Peter Hinssen. et la révolution numérique. Vos clients sont vos meilleurs ambassadeurs. simplification administrative ce qui va vraiment changer

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1 b.related le magazine business de bpost été 2011 Peter Hinssen et la révolution numérique Vos clients sont vos meilleurs ambassadeurs optimisez la gestion des factures et du courrier entrants simplification administrative ce qui va vraiment changer

2 2 b.related dans les pages qui suivent news, tendances et solutions de bpost p. 4 parole aux autres : Peter Hinssen analyse les bienfaits de la révolution numérique Comment vivrons et travaillerons-nous dans le futur du tout numérique? Et quels sont les pièges à éviter pour les entreprises? p. 5 solutions bpost business : courriers et factures, on a rarement p. 8 b.related est une publication de bpost business, Centre Monnaie, 1000 Bruxelles Director Group Marketing & SMB Christian du Jardin, Senior Segment Manager & Content Manager b.related Johan Derden, Pour commander nos brochures, surfez sur Aucun élément de la présente édition ne peut être copié ou reproduit sans l autorisation écrite préalable de l éditeur. communication externe : Des professionnels nous expliquent pourquoi ils préfèrent l un ou l autre mode de communication. p. 10 comment l e-gouvernement va changer votre vie entreprennent des actions très concrètes pour alléger la paperasserie. p. 12 Saviez-vous que En mars 2011, 85% de vos appels à notre business contact center ont été pris en charge dans les 30 secondes.

3 édito 3 société du 21 e siècle, En 15 ans, l Internet s est généralisé et a considérablement modifié les comportements et les habitudes au sein des entreprises. C est même toute leur façon de communiquer qui a été révolutionnée. Aujourd hui, quelle est la situation? Face à l importance croissante de la communication numérique, quelle place occupe encore le traditionnel support papier? Nous avons mené l enquête. Selon vous, quelle sera l évolution de nos échanges électroniques dans les années à venir? Pour nous faire une idée, nous avons donné la parole à Peter Hinssen. Ce grand expert européen l impact des technologies sur notre société. Dans un tel contexte de performances, le développement de produits et services adaptés aux nouvelles exigences des professionnels est bien évidemment devenu incontournable. La digitalisation des factures et du courrier entrants en est un bel exemple. un grand projet gouvernemental vise à simplifier les démarches des citoyens avec les administrations publiques. Découvrez-en la teneur dans les pages de cette édition. Plus que jamais, nous nous engageons à vos côtés dans ce monde de progrès. Je vous souhaite une bonne lecture! Christian du Jardin Director Group Marketing & SMB

4 Cool. Félicitations à notre client Coolblue, élu meilleur site d e-commerce belge. Lorsque nos clients marquent des points, c est comme si nous gagnions aussi. Surtout si nous contribuons à leur succès C est ce qui est arrivé à la boutique en ligne d électronique Coolblue.be, le Overall Winner des BeCommerce Awards Le jury les a particulièrement récompensés pour la livraison just-in-time et les envois-retours gratuits, ce dont nous nous réjouissons. Depuis que nous collaborons avec Coolblue, le nombre de livraisons, le jour suivant la commande, est passé de 63 % à 98 %. Un résultat non négligeable quand on sait que nous livrons pour eux quelque paquets par mois. Même si l e-commerce offre une vitrine virtuelle à ses clients, ceux-ci s attendent à une livraison bien réelle. En temps et en heure, à la bonne adresse. Pour cela, vous pouvez compter sur le Service Parcels & Express de bpost business. La seule chose que nous ne pouvons pas garantir, c est un Award.

5 news 5 news, tendances et solutions de bpost cliquez, votre courrier vous suit! Déménager ses bureaux n est jamais simple. Et les démarches sont nombreuses. Pour faire suivre - temporairement, sans bouger de votre bureau. Un partir de 45. votre société online pour 0 *! Votre entreprise fait partie des 50% de PME en Belgique qui ne sont pas encore présentes sur le Net? C est le bon moment pour cliquer sur Ce service vous permet de réserver très facilement votre nom de domaine sur Internet, de créer votre site (seul ou un support professionnel dédié) et d héberger votre site. Une fois en ligne, vous pourrez en outre bénéficier d un avantage de 100 de publicité gratuite pour positionner stratégiquement votre entreprise à l aide des Google Adwords et en augmenter ainsi la visibilité. Ensuite, si vous décidez de faire de l e-commerce, vous recevrez encore 50% de réduction sur vos envois de paquets nationaux ainsi que 25% sur vos paquets internationaux. Mon entreprise en ligne est une initiative conjointe de bpost, Belgacom et Google. * Offre valable pendant 6 mois sur une version de base. réseau social professionnel LinkedIn, le Facebook des professionnels, vient de dépasser le cap des 100 millions étendre son réseau et ment infos, promos et autres données pertinentes concernant votre entreprise au plus grand nombre. Et tout cela sans frais! 97% simple comme une campagne de DM C est le pourcentage d appels que nous avons pris en charge sur les appels entrants que nous avons reçus en février Une belle performance pour Distripost est un service efficace pour qui souhaite effectuer une campagne de courrier non adressé. Désormais, il est encore plus facile à utiliser grâce à une interface internet simple et conviviale, comprenant de nouveaux outils de gestion tels que la simulation de campagne ou la commande en ligne. Vous restez maître de la gestion de vos coûts et de la couverture géographique souhaitée, et ce, 24h/24, 7j/7. Découvrez-le vite sur le Direct Marketing a de beaux jours devant lui La maison d édition Reader s Digest a ouvert un département Direct Marketing basé sur un processus End-to-End. Riche en bases de données, elle entend accompagner certaines marques dans leurs démarches promotionnelles. Un exemple? Une entreprise produisant des DVD a pu toucher 1,5 million de personnes en proposant un package comprenant une lettre, un catalogue et un bon de commande. La force du concept? Mettre 80 ans d expérience en DM (pour vendre des livres, des CD ou des DVD) au service de grandes sociétés qui n ont aucune expérience dans le domaine.

6 6 b.related fini le contrôle, place aux opportunités Comment vivrons-nous et travaillerons-nous dans le futur, dans le monde du tout numérique? Selon Peter Hinssen, expert visionnaire en IT, nous nous situons aujourd hui à mi-chemin sur la voie de la révolution de notre société. Que nous apportera la suite? Abandonnons les idées préconçues. L avenir numérique, lui, sera tellement différent. Et cela a déjà commencé. Jan Bosteels Logiciels gratuits, sites d actualités, chaînes de musique gratuites ont radicalement modifié le comportement du consommateur. Est-il encore disposé à payer les services (numériques)? La gratuité est un facteur important. Pourtant, quoi qu il arrive, quelqu un devra assumer les coûts. On pense parfois que tout est gratuit, mais, en réalité, on paie le service par le biais des publicités ciblées et imposées à nos yeux, comme c est le cas pour Google. Actuellement, le phénomène du freemium est peut-être la manière la plus réussie de parvenir à générer des revenus : une entreprise propose certains services gratuitement ( free ). Si l on en veut plus, un passage par le webshop (premium) s avère indispensable. Finalement, la publicité pourrait constituer la clé du problème : on paie pour un contenu ou des services afin de se débarrasser de ces publicités gênantes. Les gens sont d ailleurs disposés à payer pour du contenu : il suffit de voir Netflix, le service américain de vidéos à la demande, qui a porté le coup de grâce aux vidéothèques. Les consommateurs renoncent à une partie de leur intimité pour utiliser Google. Pour longtemps encore? Pour l instant, les utilisateurs acceptent de voir Google percevoir des revenus issus de la publicité générée sur base du comportement desdits utilisateurs sur Gmail ou sur le Net. Mais les publicités sont de plus en plus ciblées. Les gens me demandent parfois : Comment est-ce que Google peut bien savoir ce que je fais? Si, actuellement, l engouement pour Facebook est amplifié à ce point, c est que le réseau se croit capable de proposer une publicité encore mieux ciblée

7 parole aux autres 7 que Google. Et, pour ce faire, les utilisateurs fournissent l information nécessaire volontairement... et gratuitement. Une évolution qui pourrait signifier le coup de grâce pour la télévision, grande dévoreuse de revenus publicitaires La télévision se maintient tant que des sociétés de type Procter & Gamble continuent à consacrer la majeure part de leur budget pub à la télé. Nombre de personnes se fichent carrément de la énième publicité pour les couches-culottes alors que le résultat commercial des annonces numériques pourrait s avérer nettement plus efficace. Mais les choses peuvent changer rapidement. Bob McDonald, le CEO de P&G, a fait de la numérisation de sa société une priorité absolue, afin de construire une relation numérique avec le client. Une mère qui partage la photo de son bébé sur le blog des mamans de Pampers Village, cela crée un lien. Cette mère peut y découvrir les expériences d autres mamans et aussi les autres produits de P&G. Les entreprises en savent de plus en plus sur les consommateurs, et inversement. Comment les sociétés doivent-elles gérer les médias sociaux? L année dernière, quand on a vu apparaître les informations sur des Toyota qui s emballent, j ai posté sur mon compte Twitter : Is it mechanical or electronical? Dans les soixante secondes, Toyota a réagi : It s mechanical. Les entreprises ne communiquent plus à l aide de consultants en relations publiques qui contactent les médias. Elles doivent savoir ce que l on dit d elles sur Facebook et Twitter et pouvoir déterminer comment jouer de ces cordes. Pour cela, les entreprises doivent engager des employés au fait du numérique, mais aussi disposer d outils intelligents. Le Reputation Management gagne en importance. Quant au monde numérique, il ne dort jamais. Les médias sociaux sont-ils (trop) faciles à manipuler? Si l on poste de fausses réactions de consommateurs sur Internet et que l on finit par découvrir la supercherie, il est impossible de mesurer les dégâts en termes de réputation. La même chose s applique aux entreprises qui modifient leur article sur Wikipedia : les utilisateurs ne manqueront pas de le découvrir et ce sera impitoyablement sanctionné. Comment contrôler la situation en tant qu entreprise? Fini de contrôler sa communication de façon classique. Pas question de revenir en arrière. Voyez BP dans le golfe du Mexique, Wikileaks et Toyota. C est un état de fait qu il faut savoir retourner en sa faveur. Une entreprise comme Coca-Cola a des millions de fans sur Facebook qui font constamment sa Mettezvous à table avec des jeunes plutôt que de partir dans les Ardennes avec des quinquagénaires promotion. Avant de faire leurs achats, les gens effectuent des comparaisons détaillées en ligne, mais, selon la Harvard Business Review, ces mêmes personnes passent encore beaucoup plus de temps en ligne après leurs achats de cosmétiques et de bijoux, comme si elles devenaient une sorte d ambassadeur de la marque qu elles ont achetée. Si les clients satisfaits souhaitent faire votre pub, il faut saisir l opportunité à deux mains. Les entreprises exercent aussi moins de contrôle sur leurs employés. Vous affirmez que c est une bonne chose... Google s efforce de tirer le maximum des capacités intellectuelles de ceux qu il emploie. La société le fait entre autres en permettant aux employés de participer à la décision d engager tel ou tel nouveau collègue. Les ingénieurs de Google sont autorisés à consacrer un cinquième de leur temps à des projets qu ils choisissent eux-mêmes. Les employés y trouvent une énorme satisfaction et cela peut donner lieu à des innovations, comme le site de réseau social Orkut. Finalement, le but essentiel est d attirer des talents. Les plus doués opteront pour une entreprise dans laquelle ils ont le sentiment de pouvoir s épanouir complètement. Quelle est la plus grande erreur qu une entreprise puisse commettre aujourd hui? Ne pas être prête à temps pour les nouveautés. Un exemple dans le secteur photo : Spector a mal évalué l arrivée du numérique. Si l on est en retard, on est mort. Malheureusement, en général, on ne remarque le point de basculement qu une fois qu il est passé, comme l affirme l auteur canadien Malcolm Gladwell. Il est plus facile de sentir les choses en s entourant de jeunes qu en partant dans les Ardennes avec des quinquagénaires. Vous aurez une meilleure idée de ce à quoi ressembleront le consommateur numérique et l employé du futur. à lire The New Normal explore the limits of the digital world Peter Hinssen, éditions Lannoo. WHO S WHO? Formation : Peter Hinssen, 41 ans, ingénieur en télécommunication, a étudié à l Université de Gand et a travaillé pour Alcatel. Carrière : il fonde ses propres entreprises, comme e-com Interactive Enterprise, Porthus et Across Technology. Il était aussi Entrepreneur in Residence chez McKinsey&Company. Conseiller et orateur très demandé, Peter Hinssen a publié The New Normal, un livre qui fourmille de prédictions, d exemples, de points de vue intéressants et de citations qui font mouche. Plus d infos :

8 8 b.related courrier et factures, on a ra Le développement de votre entreprise passe notamment par des méthodes pour optimiser l administration interne. Pour vous aider à franchir le pas, bpost a plusieurs solutions à vous proposer... 1 Comment faites digitaliser votre courrier - La solution de bpost business Vos avantages > Rapide : > Économique : > Sûr : > Le prix Plus d infos ça marche? 4 grandes étapes : Votre courrier est dirigé vers notre centre de scanning sécurisé. Votre courrier est ouvert et scanné dans un environnement sécurisé répondant aux directives légales. Votre courrier est numérisé dans un format répondant à vos besoins. Votre courrier est envoyé soit à un serveur, à un ou plusieurs employés ou vers un de vos systèmes (SAP, Oracle, Siebel, ). bon à savoir Digital Delivery, ce sont aussi des options très intéressantes : Grâce aux formules sur mesure, nous pouvons vous fournir une solution qui répond à vos besoins. Vous avez accès à l ensemble de votre courrier, partout, tout le temps. Cette solution est optimale, par exemple, pour les entreprises autorisant le télétravail. Un suivi strict évite toute perte de courrier. La distribution du courrier est automatisée au même titre qu un archivage pratique et accessible.

9 nos solutions 9 2optimisez la gestion de vos factures entrantes La solution de bpost business Vos avantages > Économie : > Traçabilité complète : > Prêt pour le futur : - Le prix Plus d infos Retrouvez l ensemble de nos solutions dans notre catalogue sur Comment ça marche? 5 grandes étapes : bpost redirige l ensemble de vos factures fournisseurs vers son centre de scanning. Scannées, les factures sont automatiquement reconnues grâce à une technologie OCR innovante. Les opérateurs bpost contrôlent les données et corrigent les erreurs. Vous recevez ensuite l image numérique de la facture ainsi qu un fichier de données validé. Ces données vous sont transmises en format électronique, dans un délai contractuellement défini. Un seul clic suffit pour valider vos factures. Les données sont alors prêtes à être téléchargées dans votre système ERP à des fins comptables. bon à savoir Invoice Management, ce sont aussi des options très intéressantes : Approbation des factures en temps réel ou par période déterminée. Dématérialisation de vos factures papier dans un système d archivage électronique en ligne (selon la législation en vigueur, les documents en papier peuvent alors être détruits). Comparaison des factures reçues avec les contrats, commandes et accusés de réception déjà intégrés dans le logiciel comptable.

10 10 b.related communication papier ou numérique pourquoi choisir? L ère du numérique est aussi celle de l instantané. Les modes de communication changent. Ils gagnent en vitesse. Pour leur communication, les entreprises vontelles remplacer le papier par l alternative électronique? Nous avons posé la question à des professionnels concernés en première ligne. J ournaux, livres, magazines, emballages, modes d emploi, rapports d entreprise : le papier est partout. Nous sommes pourtant tous concernés par l impérative réduction de sa consommation ainsi que des coûts qu il représente. De nombreuses entreprises ont ainsi mis au point des politiques adaptées et spécifiques résultant d une analyse propre à chacune. à ce titre, le Groupe S, et plus particulièrement son département Secrétariat social, encourage ses clients à adopter des outils de communication électroniques depuis plusieurs années. 15 à 20% de nos clients réceptionnent déjà leurs fiches de paie sous forme électronique, indique Manu Lorant, IT Manager. Cela touche majoritairement les grandes entreprises, celles Jean Moray pour lesquelles la distribution de documents papier entraîne des difficultés. C est le cas, par exemple, lorsque le personnel est réparti sur plusieurs sites. Plus que l aspect environnemental, ce sont les avantages pratiques du format numérique qui ont ici prévalu. La transmission d un document par voie électronique ne requiert pas de savoir où se trouve le destinataire. Celui-ci trouvera le message, délivré presque instantanément, lors de sa prochaine connexion : dans la minute ou au retour de ses congés. Un autre atout de la communication numérique réside dans l archivage. Là où, auparavant, il fallait multiplier armoires, classeurs et autres boîtes pour regrouper dossiers, lettres, contrats et documents divers, un disque dur offre aujourd hui une alternative particulière- ment compacte. Ajoutons à cela l avantage, pour les messages électroniques, de la rapidité, les possibilités de recherche et de tris croisés, la traçabilité ou encore les facilités d analyse de résultats et vous comprendrez l intérêt de dématérialiser sa communication. Mort, le papier? Question de stratégie Le calcul des salaires est un sujet très sensible, rappelle Manu Lorant. Un grand nombre d employés souhaitent encore et toujours recevoir leur fiche de paie au format papier : ils souhaitent continuer à archiver ces documents dans un classeur. Une tradition appelée à diminuer sur le long terme? Peut-être. Il n en reste pas moins que le papier conserve des domaines de prédilection. Dans le cadre de nos campagnes de communication externe, le coût d acquisition d une adresse électronique s avère presque aussi élevé que celui d une adresse postale, constate Elise Mertens, marketing manager d Europ Assistance Belgium. Quant au taux de réponse, il est radicalement différent. Pour un mailing papier, on table sur

11 communication externe 11 un retour de 1,5 à 3 %. Pour sa version électronique, on retombe à 0,2 %. Dans beaucoup de cas, l utilisateur se contente de lire le titre d un message électronique avant de le supprimer. Et tant pis pour l éventuelle information percutante qu il aurait pu découvrir dans le corps du message ou par le biais d une animation judicieusement développée. Un courrier postal, publicitaire ou non, incite encore et toujours à ouvrir l enveloppe et à jeter ne serait-ce qu un coup d œil sur un contenu susceptible d interpeller les cinq sens, par un type de papier particulier, l insertion d un échantillon Sur ce plan, le papier reste le plus fort. Le papier génère plus d impact que la communication électronique, conclut Elise Mertens. Avant de rappeler que, d un point de vue strictement légal, certains documents doivent être transmis au client au format papier : l avis d échéance d une assurance ou les conditions générales d un contrat, par exemple. à qui le choix d imprimer ou pas? On peut supposer que, à l avenir, le législateur n imposera plus l envoi d un document 1 lettre = 2 s Au niveau de l émission de CO 2, 1 lettre représente effectivement 2 s. Par contre, quand on considère l efficacité commerciale, 1 lettre correspond à 7 s. bpost participe activement à la réduction de l empreinte écologique du papier dans la communication publicitaire en se fixant des objectifs forts : -35% d émissions de CO 2 d ici Dans ce contexte, nous venons d ailleurs de recevoir un prix du FSC (Forest Stewardship Council). Source : carbon meter (bpost et Greenloop).

12 12 b.related papier pour une assurance, précise Elise Mertens. À l image de ce que l on a vécu pour les électronique aura valeur légale. Un discours qui ne contraste pas avec celui du Groupe S : Aujourd hui déjà, le travailleur peut demander à recevoir ses documents personnels sous forme électronique et sécurisée, ligne Manu Lorant. Demain, chez Groupe S, on n évitera pas qu il subsiste du papier, mais nous recevrons tous les documents sera au destinataire de décider s il veut ou non les imprimer. Mais ce qui vaut pour un certain type de communication ne vaut pas forcément pour tous. La publicité et l information, notamment, ne répondent pas nistration. En réalité, selon la taille ou l activité de l entreprise, le type de message, les besoins de l utilisateur, on privilégiera une formule ou l autre. de base du marketing : pour un atouts propres à chacune. Électronique et papier tronique et papier est une recette qui a tendance à produire Belgique Loisirs ne manque pas une occasion d envoyer son cata- logue qui se lit presque comme tant, pour inciter à la commande, plus rapide voire plus importante, le mailing électronique est un En quelques clics, le client-lecteur se retrouve sur la page de commande où il peut acquérir le best-seller repéré alors qu il feuilletait le catalogue. L avantage du papier est clair : il est possible de le prendre en main, de le poser, de le reprendre, de prendre mailing électronique : la rapidité, Ce que vous offre bpost business Click & Post * : en quelques clics, sans quitter votre bureau, vous envoyez votre document (administratif, facture, recommandé, ) vers notre imprimante virtuelle. En 24 h **, nous l imprimons et le distribuons à votre destinataire. * Click & Post est un service d exbo, filiale de bpost. ** Pour tout document soumis avant midi à la plateforme Internet, avec choix du tarif d affranchissement PRIOR. Plus d infos? ou e-certificate, le certificat digital de Certipost filiale de bpost, est une méthode sûre, rapide et abordable pour les PME, pour remplir leurs déclarations par voie électronique. Il satisfait à toutes les obligations légales permettant d apposer une signature électronique de même valeur juridique qu une signature manuscrite tout en garantissant l identité professionnelle du signataire. Plus d infos? ou e-invoicing ou l automatisation des factures : cette solution de Certipost vous permet d échanger aisément, via Internet, des factures électroniques avec vos partenaires commerciaux. Vous disposez également d une archive légale en ligne qui vous permet d accéder en permanence à vos documents. Plus d infos? ou

13 simplification administrative 13 administration l e-gouvernement peut changer la donne Cinq milliards d euros, telle est la somme que les entreprises belges devaient débourser en 2008 afin d observer les réglementations en matière de fiscalité, d environnement et d embauche. Heureusement, entre-temps, les différentes autorités de notre pays ont commencé à mettre la simplification administrative en pratique. E-gouvernement, c est quoi? Le terme fréquemment utilisé d e-government ou e- gouvernement peut sembler déroutant. Ne vous laissez pas impressionner par l e devant gouvernement et sachez qu il s agit d une prestation de services en phase avec son temps. La serviabilité par rapport aux clients et la simplification administrative sont cruciales dans tout scénario d e-gouvernement. Dans cette perspective, il est évident que la technologie de l information et de la communication occupe une place prépondérante. Dirk Blijweert D ici 2015, la moitié des citoyens européens et plus de 80 % des entreprises européennes devront utiliser l e-gouvernement. Plusieurs objectifs du plan d action e-gouvernement impliquent une amélioration et une plus grande efficacité des services publics européens. Dans cette optique, les ministres européens compétents se sont réunis, il y a deux ans, à Malmö. Dans leur déclaration, ils ont affiché le souhait d élaborer une administration publique plus transparente. L e-gouvernement peut constituer une passerelle entre citoyens et services publics. Ce plan d action doit permettre aux citoyens de simplifier leur accès à l habitat, au travail ainsi qu à la vie dans tous les états membres. Quant aux entrepreneurs, l administration doit rendre plus aisé le lancement d une société. Créer une société en trois jours Dans notre pays, au cours des années écoulées, les autorités fédérales ont lancé avec succès plusieurs projets. Un exemple : en 2011, on ne met que trois jours pour lancer une nouvelle entreprise, ce qui place notre pays en tête de l Europe. Le mérite en revient à l e-dépôt et à la mise en place de guichets d entreprises, où tout patron débutant peut régler les principales formalités administratives. En clair, l e-dépôt est un outil simple et rapide permettant au notaire de signer les formulaires et d effectuer la passation des actes de création des entreprises dans toutes les banques de données administratives. Les entreprises désireuses d obtenir un marché public ne doivent plus joindre à leur candidature l attestation

14 14 b.related Les entreprises ont plus de facilités qu avant à suivre l état d avancement de leur demande. Béatrice Van Batselaer, Commissaire d EASI-WAL La suradministration kafkaïenne est une grande source d irritation pour les citoyens et les entreprises. Le projet de simplification administrative met en cause littéralement la situation au sein de notre administration. Boudewijn Laloo, échevin des Finances, ville de Bruges. de l O.N.S.S., les comptes annuels, l inscription d assujettissement à la T.V.A. et l attestation de non-faillite. Depuis 2005, les autorités en font la demande de façon électronique, ce qui permet aux entreprises d économiser annuellement 6,6 millions d euros de charges administratives. Les Régions passent aussi à la simplification Le 25 juin 2010, le Gouvernement flamand a définitivement adopté le décret à l attention des pouvoirs locaux. Il s agit de la mise en œuvre effective de nouveaux instruments en matière de planning, de budgétisation, de comptabilité et de comptes annuels des communes et des CPAS. On travaillera électroniquement de façon plus marquée, mais l une des questions essentielles est de savoir comment passer d un environnement papier à un monde électronique. Bruges : numériser trente mille factures La ville de Bruges a pris le taureau par les cornes. Au cours des années à venir, Boudewijn Laloo, échevin des Finances, souhaite entièrement numériser le flux de facturation. La tâche est de taille puisque la ville de Bruges reçoit annuellement pas moins de trente mille factures. Depuis 2011, ce processus est simplifié et numérisé. Boudewijn Laloo nourrit de grands espoirs quant à ce projet : Il est évident que la facturation entrante sera traitée plus efficacement et que le délai de paiement des fournisseurs sera écourté. Dans un premier temps, nous avons considéré la possibilité de nous charger nous-mêmes du processus de numérisation, mais nous avons rapidement renoncé. Financiën Brugge veut s occuper de sa tâche essentielle : gérer efficacement les finances de la ville. Le travail manuel consistant à scanner, agrafer et plier les documents est extrêmement énergivore et doit être évité. Grâce à bpost, nos factures sont scannées et archivées professionnellement. Ce traitement se fait quotidiennement, avant 11 heures. Si ce projet

15 simplification administrative 15 lié à la facturation s avère positif, tout le courrier de la ville pourrait être acheminé et archivé électroniquement. Lettre d information concernant tous les marchés publics wallons Ensemble, simplifions. Telle est la devise d EASI-WAL, le Commissariat de la Région wallonne qui a pour tâche de promouvoir l e-gouvernement. L un de ses projets est le portail des marchés publics en Région wallonne et en Communauté française (http://marchespublics.wallonie.be). Une newsletter permet de se tenir au courant des nouvelles offres. En outre, les entreprises sont en mesure aujourd hui d introduire leur devis électroniquement. L Agence wallonne à l Exportation et aux Investissements étrangers (l AWEX) a établi plusieurs processus simplifiés. Les entreprises wallonnes auront plus de facilités à introduire leurs demandes de subsides et obtiendront une réponse plus rapidement. Le temps nécessaire au traitement d un dossier a ainsi été réduit à 26 jours, soit un cinquième de moins. Les entreprises auront aussi plus de facilités à suivre l état d avancement de leur demande par rapport au passé. Selon Béatrice Van Batselaer, commissaire d EASI-WAL, nombre de formulaires ont été considérablement simplifiés. Aujourd hui déjà, on peut apposer une signature électronique sur une foule de documents. Pourtant, je m aperçois que les entreprises ne sont pas encore très adeptes du concept. Il reste certainement un énorme travail de communication à effectuer. Région de Bruxelles-Capitale : 11 actions contre les tracasseries administratives D ici 2012, les tracasseries administratives à la Région de Bruxelles-Capitale auront diminué de 25 %. Pour réaliser cet objectif ambitieux, Bruxelles mise sur pas moins de onze projets, dont voici les plus importants : Le nombre d envois recommandés doit diminuer radicalement et être remplacé par des s. Une seule banque de données centrale bruxelloise devra réunir toutes les données utiles de la Région. Ainsi, les informations qu une société fournit, par exemple, à Actiris ou à l IBGE seront stockées de façon centralisée. Les mesures de soutien aux entreprises sont revues sérieusement. Les procédures sont simplifiées, les délais de traitement réduits. La Belgique, une paperless society? Malgré ces belles réalisations, il subsiste encore plusieurs points d attention. Ainsi, les autorités fédérales étudient divers projets, dont certains auront des conséquences importantes au niveau des entreprises. 1. Un bureau sans papier pour les entreprises Aujourd hui déjà, les entreprises sont légalement tenues d effectuer électroniquement les déclarations T.V.A. et de précompte professionnel. En outre, leurs comptes annuels doivent être établis électroniquement. Les autorités fédérales envisagent d imposer une version électronique pour les fiches de paie, les contrats de travail, l archivage et les envois recommandés. 2. La facturation électronique Depuis 2004, les entreprises belges peuvent recourir à la facturation électronique. Force est de constater que l on fait peu usage de cette possibilité. Seul 1 % de toutes les factures est expédié électroniquement. Selon la Belgian Task Force E-invoicing, 3,5 milliards d euros d économies potentielles sont ainsi perdus. L Agence pour la Simplification Administrative entend résoudre ces points noirs et faire des propositions d amélioration. 3. La poursuite de l élaboration de sources authentiques Outre le Registre National et la Banque Carrefour des Entreprises, nous aurons bientôt la Banque Carrefour des Véhicules, la Banque Carrefour des Permis de Conduire, un Registre Central des Contrats de Mariage et une Base de Données des Actes Notariés. 4. L application complète du principe de Only Once Les autorités seront obligées d échanger entre elles toutes les informations disponibles. En résumé, nous pouvons affirmer qu entre 2002 et 2008, les charges administratives ont diminué de moitié. Néanmoins, la route est encore longue. Ce que vous offre bpost business Digital Delivery * : nous traitons votre courrier (fiches de paie, factures ) en toute confidentialité et le distribuons sous forme numérisée directement sur l ordinateur de vos employés ou sur le serveur de votre entreprise, en début de journée. * Digital Delivery est une solution d exbo, filiale de bpost Plus d infos? ou Invoice management ou l optimisation de la gestion quotidienne de vos factures entrantes grâce à la numérisation de celles-ci. Découvrez-en tous les avantages page 9. Plus d infos? ou

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