ÉTUDES A L ÉTRANGER MÉMO ÉTUDIANT DES DÉMARCHES AVANT LE DÉPART A L ARRIVÉE AU RETOUR VEUILLEZ PRENDRE LA PEINE DE LIRE CE DOCUMENT JUSQU AU BOUT :

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1 Service des Relations et de la Coopération Internationales Carole HABERT Responsable du pôle mobilité étudiante T F M. ÉTUDES A L ÉTRANGER MÉMO ÉTUDIANT DES DÉMARCHES AVANT LE DÉPART A L ARRIVÉE AU RETOUR VEUILLEZ PRENDRE LA PEINE DE LIRE CE DOCUMENT JUSQU AU BOUT : IL APPORTERA DES RÉPONSES À LA PLUPART DE VOS QUESTIONS. Études à l étranger : rappel des démarches avant le départ, à l arrivée et au retour 1/5

2 RAPPEL DES DÉMARCHES À FAIRE AVANT VOTRE DÉPART 1. imprimer ce MÉMO de l étudiant, envoyé par courrier électronique, et l emporter pour votre séjour. 2. OBLIGATION de vous réinscrire à Paris 8 (dans le cas contraire vous risquez de ne pas pouvoir valider votre diplôme de Paris 8 à votre retour) : si vous partez en août, septembre ou octobre, dès le début de juin, présentez-vous au secrétariat de votre formation pour connaître la procédure de réinscription et son calendrier. POSSIBILITÉ DE FAIRE UNE PROCURATION. 3. Si Vous êtes étudiant de Master 1 ou Master 2 l année de votre mobilité, il est INDISPENSABLE que vous informiez le responsable de votre Master de votre mobilité afin qu il soit au courant et que tous vos cours soient validés à votre retour. (GARDEZ une trace des échanges mails) 4. Si vous partez dans un pays européen, présentez-vous à la LMDE ou SMEREP pour obtenir la carte européenne d assurance maladie, carte qui vous sera demandée à votre arrivée. Sans cette carte, vous devrez payer le régime maladie du pays. 5. Si vous partez sur le programme CREPUQ, vous devez obtenir le formulaire de sécurité sociale SE 401 Q 106 (joint dans ce mail). Si vous êtes salarié (régime général), vous devez vous adresser à la CPAM dont vous dépendez. Cependant, même en possession de ces cartes (carte européenne d assurance maladie OU formulaire de sécurité sociale SE 401 Q 106), la prise en charge n est pas intégrale, une complémentaire santé est recommandée, informez-vous auprès des mutuelles étudiantes. 6. Pour tous les pays, vous devez être assuré responsabilité civile et rapatriement : informez-vous auprès des mutuelles étudiantes (séjour d études ou stage à l étranger) ou de votre mutuelle ou compagnie d assurance ou de celle de vos parents. 7. Visa : si vous partez dans l Union Européenne et êtes européen, il n y a pas de demande de visa à faire. La Turquie n étant pas dans l Union Européenne, informez-vous auprès du Consulat de Turquie à Paris sur les conditions de séjour. Si vous n êtes pas européen, informez-vous auprès du consulat du pays d accueil. Si vous partez dans un pays hors Europe, vous devez obtenir un visa d études : si vous n avez pas reçu l information de l université d accueil à ce sujet, contactez l Université d accueil et consultez le site du consulat du pays d accueil Exception pour le Québec : si vous ne partez qu une période (soit 4 mois) vous êtes dispensé de cette formalité. Si vous partez l année, cette démarche est obligatoire. Quelque soit le pays, vous obtiendrez un visa pour la période d études. Vous êtes, en général, autorisé à arriver un mois avant le début de la date indiquée sur le visa et à repartir un mois après. Avec ce visa, vous ne pourrez travailler que sur le campus. Informez-vous auprès des Consulats sur toutes ces questions. Études à l étranger : rappel des démarches avant le départ, à l arrivée et au retour 2/5

3 RAPPEL DES DÉMARCHES À FAIRE À VOTRE ARRIVÉE 1. Le Kit administratif de l étudiant en mobilité est aussi joint dans ce mail. Vous devez également l imprimer et l emporter : vous y trouverez des documents à faire signer à votre arrivée et à transmettre au service des relations internationales de Paris 8 : a/ attestation d arrivée, b/contrat pédagogique, c/attestation de présence, d/ rapport Erasmus de fin de séjour (pour les étudiants Erasmus uniquement), e/ questionnaire de fin de séjour du Conseil Régional d Ile de France (pour les étudiants bénéficiaires de l aide du Conseil Régional d Ile de France uniquement). 2. A votre arrivée, vous devez vous présenter au bureau international de l université d accueil qui vous aidera dans les démarches d inscription. 3. L attestation d arrivée est à faire signer et tamponner par l université d accueil à votre arrivée et à renvoyer au mail Vous devrez renvoyer cette ATTESTATION AU PLUS TARD MI-OCTOBRE 2012 : si vous partez au premier semestre ou toute l année. Vous devrez renvoyer cette ATTESTATION AU PLUS TARD FIN-FEVRIER 2013 : si vous partez au second semestre. Les universités québécoises refusent souvent de signer les documents qui ne sont pas établis par leurs services, dans ce cas, envoyez sur le mail une attestation d inscription délivrée par le service des relations internationales québécois ou de toute autre université qui poserait un problème. 4. L Université d accueil vous demandera de vous inscrire aux cours choisis. Si ceux-ci diffèrent du premier contrat pédagogique réalisé avant votre départ, vous devrez en faire un nouveau (voir modèle en pièce jointe du mail). Le choix des cours ne peut être approuvé QUE par votre enseignant à Paris Une fois rempli le nouveau contrat pédagogique, vous devrez le renvoyer par mail à l enseignant référent des relations internationales de votre département à Paris 8 (voir leur mail sur la liste «Enseignants responsables des relations internationales» en pièce jointe de ce mail). 6. Si la commission vous attribue l une des trois aides financières à la mobilité : Notez bien que le paiement des bourses de mobilité n est pas mensuel mais se fera uniquement deux ou trois fois dans l année (chaque versement correspondant à plusieurs mois à la fois, en général 3 à 4 mois d un coup). DANS TOUS LES CAS, le dernier mois d aide vous sera toujours versé à votre retour, après réception de l attestation de présence et des rapports de fin de séjour. Veuillez noter qu il faut compter entre 15 jours et 25 jours entre le moment où votre aide est engagée (par le service des relations internationales) et le moment où celle-ci arrive concrètement sur votre compte. Le mois de septembre étant très chargé, le premier versement risque d arriver fin octobre. Nous ferons du mieux pour réduire les délais. Études à l étranger : rappel des démarches avant le départ, à l arrivée et au retour 3/5

4 RAPPEL DES DÉMARCHES À FAIRE À VOTRE RETOUR 1. Avant votre départ du pays où vous avez séjourné, l attestation de présence est à faire signer et tamponner par l université d accueil et à renvoyer au plus vite au mail 2. Demander au bureau des relations internationales QUAND et OU votre relevé de notes sera envoyé (en général c est le service des relations internationales de Paris 8 qui le reçoit directement de la part de l Université d accueil). Lorsque je recevrais votre relevé de notes, je vous en informerai par mail afin que vous puissiez passer le chercher à mon bureau. 3. Une fois en possession de votre relevé de notes, il vous appartiendra de prendre contact avec le professeur responsable des relations internationales de votre département à Paris 8 pour procéder à l'équivalence des notes et obtenir ainsi que relevés de notes Paris 8 par votre secrétariat. 4. Renvoyer au plus vite au mail les rapports et questionnaires de fin de séjour en pièce jointe de ce mail : - Rapport Erasmus si vous êtes partis en Erasmus - Rapport du Conseil régional Ile de France si vous avez été bénéficiaire de cette aide Études à l étranger : rappel des démarches avant le départ, à l arrivée et au retour 4/5

5 QUELQUES CONSEILS POUR VOTRE SÉJOUR 1. Pensez à donner une procuration à une personne de confiance pour toutes démarches possibles en France : retrait d un recommandé par exemple, démarches administratives (impôt, allocation logement ) selon votre situation personnelle. 2. Si vous avez un traitement médical, prenez rendez-vous avant votre départ avec votre médecin, avec votre dentiste 3. Réservez un logement pour votre arrivée (auberge de jeunesse, petit hôtel, adresse d ami ). N arrivez pas avec vos bagages à 19 heures dans une ville que vous ne connaissez pas sans logement. (Par exemple, vous pouvez réserver en ligne sur 4. Vous avez nos coordonnées pour tout problème. N hésitez pas nous contacter, y compris par téléphone, nous pouvons rappeler! 5. A votre arrivée, faites des copies de vos papiers d identité, copies conservées dans votre logement. Ayez avec vous les coordonnées de votre assureur. INSCRIPTIONS AUPRÈS DES CONSULTATS FRANÇAIS 1. Il est indispensable de vous inscrire auprès des postes consulaires qui sont chargés de vous aider pour toute difficulté rencontrée lors de votre séjour hors de France (perte de vos papiers, accident ). 2. Connectez-vous sur le site du Consulat ou de l Ambassade de France dans le pays d accueil. L inscription peut se faire : - par courrier électronique - par correspondance - en vous rendant au Consulat à votre arrivée. 3. Sites à consulter : : maison des français à l étranger : comité d informations médicales : conseils aux voyageurs Études à l étranger : rappel des démarches avant le départ, à l arrivée et au retour 5/5

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