QUI EST ECOPY? Leader du marché de la numérisation Plus de 1.2 millions d utilisateurs à travers le monde depuis Disponible mondialement

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1 ECOPY VERSION 4

2 QUI EST ECOPY? A quoi sert ecopy? Connecter des Multifonctions et des scanners vers n importe quelle application métier, pour y intégrer des documents numérisés. Leader du marché de la numérisation Plus de 1.2 millions d utilisateurs à travers le monde depuis Disponible mondialement Solution primée Gartner, IDC, BERTL, BLI et le MFP Report.

3 A quoi sert ecopy ShareScan? Transformer votre information papier en une information numérique BDD & Réseau GED Passerelle sécurisée Serveur de Fax

4 LES AVANTAGES ECOPY Pour les utilisateurs interface intuitive Générer simplement des PDF full texte prévisualisation du document scanné Métadonnées implémentées à la source Pour les Administrateurs IT Configuration via la MMC (Microsoft Management Console) Déploiement des mises à jour centralisé Fonctionnalités avancées de sécurité : séquence d audit à travers un unique compte utilisateur L identification par compte utilisateur = accès aux dossiers sécurisé Envoi des documents avec un cryptage 128-bit

5 POURQUOI CHOISIR ECOPY? Fonctionnalités produit ecopy ShareScan OP et ecopy Paperworks fonctionnent avec tous les modèles de multifonctions et de scanners. Intégration native S intègre avec les infrastructures réseaux et les applications existantes : Microsoft Outlook, Lotus Notes et SMTP Fax: Captaris Rightfax, Zetafax, Cost recovery: NT Ware Uniflow, Billback, Copitrak, Equitrac Bases documentaires : SharePoint 2010, EMC Documentum, FileNet, Hummingbird, Interwoven, OpenText Livelink, et toute base de données SQL avec ecopy Quick Connect Software Developer Kit (SDK) : Créer des connecteurs pour vos applications métiers pour plus de productivité.

6 ecopy pour le it

7 SUPPORT DU PDF/A Déclinaison du PDF Deux Types de PDF/A* : 1a & 1b ShareScan produit le type 1b Librairie Datalogic PDF version 1.4 (Acrobat 5.x) Format normé ISO d archivage long terme Omet les fonctions PDF qui ne conviennent pas à un archivage de longue durée (mot de passe, ) *Le PDF/A-1 optimise l indépendance matérielle et logicielle ainsi que l auto-documentation. PDF/A-1a représente la forme complète de la norme ISO. PDF/A-1b représente une forme allégée de la norme ISO. Cette version préserve la lisibilité du document et sa bonne présentation à l'affichage et à l'impression.

8 ecopy ShareScan, installation Support de Windows 7 & Windows Server 2008R2 Session Login: AD, LDAP Sécurité : Publishing Restriction CostRecovery Protocol 3 Document Services/eBAS Support PDF/A Format fichier en sortie Word et Excel OCR OmniPage 16

9 Business Automation Service ecopy Image Enhancement Service (Fonction de Traitement d Image ) Suppression des demi-ton (transforme en pur N&B) Dé-pixéliser / Redresser, Suppression des marges Lissage des caractères, Suppression des quadrillages et des bordures Détection de l orientation des pages, Suppression avancée du bruit ecopy Barcode Recognition Service Nommage Automatique des Fichiers Routage Automatique vers répertoires Windows Traitement Par Lots Indexation Automatique Matter ID, Client ID et Code Facturation pour les connecteurs Interwoven, LiveLink edocs DM et RightFax Gestion Automatique des Index XML/CSV via Quick Connect

10 Codes à barres pris en charge Code 39 Code étendu 39 Code 128 Code 25 Interleave Code 25 non-interleave Codabar EAN-8 EAN-13 UPC-E UPC-A Codes correctifs PDF-417 (2ème code à barres)

11 ecopy pour l entreprise

12 2 modes de distribution commerciale Embarqué dans le MFP: Coût d acquisition attractif Faible encombrement Déporté: Convivialité accrue Evolution de l ancienne gamme ir

13 2 versions logicielles: Essentials et Suite/ScanStation Essentials Suite Scan to Desktop/Network Folder Scan to (Exchange, Notes, LDAP/SMTP) Fax via Print Fax via Scan to Printer RightFax Quick Connect SharePoint Bates Numbering Cost Recovery edocs DM WorkSite Documentum Livelink ECM IWDM ecopy Desktop Seats Included 1 10

14 LES CONNECTEURS

15 Comprendre les connecteurs Numérisation Connecteur ecopy: C est une passerelle (pont) électronique qui permet des envois directs entre ecopy et un système de GED pour gagner du temps Base documentaire (GED) Applications métiers

16 L intérêt : Optimisation des étapes Le stockage sans connecteur ecopy Numérisation Stockage manuel Base documentaire Envoi Indexation manuelle Envoi direct dans la base documentaire: Gain de temps Le stockage avec connecteur ecopy Numérisation Stockage automatique Envoi + Indexation automatique Base documentaire

17 ecopy supporte la plupart des bases documentaires du marché

18 Les connecteurs métiers en France Nom du connecteur ecopy Description Cible Editeur Exclusif Canon CICERON Application juridique Avocats Non CLIOR Application juridique Avocats Non HELIASTE Application juridique Avocats Non GENAPI Application notariale Notaire Non Task Organiser SAGE 100 Application comptable Service comptabilité Non QUADRATUS Application comptable Expert Comptable et Service de comptabilité Oui AVM Serveur de Fax AVM Application de communication Toutes les entreprises Lyon Oui

19 ConnecteursVerticaux Connecteurs Partenaires /SDK ecopy

20 Le Poste client: ecopy Paperworks

21 ecopy PaperWorks SCAN, MERGE, MODIFY, CONNECT.

22 ecopy PaperWorks SCAN. MERGE. MODIFY. CONNECT. SCAN Capture des documents papier indépendamment de la source MERGE Combiner le papier avec les documents Microsoft Office, s, les fax, GED MODIFY Visualiser, modifier, annoter, manipuler et créer du texte, consultable et sécurisé CONNECT Intégrer le papier dans les workflows, les GED, les infrastructures existantes et les applications d'entreprise

23 ecopy PaperWorks SCAN. MERGE. MODIFY. CONNECT. C est un logiciel qui supporte le format de document PDF, il permet l'affichage et l'impression des fichiers PDF et également Conversion et fusion en PDF OCR (conversion PDF vers WORD ) Sécurisation et annotation du PDF HTML Plus besoin d assembler manuellement des documents Plus besoin de retaper des textes existants Mise en valeur et sécurisation de l information

24 AVANTAGES

25 Les 5 avantages ecopy! Authentification et sécurisation des communications Traçabilité des s et des documents numérisés Une interface personnalisable et facile à utiliser FAX Reconnaître et modifier facilement les documents d origine papier GED Des envois directs vers SharePoint et les autres bases documentaires

26 Les 5 bénéfices incontestables! Une organisation documentaire productive Facile à utiliser Une confidentialité assurée Un gain de temps considérable 20% - 30% d économie sur le coût documentaire

27 ECOPY UNE TECHNOLOGIE RECONNUE ET PRIMÉE!

28 QUELQUES RÉFÉRENCES FRANÇAISES

29 ECOPY & SHAREPOINT

30 CONNECTEUR SHAREPOINT ECOPY ecopy = extension fonctionnelle de SharePoint pour l intégration des données papier : Interface simple, paramétrable pour chaque MFP Océrisation full texte Prise en compte des droits d accès utilisateur (AD, Windows, SharePoint) Visualisation des bibliothèques SharePoint depuis le MFP en fonction des droits Indexation du document selon les règles SharePoint

31 L UTILISATEUR S AUTHENTIFIE SUR L AD

32 LES CONNECTEURS SONT AFFICHÉS

33 - LE DOCUMENT EST SCANNÉ ET OCÉRISÉ - PRÉVISUALISATION POUR CONTRÔLE SUR L INTERFACE DU MFP OU DU SCANNER

34 LE PDF PEUT ÊTRE PROTÉGÉ PAR MOT DE PASSE

35 CHOIX DES DESTINATIONS DE SITES SHAREPOINT

36 SI LE MOT DE PASSE N EST PAS VALIDE, L ACCÈS LUI EST REFUSÉ

37 CHOIX DES BIBLIOTHÈQUES/LISTES DE DESTINATION SHAREP AFFICHAGE EN FONCTION DES DROITS D ACCÈS UTILISATE

38 NAVIGATION = VISIBILITÉ ET ACCÈS SELON LES DROITS UTILISATEUR

39 LE DOCUMENT EST INDEXÉ SELON LES CRITÈRES SÉLECTIONNÉS (MÉTADONNÉES) ET EST ENVOYÉ DANS SHAREPOINT