Enterprise Content Management Introduction à la GED dans l entreprise (30 min)

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1 Enterprise Content Management Introduction à la GED dans l entreprise (30 min) Philippe Favre - Common Romandie - 4 juin Serial

2 Agenda Introduction Diversité et complexité de la GED Pourquoi faire un projet de GED? Réussir son projet de GED Conclusion - 2 -

3 Serial en bref «Croissance misée sur l excellence depuis 1986» Une société suisse, créée en 1986 à Genève Société de Service en Ingénierie Informatique Deux agences Genève - Perly Lausanne 60 personnes, dont 50 ingénieurs en informatique Chiffre d affaire de plus de 10 MCHF Capital détenu par ses créateurs : 4 ingénieurs en informatique - 3 -

4 Pôles d expertise - 4 -

5 ECM & Archivage «Entreprise Content Management» Domaines d expertise Gestion électronique de documents (GED) Dématérialisation / numérisation (OCR, ICR) Solution de partage de l'information (Accès, Recherche, WCM) Archivage à valeurs probantes ou non, «Record Management» Gestion et archivage des s Normes et qualité, conformité Compétences Produits : Vdoc suite, IBM CM, IBM Filenet, EMC Documentum, Captiva Input Accel, Adobe Lifecycle, Acrobat suite, Microsoft Office sharepoint Server (MOSS), Alfresco, STS, Kofax Capture & KTM, AIM, Opentext Livelink... Méthodologies : Audit Documentaire, méthodologie et pro forma Serial, normes qualité (ISO, ITIL, SARBANES OXLEY, HACCP, CFR21, ectd) - 5 -

6 Serial en bref

7 La GED (EDM / ECM) regroupe un nombre important de Bilan des projets techniques, d outils et d approches C est un sujet stratégique par le gisement de gains de productivité et d efficacité qu elle représente mais aussi pour garantir la conformité (compliance) Il n y a pas une approche unique mais comme souvent des besoins et des solutions 3 Axes de réflexion Introduction La diversité et la complexité de la GED Enjeux de la GED. Pourquoi faire un projet? Les points clefs d un projet de GED. Comment réussir son projet? - 7 -

8 Agenda Introduction Diversité et complexité de la GED Pourquoi faire un projet de GED? Réussir son projet de GED Conclusion - 8 -

9 Diversité et complexité de la GED Terminologie : Document Bilan des projets Selon la définition de l ISO, un document est l ensemble constitué d un support d information et des données enregistrées sur celui-ci sous une forme en général permanente et lisible par l homme ou par la machine. D après cette définition, le document garde toutes ses propriétés intrinsèques, qu il soit sur support électronique ou papier

10 Diversité et complexité de la GED Terminologie : GED Bilan des projets Gestion Electronique de Document Ensemble des techniques permettant d'organiser, de gérer et de distribuer des documents sous forme électronique. Vision «administrative» du document Les techniques et les solutions de gestion électronique de documents (GED) visent à rationaliser et à automatiser le cycle de vie des documents en traitant ses différentes étapes. Terme anglais : DM ou EDM (Electronic Document Management) RM (Record Management )

11 Diversité et complexité de la GED Le document : Bilan des projets Informations, ou le fond (texte, images, données structurées ) forme (mise en page, design, police, charte) support (papier, tiff, pdf, word, excel, courriel outlook ) Le cycle de vie documentaire : 1. acquisition (saisie, numérisation, obtention sous forme numérique) 2. composition et présentation (mise en forme, validation, enrichissement, hyperliens, etc.) 3. mémorisation ( indexation, classement, stockage vivant, archivage légal, RM ) 4. consultation ( requêtes, protocoles client-serveur) 5. production (sur papier ou électronique) 6. diffusion ( Internet, intranet, etc.) 7. destruction (délai de rétention, péremption)

12 Diversité et complexité de la GED Terminologie : GEIDE (ECM) Gestion Electronique Bilan d Informations des projets et de Documents de l Entreprise La gestion de contenu (Enterprise Content Management) vise à couvrir l ensemble du cycle de vie de l information non structurée. Vision globale, transversale à l entreprise, orientée métier Principales évolutions par rapport à la GED Gestion séparée de l information, de la forme, du support et du média Le document est devenu un contenu parmi d autres

13 Nuexo

14 Diversité et complexité de la GED À titre d'exemple, Bilan une application des projets de gestion de contenu servira à gérer l'ensemble des informations d'un dossier client : courriers papier entrants (scannés ou non) courriers sortants, (imprimés ou publipostés) courriels, télécopie, contrats, clauses particulières, bon de livraison, documentation des produits livrés (exemple Metro Lausanne), certificats de conformité, Instructions particulières etc

15 Diversité et complexité de la GED La gestion «métier Bilan» du des dossier projets client intègre : Vision GED «traditionnelle», c est-à-dire document La réception et le traitement des courriers papiers Le traitement des faxes La production, la validation et l envoi des documents commerciaux L archivage des documents Vision Workflow / BPM La gestion des commandes La gestion des expéditions La gestion de la facturation Vision Portail Le desktop du chargé de clientèle, avec document et applications métier Le self-service client avec suivi et historique des commandes

16 Diversité et complexité de la GED Bilan des projets

17 Diversité et complexité de la GED Quelques applications spécifiques Bilan des projets la GED ou DM : Gestion électronique des documents le WCM (Web Content Management) le DAM (Digital Asset Management : gestion des ressources numériques ou gestion de documents multimédia) le Records management ou archivistique (gestion documentaire) la gestion et l archivage des courriels le Workflow

18 Exemple Plateforme Filenet (Source IBM)

19 Exemple - Plateforme LiveLink (Source OpenText)

20 Exemple sur un concept de digital mail room (1/2) (source Converga)

21 Exemple sur un concept de digital mail room (2/2)

22 Diversité et complexité de la GED Demande papier Demande Demande électronique Digital mail room XML Physical Archiving Legal Archiving Electronic Document Repository Web Portal Legacy systems

23 Diversité et complexité de la GED Les sources de la Bilan confusion des et projets de la complexité Le scope de l ECM est très large et très (trop?) ambitieux Des standards insuffisants et des implémentations propriétaires Des produits conçus pour un sujet précis et que l éditeur essaie d étendre fonctionnellement avec plus ou moins de réussite. Amalgame GED, ECM, WCM, Workflow / BPM, Portail collaboratif Confusion entre le cycle de vie du document et le processus métier Confusion entre les attributs du document et ceux de l application métier (ou du processus) Gestion de la dépendance avec l organisation, notamment pour la définition des rôles et de la sécurité En final, trop souvent, un mauvais usage des produits et des technologies (déficit d architecture)

24 Agenda Introduction Diversité et complexité de la GED Pourquoi faire un projet de GED? Réussir son projet de GED Conclusion

25 Pourquoi faire un projet GED? L évolution de l activité a discrètement apporté des situations logistiques qui s accumulent, Bilan des et l augmentation projets des coûts indirects La GED pour résoudre des problèmes opérationnels Augmentation du volume des dossiers, des types/formats de document Difficulté à maîtriser les versions des documents Dispersion des documents physiques Documents mal classés, perdus, coût de recréation Processus longs et complexes Photocopies et fichiers redondants Temps de recherche, d accès, de traitement Conservation et coût du micro-filmage Réactivité à un problème existant

26 Pourquoi faire un projet GED? L évolution du contexte de l activité a brutalement amené de nouvelles exigences qui doivent Bilan être adressées des projets dans un délai donné La GED pour rester conforme Nouvelles réglementations Nouvelles exigences légales (jurisprudence ) Nouvelles exigences de clients (transparence, Sarbanes Oxley ) Nouvelles exigences de traçabilité des autorités de contrôle Nouvelles exigences qualité Risque feu Réactivité à de nouvelles exigences

27 Pourquoi faire un projet GED? La vision stratégique du marché et de l activité peut nécessiter une réorganisation de celle-ci Bilan en des profondeur. projets La GED comme moyen d une stratégie Productivité : circulation, traitement du document, intégration des processus Coûts : espace au sol, consommables, masse salariale, Savoir : partage, accès immédiat, communication aux tiers, gestion du fond documentaire, réutilisation du patrimoine, préservation du document Amélioration: service client, conditions de travail, Ecologie, Green activity, réduction des déchets Mise en œuvre d une vision

28 Agenda Introduction Diversité et complexité de la GED Pourquoi faire un projet de GED? Réussir son projet de GED Conclusion

29 Réussir son projet de GED Le projet GED, un projet IT presque comme les autres Sujet vaste = risque Bilan de se perdre des projets Importance plus grande du périmètre et du focus Importance de fixer clairement les objectifs et de border le projet de manière rigoureuse (chef de projet) 3 motivations = 3 approches différentes Problèmes existants à résoudre : pragmatisme & focus, ROI Nouvelles exigences : besoin de nouvelles compétences métier, étude d impact et conduite du changement Vision stratégique : partager la même vision, urbanisation du SI, architecture, projet de réorganisation sous-jacent. Le projet IT (brique technologique) peut être séparé des projets métier mais c est un vrai risque (shelfware). Les volumes : source de surprise (St Thomas) Technologies : Solutions packagés versus SDK

30 Réussir son projet de GED Les compétences Bilan nécessaires des projets : Gestion de projet, idéalement GED Compétences métier, implication des utilisateurs Compétences sur les documents et la communication de l entreprise «Documentaliste / Archiviste» plans de classement, taxonomie, indexation références formatées standard de documentation Compétences IT sur les technologies GED retenues Compétences d intégration IT Compétences en développement

31 Réussir son projet de GED Les étapes du projet Bilan des projets Etape numéro 1 Setup du projet Etape numéro 2 Audit documentaire Etape numéro 3 Analyse Etape numéro 4 Arbitrage / Cadrage fin / RFP Etape numéro 5 Cas d utilisation et cas de test Etape numéro 6 POC Technologique (pré-intégration) Etape numéro 7 Implémentation Etape numéro 8 Déploiement & conduite du changement Extension au reste de l organisation (nouveau cycle court)

32 Réussir son projet de GED Etape numéro 1 Setup du projet Bilan des projets Identifier les sponsors du projet et le niveau de soutien de la direction Définir les objectifs et les attentes (ROI) Choisir entre approche verticale centrée sur un besoin ou approche transversale stratégique (ECM) Dans ce deuxième cas, une vision globale de l architecture et une démarche d urbanisation sont nécessaires en amont. Définir le périmètre organisationnel (généralement choix d un ou deux premiers départements souvent RH et FI) Identifier le ou les «documentalistes» (compétence métier sur la gestion et la classification des documents, voir la communication) Identifier les acteurs dans les lignes métiers Identifier les acteurs IT (comme pour tout projet d intégration ) Choisir le chef de projet en conséquence

33 Réussir son projet de GED Etape numéro 2 Audit documentaire Bilan des projets Inventaire du fond documentaire, département par département Revue de la qualité des documents physiques Identification des types de documents existants avec les volumes Critères de recherche actuels des documents Fiche d identité par type de document, avec les attributs Cycles de vie actuels des documents Analyse des volumes Qui accède à quoi? Matrice des profils, des rôles et des droits Standardisation et généralisation des types de documents Définition des références de document, notion de référence formatée Etablissement du plan de classement cible

34 Agenda Introduction Diversité et complexité de la GED Pourquoi faire un projet de GED? Réussir son projet de GED Conclusion

35 Conclusion Le sujet est vaste Bilan des projets Pas de réponse universelle Cadrage projet à adapter suivant sa nature Choix des technologies stratégiques Besoin de méthode et de rigueur (audit documentaire, méthode de travail) Besoin de compétences (documents, technologies, développement) Construire la compétence au travers des sous-projets à taille humaine limite fortement le risque

36 Merci

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