NOTICE D INFORMATION RELATIVE A LA DEMANDE D AIDE EUROPEENNE. Programme opérationnel FEDER / FSE-IEJ Région Haute-Normandie

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1 NOTICE D INFORMATION RELATIVE A LA DEMANDE D AIDE EUROPEENNE Programme opérationnel FEDER / FSE-IEJ Région Haute-Normandie Cette notice, à vocation pédagogique, est destinée au porteur de projet afin de l aider à compléter le formulaire de demande d aide mais aussi de lui permettre de comprendre les principales étapes de la vie administrative du dossier, les principales obligations qu il doit respecter pour bénéficier d une aide européenne ainsi que les pièces justificatives qu il doit produire. SOMMAIRE 1. PRESENTATION DES OBJECTIFS DU PROGRAMME ET DES TAUX DE FINANCEMENT MOYENS FEDER/FSE-IEJ 2 2. PRINCIPALES ETAPES DE LA VIE ADMINISTRATIVE D UN DOSSIER DE DEMANDE D AIDE EUROPEENNE 3 3. COMMENT COMPLETER MA DEMANDE D AIDE EUROPEENNE FEDER OU FSE? Identification du porteur de projet Identification de l opération La description de l opération Le plan de financement de l opération Indicateurs Prise en compte des obligations réglementaires européennes et nationales 9 4. OU DEPOSER MA DEMANDE D AIDE? INSTRUCTION, PROGRAMMATION ET CONVENTIONNEMENT Complétude administrative Instruction Programmation Conventionnement MISE EN ŒUVRE DE L OPERATION ET DEMANDES DE PAIEMENT Modifications de l opération Demande de paiement Contrôle de service fait Paiement de l aide européenne OBLIGATIONS REGLEMENTAIRES EUROPEENNES ET NATIONALES Les règles encadrant les aides d Etat Les obligations relatives à la commande publique Les obligations de publicité prévues par la réglementation Contrôles et conséquences financières en cas de non respect des engagements 20 ANNEXE N 1 : Conditions d éligibilité et critères de sélection des projets du Programme Opérationnel FEDER-FSE/IEJ de la Région Haute-Normandie 21 ANNEXE N 2 : Règlement d exécution(ue) N 821/2014 du 28/07/14 extraits relatifs aux instructions sur la création de l emblème europeen, définition des coloris et normes graphiques 45

2 1. PRESENTATION DES OBJECTIFS DU PROGRAMME ET DES TAUX DE FINANCEMENT MOYENS FEDER/FSE-IEJ Votre projet doit contribuer à l un des 16 objectifs spécifiques du programme opérationnel : AXE Axe 1 : favoriser la compétitivité de la Haute- Normandie par la promotion de la recherche, de l'innovation et de l'économie numérique 2. Principales de la Axe 2 : soutenir la transition énergétique haut-normande Axe 3 : valoriser le patrimoine culturel et préserver le patrimoine naturel haut-normand Axe 4 : soutenir le développement d'espaces urbains durables Objectif spécifique 1.1 Renforcer l'activité des Réseaux de recherche à l échelle régionale, interrégionale, nationale et européenne 1.2 Augmenter la valorisation économique de la recherche 1.3 Accroître l innovation au service de la compétitivité des entreprises haut-normandes 1.4 Accroître l'utilisation de services et outils numériques dans une visée économique 1.5 Accroître l utilisation des technologies numériques à vocation non-marchande 1.6. Accroître le nombre d entreprises en développant la culture entrepreneuriale 1.7. Renforcer la croissance des PME aux différents stades de leur existence 2.1 Augmenter la production et la distribution des ENR à fort potentiel en Haute-Normandie 2.2 Augmenter la performance énergétique du bâti 3.1 Augmenter l'attractivité du patrimoine haut-normand 3.2 Accroitre la protection et la restauration des milieux naturels 4.1 Développer des quartiers urbains durables : - conception et réalisation de quartiers urbains durables - développement de la multimodalité et des modes actifs Taux FEDER/FSE moyens 48% 50% 44% 35% 50% 50% 29% 30% 37% 53% 38% 25% 50% 4.2 Développer l'utilisation des sites délaissés en friche ou en voie de le devenir pour recomposer la ville 30% Axe 5 : former les hautnormands pour permettre leur insertion (IEJ) 5.1 Augmenter le nombre de jeunes accédant à une première qualification et/ou à un emploi (IEJ) 33% Axe 6 : former tout au long de la vie pour répondre aux enjeux économiques hautnormands 6.1 Elever le niveau de qualification des haut-normands les plus fragilisés 6.2 Augmenter la qualité de l'orientation facilitant l'accès à la formation 50% 50% 2

3 2. PRINCIPALES ETAPES DE LA VIE ADMINISTRATIVE D UN DOSSIER DE DEMANDE D AIDE EUROPEENNE 3

4 3. COMMENT COMPLETER MA DEMANDE D AIDE EUROPEENNE FEDER OU FSE? Le dossier unique de demande d aide européenne est un document essentiel qui conditionne l octroi ou non d une aide du FEDER ou FSE. Il doit mettre en évidence sa cohérence (notamment entre la partie descriptive de l opération et la partie concernant les données chiffrées), son opérationnalité et sa correspondance avec les critères de sélection détaillés en annexe 1 de la présente notice. En effet, le Service Gestion des Fonds Européens étudie le dossier sous différents aspects : opération en elle-même, pertinence des actions, adéquation avec les critères de sélection et les indicateurs de réalisation du Programme opérationnel, éligibilité des dépenses, respect des obligations règlementaires. Vous trouverez de plus amples informations sur la procédure d instruction en section 5.2 «Instruction» de la présente notice. Le Service Gestion des Fonds Européens se tient à votre disposition pour vous aider à compléter votre dossier de demande d aide. N hésitez pas à le solliciter. 3.1 Identification du porteur de projet La nomenclature des statuts juridiques est accessible en suivant ce lien : Identification de l opération L intitulé de l opération : doit être explicite, distinctif et concis (maximum 1 ligne). Aides publiques obtenues par votre structure au cours des 3 dernières années : Vous devez indiquer ici l ensemble des aides publiques que votre structure a reçu durant les 3 dernières années. Il ne s agit pas des cofinancements reçus spécifiquement pour la réalisation de l opération pour laquelle vous sollicitez une aide européenne, mais de toutes les aides publiques reçues (européennes, nationales, régionales, locales) au cours des 3 dernières années. 3.3 La description de l opération DESCRIPTION DETAILLEE DE L OPERATION Définitions : - Opération : le projet pour lequel vous demandez une subvention des fonds européens. - Objectifs recherchés : le résultat que vous cherchez à atteindre en réalisant l opération. - Actions : les différentes mesures engagées pour aboutir au résultat de l opération. Chaque action doit elle-même poursuivre des objectifs. - Plan d actions : la succession dans le temps / le phasage des actions constitutives de l opération. - Publics concernés : les bénéficiaires directs/ultimes de l opération. - Livrables : moyens de mesurer la réalisation de l action (ce que l action a produit). 4

5 Contexte, présentation générale de l opération : Décrire de façon générale le contexte et l opération dans sa globalité. Le contexte définit le cadre général dans lequel se situe l opération et sur lequel votre opération cherche à avoir un impact. Objectifs recherchés : Il s agit de définir le résultat que vous cherchez à atteindre en réalisant l opération en précisant de manière la plus concrète possible les publics concernés et les changements attendus, compte tenu des éléments de contexte décrits précédemment. Les objectifs doivent donc faire référence à des données observables dans une durée précise, avec des conditions de réussite clairement énoncées et des moyens d évaluation pré-définis. Actions présentées : Citer les différentes actions qui vont se succéder au sein des phases de l opération. Il est préférable de concentrer les moyens sur un nombre limité d actions bien structurées plutôt que de proposer un très grand nombre d actions, ce qui entraînerait une dispersion des moyens. La conception des actions doit reposer sur une véritable capacité à les mettre en œuvre et sur une bonne définition des résultats recherchés. Les phases, actions et livrables que vous fixez doivent donc être réalistes afin que l opération atteigne ses objectifs. La description de l opération doit être cohérente avec les dépenses présentées dans le budget prévisionnel. Pour chacune des actions que vous aurez identifiées, merci de compléter une fiche par action en annexe 4 du formulaire de demande d aide de la manière suivante N et intitulé de l action : libellé de l action et description en une phrase Objectifs visés, résultats attendus de l action : indiquer les changements que va permettre de réaliser l action (par exemple au regard du contexte décrit et du public ciblé). Livrables prévus : Ce sont des réalisations mesurables quantitativement. Ils doivent donc être réalistes et concourir à la complétude des indicateurs de réalisation de l objectif spécifique dans lequel vous vous inscrivez, que vous aurez déterminé en annexe 3 du formulaire de demande d aide européenne. La réalisation de ces livrables sera vérifiée au moment du solde de l opération. Leur degré d avancement sera également analysé lors des remontées de dépenses intermédiaires, au moyen du rapport d avancement intermédiaire que vous fournirez avec chaque remontée de dépenses. Critères et modalités de sélection du public visé et Suivi du public cible : champs à remplir obligatoirement pour les opérations FSE. MOYENS MIS EN ŒUVRE PAR LE PORTEUR Il s agit de préciser les moyens humains ou matériels/techniques mobilisés pour coordonner, piloter, suivre et mener à bien votre projet. Les moyens administratifs de l opération concernent les ressources humaines spécifiquement dédiées à la gestion administrative et financière de votre opération. 5

6 3.4 Le plan de financement de l opération Les coûts prévisionnels doivent être en adéquation avec les actions proposées, ventilés par catégorie puis par poste de dépenses et par année. Coût total prévisionnel de l opération : HT / TTC / partiellement : La TVA réellement et définitivement supportée par le bénéficiaire est éligible. La TVA déductible, compensée ou récupérable n est pas éligible. - Si votre organisme récupère la TVA ou bénéficie d une compensation de TVA, le budget sera exprimé HT/partiellement HT ; - Dans le cas contraire, le budget sera exprimé TTC. Dans ce cas, une attestation sur l honneur indiquant que vous ne pouvez pas prétendre à la récupération de la TVA devra être fournie avec la demande d aide européenne. LES DEPENSES PREVISIONNELLES Nous attirons votre attention sur le fait que les dépenses déclarées dans l annexe 1 «Plan de financement», ne peuvent en aucun cas bénéficier d une aide au titre d un autre fonds ou programme européen. Quelles sont les dépenses considérées comme éligibles? Les dépenses éligibles sont définies à l article 65 du règlement (UE) n 1303/2013 portant dispositions communes aux FEDER, FSE, FEADER et FEAMP. Elles seront précisées dans le décret fixant les règles nationales d éligibilité des dépenses, dont le contenu est aujourd hui stabilisé mais qui n est pas encore formellement adopté à ce jour. Conformément au règlement européen, sont éligibles notamment : les dépenses directement liées à l opération (exemple : frais de rémunération et frais de fonctionnement directs telles que les prestations extérieures, frais de déplacement et d hébergement, etc..). Les dépenses indirectes (frais généraux de fonctionnement) à condition qu elles soient fondées sur des coûts réels imputables et nécessaires à la mise en œuvre de l opération concernée, et au prorata selon une méthode équitable et dûment justifiée sur la base de clés physiques permettant de distinguer l activité du bénéficiaire liée à l opération parmi l ensemble de ses activités. Sont inéligibles : Les frais financiers : intérêts débiteurs, agios, frais de change, autres frais purement financiers. En revanche lorsque la mise en œuvre de l opération nécessite l ouverture d un ou de plusieurs comptes séparés et qu il y a une clause explicite dans la convention, les frais bancaires y afférents sont éligibles. La TVA et taxes récupérables Les amendes, pénalités financières et frais de contentieux L ensemble des dépenses de l opération fait l objet d une analyse par le service instructeur qui peut retenir tout ou partie de ces dépenses. Seules les dépenses retenues au terme de l instruction constituent l assiette éligible à partir de laquelle votre subvention FEDER ou FSE sera calculée. Des dépenses éligibles dans le temps : Les dépenses éligibles devront être payées entre le 1 er janvier 2014 et le 31 décembre La date de fin d éligibilité des dépenses de l opération doit tenir compte de la date prévisionnelle d achèvement physique de l opération, prolongée des délais nécessaires à l acquittement des dépenses. Les délais de réalisation et d éligibilité temporelle des dépenses sont prévus dans la convention FEDER ou FSE, signée entre l Autorité de Gestion et le bénéficiaire. 6

7 En dehors du cas spécifique des appels à projets, votre opération peut commencer à n importe quel moment de l année. En revanche, elle ne doit pas être matériellement achevée au moment de la soumission du dossier de demande d aide européenne auprès de l Autorité de Gestion. Les opérations dont les actions qui relèvent du secteur concurrentiel et du régime des aides d Etat ne doivent pas avoir démarré avant la date de soumission du dossier de demande d aide FEDER ou FSE auprès de l Autorité de Gestion. Pour plus d informations sur la réglementation relative aux aides d Etat, se reporter section 7.1 «Les règles encadrant les aides d Etat» de la présente notice. Des dépenses inscrites dans une comptabilité séparée : A l occasion de tout contrôle, vous devez être en capacité de présenter aux contrôleurs tous les éléments constitutifs du dossier ainsi que les éléments comptables qui s y réfèrent. A ce titre, il est nécessaire : soit de tenir une comptabilité séparée de l opération, soit d utiliser une codification comptable adéquate pour les transactions relatives à l opération. En fonction de la nature des dépenses prévisionnelles que vous aurez renseignées dans l annexe 1, le service instructeur pourra vous demander de fournir des pièces complémentaires, notamment si les actions ont déjà été réalisées. Pièces justificatives des dépenses prévisionnelles (devis ou estimatifs) en cohérence avec les données renseignées dans le plan de financement de l annexe 1 du formulaire : o Pour les frais de fonctionnement prévus comme charge indirecte : Explication de calcul de la clé de répartition Liste des dépenses prises dans ces frais Justification des coûts (livre comptable de l année antérieure, devis ) En ce qui concerne les prestations confiées à des prestataires externes, ces prestataires doivent être liés à un contrat de service conclu le cas échéant après observations des règles de marché public. Pour plus d informations sur la réglementation relative aux règles de marchés public, se reporter section 7.2 «Les obligations relatives à la commande publique» de la présente notice. LES RESSOURCES Après avoir défini le coût de l opération, le budget doit être équilibré avec les ressources provenant : de la subvention FEDER ou FSE sollicitée de l auto-financement apporté par le porteur de projet (fonds publics ou privés en fonction du statut public ou privé du porteur) d autres financements publics (cofinancements) obtenus pour votre opération (ex : Etat, collectivités locales, établissements publics, chambres consulaires ) des autres financements privés (cofinancements) obtenus en contrepartie de la subvention FEDER ou FSE sollicitée (ex : fondations, entreprises ). Attention, vous devez respecter le taux maximum d aide publique, conformément à la règlementation nationale (exemples : décret n du 16 décembre 1999, circulaire du 05 avril 2012 du Ministère de l Intérieur, régimes d aides d Etat) et au programme opérationnel FEDER/FSE. Le taux d intervention du FEDER ou FSE moyen dépend de l objectif spécifique dans lequel s inscrit l opération. Les taux moyens FEDER et FSE sont précisés en section 1 «Présentation des objectifs du programme et des taux de financement moyens FEDER/FSE» de la présente notice. La subvention FEDER ou FSE intervient après les financements déjà obtenus pour l opération (autofinancement du porteur de projet, autres financements). 7

8 LES RECETTES Ne sont pas concernées les opérations qui relèvent d une aide de minimis ou d une aide d Etat. Pour les autres opérations, les recettes nettes générées pendant et/ou après l opération, doivent être déduites du montant des dépenses éligibles. Il s agit des entrées de trésorerie provenant directement des utilisateurs pour les biens ou services fournis par l opération, telles que les redevances directement supportées par les utilisateurs pour l utilisation de l infrastructure, la vente ou la location de terrains ou de bâtiments, ou les paiements effectués en contrepartie de services, déduction faite des frais d exploitation et des coûts de remplacement du matériel à faible durée de vie qui sont supportés au cours de la période correspondante. Ces recettes sont à déduire du montant des dépenses du plan de financement de votre opération. Vous devez appliquer le calcul dit de «déficit de financement». Il faut procéder au calcul de la valeur actuelle des recettes nettes de l opération, en vous appuyant sur une période de référence, la valeur résiduelle de l investissement et sur le taux d actualisation (cf. annexe 2 du formulaire de demande d aide tableau de calcul des recettes nettes). Sont concernées les recettes générées : - Soit durant la réalisation de l opération (art.65.8 du règlement commun n 1303/2013) : elles doivent être déduites du coût total éligible de l opération. Le bénéficiaire doit produire au service instructeur un état récapitulatif des recettes nettes au moment de l instruction, du paiement du solde et à la clôture du programme. Les opérations suivantes ne sont pas concernées : instruments financiers, aide remboursable, prix, (trophées ), opérations soumises aux règles en matière d aides d Etat, opérations pour lesquelles les options de coûts simplifiés (montant forfaitaire, coût unitaire standard) sont utilisées, opérations pour lesquelles le montant total des dépenses éligibles n excède pas euros. - Soit après l achèvement de l opération (art.61 du règlement commun n 1303/2013) : sont concernées les opérations supérieures à 1 million d euros avant déduction des recettes. Les recettes générées provenant de sources de recettes non prises en compte lors du calcul des recettes nettes potentielles de l opération, sont déduites des dépenses éligibles de l opération, au plus tard lors du bilan d exécution final introduit par le bénéficiaire. Les opérations suivantes ne sont pas concernées : opérations soutenues par le seul FSE, opérations dont le coût total éligible ne dépasse pas 1M, aide remboursable, prix (trophées..), instruments financiers, opérations pour lesquelles les options de coûts simplifiés (montant forfaitaire, coût unitaire standard) sont utilisées, et, opérations qui relèvent d une aide de minimis ou aide d Etat. => Vous devez : - vous assurer que l opération génère des recettes nettes sauf dérogations prévues explicitement dans la règlementation européenne (voir ci-dessus les opérations concernées) - produire un état récapitulatif des recettes prévisionnelles qui seront générées pour estimer celles-ci - déduire si nécessaire les frais d exploitation au moyen du tableau de calcul de l annexe 2 du formulaire de demande d aide européenne - déduire le montant total des recettes nettes calculées, du montant total des dépenses éligibles du tableau des dépenses prévisionnelles de l annexe 1 du formulaire de demande d aide européenne. 8

9 DEMANDE D AVANCE Vous pouvez solliciter le versement d une avance au démarrage de votre opération. Votre demande fera l objet d un traitement par le Service Gestion des Fonds Européens qui jugera de sa pertinence et la soumettra au Comité de Programmation pour approbation. Dans le cas où cette avance vous serait accordée, son versement est conditionné à la production d une attestation de démarrage qu il vous sera demandé de remplir et signer avant le conventionnement de la subvention FEDER ou FSE. 3.5 Indicateurs La recherche de la performance est au cœur de la programmation européenne Les programmes se sont fixés des objectifs quantitatifs qu ils doivent atteindre en Une évaluation intermédiaire de l atteinte des objectifs sera aussi réalisée en 2018 : le programme pourra être sanctionné financièrement s il n atteint pas les objectifs fixés ou bien bénéficier de crédits FEDER-FSE supplémentaires appelés «réserve de performance» s il les atteint. Aussi chaque opération doit démontrer dans quelle mesure elle contribue aux réalisations du programme. C est la raison pour laquelle chaque opération fera l objet d un suivi étroit grâce aux indicateurs de réalisation et de résultat. Ces indicateurs seront différents selon la nature de l opération. Modalité de définition des valeurs cibles des indicateurs de l opération : Vous devez sélectionner les indicateurs pertinents au regard de votre opération, à partir de la liste des indicateurs de réalisation prévus pour les axes 1 à 4 pour le FEDER et de réalisation et de résultat prévus pour les axes 5 et 6 pour le FSE, fournie avec le dossier de demande d aide en Annexe 3 (onglets 1 à 6). Chaque onglet contient les indicateurs d un des axes du Programme Opérationnel (axes 1 à 6). Vous devez définir les valeurs cibles «prévisionnelles» pour chacun des indicateurs sélectionnés (valeurs à atteindre en fin d opération). Le service instructeur analysera le caractère réaliste des valeurs cibles renseignées et votre capacité à atteindre les objectifs fixés. Le cas échéant, il définira conjointement avec vous de nouvelles valeurs cibles. Les indicateurs de réalisation de l opération permettent de rendre compte de la réalisation de l opération et de l atteinte des objectifs fixés en début d opération. Ces indicateurs sont analysés par le service instructeur notamment lors de l instruction du dossier et de chaque demande de paiement.. Lors des demandes de paiement intermédiaire, vous indiquez la valeur réalisée des indicateurs dans le rapport d avancement de l opération que vous devrez transmettre. Lors de la demande de paiement du solde, vous renseignez la valeur des indicateurs une fois l opération matériellement réalisée. 3.6 Prise en compte des obligations réglementaires européennes et nationales AIDES D ETAT Avant d octroyer un financement FEDER ou FSE à une opération, le service instructeur doit s assurer de la correcte application de la règlementation européenne des aides d Etat. Il doit à ce titre, vérifier : l existence de l aide d Etat, la compatibilité de l aide avec les régimes d aide exemptés, ou aides de minimis A cette fin, vous devez compléter les rubriques 1 «Identification du porteur de projet» et 6.1 «aides d Etat» du formulaire de demande d aide. Pour plus d informations sur la réglementation relative aux aides d Etat, se reporter à la section 7.1 «Autres obligations règlementaires européennes et nationales à respecter» de la présente notice. 9

10 COMMANDE PUBLIQUE Si votre structure est identifiée comme étant un pouvoir adjudicateur soumis aux règles de la commande publique, vous devez : vous conformer aux règles de publicité et de mise en concurrence, afin de respecter les principes de non-discrimination, d égalité de traitement et de transparence ; produire toutes les pièces justifiant la publicité et la mise en concurrence pour toutes les dépenses pour lesquelles vous sollicitez une aide européenne FEDER ou FSE. Au stade du dépôt du dossier de demande d aide européenne, dans le cas où des marchés seraient en cours de mise en œuvre ou au stade de consultation ou d analyse des offres vous devez compléter l annexe 6 du formulaire de demande d aide, relative au respect des règles de la commande publique, afin que le service instructeur puisse s assurer que la procédure est respectée. PRISE EN COMPTE DES PRINCIPES HORIZONTAUX DE L UE L Autorité de Gestion a choisi de traiter les principes de non-discrimination, d égalité femmes-hommes et de développement durable de manière transversale et systématique pour chacune des opérations financées. A cet effet, vous devez compléter le tableau rubrique 6 du formulaire de demande d aide en précisant la manière dont votre opération va prendre en compte les principes de non-discrimination, d égalité femmeshommes, et de développement durable. Ceci s apprécie à la foi de manière directe et de manière indirecte : La prise en compte peut être directe si l objet de votre opération contribue directement au respect d une des trois priorités transversales. Par exemple, l opération développée bénéficie d une aide FEDER au titre de l axe 2 sur la transition énergétique / OS 2.2 «Augmenter la performance énergétique du bâti». Dans ce cas, vous contribuez directement au développement durable. Votre opération peut également contribuer indirectement aux principes horizontaux si l objectif de l opération en lui-même ne vise pas directement le développement durable, l égalité femmes-hommes ou la nondiscrimination, mais que votre structure a mis en place des initiatives spécifiques contribuant à ces principes. Par exemple : démarche de tri sélectif des déchets, actions de formation ou sensibilisation de votre personnel à ces thématiques Si votre entreprise n entreprend aucune démarche spécifique pour viser le respect de ces principes, vous devez compléter la colonne «sans objet» du tableau mais en expliquant pourquoi. - Non discrimination : L'attachement de l'union européenne au principe de non-discrimination a été réaffirmé dans la Charte des droits fondamentaux de l'union européenne, proclamée en décembre Son article 21 traite du principe de non-discrimination : «Est interdite, toute discrimination fondée notamment sur le sexe, la race, la couleur, les origines ethniques ou sociales, les caractéristiques génétiques, la langue, la religion ou les convictions, les opinions politiques ou toute autre opinion, l'appartenance à une minorité nationale, la fortune, la naissance, un handicap, l'âge ou l'orientation sexuelle». Le respect du principe de non-discrimination et d égalité des chances doit permettre l ouverture des opérations à tous types de bénéficiaires et notamment aux publics les plus en difficulté et les plus exclus de la formation tout au long de la vie (notamment les personnes en situation de handicap, les personnes souffrant d illettrisme, les personnes détenues et sous-main de justice, les jeunes NEET). La situation des femmes est traitée dans le cadre de la prise en compte de l égalité femmes-hommes. 10

11 - Egalité femmes-hommes : La grille qui figure en annexe 5 du formulaire de demande d aide doit être obligatoirement renseignée par tous les bénéficiaires. Elle fait partie intégrante de la demande de subvention et participe à l'évaluation du dossier par le service instructeur. Chaque question donne lieu à une réponse «Oui/Non/Sans objet» puis doit être argumentée. Il ne s'agit pas de répondre positivement à toutes les interrogations mais de permettre au service instructeur d apprécier la manière dont vous prenez en compte cette priorité dans la mise en œuvre de vos actions. - Développement durable Le développement durable est une approche globale de gestion rationnelle et modérée des ressources naturelles, humaines et économiques, qui assure le maintien indéfini de la productivité biologique dans l intérêt des générations actuelles et futures. Vous devez décrire les actions spécifiques visant à prendre en compte les exigences en matière de protection de l environnement, l utilisation rationnelle des ressources, l atténuation du changement climatique et l adaptation à celui-ci, la résilience aux catastrophes, ainsi que la prévention des risques et la gestion des risques. 4. OU DEPOSER MA DEMANDE D AIDE? Le formulaire de demande d aide européenne est à transmettre à l adresse suivante en un exemplaire original : Région Haute-Normandie Service Pilotage des Programmes Européens 5 rue Robert Schuman ROUEN Tél : Pour toute question concernant les modalités de dépôt du dossier de demande d aide européenne, vous pouvez vous adresser au Service Pilotage des Programmes Européens. Tél : / Mail : pilotageprogrammeseuropeens@hautenormandie.fr Pour toute demande d appui pour le montage de votre opération et la rédaction de votre formulaire de demande d aide, vous pouvez vous adresser au Service Gestion des Programmes Européens. Tél : Avant de déposer votre dossier, assurez-vous : - d avoir renseigné l ensemble des champs demandés, - d avoir joint l ensemble des pièces demandées en complément du dossier, - d avoir pris connaissance des obligations du porteur de l opération, le versement de l aide étant conditionné par le respect de ces obligations. - d avoir signé la lettre de demande d aide. Une fois votre dossier déposé, la Région Haute-Normandie vous enverra un récépissé du dossier de demande d'aide vous indiquant les coordonnées de l instructeur qui sera votre interlocuteur pour la suite de votre opération. ATTENTION : Toute opération achevée avant la date de dépôt de la demande d aide ne pourra pas être financée par le FEDER ou le FSE. 11

12 5. INSTRUCTION, PROGRAMMATION ET CONVENTIONNEMENT 5.1 Complétude administrative Dans un premier temps, le Service Gestion des Fonds Européens procède à l étude de recevabilité de votre dossier dans un délai de 15 jours ouvrés pour les opérations déposées en continu. Il s agit de vérifier que le dossier de demande d aide que vous avez déposé est complet : formulaire intégralement complété, présence des documents demandés dans le formulaire de demande d aide européenne. A l issue de cette instruction administrative, vous recevez soit un accusé de réception vous indiquant que votre dossier de demande d aide est complet et peut être instruit, soit un courrier vous informant des pièces manquantes à fournir dans un délai de 15 à 30 jours calendaires, selon le nombre et la teneur des pièces restant à produire. Si, à l issue de ce délai, vous n avez pas transmis les documents manquants, le service Gestion des Fonds Européens déclare votre dossier irrecevable. Si le dossier est complet, l opération est instruite puis présentée au Comité de Programmation, qui assure la sélection des opérations. A noter que l accusé réception du dossier complet ne vaut pas acceptation de votre demande d aide par l Autorité de Gestion. 5.2 Instruction Dans un second temps et sur la base d un dossier complet, le Service Gestion des Fonds Européens réalise une instruction approfondie. Il vérifie : la cohérence et faisabilité technique de l opération et en particulier le réalisme du budget et des actions, la capacité financière du porteur de projet, la conformité de l opération à la règlementation européenne et nationale (légalité de l opération et éligibilité des dépenses). Cette vérification peut impliquer, lorsque ce type de dépenses est prévu, l étude de la méthodologie des frais généraux, des contributions en nature et des frais de salaire, respect des obligations de mise en concurrence (devis, marché public) ; aides d Etat, législation sociale et environnementale Il analyse l opération au regard des critères d éligibilité, des critères de sélection transversaux à l ensemble des opérations et des critères de sélection propres à chaque objectif spécifique. Ces critères sont détaillés en annexe 1 de la présente notice d information. Le cas échéant, la pertinence de votre demande d avance est également analysée au cours de la phase d instruction. Durant cette phase, l instructeur de votre opération peut être amené à vous demander des informations ou documents complémentaires. L ensemble des éléments de ce travail est consigné dans un rapport dans lequel l instructeur formule un avis transmis aux membres du Comité de Programmation. 5.3 Programmation Le Comité de Programmation se réunit mensuellement et examine les dossiers de demande de subvention complets et instruits. La demande d avance éventuelle est également soumise à l approbation du Comité de Programmation. Sur la base des avis des membres du Comité de Programmation, l Autorité de Gestion décide d accorder ou de rejeter la demande d aide européenne FEDER ou FSE. 12

13 A l issue du Comité de Programmation, vous recevez un courrier vous indiquant la décision motivée de l Autorité de Gestion. Vous disposez d un délai de 10 jours pour contester la décision ou demander des informations complémentaires sur les motivations de la décision de l Autorité de Gestion. Cette demande est à adresser au Service Gestion des Fonds Européens : Région Haute-Normandie Service Gestion des Fonds européens 5 rue Robert Schuman ROUEN Tél : Conventionnement La décision positive de l Autorité de Gestion donne lieu à un acte juridique d octroi de la subvention FEDER ou FSE : la convention. Cette convention vous est transmise pour signature, puis notifiée. La convention comporte l ensemble des données de l opération, sa durée de réalisation (date de démarrage et date d achèvement), les valeur-cibles des indicateurs, le calendrier prévisionnel des demandes de paiement de la subvention etc. Elle précise également les obligations respectives du porteur de projet et de l Autorité de gestion. Elle est accompagnée d annexes techniques et financières qui font partie intégrante de l acte. Elle indique, le cas échant, le montant de l avance accordée. 6. MISE EN ŒUVRE DE L OPERATION ET DEMANDES DE PAIEMENT 6.1 Modifications de l opération Vous devez régulièrement informer l instructeur de l avancement de l opération, et respecter le calendrier relatif à la remontée des factures et autres justificatifs certifiés de dépenses ainsi qu aux indicateurs de réalisation et indicateurs de suivi du déroulement de l opération. En cas de modification ou d abandon de l opération, vous devez impérativement contacter l instructeur par courrier dans les plus brefs délais pour effectuer une demande de modification de l opération. Votre demande fera l objet d une décision de l Autorité de Gestion et d un avenant. Une prorogation de la convention par avenant ne pourra être accordée que si les conditions cumulatives suivantes sont respectées : la demande est exprimée par le bénéficiaire 3 mois au moins avant la date de fin de la convention, la demande est justifiée par une nécessité liée à la complexité de l opération ou à des circonstances particulières ne résultant pas de son fait, l opération n est pas dénaturée, la nouvelle date de fin de validité sollicitée est compatible avec les échéances du programme Demande de paiement En tant que bénéficiaire, vous devez être en capacité de préfinancer votre opération et donc de disposer d une trésorerie suffisante tout au long de l opération. En effet, la gestion des subventions européennes repose sur un système de remboursement : vous payez les factures liées à l opération et vous adressez ensuite une demande de remboursement au Service Gestion des Fonds Européens. 13

14 ATTENTION : - L aide européenne est versée sur la base de dépenses réelles, dans le respect de la règlementation européenne et nationale et des dispositions du programme concerné. - Les dépenses du porteur de l opération ne doivent pas avoir été présentées et financées par d autres programmes ou fonds européens conformément au principe d interdiction du double financement européen des dépenses. - Une dépense est éligible si elle a été payée par le porteur de l opération dans la période d éligibilité des dépenses prévue par la convention attributive d aide européenne, et justifiée par des pièces probantes. - Les pièces justificatives du dossier doivent être conservées jusqu à la date fixée par l Autorité de Gestion dans l acte juridique attributif d aide (convention). Une fois signé l acte juridique attributif d aide, vous devrez transmettre au service instructeur selon le calendrier prévisionnel établi dans la convention attributive de subvention, vos demandes de paiement accompagnées des justificatifs de dépenses (listés ci-après) et d un rapport d avancement (demandes d acomptes) ou d un bilan d exécution (demande de solde). Ces rapports d avancement et bilan d exécution contiendront notamment les livrables et indicateurs de réalisation à compléter. Quelles sont les pièces justificatives de dépenses et autres pièces exigées dans la demande de paiement? Le formulaire de demande de paiement daté et signé par le représentant légal de votre structure Les pièces relatives aux dépenses : - Etat récapitulatif des dépenses annoté des dates d acquittement, respectueux des postes de dépenses inscrits dans l acte attributif de l aide, daté et portant la signature du représentant légal de la structure ainsi que la signature avec la mention certifié exact par : un comptable public pour un maître d ouvrage public un comptable privé ou accompagné des relevés bancaires faisant apparaître les ressources correspondantes pour un maitre d ouvrage privé - les copies des factures acquittées (mention portée sur chaque facture par le fournisseur) ou accompagnées d une attestation de paiement visée par le comptable public ou le commissaire aux comptes certifiant exactes payées et décaissées les dépenses présentées ; ou pour les porteurs de projets privés les copies des factures accompagnées des états récapitulatifs visés par l expertcomptable ainsi que des relevés de compte bancaire du porteur faisant apparaître les dates de débits correspondants. - pour les dépenses de personnel : bulletins de salaires, ou le journal de paie. Fournir également les feuilles de temps passé le cas échéant, contrat de travail, convention collective le cas échéant, convention de mise à disposition, etc. - les fiches de frais de déplacement et justificatifs associés (ex : billets train, ordres de mission, copie des cartes grises, attestations de présence, plaquettes de conférence ). - dépenses indirectes de fonctionnement: grand livre des comptes et autres documents comptables certifiés «dépenses acquittées» par le Comptable public ou par le Commissaire aux Comptes si les frais indirects sont calculés au réel. - pour les dépenses de prestations de service : convention de prestation qui définit clairement l'objet et le prix de la prestation, preuves du respect de la mise en concurrence, factures acquittées. - pour les achats (services, fournitures, travaux, maîtrise d œuvre) : ensemble des pièces des marchés publics non fournies au stade de la programmation du dossier, factures, ordres de service, bons de commande, bons de livraisons, décomptes finaux. - pour les dépenses en nature : attestation de la structure certifiant la mise à disposition à titre gratuit pour la réalisation de l'opération ; fiches de temps et bulletins de paie (pour la mise à disposition des personnes) ; quittance de loyer (pour la mise à disposition d'un local) - attestation de non subventionnement public en cas d achat de bien amortissables le cas échéant. 14

15 Les pièces attestant de la réalité de l opération : - Comptes-rendus de réunion, rapports, études, publications, etc. - Pour les formations : feuilles d'émargement datées, signées Les pièces relatives aux cofinancements : - Les justificatifs signés de l ensemble des co-financeurs (arrêtés, conventions, décisions) si non produits lors du dépôt du dossier de demande, - État récapitulatif des cofinancements perçus visé par le comptable public ou le commissaire aux comptes ou pour les maîtres d ouvrages privés un extrait des relevés bancaires faisant apparaître les ressources correspondantes. Les états récapitulatifs des recettes nettes perçues visées par un comptable public ou un Commissaire aux Comptes, le cas échéant Les pièces attestant du respect des exigences relatives à la publicité européenne : photos, CDrom, articles de presse, etc. Cf. rubrique 6 du dossier de demande d aide et section 7.3 «Les obligations de publicité prévues par le réglementation» de la présente notice. Un rapport d avancement pour les demandes de paiement intermédiaire ou compte-rendu d exécution pour la demande de solde. Il permet de valoriser l opération, ses résultats mais également de faire le point sur les écarts constatés entre la réalisation et les objectifs fixés dans la convention FEDER ou FSE. A cet effet, il reprend : - un tableau récapitulatif des versements des cofinancements, - des rubriques relatives au déroulement de l opération (actions entreprises et/ou en cours, respect des délais de réalisation, mise en œuvre de la publicité communautaire). Vous devez y signaler toute modification envisagée dans le plan d action. Voir section 8 de la présente notice «Contrôles et conséquences financières en cas de non respect de vos engagements». - des rubriques relatives aux objectifs atteints (livrables, indicateurs de réalisation et résultat) - une rubrique relative aux recettes éventuellement perçues. Toute autre pièce pouvant justifier le lien entre la dépense et l opération peut vous être demandée. 6.3 Contrôle de service fait Avant chaque versement (acompte et solde), un contrôle de service fait est opéré par l instructeur en charge de votre opération sur la base des pièces justificatives des dépenses afin de s assurer que les demandes de paiement sont fiables, que les dépenses sont éligibles et justifiées et que toutes les obligations règlementaires sont respectées. L instructeur élabore un rapport de «contrôle de service fait» : il s agit de vérifier l exactitude des éléments indiqués dans votre demande d aide, les justificatifs de réalisation, le respect des engagements que vous avez pris. Ce contrôle sur pièces peut être complété par une «visite sur place» afin de s assurer notamment de la réalité des investissements ou des prestations et du respect des obligations de publicité. Le service instructeur peut vous demander des pièces complémentaires et des explications, et en cas d anomalie constatée, rejeter tout ou partie d une dépense. 15

16 6.4 Paiement de l aide européenne Le paiement de votre subvention est assuré par l organisme de paiement du programme. Ce dernier opère un versement de l aide sur le compte du bénéficiaire. Une lettre de notification du paiement vous est transmise par l Autorité de Gestion. Elle indique le montant de la subvention payée, l assiette des dépenses éligibles retenues et le cas échéant, le montant des dépenses non retenues ainsi que l explication de leur retrait. Dans le cas où une avance vous aurait été consentie, son montant viendra en déduction du montant de la subvention versée à l issue du contrôle de service fait. Vous pouvez émettre une réclamation dans un délai de 15 jours à réception de la lettre de versement de subvention. 7. OBLIGATIONS REGLEMENTAIRES EUROPEENNES ET NATIONALES Dans le cadre du dispositif d aide européen, vous êtes soumis à des obligations règlementaires qui dépendent des caractéristiques et de la nature de l opération ainsi que de la structure bénéficiaire. Vous pouvez être aidé par l instructeur en charge de votre opération pour identifier les obligations auxquelles vous êtes soumis au moment de la préparation de votre dossier de demande d aide FEDER ou FSE et pendant toute la vie de votre opération. 7.1 Les règles encadrant les aides d Etat Tout financement public remplissant les critères énoncés à l article 107, paragraphe 1, du Traité Fondateur de l Union Européenne (TFUE) constitue une aide d État. On peut qualifier d aide d Etat : - une aide accordée à une entreprise, - par l Etat ou au moyen d autres ressources publiques (collectivités, entreprises publiques, Union européenne, institutions financières internationales, contributions obligatoires d entités privées) - procurant un avantage sélectif, - et affectant les échanges entre Etats membres et la concurrence. Au sens du traité, une entreprise peut être définie comme toute entité engagée dans une activité économique indépendamment de son statut juridique et de son mode de financement. - statut juridique : organisme de droit privé ou public, entreprise publique, organisation sans but lucratif, etc. Une association ou une collectivité territoriale peuvent être considérées comme une entreprise. - activité économique : offre de biens et services sur un marché. Le marché sur laquelle intervient l entreprise peut être restreint et faire l objet d une concurrence potentielle. Les activités font l objet d une appréciation au cas par cas pour déterminer si elles interviennent sur le marché concurrentiel. L article 88, paragraphe 3 du Traité prévoit que les États membres ne peuvent mettre à exécution une aide d État sans avoir obtenu l autorisation préalable de la Commission. 16

17 Toutefois, il existe de nombreuses circonstances dans lesquelles des aides d État peuvent être légalement mises à exécution sans une autorisation expresse de la Commission : a) lorsque le domaine concerné par l opération est couvert par un règlement d exemption par catégorie adopté en vertu du règlement (UE) n 651/2014 de la Commission du 17 juin 2014 déclarant certaines catégories d aides compatibles avec le marché intérieur. b) quand une aide n entre pas dans le champ des exemptions par catégories, et qu elle est de faible intensité, elle peut être définie comme une aide de minimis (règlement (UE) n01407/2013 du 18 décembre 2013). Dans ce cas, le montant maximum des aides publiques reçues ne doit pas excéder sur 3 exercices fiscaux, incluant l exercice concerné par la demande d aide européenne. Cette règle concerne les entreprises bénéficiaires, au sens de l annexe 1 du règlement général d exemption par catégorie (RGEC n 651/2014), c'est-à-dire une entité juridique exerçant une activité économique (mise sur le marche de biens et de services) qui respecte les seuils financiers et salariés de la notion de PME (occupe moins de 250 personnes et dont le chiffre annuel n excède pas 50 M ou dont le total du bilan annuel n excède pas 43 M ). 7.2 Les obligations relatives à la commande publique Définition d un marché public : Un marché public est un contrat conclu à titre onéreux entre des pouvoirs adjudicateurs (Etat, collectivités locales, organismes de droit public et associations formées par un/plusieurs de ces organismes publics) et des opérateurs économiques publics ou privés. Ce contrat répond aux besoins de ces pouvoirs adjudicateurs en matière de fournitures, de services et de travaux. Chaque fois qu un pouvoir adjudicateur procède à des achats, que des contrats sont passés et que des fournisseurs externes sont impliqués dans une opération, les règles (communautaires et nationales) de passation des marchés publics doivent être observées. Ces règles sont destinées à garantir une concurrence transparente et loyale, l efficacité de la commande publique et la bonne gestion des deniers publics au sein de l Union européenne. Les réponses aux deux questions suivantes permettent de savoir si les contrats passés pour la réalisation de votre opération sont des marchés publics : votre structure est-elle un pouvoir adjudicateur? si tel est le cas, le contrat est-il un marché public? La Directive 2004/18/CE du Parlement Européen et du Conseil du 31 mars 2004 identifie les pouvoirs adjudicateurs soumis aux règles de la commande publique: - l Etat et ses établissements publics, - les collectivités territoriales, - les organismes de droit public - les associations formées par une ou plusieurs de ces autorités ou un ou plusieurs de ces organismes de droit public. Les organismes de droit public sont des organismes présentant les caractéristiques suivantes : créés pour satisfaire spécifiquement des besoins d intérêt général ayant un caractère autre qu industriel ou commercial dotés de la personnalité juridique et financés majoritairement par l Etat, les collectivités territoriales ou par d autres organismes de droit public : o o soit sa gestion est soumise à un contrôle de ces autorités ou organismes, soit son organe d administration, de direction ou de surveillance est composé de membres dont plus de la moitié sont désignés par l Etat, les collectivités territoriales ou d autres organismes de droit public. Cette directive a été transposée en droit français par l ordonnance n Celle-ci introduit pour certaines personnes morales non soumises au code des marchés publics l obligation de respecter les règles de la commande publique. 17

18 Il s agit des organismes de droit privé ou de droit public autres que ceux soumis au code des marchés publics, dotés de la personnalité juridique et qui ont été créés pour satisfaire spécifiquement des besoins d intérêt général ayant un caractère autre qu industriel ou commercial, dont : l activité est financée majoritairement par un pouvoir adjudicateur soumis au code des marchés publics ou à l ordonnance n 2005/649, la gestion est soumise à un contrôle par un pouvoir adjudicateur soumis au code des marchés publics ou à l ordonnance n 2005/649, l organe d administration, de direction ou de surveillance est composé de membres dont plus de la moitié sont désignés par un pouvoir adjudicateur soumis au code des marchés publics ou de l ordonnance n 2005/649, la Banque de France, l Institut de France, l Académie Française, l Académie des inscriptions et belles-lettres, l Académie des sciences, l Académie des beaux-arts et l Académie des sciences morales et politiques, La Caisse des Dépôts et Consignations, Les organismes de droit privé dotés de la personnalité juridique constitués en vue de réaliser certaines activités en commun : soit par des pouvoirs adjudicateurs soumis au code des marchés publics, soit par des pouvoirs adjudicateurs soumis à l ordonnance n 2005/649, soit par des pouvoirs adjudicateurs soumis au code des marchés publics et des pouvoirs adjudicateurs soumis à la dite ordonnance. Tous les établissements publics à caractère administratif ayant dans leur statut une mission de recherche, parmi lesquels les établissements publics à caractère scientifique, culturel et professionnel, les établissements publics de coopération scientifique et les établissements à caractère scientifique et technologique, pour les achats de fournitures, de services et de travaux destinés à la conduite de leurs activités de recherche. En dehors de leurs activités de recherche, ces établissements sont soumis au code des marchés publics. Sont soumis à ladite ordonnance en vertu de textes spécifiques : Les offices publics de l habitat Les organismes privés d habitation à loyer modéré Les sociétés d économie mixte exerçant une activité de construction ou de gestion de logements sociaux Pôle Emploi Association pour l accès aux garanties locatives Association Foncière Logement Le Foyer d entraide de la Légion étrangère Certaines autorités administratives indépendantes listées dans l ordonnance 7.3 Les obligations de publicité prévues par la réglementation Tous les participants à l opération et tous les partenaires mobilisés pour sa mise en œuvre doivent être informés du financement FEDER ou FSE, dès l engagement des dépenses de l opération, par tous les supports appropriés comportant l'emblème européen et une mention indiquant que l'opération est cofinancée par le FEDER ou le FSE selon les dispositions suivantes (annexe XII point 2.2 du règlement (CE) n 1303/2013) : «Toute action d'information et de communication menée par le bénéficiaire fait mention du soutien octroyé par les Fonds à l'opération comme suit : a) le drapeau de l'union est affiché conformément aux caractéristiques techniques énoncées dans l'acte d'exécution adopté par la Commission en application de l'article 115, paragraphe 4, et est assorti d'une référence à l'union, b) il est fait référence au Fonds ou aux Fonds ayant soutenu l'opération. Lorsqu'une action d'information ou de publicité a trait à une opération ou à plusieurs opérations cofinancées par plusieurs Fonds, la référence visée au point b) peut être remplacée par une référence aux Fonds Européens Structurels et d Investissement (FESI). 18

19 2. Pendant la mise en œuvre d'une opération, le bénéficiaire informe le public du soutien obtenu des Fonds en: a) fournissant sur son éventuel site web une description succincte de l'opération, en rapport avec le niveau de soutien, de sa finalité et de ses résultats mettant en lumière le soutien financier apporté par l'union; b) apposant, pour les opérations ne relevant pas des points 4 et 5, au moins une affiche présentant des informations sur l opération (dimension minimale: A3), dont le soutien financier octroyé par l'union, en un lieu aisément visible par le public, tel que l'entrée d'un bâtiment. 3. Pour les opérations soutenues par le FSE, et, lorsque cela s'impose, pour les opérations soutenues par le FEDER ou le Fonds de cohésion, le bénéficiaire s'assure que les participants à l'opération ont été informés du financement de l'opération par les Fonds. Tout document relatif à la mise en œuvre d'une opération qui est destiné au public ou aux participants, y compris toute attestation de participation ou autre, comprend une mention indiquant que l opération a été soutenue par le ou les Fonds concernés. 4. Pendant la mise en œuvre d'une opération soutenue par le FEDER ou le Fonds de cohésion, le bénéficiaire appose, en un lieu aisément visible du public, un panneau d'affichage temporaire de dimensions importantes pour toute opération de financement d'infrastructures ou de constructions pour lesquelles l'aide publique totale octroyée dépasse EUR. 5. Au plus tard trois mois après l'achèvement d'une opération, le bénéficiaire appose une plaque ou un panneau permanent de dimensions importantes, en un lieu aisément visible du public, si l'opération satisfait aux critères suivants: a) l'aide publique totale octroyée à l'opération dépasse EUR; b) l'opération porte sur l'achat d'un objet matériel ou sur le financement de travaux d'infrastructure ou de construction La plaque ou le panneau indiquent le nom et le principal objectif de l'opération.» Leur réalisation répond aux caractéristiques techniques adoptées par la Commission dans le règlement d exécution(ue) N 821/2014 du 28/07/14 détaillées en annexe n 2- Chapitre II : Instructions relatives à la création de l'emblème et définition des coloris normalisés [Article 115, paragraphe 4, du règlement (UE) no 1303/2013] et l Annexe II : normes graphiques pour la création de l'emblème de l'union et la définition des coloris normalisés. Publication des informations relatives à l opération par l Autorité de Gestion : Les informations relatives à l opération seront publiées sur un site Internet dès la programmation de la subvention (nom du bénéficiaire, nom de l opération, résumé de l opération, dates de début et de fin de l opération, total des dépenses éligibles de l opération, taux de cofinancement UE, code postal de l opération ou tout autre indicateur, pays, dénomination de la catégorie d intervention dont relève l opération). 19

20 8. CONTROLES ET CONSEQUENCES FINANCIERES EN CAS DE NON RESPECT DES ENGAGEMENTS Vos engagements sont indiqués dans le dossier de demande d aide européenne et dans la convention attributive de l aide européenne. Tout au long de sa mise en œuvre, votre opération fait l objet de différents contrôles : * Contrôle de service fait : Cf. section 6 de la présente notice «Mise en œuvre de l opération et demande de paiement / contrôle de service fait») : * Les autres contrôles : - Contrôle Qualité Gestion mené par l Autorité de Gestion pour vérifier le respect de ses procédures internes et des délais, - Contrôle Qualité Certification mené par l Autorité de Certification du Programme Opérationnel Régional, - Contrôles d opérations sur pièces et sur place, menés par un contrôleur indépendant de l Autorité de Gestion, - Contrôles des autorités nationales et européennes sur pièces et sur place. Les contrôles portent sur l ensemble des renseignements fournis et sur vos engagements contractuels, et notamment sur les éléments suivants : - Montant total éligible de l opération, - Respect des règles d éligibilité des dépenses, - Justification des dépenses réalisées : justificatifs conformes, acquittés, - Respect du calendrier, - Existence des décisions des co-financeurs, - Respect du plan de financement conventionné, - Respect des obligations d information et de publicité et autres obligations règlementaires, - Vérification physique de la réalité de l opération et de la conformité des investissements le cas échéant. Vous devez conserver tout document permettant notamment de reconstituer le temps de travail consacré à l opération et aux actions qui le composent et de justifier les dépenses encourues et la réalisation de l opération. Les justificatifs correspondants à vos engagements et aux attestations sur l honneur devront être fournis. Si dans les 5 ans suivant le paiement du solde de l aide européenne, votre opération subit une modification importante (arrêt ou délocalisation de l activité productive en dehors de la zone du programme, changement de propriété de l infrastructure qui procure à une entreprise ou un organisme public un avantage indu, un changement substantiel de nature, d objectifs ou de conditions de mise en œuvre qui porterait atteinte à ses objectifs initiaux), un reversement partiel ou total des sommes versées sera exigé. Ce délai peut être réduit à trois ans sur décision de l Autorité de Gestion, en cas de maintien des investissements ou des emplois créés par les PME sauf dispositions européennes ou nationales plus restrictives en matière d aide d Etat et sauf dispositions spécifiques prévues à l article 71.2 du règlement cadre n 1303/2013 portant dispositions communes pour le FEDER/FSE/FEADER et FEAMP. Le refus de contrôle, la non-conformité de votre opération ou le non-respect de vos engagements peuvent entraîner les sanctions suivantes : l Autorité de Gestion peut décider de mettre fin à l aide et exiger le reversement partiel ou total des sommes déjà versées. 20