône verte sur le bureau. Si le logiciel vous propose de se mettre à jour et que vous avez une connexion internet suffisante, acceptez la mise à jour (quelques minutes). Choisissez l'onglet Connexion depuis l'extérieur de l'établissement (voir cicontre) et indiquez les paramètres suivants : adresse IP ou nom de domaine : port TCP : (attention, par défaut le logiciel propose : il faut remplacer le 3 par un 4). Description : peu importe, par exemple, «serveur de notes LGF» Cliquez sur Se connecter. Passer à l'étape 3. Étape 2 : depuis le lycée, sur un poste prof (salle des prof, cabinet HG, T403, labo SVT etc.) choisir Démarrer / Harp / outils / Pronote Client 2008 / Pronote Client Le logiciel se lance, se connecte tout seul au serveur de notes du lycée puis vous demande de vous authentifier (voir ci-contre). Étape 3 : pour vous authentifier, sélectionnez Mode enseignant, saisissez votre identifiant et votre mot de passe puis cliquez sur Valider. La base de données des notes se charge (depuis chez vous cela peut prendre une ou deux minutes, il faut être patient). 1 version 3 du 18/10/08

2 Notez bien que dans Pronote Client, vous êtes «branché en direct» sur la base des notes : lorsque vous saisissez une information quelconque (une note, une appréciation...), dès que vous passez à une autre case, l'information est stockée dans la base sans qu'une quelconque opération de sauvegarde soit nécessaire. Au lancement, l'interface affiche : une barre d'onglet principale en haut à droite (ressource,...) une barre de «sous-onglets» à gauche la liste de vos classes la où les matières dans lesquelles vous enseignez la liste des élèves et leurs notes Pour saisir les notes d'un devoir : dans la barre d'onglets principale, en haut à droite, cliquez sur Notes. Dans la deuxième barre d'onglets, cliquez sur Saisie par Classe ou Saisie par groupe (utile pour les enseignants en langue ou en option). Dans la première liste à gauche, cliquez sur la classe concernée, puis dans la deuxième liste à gauche sur le service c'est-à-dire la matière. Dans la plupart des cas, vous ne voyez qu'une matière, sauf si vous enseignez dans deux ou trois matières ou que vous êtes professeur principal (le PP d'une classe voit toutes les matières, mais ne peut modifier que la sienne ; cf dernier paragraphe de ce document). Cliquez alors sur le bouton bleu Créer un devoir. La fenêtre ci-contre apparaît. Saisissez la date à laquelle a eu lieu le devoir (information importante pour les parents qui consulteront les notes), le coefficient que vous lui attribuez, et le total des points. Il est recommandé de saisir un commentaire qui identifie la note (DS N 1, interro N 45,...). Il est aussi possible, tout en bas, de différer la publication de la note sur internet (utile si vous saisissez avant d'avoir fini de corriger). Vérifiez aussi d'affecter la note au bon trimestre (en général le choix par défaut est le bon). Cliquez sur le bouton Créer et saisissez les notes : «A» pour les absents... (voir en dessous de la liste des élèves). Notez aussi les quatre icônes à droite sous la barre orange. Remarque : il est possible de trier la liste selon un critère au choix en déplaçant le petit triangle vert au dessus du tableau. il est possible de définir des sous-services, c'est-à-dire des divisions d'une matière (ex : écrit, oral...) : onglet Ressources, sous onglet Classes ; sélectionner la deuxième icône du groupe de quatre. Cliquez en bas sur le bouton Créer un sous service de la sélection. Mais attention, lors des essais que vous allez faire : si un sous-service contient des notes (des devoirs) il n'est plus supprimable. Pour supprimer un sous service qui n'a pas de notes, cliquez dessus et glissez le hors du cadre de droite. Saisie des appréciations du bulletin, dans une matière : Dans la barre d'onglets principale, choisir Bulletins. Dans la barre d'onglets secondaire, choisir Saisie des appréciations (c'est en général le choix par défaut). A droite de la barre rose figurent quatre petites icônes qui déterminent la façon dont les appréciations sont présentées. Choisir la première pour l'instant. Choisir une classe. A ce stade, aucun élève n'est sélectionné et l'appréciation visible à droite est l'appréciation de l'enseignant pour toute la classe dans sa matière (la remarque du «tour de table» en conseil de classe). Pensez à la saisir elle sera montrée en conseil de classe. Sélectionnez un élève, faire un double-clic dans le rectangle blanc de l'appréciation et saisissez. Validez pour passer à l'élève suivant. 2 version 3 du 18/10/08

3 Avec la présentation précédente on ne voit que la moyenne de l'élève pour saisir son appréciation. Pour avoir plus de détails, dans le groupe de quatre icônes évoqué plus haut, choisir la 3ème (Saisie des appréciations des professeurs par élève). Ici, on a le maximum de détails avec toute les notes de l'élève et son niveau par rapport à la classe. Pour passer à l'élève suivant, utilisez le menu ou les petites flèches au dessus du graphique. Saisie des appréciations de pied de bulletin : Comme ci-dessus : onglet Bulletins, sous-onglet Saisie des appréciations. Première des quatre icônes de droite sélectionnée. Une classe dont vous êtes prof principal et un élève sont sélectionnés. Double-cliquez en bas, sur la ligne blanche (à droite de Appréciation globale). Saisie des cahiers de texte : onglet Cahier de textes, sous-onglet Saisie. Sur la bande supérieure, une case correspond à une semaine. Cliquer sur la semaine voulue. Votre emploi du temps hebdomadaire apparaît. Cliquer sur une case : elle se met en évidence. Dans la partie droite, saisissez un titre pour la séance, un type (cours, TD etc.) et un contenu détaillé. Dans le cadre inférieur de droite, vous pouvez saisir le travail donné ainsi que la date. III. Saisie à travers un navigateur internet : Pronote Net Cette solution utilise un navigateur internet tel que Internet Explorer, Mozilla Firefox ou Safari pour accéder à la base de données des notes. C est la solution la plus simple puisqu'elle ne nécessite pas d'installation de logiciel (il y a au moins un navigateur internet installé sur tous les systèmes d'exploitation). Toutefois elle ne se justifie plus que pour les utilisateur de MacOS ou de Linux (si, si, il y en a au lycée!) qui veulent saisir depuis chez eux, car c'est pour eux la seule méthode possible (Pronote Client n'existe que pour Windows). Étape 1 : se connecter à Pronote Serveur Depuis chez vous : lancez un navigateur internet (Internet Explorer (IE) ou Firefox), saisissez l'url (ou cliquez sur le lien) : (stocker l'adresse dans vos Marque-Pages) Depuis le lycée (mais préférez la méthode décrite en II) : Si c'est un poste prof du réseau pédagogique, choisissez Demarrer / Harp / Outils / Pronote Net Sinon (réseau tertiaire), depuis le menu Démarrer, lancez un navigateur Internet, par exemple Internet Explorer ou Firefox. Saisissez l adresse (url) suivante : (bien séparer chaque nombre par des points, et non des virgules). Étape 2 : s'identifier Saisissez votre identifiant pour Pronote (communiqué sur un document séparé), ainsi que votre mot de passe : les lettres peuvent être saisies en majuscules ou en minuscules, tant pour l identifiant que pour le mot de passe. Cliquez sur le bouton Se connecter. Étape 3 : choix de la classe et de la matière. Vous êtes reconnu par le logiciel, et il vous propose de choisir la classe sur laquelle vous voulez intervenir. Choisissez la classe dans le menu de gauche. Éventuellement, il peut être nécessaire pour certains collègues intervenant dans plusieurs matières de sélectionner la matière dans le menu sur fond gris le plus à droite : Service. De plus, pour les collègues de langue, dans le menu Classe / Groupe le plus à gauche, il est plus pratique de choisir un groupe qu'une classe. Dans l écran suivant on peut visualiser la liste des élèves à gauche. A partir de maintenant, éviter absolument d'utiliser le bouton Page Précédente ou Page suivante du navigateur sous peine de perdre toute la saisie. 3 version 3 du 18/10/08

4 Étape 4 : création d un devoir : Cliquez sur le bouton Créer un devoir. Une boite de dialogue apparaît : saisir les paramètres du devoir : date, coefficient, notation sur. Si on coche Comme un bonus, seuls les points au-dessus de la moyenne seront pris en compte (donc les points au-dessus de 10 pour un devoir noté sur 20, ou les points au-dessus de 5 pour un devoir noté sur 10). Si on coche Comme une note : seules les notes strictement supérieures à la moyenne (10 pour devoir noté sur 20 et 5 pour un devoir noté sur 10) seront prises en compte dans le calcul de la moyenne. Enfin, une note peut être prise en compte dans deux périodes, par exemple le trimestre 2 et le bac blanc. Double-cliquez en dessous de Période 1 et / ou de Période 2 pour modifier. Cliquez sur le bouton Créer. Une nouvelle colonne apparaît dans le tableau de notes. Pour modifier les paramètres du devoir, double-cliquez sur l'en-tête de la colonne du devoir. Étape 4 : saisie des notes. Cliquez dans la case correspondant à la note d un élève et saisissez la note. Pour un absent saisir la lettre a : le logiciel écrit «Abs» à la place lorsqu'on change de ligne. En cas de saisie incorrecte (note supérieur à 20, texte...) le logiciel prévient par un message d alerte. Les notes décimales sont possibles, et pas seulement arrondies au quart de point. Il est possible de passer de ligne en ligne à l aide de la touche flèche vers le bas du clavier Étape 5 : finalisation Une fois toutes les notes d un devoir saisies, on peut évidemment recommencer pour un autre devoir. Quelques paramétrages sont possibles en fin de liste à propos des arrondis des notes et/ou de la moyenne. Étape 6 : validation de la saisie Pour intégrer les notes à la base de données de Pronote Serveur, il faut valider la saisie : si cette étape est oubliée, toute la saisie est perdue!!! Pour valider la saisie, remonter en haut de la fenêtre et cliquer sur le bouton Valider votre saisie. Il est conseillé de valider la saisie régulièrement. Étape 7 : saisie des appréciations du bulletin Pour accéder à la saisie des appréciations du bulletin, dans la première ligne d'onglets cliquer sur Bulletins. Puis dans la deuxième ligne d'onglets, cliquer sur Appréciation du bulletin. Enfin, dans les menus déroulant en gris, choisir la classe (ou le groupe) et le service (c'est-à-dire la matière). Saisissez alors vos appréciations dans le rectangle blanc. En dessous de la liste des élèves, on peut saisir une appréciation générale pour votre matière et pour toute la classe. Ne pas oublier de valider la saisie des appréciations. Le prof principal peut aussi saisir l'appréciation générale : barre d'onglets principale : bulletins ; sous-onglet Appréciation générale. Dans les menus gris, choix de la classe et du type d'appréciation (attention de ne pas choisir Appréciation CPE si vous voulez saisir l'appréciation générale). Étape 8 : impression Il est possible (et souhaitable) de garder une trace écrite : pour cela, cliquez sur l'icône Imprimer (à côté de Valider la saisie). Étape 9 : facultative : modification de votre mot de passe Pronote Cliquez sur l'onglet Mes données, tout à droite. Puis sur le sous-onglet Compte. Il vous est demandé de saisir le mot de passe actuel, puis de saisir deux fois le nouveau mot de passe. Cliquez enfin sur le bouton Valider votre nouveau mot de passe. 4 version 3 du 18/10/08

5 Si vous modifiez votre mot de passe, ne le perdez pas : le gestionnaire de la base ne pourra le retrouver (seulement le réinitialiser). Étape 10 : Déconnexion Cliquez sur l'icône de porte, en haut à droite. IV. Saisie déportée avec ProfNotes Dans cette partie, on décrira la saisie déportée avec ProfNotes (sic : avec un f). Cette méthode n'est préconisée que pour les personnes qui n'ont pas d'accès internet et qui veulent tout de même saisir les notes depuis leur domicile. Le principe est le suivant : depuis un PC du lycée, chaque enseignant utilise Pronote Client (voir II), «génère» son fichier de notes et le sauvegarde. Il recopie son fichier de notes sur sa clé USB (ou se l'envoie par mail ou par tout autre moyen). chez lui, il ouvre ce fichier de notes à l'aide de ProfNotes et saisit les notes, les appréciations, etc. il rapporte au lycée le fichier de notes complet, utilise Pronote Client pour «importer» son fichier de notes dans la base de données des notes. Étape 1 : Récupération de ProfNotes : Deux solutions : télécharger le logiciel depuis le site internet de son éditeur, ou le prendre sur le réseau du lycée. Téléchargez le logiciel ProfNotes (attention ProFnotes et non pas Pronote) sur le site : Allez dans le menu Télécharger / Pronote puis sur la page qui apparaît choisir ProFnote. Il est aussi possible de recopier l'installeur de ProfNotes sur le réseau pédagogique : il est sur le disque Enseignement sur pedago Q:\ dans le dossier Installeur de ProfNotes 2008 visible sur n'importe quel poste du réseau pédagogique à partir du moment où vous avez ouvert une session en tant que prof. Étape 2 : Installation de ProfNotes Installez-le sur votre PC (à votre domicile) en suivant les instructions de l installeur. Étape 3 : récupération du fichier des notes A partir d'un PC connecté au réseau pédagogique (salle des profs ou attenantes, CDI, R ),ouvrez une session sur le réseau pédagogique avec vos identifiants (pas avec le compte eleve/eleve!) : votre Nom d'utilisateur (ou login) sur le réseau pédagogique est constitué de l'initiale du prénom suivie des 7 premières lettres du nom. Le mot de passe est, au départ, identique au nom d'utilisateur : profitez de l'occasion pour modifier votre mot de passe Harp (clic sur le H en bas à droite de l'écran, puis sur le bouton Mot de passe) pour éviter que n'importe quel élève n'usurpe votre identité sur le réseau. Double-cliquez sur l'icône Poste de travail du bureau. Branchez la clé USB. Attendre quelques secondes pour qu'elle soit reconnue. Elle doit apparaître dans la liste des disques, dans la partie gauche de la fenêtre de l'explorateur. Notez la lettre attribuée à la clé (en général F:), Lancer Pronote Client (Démarrer / Harp / Outils / Pronote Client 2008). Connectez-vous en Mode Enseignant. Utilisez votre nom d'utilisateur et votre mot de passe pour Pronote (distribué sur un document séparé, et qui n'ont rien à voir avec ceux pour ouvrir une session) pour vous connecter au serveur Pronote. Faire Fichier / Échange avec ProfNote / Générer le fichier de notes de : Pronote Client vous demande où stocker ce fichier : vous lui désignez votre clé USB. Remarquez que le nom du fichier se termine par un numéro : ce numéro sera augmenté de 1 à chaque fois que vous régénérerez le fichier par la méthode vue ici. Attention, si vous utilisez cette méthode de saisie déportée, il ne faut plus réaliser de saisie au lycée comme dans le II car alors, le fichier que vous venez de générer n'est plus à jour... 5 version 3 du 18/10/08

6 Étape 4 : saisie des notes De retour chez vous, il est sans doute prudent de recopier le fichier depuis votre clé USB vers votre disque dur, par exemple dans votre dossier Mes Documents, ou ailleurs puis de l'effacer de la clé pour n'avoir qu'une seule version du fichier à un instant donné. Le disque dur est en effet plus fiable que le clé USB, qui reste un support assez fragile. Lancez ProfNotes, (le logiciel que vous avez installé à l'étape 2) cliquer sur le bouton Ouvrir un fichier de notes. Lui désigner le fichier que vous avez rapporté du lycée et que vous avez recopié sur votre disque dur. ProfNotes vous demande un mot de passe : au premier lancement il n'y en a pas. Vous pouvez en définir un dans le menu Fichier / utilitaires / Définir un mot de passe (pour éviter que d'autres utilisateurs de votre PC n'aient accès aux notes) mais attention de ne pas le perdre par la suite..., il sera impossible à retrouver... Un fenêtre d'information sur le fichier de notes s'affiche, en particulier la date de la dernière saisie. Valider. Saisir les notes : la démarche est la même que dans le II : sélectionnez votre classe ou votre groupe, votre matière si vous enseignez plusieurs matières, créez un devoir, saisissez les notes, les appréciations... Une fois la saisie terminée, faire Fichier / enregistrer : votre fichier de notes est mis à jour. Il n'est pas recommandé d'utiliser Fichier / Enregistrer sous afin de ne pas avoir plus d'une version de votre fichier de notes. Éventuellement imprimez vos notes avec Fichier / Imprimer. Remarquez la présence d'un bouton Aperçu en bas de la fenêtre d'impression... Étape 5 : retour au lycée Chez vous, recopiez votre fichier de notes depuis votre disque dur, sur votre clé USB. De retour au lycée, il faut intégrer votre fichier de notes à la base : ouvrez une session sur un PC du réseau pédagogique avec vos identifiants personnels ; insérez la clé USB ; lancez Pronote Client (Démarrer / Harp / Outils / Pronote Client 2008) ; saisir vos identifiants de Pronote ; Faire ensuite Fichier / Échange avec ProfNotes / Importer le fichier de notes de... ; désignez votre fichier de notes sur votre clé USB et cliquez sur le bouton Ouvrir. Votre fichier s'intègre à la base. Pronote Client vous propose alors de générer à nouveau le fichier de notes : accepter et remarquez que le numéro à la fin du fichier a augmenté de 1. Remarque importante : si vous avez fait des modifications à vos notes par la saisie dans l'espace professeur, et en parallèle, des modifications avec ProfNotes, au moment de l'intégration de votre fichier de notes à la base, les résultats risquent d'être imprévisibles : à ne faire que si vous maîtriser les différentes versions des données! 6 version 3 du 18/10/08

7 V. Les spécificités pour les professeurs principaux 1) Déroulement Avant le conseil de classe, le professeur principal a la responsabilité de rédiger la remarque finale au bas du bulletin (voir plus bas). Pour cela il vérifie que les bulletins sont complets. Il ne lui est pas demandé d'imprimer les bulletins. Pendant le conseil de classe, les résultats des élèves seront projetés sur écran et la remarque globale pourra être modifiée après discussion du conseil de classe. L'impression des bulletins aura lieu après le conseil de classe (voir les modalités auprès de M. le Proviseur ou de M. le Proviseur Adjoint). Remarque : Il est demandé à tous les collègues de réintégrer dans la base leur fichier de notes au moins deux jours ouvrables entiers (48h) avant le conseil de classe. Il semble raisonnable que les PP aient 48h pour examiner l'ensemble des résultats et préparer les remarques globales. Exemple : pour un conseil ayant lieu le vendredi soir, les notes doivent être réintégrées le mercredi soir au plus tard, mais pour un conseil du mardi soir, les notes sont rendues le vendredi soir qui précède. 2) Examiner les résultats globaux des élèves et rédiger la remarque finale a) Dans l'espace professeur Il est possible d'examiner les résultats des élèves l'un après l'autre : pour cela parmi la première ligne d'onglets, cliquez sur Bulletins. sur la deuxième ligne d'onglets, cliquez sur bulletins élève. En dessous des onglets, dans les menus déroulant choisir la classe dont vous êtes le professeur principal, le trimestre, et l'élève dont vous voulez examiner le bulletin. Cliquez ensuite sur l'onglet Appréciations générales, et saisissez l'appréciation pour l'élève. Revenir sur l'onglet bulletin élève, passez à l'élève suivant... b) Dans Pronote Client Lancer Pronote Client comme cela a été expliqué dans l'étape 3 du III. Dans la première ligne d'onglets, en haut à droite, cliquez sur Bulletins. Dans la deuxième ligne d'onglets, sur la gauche, cliquez sur Classes, puis sur la classe dont vous êtes le PP : le tableau des moyennes par élève et par matière apparaît. en haut à droite de l'écran, cliquer sur l'icône de la clé : on peut choisir d'afficher les notes maximale, minimale etc. Imprimer la synthèse des notes avec Fichier / imprimer. Toujours dans le groupe d'icônes en haut à droite, cliquez sur l'icône Graphiques. Elles permet de visualiser les résultats d'un élève par rapport à la classe. Plusieurs types de graphiques sont disponibles : en histogramme, en étoile etc. 7 version 3 du 18/10/08

8 Pour saisir l'appréciation générale, repasser dans l'onglet Bulletins. Sélectionner la classe puis l'élève concerné. Dans le groupe d'icônes en haut à droite, choisir Saisie des commentaires et des appréciations du conseil de classe. Double-cliquez sur le cadre blanc en bas du bulletin et saisissez votre appréciation globale. Il est possible de mémoriser certaines appréciations courantes dans l'assistant de saisie : pour cela vérifier si la case à cocher Assistant de saisie en haut à droite, sous le groupe d'icônes est cochée. Si c'est le cas, lorsqu'on double-clique sur le rectangle qui va contenir la remarque, l'assistant de saisie s'ouvre. Pour créer une nouvelle catégorie, cliquez sur Nouveau dans la colonne Catégories, entrez un nom puis validez avec la touche Entrée du clavier. Procédez de même pour entrer une nouvelle remarque. Pour choisir une remarque, cliquez dessus puis sur le bouton Valider la saisie. 3) Fin Dans Pronote Client, il est inutile de valider la saisie ou d'enregistrer puisque l'on est connecté directement à la base : toute modification est directement stockée dans la base de données des notes. VI. Autres sources d'informations Depuis Pronote Client, vous pouvez obtenir le Guide de l'enseignant en utilisant le menu «point d'interrogation» tout à droite de la barre de menus. Un fichier pdf de 9Mo et de 60 pages se télécharge et s'ouvre. Vous pouvez le sauvegarder sur votre disque dur pour ne pas avoir à le télécharger à nouveau. 8 version 3 du 18/10/08