Aide mémoire Comment répondre à l enquête ES-Handicap sur le site internet

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1 Aide mémoire Comment répondre à l enquête ES-Handicap sur le site internet Répondre à l enquête en 7 étapes. 1. SE CONNECTER AU SITE INTERNET DE COLLECTE Ouvrir Internet Explorer (Version 6 ou supérieure) ou Firefox (Version 3 ou supérieure). Saisir l adresse suivante : Pour les utilisateurs d Internet Explorer 6, configurer les options internet : Page internet ouverte > onglet Outils > Options internet > Avancé > décocher les SSL 2.0 et 3.0 et cocher le TLS 1.0. NB : Ce site est sécurisé au moyen d un certificat SSL, vos transmissions sont cryptées.

2 2. L ÉCRAN D ACCUEIL Les images suivantes signalent les fonctionnalités vous permettant de renseigner le questionnaire. Certaines parties du site ne vous seront pas utiles. Dans La barre de menu (en noir), deux onglets vous seront utiles : l onglet «Bordereaux» et l onglet «Aide». Onglet «Bordereaux» - Liste des bordereaux : pour accéder aux données saisies dans les bordereaux du questionnaire. - Liste des erreurs : pour accéder à la liste des anomalies repérées par les contrôles que vous aurez préalablement exécutés. - Liste des commentaires : pour accéder à la liste des commentaires que vous aurez saisis. - Contrôles : pour exécuter les contrôles de cohérence établis par la DREES. - Validation : pour clore la saisie du questionnaire. - Impression : pour imprimer une version mise en forme du questionnaire et de vos saisies. - Export vers Excel : pour sauvegarder sur votre ordinateur une version informatique de vos saisies. Onglet «Aide» - Utilisation du site : compatibilité, fonctions essentielles, aide complémentaire, glossaire. - Questionnaire : consignes de remplissage, FAQ, nomenclatures, liste des contrôles. Tous ces documents, ainsi que le questionnaire, sont proposés en version imprimable.

3 3. SAISIR LE QUESTIONNAIRE : la liste des bordereaux 1) Ouvrir un bordereau Barre de menu > onglet «Bordereaux» > «Liste des bordereaux» 2) Le bordereau «Identification» Les données d identification de votre structure sont pré-remplies à partir des informations enregistrées dans le répertoire FINESS. Ouvrez le bordereau «Identification» et vérifiez que les informations pré-remplies sont correctes. Si une information est erronée, la colonne B «Modifications éventuelles» permet de la rectifier. 3) Les bordereaux «multiples» Les bordereaux liés à la description du personnel en fonction et des personnes accueillies sont présentés sous la forme de bordereaux dits «multiples». Chaque tableau de 20 lignes permet la description de 20 personnes. Lorsque vous avez saisi les informations de 20 personnes dans le premier tableau, créez un nouveau tableau de 20 personnes en cliquant sur le bouton «Plus» situé à gauche de chaque bordereau «multiple». A noter : Les structures accueillant plus de 60 personnes peuvent contacter la hotline afin d effectuer la saisie des bordereaux multiples dans des fichiers Excel pré-formatés. Attention : Il est nécessaire de respecter les nomenclatures (identiques à celles du site internet) et de ne pas modifier les formats.

4 4. SAISIR LE QUESTIONNAIRE : les aides à la saisie 1) Les questions à nomenclatures Lorsque vous devez choisir une réponse parmi une liste de réponses proposées, un bouton de nomenclature s affiche à côté de la case à remplir : Pour ces questions, vous pouvez : - cliquer dans la nomenclature sur la réponse de votre choix ; - saisir dans la cellule le code de la nomenclature correspondant à la réponse. 2) Les info-bulles Lorsque vous effectuez un clic-droit dans une cellule, une info-bulle apparaît. La partie inférieure de l info-bulle indique une consigne ou une aide de remplissage. A noter : chaque cellule est associée à une info-bulle. Cependant, certaines questions de l enquête n appellent pas de précisions. Les info-bulles qui leur sont associées s affichent mais ne contiennent pas d information particulière. Astuce n 1 : les questions qui se terminent par un astérisque * sont les questions dont l infobulle contient une consigne ou une aide. Astuce n 2 : pour faire disparaître de l écran une info-bulle ouverte, effectuer un clic sur une partie du questionnaire. 3) Deux manières de se déplacer sur l écran : en cliquant avec le clic gauche de la souris dans la cellule ; en utilisant la touche «tabulation» (Tab) de votre clavier. 4) Ajouter un commentaire Commentaire associé à une question En plus de votre réponse, vous pouvez ajouter à chaque question un commentaire personnel. Positionnez-vous dans la cellule correspondant à la question que vous souhaitez commenter, appuyez sur la touche F2 de votre clavier, saisissez votre 5) Accéder au site des aides commentaire, puis cliquez sur le bouton «Enregistrer». Commentaire associé à un bordereau Chaque bordereau se termine par un champ libre «Commentaire» dans lequel vous pouvez apportez d éventuelles précisions. Visualiser les commentaires Barre de menu > onglet «Bordereaux» > «Liste des commentaires» Sur cet écran, vous pouvez ajouter un commentaire général associé à votre questionnaire dans le cadre «Commentaire global sur l observation». À partir de l écran d identification : Lien «Aides et FAQ ES-Handicap» À partir de l écran d accueil : Barre de menu > onglet «Aide»

5 5. ENREGISTRER LES DONNÉES SAISIES Avant de sortir d un bordereau sur lequel vous avez saisi des réponses, cliquer sur l un des deux boutons «Enregistrer avec contrôles» : si vous souhaitez également exécuter la série de contrôles prévus pour ce bordereau (à faire au moins une fois) ; «Enregistrer sans contrôles» : si vous souhaitez exécuter la liste de contrôle ultérieurement.! Attention : l utilisation des flèches «précédent» et «suivant» du navigateur Internet est à proscrire. En effet, cette action ne permet pas l enregistrement des données saisies. Si vous cliquez sur l un de ces boutons, un message apparaîtra vous demandant de confirmer ou non la sortie du bordereau. Cliquez sur le bouton «Annuler» pour éviter de perdre les données saisies. 6. CONTRÔLER LA COHÉRENCE DES DONNÉES SAISIES Le repérage d éventuelles anomalies dans les réponses s effectue par l exécution de la liste de «contrôles», de deux types : contrôle intra-bordereau : réponses données sur un même bordereau contrôle inter-bordereaux : réponses données sur des bordereaux différents 1) Lancer l exécution des contrôles : Au moment de l enregistrement des données : cliquer sur le bouton «Enregister avec contrôles» situé en haut et en bas des écrans de chaque bordereau. Par ce bouton, seuls les contrôles intra-bordereau sont exécutés. À partir de l écran d accueil : Barre de menu > onglet «Bordereaux» > «Contrôles» Ce menu permet, au choix : - d exécuter l ensemble des contrôles ; - d exécuter un seul des deux types de contrôles (intra-bordereau ou inter-bordereaux). 2) Visualiser les «erreurs» détectées par les contrôles À partir d un bordereau : Les cellules contenant des données détectées en erreur apparaissent sur fond en couleur. À partir de l écran d accueil : Barre de menu > onglet «Bordereaux» > «Liste des erreurs»

6 7. VALIDER LES DONNÉES SAISIES La validation de l enquête est à effectuer lorsque vous avez renseigné l ensemble des bordereaux. L enquête peut être validée à 2 conditions : les 2 types de contrôles (intra et inter-bordereaux) ont été exécutés au moins une fois ; les erreurs bloquantes ont été corrigées. La validation de l'enquête est obligatoire. Elle équivaut à apposer une signature sur un document. À partir de l écran d accueil : Barre de menu > onglet «Validation» > bouton «Valider l enquête» Une fois l enquête validée, vous pouvez consulter les bordereaux qui la composent, mais ne pouvez plus les modifier.