La gestion de l information en contexte

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1 ÉCOLE DOCTORALE Abbé Grégoire Conservatoire national des arts et métiers ÉQUIPE de RECHERCHE DICEN THÈSE présentée par : Noémie MUSNIK soutenue le : 30 novembre 2012 pour obtenir le grade de : Docteur du Conservatoire National des Arts et Métiers Discipline : Sciences de l information et de la communication La gestion de l information en contexte Enquête sur les pratiques informationnelles des ingénieurs-chercheurs d EDF-R&D THÈSE dirigée par : [ZACKLAD Manuel] Professeur titulaire de la chaire «Expressions et cultures au travail», en sciences de la communication, CNAM RAPPORTEURS : [HABERT Benoît] [IHADJADENE Madjid] JURY : [ZREIK Khaldoun] [IBEKWE-SANJUAN Fidelia] [RICARD Benoit] [MAHE Sylvain] Professeur de linguistique et informatique, École Normale Supérieure de Lyon Professeur en sciences de lʼinformation et de la communication, Université Paris 8 Professeur en sciences de lʼinformation et de la communication, Université Paris 13 Maître de conférence en sciences de lʼinformation et de la communication, Université Lyon 3 Ingénieur-chercheur en ingénierie des connaissances, EDF-R&D Ingénieur-chercheur en ingénierie des connaissances, EDF-R&D

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3 ÉCOLE DOCTORALE Abbé Grégoire Conservatoire national des arts et métiers ÉQUIPE de RECHERCHE DICEN THÈSE présentée par : Noémie MUSNIK soutenue le : 30 novembre 2012 pour obtenir le grade de : Docteur du Conservatoire National des Arts et Métiers Discipline : Sciences de l information et de la communication La gestion de l information en contexte Enquête sur les pratiques informationnelles des ingénieurs-chercheurs d EDF-R&D THÈSE dirigée par : [ZACKLAD Manuel] Professeur titulaire de la chaire «Expressions et cultures au travail», en sciences de la communication, CNAM RAPPORTEURS : [HABERT Benoît] Professeur de linguistique et informatique, École Normale Supérieure de Lyon [IHADJADENE Madjid] Professeur en sciences de lʼinformation et de la communication, Université Paris 8 JURY : [ZREIK Khaldoun] [IBEKWE-SANJUAN Fidelia] [RICARD Benoit] [MAHE Sylvain] Professeur en sciences de lʼinformation et de la communication, Université Paris 13 Maître de conférence en sciences de lʼinformation et de la communication, Université Lyon 3 Ingénieur-chercheur en ingénierie des connaissances, EDF-R&D Ingénieur-chercheur en ingénierie des connaissances, EDF-R&D

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5 Je dédie ce travail à Lisa, à Audrey, à Régis, à Aline, à Muriel. Illustration de la première page : Boule à facettes, Référence: < > [Consulté le 29 août 2012].

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7 7 Remerciements Si l écriture d une thèse a avant tout une visée scientifique, elle est une expérience individuelle, une expérience de confrontation avec soi-même. Mais c est aussi un chemin et des rencontres. Plus qu un travail de réflexion, cette expérience m est apparue comme un travail d introspection. L écriture de cette thèse s est étendue sur un temps plus long et plus difficile que celui imaginé au départ. Il a fallu faire le deuil d une époque, celle de la thèse, des idées et des observations qui n auront pas été retenues ; mais aussi renoncer à la thèse «idéalisée», au développement de quelques réflexions, aux lectures qui, fondamentales dans le cheminement de ce travail a un moment donné, ont été, dans l urgence, oubliées, écartées. Si l écriture fait advenir la recherche, elle correspond aussi à une certaine fermeture des possibles, elle oblige à renoncer à nombre de textes qui n existeront jamais. L écriture est l urgence du sens (Vidal, 1985). Il faut alors apprendre à se détacher de l idée qu on aura tout à l esprit au moment où on écrit (Becker, 2002). L idée d introduire très brièvement dans la thèse elle-même quelques réflexions sur son écriture est née de plusieurs échanges avec des amis ou de simples rencontres, qui traversent ou ont traversé cette expérience singulière, mais néanmoins partageable 1, toutes disciplines confondues. On se retrouve, au bout de quelques années de lectures, d expérimentations, d analyses, devant la nécessité de rendre compte de ce travail, de redévelopper les réflexions, pas à pas, de reprendre depuis le début, poursuivant des objectifs parfois flous ou même contradictoires. Montrer ce travail, le rendre accessible au jugement, à l évaluation par les pairs, confronter des approches théoriques aux problématiques concrètes d un terrain, d un groupe d acteurs. Mais aussi se rassurer soi-même sur l existence de ce travail, et sur son existence propre. Si l objectif assigné à l écriture est de rendre cohérent un travail empirique qui, lui, procède par tâtonnements, sans linéarité, ce processus s affirme entre la rigueur présidant au travail d écriture et l importance du hasard dans la rédaction. L écriture n est pas un processus linéaire. Cette dimension s observe probablement davantage dans l analyse qualitative, qui, en favorisant la réflexivité, nous conduit à reconnaître l importance du hasard dans la collecte des données et à admettre que l aléatoire intervient dans l enquête. Il m est alors apparu qu adopter une approche réflexive sur cette écriture, qui n a pas été sans difficultés, me permettrait de rationnaliser ce processus qui comporte une part non négligeable de contingences 2. La difficulté d écrire certaines parties provient d abord d une forme de susceptibilité sur ce que l on veut démontrer, lié à un problème de distance : on est «trop dedans». Dans la rédaction 1 Certaines séances du séminaire «Les aspects concrets de la thèse», animé par deux doctorants à l École des hautes études en sciences sociales (EHESS, Paris), suivies en 2009 et 2010, ont nourri cette réflexivité, allers et retours entre expériences individuelles et partagées. Je tiens à souligner la qualité de la séance consacrée au témoignage de Lamia Zaki, et la lecture de son article portant sur les enjeux et la pratique de l écriture en sciences sociales, «L écriture d une thèse en sciences sociales : entre contingences et nécessités», (Zaki, 2006). Depuis la rentrée universitaire 2010, le séminaire s est doté d un blog participatif, publié sur la plate-forme du Cléo : <http://act.hypotheses.org/>. 2 Je tiens ici à citer la lecture de l article de Michel Berry (2000), «Diriger des thèses de terrain», qui m a été suggérée par Brigitte Guyot à la fin de la première année ; cette lecture m a aidé à mieux appréhender certains problèmes ou interrogations que j ai rencontrés au cours de ce travail de recherche mené dans le cadre d une convention CIFRE.

8 8 REMERCIEMENTS d abord, sur ce sujet, manipulant des notions, des expressions, des termes sans cesse retournés et qui, à la fin, semblent vidés de leur sens. Ensuite on est «trop dans le terrain», trop proche des acteurs enquêtés, ce qui a pu renforcer quelques hésitations, quelques prudences dans l énoncé et dans l affirmation d une analyse. Le souci du détail masque alors l essentiel, le brouille et le rend moins évident. De même, assumer seule l interprétation de données empiriques n a pas toujours été évident. Cette difficulté, ou plutôt cette inquiétude quant à la solidité de la démonstration, dès lors qu il s agit de rendre compte et d interpréter des pratiques et des représentations, s est accrue avec la proximité importante avec le terrain, avec les acteurs enquêtés. Cette difficulté à rédiger les analyses, à les rendre explicites dans le but de systématiser la démarche provient également d une certaine «envie de tout comprendre» face à une situation, qui apparaît de plus en plus complexe. Ici encore, l inquiétude est née du sentiment d un manque de connaissance et de maîtrise des dimensions à la fois techniques (i.e. informatiques), économiques, politiques et philosophiques du sujet de cette recherche, que l actualité de la recherche et des développements technologiques dans ce domaine, le renouvellement accéléré des pratiques informationnelles, n ont fait que renforcer. Et puis il y a cette difficulté à dépasser le stade de l intuition, qui donne l impression de toucher les idées de loin, parfois de tourner autour. En rédigeant, il faut expliquer, expliquer une pensée, reformuler les hypothèses et ses arguments. Cette reformulation permet d introduire des nuances dans le raisonnement qui n apparaissaient pas à l origine, et de chercher à en maîtriser les articulations. Ces nuances, je n ai pas toujours réussi à les simplifier et elles se manifestent (trop souvent sans doute) dans ce volume, dans la longueur de certaines phrases, dans l hésitation quant au choix d une expression. Les relectures critiques, surtout dans les derniers mois de la rédaction, m ont beaucoup aidée : elles m ont encouragée à assumer davantage mes interprétations et certaines pistes d analyse poursuivies. De même, les rencontres et différents échanges au cours des colloques, congrès et manifestations scientifiques auxquels j ai eu l occasion de participer m ont aidée à progresser, à approfondir ou à remettre en question une approche. La thèse c est aussi, et surtout, un dialogue avec une communauté scientifique et je tiens à souligner la qualité des échanges que j ai eus avec quelques chercheurs de l EBSI (École de bibliothéconomie et des sciences de l information, Université de Montréal) ; même peu nombreux, ils ont beaucoup compté dans le cheminement de ce travail de recherche. Cette thèse est le résultat d un parcours de trois ans et demi où les formes d activités et d investissements intellectuels engagés ont été plurielles enquêtes, observations empiriques, retranscriptions, lectures, écritures de propositions de communication et d articles, présentations des travaux en réunions et séminaires en interne, rédaction de comptes rendus et de rapports. Ce travail m a aussi conduit à découvrir (et entrevoir) des univers : celui d EDF- R&D, celui des CNPE, celui d une grande entreprise industrielle. Un long travail, dont l aboutissement repose aussi, pour beaucoup, sur le soutien et les encouragements des personnes qui m entourent. Je remercie ici celles et ceux qui m ont accompagnée et soutenue dans cette aventure qui n était pas la leur.

9 REMERCIEMENTS 9 * * * Je remercie en premier lieu Manuel Zacklad, mon directeur de recherche, pour la confiance qu'il m'a accordée et les conseils qu'il m'a apportés durant ces trois années de recherches. Je remercie également, et surtout, Benoit Ricard, mon principal tuteur à EDF, pour sa présence déterminante, discrète et sans faille tout au long de ce travail, pour son écoute, sa patience, son sens de la précision. Ses remarques et ses suggestions avisées m ont aidé à clarifier de nombreuses réflexions amorcées dans ce travail. Je le remercie d avoir lu avec attention et critiqué ce texte et bien d autres, dont certaines approches n ont pas toujours relevé de ses domaines d expertise. Je souhaite ici lui exprimer ma profonde gratitude. Je tiens également à remercier Sylvain Mahé, qui a suivi cette thèse depuis ses débuts. Je le remercie pour l intérêt qu il a manifesté pour ce travail de recherche, pour sa lecture attentive de certains passages de ce texte, pour son sens de la discussion et son ouverture d'esprit. Je tiens également à saluer ici Philippe Haïk, qui a encadré ce travail durant ses dix-huit premiers mois. Je souhaite ici rappeler la dimension initialement collective de ce travail de recherche, ainsi que la place importante des réflexions développées par cette petite équipe de la compétence IK dans son cheminement et son orientation. Mes remerciements vont aux institutions qui ont apporté leur soutien matériel et financier à ce travail de recherche : l Agence nationale de la recherche technologique (ANRT) et surtout EDF-R&D à travers le département STEP, et en particulier les agents du groupe P1B. Ce travail n aurait pu être réalisé sans leur concours. Je les remercie de m avoir ouvert les portes de leurs lieux de travail et de m avoir aidé à comprendre leurs activités, qui relèvent de domaines d expertise, de recherche et de développement qui étaient loin de m être familiers et que je n aurais sans doute pas eu l occasion de connaître autrement. Je remercie aussi l'ensemble des agents de l'équipe P1B, pour son accueil et son atmosphère bien sympathiques. Parmi ces derniers, je tiens à remercier particulièrement Antoine de Chillaz, avec lequel nous avons partagé le bureau U204 durant ces trois années. Témoin de mes étonnements, de mes doutes et de mes joies, sa présence et son écoute attentives ont beaucoup compté dans cette expérience. Je tiens également à saluer le soutien d Arnaud Fourniguet, chef de l équipe P1B durant les deux premières années de cette thèse, les encouragements bienvenus d Alain Grassaud, de Nicolas Paul, de bien d autres. Je souhaite souligner en particulier le soutien et la présence de Jennifer Zarate-Florez, avec laquelle nous avons partagé en un sens cette expérience de thèse CIFRE tout au long de ces trois années. Je tiens aussi à remercier particulièrement Alain Ribière, qui a suivi avec attention l évolution de ce travail et m a aidé à appréhender l univers d EDF, ainsi que Guy Liger et Serge Maurin, personnages généreux et passionnants, qui constituent la «mémoire du département» et m ont conté nombres d anecdotes. Je tiens également ici à saluer le soutien du projet TIREX, à travers notamment Maryam Hoummani puis Roxane Huet, qui m ont permis d aller enquêter sur le terrain plus opérationnel du CNPE. Ce fut une expérience très enrichissante, et je regrette de ne pas avoir pu prolonger ces observations et approfondir ce travail d analyse. Je remercie également l équipe Link à Clamart, à travers Aurélie Renard, Christine Derouet et Marc Parent, qui ont manifesté de l intérêt pour mes travaux de recherche. Nos échanges ont

10 10 REMERCIEMENTS nourri quelques unes des réflexions ici présentées, et ont donné une perspective concrète à mes travaux. J espère qu ils trouveront dans ce travail des éléments qui nourriront leurs réflexions. Ce travail a été associé au projet ANR MIIPA-Doc et je tiens à saluer l'ensemble des partenaires qui ont accompagné le projet, au début, au milieu, à la fin : Manuel Zacklad, Aurélien Bénel, Orélie Desfriche-Doria, Jean-Pierre Cahier, L Hédi Zaher, Gilles Bertin. Je tiens également à remercier Yves Marleau, Inge Alberts, Jennifer Schellinck, de la société Cogniva, qui m ont accueillie dans leurs locaux à Gatineau, au Québec. Ce travail a profité de vos expériences et de nos échanges. Un mot pour les membres de l équipe DICEN du CNAM, dont les réflexions échangées au cours des séances bi-trimestrielles du séminaire et autres journées d études ont alimenté quelques réflexions. Je remercie notamment Orélie Desfriches-Doria et Emma Bester pour leurs soutien et encouragements, ainsi que Brigitte Guyot, qui m a conseillée au début de la rédaction de ce travail. J'aimerais également rendre ici hommage à Nadia Raïs, pour ses encouragements ainsi que son encadrement lors de mon premier travail de réflexion mené en sciences de l information, au cours de mon mémoire de fin d étude (INTD). J évoquais plus haut l importance des rencontres durant ces trois années de recherche. Il en est une, plurielle, qui a été fondamentale dans ce parcours, je pense à l École de bibliothéconomie et des sciences de l information (EBSI) de l Université de Montréal, et en particulier à Sabine Mas et à Michèle Hudon, qui m ont offert l occasion de présenter mon projet de recherche lors du séminaire doctoral au printemps Je les remercie de ces échanges enrichissants et pour l intérêt qu elles ont manifesté pour mes travaux de recherche. Leur rigueur intellectuelle a été pour moi une source d inspirations, Je salue également les enseignantes-chercheures Dominique Maurel et Christine Dufour, avec lesquelles j'ai eu le plaisir d'échanger sur la dimension méthodologique de ma recherche au cours d'une séance de travail, au début de la thèse ; des conseils qui m'ont été utiles par la suite. C est à l EBSI que j ai fait la connaissance d Aline Crédeville, également doctorante en sciences de l information, dont le soutien a été précieux et sans faille au cours de ce parcours. Cette rencontre amicale et intellectuelle a été déterminante dans cette aventure. Je tiens également ici à exprimer mes remerciements aux doctorants et post-doctorant en sciences de l information, Talal Zouhri, Céline Brun-Picard, Thibault Hulin, ainsi qu à Valentine Frey, que j ai rencontrés et retrouvés à l occasion de congrès, journées d étude et autres manifestations scientifiques, notamment celles organisées par la Société française des sciences de l information et de la communication (SFSIC). Leur conseils, à des moments clés de ce parcours, m ont été utiles. Un immense merci à toutes celles et ceux qui ont eu l extrême gentillesse et la disponibilité de relire quelques passages de ce texte ou des précédents. Merci particulièrement à Audrey Orillard, Mathias Dreyfuss, Régis Schlagdenhauffen, Anne Joly, Gilbert Musnik, Salima Naït- Ahmed, Jérémie Gauthier, Lisa Lévy, Arthur Katossky, Muriel Mille, Alain Ribière, Antoine de Chillaz, Julien Laflaquière, Brigitte Guyot, pour le temps et l attention qu ils y ont consacré. Qu ils trouvent ici l expression de ma profonde reconnaissance. J adresse mes plus grands remerciements à mes parents, Sara Yontan et Gilbert Musnik, ainsi qu à ma sœur Véra, pour leur soutien et leurs encouragements constants. Merci à mes ami-e-s,

11 REMERCIEMENTS 11 pour leur présence et leur compréhension tout au long de cette expérience, dans les moments heureux comme dans les moments plus difficiles, qui ont jalonné cette expérience, merci particulièrement à Lisa, Audrey, Régis, Nora, Wladimir, Aline, Muriel, Julie, Yona, Charlotte, Claire, Léo, et bien d autres d avoir été là, d être là. Merci également à Erdal Kaynar, Yannick Delbecque et Roger Kohn, qui m ont encouragée dans une période où le sens m échappait. Enfin, ce travail doit beaucoup à celles et ceux avec qui j ai partagé cette expérience de la thèse, des soutiens fondamentaux, des sources d inspiration, des encouragements constants, mes pensées s adressent tout particulièrement à Lisa Lévy, Audrey Orillard, Régis Schlagdenhauffen, Aline Crédeville et Muriel Mille. C est à eux que ce travail est dédié. Paris, le 15 septembre 2012 Pour la version finale, je remercie Doriane Ibarra, Brigitte Guyot, Claire Scopsi et Alexandre Girard pour leur lecture attentive et leurs corrections, ainsi que l ensemble des membres du jury, particulièrement les rapporteurs de cette thèse, Benoît Habert et Madjid Ihadjadene, d avoir accepter d examiner et d évaluer ce travail. Paris, le 27 novembre 2012

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13 13 Résumé La question du contexte occupe une place centrale dans l observation et l'étude de tout phénomène. Associée à la recherche d information la notion de contexte est de plus en plus mobilisée dans les domaines des sciences de l information, de l ingénierie des connaissances, des sciences cognitives et de l informatique. En effet, le sens d'une expression linguistique, la lecture d un document, la stratégie mise en œuvre dans l activité de recherche d information, le raisonnement adopté dans l opération de classement d un document, le choix d avoir recours à tel dispositif, varient fortement d'un contexte à l'autre. Mais que faut-il entendre exactement par contexte? Comment le définir? Le contexte est-il assimilable à la notion de situation? À la notion d'usage? Voici quelques-unes des questions qui sont traitées dans ce travail, qui cherche à appréhender l environnement informationnel d un groupe professionnel donné : les ingénieurs-chercheurs d une équipe d EDF-R&D. Pour ce faire, nous cherchons à cartographier cet environnement, à le comprendre, en interrogeant notamment la construction du sens en contexte. Notre contribution cherche ainsi à éclairer l environnement informationnel de ce groupe d acteurs et propose quelques axes de réflexion pour accompagner la construction d une démarche instrumentée de gestion de l information en entreprise. Ce travail associe différents acteurs (chercheurs et ingénieurs) et participe à un projet de recherche appliquée (ANR MIIPA- Doc 3 ). Il accompagne ainsi la conception d une solution logicielle qui explore l approche de la classification et de la navigation par facettes, et s inscrit dans la mouvance des outils collaboratifs, dont le principe consiste à impliquer l acteur dans les opérations de classification et de «marquage» des documents qu il produit, manipule et classe dans le cadre de ses activités professionnelles. Mots-clés : analyse de l activité, classification à facettes, contexte, EDF, environnement informationnel, gestion de l information, ingénieurs-chercheurs, organisation des connaissances, pratiques informationnelles, recherche d information 3 ANR MIIPA-Doc : n 2008 CORD

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15 15 Abstract Assuming that workplace significantly affects information seeking and information management patterns, this study explores accessibility and management of information sources among a group of research engineers. The study analyses how these engineers, who belong to the R&D entity of a major energy group, require, search and manage information sources in given professional contexts. Furthermore, it strives to identify the contextual factors that shape information practices. This empirical study is based on a qualitative approach: following exploratory inquiries, semi-structured interviews and observations were conducted with 15 actors in their proper workplace. Our integration within the team facilitated the participant observation stance. The study provides an analytic cartography of the various components of the organizational and informational environments whereby the activities and tasks of the above mentioned actors take place. A wide range of practices has been identified via interviews but also through the activities and work rhythms observed. An appreciative framework has been developed to analyze the practices of access to information produced and used in a professional context; it underlines the contextual factors that may become driving dimensions to support an innovative perspective on information management structures. The study attempts to provide an innovative approach for the analysis of information practices in contexts, oriented toward the design of a facetted and collaborative information management system 4. INTRODUCTION Background The all-digital environment disrupts most professional activities, imposing major adjustments, chiefly a transformation of information practices and behaviours. It leads to the renewal of theoretical frameworks as well as methods and paces developed by the disciplines that study the information phenomena. While information practices (accessibility and research among all) have been the subject of an increasing number of studies for the past fifteen years, giving rise to several theoretical models and methodological approaches, most research has been developed on students samples (Saracevic, 2007). With the omnipresent use of Internet and information technologies available among every social groups in everyday life, cases studies have been extended to other populations and environments, namely to individuals at work. Thus, the population of engineers is more and more studied in information science (Case, 2002; Cheuk, 1999; Fidel and Green, 2004; Robinson, 2010; Yitzhaki and Hammershlag, 2004; Freund, Toms and Waterhouse, 2005). Granted that workplace significantly affects information seeking and information management patterns, this study explores accessibility and management of information sources among a group of research engineers at the Research et Development (R&D) division of EDF, a major energy group, which produces, transports, and distributes electricity. The study attempts to 4 Cet abstract reprend l article court publié dans les actes électroniques de la 75 ème Conférence annuelle de l Association américaine des sciences et technologies de l information/ 75 th Proceedings of the Annual Meeting of the American Society for Information Science and Technology ASIS&T 2012, October 28-31, 2012, Baltimore, MD, USA, vol. 49.

16 16 ABSTRACT examine how these engineers require, search and manage information sources in given professional contexts. The focus is on increasing our understanding of the information practices of professionals in their work environments. This study is part of a doctoral research project, and contributes to a program of applied research. This program brings together researchers and engineers and aims to provide new methodological and instrumental collaborative approaches to enhance information management and access in given professional environments. Problem statement This research project aims at understanding how research engineers meet their information needs according to their specific information use environment. It analyzes their information requirements and practices in everyday working situations. To do this, we shall focus on the following research questions: What situations do research engineers encounter in their professional tasks and activities? What information needs do they express in the context of their problem situations? What information sources support their information practices and behaviors? As an attempt to answer these questions, the study aims to provide an analytic cartography of the various components of the organizational, infrastructural and informational environments where the activities and tasks of the investigated group take place. Leading to a better understanding of their information practices, one of the goals is to identify the contextual factors that affect, influence and shape their practices. Finally, these findings are expected to lead to an innovative approach for the analysis of information practices in contexts, oriented towards the design of a facetted information management system, in which each facet corresponds to a context of activity. THEORETICAL FRAMEWORK Information practices The notion of information practices is polysemous and its perimeter varies according to the fields that approach it. Based on the work of Chaudiron et Ihadjadene (2010), this notion refers to the different ways an individual effectively mobilizes the devices, informational sources, cognitive and informational skills, in different situations of production, use, management, research, access and evaluation of information (Arsenault, 2006; Simonnot, 2007). Without seeking to isolate these situations, nested one inside the other, the focus here is on the practices of access to information produced and used in a professional context. Since the 1980s, several theoretical models have been developed to explain information practices (mostly concentrating on the accessibility process). An overview of these works, published by ASIST in 2005 (Fisher, Erdelez, and McKechnie, 2005) emphasizes the shift from a perspective that focuses on the process and its decomposition into tasks (Bates, 1989; Järvelin et Ingwersen, 2004) or stages (Ellis et Haugan, 1997; Kuhlthau, 1991), to a more global perspective integrating various elements of the professional context (Ellis and Haugan, 1997;

17 ABSTRACT 17 Taylor, 1991) including technical and procedural rules of organization (Leckie, Pettigrew, et Sylvain, 1996; (Leckie and al., 1996; Rosenbaum, 1996; Savolainen, 2008). Studying patterns in information access practices means trying to understand what the individuals are doing and how they do it. Following this perspective, which manifested itself in the activity theory approach (Metzger, Moriset, and Palermiti, 1998), what needs to be examined are the specific activities of individuals at work, and how they mobilize information technological devices, in order to complete their tasks. The shift from an analysis of processes to an analysis of practices requires exposure to the sociological approach (Arborio, Cohen, and al., 2008), to better understand the contextual and cultural dimensions of those practices (Choo, Detlor, and Turnbull, 1999). We face here a conceptual paradigm shift: we should no longer consider the user as an isolated individual facing a technologic device or interacting with computer screens, but we should consider the actor-user resituated in a socio-historicoprofessional context, encompassing its cultural and linguistic dimensions (Järvelin et Ingwersen, 2004 ; Kumpulainen et Järvelin, 2010). The context The user-centered paradigm emphasizes the information practices as a cognitive process that takes place within specified situations and contexts (Vakkari, Savolainen, and Dervin, 1997). However, defining the concept of context is quite a challenge, referred to as trying to tame an unruly beast in (Dervin, 1997). In the humanities and social sciences, it is common to talk about context simply as a set of factors outside a text, determining its interpretation. Transposed to the discipline of information science, this idea leads to consider context, in a very general perspective, as any background for information phenomena (Johnson, 2003; Talja, Keso, et Pietiläinen, 1999). To paraphrase (Kari and Savolainen, 2007) context is all the things, which are not an inherent part of information phenomena, but which nevertheless bear some relation to them; without context, information phenomena lose their meaning. As an essential component for understanding information seeking, use, needs and management practices, the notion of context receives an ever-growing attention by researchers in information science. Although there is a general agreement that context constitutes a frame of reference for information practices (Vakkari et al., 1997), conceptualizing it for the study of information needs, seeking, and use remains problematic (Johnson, 2003). What it means, what it includes, what role(s) it plays in information practices and in interactive systems; how such a frame should be established by or for the actor group under study or how it operates with regard to information practices. (Courtright, 2007) examines how context has been conceptualized in the current INSU empirical studies, and compares existing models and typologies of contextual factors for the analysis of information practices. Research into context highlights a user-centered perspective to the study of information practices that emphasizes real users with actual information needs prompted by situations arising in daily activities (Kuhlthau et Vakkari, 1999); it calls therefore for a methodology that leads to qualitative approaches.

18 18 ABSTRACT METHODOLOGY Approach and procedures Our study is based on a qualitative approach, which enables to obtain more diverse data on specific and contextualized situations (Miles and Huberman, 2003). Conducted in 2010 and 2011, this research entails a three-phase methodology: By the study of 15 research engineers, we first conveyed a thorough examination of the tasks and activities of the investigated sample group. We aim at positioning them in their respective professional and organizational environments. From the analysis of their tasks and activities, the second phase consisted of the observationof the current information sources access and management practices in their respective professional contexts. A particular attention was paid to the strategies deployed by the actors and the difficulties they encountered. In relation to their tasks and activities, the aim was to identify their needs in order to have a better understanding of the strategies they used when looking for information and the ways they organize and manage them. The third phase is the applied dimension of the study: it aims to exploits the explored approaches and obtained results in the design of digital information sources work environment for optimizing information sources management through social tagging in order to facilitate their access. Participants Presentation of the case study The group under study is a team of research engineers affiliated to the R&D division of EDF. EDF is a global energy company covering all major electricity activities: production, transmission and distribution, trading and marketing. EDF R&D is a corporate entity dedicated to research and development activities for EDF. The mission statement of EDF-R&D is to mobilize expertise to support operational entities, conduct research and develop methodological tools to improve operational performance of the Group divisions and entities, pave the way for the future and establish new growth drivers for the EDF-Group. It holds 15 departments, which provide and maintain specific knowledge and skills in various domains. Our study involved one team within an EDF R&D Department. This team holds a staff of 25 people within the Simulation and information Technologies for Power generation systems department, which focuses on the improvement of the production sector. This team encompasses three skills: knowledge management, dynamic systems and signal and image processing. These skills are meant to be disciplinary and transverse, insofar as they contribute in projects in various fields of EDF activities (esp. energy production), and are not related to a specific domain (nuclear, hydraulic or thermal). The mission of the team is defined as the development of methods, tools and functions for optimizing process control and expertise, that is to say for operational entities. Such a team appears as characteristic of tertiary support and engineering activities with a strong technical component. Data collection and data analysis This study deployed two data collection techniques: semi-structured interviews, and in situ observations, i.e. in situations of searching for information sources and managing them in their

19 ABSTRACT 19 proper workplace (Chapoulie, 2000). As mentioned previously, this work is part of a doctoral research project that supported participant observation posture: the three-year integration into the R&D team allowed us to follow the research engineers activities in their organizational and professional environments and rhythms. This involvement enabled the appreciation of the infrastructural and informational environment and a better understanding of the issues of the team under observation. The axes of semi-structured interviews were progressively constructed, from a preliminary exploratory inquiry, conducted at the beginning of Some changes were then introduced and several questions added or rephrased. It included questions concerning sociological variables, narration of activities, and information sources used, searched and managed in given infrastructural environments (existing devices, platforms, software, applications that support or are meant to support the different activities and tasks). The interviews also involved questions related to the various classification systems in use: personal classification schemes and those shared between colleagues, as well as the institutional classification schemes. FINDINGS The study allowed a thorough understanding of the organizational, professional and informational environments of the research engineers surveyed. This then led to characterize their activities as well as the information sources produced, searched and used. Activities and informational environments Activities of research engineers may relate to three complementary axes: Implementing scheduled activities, including technical contribution and project management activities Preparing and planning future activities, including identification of potential objectives and building up activity programs and projects Maintaining, updating and developing relevant skills, including technology watch, identification of scientific priorities, and establishing efficient partnerships. These activities imply different kinds of relationships with several actors. We can outline a hierarchical relation within the team, department and R&D management. This line of management handles skill continuation and careers. Technical activities are accomplished within projects, for which responsibilities towards a project manager and a client are defined. Program comities arbitrate between proposed activities in order to allocate material and human resources. Some activities are integrated within partnership protocols; this implies a specific line of reporting and guidance. Other supporting structures might also interact with R&D activities: finances, IT, etc. This results in a somewhat complex network of activities. Yet, R&D organization and processes remain conveniently flexible: they focus on a limited number of key stages and products, providing researchers with a significant latitude and empowerment. Documents issued within the aforementioned activities therefore refer to different types, such as: accounts and activity supervision documents, reports and syntheses, which often constitute project deliverables, scientific publications, contractual, financial and trade documents,

20 20 ABSTRACT working documents (individual work-in-progress notes, as well as internal presentations, publications and accounts), technical specification (computer programs, source code). Management and uses of different possible categories of documents implies accessing quite a number of information support devices, among which: central electronic document management system, for patrimonial documents and reports; department document management tool, for activity and meeting reports; asset management tool, for project tracking and financial documents; project-specific data management tools; ; corporate Intranet; external sources (e.g. Internet); shared and individual storage units. These different environments entail different circuits for managing, sharing, validating, storing, retrieving documents and different protocols for authentication and access. Figure 1 gives a schematic representation of this environment. Figure 1: Schematic representation of the information environment of research engineers Needs, situations and practices The preceding figure outlines the decomposition of information practices along two directions: on one hand the production of documents, which includes classification and storage, and on the other hand search and access to existing documents. When dealing with production of documents, a strong distinction appears between documents that belong to a well-defined process, for which format, structure, validation workflow and storage structures are pre-defined, and provisional or working documents (working documents, personal notes, annotations over an existing document). Choices for storing and keeping track of the latter documents are often left to the people who use them. Nevertheless, it should be noted that even well-structured, process-based documents often exist in less formal, preexisting working papers or personal notes.

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