Programme de mobilité universitaire INTRA-ACP

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1 Programme de mobilité universitaire INTRA-ACP AFRIQUE (MWALIMU NYERERE), CARAÏBES & PACIFIQUE MANUEL ADMINISTRATIF ET FINANCIER Appel à propositions EACEA/11/12

2 GLOSSAIRE... 6 I. INTRODUCTION... 8 Rôles du bénéficiaire et des partenaires... 8 II. MODIFICATION DE LA CONVENTION II.A CHANGEMENTS NECESSITANT UNE MODIFICATION OFFICIELLE II.A.1 Changement dans la composition du partenariat II.A.2 Changement d établissement coordonnateur II.A.3 Changement concernant la période d éligibilité II.A.4 Changements des délais de présentation des rapports (sans lien avec une prorogation de la période d éligibilité) supérieurs à 30 jours II.B CHANGEMENTS NECESSITANT UN ECHANGE DE LETTRES II.B.1 Changement de représentant légal II.B.2 Changement de coordinateur II.B.3 Changement des données relatives au compte bancaire II.B.4 Changement de statut de l établissement coordonnateur (fusion, par exemple) II.B.5 Changement des données relatives à l établissement coordonnateur (dénomination, adresse, numéros de téléphone ou de télécopie, par exemple) II.B.6 Changements substantiels des flux de mobilité II.B.7 Changement de partenaire technique II.B.8 Changement dans la liste des cours de master et programmes de doctorat proposés par le partenariat II.C NOTIFICATION II.C.1 Changement de membre associé dans le partenariat II.C.2 Changement de coordonnées du représentant légal II.C.3 Changement de coordonnées du coordinateur ou d un partenaire II.C.4 Changements mineurs des flux de mobilité II.C.5 Changement des délais de présentation des rapports (sans lien avec une prorogation de la période d éligibilité) inférieurs à 30 jours

3 III. GESTION FINANCIERE DE LA SUBVENTION III.A ORGANISATION DE LA MOBILITE III.B GESTION DES BOURSES INDIVIDUELLES III.B.1 Principes généraux III.B.2 Gestion des fonds de la bourse en cas d interruption des études III.B.3 Gestion de la bourse en cas d abandon des études III.C PAIEMENT DE LA SUBVENTION III.D COMPTE BANCAIRE III.E SYSTEME COMPTABLE/CONTROLE INTERNE III.F GESTION DU PARTENARIAT IV. RAPPORTS IV.A REMARQUES GENERALES: CALENDRIER CONTRACTUEL IV.B EXIGENCES FORMELLES POUR LES RAPPORTS IV.C RAPPORT(S) D AVANCEMENT er rapport d avancement (technique) e et 3 e rapports d avancement (techniques et financiers) IV.D RAPPORT FINAL IV.D.1 Principes généraux IV.D.2 Partie technique: description de l action faisant l objet du rapport IV.D.3 Partie financière: déclaration de dépenses IV.D.4 Intérêts non déclarés IV.D.5 Éventuel remboursement d une partie de la subvention IV.D.6 Recours IV.E RAPPORTS D AVANCEMENT SUPPLEMENTAIRES IV.F LISTES DES FLUX DE MOBILITE INDIVIDUELLE (IMPRESSIONS DE L INSTRUMENT DE MOBILITE DE L EACEA) V. SUIVI DU PROJET PAR L AGENCE V.A OBJET

4 V.B QUEL TYPE DE SUIVI? V.B.1 Visite lors d une réunion du partenariat et/ou d un événement associé au projet V.B.2 Visite dans les locaux du bénéficiaire, de l établissement coordonnateur ou d un établissement partenaire V.B.3 Invitation à un événement organisé par l Agence VI. PIÈCES JUSTIFICATIVES ET AUDITS VI.A OBJET VI.B DOCUMENTS REQUIS VI.C CONCLUSIONS ET RESULTATS

5 OBJECTIF DU MANUEL ADMINISTRATIF ET FINANCIER Le présent manuel poursuit un double objectif. Il fournit, d une part, des directives utiles à une mise en œuvre réussie des projets, et décrit, d autre part, les règles applicables aux subventions attribuées dans le cadre du programme de mobilité universitaire Intra-ACP, géré par l Agence exécutive «Éducation, audiovisuel et culture» (ci-après l «Agence»). Le manuel constitue l annexe IV de la convention de subvention; en conséquence, les règles qu il énonce ont valeur d obligations contractuelles. Ce manuel vise également à: - aider les bénéficiaires à gérer efficacement l action; - préciser divers aspects relatifs à la convention de subvention et à ses annexes; - fournir des informations pratiques auxquelles les bénéficiaires pourront se référer à divers stades de l action; - fournir aux bénéficiaires des conseils sur la gestion des aspects financiers de la convention de subvention; - assurer des relations aussi harmonieuses que possible entre les parties impliquées en établissant un cadre opérationnel pour l action. Ce document est conforme au règlement financier de l Union européenne, qui s applique mutatis mutandis aux principes et procédures régissant l établissement et la mise en œuvre du 10 e Fonds européen de développement (FED) ( 5

6 GLOSSAIRE Bénéficiaire: le bénéficiaire (également désigné en tant qu «organisme coordonnateur») est l organisme qui a signé une convention de subvention avec l Agence, au nom des membres du partenariat. Le bénéficiaire est le principal responsable légal de la bonne exécution de la convention vis-à-vis de l Agence. Il est également responsable de la coordination et de la gestion quotidiennes du partenariat, ainsi que de l utilisation des fonds de l Union européenne (UE) alloués au projet. Convention d apprentissage: accord conçu pour les étudiants mobiles afin de lier les trois parties impliquées: l établissement d origine, l établissement d accueil, et l étudiant avant son départ. Les conventions d apprentissage comportent la liste des cours, modules ou autres unités d enseignement que l étudiant envisage de suivre dans l établissement d accueil, ainsi que les numéros de code, crédits ou autres unités de valeur correspondants. La convention d apprentissage, assortie du relevé de notes, est destinée à garantir la pleine reconnaissance du programme d études suivi dans l établissement d accueil. En inscrivant l étudiant, l établissement d enseignement supérieur s engage à dispenser les cours et à accorder les crédits nécessaires à la validation des acquis d apprentissage. L établissement d origine intégrera les crédits acquis et l expérience de la mobilité dans le programme d études de l étudiant après son retour. Convention d étudiant: convention signée entre le partenariat et chaque étudiant qui doit recevoir une bourse Intra-ACP. Cette convention précise toutes les modalités universitaires, financières et administratives associées à la bourse de l'étudiant dans l établissement d accueil, ainsi que les modalités d attribution et d utilisation de cette bourse. Convention de subvention pour une action: l Agence conclut une convention de subvention avec le candidat de chaque partenariat sélectionné dans le cadre du programme de mobilité universitaire Intra-ACP. La durée de la convention de subvention correspond à celle des activités prévues, et la période d éligibilité atteint 54 mois au maximum, voire, dans des cas dûment justifiés, 60 mois. Coordinateur: la personne responsable des tâches de coordination et de gestion quotidienne nécessaires au stade de la mise en œuvre. Le coordinateur est également, pour l Agence, le point de référence concernant toutes les questions liées à la mise en œuvre du projet. Établissement d enseignement supérieur (EES): établissement qui dispense un enseignement supérieur et dont l appartenance au système d enseignement supérieur est reconnue par l autorité nationale compétente du pays participant. Exigences minimales concernant les procédures de sélection: document présentant une série d exigences minimales à respecter durant la procédure de sélection des étudiants et du personnel. Ce document se concentre sur le processus d attribution des bourses et doit être signé par le coordinateur au nom du partenariat; il doit garantir la transparence et le traitement équitable des candidatures individuelles. Instrument de mobilité de l EACEA: instrument spécifiquement conçu pour permettre la surveillance de la mobilité individuelle. L Agence fournit un identifiant et un mot de passe pour pouvoir y accéder. Irrégularité: une violation d'une disposition du droit européen ou un manquement à une obligation contractuelle résultant d'une action ou d'une omission, qui a ou aurait pour effet, par une dépense indue, de porter préjudice au budget général de l'union européenne ou à des budgets gérés par celleci. 6

7 Membre associé: toute organisation susceptible de contribuer à la promotion, la mise en œuvre, l évaluation et l essor durable du programme de mobilité peut être considérée comme un membre associé du partenariat. Les membres associés ne sont pas autorisés à retirer un avantage financier de la subvention. Partenaire technique: organisation qui fournit un soutien au partenariat dans la gestion du projet et en particulier dans l organisation et la mise en œuvre de la mobilité. Le partenaire technique n accueille ni envoie des étudiants et/ou du personnel en mobilité. Partenaire: tout établissement d enseignement supérieur, autre que le bénéficiaire, éligible selon l appel à propositions du programme de mobilité universitaire Intra-ACP, et signataire d un courrier dans lequel il s engage, conformément aux dispositions convenues avec le candidat/bénéficiaire, à contribuer à la mise en œuvre de l action (organisation de la mobilité et des flux de mobilité des étudiants et du personnel). Partenariat: désigne le groupe d établissements d enseignement supérieur (EES) sélectionnés pour mettre en œuvre le projet. Le partenariat comprend un établissement coordonnateur (ou bénéficiaire), les établissements partenaires, le membre associé et le partenaire technique (le cas échéant). Projet: programme de travail pour la mise en œuvre des activités en conformité avec les objectifs du programme de mobilité universitaire Intra-ACP. Le projet a une date de début, des objectifs et conditions spécifiques, des responsabilités définies, un budget, une date de fin fixe et de multiples partenaires impliqués. Protocole d accord: document qui décrit tous les accords conclus par les partenaires concernant tous les aspects liés à la gestion des partenariats et à l'organisation de la mobilité. Il définit le rôle et les responsabilités des partenaires concernant l organisation des activités de mobilité, les procédures et critères de sélection des candidats, ainsi que les mesures prévues pour atteindre les objectifs spécifiques du programme, tels que la reconnaissance, l'assurance qualité, la prévention de la fuite des cerveaux et la durabilité. Il doit également inclure des dispositions spécifiques relatives à la gestion financière de la subvention. Règlement financier: règlement (CE) n 215/2008 du Conseil du 18 février 2008 portant règlement financier applicable au 10 e Fonds européen de développement (FED); le règlement n 478/2007 de la Commission du 23 avril 2007 modifiant le règlement n 2342/2002 établissant les modalités d'exécution du règlement n 1605/2002 du Conseil portant règlement financier applicable au budget général de l Union européenne, qui s appliquent mutatis mutandis au règlement financier applicable au 10 e FED. Représentant légal: la personne habilitée à contracter des engagements juridiques et financiers au nom du bénéficiaire. 7

8 I. INTRODUCTION Rôles du bénéficiaire et des partenaires En signant la convention, le bénéficiaire s engage à: a) assumer la pleine responsabilité d une mise en œuvre de l action conforme à la convention; b) être l intermédiaire pour toute communication entre les partenaires et l Agence. Toute réclamation éventuelle de l Agence au sujet de la convention devra être adressée au bénéficiaire qui y répondra, sauf mention contraire spécifique dans la convention; c) être responsable de la transmission à l Agence de tous les documents et informations pouvant être requis au titre de la convention, notamment en ce qui concerne les demandes de paiement. Le bénéficiaire ne déléguera aucun aspect de cette tâche aux partenaires ni à aucune autre partie. Si des informations doivent être fournies par les partenaires, le bénéficiaire sera chargé de les obtenir, de les vérifier et de les transmettre à l Agence; d) informer les partenaires de tout événement dont il a connaissance qui est susceptible d affecter substantiellement la mise en œuvre de l action; e) réclamer et recevoir, au nom des partenaires, tous les paiements effectués par l Agence sur le compte bancaire visé à l article I.6 de la convention, et distribuer la subvention de l UE aux partenaires conformément à ladite convention. L Agence décline toute responsabilité en ce qui concerne les relations entre les partenaires, et notamment le partage de la subvention entre le bénéficiaire et ses partenaires. La communication à l Agence des accords conclus entre le bénéficiaire et ses partenaires ne modifie en aucune manière la responsabilité du bénéficiaire à cet égard; f) être responsable, en cas d audit, de contrôle ou d évaluation (articles II.6 et II.18 de la convention), de la transmission de tous les documents nécessaires, y compris les comptes des partenaires, les pièces comptables originales et les copies signées des sous-contrats, si les établissements bénéficiaires ont conclu de tels contrats conformément à l article II.9. Chaque partenaire: a) convient des dispositions appropriées à prendre pour la réalisation de l action (protocole d accord); b) transmet au bénéficiaire les données nécessaires à la préparation des rapports, états financiers et autres documents prévus dans la convention, y compris ses annexes; c) veille à ce que toutes les informations à fournir à l Agence soient transmises par l intermédiaire du bénéficiaire, sauf mention contraire spécifique dans la convention; d) informe immédiatement le bénéficiaire de tout événement affectant ou retardant substantiellement la mise en œuvre de l action; e) fournit au bénéficiaire tous les documents nécessaires en cas d audit, de contrôle ou d évaluation (articles II.6 et II.18 de la convention). Les documents qui doivent être adressés au coordinateur par les partenaires doivent garantir: - la traçabilité des paiements (ordres de paiement, relevés de comptes, accusés de réception signés par les étudiants, etc.); - la possibilité de vérifier la mise en œuvre de la mobilité (convention d apprentissage entre les établissements d origine et d accueil, convention d étudiant signée par le 8

9 boursier et l établissement d accueil, certificat d arrivée, cartes d embarquement à l arrivée et au départ, etc.). Le bénéficiaire et les établissements partenaires s engagent à: a) respecter les objectifs généraux communs à la base de la création du partenariat; b) exécuter les actions décrites dans la candidature, ainsi que le programme de travail convenu conjointement par les parties; c) entreprendre tous les efforts requis pour atteindre concrètement les objectifs généraux communs de chaque action bénéficiant de la subvention de l UE; d) s abstenir de toute action susceptible de favoriser la fuite des cerveaux des pays participant au programme; e) encourager les participants aux activités de mobilité à utiliser les connaissances et compétences acquises pour favoriser le développement social, humain, économique et politique de leur pays; f) encourager tous les participants aux activités de mobilité à devenir les ambassadeurs d une meilleure entente entre les peuples; g) entretenir des relations de coopération mutuelle et des échanges d informations réguliers avec l Agence sur les questions d intérêt commun; h) faire preuve de transparence en ce qui concerne la gestion et le compte rendu des actions bénéficiant de la subvention de l UE, et collaborer pleinement aux contrôles annuels ou occasionnels concernant la mise en œuvre de la convention. 9

10 II. MODIFICATION DE LA CONVENTION Si le bon fonctionnement du projet le requiert, le bénéficiaire a la possibilité d introduire certaines modifications au nom du partenariat. Pour être prises en compte par l Agence, les demandes de modification doivent être présentées à l Agence: sous la forme d une lettre ou d un formulaire officiels datés et signés par le représentant légal du bénéficiaire, c est-à-dire la personne qui a signé la convention de subvention ou son remplaçant légal; avant que le changement n intervienne et au moins 30 jours calendaires avant la fin de la période d éligibilité indiquée dans la convention de subvention. Certains changements nécessiteront une modification officielle de la convention de subvention, d autres un échange de lettres entre l Agence et le bénéficiaire, et certaines modifications mineures une simple notification à l Agence. L Agence envoie un accusé de réception. Les formalités des procédures de modification sont décrites ci-après. Toute demande de modification doit être accompagnée d une justification détaillée des changements. L absence de pièces justificatives peut retarder considérablement le processus d examen de la demande, et donner lieu à un refus. L Agence déterminera, au cas par cas, s il y a lieu d approuver ou non la modification demandée, et informera le bénéficiaire de sa décision. L approbation des demandes de modification n est pas automatique. Les bénéficiaires doivent s efforcer de limiter autant que possible le nombre de modifications demandées pendant la durée de la convention de subvention. Le fait d opérer un changement substantiel sans présenter de demande de modification entraînera de graves difficultés lors de l évaluation des rapports intermédiaire et final, et, dans certains cas, pourra se traduire par une réduction de la subvention finale ou par la résiliation de la convention de subvention. II.A CHANGEMENTS NECESSITANT UNE MODIFICATION OFFICIELLE Si le changement nécessite une modification officielle, le bénéficiaire doit adresser à l Agence une demande écrite, dont l original est daté et signé par son représentant légal. Cette modification ne peut pas avoir comme objectif ou effet de modifier fondamentalement le contenu de la convention de subvention. Sauf mention contraire, la modification entrera en vigueur lorsqu elle aura été signée à la fois par le représentant légal du bénéficiaire, agissant pour le compte des membres du partenariat, et par l Agence. II.A.1 Changement dans la composition du partenariat Le projet a été approuvé sur la base du partenariat proposé par le candidat dans le formulaire de candidature. La composition du partenariat constitue un facteur décisif pour la qualité de la mise en œuvre du projet. Tout changement dans la composition du partenariat revêt donc une importance substantielle. 10

11 En règle générale, un changement dans la composition du partenariat peut résulter de l arrivée d un partenaire supplémentaire (ce qui ne peut en aucun cas donner lieu à une augmentation de la subvention octroyée), du départ d un partenaire, du remplacement d un partenaire par un autre, ou d un changement de statut de membre associé à partenaire et inversement. Ces événements auront nécessairement une incidence sur le contenu et/ou la qualité de l action, et sur les dispositions en matière de mobilité. Ils peuvent également avoir des conséquences financières, notamment en ce qui concerne la distribution de la subvention et des bourses entre les partenaires, ainsi que les modalités de paiement. Si un changement est envisagé, une nouvelle description complète du projet, du rôle et des responsabilités de chaque partenaire doit être présentée. Elle sera accompagnée d une liste des cours de master et des programmes de doctorat de qualité qui sont proposés. Cette description sera évaluée en fonction des critères d éligibilité, de sélection et d attribution utilisés au stade de la candidature, si nécessaire avec le concours d experts externes. Si la nouvelle composition du partenariat est jugée non éligible ou de qualité insuffisante, la convention de subvention sera résiliée. Étant donné qu il est nécessaire de garantir que les besoins en cours dans le domaine de la mobilité sont satisfaits, aucun changement dans le partenariat ne sera autorisé si des flux de mobilité individuelle ont toujours lieu avec le ou les partenaire(s) concerné(s). Si un partenaire quitte le partenariat, l utilisation du montant forfaitaire et le paiement des bourses par ce partenaire continuent de constituer des dépenses éligibles du partenariat, à condition que ces dépenses aient eu lieu avant le départ du partenaire et que le bénéficiaire puisse fournir les pièces justificatives pertinentes concernant le paiement des bourses. II.A.2 Changement d établissement coordonnateur Un changement d établissement coordonnateur (c est-à-dire le remplacement par un autre établissement du partenariat) nécessite une modification officielle, car il implique un changement de responsabilité légale. Un changement d établissement coordonnateur doit toujours être approuvé par les deux établissements concernés par le partenariat. Dans un document officiel signé par les représentants légaux de chaque établissement, l ancien établissement coordonnateur doit renoncer à l ensemble de ses droits et obligations définis dans la ou les convention(s) de subvention concernée(s), tandis que le nouvel établissement coordonnateur doit s engager à assumer à son tour l entière responsabilité de la ou des convention(s) de subvention, du début à la fin. De plus, ce changement doit être approuvé par tous les partenaires, et cette approbation doit être jointe à la demande adressée à l Agence. Un changement d établissement coordonnateur a des incidences sur le contenu ou la qualité de l action proposée. En conséquence, les informations suivantes doivent être fournies: une nouvelle description complète du projet, des actions et du rôle de chaque partenaire, ainsi qu une liste des cours de master et des programmes de doctorat de qualité proposés, accompagnée d une attestation de reconnaissance officielle de l autorité nationale concernée. Cette description sera évaluée en fonction des critères d éligibilité et d attribution, ainsi que des critères techniques et financiers utilisés au stade de la candidature, si nécessaire avec le concours d experts universitaires externes. 11

12 Le nouvel établissement coordonnateur sera responsable de toutes les obligations énoncées dans la convention, pour toute la durée de celle-ci (c est-à-dire du début de la convention de subvention jusqu à la fin de celle-ci). Si le nouveau partenariat est jugé non éligible ou de qualité insuffisante, la convention de subvention sera résiliée. II.A.3 Changement concernant la période d éligibilité Les demandes de changement concernant la période d éligibilité ne seront acceptées par l Agence que dans des cas très spécifiques et dûment justifiés. La prolongation de la période d éligibilité ne peut excéder 12 mois ni donner lieu à un financement supplémentaire. Un changement concernant la fin de la période d éligibilité a une incidence sur le délai de présentation du rapport final, qui sera prolongé d une durée identique à celle de l extension de la période d éligibilité. II.A.4 Changements des délais de présentation des rapports (sans lien avec une prorogation de la période d éligibilité) supérieurs à 30 jours Les demandes de changement concernant le délai de présentation des rapports ne seront acceptées par l Agence que si elles sont dûment justifiées et motivées. II.B CHANGEMENTS NECESSITANT UN ECHANGE DE LETTRES La demande de modification doit être datée et signée par le représentant légal. Si nécessaire, l Agence peut demander des informations supplémentaires. Elle doit envoyer une lettre dans laquelle elle approuve ou rejette la demande. II.B.1 Changement de représentant légal La lettre informant l Agence de ce changement doit être accompagnée d un document officiel confirmant que le nouveau représentant légal est habilité à contracter des engagements juridiques et financiers au nom de l établissement coordonnateur. II.B.2 Changement de coordinateur Puisque le coordinateur joue un rôle essentiel dans la gestion et la surveillance du partenariat, ce changement doit être approuvé par tous les partenaires, et cette approbation doit être jointe à la lettre notifiant le changement à l Agence. II.B.3 Changement des données relatives au compte bancaire Le changement des données relatives au compte bancaire doit être notifié à l Agence et accompagné d un formulaire signalétique financier portant le cachet et la signature de la banque et du titulaire du compte. II.B.4 Changement de statut de l établissement coordonnateur (fusion, par exemple) La lettre informant l Agence de ce changement doit être accompagnée d un document officiel attestant le changement de statut de l établissement coordonnateur. II.B.5 Changement des données relatives à l établissement coordonnateur (dénomination, adresse, numéros de téléphone ou de télécopie, par exemple) Des pièces justificatives doivent être jointes à la demande de modification. 12

13 II.B.6 Changements substantiels des flux de mobilité Les flux de mobilité doivent être mis en œuvre conformément aux dispositions de la convention (annexe I) et doivent respecter les exigences en matière de mobilité individuelle précisées dans l appel à propositions pour chaque lot spécifique. Les changements substantiels concernent: le nombre total de mobilités individuelles dans le lot concerné, le seuil de mobilité défini pour le groupe cible 1, la distribution par type de mobilité. Les demandes de changements substantiels concernant les flux de mobilité ne seront acceptées par l Agence que dans des cas très spécifiques et dûment justifiés (force majeure). La «force majeure» est une situation ou un événement imprévisible et exceptionnel, indépendant de la volonté des parties et non imputable à une faute ou à une négligence de l une d elles, qui empêche l une des parties d exécuter l une de ses obligations conventionnelles et qui n a pu être surmonté en dépit de toute la diligence déployée. Les défauts ou délais de mise à disposition d équipement ou de matériel, les conflits de travail, les grèves ou les difficultés financières ne pourront être invoqués comme cas de force majeure par les parties en défaut d exécution. La demande de modification officielle doit être présentée après le début de la mobilité de la seconde cohorte d étudiants ou de personnel, et au plus tard 30 jours avant la fin de la période d éligibilité. La mobilité ne peut débuter après les dernières dates de démarrage prévues dans la convention pour chaque cohorte, sauf dans des cas de force majeure. Tous ces changements peuvent donner lieu à une diminution de la subvention de l UE, qui sera calculée en fonction de la mobilité réellement mise en œuvre. II.B.7 Changement de partenaire technique Le partenaire technique pouvant jouer un rôle important dans la gestion du projet, en particulier dans l organisation et la mise en œuvre des mobilités, un tel changement doit être approuvé par tous les membres du partenariat. Cette approbation doit être jointe à la lettre informant l Agence du changement. Si le partenaire technique quitte le partenariat, l utilisation du montant forfaitaire par ce partenaire demeure une dépense éligible du partenariat, pour autant que cette dépense ait eu lieu avant le départ du partenaire technique. II.B.8 Changement dans la liste des cours de master et programmes de doctorat proposés par le partenariat Le partenariat ne peut demander à l Agence de modifier la liste initialement approuvée des cours de master et programmes de doctorat proposés par un ou plusieurs partenaire(s) (annexe I de la convention de subvention) que dans des cas dûment justifiés. Un tel changement doit être présenté par le représentant légal de l établissement coordonnateur au nom du partenariat. II.C NOTIFICATION La demande peut être adressée par le coordinateur par courrier postal ou électronique. Si nécessaire, le coordinateur recevra une réponse par courrier électronique ou par l intermédiaire de l instrument de mobilité. 13

14 II.C.1 Changement de membre associé dans le partenariat Le membre associé pouvant jouer un rôle important dans la promotion, la mise en œuvre, l évaluation et la durabilité du projet, un tel changement doit être approuvé par tous les membres du partenariat. Cette approbation doit être jointe au courrier informant l Agence du changement. II.C.2 Changement de coordonnées du représentant légal L Agence doit être informée des changements de coordonnées du représentant légal (adresse, téléphone, etc.). II.C.3 Changement de coordonnées du coordinateur ou d un partenaire L Agence doit être informée des changements de coordonnées du coordinateur (adresse, téléphone, etc.). II.C.4 Changements mineurs des flux de mobilité Certains changements mineurs affectant le programme de mobilité peuvent survenir durant la phase de mise en œuvre. Il est alors nécessaire d actualiser l instrument de mobilité de l EACEA en conséquence, en présentant à l Agence une demande à cet effet. Les changements mineurs concernent: le remplacement de candidats par d autres candidats relevant du même type de mobilité et inscrits sur la liste de réserve correspondante; le remplacement de candidats par d autres candidats relevant d un type de mobilité différent et inscrits sur la liste de réserve correspondante. Il y a lieu de signaler les changements relatifs à la répartition par pays, telle que prévue dans le formulaire de candidature, et les changements affectant la distribution par type de mobilité, dans les limites des variations définies dans l appel à propositions; la réduction ou l extension de la durée de la mobilité dans les limites définies à l article I.2 de la convention de subvention. Ces changements peuvent survenir durant toute la période d éligibilité. II.C.5 Changement des délais de présentation des rapports (sans lien avec une prorogation de la période d éligibilité) inférieurs à 30 jours 14

15 II.D TABLEAU RECAPITULATIF DE LA MODIFICATION D UNE CONVENTION Cas A et B: changements nécessitant une modification de la convention (par la signature d un document de modification officielle ou un par échange de lettres). Cas C: changements ne nécessitant PAS de modification de la convention. 15

16 A B C MODIFICATIONS MODIFICATION OFFICIELLE (modification de la convention) 1) Changement dans la composition du partenariat 2) Changement d établissement coordonnateur 3) Changement concernant la période d éligibilité 4) Changement des délais de présentation des rapports (sans prorogation de la période d éligibilité) supérieurs à 30 jours ÉCHANGE DE LETTRES (modification de la convention) 1) Changement de représentant légal 2) Changement de coordinateur 3) Changement des données relatives au compte bancaire 4) Changement de statut de l établissement coordonnateur (fusion, par exemple) 5) Changement des données relatives à l établissement coordonnateur (dénomination, adresse, numéros de téléphone ou de télécopie, par exemple) 6) Changement de partenaire technique NOTIFICATION (changement ne nécessitant pas de modification de la convention) 1) Changement de membre associé dans le partenariat 2) Changement de coordonnées du représentant légal (adresse, numéros de téléphone ou de télécopie, par exemple) 3) Changement de coordonnées du coordinateur ou d un partenaire 4) Changements mineurs des flux de mobilité 5) Changement des délais de présentation des rapports (sans prorogation de la période d éligibilité) inférieurs ou égaux à 30 jours 7) Changement dans la liste des cours de master et programmes de doctorat proposés par le partenariat 8) Changements substantiels des flux de mobilité PROCÉDURES Demande de modification par lettre, courrier électronique (pièces justificatives jointes) ou formulaire, datés et signés/envoyés par le représentant légal. À présenter au moins 30 jours calendaires avant la fin de la période d éligibilité. Demande de modification par lettre, courrier électronique (pièces justificatives jointes) ou formulaire, datés et signés/envoyés par le représentant légal. Pour le point 8) ci-dessus: à présenter au moins 30 jours calendaires avant la fin de la période d éligibilité. Notification par lettre ou par courrier électronique, envoyée par le représentant légal ou le coordinateur. À présenter dès que le changement se produit / en temps utile, avant la fin de la période d éligibilité. EACEA Un accusé de réception sera envoyé. L Agence approuve ou rejette la demande de modification par écrit, dans un délai de 45 jours calendaires (durée fournie à titre indicatif) suivant la réception de la demande. Si la demande est approuvée, l Agence envoie un document de modification officiel pour signature. La convention modifiée entrera en vigueur lorsqu elle aura été signée par les représentants légaux de l établissement coordonnateur (en premier lieu) et de l Agence (en deuxième lieu). Pour les points 1) à 7) ci-dessus: à présenter dès que le changement survient. Un accusé de réception sera envoyé. L Agence approuve ou rejette la demande de modification/confirme avoir pris acte de la modification par écrit, dans un délai de 30 jours calendaires (durée fournie à titre indicatif) suivant la réception de la demande. Si la demande est approuvée, l Agence envoie une lettre entérinant la modification. Avant cet échange de lettres, les changements ne sont pas considérés comme approuvés par l Agence. Dès que l Agence recevra ces informations, elle actualisera sa base de données. Le coordinateur recevra une confirmation par courrier électronique (avec copie au représentant légal si ce dernier a envoyé la notification). L Agence confirme avoir pris acte de la modification (proposée), par courrier électronique, dans un délai de 15 jours calendaires (durée fournie à titre indicatif) suivant la réception de la notification. 16

17 III. GESTION FINANCIERE DE LA SUBVENTION L Agence conclut une convention de subvention avec le bénéficiaire, dans le cadre de l appel à propositions annuel relatif au programme (article I de la convention de subvention). La durée de chaque convention de subvention correspond à la durée de l action proposée par le partenariat et doit être conforme aux dispositions de l appel à propositions. L Agence détermine la subvention de l UE sur la base de la proposition soumise et conformément aux règles énoncées dans l appel à propositions (voir l annexe II de la convention de subvention). Le bénéficiaire reçoit le montant de la subvention consacré à l organisation de la mobilité et aux bourses individuelles sous la forme de trois versements de préfinancement, conformément aux modalités de paiement énoncées à l article I.4 de la convention de subvention. Le partenariat ne peut pas réclamer de financement supplémentaire. Les changements ne peuvent en aucun cas donner lieu à une augmentation de la subvention initialement fixée dans la convention de subvention. La subvention octroyée par l UE peut être utilisée pour couvrir les coûts encourus pour la mise en œuvre des activités éligibles. Elle est ventilée comme suit: A. Organisation de la mobilité La part de la subvention allouée aux dépenses encourues par les EES pour l'organisation de la mobilité sera calculée sur la base de montants forfaitaires. Le montant forfaitaire correspondra à EUR par établissement au sein du partenariat, plus EUR pour un partenaire technique, le cas échéant. Un partenariat comptant au maximum 12 partenaires et, le cas échéant, un partenaire technique, le montant forfaitaire maximal s élève à EUR pour toute la durée du projet. B. Bourses individuelles Le montant de la subvention affecté à ces coûts sera calculé sur la base de coûts unitaires détaillés dans l appel à propositions. Le soutien de l UE à la mobilité individuelle des étudiants et du personnel contribuera à couvrir: o les frais de déplacement et de visa; o les indemnités de séjour; o les frais d assurance; o les frais de participation pour la mobilité des étudiants et du personnel. Les virements de fonds entre les deux postes principaux (A et B) ne sont pas autorisés. III.A ORGANISATION DE LA MOBILITE Le bénéficiaire est responsable de la gestion de cette somme forfaitaire, conformément aux dispositions et procédures du partenariat qui doivent être adoptées de concert et énoncées dans le protocole d accord. L Agence verse la somme forfaitaire au bénéficiaire en une seule fois, pour toute la durée de l action. Il appartient au bénéficiaire de distribuer les fonds aux partenaires, conformément à l accord exposé dans le protocole d accord. Bien que l Agence ne demande aucune justification financière pour les paiements, elle doit néanmoins être informée des activités financées à l aide de cette somme forfaitaire. 17

18 Le bénéficiaire et le ou les autre(s) représentant(s) du partenariat doivent assister à la réunion des coordinateurs Intra-ACP. Les frais encourus pour les événements peuvent être couverts par la ligne budgétaire «Organisation de la mobilité» (article I de la convention de subvention). III.B GESTION DES BOURSES INDIVIDUELLES III.B.1 Principes généraux L Agence verse les fonds de la bourse au bénéficiaire en deux ou trois fois, conformément aux modalités de paiement énoncées à l article I.4 de la convention de subvention. Le partenariat verse les fonds de la bourse aux boursiers conformément aux dispositions convenues dans le protocole d accord et aux principes suivants: le paiement de la bourse doit respecter les dispositions exposées en détail dans les conventions d étudiant concernées; le bénéficiaire sera tenu responsable de tout versement effectué en faveur d étudiants ou de personnel inéligibles. Pour être éligibles, les étudiants ou le personnel doivent satisfaire aux critères d éligibilité du programme et aux critères d éligibilité ou de sélection spécifiques du partenariat; le bénéficiaire sera tenu responsable de tout versement excessif en faveur des boursiers. On entend par versements excessifs les paiements effectués en faveur des candidats pour une période à laquelle ils ne participaient pas activement au programme (par exemple, un étudiant ou un membre du personnel qui a reçu un versement pour le mois «n» alors qu il a quitté le programme durant le mois «n 1»); les paiements normaux de la bourse à l étudiant ne peuvent être interrompus que si le boursier est renvoyé de l université, a achevé son cursus ou demande lui-même à quitter l université; les bourses sont destinées à des études (étudiants) et à du travail (personnel) à temps plein. Toutefois, le programme ne prévoit aucune restriction quant à l'exercice d'un travail rémunéré en dehors des activités financées par la bourse, pour autant que: - ce travail soit conforme à la législation nationale du ou des pays concerné(s) (visa, permis de séjour); - le boursier puisse toujours consacrer les efforts requis aux activités obligatoires afin de les mener à bien durant la période convenue; un boursier peut recevoir des fonds supplémentaires pour financer ses études ou ses activités de recherche, pour autant que ces fonds ne proviennent pas d autres sources ou programmes de l Union européenne; la mobilité peut être organisée en deux cohortes différentes. En raison du calendrier, la mobilité de 48 mois doit impérativement débuter tôt, avec la première cohorte. La mobilité du personnel peut débuter à tout moment du projet et doit s achever au cours de la période d éligibilité du projet; le partenariat ne peut subordonner les versements de la bourse au respect de certaines conditions, telles que l amélioration des performances, la présence, la participation, etc. Frais de déplacement et de visa Le partenariat financera les frais de déplacement de tous les boursiers. Le coût unitaire correspond à la distance linéaire entre le lieu d origine et le lieu de destination et doit couvrir l aller-retour (pour le calcul des distances, veuillez consulter le site suivant: 18

19 En fonction du groupe cible, le lieu d origine peut être le lieu de l établissement d origine (groupe cible 1) ou le lieu d origine (groupe cible 2) 1. Le lieu de destination est toujours le lieu où se trouve l établissement d accueil. Frais de séjour L indemnité de séjour est une indemnité mensuelle destinée à couvrir le coût de la vie. Elle doit être payée en intégralité aux étudiants et au personnel concernés, sur une base mensuelle (dans des cas dûment justifiés, le paiement peut couvrir un maximum de trois mois). Si l indemnité est versée dans une devise autre que l euro, le montant doit correspondre au coût unitaire défini en euros dans l appel à propositions. Une partie de l'indemnité doit être versée à l arrivée afin de couvrir les frais d'installation, et le solde doit l être sur une base régulière. En aucun cas ces montants ne peuvent être réduits. L indemnité de séjour mensuelle ne peut être payée qu à partir du mois d arrivée et couvre chaque mois complet de mobilité (en fonction de la vie universitaire). À partir du moment où la durée dépasse 15 jours, l indemnité doit être versée pour le mois entier (par exemple: si, pour des raisons d organisation universitaire, la durée de la mobilité est de 9 mois et 15 jours, seuls 9 mois d indemnité doivent être payés; si la durée est de 9 mois et 16 jours, 10 mois doivent être payés.) Frais de participation Les EES participants doivent couvrir les frais de participation de tous les étudiants et du personnel, indépendamment de la durée de la mobilité. Les frais de participation peuvent couvrir les frais de scolarité et/ou d'inscription, les frais additionnels de bibliothèque, l'inscription à des associations d'étudiants, les fournitures de laboratoire, le permis de séjour, les cours de langue, etc., et ce sur une base égale à aux coûts fixés pour les étudiants locaux et internationaux. Les EES participants doivent appliquer une politique d exemption de frais d'inscription si la mobilité est inférieure à 10 mois. Les étudiants des EES partenaires (groupe cible 1) continueront à payer leurs frais d'inscription et/ou de scolarité dans leur EES d'origine, mais l EES d accueil devra appliquer une politique d exemption de frais d inscription. Afin d'éviter une double imposition de frais d inscription, lorsque les EES d'accueil exigent le paiement de frais d'inscription ou de scolarité, les EES d'origine ne peuvent pas facturer les mêmes frais aux étudiants. Frais d assurance Chaque individu participant à la mobilité doit bénéficier d une assurance complète, conformément à l annexe VI de la convention de subvention. III.B.2 Gestion des fonds de la bourse en cas d interruption des études Le paiement d une bourse peut être suspendu si l étudiant doit quitter temporairement l établissement d accueil pour des raisons dûment justifiées et correctement motivées (maladie, par exemple, ou autre). Dans ce cas, le paiement de la bourse doit être interrompu jusqu à son retour dans l établissement d accueil et à la reprise active de ses activités. Si, malgré cette absence temporaire, le boursier peut rattraper ses cours ou activités de recherche sans avoir besoin d étendre la durée de la bourse initialement convenue, les indemnités mensuelles correspondant à la période d interruption peuvent lui être payées, sous réserve de l accord des partenaires et de l envoi d une notification à l Agence. 1 Afin d encourager l afflux et la circulation des cerveaux, un maximum de 5 % de la mobilité peut être consacré à des étudiants qui ne résident pas dans l'un des pays éligibles du lot concerné, mais qui en sont ressortissants. Dans ce cas, le lieu d origine est le lieu de résidence. 19

20 Si l interruption est due à des raisons personnelles de force majeure, l absence du boursier entraînera la prorogation de la période d éligibilité initialement convenue afin que la mobilité concernée puisse être menée à terme. Dans ce cas, le coordinateur doit adresser à l Agence une demande dûment motivée en vue de proroger la période d éligibilité de la convention de subvention concernée. Cette demande sera traitée comme une modification officielle (voir le chapitre II, article A3). Si l interruption est due à des raisons universitaires, parce que les étudiants doivent, pendant une courte période, suivre des études, effectuer des recherches ou mener d autres activités dans leur pays d origine ou dans d autres pays que ceux où sont situés les établissements inclus dans le partenariat, l indemnité mensuelle n est pas versée durant cette période. Les flux de mobilité ne sont pas autorisés entre les établissements situés dans le pays d origine ou le pays natal de la ou des personne(s) concernée(s). L interruption ne peut avoir lieu qu après six mois consécutifs d études dans l établissement d accueil. Il est possible de diviser la mobilité du personnel en plusieurs périodes plus brèves d un mois chacune au minimum. III.B.3 Gestion de la bourse en cas d abandon des études Si un boursier décide d abandonner ses études avant ou pendant la période d études, le partenariat peut le remplacer par un candidat inscrit sur la liste de réserve, en respectant les délais fixés pour le début de la mobilité de la cohorte concernée. Si un tel remplacement est impossible, le solde de l indemnité mensuelle et des frais de participation peut être attribué à un autre boursier. III.C PAIEMENT DE LA SUBVENTION En vertu de l article I.4 de la convention de subvention, le premier préfinancement sera versé au bénéficiaire dans les 45 jours à compter de la date de signature de la convention par la dernière des deux parties. Ce premier préfinancement représentera 50 % du montant de la subvention. Un deuxième préfinancement équivalant à 30 % de la subvention sera versé après réception par l Agence d une demande de paiement officielle présentée par le bénéficiaire et confirmant qu au moins 70 % du premier préfinancement ont été dépensés. Ce versement ne sera effectué qu à la condition qu un rapport d avancement technique et financier (voir l annexe III de la convention de subvention), assorti d une liste de mobilité complète (impression papier de l instrument de mobilité de l EACEA), soit présenté et accepté par l Agence, ou qu il l ait été récemment. Un troisième préfinancement équivalant à 20 % (le solde) de la subvention sera versé après réception par l Agence d une demande de paiement officielle présentée par le bénéficiaire et confirmant qu au moins 70 % des premier et deuxième préfinancements ont été dépensés. Ce versement ne sera effectué qu à la condition qu un rapport d avancement technique et financier (voir l annexe III de la convention de subvention), assorti d une liste de mobilité complète (impression papier de l instrument de mobilité de l EACEA), soit présenté et accepté par l Agence, ou qu il l ait été récemment. III.D COMPTE BANCAIRE Le compte ou sous-compte indiqué dans la convention de subvention, sur lequel sera versée la subvention Intra-ACP, doit: être au nom du bénéficiaire (les comptes personnels ne sont acceptés en aucun cas), être de préférence libellé en euros, 20

21 permettre d identifier les paiements effectués par l Agence, ainsi que tout intérêt produit sur ce compte, se trouver dans l un des pays éligibles couverts par les lots spécifiques. Les retraits d espèces sur ce compte doivent être accompagnés de reçus. Il est recommandé de réserver le compte bancaire du bénéficiaire à la gestion des fonds d un seul projet; en effet, le bénéficiaire, pour s acquitter de ses obligations, doit être à tout moment capable d identifier les dates et les chiffres associés à tout paiement reçu ou effectué au titre de la subvention. Cette exigence est nécessaire au calcul de l intérêt à récupérer, et à des fins d audit et de contrôle (c est-à-dire pour permettre une concordance entre les écritures et l utilisation réelle des fonds). Si un compte ou sous-compte existant est utilisé, les méthodes comptables du bénéficiaire doivent permettre de respecter les exigences susmentionnées. Dans l éventualité où le compte ou sous-compte désigné ne serait pas libellé en euros, le bénéficiaire utilisera, à des fins de compte rendu, le taux de change mensuel fixé par la Commission et publié sur son site web ( en vigueur lors de la signature de la convention de subvention par la dernière des deux parties. Le paiement de la bourse aux étudiants et au personnel dans une devise différente de l euro sera effectué en utilisant le taux de change journalier en vigueur le jour du paiement et en veillant à ce que les boursiers reçoivent toujours une somme équivalente au montant en euros. Les éventuels gains et pertes de change seront gérés par le bénéficiaire. III.E SYSTEME COMPTABLE/CONTROLE INTERNE Le bénéficiaire et les partenaires doivent mettre en place un système comptable adéquat, qui doit permettre d identifier les paiements effectués en faveur des étudiants et du personnel universitaire. Toutes les transactions associées à l action doivent être enregistrées en utilisant un système de numérotation dans le cadre duquel l action reçoit un numéro spécifique identifiable. Dans la mesure du possible, les personnes chargées de la gestion des activités quotidiennes de l action ne doivent pas être les mêmes que celles qui sont responsables de la gestion financière. III.F GESTION DU PARTENARIAT Toute organisation partenaire dont le nom n apparaît pas dans la candidature initiale présentée par le bénéficiaire ne sera pas reconnue en tant que telle dans le cadre de la convention de subvention et, en conséquence, tous les coûts associés à ce partenaire seront considérés comme inéligibles. Le bénéficiaire est seul responsable des relations entre les partenaires, en particulier de la répartition de la subvention entre le bénéficiaire et les autres établissements partenaires. 21

22 IV. RAPPORTS IV.A REMARQUES GENERALES: CALENDRIER CONTRACTUEL Le suivi de la mise en œuvre des projets est assuré par les rapports, des visites et la consultation des données enregistrées dans l instrument de mobilité de l EACEA. L établissement de rapports est une obligation contractuelle qui permet d examiner et d évaluer: la qualité des activités associées à l organisation et à la mise en œuvre de la mobilité; la participation des étudiants et du personnel sélectionnés à la mobilité; la bonne gestion du paiement des bourses aux étudiants et au personnel. Afin d assurer un suivi efficace des partenariats, différents types de rapports devront être présentés, conformément au calendrier suivant: Événement Délai Début de la période d éligibilité Présentation des exigences minimales concernant la procédure de sélection Présentation des listes de candidats sélectionnés (instrument de mobilité de l EACEA) 15 jours avant le début de la 1 re mobilité Présentation du premier rapport d avancement re cohorte: Présentation des listes de boursiers (instrument de mobilité de l EACEA) Début des flux de mobilité (date limite) 2 e cohorte: Présentation des listes de boursiers (instrument de mobilité de l EACEA) Début des flux de mobilité (date limite) Présentation du deuxième rapport d avancement Présentation du troisième rapport d avancement Fin de la période d éligibilité Présentation du rapport final En fonction de la convention de subvention Deux mois après la fin de la période d éligibilité Les rapports étant les principaux outils de suivi et d évaluation, ils doivent fournir une image aussi complète et précise que possible de l état d avancement de l action. En conséquence, les coordinateurs sont invités à lire attentivement les formulaires de rapports afin de bien connaître leur contenu et les données comptables requises pour les compléter. Ils doivent accorder une attention particulière aux instructions figurant sur les formulaires. 22