Guide des bonnes pratiques pour réussir la dématérialisation des marchés publics dans l'entreprise

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1 Entreprises Guide des bonnes pratiques pour réussir la dématérialisation des marchés publics dans l'entreprise Editeur du Progiciel MARCO, le spécialiste de la gestion des achats et marchés publics Parc Euromédecine 95 rue Pierre Flourens MONTPELLIER Tél assistance technique

2 SOMMAIRE Introduction 1 Les marchés publics en ligne Les outils indispensables pour dématérialiser Interrogations sur mon informatique? Le certificat et la signature électronique Le certificat électronique Le certificat en 3 questions La signature électronique Les logiciels de signature électronique S'inscrire sur la plateforme Marcoweb Répondre par voie dématérialisée... 10

3 Introduction Pour les entreprises la commande publique est une opportunité de développement. Les "profils acheteurs", plateformes permettant aux acheteurs publics de mettre en ligne leurs avis de consultation et aux entreprises de les consulter, représentent aujourd'hui le moyen le plus simple d'accéder à la commande publique. Depuis 2005 la société Agysoft propose aux acheteurs publics et aux entreprises une plateforme de dématérialisation incluant un portail des marchés publics en ligne. 478 collectivités et entreprises sont référencées sur la plateforme Marcoweb. Le portail des marchés publics Marcoweb répond à toutes les obligations légales et offre aux entreprises un accès facilité et sécurisé aux consultations des acheteurs publics. L'entreprise peut télécharger les dossiers de consultation des entreprises (DCE), poser des questions sur une consultation à l'acheteur public, remettre sous forme électronique sa réponse, disposer d'un service gratuit d'alertes automatiques selon ces critères et la périodicité que l'entreprise choisit. Ce guide a pour objectif d'aider les entreprises à maîtriser les marchés publics sur Internet, en leur apportant toute l'information nécessaire à une prise en main rapide d'une plateforme et en les conseillant sur les bonnes pratiques à adopter pour réussir la dématérialisation des marchés publics. Pour en faciliter sa compréhension, ce guide s'articule autour de plusieurs thèmes: - Les marchés publics en ligne: Comprendre ce qu'implique la dématérialisation des marchés publics et quels sont les avantages pour les entreprises. - Les outils indispensables: Télécharger et répondre par voie électronique. - Le certificat et la signature électronique: Maîtriser les fonctionnalités d'un certificat et l'utiliser avec un outil de signature électronique. - L'accès au portail des marchés publics: S'inscrire, gérer son compte et paramétrer ses alertes. - Comment répondre: Préparer sa réponse et la transmettre par voie électronique. Page 3 sur 12

4 1 Les marchés publics en ligne La dématérialisation d'une réponse consiste à remplacer l'envoi des documents papiers à un acheteur public par l'envoie de documents électronique. Les échanges électroniques sont sécurisés et offrent exactement le même niveau juridique que les échanges sous forme papier. La dématérialisation des marchés publics impacte donc le mode de transfert des informations entre l'acheteur et l'entreprise ainsi que les organisations mises en place par ces acteurs. La réussite de l'entreprise dans la dématérialisation des marchés publics repose sur la maîtrise de quatre étapes essentielles: - L'utilisation d'outils matériels et logiciels à jour. - L'utilisation d'un certificat électronique et la maîtrise de la signature électronique. - La constitution d'un dossier de réponse dont le format et la taille des fichiers est compatible avec les exigences de la dématérialisation. - Le respect du processus d'envoie sous forme électronique. Les avantages pour les entreprises: - Un gain de temps précieux en supprimant les délais d'acheminement. - Un niveau de sécurité supérieur aux échanges papier par le chiffrement des données. - Une réduction importante des coûts de fonctionnements (frais d'envoi et de fourniture). - L'assurance immédiate que la réponse remise par l'entreprise a bien été reçue par l'acheteur public (accusé réception et horodatage des plis réceptionnés). Diminuez le poids de vos images dans les documents A partir du moment où des images sont jointes à la réponse de l'entreprise, il est fortement recommandé pour éviter d'éventuels problèmes de transmission de réduire le poids des images dans les documents. Adoptez le standard PDF Les problèmes de compatibilité de formats de document ou de version de logiciels sont bien réels et peuvent avoir des conséquences fâcheuses si vos documents ne sont pas ouvrables ou s'affichent de manière peu lisible voire illisible! Pour remédier à ce problème nous vous recommandons d'adopter le format PDF pour les documents que vous transmettez aux acheteurs publics. PDF Creator est le logiciel incontournable pour convertir vos documents en.pdf et son utilisation, identique à celle d'une imprimante, est simplissime! Page 4 sur 12

5 1.1 Les outils indispensables pour dématérialiser Pour consulter les dossiers en ligne et répondre par voie électronique, des pré-requis techniques et logiciels sont nécessaires: - Internet: un accès internet ADSL. - Poste informatique: un ordinateur récent sous Windows XP minimum ou MacOS X. - Suite bureautique et outils multimédias: (appareil photo numérique, scanner) pour réaliser le contenu de vos offres. - Outil de création de PDF: transformer les documents au format PDF (ex: PDF Créator ). - Outil de compression: réduire le volume des documents (ex: 7zip, Winzip ). - Certificat 3+: un certificat RGS *, ** ou *** est obligatoire pour signer et chiffrer les documents. Il est proposé par les autorités de certification référencées par le ministère des finances. - Outil de signature externe: Xolido permet de signer les documents avec votre certificat en dehors de la plateforme, sinon la plateforme propose une signature automatique. Ordinateur Internet ADSL Certificat 3+ Outil de multimédias Suite bureautique Ou équivalent Êtes-vous équipés? Outil de signature Ou équivalent Outil de compression Ou équivalent Outil de création PDF Ou équivalent Page 5 sur 12

6 1.2 Interrogations sur mon informatique? L'ordinateur doit-il être récent? L'entreprise doit disposer d'un ordinateur si possible récent mais surtout à jour. En effet il doit simplement permettre l'utilisation d'une suite bureautique (Microsoft office, Open office ) et permettre de naviguer sur Internet via un navigateur web de type Internet Explorer ou Firefox. Ce sont les versions des outils utilisés qui sont importantes: il faudra donc veiller à ce que le système d'exploitation (Windows, MacOS, ), le navigateur Web et l'ensemble des outils utilisés soient à jour ou à des versions relativement récentes (Windows 98, Office 95, et Internet Explorer 6.0 sont désormais obsolètes par exemple). Quel type de connexion Internet? Une connexion Internet ADSL. En théorie la vitesse de la connexion Internet n'empêche pas de répondre aux marchés publics de manière dématérialisée, mais concrètement une connexion trop faible rendra l'exercice très fastidieux. De ce fait, il est préférable que l'entreprise se dote d'une connexion performante comprise entre 1Mb/s et 8Mb/s (Connexion ADSL classique) pour une utilisation plus confortable. Veillez à la mise à jour de l'ordinateur utilisé pour répondre en ligne et assurez-vous que l'ensemble des outils nécessaires sont installés sur ce poste. Peut-on utiliser plusieurs ordinateurs? Il n'est pas rare que dans une entreprise plusieurs personnes souhaitent accéder indépendamment à des sites de dématérialisation. Comme ces sites sont accessibles sur Internet, il suffit donc que ces ordinateurs disposent d'une connexion à Internet. Si ces personnes souhaitent également répondre à des marchés publics, il faudra qu'un certificat de signature électronique soit installé sur chacun des ordinateurs pour envoyer une réponse. (Voir notre rubrique certificat électronique). Plus généralement, vous pouvez répondre à une consultation depuis n'importe quel poste informatique de votre entreprise, à condition que celui-ci soit à jour, que vous y installiez votre certificat électronique. Page 6 sur 12

7 2 Le certificat et la signature électronique 2.1 Le certificat électronique Le certificat électronique élément essentiel de la dématérialisation. Le certificat électronique est un composant informatique sur support physique de type clé USB ou carte à puce, valable pour une durée limité de deux à trois ans. Ce certificat est la carte d'identité informatique de son titulaire, il s'utilise comme une carte bancaire, avec un code PIN (code secret) et un blocage en cas de perte ou vol. Il à trois fonctions principales permettant: - D'authentifier formellement son titulaire. - De signer un document électronique afin de lui donner la même valeur juridique qu'un document papier signé manuscritement. - De protéger le document grâce au chiffrement garantissant ainsi l'intégrité des données du document signé. Vérifier l'intégrité des données consiste à déterminer si les données n'ont pas été altérées durant la communication (de manière fortuite ou intentionnelle). 2.2 Le certificat en 3 questions Comment se procurer un certificat? - La commande peut se faire en ligne sur les sites Internet des autorités de certification dont la liste est disponible sur le site du MINEFI ou bien par dossier papier à l'un de leurs bureaux. - Quelle que soit l'autorité que vous aurez retenue, des informations vous concernant et concernant l'entreprise dont vous dépendez serons exigées. De plus certains documents seront à joindre à votre dossier, comme par exemple le K-Bis, extrait du Répertoire des Métiers ou avis de situation INSEE de votre entreprise. - Le certificat électronique est délivré à une personne physique en sa qualité de représentant ou salarié d'une entreprise. La majorité des marchés en ligne exigent la signature électronique. N'attendez pas la dernière minute pour vous procurer un certificat de classe 3+. Généralement, il faut compter entre 2 à 6 jours pour obtenir un certificat auprès d'une autorité de certification. Page 7 sur 12

8 Comment utiliser un certificat électronique? Installé sur l'ordinateur, il pourra être utilisé par d'autres logiciels pour signer et chiffrer des documents. Le certificat électronique est un ensemble d'informations vous concernant et concernant l'entreprise à laquelle vous êtes rattachée. Seul il ne peut pas être utilisé. Ce sont d'autres programmes qui y feront appel pour signer ou chiffrer des documents. Dans d'autres cas ce sont des services web qui solliciteront automatiquement votre certificat pour chiffrer des transferts de données et les rendre totalement confidentiels (télétva est le plus connu). Comment vérifier la validité d'un certificat? Il suffit d'utiliser le navigateur Internet Explorer, d'afficher les caractéristiques du certificat et d'en vérifier le détail. Menu Outil> Option Internet Cliquer sur l'onglet "contenu" puis sur le bouton "certificat" 2.3 La signature électronique La signature consiste à utiliser son certificat pour signer un document électronique. C'est l'une des fonctions les plus utilisées, pour cela vous pouvez exploiter un logiciel de signature dédié à cette tâche ou bien vous servir d'une application comme notre plateforme Marcoweb qui intègre une procédure de signature automatique. Attention quelle que soit la personne qui utilise un certificat, c'est son titulaire qui est responsable des engagements pris par une signature électronique. Celle-ci est non répudiable, la nonrépudiation de l'information est la garantie qu'aucun des correspondants ne pourra nier la transaction d'un document signé. Page 8 sur 12

9 2.4 Les logiciels de signature électronique En informatique, une signature n'est pas une marque visuelle, c'est un nouveau fichier généré à partir d'un document original et d'un certificat électronique et ce fichier "signature" accompagne le document original signé. Les logiciels de signature ont le mérite de pouvoir signer une diversité de formats de fichiers. La plateforme Marcoweb vous permet de télécharger gratuitement un logiciel de signature appelé "Cryptonit". Il s'agit d'un logiciel libre de droit, de signature et de cryptage de données qui permet de protéger vos données confidentielles. Simple, facile et entièrement sécurisé. La plateforme Marcoweb vous permet également de signer en ligne vos documents et de vérifier la signature apposée. Dans tous les cas, il faudra insérer votre support physique sur un port USB de votre ordinateur et saisir votre code "PIN" pour signer vos documents électroniques. Lorsque vous allez signer un document, le logiciel "Cryptonit" va générer un fichier avec une extension "p7s" c'est la signature au sens informatique. Elle permet d'authentifier le signataire et de s'assurer que le document n'a subit aucune modification entre le moment où il a été signé et le moment où son destinataire en prend connaissance. Cette vérification est faite en comparant le document original avec sa signature "p7s" qui, elle, ne peut pas être modifiée. S'il y a la moindre différence, le document est jugé comme n'étant plus digne de confiance et son destinataire ne devra pas en tenir compte. Il ne faut donc jamais modifier, volontairement ou involontairement, un document après l'avoir signé électroniquement. Attention, un certificat arrivé à échéance n'empêche pas de signer des documents. Mais une réponse signée avec un certificat non valide ne sera pas retenue par l'acheteur public. Vérifiez la validité de votre certificat avant de répondre à une consultation. 3 S'inscrire sur la plateforme Marcoweb Lorsqu'une entreprise a un usage régulier des plateformes de dématérialisation, il est préférable qu'elle se déclare, l'inscription étant gratuite, simple et rapide. Cette inscription lui permet d'automatiser certaines tâches de recherche, de consultation (création d'alertes) et de réponse sous forme électronique. Elle est par ailleurs importante, bien que non obligatoire, pour que l'acheteur public puisse indiquer aux entreprises ayant téléchargé un DCE les éventuelles modifications ou précisions apportées à la consultation. Les alertes facilitent la recherche des consultations, l'entreprise est automatiquement alertée via sa messagerie de tous les marchés correspondant aux critères choisis dans ses alertes. Elle peut définir plusieurs profils d'alertes en fonction de ses domaines de compétences. Page 9 sur 12

10 4 Répondre par voie dématérialisée L'entreprise qui souhaite répondre à un marché public de manière dématérialisée devra constituer un dossier d'offre au format électronique. Ce dossier d'offre contient les mêmes éléments que le dossier papier sans qu'il soit nécessaire de les imprimer. Pour répondre à un marché public: Étape 1: Télécharger les documents de la consultation (Le Règlement de la consultation et le Dossier de Consultation des Entreprises DCE) depuis la plateforme de l'acheteur public. Étape 2: Après avoir étudié le règlement de la consultation, l'entreprise prépare tous les éléments de sa réponse et les classe dans un seul et même dossier de travail qu'elle aura créé à cet effet sur son poste informatique. Convertir les documents au format pdf, ce format universel et gratuit, facilitera l'échange des documents. Étape 3: Lorsque la réponse est prête, l'entreprise doit faire signer les documents par la personne ayant le pouvoir ou la délégation d'engager l'entreprise. Soit avec l'outil externe "Cryptonit", soit directement par la plateforme avant l'envoi. Étape 4: Avant d'envoyer sa réponse, l'entreprise doit directement sur la plateforme Marcoweb sélectionner chaque pièce dans l'écran du dépôt. Page 10 sur 12

11 Étape 5: Grâce à la fonction "Signer et Envoyer" l'entreprise transmet sa réponse directement via Internet avec, si nécessaire, son certificat électronique afin de signer chaque pièces de l'enveloppe. La réponse est ensuite crypté par une clé de chiffrement que seul l'acheteur public est capable de déchiffrer (confidentialité), La plateforme transmet alors l'ensemble des éléments de la réponse via Internet sur une connexion sécurisée (https), Étape 6: Une fois la réponse intégralement reçue par la plateforme Marcoweb, l'entreprise reçoit un accusé de réception de son Dépôt d'offre. Cet accusé de réception envoyé par courriel a valeur légale et atteste de la date et heure de réception de la réponse par la plateforme. Bravo! La réponse dématérialisée a un marché public n'a plus de secret pour vous. A bientôt sur notre plateforme de dématérialisation! Page 11 sur 12

12 Guide des bonnes pratiques pour réussir la dématérialisation des marchés publics dans l'entreprise Pour toute question sur la plateforme Marcoweb, Vous pouvez contacter notre assistance Par téléphone: du lundi au vendredi de 9h00 à 12h00 et de 14h00 à 17h30 Par courriel: sur AGYSOFT Editeur du progiciel MARCO Parc Euromédecine 95 rue Pierre Flourens MONTPELLIER Tél : Fax : AP2A Assistance Audit et Formation Parc Euromédecine 95 rue Pierre Flourens MONTPELLIER Tél : Fax : S'informer et se former : La société Agysoft et AP2A sont à votre disposition pour vous proposer des réunions d'information et des formations sur la dématérialisation des marchés publics. N'hésitez pas à vous renseigner auprès d'elles! Nos partenaires : Page 12 sur 12