Livre Blanc. Construire un système d information collaboratif de pilotage de l action publique. Mai 2010

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1 Livre Blanc Construire un système d information collaboratif de pilotage de l action publique Mai 2010 Un livre blanc édité par : NQI - Network Quality Intelligence Tél. : Web :

2 Introduction Lancées dès le début des années 1990, les démarches d évaluation des politiques publiques prennent une place de plus en plus importante dans les collectivités, celles-ci étant poussées par la volonté politique de passer d une culture de budget à une culture d objectifs. Ce processus est rendu nécessaire par : Les restrictions budgétaires, qui touchent les collectivités parallèlement à l élargissement de leurs missions. Ainsi, les élus et les directions métier doivent disposer d informations leur permettant d optimiser l utilisation des ressources et de dégager des marges de manoeuvre. La mise en place de cadres structurant l action publique : contrats de projets Etat-région pour les régions, contrats de ville pour les villes, démarche Lolf, Agenda 21 pour les actions de développement durable... L exigence grandissante des citoyens qui souhaitent savoir si les actions prévues ont bien été conduites, si elles étaient justifiées, quels ont été les moyens employés, quels étaient les objectifs et quels ont été les résultats. La mise en place d un système d information collaboratif de pilotage correspond à la création d un véritable observatoire de l action publique, qui ne peut se faire sans une démarche méthodologique et pédagogique préalable afin de : Convaincre les élus et s assurer de leur soutien dans cette démarche. L objectif de cet observatoire étant, en premier lieu, de leur fournir des données concrètes et objectives leur permettant d alimenter le débat politique, d effectuer des ajustements, de dégager des marges de manœuvre et d optimiser la qualité et la réactivité des prises de décisions. Expliquer la démarche à tous les acteurs afin que les évolutions organisationnelles qu elle amène n effraie pas et qu elle ne soit pas vue comme un outil de contrôle mais de pilotage. Responsabiliser et impliquer l opérationnel et le décisionnel dans la collecte, la diffusion et l utilisation de l information afin de tous les réunir sur une plateforme web commune et structurée. Selon le contexte de la collectivité, le besoin méthodologique peut être plus ou moins important. Dans ce cadre là, NQI complète son expérience du secteur des collectivités par un réseau de partenaires prêt à vous conseiller et à vous accompagner dans la mise en place d une démarche de pilotage et d évaluation. 1

3 Afin de constituer cet observatoire de l action publique, une solution collaborative de pilotage devra avoir la capacité de : Réunir sur une plateforme commune tous les acteurs de la collectivité : agents, direction générale, direction des services, élus et, potentiellement, les citoyens ou les associations. Modéliser les référentiels des collectivités. Relier entre eux les différents axes d analyse des actions de la collectivité (actions, objectifs, politique publique, mission LOLF) afin de donner un accès à une information pertinente et à des tableaux de bord adaptés à chaque profil d acteur. Disposer d une interface conviviale et intuitive afin de favoriser la participation de chaque acteur à la collecte d informations. S intégrer au cœur du système d information de la collectivité afin de ne pas complexifier l accès à l information et d éviter les doubles saisies (Intranet, Extranet, logiciel financier...). Structure d'un système d'information collaboratif de pilotage de l'action publique Calendriers Direction Générale & Elus Tableaux de bord Comités de Pilotage e Collab o so ica es te ur s Plat e Actions /R Objectifs opérationnels et ur Ind tiv dg Politiques Publiques Bu Documents ra ef m or Rapports Risques ce Projets / Actions Alertes Points à traiter Directions de Service Missions transverses (évaluation, qualité...) 2

4 Définition & modélisation des référentiels La première étape de mise en place d un système d information de pilotage de l action publique passe par la construction du référentiel de la collectivité, qui doit être réalisée en interne avec, éventuellement, l aide d un consultant externe. Cette phase a pour but : D identifier les politiques publiques, les axes stratégiques et les objectifs globaux de la collectivité. De décliner ces axes en objectifs opérationnels et en actions. Voici quelques exemples de référentiels de collectivités locales : Déclinaison locale du Programme National de Rénovation Urbaine (Extrait ANRU - CDC) 3

5 Arbre des objectifs de la Formation professionnelle (Extrait Le Petit Furet de l Evaluation ) Une fois le référentiel défini, il ne reste plus qu à répercuter cette arborescence dans la solution de pilotage et de créer des liens n-n entre ces différents éléments. L exemple ci-dessous décrit les étapes de modélisation d un référentiel d une collectivité dans la solution NQI Orchestra. 1. Définition de la typologie d axes d analyse de la collectivité : axes stratégiques, objectifs, missions Lolf, engagements Agenda Définition des objectifs 4

6 3. Liste des objectifs 4. Association des actions avec les objectifs 5. Navigation dans le référentiel de la collectivité 5

7 Définition des indicateurs Selon la définition de la Documentation Française, un indicateur est «la représentation quantifiée d un phénomène qu on veut mettre sous contrôle. Il fournit des données chiffrées sur les principaux aspects de l action évaluée et permet des comparaisons rigoureuses en matière de coûts, volume des activités, nombre de bénéficiaires». On peut distinguer trois grands types d indicateurs : Les indicateurs d état qui aident à poser le contexte d une action pour la cadrer et établir, plus tard, des comparaisons. Les indicateurs de résultat qui donnent un aperçu de l influence immédiate des actions de la collectivité sur un objectif. Les indicateurs d impact qui mesurent les résultats des actions au niveau d une politique publique ou d un axe stratégique sur le moyen/long terme. Par exemple, le taux de fréquentation des établissements publics pour évaluer le développement des équipements publics, ou le nombre de création d entreprises pour apprécier le développement économique. Afin d apporter une réelle valeur ajoutée à l analyse d une politique publique, la bibliothèque mise en place par une collectivité doit regrouper des indicateurs fiables, pertinents, sensibles, faciles à recueillir, lisibles et comparables dans le temps et l espace. Elle doit également combiner de façon équilibrée les informations quantitatives et qualitatives, afin d évaluer efficacement la performance et l impact des actions sur les politiques publiques et d engager des actions correctives ou préventives. Exemples d indicateurs d impact dans le cadre de l ANRU 6

8 L ensemble de ces indicateurs seront mis à disposition dans l outil collaboratif de pilotage afin d être associés aux différents niveaux du référentiel et à des actions. Exemple d indicateurs d un objectif LOLF Ainsi, les acteurs de la collectivité auront la capacité d accéder via la plateforme de pilotage à un ensemble d indicateurs mis à jour en temps réel. Cependant, il est important de noter que l accès à ces données permet d apprécier la performance des actions de la collectivité mais ne se substitue pas aux besoins de mener une analyse d impact ou une évaluation plus poussée (enquête sur le terrain, étude sur une cible...). La planification des actions Les bénéfices apportés par la mise en place d un système d information collaboratif de pilotage de l action publique requièrent une participation et responsabilisation des acteurs au niveau opérationnel. En effet, de leur implication dépend la mise à disposition d informations fiables et pertinentes, permettant au niveau décisionnel de mener des analyses constructives, d effectuer des ajustements et de prendre des décisions efficaces. La mise en place d une solution de pilotage permet également d éviter aux cellules évaluation ou aux responsables de service de rechercher les données dans les systèmes d information de chaque service. Afin de maximiser l implication des responsables d action, il convient de : Faire participer tous les acteurs de la collectivité à la mise en place de la démarche de pilotage, afin que chacun d entre eux se sente impliqué et responsabilisé (et non jugé). Mettre en place un accompagnement méthodologique et technique parallèlement au déploiement du système d information. Disposer d un outil intuitif et convivial qui ne constitue pas un frein à la participation. 7

9 L utilisation d un outil de pilotage par les responsables d action peut se limiter à la saisie d une fiche descriptive de l action et au renseignement d indicateurs de résultat. En effet, dans l exemple cidessous, le responsable d action dispose d un accès à : Une fiche action reprenant les caractéristiques de l action et son positionnement dans le référentiel de la collectivité. Une liste d indicateurs associés à cette action (voir chapitre précédent). Des espaces de communication permettant la saisie de commentaires et le partage de documents. Une liste des participants à cette action 8

10 Si la collectivité a un besoin de planification et de suivi plus poussé, les responsables d actions pourront également: Définir un calendrier de déroulement de l action de manière simple (liste de tâches) ou avancée (arborescence de tâches liées avec vision d un diagramme de Gantt). Préciser les budgets alloués à une action, à un objectif ou à un axe stratégique. Evaluer les ressources nécessaires à la réalisation d une action, d un objectif ou d un axe stratégique. 9

11 Le suivi & le pilotage des actions Un système collaboratif de pilotage fournit des données adaptées au profil de chaque acteur de la collectivité en temps réel. Ces informations leur permettent d effectuer des ajustements, d optimiser la qualité et la réactivité des prises de décisions, de dégager des marges de manœuvre et de débattre des politiques à partir de données concrètes et objectives. Les responsables d actions et les directions de service accèdent rapidement aux données dont ils ont la responsabilité, afin de visualiser les informations contextuelles et de mettre à jour les indicateurs. Page d accueil d un responsable d actions Les élus et la direction générale disposent eux de tableaux de bord de pilotage personnalisés permettant de remonter toutes les informations sur les actions de la collectivité (indicateurs, avancement, budgets, ressources...) et de les présenter par axe d analyse : politique publique, engagement Agenda 21, Mission LOLF, projet d administration, responsable, localisation, etc. Tableau de bord de pilotage d une politique publique 10

12 Conclusion Le déploiement d un système d information collaboratif de pilotage de l action publique regroupe et structure l ensemble des données concernant les actions menées par les collectivités. Il constitue une étape indispensable dans l évaluation des politiques publiques car il permet d identifier des éléments clés sur lequel une analyse d impact, (enquêtes sur le terrain, analyses de panel, entretiens, tables rondes, etc.) va pouvoir s appuyer. Une plateforme collaborative de pilotage qui réunit l opérationnel et le décisionnel sert également à la mise en place d un processus d évaluation transparent, indépendant et participatif. Ainsi, elle renforce l idée selon laquelle l objectif de ces démarches n est pas de contrôler ou de juger l action des agents, mais bien d avoir une vue objective sur les actions de la collectivité. Elle participe enfin à la création d une vision collective d exigence, de transparence, de moyens et de méthodes qui favorise la compréhension réciproque entre tous les acteurs (élus, directions, agents, citoyens, associations) et amène à la construction d un système de gouvernance partagé. Un livre blanc édité par : NQI - Network Quality Intelligence Tél. : Web : 11

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