L entretien professionnel

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1 ACADEMIE DE DIJON L entretien professionnel Formation du 27 mars 2012

2 Entretien professionnel Objectifs de la formation Echanger sur les pratiques en matière de formation à l EP Leviers/difficultés Comprendre le sens et les finalités de l EP Bénéficier d apports sur les concepts, méthodes et outils de L EP Donner une approche commune à l ensemble des évaluateurs

3 Les Enjeux Institutionnels - L'utilisation de l'entretien professionnel comme document de référence d'appréciation de la valeur professionnelle des agents - L'utilisation des comptes rendu d'entretiens professionnels dans les opérations d'avancement - La détermination de la part R de la PFR à partir du compte rendu d'entretien professionnel

4 L entretien professionnel Processus règlementaire

5 Décret du 17 septembre 2007 Arrêté du 10 Avril 2008 Entretien professionnel Chaque année, pour chaque fonctionnaire. Contenu réglementaire Conduit par le supérieur hiérarchique direct: 1. Les résultats professionnels obtenus au regard des objectifs fixés et l interprétation de cet écart, 2. La mise en évidence des connaissances et des compétences professionnelles de l agent, ses points forts et ceux qu il faut améliorer dans un esprit constructif, 3. Les objectifs fixés à l agent qui s inscrivent dans le cadre des objectifs collectifs du service, 4. Les besoins de formation compte tenu des missions imparties 5. Ses perspectives d évolution professionnelle en terme de carrière et de mobilité 6. Une information sur le niveau des droits acquis au titre du DIF Un CR qui comporte une appréciation sur la valeur professionnelle de l agent doit obligatoirement être classé au dossier de l agent.

6 Entretien professionnel Pourquoi? 1 SUPPRESSION DE LA NOTATION (2007,2008,2009) 2 ENTRETIEN DE FORMATION (FPTLV) Renforcer le rôle du responsable - l évolution des compétences - le parcours professionnel Aider à la remontée de besoins de formation 3 DEVELOPPER LA CULTURE DE L ENTRETIEN

7 L entretien professionnel Les modalités règlementaires Information écrite deux semaines à l avance de la date et de l heure. Compte rendu obligatoire, versé au dossier administratif de l agent. Juridiquement opposable. Procédure du compte rendu: 1-Communication à l agent du compte rendu élaboré par le supérieur hiérarchique pour observations (sans signer le compte rendu) 2- Communication du compte rendu à l autorité hiérarchique pour visa et observations éventuelles 3- Notification du compte rendu à l agent pour signature et retour à l autorité hiérarchique qui verse le compte rendu au dossier de l agent 4 - Demande de révision auprès de l autorité hiérarchique (15 jours) 5- Notification de la réponse (15 jours)

8 Le compte rendu A quoi va-t-il servir? Éléments d information sur la carrière de l agent pour avancement de grade. Éléments d information qui seront recoupés avec les propositions demandées au supérieur hiérarchique pour les réductions ou les majorations d ancienneté.

9 L entretien professionnel Son sens, sa finalité, son contenu

10 L entretien professionnel Parti pris Ouvrir un dialogue constructif avec chacun de ses collaborateurs Établir avec lui un bilan partagé Déterminer avec lui des objectifs concrets et l aider à les atteindre Le rendre acteur des solutions décidées Faire des bilans pour réajuster une situation L aider à progresser et à bâtir un projet professionnel

11 Les préalables ORIENTATION DELEGATION Les orientations et les objectifs généraux sont définis et connus FICHES DE POSTE

12 Les préalables ORIENTATION DELEGATION L encadrement de proximité bénéficie d une réelle délégation de responsabilités et de moyens FICHE DE POSTE

13 Les préalables ORIENTATION DELEGATION Les agents concernés par l entretien disposent de leur fiche de poste FICHE DE POSTE

14 L entretien professionnel Finalité Moment privilégié pour amorcer et renforcer un dialogue constructif et réfléchi entre chaque responsable (N+1) et chacun de ses collaborateurs directs (N) en vue de permettre aux agents de progresser sur le plan professionnel et de contribuer à l atteinte des objectifs de l équipe

15 Quel est le ou les OBJECTIF (s) de l entretien? Acquérir - transmettre des informations Communiquer - expliquer une décision Résoudre tel problème Faire un bilan du travail de l année Faire progresser sur tel ou tel point Comprendre les besoins de son interlocuteur

16 L entretien professionnel Contenu Bilan du travail accompli de N du point de vue des deux partenaires en terme de points forts et de points à améliorer Analyse des points à améliorer et recherche de solutions Préparation de l avenir : Objectifs Formation Projets professionnels

17 Avantages Responsable Disposer d un moment privilégié pour faire le point et échanger Réactualiser la fiche de poste Mieux connaître le travail des membres de son équipe, leurs aspirations, leurs problèmes, leurs perspectives Faciliter l animation de l équipe et améliorer l organisation Contractualiser avec chacun des objectifs Évaluer les besoins en formation Se situer clairement en tant qu aide et conseil pour chacun de ses collaborateurs

18 Avantages Collaborateur Bénéficier d un dialogue professionnel constructif permettant de faire le point sur le travail accompli et à accomplir Avoir le retour du «comment on est perçu» Définir des objectifs concrets pour orienter l action et le progrès Exprimer ses besoins, souhaits de formation Exprimer ses aspirations et son projet professionnel «Dire son travail», ses efforts, ses réussites, ses difficultés

19 Ecueils à éviter Responsable Ne pas réussir à installer un climat de confiance Ne pas permettre à son collaborateur de s exprimer Fixer des objectifs non pertinents et les imposer sans discussion ni réflexion Ne pas disposer des moyens nécessaires et réalistes pour l atteinte des objectifs

20 Ce qu il faut pouvoir repérer Collaborateur passif, ne trouve pas sa place dans l entretien Met en place des stratégies d évitement, de résistance consistant à: Proposer des objectifs à la baisse Rejeter la responsabilité sur les autres, sur le système Demander toujours plus de moyens

21 L entretien professionnel 5 phases 1 ACCUEIL 2 BILAN ET ANALYSE DU TRAVAIL ACCOMPLI 3 DETERMINATION DES OBJECTIFS 4 MOBILITE-PERSPECTIVES PROFESSIONNELLES-FORMATION 5 COMPTE RENDU

22 L entretien professionnel 1 ACCUEIL Favorisez un climat de collaboration et d écoute Rappelez le but, l état d esprit, les étapes Rappelez les objectifs fixés lors du dernier entretien Revisitez la fiche de poste

23 L entretien professionnel 2 BILAN ET ANALYSE DU TRAVAIL ACCOMPLI Votre collaborateur fait le bilan de son année (points forts, points à améliorer au regard de la situation de travail et des objectifs fixés ensemble) Aidez votre collaborateur à préciser, à argumenter son point de vue Donnez votre point de vue Ajoutez le cas échéant un point non évoqué Choisissez ensemble les points à analyser conjointement Recherchez en commun les solutions pour améliorer les points faibles et consolider les points forts

24 L entretien professionnel 3 DETERMINATION DES OBJECTIFS Convenez ensemble de nouveaux objectifs Définissez les moyens à mettre en œuvre et les indicateurs (assistance, organisation, moyens matériels,communication,délégation, formation ) Précisez les modalités de suivi, les points d étapes, les dates de vos rencontres

25 L entretien professionnel 4 MOBILITE - PERSPECTIVES PROFESSIONNELLES - FORMATION Vœux de mobilité professionnelle / géographique éventuels Ils sont notés en terme de mobilité interne ou externe. Perspectives d évolution professionnelle Ce sont les souhaits de l agent. Le responsable apporte des conseils, donne son avis, aide à bâtir un projet. Formations suivies - en tant que stagiaire, formateur ou tuteur Formations envisagées - pour tenir le poste, par rapport aux objectifs fixés, - dans une perspective d évolution de son poste, de projet personnel d évolution

26 L entretien professionnel 5 COMPTE- RENDU Concluez en rappelant l importance que revêt cet entretien Rédigez le compte rendu valant contrat entre vous et votre collaborateur Cosignez le compte-rendu d entretien

27 La relation Comment établir la qualité de la relation? Cesser toute activité Se lever Aller au devant de la personne L inviter à s asseoir S asseoir de biais Ménager «sa bulle» Se rendre disponible Le manifester Faire filtrer les communications DISPONIBILITE ECOUTE ATTENTIVE

28 Le questionnement Ouvertes Que pensez-vous? Quel est votre avis? Comment se sont passés les deux mois écoulés? Avoir des réponses développées Fermées Qui? Combien? Où? Avoir des informations précises ou par oui ou par non Facilité de réponse Alternatives ou cafétéria Pensez-vous que le théâtre de Molière est... ou...? La réponse est dans la question Facilité de réponse

29 Le questionnement Écho Mais justement, vous M. X,qu'en pensez-vous? Renvoi au questionneur Question d approfondissement Pourriez-vous préciser? Donnez-moi un ou deux exemples qui illustrent ce que vous dites. Faire préciser, faire argumenter Suggestives Cette méthode, vous la trouvez efficace? Indique de manière à peine voilée la réponse. La réponse est influencée

30 La question ouverte Les différents registres QU EST-CE QUE? QUE? QUEL? Qu est ce que vous en pensez? Que s est-t-il passé? Engage à la précision Renvoie au factuel COMMENT? Comment vous y êtes vous pris? Comment s y prendre maintenant pour? Comment pourriez vous sortir de cette difficulté? Renvoie plus à l action qu à la réflexion, à l expérience qu à l abstraction POURQUOI? Pourquoi avez-vous interrompu le principe des réunions d équipe? Analyse des causes Attention à sa forme accusatrice!

31 L entretien professionnel La rédaction du compte rendu

32 Valeur professionnelle de l agent Il s agit de donner une appréciation sur les compétences et non un jugement sur l agent. Sélectionner les critères d appréciation les plus pertinents au regard de l emploi occupé (répartis en rubriques : compétences professionnelles et technicité, contribution à l activité du service, qualités personnelles et relationnelles, l aptitude au management et/ou à la conduite de projets). De manière synthétique: Reprendre les principales activités (verbes d action, faits précis sans vouloir être exhaustif ) exercées dans le poste actuel ( cf: critères compétences professionnelles et technicité et fiche de poste) Mettre en avant les compétences acquises et mobilisées. Valoriser les capacités personnelles et relationnelles spécifiques. Préciser les axes de développement souhaitables ou envisagés. Éviter les adjectifs subjectifs «bon», «excellent», «médiocre»

33 Compétences professionnelles et technicité Propositions de rédaction Mme X Sait analyser les situations de demande de rendez vous urgent. Sait apporter un soutien et un appui dans l élaboration et la mise en œuvre du calendrier des opérations en rappelant les délais et en préparant les dossiers de base Sait réaliser les documents d information grâce à sa connaissance acquise de l outil power point

34 Contribution à l activité du service Proposition de rédaction ( un poste de secrétaire) Sa rigueur dans la gestion des calendriers permet l organisation efficace des réunions de l équipe de direction. Une organisation plus méthodique de sa mission de diffusion des documents permettrait de meilleures conditions de travail en équipe.

35 Les qualités personnelles et relationnelles Propositions de rédaction Le travail en équipe doit être poursuivi afin de permettre un meilleur partage des informations de l application SCONET absences

36 L aptitude au management ou à la conduite de projets Si décrite précisément dans la fiche de poste Proposition de rédaction La rédaction d un fil conducteur de l année est indispensable pour éviter les tâches non réalisées ou trop tardivement. La création de fiches de procédures a permis à l équipe d améliorer le service rendu à l usager Les actions de management suivies ont débouché sur la mise en place de réunions de service régulières qui permettent une meilleure lisibilité du travail du service

37 L entretien professionnel Les objectifs

38 3 NOTIONS A DISTINGUER FINALITE BUT OBJECTIF

39 3 NOTIONS A DISTINGUER FINALITE C est le dessein, l intention qui anime l action. BUT La finalité se situe au niveau stratégique. OBJECTIF Exemple : Cette année dans notre ministère, l axe est mis sur le développement des compétences de nos différents personnels.

40 3 NOTIONS A DISTINGUER FINALITE BUT C est ce que l on veut atteindre Le but se situe, comme la finalité au niveau stratégique, mais il est plus précis. Ce sont les axes prioritaires OBJECTIF Exemple : axe prioritaire du contrat quadriennal Développer la formation des enseignants

41 3 NOTIONS A DISTINGUER FINALITE Sa formulation apporte une réponse claire à la question : BUT Par rapport à la situation présente, quel est le résultat concret que nous voulons atteindre? OBJECTIF Exemple : (pour un(e) responsable de formation) Mettre en place un plan de formation basé sur le recueil des besoins de formation. (pour un(e )assistant()e de formation) Diminuer l absentéisme en formation.

42 est un résultat concret à atteindre dans un délai donné avec des moyens adéquats

43 Un objectif doit être M A P Mesurable en tout cas vérifiable, observable assortis d indicateurs permettant de repérer le chemin et le résultat Accessible, Atteignable Partagé I Individuel mais relié à des objectifs collectifs

44 MAPI cas simple d application NE SONT PAS DES OBJECTIFS MAPI SONT DES OBJECTIFS MAPI Créer un climat de confiance au sein du service Améliorer les relations avec les fournisseurs Elaborer le D.U.E.R. Remettre à jour la base élèves Réduire les délais de paiement des factures Assurer un accueil efficace

45 La catégorie d objectifs Liés à l établissement Liés aux relations avec les usagers et les autres services Liés au fonctionnement du service Orientations politiques, Nature des missions et des activités, Développement des priorités (projet académique, projet d établissement et contrat quadriennal) Accueil, amélioration des coopérations entre services, amélioration des prestations, information claire du qui fait quoi Conditions de travail, procédures, communication, organisation du travail, information, formation, disposition des locaux.

46 Objectifs collectifs OBJECTIFS D ETABLISSEMENT qui vous sont fixés OBJECTIFS DE DEVELOPPEMENT que vous fixez avec vos collaborateurs

47 Les objectifs d établissement 1 Présenter les objectifs et en donner les motifs 2 Mettre au point avec l équipe la démarche, le processus à suivre 3 Piloter la déclinaison des objectifs collectifs en objectifs de contribution 4 Valider les propositions 5 Définir les moyens et le suivi 6 Analyser les causes des écarts

48 Les objectifs de développement 1 Préparer la réunion objectifs, déroulement, contenu, trame de réflexion 2 Préparer une synthèse du diagnostic 3 Animer la réunion revoir les points forts et choisir les points de dysfonctionnement et/ou les activités à traiter 4 Analyser ensemble les causes de dysfonctionnement 5 Rechercher les solutions et fixer des objectifs de développement 6 Faire un compte rendu

49 Objectif permanent/ objectif annuel Instruire les dossiers xx dans le délai maximum de 3 mois fixé par la loi Avoir un taux zéro d accidents du travail Réduire de 20 % dans l année les rejets de dossiers non conformes Objectifs permanents (exigences du poste) Objectifs annuels de contribution ou de progrès Reproductible d une année sur l autre. Pas de délai Exigences de qualité sur le poste L appréciation peut reprendre en compte la tenue de ces objectifs 3 ou 4 par an Ne recouvrent pas la totalité des taches ou des missions Sont des priorités

50 Pourquoi fixer des objectifs? OBJECTIFS PARTAGES Priorités d action du poste Relations claires Un sens au travail

51 2 types d objectifs individuels Objectif de contribution Objectif de progrès

52 Objectif de contribution EXEMPLES DANS LE CADRE DES MISSIONS DE L AGENT Actualiser la brochure de sécurité pour le../../08 Rédiger avant la fin du semestre un livret d accueil pour les nouveaux arrivants dans l EPLE Ramener le délai de paiement des factures à 30 jours Organiser l archivage du service Préparer une maquette commune au format Word pour les documents de base

53 Objectif de contribution DANS LE CADRE DES OBJECTIFS COLLECTIFS EXEMPLES Objectif du service : «Améliorer les conditions d accueil» Objectifs individuels de contribution : Créer un répertoire téléphonique à l attention de l ensemble de la communauté éducative Mettre en place, via le nouvel autocom, le transfert des appels téléphoniques et leur orientation vers une messagerie (si tous les postes sont occupés)

54 Objectif de contribution DANS LE CADRE DES OBJECTIFS COLLECTIFS EXEMPLES : Objectif du service : Mettre en place l équipe de sécurité incendie Objectifs individuels de contribution : Mettre en place une équipe de sécurité complète au regard du temps de présence des élèves et sa mise à jour régulière en fonction des mouvements des personnels Élaborer pour chaque poste une fiche de procédures sur la conduite à tenir en cas d'alerte incendie Organiser la formation des membres de l'équipe

55 Objectif de progrès DANS L OCCUPATION DU POSTE (Lié aux points personnels à améliorer) EXEMPLES Diminuer le nombre de fautes d orthographe dans les documents Connaître et mettre en place le déroulement des exercices d'évacuation Formaliser les documents en utilisant Excel Maîtriser le module «approvisionnements» de GFC

56 FIXER 2 À 5 OBJECTIFS PAR AN Les objectifs fixés chaque année ne recouvrent pas la totalité des tâches, activités ou missions de la fiche de poste. Les objectifs font émerger des priorités.

57 LA NON ATTEINTE DES OBJECTIFS 3 CAUSES POSSIBLES 1 Objectifs peu clairs 2 Causes externes: environnement, organisation, moyens, temps. 3 Manque de compétence Manque de motivation RESPONSABLE EXTERNES COLLABORATEUR

58 L entretien professionnel Mobilité perspectives professionnelles - formation

59 La fiche formation : professionnalisation L entretien professionnel doit aussi aboutir à la rédaction d une fiche «professionnalisation». La rédaction de cette fiche doit être le résultat d une analyse commune menée pendant l entretien. Le retour d informations permet au niveau individuel aux personnels de définir leurs objectifs et leurs besoins au niveau académique d orienter les modalités de la professionnalisation

60 Le bilan des formations suivies Les rubriques : intitulé, durée, année ne posent pas de problème La mise en œuvre dans le poste : exemples production de support d animation organisation de réunions d équipe

61 Compétences à acquérir ou développer pour tenir le poste La question posée est : Quelles sont les compétences à acquérir ou à développer? pour tenir le poste Qu est ce que l agent sera capable de faire à l issue de l action de professionnalisation? A quelles échéances? Et comment?

62 Compétences à acquérir ou développer pour tenir le poste La question posée est : Le comment ou quels sont les moyens pour professionnaliser l agent? La réponse ne réside pas forcément dans le stage d autres réponses sont possibles. Les moyens de professionnalisation sont très variés

63 Les moyens de la professionnalisation Stages de formation Formation-action Transfert de connaissances entre collègues Fonctionnement en réseau Séminaire Autoformation Groupe de travail Echanges de pratiques Tutorat

64 Compétences à acquérir ou développer en vue d une évolution professionnelle Cette rubrique est complétée, si il y a eu, pendant l entretien des perspectives tracées Exemples Mme X, SAENES, qui veut devenir gestionnaire après avoir connu différents postes dans une intendance : stages de management Mme Y qui va, dans le pôle administratif, avoir à travailler sur les frais scolaires : SCONET GFE

65 Perspectives d évolution professionnelle, aspiration de l agent Acquis de l expérience professionnelle Proposition de rédaction Mme X est capable d instruire les droits constatés à l aide de SCONET Évolution des activités (préciser l échéance envisagée) Proposition de rédaction Mme X devra, dans le cadre du pôle administratif, travailler en lien avec le CPE et le gestionnaire, sur l information de la base SCONET absences, au cours du premier semestre 2010 / 2011.

66 Perspectives d évolution professionnelle, aspiration de l agent Mobilité - métier - structure Proposition de rédaction Mme X n envisage pas de mobilité géographique mais, dans le cadre du pôle administratif, souhaite évoluer vers une fonction de gestionnaire d EPLE Promotion Proposition de rédaction Mme X se prépare à passer l examen professionnel de SAENES classe exceptionnelle

67 Perspectives d évolution professionnelle, aspiration de l agent Observations générales Proposition de rédaction Les souhaits d évolution de Mme X sont en cohérence avec ses compétences mais elle devra étoffer ses connaissances juridiques et managériales.

68 Autres perspectives d évolutions R A E P Reconnaissance des acquis de l expérience V A E Validation des acquis de l expérience Bilan de compétences Préparation de concours

69 Les Besoins en Formation On distingue : - Les besoins en formation nécessaires pour la tenue du poste - Les besoins en formation liés au projet professionnel ( mobilité, promotions, changement de métier )

70 Dans le cadre du plan de formation 20 heures par année de service. Cumul plafonné à 120 h. Consommable par anticipation et sous condition. A l initiative de l agent en accord avec son administration. Transférable. Prise en charge des frais de formation. ALLOCATION DE FORMATION. Voie de recours en cas de refus. Obligation d information des agents. C est un droit à négocier dans le cadre d un dialogue de GRH

71 Le Plan de formation Le DIF se mobilise dans le cadre du plan de formation (art. 11 2) Formation statutaire Formation continue Pas de DIF adaptation immédiate (T1) adaptation à l évolution prévisible des métiers (T2) développement ou acquisition de nouvelles compétences (T3) Préparations examens & concours DIF possible Bilan de compétences Périodes de professionnalisation CFP VAE

72 L entretien professionnel L appréciation générale

73 Appréciation générale exprimant la valeur professionnelle de l agent Proposition de rédaction ( secrétaire) Mme X a des connaissances techniques incontestables. Le travail de classement engagé doit se poursuivre en collaboration avec les membres de l équipe pour un meilleur fonctionnement du service. Elle doit faire les preuves de ses capacités d animation d une équipe pour exercer des fonctions de gestionnaire.

74 Appréciation générale exprimant la valeur professionnelle de l agent Proposition de rédaction (chef de bureau) M. X. maîtrise de façon approfondie les compétences techniques et managériales. Il a su nouer des relations constructives avec son environnement professionnel. Il peut évoluer vers des fonctions de chef de division.

75 Appréciation générale exprimant la valeur professionnelle de l agent Proposition de rédaction:(gestionnaire) Monsieur Y a su acquérir une bonne maîtrise des aspects réglementaires et de planification des opérations de gestion. Ses qualités rédactionnelles apportent une réelle plus value dans la gestion des dossiers. Il doit maintenant s attacher à améliorer ses compétences en matière de communication et d encadrement.

76 Appréciation générale exprimant la valeur professionnelle de l agent Proposition de rédaction ( secrétaire de division) Mme Z. gère efficacement les calendriers des actes de gestion. Elle communique en temps voulu les informations au sein de la division. Elle fait face aux multiples situations conflictuelles que connaît une division du personnel. Elle restitue clairement sous forme écrite les informations nécessaires au traitement des dossiers.