Ré!. PRQ42001 QUALITE PROCEDURE. Index 02. Page 1/10. AGENCE NATIONALE DE L'AvIATION PROCEDURE MAÎTRISE DES DOCUMENTS

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1 PROCEDURE QUALITE Index 02 Page 1/10 AGENCE NATIONALE DE L'AvIATION CIVILE PROCEDURE MAITRISE DES DOCUMENTS

2 PROCEDURE QUALITE Date mai 2014 Page 2/10 1. OBJET La présente procédure définit les règles pour assurer la maîtrise de tous les documents (internes et externes) requis pour le système de management de la qualité de l'anac. Elle annule et remplace la procédure SQ-PRO-001-A-10GESTIONDE LA DOCUMENTATION du 23 mars CHAMP D'APPLICATION La présente procédure s'applique à l'ensemble des documents qualité de l'anac : Manuel Qualité, fiche d'identité processus, procédures, cartes de travail, enregistrements... etc., ainsi que les documents d'origine externe. de 3. DOCUMENTS DE RÉFÉRENCE ET SUPPORTS Norme ISO : «Maîtrise des Documents» 3.1. FORMULAIRES Norme ISO FRM42001«Fiche de Diffusion des Documents» - FRM42002 «Liste des Documents Internes» - FRM42003-«Fiche de proposition de documents» - FRM42004 «Fiche de diffusion des documents Qualité» 4. DÉFINITIONS & ABRÉVIATIONS : 4.1. DÉFINITIONS Document: Un document est un support qui contient et véhicule des données et qui peut être présenté sous différentes formes: papier, support numérique, photographie... Enregistrement: Un enregistrement est la preuve de l'accomplissement d'une action ou d'un événement. 1/permet de conserver, de valider et/ou de protéger les données relatives à cette action ou à cet événement (visa, vérification, compte rendu, revue... ), quelle que soit la forme (papier, support informatique...). Système de Management de la Qualité (S M Q) : Système permettant d'établir une politique et des objectifs qualité et de les atteindre. Processus(PRP): Ensemble d'activités corrélées ou interactives qui transforment des éléments d'entrée en éléments de sortie. Procédure (PRQ) : Manière spécifiée d'accomplir une activité ou un processus. C'est une règle écrite d'organisation qui décrit les démarches à entreprendre pour obtenir un résultat fixé. Carte de travail (CT) : Manière détaillée décrivant les tâches permettant le bon déroulement d'une activité. Liste de vérification ou check-list (LV ou CKL): Document construit dans le but de vérifier méthodiquement les étapes nécessaires d'une procédure pour qu'elle se déroule avec le maximum de sécurité. Manuel de Management de la Qualité (MMQ): Document décrivant le SMQ de l'anac et son fonctionnement global. Traçabilité : Aptitude à retracer l'historique de la mise en œuvre ou l'emplacement de ce qui est examiné. 4.2.ABRÉVIATIONS: RQ : Responsable Qualité 5. RESPONSABILITES Le Responsable Qualité est responsable de la vérification de l'application et de la mise à jour de la présente procédure.

3 PROCEDURE QUALITE Version Date Page 02 mai /10 6. DISPOSITIONS APPLICABLES 6.1. STRUCTURE DOCUMENTAIRE MANUEL QUALITE PROCESSUS PROCEDURES CARTES DE TRAVAIL -INSTRUCTIONS - FORMULAIRES - CHECK-LIST ENREGISTREMENTS - RAPPORTS 6.2. EXTERNES Les documents d'origine externe et requis pour le Système Management de la Qualité, listés ci-dessous, sont enregistrés comme suit: Nature du document externe Responsable de l'enregistrement Annexes de l'caci Documents de l'caci Cellule qualité Cellule qualité Documents émanant des organismes d'état (lois, ordonnances, décrets, Direction des affaires juridiques arrêtés, etc.) Documentation, émanant de l'industrie aéronautique (exploitants Direction concernée aériens, fournisseurs de services de navigation aérienne, gestionnaires d'aéroport, etc...). La Documentation émanant des fournisseurs Direction administrative et financière IDENTIFICATION Les documents d'origine externe sont identifiés par type, intitulé et version DIFFUSION Après réception par la Cellule Qualité les directeurs correspondants en définissent les destinataires puis les diffusent selon le document de référence avec le FRM42001 «Fiche de Diffusion des Documents», une copie du FRM42001est transmise à la Cellule Qualité. Les documents diffusés uniquement pour consultation (exemple: du secrétariat de la Direction générale. Journal officiel... etc.) sont classé au niveau ENREGISTREMENTS Les documents externes sont listés par le RQdans le logiciel de gestion de la qualité QUALlBCX, rubri «Document - GED»et à la bibliothèque de l'anac pour tout ce qui concerne la documentation de l' Le RQ est le responsable de l'élimination des versions périmées MISE À JOUR Une fois par an ces documents sont contrôlés par le responsable qualité pour s'assurer de sa validation ou de son actualisation.

4 6.3. INTERNES PROCEDURE QUALITE Date mai 2014 Page 4/10 Les documents internes (les documents administratifs relatifs à l'organisation, les Règlements aéronautiques gabonais (RAG), sont les documents établis et gérés par chaque direction. Ils sont listés dans le FRM42002 «Liste des Documents Internes». Une copie du FRM42002 est transmise à la Cellule Qualité: Les documents du SMQ sont listés par le RQ dans le logiciel de gestion de la qualité QUALIBOX, rubrique «Document- GED» ÉLABORATION DES DOCUMENTS (RÉDACTION, VÉRIFICATION ET APPROBATION) DOCUMENT NIVEAU 1 : MANUEL QUALITÉ La rédaction du Manuel de Management de la Qualité est confiée à la Cellule Qualité. -La VÉRIFICATION du contenu (exactitude, complet, réalisable) est assurée par le RQ -Le MMo, est revu en Revue de direction et APPROUVÉ par le Directeur général DoCUMENT NIVEAUX 2 ET 3 : PROCESSUS ET PROCÉDURES -Le DÉCLENCHEMENT de la rédaction des processus, procédures est assuré par le RQ suite à un audit, une nouvelle exigence ou à un besoin. -La RÉDACTION de ces documents est confiée à toute personne compétente désignée par le RQ en concertation avec le directeur concerné. - La VÉRIFICATION du contenu (exact, exhaustif, réalisable) est assurée par le Directeur concerné par sa mise en œuvre et APPROUVÉ par le Directeur général après visa du Responsable Qualité DoCUMENT NIVEAU 4 ET 5: LES DOCUMENTS OPÉRATIONNELS ET LES ENREGISTREMENTS -Les documents opérationnels nécessaires: Cartes de travail, instructions, listes de vérification, etc... -Les documents nécessaires à la formation, à l'exploitation, etc... -Les documents d'enregistrement nécessaires à la démonstration d'obtention de la qualité requise: listes de vérification renseignées, comptes rendus de Revues de Direction, rapports d'audits, rapports d'inspections, etc... Toute personne peut suggérer la création d'un document en remplissant le formulaire FRM42003-«Fiche de proposition de documents», si la suggestion est retenue par le Directeur concerné. Ce dernier, en concertation avec le RQ désigne alors la personne ou le groupe qui va rédiger le document. La gestion des enregistrements (conservation jarchivage) est spécifiée dans la procédure PRQ42002«Maîtrise des Enregistrements» 6.5. RÉDACTION/VÉRIFICATION La RÉDACTION DU CONTENU des procédures ou des documents opérationnels est en premier lieu du ressort du Directeur de la structure concernée, qui s'assure de la COHÉRENCE et de la CONFORMITÉ des données par rapport à l'activité concernée et aux exigences internes et externes. Par ailleurs la VÉRIFICATION DE LA FORME est du ressort du Responsable Qualité. Celui-ci veille à : La cohérence du document avec l'ensemble des documents Qualité. La conformité du document par rapport aux normes, ainsi qu'à la Politique Qualité de l'anac. La forme du document par rapport aux règles définies dans la présente procédure. Le vérificateur d'un document modifié doit avoir la même fonction que le vérificateur du document à sa création sauf exigences particulières du RQ. La remise en service d'un document supprimé, avec ou sans modification, nécessite une nouvelle vérification. Le vérificateur du document remis en service doit avoir la même fonction que le vérificateur du document à sa création sauf exigences particulières du RQ ApPROBATION L'APPROBATION CONSISTE EN UNE AUTORISATION D'UTILISATION DU DOCUMENT

5 PROCEDURE QUALITE Tout document qualité, une fois vérifié par le RQ, est présenté au Directeur général pour approbation. vérifie la cohérence de son contenu par rapport aux objectifs escomptés. Date mai 2014 Page S/10 Ce dernier Une fois que le document est approuvé, le Directeur général appose la date et sa signature sur le cartouche inférieur de la page de garde. Les documents rédigés par la Cellule Qualité sont vérifiés par le RQ et approuvés par le Directeur général. L'original du document est conservé dans un classeur par le Responsable Qualité. L'application d'une procédure devient effective dès l'approbation du document, confirmée par son identification dans le contenu des listes de diffusion FRM42004 «Fiche de diffusion des documents Qualité». Les enregistrements des procédures et des documents opérationnels, se font conformément à la procédure PRQ42002 «Maîtrise des enregistrements», 6.7. DIFFUSION DES DOCUMENTS LERESPONSABLE QUALITÉESTRESPONSABLE DELA DIFFUSIONDUDOCUMENT. Il est interdit de diffuser un document sans son autorisation. Cette autorisation est matérialisée par son visa sur le cartouche La diffusion d'un exemplaire, papier ou électronique, d'un document existant sous forme électronique est réalisée à partir de l'exemplaire vérifié et approuvé du document électronique (sauf l'exemplaire papier du responsable qualité réalisé précédemment pour la vérification et l'approbation du document). Le RQgère la transition entre l'ancien et le nouveau document. Le RQ détermine les destinataires de la diffusion du document. Les personnes chargées par le RQ de la diffusion du document s'assurent que les précautions nécessaires à sa préservation sont prises. Les personnes chargées par le RQ de l'élimination des exemplaires périmés s'assurent de leur destruction 6.8.ARCHIVAGE, DIFFUSION & DESTRUCTION: Le RQ conserve l'originale de tous les documents relatifs au Système Management de la Qualité pour une durée d'archivage déterminée selon la procédure PRQ42003 «Archivage», Il récupère les versions périmées des structures et les détruit par déchiquetage mécanique. L'ensemble des documents et la dernière version est disponible sur le serveur ou sur QUALIBOX par type de documents et par domaine. Un exemplaire de tous les documents périmés à la version N-1est archivé sous forme informatique qualité pour permettre de retrouver un historique de chaque document. par le responsable DIFFUSION & DESTRUCTION: Après l'approbation par le responsable qualité de la modification ou de la création d'un document, ce dernier est mis en ligne sur le serveur en lecture seule. Il est donc accessible à l'ensemble du personnel. Un message d'avertissement est envoyé sur la messagerie de l'ensemble du personnel pour l'avertir. Chaque personne est responsable de la destruction de l'ensemble des documents périmés en sa possession, l'édition de ces derniers étant sous sa responsabilité IDENTIFICATION DES DOCUMENTS: L'identification des Règlements aéronautiques gabonais (RAG) est définie par la directive RAG-D-GENo01-AProcédure pour l'élaboration des éléments indicatifs en matière d'aviation civile CODE Le responsable qualité attribue au document un code de la forme AAAXXYYV. Les 3 lettres AAA précisent la nature du document: - MMQ pour le «Manuel de Management de la qualité», PRPpour les processus qualité, PRQpour les procédures qualité, ERQpour les enregistrements qualité,

6 PROCEDURE QUALITE FRM pour les formulaires qualité. Date mai 2014 Page 6/10 Les 2 chiffres XX représentent le numéro du chapitre et du sous-chapitre (0 si pas de sous-chapitre) du référentiel ISO correspondant au document. Les 3 chiffres YYY représentent le premier numéro libre dans l'ordre croissant en commençant par 001. Le code d'un document supprimé ne peut être réutilisé sauf pour une remise en service du document, avec ou sans modification NDICE L'indice d'un document à sa création est 01. L'indice passe de 01 à 02 lors de la première modification du document puis 03,... La remise en service d'un document, avec ou sans modification, nécessite un changement d'indice ÉCRITURE Le code s'écrit en majuscule sans séparation entre les groupes de caractères (exemple: ). On peut écrire le code et l'indice sous une forme abrégée en réunissant le code, le caractère «,» et l'indice en un seul groupe (exemple:.01) DATE La date d'approbation d'un document modifié est la date d'approbation de la modification. La date d'approbation d'un document remis en service, avec ou sans modification, est la date de remise en service du document STRUCTURE DESDOCUMENTS La structure des RAGest décrite dans le règlement RAG0 : Généralités Tous LESDOCUMENTS C' Date i;(-< LA NATURE DU DOCUMENT PRQ52002 Page 6/10 ~ LE NOM DU DOCUMENT Sur l'entête de toutes les pages figurent:,/ Le logo de l'anac.,/ La nature du document (ex: Manuel de management de la Qualité, Procédure, Instruction, etc... ),/ Le nom du document,/ La référence du document (codification),/ La version (numéroté de 01 à nn),/ La date de la version,/ Le numéro de page (lin pages) Le pied de page suivant est utilisé uniquement sur la première page des documents

7 PROCEDURE QUALITE Réf. Version Date 02 mai 2014 Sur ce pied de page figurent: Un tableau de l'état des révisions:./ L'indice de révision./ La nature de la révision: Création, modification... etc../ Date d'application: date d'application de la procédure Un tableau de validation: Où sont mentionnés le rédacteur, le vérificateur et l'approbateur la date. du document avec leur nom, fonction, visa et LES PROCÉDURES Le contenu d'une procédure est structuré de la manière suivante: 1. But: Définir les objectifs à atteindre par la procédure. 2. Domaine d'application: Définir les limites d'application de la procédure (où, quand et pourquoi). 3. Documents de référence et supports: Citer les normes et les documents internes qui régissent la procédure. Citer les supports (formulaires, liste de vérification,... ) requis par la procédure. 4. Définitions et abréviations: Définir précisément les termes spécifiques utilisés dans les procédures ainsi que les abréviations employées. 5. Responsabilité: Chaque responsable de structure veille à l'application des documents relatifs au Système Management de la Qualité, ainsi qu'à leur mise à jour. 6. Dispositions applicables: Il s'agit d'identifier le qui fait quoi, comment, où, quand et pourquoi les activités sont réalisées. Le rédacteur définit les moyens et enregistrements à utiliser, ainsi que les résultats à obtenir. Le contenu d'une procédure peut être: un texte ou un texte accompagné d'un logigramme, ou un logigramme uniquement LES PROCESSUS La fiche d'identité du processus, généré par QUALIBOX se présente de la manière suivante:

8 PROCEDURE QUALITE Version Date Page 02 mai /10 1 Llo ~ DU PROCI55IJS FICHE D'IDENTITE DU PROCESSUS II~ ~~ftt"su!'lapal~et.leobjeotih.,..tit:i,"~.w<ll.str. rahac a..ia""ftol!lmw.~ cispositiora.ftl..dscadie.~..,...,...d' l.~.la~n'" ~~.pourazur!l'et~ qualitiêœs~.i ~des da.~de$ctienb. [);&U: 20111/2012 Pik7te1: 1 Pitote 2 : HOOŒ NGUEMA!IITEOtI:: 1NOOYENDAMA Pilote. : DocuneatsGED~ PAP4OCIO'.OIt-MiIUrCiOWIT DE LA. (I.IAU1"Î POQ MAÎTllSEŒS!lIIIfGISTIBIfI PRQ42OD1.01 ~ DE LA DOt\.NfK1JJlOIC PIlQa2OOt.OI.u.orr ICTEIINE _,...n-1i6 _COWIIIMIIlS IUI~ PRQJ5OD2.al ACT10NS COARECTlYB ET PIIEYENl'NES "",»,.,,,...n-1le... POU11QUEQIJAUIt 1'1001,~*,~.rAMAC ~klndesm. hirwtion \~~,-.-_"" \-.-~~ \~Q.alité\SM \_'_~\SM,_._('a.tiœ'-SM 1_-""", \~-~ \_'_~\5M Olle : MJ02I201S

9 ~ PROCEDURE QUALITE 0 Date mai 2014 Page 9/10. [ FICHE D'IDENTITE DU PROCESSUS 1 ki>1prp<iooo2- Qualité et ~ permanent I~ 1 IlœjKtib~ Ic-'~ I~fi 11~~riM I~- II- I I~- II~ 1 5ocIWtJi:/JNJL-GAIOH 0..:1"' ==-. r::.w<'ü Of l ;,">" '?,.., ::t ~ "N~ -if@c''i-, ~, l~,~.~ ~ 4' ~ :-,..""" e v-"!_~..tf.. ~ -\f' >12l1'" ~.~~t-\:..

10 PROCEDURE QUALITE Rél. Version Date Page 02 mai /10 le logigramme du processus: Schématisation du processus par un diagramme. Voici comment Concevoir un logigramme : CONVENTION POUR le~logigramme Exprim é en term es d'événem l'application de la procédure ent déclenchant Action Exprimé en terme d'action: Elaborer, rédiger, planifier, fabriquer, analyser Non Exprimé sous forme d'interrogation; deux alternatives: Oui/Non Action 2 Oui Triangle tête en bas: pour une entrée dans une procédure en venant d'une autre procédure Triangle tête en haut: sortie vers une autre procédure Action 1 FIN