Gestion des informations métier en environnement distribué

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1 Gestion des informations métier en environnement distribué

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3 Table des matières Résumé...5 Les défis de la gestion de document...5 Accès aux informations métier...6 Flux des informations en environnement distribué...6 CONTROL-D for Distributed Systems...7 Composants de la solution...7 Disponibilité via Internet des informations métier (E-vailability)...9 CONTROL-D/WebAccess Server...9 CONTROL-D/Subscribe Server...10 L'architecture...11 Support multiplates-formes...12 Unix et Microsoft Windows NT...12 Support des plates-formes VMS, AS/400 et Tandem...12 L'environnement ERP...12 OS/ Travailler confortablement...14 Implémentation polyvalente...14 Contrôle et maintenance...14 Intégration...14 De véritables résultats...14 Vous aider à rester compétitif...15 A propos de BMC Software...15

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5 Résumé BMC Software offre aux entreprises, clients et employés la disponibilité des informations sur le Web. Chaque jour, plus d'un millier d'entreprises et d'administrations de premier plan accèdent à des millions de pages gérées grâce aux solutions de BMC Software. INCONTROL for Output Management fournit aux entreprises une solution de gestion de documents qui leur permet d'améliorer leurs niveaux de service, de mieux gérer leurs processus métier et d'observer strictement les réglementations administratives qui imposent par exemple l archivage et la disponibilté de certains documents pendant un grand nombre d années. De plus, les entreprises maintiennent leur avance concurrentielle et accroissent leur productivité tout en économisant des millions de francs en frais d'impression. La gestion des informations métier est simplifiée par l implémentation de CONTROL-D for Distributed Systems, solution de BMC Software pour la gestion des rapports et des documents en environnement hétérogène. Cette solution relie les activités de back-office et de front-office pour couvrir l'ensemble de la gestion de documents. L'architecture de CONTROL-D for Distributed Systems offre une solution qui s'intègre aisément aux applications existantes et protège les investissements logiciels antérieurs. En outre, CONTROL-D for Distributed Systems est évolutif et permet à la solution d accompagner les changements de l entreprise. CONTROL-D for Distributed Systems offre aux clients la liberté de choisir les meilleurs moyens d accès aux informations, que ce soit à travers les applications Web, le courrier électronique, les réseaux cellulaires, les PC, la télécopie ou les impressions papier. Grâce à des fonctions de notification électronique sophistiquées, la solution garantit la mise à disposition de l information au moment opportun, tandis que de puissantes fonctions d archivage prennent en charge des milliards d enregistrements en ligne sur des périodes couvrant plusieurs décennies. Qualifié par les analystes de leader du marché des IDARS (Integrated Document Archived and Retrieval Systems), BMC Software offre des produits supportés par un service clients inégalé. Les défis de la gestion de document De plus en plus d'entreprises passent des systèmes centralisés traditionnels à des environnements distribués. Aujourd'hui, des systèmes plus légers, basés sur Unix ou Microsoft Windows NT, sont très souvent utilisés pour produire des informations métier et le PC est devenu l'outil principal des utilisateurs finals pour mener à bien leurs activités quotidiennes. Sans système fiable pour les aider à répondre à leurs besoins de gestion de documents et de rapports, les entreprises risquent de perdre des informations métier Page 5

6 stratégiques et laisser leurs concurrents gagner du terrain. Sans solution centralisée pour gérer les éditions à travers différents systèmes et plates-formes, les entreprises sont confrontées à des problèmes d'administration et de maintenance complexes et onéreux. Les entreprises actuelles recherchent les moyens de mener leurs activités en utilisant les médias électroniques. Il faut prendre le pas sur la concurrence et offrir des alternatives Web aux partenaires, clients et employés. Pour développer leurs activités traditionnelles et électroniques, les entreprises doivent rendre disponibles sur le web leurs activités de frontoffice et intégrer les informations issues du back-office. Accès aux informations métier Aujourd'hui, les communications métier se présentent principalement sous la forme de rapports papier. Pour en faire une solution de e-commerce, ces formulaires imprimés doivent être accessibles sous format électronique. La clé de transactions électroniques réussies est l'aptitude à analyser et transformer les flux de données existantes qui ne sont traditionnellement pas adaptés à Internet. Rendre les informations métier disponibles par voie électronique pour les rendre accessibles via le Web impose d'amener les informations du back-office vers le front-office sans intervenir au niveau des applications existantes. Les entreprises ont besoin d'une solution rapide et économique pour relier leurs informations métier (back-office), au front-office, employés, équipes de direction, partenaires, et clients. Une solution doit s'intégrer aisément aux applications existantes et répondre à tous les besoins de gestion de documents et de rapports, comme l'attribution de certaines informations de manière automatique à certains destinataires (en fonction de critères précis), le stockage à court et à long terme, l accès sécurisé en fonction des besoins du destinataire et l'impression. En outre, les entreprises ont besoin de la puissance de la consultation en ligne afin que leurs employés, partenaires et clients puissent se concentrer sur les informations plutôt que sur le traitement manuel des rapports. Flux des informations en environnement distribué Pour réussir son entrée dans le monde du e-business, il est essentiel de disposer d'une connexion parfaite entre les applications de back-office et de front-office. Le flux de rapports et de documents, les fonctionnalités de gestion des données, les technologies Web intelligentes et l'interface commune doivent tous se combiner pour offrir aux entreprises une solution de gestion de documents et de rapports complète, apte à répondre à leurs impératifs métier. La solution doit offrir un environnement distribué avec la prise en charge des activités traditionnelles et web, indépendamment de la plate-forme et des formats de fichier. Page 6

7 CONTROL-D for Distributed Systems CONTROL-D for Distributed Systems de BMC Software répond aux demandes de gestion de documents et de rapports de ces environnements distribués multiplates-formes associés aux environnements informatiques traditionnels et e-business. Capable de contrôler et d'exploiter les processus métier stratégiques et la production, CONTROL-D for Distributed Systems relie les activités de back-office et de front-office, et offre une solution automatisée de gestion électronique de documents et de rapports. Conçue à l aide de la technologie client/serveur la plus avancée, incluant l'utilisation de CORBA, LDAP et RDBMS, la solution de BMC Software qui allie polyvalence et évolutivité est reconnue la meilleure du marché. Composants de la solution CONTROL-D for Distributed Systems possède plusieurs composants qui interviennent au niveau du back-office, de l administration, du front-office/consultation et du e-business. Back-office Référentiel de documents L'importance du stockage des documents et autres rapports est bien connue des organismes publics, des services financiers et autres organisations. Avec l'impératif de conserver ces informations pendant des délais indéfinis, un système permettant le stockage illimité, des recherches approfondies et une récupération rapide est essentiel pour les activités quotidiennes. CONTROL-D/ Repository Server fournit des dossiers hiérarchisés pour faciliter la gestion ou le stockage de rapports, l'accès direct aux informations dans les référentiels et une gestion du cycle de vie des documents depuis la création du rapport jusqu'à l'expiration. Le serveur de référentiels comporte également des capacités généralement associées aux systèmes de gestion documentaire, comme des bibliothèques (suivi des entrées, éditions et versions). Procédure de déliassage L éclatement, l'indexation et l'attribution des documents sont des processus essentiels dans les entreprises qui génèrent en permanence des quantités importantes d'informations. Les documents comptant des millions de lignes de données doivent être ventilés jusqu'au niveau page, des index doivent être créés pour que les informations soient immédiatement accessibles en ligne par les utilisateurs et les attributions doivent être déterminées pour garantir que les utilisateurs n'accèdent qu'aux informations qu'ils sont habilités à consulter. CONTROL-D/Decollation Server se comporte comme l'entrée principale des documents dans CONTROL-D. Distribution Les entreprises génèrent des millions d informations, qui doivent être diffusées à l intérieur et à l'extérieur de l entreprise. Le composant CONTROL-D/ Distribution Server est responsable de toutes les formes de distribution dans le système, qu'il s'agisse de papier ou de support électronique, et prend en charge les destinations suivantes : Page 7

8 imprimantes centrales/réseau utilisant LP/LPR, PJL adresses mails référentiels de documents locaux ou distants et systèmes de fichiers systèmes cellulaires Télécopieurs (utilisant Winfax) Tout en répondant aux besoins de distribution, le serveur peut répondre aux demandes d'une solution de gestion d'impression complète. La livraison garantie des rapports à leurs destinations d'impression permet le contrôle continu à travers tout le processus d'impression. Administration Le produit CONTROL-D/Desktop offre un outil d'administration complet et unifié pour tous les composants de CONTROL-D for Distributed Systems. CONTROL-D/Desktop permet à l'administrateur d'effectuer la gestion des utilisateurs, les définitions de déliassage et de destination, le contrôle de l'impression et de la diffusion, la gestion des dossiers de référentiel, etc. L'administration est simplifiée et permet à l'entreprise de se consacrer à ses activités principales. Front-office/consultation Les composants de CONTROL-D for Distributed Systems qui permettent la consultation peuvent extraire des rapports archivés dans CONTROL-D/Repository Server ou CONTROL-D et CONTROL-V, la solution de gestion d éditions BMC Software en environnement OS/390. Client Windows La consultation sophistiquée des documents et rapports requiert un outil de prise en charge offrant un point d'accès unique à tous les rapports dans un environnement Windows, indépendamment du format, de l'origine et de l'emplacement de stockage. CONTROL-D/PC est un outil de consultation de rapports et de documents personnalisé et très complet destiné à l'utilisateur final. Le produit offre un système sécurisé pour les activités liées aux rapports, à même d'optimiser la productivité de l'utilisateur final. Consultation personnalisée Kit de développement logiciel permettant aux organisations de créer en interne des applications d accès aux données d'entreprise, CONTROL-D/Page On Demand Toolkit est un produit indispensable offrant à l'utilisateur final un accès intuitif et personnalisé à divers types d éditions tels que des relevés de compte. Ce kit de développement contient un ensemble complet de fonctions API, permettant aux entreprises de construire des interfaces personnalisées pour récupérer des documents et d'intégrer des capacités de récupération à la plupart des applications existantes. Page 8

9 Accès web A l aide d un navigateur Web standard (comme Netscape ou Microsoft Internet Explorer), les utilisateurs peuvent rechercher et récupérer des documents stockés dans divers référentiels déployés dans l'entreprise. CONTROL-D/WebAccess Server leur permet de récupérer un rapport complet ou des pages spécifiques contenant des informations les concernant (par exemple le relevé du compte 12345). CONTROL- D/WebAccess Server permet non seulement d'accéder aux rapports et aux documents de divers formats, mais également d'accroître la productivité de l'utilisateur : Des vues logiques permettent de mettre en évidence des sections et des colonnes de rapports, d'exclure ou d'inclure certaines lignes à l aide d expressions booléennes, de figer des titres et de modifier des polices de caractères. Il est possible d'ajouter des annotations à l ensemble d un rapport ou à des éléments spécifiques, en vue de communiquer ces informations ou pour mémoire. Disponibilité via Internet des informations métier (E-vailability) CONTROL-D for Distributed Systems répond aux besoins e-business des entreprises actuelles. Avec des composants capables de prendre en charge les transactions Internet quotidiennes, les entreprises peuvent s'appuyer sur des outils de pointe aptes à satisfaire leurs clients, employés ou partenaires métier, complétant la gestion électronique des relations avec la clientèle (e-crm). CONTROL-D/WebAccess Server Les entreprises qui mettent à disposition leurs informations et leurs rapports de production sur Internet et sur des réseaux intranet ou extranet améliorent la communication avec leurs employés, leurs partenaires et leurs clients. L'accès via le web aux rapports et documents permet de réduire considérablement les volumes d'impression et les coûts d'archivage (en remplaçant les microfiches) et optimisent la productivité des employés grâce à l'extraction rapide des informations. CONTROL-D/WebAccess Server facilite de façon économique et extrêmement rapide les activités B2E, B2B et B2C. Grâce à l'accès aux informations métier via un navigateur Web standard les informations circulent librement du back-office au front-office, faisant entrer les entreprises de plain-pied dans l'e-business. Grâce à CONTROL-D/WebAccess Server, les utilisateurs ne sont pas surchargés d'informations, puisqu ils peuvent récupérer uniquement celles qu'ils souhaitent consulter. Page 9

10 Les clients peuvent choisir de recevoir leurs factures, relevés, etc. via le Web. CONTROL-D/Subscribe Server Rendre accessibles aux utilisateurs des informations métier est aujourd hui possible via le web, les téléphones portables, la messagerie, les télécopieurs, les portables, CONTROL-D/Subscribe Server est une méthode "push" qui permet aux utilisateurs d accéder à des informations personnalisées qu ils soient clients, partenaires ou employés. Pour utiliser les informations existantes, CONTROL-D/Subscribe Server se connecte à la base de données clients d'une entreprise et son évolutivité permet de traiter des millions d'utilisateurs actuels et futurs. CONTROL-D/Subscribe Server fournit directement les informations métier à un nombre quelconque de clients, en utilisant un profil d'utilisateur externe, dans lequel est enregistrée la préférence de consultation de l'utilisateur. En fonction de ce profil, les documents, notifications sur les documents et informations marketing seront diffusés selon les préférences de l'utilisateur. Par exemple, si un client préfère recevoir une notification des informations disponibles, par exemple une facture, via son téléphone portable, un message sera envoyé indiquant l'adresse URL où les informations pourront être consultées. En outre, CONTROL-D/Subscribe Server peut fournir des informations selon des spécifications temporelles (par exemple un client préfèrera recevoir des factures une fois par mois, alors qu'un autre préfèrera les recevoir une fois tous les deux mois par courrier électronique). CONTROL-D/Subscribe Server offre également aux entreprises un outil de marketing direct : il peut joindre à chaque message électronique des documents commerciaux destinés à un public spécifique défini par les profils d'utilisateur. Page 10

11 L'architecture L'architecture CONTROL-D for Distributed Systems permet le transfert efficace d'informations entre les composants client et serveur. Chaque composant de CONTROL- D for Distributed Systems remplit des fonctions spécifiques. L'architecture permet à l'administrateur système de configurer de manière centralisée tous les paramètres des produits via CONTROL-D/Desktop. Les configurations sont stockées dans un répertoire LDAP (Lightweight Directory Access Protocol), où elles sont gérées par CONTROL-D/ Configuration Server (serveur de configuration), composant central gérant la solution intégrale CONTROL-D for Distributed Systems. Il fournit la base définissant les informations système requises (par exemple les utilisateurs et leurs définitions d'autorisation). Au démarrage, chaque produit est configuré selon les paramètres stockés dans CONTROL-D/ Configuration Server. Orbix Client/Serveur et l'architecture CORBA (Common Object Request Broker Architecture) sont utilisés pour traiter la communication entre les composants de la solution. Une fois le document dans le référentiel, plusiers clients, affichés sur la droite du graphique p.11, peuvent y accéder via CONTROL-D/ Portal. Les flèches pleines indiquent que les documents sont physiquement acheminés depuis l'agent ou l'option vers le référentiel. Les agents et les options sont affichés sur la gauche du graphiquie en page 11 Page 11

12 Support multiplates-formes CONTROL-D for Distributed Systems offre une prise en charge multiplates-formes pour aider les entreprises à créer un processus automatisé et simple au sein de leurs environnements informatiques hétérogènes. Les produits sont intégrés à l'aide de serveurs et d'agents pour fournir aux utilisateurs des capacités de gestion de documents et de rapports. Unix et Microsoft Windows NT CONTROL-D for Distributed Systems peut être intégralement installé sur Windows NT et supporte les plates-fomes Sun Solaris, HP-UX, AIX et Windows Support des plates-formes VMS, AS/400 et Tandem Outre le support d'unix et de Windows NT, CONTROL-D for Distributed Systems traite les éditions générées sur des plates-formes telles que VMS, AS/400 et Tandem. Par l ajout d agents sur chaque plate-forme, l édition est automatiquement extraite et transférée au composant de déliassage pour le traitement des documents et des rapports. L'environnement ERP Les applications ERP génèrent des éditions volumineuses. Cependant, leur capacité à gérer cette production ne répond pas efficacement aux besoins de la plupart des entreprises. CONTROL D for Distributed Systems complète les applications ERP comme SAP, Oracle, PeopleSoft par le déploiement rapide de sa solution de gestion de documents et de rapports. Avec la solution CONTROL-D for Distributed Systems, les informations métier générées par les ERP deviennent disponibles pour les activités tant traditionnelles qu e-business. CONTROL-D Option for R/3 est certifié par SAP. Cet outil constitue le lien entre l'environnement SAP et CONTROL-D for Distributed Systems. OS/390 CONTROL-D for Distributed Systems s'intègre directement à CONTROL-D, solution de gestion de documents et de rapports en environnement OS/390. Ensemble, ils gèrent toutes les éditions à l échelle de l'entreprise, qu'elles soient issues de systèmes distribués ou OS/390, assurant ainsi une gestion documentaire complète. Où qu ils se trouvent au sein de l entreprise, les utilisateurs peuvent accéder à tous les documents et rapports via la même interface intuitive. Page 12

13 Flux de données dans CONTROL-D for Distributed Systems Le graphique montre un flux de données typique. Un document entre généralement dans le système par un agent CONTROL-D/Agent - connectant CONTROL-D à diverses plates-formes ; par une option CONTROL-D connectant CONTROL-D aux systèmes externes (ERP par exemple) ; ou directement par le composant de déliassage. Les agents et les options sont affichés sur la gauche du graphique. Le document suit la procédure de déliassage, où des critères d attribution et d'index sont affectés à chaque page. Le document arrive pour la distribution, directement ou par CONTROL-D/Subscribe Server. Il est alors distribué aux différentes destinations, incluant les archives, les référentiels locaux et distants (CONTROL-D/Repository Server), les télécopieurs, les adresses mails, les imprimantes réseau, les téléphones portables et autres assistants personnels, le Web. Une fois le document dans le référentiel, plusieurs clients, affichés sur la droite du graphique, peuvent y accéder via CONTROL-D/Portal, qui permet d'effectuer des recherches complètes dans les référentiels externes et de s'y connecter. Page 13

14 Travailler confortablement Implémentation polyvalente L'implémentation polyvalente offerte par la solution CONTROL-D for Distributed Systems ne restreint pas le client à un seul modèle de collecte et de stockage des données. L entreprsie bénéficie de multiples options à même de répondre au mieux aux exigences métier quotidiennes tout en s'adaptant aux standards et logiciels existants. Contrôle et maintenance Une procédure entièrement automatisée offre un contrôle et une maintenance de tous les composants système à partir d'un seul point focal. CONTROL-D/Desktop permet aux administrateurs et responsables informatiques de se concentrer sur leurs tâches quotidiennes. Intégration CONTROL-D for Distributed Systems s'intègre aisément et s'adapte à la production générée sur différentes plates-formes et dans des formats divers. Ses capacités d'intégration permettent d'obtenir facilement des résultats e-business. Les informations sont aisément collectées, stockées et livrées sur Internet, les extranets et les intranets. En outre, l'intégration totale aux solutions de production et de sécurité de BMC Software simplifie la gestion des informations depuis la planification du travail jusqu'à la livraison des informations. De véritables résultats Les documents et les rapports présentent un instantané en temps réel. Dans de nombreux cas, la consultation de documents et de rapports constitue le système de base pour communiquer des informations, qu'il s'agisse de documents imprimés ou électroniques. Les entreprises, notamment celles qui traitent des volumes de documents importants, ont besoin d'un outil de gestion capable de faire face à leurs impératifs métier quotidiens tout en répondant au flux d'informations. En outre, elles ont besoin d'un outil tel que CONTROL-D/WebAccess Server pour accéder aux informations en toute sécurité de façon à assurer la disponibilité de leurs aplications "e-vailability". Les coûts de traitement des éditions sont réduits et les avantages amplifiés avec l accés à Internet via n importe quel navigateur Web. Page 14

15 CONTROL-D for Distributed Systems apporte les avantages dont les entreprises ont besoin pour être performantes, grâce à une solution e-business prenant en charge les activités traditionnelles et facile à administrer, contrôler et utiliser. Disponible sur toutes les plates-formes, CONTROL-D for Distributed Systems unifie l ensemble des systèmes sur un site et offre une solution unique couvrant l ensemble des besoins de gestion de document. En outre, CONTROL-D for Distributed Systems est évolutif et permet à la solution d accompagner les changements de l'entreprise. L accès et la consultation des informations via le Web améliore grandement les communications entre les employés, les partenaires et les clients, ainsi que la productivité de l entreprise En outre, grâce à CONTROL-D/Subscribe Server, la qualité du service est également améliorée et la satisfaction des clients stimule les activités globales de l'entreprise. CONTROL-D for Distributed Systems relie le back-office au front-office et offre une solution complète et intégrée de gestion de documents. Il participe aux gains de productivité de tout le processus métier de l entreprise tout en diminuant les coûts et la complexité. Exploitant les technologies les plus récentes pour combler les manques d'un environnement distribué, CONTROL-D for Distributed Systems ouvre des opportunités aux entreprises soucieuses de profiter des progrès techniques pour promouvoir la croissance de leurs activités e-business. Vous aider à rester compétitif BMC Software Professional Services aide les entreprises à maintenir leur avance, grâce à un ensemble complet de services de conseil et de formation, conçus pour garantir la disponibilité permanente des applications stratégiques. Nos offres de services, packagées et personnalisées, optimisent le potentiel des produits, réduisent les risques inhérents aux projets, accélèrent le retour sur investissement et améliorent l exploitation. Le Service Assurance Center proposé par BMC Software est notre solution personnalisée haut de gamme, conçue pour permettre aux clients d atteindre une gestion de niveau de service. En outre, notre Support Client vous fournit la documentation et la réactivité aptes à assurer la continuité de vos activités. A propos de BMC Software BMC Software est le leader mondial des solutions d administration garantissant la disponibilité, la performance et la restauration des applications critiques des entreprises. Page 15

16 Sous le concept «Assuring Business Availability», BMC Software propose une offre complète de solutions qui permettent à nos clients, d une part, d assurer la continuité de service exigée par leurs utilisateurs, et d autre part, de surveiller et de contrôler la qualité du service rendu. Depuis 20 ans, les grandes sociétés internationales ont fait confiance à BMC Software pour la gestion de leur système d information. Figurant parmi les plus importants éditeurs de logiciels indépendants au monde, avec un chiffre d affaires d 1,5 milliard de dollars pour l année 2001 (1er Avril mars 2001), BMC Software est répertorié au classement Forbes 500 et à l'indice S&P 500. BMC Software Inc. dont le siège social est installé à Houston au Texas, est implanté partout dans le monde. Page 16

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18 Pour plus d'informations, visitez le site Internet de BMC Software à l'adresse BMC Software, les logos de BMC Software et tous les autres noms de services ou de produits de BMC Software sont des marques commerciales déposées ou des marques commerciales de BMC Software, Inc. Toutes les autres marques commerciales déposées ou marques commerciales appartiennent à leurs propriétaires respectifs BMC Software, Inc. Tous droits réservés /01

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