Le président. bm/er/n /gr. Strasbourg, le 20 octobre Recommandé avec A.R

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1 Le président bm/er/n /gr Strasbourg, le 20 octobre 2005 Recommandé avec A.R Objet : Notification du rapport d observations définitives relatif à l examen de la gestion de la maison de retraite médicalisée "le Séquoia" d'illzach au cours des exercices 1996 et suivants. PJ : 1 Monsieur le directeur, Par lettre du 1 er août 2005, j'ai porté à votre connaissance le rapport d'observations définitives de la chambre régionale des comptes concernant la gestion de la maison de retraite médicalisée "le Séquoia" d'illzach. Aux termes des articles L du code des juridictions financières, vous disposiez d'un délai d'un mois pour adresser au greffe de la chambre, une réponse écrite à ces observations définitives. A l'issue de ce délai, aucune réponse de votre part n'est parvenue au greffe. Je vous notifie le rapport d'observations définitives retenu par la chambre. Ce rapport devra être communiqué par vos soins à l assemblée délibérante dès sa plus proche réunion. Il devra faire l objet d une inscription à l ordre du jour de cette assemblée, être joint à la convocation adressée à chacun de ses membres, et donner lieu à un débat. En application de l article R du code précité, ce rapport sera communicable aux tiers dès qu aura eu lieu cette réunion de l assemblée délibérante. Afin de permettre le contrôle du caractère communicable de ces documents, je vous invite à me faire connaître la date de cette réunion. Monsieur Gilbert HOFERER directeur de la maison de retraite médicalisée "le Séquoia" 1a, rue Victor Hugo ILLZACH-MODENHEIM

2 Enfin, je vous précise qu'en application des dispositions de l'article R du même code, le rapport d'observations définitives est transmis au préfet et au trésorier-payeur général du département du Haut-Rhin. Je vous prie d'agréer, Monsieur le directeur, l'expression de ma considération distinguée. Olivier ORTIZ

3 1. LA SITUATION FINANCIERE L examen de la situation financière de la maison de retraite «Le Séquoia» à Illzach- Modenheim a porté sur la période 2000 à Il ne soulève pas d observation majeure. Le budget a, en effet, enregistré en 2003, 2,5 M de recettes de fonctionnement, en progression de 21 % par rapport à l exercice Les dépenses de fonctionnement ont pour leur part moins augmenté (+14%), pour atteindre 2,3 M en 2003 et les charges de personnel se sont limitées à une progression de 10 %. L excédent cumulé de ainsi dégagé par le budget de fonctionnement à la fin de l année 2003 doit cependant être relativisé. Il provient pour partie de la modification de la tarification qui a procuré davantage de recettes à la maison de retraite. Celle-ci a, dès lors, été autorisée à créer des postes budgétaires qui n étaient pas encore pourvus à la fin de l année En conséquence, l établissement dispose d un fonds de roulement net global suffisant pour financer le cycle d exploitation. La trésorerie, qui s élève à au 31 décembre 2003, représente 138 jours de fonctionnement. La section d investissement est essentielement financée par les amortissements. Elle n enregistre pas de dépense majeure sur la période examinée. Les dépenses les plus importantes ont été effectuées en 2001 à hauteur de dans le but de construire un logement de fonction. L établissement reporte, d année en année, un résultat d investissement consolidé significatif qui atteint en Ce report laisse à l établissement une marge de manœuvre en matière d investissement. L ordonnateur en poste a fait savoir que l établissement, de construction récente, ne nécessitait pas de gros travaux dans l immédiat. Le budget de la maison de retraite n a pas à supporter de remboursement de dettes à long terme, l en-cours de la dette étant actuellement résiduel. L établissement est locataire des bâtiments construits en 1994 par la commune d Illzach-Modenheim qui facture, en contrepartie de la mise à disposition des locaux, un loyer de par an. 2. LA RESTAURATION COLLECTIVE La capacité de production initiale de la cuisine était de 150 repas par service, mais les équipements sont actuellement utilisés pour la préparation de 500 repas. La maison de retraite a choisi de mettre les locaux de la cuisine à la disposition d une société de restauration qui prépare les repas pour les résidents et les personnels de la maison de retraite, mais également pour les résidents du foyer des personnes âgées «Les Cygnes», le portage de repas à domicile, la livraison de repas à une halte-garderie et une école primaire. 1/6

4 2.1 La confection de repas au bénéfice des jeunes enfants Sans méconnaître l intérêt pratique que comporte la confection de repas dans la cuisine de la maison de retraite pour les livrer dans des lieux situés à proximité, la chambre relève qu en mettant sa cuisine à la disposition d une société de restauration privée pour la confection de repas à des organismes extérieurs, l établissement s écarte de ses missions statutaires. En effet, en vertu de l article L du code de l action sociale et des familles, les établissements hébergeant des personnes âgées dépendantes «accueillent des personnes âgées ou leur apportent à domicile une assistance dans les actes quotidiens de la vie, des prestations de soins ou une aide à l'insertion sociale.» Ces dispositions, interprétées strictement par la juridiction administrative 1, excluent la restauration des enfants accueillis dans les haltes-garderies ou scolarisés dans les écoles primaires. 2.2 Le marché de restauration L établissement et la société de restauration sont liés par un marché public conclu en 1996, puis renouvelé en 1999 et La prestation principale, consistant à préparer des repas, est assortie de prestations complémentaires, telle que la formation du personnel de cuisine de la maison de retraite ou l animation du temps libre des résidents. La maison de retraite doit faire face à une augmentation régulière du nombre de repas à fournir pour l extérieur. En effet, le nombre de repas prévu pour l extérieur s élève pour le marché applicable au 1 er janvier 2002 à 4500 pour le portage, 8000 pour les haltes-garderies et pour les scolaires alors que 3 ans auparavant la prévision était de 1500 pour le portage, 1500 pour les haltes-garderies et pour les scolaires. Le total prévisionnel de repas pour l extérieur est ainsi passé de à repas, soit une augmentation de 65 %. Lors de la mise en concurrence relative au marché en cours, l établissement a demandé aux candidats de mettre à disposition de la maison de retraite un responsable devant agir comme gestionnaire du service de restauration et conseiller technique du directeur. Les cahiers des charges demandaient en outre aux candidats de proposer des actions de formation, de préciser leur action dans le cadre du programme d animation de la restauration de l établissement et de son projet de vie. Cette interrogation des candidats ne pouvait constituer un élément de la définition des besoins de l établissement et son imprécision a conduit les candidats à faire des propositions diverses quant à la formation et à l animation prenant la forme de variantes qui n étaient pas prévues par les cahiers des charges. C est ainsi que le titulaire du marché a été retenu notamment parce qu il répondait aux critères définis en mettant une animatrice à mi-temps à la disposition de la maison de retraite. Le code des marchés publics, alors en vigueur, prévoit, dans son article 279 bis, qu une variante ne peut 1 Avis du conseil d'etat du 7 juillet 1994 ; CAA Nantes, 29 mars 2000, centre hospitalier de Morlaix. 2/6

5 être prise en compte que lorsqu elle est expressément prévue par l appel d offres, ce qui n'était pas le cas. Par ailleurs, l article 6 du cahier des clauses techniques particulières stipule qu «il sera demandé au titulaire une participation pour occupation de la cuisine et utilisation des fluides, calculée au prorata du nombre de repas à l exclusion des petits déjeuners servis au profit d organismes extérieurs». En réponse à cette clause, la société retenue a proposé une indemnité par repas ou un chef cuisinier en plus du gérant. Cette alternative, qui peut être considérée comme une variante, n était pas non plus strictement prévue par les cahiers des charges. La commission d appel d offres s est réunie les 27 août et 14 septembre 2001 pour procéder au choix du titulaire du marché. Le procès-verbal fait apparaître la participation de 5 personnes alors que le code des marchés publics prévoit que la commission d appel d offres est constituée de trois personnes. En fait, la commission a été élargie à des représentants de la commune et de l association des haltes-garderies. La composition de la commission d appel d offres était donc irrégulière pour désigner le titulaire d un marché conclu par la maison de retraite. Le directeur de l établissement a fait savoir que la composition de commission d appel d offres était désormais conforme à la réglementation. La diversité des propositions a conduit à l élaboration de plusieurs tableaux de présentation des offres pour chacun des candidats sans que les modalités de confection aient pu être reconstituées au cours de l instruction. Bien que les membres de la commission d appel d offres aient participé à la rédaction des cahiers des charges et soient parties prenantes dans le marché signé avec le prestataire de services, la chambre régionale des comptes n est pas certaine que les membres de la commission d appel d offres ont bien pris leur décision en connaissance de cause, notamment au regard du montant des offres. 2.3 La connaissance des coûts Le prix de la prestation de l offre retenue comprend une rémunération forfaitaire, équivalant aux frais de personnel et d exploitation de la société de restauration, à laquelle s ajoute un prix unitaire correspondant aux denrées alimentaires. Ainsi, pour tous les repas préparés dans la cuisine de la maison de retraite, le prestataire facture un forfait global mensuel (frais de personnel et d exploitation) et un prix unitaire par repas couvrant le prix d achat des denrées alimentaires. Pour ce qui concerne les repas préparés pour l extérieur, la maison de retraite paie les repas à la société de restauration puis les refacture aux bénéficiaires. La société de restauration indemnise la maison de retraite pour chaque repas préparé pour l extérieur en versant une participation unitaire pour les fluides et en mettant à disposition un cuisinier en lieu et place du 3/6

6 versement d'une participation financière comme dédommagement pour le personnel de cuisine de la maison de retraite impliqué dans la préparation des repas pour l extérieur. Le montant de l indemnisation de la maison de retraite pour les repas confectionnés pour l extérieur ne repose pas sur la base des coûts réels engendrés par la préparation des repas supplémentaires en raison de l absence de postes de comptage des fluides, mais sur la proposition faite par le titulaire du marché dans son offre. La direction de la maison de retraite s est déclarée dans l incapacité de calculer le coût de production d un repas, hors denrées alimentaires. Il n est donc pas possible de s assurer que les repas confectionnés pour l extérieur ne représentent pas, pour la maison de retraite, une charge qui ne serait pas intégralement couverte par l indemnisation versée par la société de restauration. Une facture mensuelle récapitule les repas servis durant le mois pour la maison de retraite et pour les différents services extérieurs. Elle est accompagnée d un avoir rela tif à l indemnisation de la maison de retraite pour les repas que la société de restauration confectionne pour l extérieur. Or, le nombre d indemnités par repas ne correspond pas au nombre de repas confectionnés pour l extérieur dans le mois, en raison d un décalage dans le mode de comptabilisation. Il n a pas été possible au cours de l instruction de vérifier l exactitude des avoirs. La chambre recommande de faire coïncider les périodes de facturation des repas et celles relatives aux reversements d indemnité afin de faciliter le contrôle des factures. Le coût global unitaire du repas en 2002 a été évalué en concertation avec le directeur de la maison de retraite. Il a été arrêté à 5,31 compte tenu des factures payées à la société de restauration pour repas, des amortissements des équipements, des frais de personnel et de maintenance des matériels de cuisine. Il n a, en revanche, pas été tenu compte des fluides, en raison de l absence d évaluation. Les prix du marché sont révisables annuellement. La formule de révision ne comporte pas de part fixe alors que l arrêté n 81-53/A du 30 décembre 1981 imposait une part fixe d au moins 15 % dans la formule de révision de prix pour atténuer les variations des indices. Le décret n du 23 août 2001, en vigueur à compter du 9 septembre 2001, a renouvelé cette obligation à hauteur de 12,5 %. En mettant sa cuisine à la disposition d une société de restauration privée pour la production de repas à destination d organismes extérieurs, la maison de retraite participe à une activité industrielle et commerciale qui devrait être assujettie à la TVA. Or, la maison de retraite ne tient pas de compte TVA pour cette activité et s expose à un redressement fiscal en cas de contrôle de la part des services fiscaux. 4/6

7 2.4 Le cahier des grammages En annexe au marché se trouve un cahier des grammages nets et des fréquences pour chaque site de restauration qui fait partie des documents contractuels. Ces documents indiquent notamment la fréquence des différentes catégories d aliments sur une période de 5 semaines. Les fréquences ont été rapprochées de deux séquences de menus de cinq semaines : du 1 er mars au 4 avril 2002 et du 5 avril au 9 mai Ainsi, alors qu il est prévu de servir de la viande de première catégorie 16 fois sur 5 semaines, elle n apparaît sur les menus que 7 fois lors de la première séquence de 5 semaines et 10 fois lors de la deuxième. Les charcuteries et les viandes de catégories moins onéreuses remplacent les viandes de première catégorie. Par ailleurs, le menu prévoit un plat de remplacement pour le soir. Il apparaît que le repas du dimanche soir est systématiquement une assiette de charcuterie et le plat de remplacement une assiette de charcuterie. A ce titre, la variété des menus est donc critiquable et on ne peut pas dire qu il y a un plat de remplacement le dimanche soir. Même si le cahier des grammages fait apparaître dans son préambule que ses dispositions ont une valeur indicative, celui-ci figure au nombre des documents contractuels constituant le marché et la souplesse dont fait preuve la société de restauration pour l élaboration des menus en concertation avec les commissions des menus ne doit pas empêcher la maison de retraite de veiller au respect des cycles des catégories d aliments qui n est pas incompatible avec une définition des menus concertée et adaptée aux différents commensaux. La chambre régionale des comptes ne peut qu encourager la maison de retraite à contrôler son prestataire avec vigilance. 3. CONTRAT D ENTRETIEN AVEC UN FRIGORISTE La maison de retraite a conclu avec un frigoriste un contrat pour l entretien des matériels de réfrigération, de cuisson, de laverie et de climatisation, prenant effet le 1 er janvier Le contrat, renouvelé annuellement par tacite reconduction, détermine les prestations servies en contrepartie d une redevance annuelle de 1 932,29 TTC ( F) : - l identification des matériels par une étiquette ; - le relevé de tous les matériels à saisir dans le programme informatique de l entreprise ; - le diagnostic précis sur l état général des matériels avec compte rendu et devis ; 5/6

8 - la mise en place d un carnet d entretien ; - une visite annuelle d entretien. Selon les termes du contrat, le prestataire de service s engage à intervenir en dehors des visites normales sur les matériels et installations prévus au contrat aux conditions suivantes : «les délais seront les plus brefs possibles, une certaine priorité sera donnée par rapport aux clients n ayant pas de contrat». Le prestataire ne s engageant pas sur un délai d intervention, il ne s engage pas plus qu un autre fournisseur. En définitive, les frais de déplacement, la main d œuvre et les pièces détachées n étant pas compris dans la redevance annuelle, la visite annuelle des installations est bien cher payée, une fois le premier diagnostic établi. En contrepartie, le fournisseur a bénéficié d une tacite exclusivité pour l entretien des matériels de 1999 à Sans mettre en cause la qualité des services rendus par la société prestataire, la chambre régionale des comptes relève que la maison de retraite n a pas mis à profit la signature du contrat pour imposer un délai d intervention à son prestataire. 4. LA GESTION DE LA TUTELLE DES RESIDENTS Un agent administratif de la maison de retraite était chargé de la gestion des biens des personnes placées sous tutelle jusqu à la suppression du poste. Afin d alléger la charge de travail, la maison de retraite d Illzach a demandé à l association haut-rhinoise d aide aux personnes âgées (APA) de prendre en charge la gestion des biens de ses résidents à chaque fois que le juge des tutelles aura désigné l association comme gestionnaire. Par une convention du 1 er janvier 2003, la maison de retraite s est engagée à verser la somme de 68,27 par dossier ouvert et par mois à l association haut-rhinoise des personnes âgées. Le décret n du 15 février 1969 modifié prévoit que le gérant de tutelle peut être une personne autre qu un préposé de l établissement. Au nombre des catégories de personnes autorisées à gérer les biens des incapables majeurs se trouvent les associations reconnues d utilité publique telle que l APA. En revanche, le même décret précise que la rémunération du gérant est due pour la gérance par l incapable majeur. Ainsi, la maison de retraite a pris en charge une dépense qui ne lui incombe pas. Cette charge représente annuellement un peu plus de pour la gestion des biens de cinq personnes placées sous tutelle par le juge. L'établissement a été invité dans les meilleurs délais à se conformer aux dispositions du décret précité. La chambre régionale des comptes prend acte de l engagement de la direction de la maison de retraite de modifier le dispositif ci-dessus décrit. 6/6