PARTNERIMMO 7, rue de la Concorde MAISONS ALFORT Tel :

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1 PARTNERIMMO 7, rue de la Concorde MAISONS ALFORT Tel :

2 1. Installation du logiciel 5 2. La barre d outils Mes documents Envoi d un mail Scanner un document Finance Sauvegarde La loupe Utilisateur Paramètres communs Société Collaborateurs Sigles Types de biens Clés de charges Paramètres Types de baux Dépôts de garantie Plan comptable Rubriques de quittancement Indices Centres des impôts Journaux Fournisseurs Libellé facture locataire Libellé facture propriétaire Apporteur d affaire 1. Mise à jour propriétaires Mise à jour immeubles Mise à jour lots Partnerimmo

3 4. Mise à jour locataires Echéances locataires Les révisions de loyers Les avis d échéances Les quittances Remise en banque Remise en banque CAF Quittances réglées Trop perçu Prélèvement Relances locataires Relance impayés Relance assurances Relance contrats Impayé Facture locaux commerciaux Paiement direct propriétaire Acompte Compte de gérance Règlements Fournisseurs Rapprochement bancaire Compte liquidatif Renouvellement garant 17. Renouvellement mandat Renouvellement des baux 19. Régularisation des charges Revenus fonciers Facturation locataire Facturation propriétaire Saisie propriétaires 152 Exemples d écritures propriétaires Saisie locataires 163 Exemples d écritures locataires Consultation comptes propriétaires Consultation comptes locataires 172 Partnerimmo

4 1. Comptabilité locataires 1.1 Balance 1.2. Grands-livres 1.3. Journaux 2. Comptabilité propriétaires 2.1 Balance 2.2. Grands-livres 2.3. Journaux 3. La pointe 1. Inscription 2. Courriers 2.1. Courriers aux locataires Courriers aux propriétaires Courriers aux fournisseurs Ré indexe 4. Les éditions 4.1. Locataires 4.2. Lots 4.3. Immeubles 4.4. Propriétaires 5. Les utilitaires 5.1. Utilitaires locataires 5.2. Utilitaires propriétaires Partnerimmo

5 Si vous avez installé une version de démonstration du logiciel sur votre ordinateur, supprimez-la avant d'installer la version commerciale. Puis contactez-nous au afin que l'on vous communique la clé retour de débridage. Pour accéder au logiciel, double cliquez sur l icône PARTNERIMMO de votre bureau. Vous arrivez sur une page d identification que vous pourrez personnaliser par des photos et mots de passe différents par collaborateurs, une fois le logiciel ouvert. Cliquez sur VALIDER MES DOCUMENTS: Permet d accéder directement au fichier «Mes documents» de votre ordinateur ENVOI D UN MAIL : Permet de paramétrer votre connexion à un serveur de messagerie POP3 pour envoyer des messages à vos locataires et propriétaires. Il vous sera proposé d archiver et d envoyer par mail les éditions suivantes : - Lettres de révision - Les avis d échéance - Les quittances - Les comptes de gérance - Les relances - Les factures pour les locaux soumis à TVA - Les comptes liquidatifs Chacun des paramètres suivants est obligatoire pour que votre compte de messagerie fonctionne : Partnerimmo

6 2.3. SCANNER : Permet de numériser tous les documents. Reconnaît automatiquement tous les scanners. Une fois le document numérisé, cliquez sur «exporter» et sélectionnez le nom du fichier PDF à générer. Nous vous conseillons de l enregistrer dans les répertoires respectifs d archives locataires ou d archives propriétaires. Rendez-vous en «mises à jour propriétaires et locataires», onglet «archives» afin d intégrer ces documents scannés à leurs archives FINANCE : Correspond à un simulateur de prêt et de placement. Il vous donne les courbes d amortissement, la répartition capital/intérêts, le coût total du prêt en fonction, notamment du nombre de mensualités, du taux d intérêts, du montant des remboursements. Partnerimmo

7 2.5. SAUVEGARDE : Il est TRES IMPORTANT de faire régulièrement des sauvegardes et de contrôler leur contenu afin de vérifier la fiabilité, le bon déroulement et la présence de tous les fichiers de données. Nous vous conseillons de sauvegarder tous les jours, en début ou fin de journée, en utilisant 6 supports différents. Chaque support correspond à un jour déterminé que vous réutilisez une fois la semaine écoulée. Tous les mois, faire une sauvegarde en plus que vous conservez en dehors de l agence. Cela vous permet d avoir en permanence une semaine de sauvegarde au bureau et un jeu mensuel, en cas de problèmes CREER UN FICHIER D ARCHIVES: Permet de compresser les fichiers de données contenus dans Partnerimmo. - Cliquez sur. - Le répertoire contenant vos fichiers de données Partnerimmo s ouvre. - Sélectionnez tous les fichiers : - Cliquez sur. - Le nom de l archive indique la date du jour. Vous pouvez mettre un autre libellé. - Cliquez sur. - Sélectionnez le répertoire où doit être créé le fichier d archives et cliquez sur OK. - La compression est terminée quand le message suivant apparaît. Cliquez sur OK. A CHARGE POUR VOUS ENSUITE, DE SAUVEGARDER CE FICHIER COMPRESSE (SUR CD-ROM, ZIP, DISQUE DUR EXTERNE ). LES FICHIERS A SAUVEGARDER SONT : - LES DONNEES : *.NDX, *.FIC, *.MMO. - L ARCHIVAGE DE DOCUMENTS : LES DOSSIERS «ARCHIVES LOCATAIRES» + «ARCHIVES PROPRIETAIRES». - LA BUREAUTIQUE : *.RTF ET LES DOSSIERS «documentlocataires», «documentpropriétaires», «documentfournisseurs» LIRE UN FICHIER D ARCHIVES: Partnerimmo

8 Permet de restaurer un fichier de données Partnerimmo compressé. - Cliquez sur. - Le répertoire contenant des fichiers de compression s ouvre. - Sélectionnez le fichier de compression en question. L extension du fichier est *.WDZ. - Sélectionnez ensuite le répertoire dans lequel le fichier compressé doit être restauré et cliquez sur OK. - La restauration est terminée quand le message suivant apparaît. Cliquez sur OK. LA RESTAURATION ECRASE LES FICHIERS DE DONNEES DEJA EXISTANTS DANS LE REPERTOIRE DE DESTINATION LA LOUPE: Permet d effectuer des recherches de montants ou de libellés en comptabilité locataire ou propriétaire. - Saisissez un élément à rechercher en précisant votre type de recherche. Elle peut porter sur un montant ou sur tout ou partie d un libellé. - Précisez si la recherche doit être effectuée dans la comptabilité locataire ou propriétaire puis cliquez sur la flèche de validation. - Les résultats apparaissent dans le tableau inférieur. - Permet d accéder à la consultation du compte sur lequel le montant ou le libellé a été trouvé UTILISATEUR : Permet de changer d utilisateur sans avoir à sortir du logiciel. Partnerimmo

9 Ce menu vous permet de paramétrer certaines données constantes. Vous trouverez les données les plus courantes déjà renseignées. Sur chacune des fenêtres de paramétrage, Il vous est toujours possible de : Ajouter une catégorie : Cliquez sur NOUVEAU. Remplissez les champs, et cliquez sur OK pour valider, sur ANNULER en cas d erreur. Supprimer une catégorie : Sélectionnez la catégorie à supprimer avec l ascenseur ou en vous positionnant directement dessus avec la souris. La ligne sélectionnée se grise, cliquez sur SUPPRIMER. Un message d alerte vous demande de confirmer la suppression. Cliquez sur OUI pour valider la suppression, sur NON pour annuler la suppression. Modifier une catégorie : Sélectionnez la catégorie à modifier avec l ascenseur ou en vous positionnant directement dessus avec la souris. La ligne sélectionnée se grise, cliquez sur MODIFIER. Effectuez les modifications nécessaires et validez en cliquant sur OK, en cas d erreur cliquez sur A NNULER. Sélectionner une catégorie : Ces flèches permettent d accéder plus rapidement à la première, la précédente, la suivante ou la dernière des catégories. Partnerimmo

10 Ces données sont communes aux logiciels de gérance et d événementiel. SOCIETE: Permet de personnaliser l entête de votre société. Renseignez : - le tableau supérieur de vos coordonnées : le nom, l adresse, les coordonnées téléphoniques. - La date du prochain quittancement : quel est le premier quittancement que vous allez valider sur Partnerimmo? Une fois que cette date est renseignée, elle s actualise automatiquement lors de la validation des avis d échéance. - le tableau inférieur contient les éléments qui apparaissent, en pied de page, en tant qu entête de la société et éventuellement le logo situé en haut à gauche. Pour insérer un logo, cliquez sur pour accéder à vos fichiers. Cliquez sur pour le supprimer. SI VOUS UTILISEZ UN PAPIER À ENTETE, NE REMPLISSEZ PAS LE TABLEAU INFERIEUR. LOGO Texte haut de page Texte bas de page ENTETE SOCIETE PIED DE PAGE Permet également de personnaliser les différents courriers en adaptant, selon vos besoins et les documents, Partnerimmo

11 le nom de ceux-ci, un texte haut de page et un texte bas de page. Ces icônes correspondent aux différents courriers utilisés dans le logiciel : Exemple de paramétrage pour le compte liquidatif : 1.2. COLLABORATEURS: Permet de créer différents profils utilisateurs. Cliquez sur nouveau collaborateur et renseignez : - la civilité, l identité et coordonnées téléphoniques. - éventuellement un mot de passe d ouverture du logiciel (attention, les majuscules sont prises en compte). - éventuellement une photo et le choix des couleurs de fond et de texte pour la saisie de vos rendez-vous sur le planning événementiel. - éventuellement des restrictions. Le ou les traitements paramétrés en restriction seront alors grisés et donc inaccessibles pour ce collaborateur. IL EST IMPERATIF DE LAISSER, AU MOINS, UN COLLABORATEUR EXISTANT SIGLES: Permet de codifier l état civil d une personne physique ou morale. Le libellé long apparaît dans le corps des courriers effectués aux locataires, propriétaires, garants, fournisseurs. Le libellé court apparaît dans l adresse du destinataire située en haut à droite du courrier. Le sigle contact permet d identifier physiquement les personnes morales dans les courriers. Ex : pour les sociétés, nous avons recours à «Madame, Monsieur» ou pour les études, à «Maître». Partnerimmo

12 1.4. TYPES DE BIENS: Permet de codifier les différents types de lots. Ex : appartement, parking etc Cet élément figure sur les avis d échéance et quittances des locataires CLES DE CHARGES: Permet de créer les clés de charges utilisées sur l ensemble des immeubles. Elles permettront d établir des régularisations de charges locatives en fonction de tantièmes par clé de charges. Les clés doivent être référencées sur un code numérique de 3 caractères. lots sur lesquels cette clé est utilisée. Permet de modifier le libellé d une clé sur l ensemble des immeubles et des Partnerimmo

13 Ces données sont propres à la gestion immobilière et ne sont utilisées que dans le module de gérance. Une fois codifiées, elles vous permettront de créer et paramétrer vos «mises à jour» propriétaires, immeubles, lots, locataires, garants et fournisseurs. Vous trouverez les données les plus courantes déjà renseignées. Vous pourrez en ajouter, modifier ou supprimer TYPES DE BAUX: Permet de déterminer les principales caractéristiques des baux. La révision des baux s exprime en année. La durée des baux est indiquée en mois DEPÔTS DE GARANTIE: Permet de déterminer les différents dépôts de garantie existants. Si vous souhaitez que l un d eux soit révisé en même temps que loyer, il est nécessaire de cocher le champ «révisable» PLAN COMPTABLE : Permet de répertorier l'ensemble des comptes existants et de créer de nouveaux comptes. Cliquez sur nouveau et renseignez : - le numéro de compte sur 6 caractères numériques. - le libellé de compte ex : Travaux d entretien - le libellé abrégé ex : TX Ent. - La ligne de déclaration des revenus fonciers sur laquelle les écritures comptabilisées sur ce compte doivent être reportées. - le taux de TVA appliqué au compte afin que le «dont TVA» soit repris sur le relevé général des dépenses ainsi que sur la facturation effectuée auprès des propriétaires. - Le taux récupérable : sont récupérables les dépenses afférentes à l entretien courant et aux menus réparations quand elles sont effectuées par le bailleur au lieu et place du locataire. Ex : Petit entretien = 100. Rémunération des gardiens d immeubles = le taux déductible : sont déductibles les frais et charges afférents aux immeubles ou parties d immeubles Partnerimmo

14 productifs d un revenu imposable. Ex : taxes foncières = 100. Gros travaux = édité sur le compte de gérance : permet de distinguer 2 types de sous comptes propriétaires : sous comptes édités sur le compte de gérance : ils viennent en moins ou en plus des recettes reversées aux propriétaires et apparaissent en consultation disponible du mandant. Ex : les honoraires de gestion locative, les dépenses d entretien, l assurance loyers impayés, la commission location (partie propriétaire) Sous comptes non édités sur le compte de gérance : ils viennent en moins ou en plus des recettes conservées pour le compte des propriétaires et apparaissent en consultation non disponible du mandant. Ex : les dépôts de garantie conservés, les provisions pour charges conservées. Cliquez sur OK pour valider, sur ANNULER en cas d erreur. VOUS N AVEZ PAS BESOIN DE CREER LES COMPTES MANDANTS ET FOURNISSSEURS. ILS LE SONT AUTOMATIQUEMENT DÈS LEUR CREATION EN «MISE À JOUR». Ex : le propriétaire 0001 a automatiquement le compte Le fournisseur 0001 a automatiquement le compte CLASSE COMPTABLE Les comptes les plus utilisés sont déjà paramétrés. Pour un souci de simplicité, nous vous conseillons de les conserver et les utiliser. Vous pouvez compléter la liste autant que nécessaire. COMPTES GENERAUX 40xxxx 41xxxx 46xxxx 47xxxx 5xxxxx Fournisseurs Mandants Honoraires Attente Banques SOUS COMPTES REVERSES MANDANTS Honoraires Honoraires divers Frais fixes Honoraires de gestion locative H.T Garantie loyers impayés Commission location TVA sur honoraires Attente Compte d attente Compte de reprise de solde Compte liquidatif Charges 6.. Dépenses propriétaires SOUS-COMPTES CONSERVES MANDANTS Dépôts non reversés Charges non reversées 2.4. RUBRIQUES DE QUITTANCEMENT: Partnerimmo

15 Permet de créer les rubriques quittancées aux locataires. Nous avons créé les plus fréquentes. VOUS DEVEZ VERIFIER LE PARAMETRAGE DE CHACUNE DES RUBRIQUES AVANT DE LES UTILISER. Nous vous conseillons d utiliser les rubriques pré définies, à savoir : de 001 à 099 Loyers 01 Loyer d habitation 02 Loyer commercial de 101 à 199 Charges 101 Provisions pour charges reversées 103 Provisions pour charges conservées 110 Régularisations des charges 120 Remboursement des provisions appelées 305 Commission de location 352 Dépôt reversé 353 Dépôt non reversé 390 Frais de relance de 501 à 599 Taxes 590 TVA Cliquez sur nouveau et renseignez : - le numéro de la rubrique de 1 à 3 caractères numériques. - le libellé qui apparaît sur les avis d échéance. - le libellé abrégé. - un code TVA affecté à la rubrique. 2 possibilités : si la rubrique est soumise à la TVA Ex : la rubrique de loyer commercial : le montant du loyer est exprimé en hors taxe et le logiciel calcule automatiquement la TVA sur la rubrique 590. si la rubrique n est pas soumise à la TVA. Ex : la rubrique de loyer d habitation : le montant du loyer ne donne lieu aucun calcul de TVA. - si la rubrique est révisable en fonction de l IRL, indice pondéré ou indice commercial. Ex : les rubriques de loyer sont révisables ; les rubriques de provisions pour charges ne le sont pas. - si le prorata temporis s applique : le montant de la rubrique diffère en fonction des dates d entrée et de sortie Partnerimmo

16 des locataires. Ex : le prorata s applique sur les rubriques de loyer, de provisions pour charges ; contrairement aux rubriques de dépôt de garantie, de frais de relance. - si la rubrique est provisoire : elle est quittancée occasionnellement au locataire et non de manière permanente. Ex : la taxe d ordures ménagères et la commission location sont des rubriques provisoires, contrairement au loyer et provisions pour charges. - si c est une rubrique de provisions pour charges car seules ces rubriques sont remboursées lors du traitement de régularisations des charges locatives. - le type de rubrique afin qu elles soient classées par catégorie dans le journal de quittancement. - la colonne de bordereau d assurance dans laquelle la rubrique doit apparaître. Permet d effacer la colonne indiquée si on s est trompé ou s il s agit d une rubrique dont le paiement n est pas assuré par la garantie loyers impayés. - le paiement de la rubrique donne lieu au calcul des honoraires. Même si la rubrique est cochée, c est le paramétrage dans la mise à jour immeuble qui sera prioritaire. Ex. Même si la rubrique de provisions pour charges est coché «honoraires», ceux-ci ne seront pris que sur l encaissement des loyers s il est précisé qu ils sont calculés sur les loyers dans la mise à jour immeuble. - l affectation comptable des rubriques : Rubriques reversées aux propriétaires. Elles créditent le propriétaire en disponible et apparaissent sur le compte de gérance. Ex : Loyers, provisions pour charges reversées, ordures ménagères Rubriques conservées pour le compte des propriétaires. Elles créditent le propriétaire en non disponible et n apparaissent pas sur le compte de gérance. Il doit alors être renseigné en numéro de compte un compte qui est lui-même décoché «compte édité sur le compte de gérance» en Paramètres, plan comptable. Ex : Dépôt de garantie conservé, provisions pour charges conservées. Rubriques créditant des comptes honoraires du cabinet. Elles ne créditent pas le propriétaire mais un compte honoraire. Elles ne doivent donc pas apparaître sur le compte de gérance. Ex : commission location, frais de relance Partnerimmo

17 2.5. INDICES : Permet de renseigner les valeurs indiciaires du dernier trimestre publié. Cliquez sur nouveau et renseignez : - le numéro du trimestre et l année (sur 4 caractères). - le nouveau ILC : indice qui s applique aux locaux commerciaux et artisanaux. - l indice de référence des loyers qui intervient dans la révision des loyers d habitation. - l indice pondéré : la moyenne associée à l indice du coût de la construction qui peut notamment s appliquer sur les meublés ou les parkings. - le taux 48 : pourcentage d augmentation s appliquant sur les lots soumis à la loi de 48. Pour effectuer La révision des loyers, rendez-vous en «TRAITEMENTS», «ECHEANCES LOCATAIRES» CENTRES DES IMPÔTS : Permet de créer les adresses de trésorerie principale dont dépendent les immeubles gérés afin de leur notifier le changement d adresse des locataires partis. Le code du centre des impôts peut être sur 5 caractères numériques au maximum : nous vous conseillons d utiliser le code postal du lieu de situation de l immeuble. Préciser, dans le nom du percepteur, la ville et, si besoin, l arrondissement concerné. EX : Code centre des impôts : Nom du percepteur : Trésorerie Principale Paris 15 ème JOURNAUX : Permet de créer les journaux sur lesquels sont enregistrées les écritures comptables. Exemple : Le journal d achat (AC) permet de saisir les dépenses à la charge du propriétaire et de créditer un fournisseur, le paiement de la facture intervenant par la suite. Le journal d a-nouveaux (AN) permet de saisir la reprise de vos soldes comptables au début de votre activité sur Partnerimmo. Le journal d assurance loyers impayés (AS) permet de débiter les propriétaires du montant de l assurance loyers impayés, créditer le compte assureur (400900). Le logiciel effectue automatiquement ces écritures au moment de la validation du quittancement et de la saisie locataire. Le journal de banque (BQ) permet d enregistrer tous les mouvements apparaissant sur votre relevé de compte bancaire : encaissements locataires, règlements propriétaires et fournisseurs Le journal de paiement direct propriétaire (DP) permet d enregistrer les règlements que le locataire a directement adressés au propriétaire. Peut également être utilisé quand le locataire a bénéficié d un ou plusieurs mois de gratuité de loyer en contrepartie de travaux effectués par ses soins. Le journal honoraires (HO) permet de débiter les propriétaires du montant des honoraires de gestion, de la TVA sur ces honoraires, des frais fixes, et de créditer respectivement les comptes d honoraires de gestion ( ), de TVA collectée par l entreprise (468445) et de frais fixes (468130). Le logiciel effectue automatiquement ces écritures d honoraires au moment de la validation des comptes de gérance. Le journal d opérations diverses (OD) permet de débiter un compte comptable et de créditer un autre sans faire d écriture de trésorerie, c'est-à-dire sans utiliser le compte bancaire. Le journal de quittancement (QU) permet de facturer le loyer et tout autre montant quittancé aux locataires. Ces journaux existent dès l installation du logiciel et ne doivent pas être supprimés. Partnerimmo

18 VOUS DEVEZ PARAMETRER LE JOURNAL DE BANQUE : Sélectionnez le journal BQ avec l ascenseur ou en vous positionnant directement dessus avec la souris. La ligne sélectionnée se grise, cliquez sur MODIFIER. Renseignez : - le journal en 2 lettres ex: BQ pour la banque, ou CL pour crédit lyonnais etc - le libellé (saisie obligatoire) ex : Journal de banque BNP - le libellé abrégé (saisie obligatoire) ex : Banque BNP - le n de centralisation: Permet de créer des journaux à contrepartie automatique. Pour cela, saisir le numéro de compte comptable sur lequel sera généré la centralisation. Cet élément est obligatoire pour le journal de banque et correspond au numéro de compte de classe 5, rattaché à vote compte bancaire. - Par défaut, le compte de classe 5 est crédité d un montant cumulant l ensemble des virements propriétaires validés à la même date. Si vous souhaitez, au contraire, avoir le détail de ces virements sur le compte de classe 5, il est nécessaire de cocher - Indiquez vos coordonnées bancaires. Validez le journal en cliquant sur OK pour qu'il soit pris en compte, en cas d'erreur ANNULER. Si vous avez plusieurs comptes bancaires, renouvelez l opération en utilisant un autre code journal et un compte de classe 5 différent pour la centralisation. VOUS DEVEZ CREER AUTANT DE JOURNAUX DE BANQUE QUE VOUS AVEZ DE COMPTES BANCAIRES. Chaque journal de banque aura un compte de classe 5 associé. Rendez- vous en paramètres, plan comptable, afin de créer celui-ci. VOUS DEVEZ CREER UN NOUVEAU JOURNAL DE BANQUE AVEC UN NOUVEAU COMPTE DE CLASSE 5 SI VOUS DETENEZ UNE CAISSE POUR VOS ESPECES FOURNISSEURS : Permet de créer la liste des fournisseurs avec lesquels vous travaillez régulièrement. Cette création permet de saisir les factures en débitant le propriétaire et en créditant le fournisseur sur le journal d ACHAT (AC). Cliquez sur nouveau et renseignez : - le numéro de compte sur 4 caractères numériques. Vous pouvez utiliser une référence autre que celle que l on Partnerimmo

19 vous propose de créer. - le sigle, permet de codifier l état civil du fournisseur. - les nom, adresse, coordonnées téléphoniques. - le mode de paiement. Si le virement est sélectionné, une seconde fenêtre apparaît pour remplir les coordonnées bancaires du fournisseur. - l ordre du chèque. Si rien n est mentionné, le nom du fournisseur est repris par défaut. Cliquez sur OK pour valider, sur ANNULER en cas d erreur. LE COMPTE FOURNISSEUR EST AUTOMATIQUEMENT CREE DANS LA MISE A JOUR PLAN COMPTABLE SOUS LA FORME 40XXXX. Pour effectuer le paiement de vos fournisseurs par lettre chèque ou par virement, rendez-vous en «TRAITEMENTS», «FOURNISSEURS». Si vous utilisez un contrat d assurance loyers impayés, vous devez paramétrer le fournisseur 0900 qui est, par défaut, l assureur garantie loyers impayés: Sélectionnez le fournisseur 0900, cliquez sur MODIFIER et renseignez : - le sigle, le nom, adresse, coordonnées téléphoniques et mode de paiement. - Le pourcentage TTC que l assureur vous facture, le numéro de contrat et assurez vous de la coche en assureur garantie loyers. - Personnalisez le libellé comptable si celui par défaut ne vous convient pas. - Validez en cliquant sur OK, en cas d erreur cliquez sur ANNULER LIBELLE FACTURE LOCATAIRE: Permet de codifier des charges que vous pourrez imputer à un locataire en éditant une facture à l entête du cabinet de gestion. Cliquez sur nouveau et renseignez : - le code facture qui permet d identifier la charge : vous pouvez utiliser des caractères alphabétiques et numériques. - le libellé facture. Il est repris sur le document facture. - le libellé en comptabilité. Il est utilisé au débit du compte locataire concerné par ladite facture. Partnerimmo

20 - La rubrique de quittancement qui est débitée sur le compte locataire. VERIFIER EN «PARAMETRES», «RUBRIQUES DE QUITTANCEMET» LE PARAMETRAGE DES RUBRIQUES AVANT DE LES UTILISER. - Le montant d une unité (facultatif). Vous permet d indiquer la valeur d une unité qui sera ensuite multipliée par le nombre d unité, dans le traitement de facturation. - Cliquez sur OK pour valider, sur ANNULER en cas d erreur. CES ELEMENTS VOUS SERONT PROPOSES LORS DU TRAITMENT DE FACTURATION LOCATAIRE. IL VOUS SERA ALORS POSSIBLE DE LES MODIFIER EN FONCTION DE LA FACTURE SOUHAITEE. RENDEZ-VOUS EN «TRAITEMENTS», «FACTURATION LOCATAIRE», AFIN D IMPUTER CES FRAIS ET D EDITER LES FACTURES LIBELLE FACTURE PROPRIETAIRE: Permet de codifier des charges que vous pourrez imputer à un propriétaire en éditant une facture à l entête du cabinet de gestion. Cliquez sur nouveau et renseignez : - le code facture qui permet d identifier la charge : vous pouvez utiliser des caractères alphabétiques et numériques. - le libellé facture. Il est repris sur le document facture. - le libellé en comptabilité. Il est utilisé au débit du compte propriétaire concerné par ladite facture. Partnerimmo

21 - La compte comptable qui est crédité par la facture. SI VOUS SOUHAITEZ FAIRE RESSORTIR LA TVA SUR CETTE FACTURE, VERIFIER EN «PARAMETRES», «PLAN COMPTABLE» QUE LE COMPTE SOIT CODIFIE AVEC DE LA TVA. - Le montant d une unité (facultatif). Vous permet d indiquer la valeur d une unité qui sera ensuite multipliée par le nombre d unité, dans le traitement de facturation. - Cliquez sur OK pour valider, sur ANNULER en cas d erreur. CES ELEMENTS VOUS SERONT PROPOSES LORS DU TRAITMENT DE FACTURATION PROPRIETAIRE. IL VOUS SERA ALORS POSSIBLE DE LES MODIFIER EN FONCTION DE LA FACTURE SOUHAITEE. RENDEZ-VOUS EN «TRAITEMENTS», «FACTURATION PROPRIETAIRE», AFIN D IMPUTER CES FRAIS ET D EDITER LES FACTURES APPORTEUR D AFFAIRE: Permet d identifier un fournisseur en tant qu apporteur d affaire : a mis en relation le propriétaire avec l agence en contrepartie d une commission correspondant à un pourcentage sur les honoraires HT. Partnerimmo

22 Permet de créer vos propriétaires, immeubles, lots et locataires en saisissant les éléments contenus dans vos mandats de gestion et contrats de location. Sur chacune des catégories de mises à jour, il vous est toujours possible de : Ajouter une mise à jour: Sélectionner à gauche la catégorie de mise à jour (Propriétaires, immeubles, lots, locataires) que vous souhaitez créer, la fenêtre de sélection de cette catégorie s ouvre, cliquer sur. Supprimer une mise à jour: Sélectionnez à gauche la catégorie de mise à jour (Propriétaires, immeubles, lots, locataires) que vous souhaitez supprimer, la fenêtre de sélection s ouvre, positionnez votre souris sur la mise à jour à supprimer, la ligne sélectionnée se grise, cliquez sur. Un message d alerte vous demande de confirmer la suppression. Cliquez sur OUI pour valider la suppression, sur NON pour annuler la suppression. Modifier une mise à jour : Sélectionnez à gauche la catégorie de mise à jour (Propriétaires, immeubles, lots, locataires) que vous souhaitez modifier, la fenêtre de sélection s ouvre, positionnez votre souris sur la mise à jour à modifier, la ligne sélectionnée se grise, double cliquez sur cette ligne ou cliquez sur. Rechercher une mise à jour: Cette loupe vous permet de rechercher plus rapidement une mise à jour. Vous pouvez saisir tout ou partie d un nom, d une adresse ou d une référence. Utiliser des raccourcis : Permet d accéder directement à la consultation du locataire ou propriétaire sélectionné. Permet d accéder directement à la saisie locataire ou propriétaire. LORS DE LA CREATION DE VOS MISES A JOUR, VOUS DEVEZ SUIVRE L ORDRE SUIVANT : CREATION DU PROPRIETAIRE, DU OU DES IMMEUBLES, DU OU DES LOTS, DU OU DES LOCATAIRES. LORS DE LA SUPPRESION DE VOS MISES A JOUR, VOUS DEVEZ SUIVRE L ORDRE SUIVANT : SUPPRESSION DU OU DES LOCATAIRES, DU OU DES LOTS, DU OU DES IMMEUBLES, DU PROPRIETAIRE. Partnerimmo

23 Pour créer un propriétaire, sélectionnez la mise à jour propriétaire, cliquez sur ajouter. Le logiciel propose un numéro à la suite de ceux déjà existants que vous pouvez modifier. Il doit doit être sur 4 caractères numériques, cliquez sur OK et renseignez : - Les coordonnées du propriétaire. Elles seront utilisées pour lui adresser courriers et comptes de gérance. donne accès à la ville correspondant au code postal saisi précédemment. - Le pays n a d utilité que si les documents doivent être envoyés à l étranger. - Les coordonnées téléphoniques (domicile, portable, bureau, ) - et complétez les différents onglets de la mise à jour propriétaire : 1.1. ONGLET PROPRIETAIRE Permet d enregistrer les paramètres de gestion, propres à ce propriétaire. Renseignez : - Période de relevé. Sur quelle période sont adressés les comptes de gestion au propriétaire? Tous les mois, trimestres, semestres ou années? - Paiement par. De quelle façon est payé le propriétaire? Par chèque, par virement ou non paiement (Ex. on préfère conserver les fonds, tout en adressant un relevé au propriétaire, en prévision de travaux à financer). En cas de virement, une seconde fenêtre apparaît afin de saisir les coordonnées bancaires du propriétaire. - % honoraires. Taux des honoraires HT à imputer sur les encaissements. - Calculés sur. Sur quels encaissements s applique ce taux d honoraires? Sur la totalité des encaissements, ou uniquement sur le loyer, ou loyer+provisions, ou loyer +taxes. - Frais fixes. Imputez-vous un montant fixe de frais au propriétaire, en plus des honoraires de gestion, quels que soient les encaissements locataires? Si oui, mettez le montant TTC. - Date début prochain relevé. Mettez le premier du mois de début de gestion. Ex. si le mandat est signé le 27 janvier 2012, mettre le 01/01/2012. Ensuite, cette date va s actualiser à chaque validation de compte de gérance mais elle ne sera plus accessible. - Gestion en cours. Cet élément est coché par défaut. Vous le décochez que si vous n avez plus le propriétaire en gestion, il ne sera plus alors pris en compte dans les sélections ou les traitements. - Acompte. Indiquez un montant ou un pourcentage (cochez %) du disponible du propriétaire, déduction faite des honoraires de gestion, un mode de paiement et la date à laquelle les propriétaires toucheront ces acomptes. Lors du traitement des acomptes, il sera toujours possible de modifier le montant. Partnerimmo

24 - Assurance. Cochez si le mandant a souscrit une assurance loyers impayés, indiquez le taux TTC qui lui sera imputé et identifiez l assureur en question. SI LE PROPRIETAIRE VEUT UN PAIEMENT DIFFERENT PAR IMMEUBLE OU PAR LOT, IL FAUDRA LE CREER PLUSIEURS FOIS EN TANT QUE PROPRIETAIRE ONGLET IMMEUBLES : Permet de consulter ou de modifier le ou les immeubles du propriétaire en question. Pour les créer, rendezvous en «mises à jour», «immeubles» ONGLET LOCAUX : Permet de consulter ou de modifier le ou les lots qui sont dans l immeuble du propriétaire en question. Pour les créer, rendez-vous en «mises à jour», «lots» ONGLET LOCATAIRES: Permet de consulter ou de modifier le ou les locataires qui sont dans l immeuble du propriétaire en question. Pour les créer, rendez-vous en «mises à jour», «locataires» ONGLET ARCHIVES: Permet de consulter à l écran les documents adressés au propriétaire et éventuellement les imprimer de nouveau : Vous pouvez ajouter à ces documents d autres fichiers : Cliquez sur «ajouter des archives». - Sélectionnez le document. - Vous pouvez l identifier par un libellé et une date d édition. - Cliquez sur «archiver» ONGLET DIVERS: Permet de saisir des renseignements libres sur le propriétaire en question. Ils n apparaîtront sur aucun document. Paramétrage de la consultation Internet : les propriétaires peuvent, en effet, consulter leur compte et rééditer les documents mis à leur disposition Chacun dispose d un identifiant et d un mot de passe permettant d accéder à tout ou partie des informations dont vous disposez. Vous mettez les données en ligne quand vous le souhaitez. Partnerimmo

25 1.7. ONGLET INDIVISAIRES: Permet de gérer les indivisions et d identifier les indivisaires afin que chacun ait un compte de gérance et un paiement en fonction de leur quotient. Cliquez sur nouveau. Saisir un numéro sur 3 caractères, les coordonnées, le mode de paiement et le quotient. Renouvelez l opération autant de fois qu il y a d indivisaires. Afin de distinguer les indivisaires des autres propriétaires, nous codifions par 419 leurs comptes comptables. Ex. l indivisaire 001 aura le compte comptable ; l indivisaire 002 aura le compte comptable Partnerimmo

26 Pour créer un immeuble, sélectionnez la mise à jour immeuble, cliquez sur ajouter. Sélectionnez le propriétaire, le logiciel propose un numéro d immeuble à la suite de ceux déjà existants que vous pouvez modifier. Il doit être sur 4 caractères numériques, doit cliquez sur OK et renseignez : - Le nom de l immeuble. S il n a pas de nom spécifique, mettez l adresse. - donne accès à la ville correspondant au code postal saisi précédemment. - donne accès à la fiche du propriétaire de l immeuble en question - Complétez les différents onglets de la mise à jour immeuble : 2.1. ONGLET IMMEUBLE: Permet d enregistrer les paramètres de gestion, propres à cet immeuble. Renseignez : - les frais H.T. éventuellement facturés pour établir la déclaration des revenus fonciers, par immeuble. - le % d abattement si l immeuble bénéficie d une déduction spécifique - le % et la base de calcul des honoraires ainsi que le montant des frais fixes reprennent automatiquement les données de la mise à jour propriétaire mais il est possible de les modifier. Ex. on peut appliquer 8% et 2 sur l immeuble 0001, et 7,5% et pas de frais fixes sur l immeuble le numéro, la date de fin de mandat et le mois pendant lequel le propriétaire devrait recevoir annuellement le courrier lui informant, de sa faculté de dénonciation du mandat. - l exercice comptable sur lequel porte la régularisation des charges locatives. - le centre des impôts du lieu de situation de l immeuble géré afin de lui adresser les lettres de déménagements des locataires sortis. Si celui en question n est pas créé, rendez-vous en «Paramètres», «centre des impôts» ONGLET TANTIEMES: Permet de répertorier les clés de charges de l immeuble et leurs tantièmes correspondants. - Sélectionnez une clé. S il vous manque des clés, rendez-vous en «Paramètres communs», «clés de charges». - Vous pouvez personnaliser le libellé de clé de cet immeuble. Partnerimmo

27 - Indiquez les tantièmes de la clé sur cet immeuble et cliquer sur «ajouter» pour enregistrer. - Renouvelez l opération autant de fois que vous avez de clés de charges dans l immeuble ONGLET LOCAUX: Permet de consulter ou de modifier le ou les lots qui sont dans l immeuble en question du propriétaire. Pour les créer, rendez-vous en «mises à jour», «locaux» ONGLET LOCATAIRES: Permet de consulter ou de modifier le ou les locataires qui sont dans l immeuble en question du propriétaire. Pour les créer, rendez-vous en «mises à jour», «locataires» ONGLET EMPLOYES: Permet de répertorier les salariés intervenants dans l immeuble. Pour ajouter un salarié, cliquez sur «nouveau», renseignez le maximum de champs et valider en cliquant sur OK ONGLET CONTRATS: Permet de répertorier les contrats d entretien que vous avez avec les entreprises pour les équipements de l immeuble (Ex. contrat d entretien pour l ascenseur ) ONGLET PARTIES COMMUNES: Permet de répertorier les entreprises avec lesquelles vous êtes liés contractuellement pour l entretien des parties communes (Ex. le ménage, la sortie des poubelles ) ONGLET TRAVAUX: Permet de répertorier les travaux effectués dans l immeuble, ainsi que les coordonnées des entreprises qui les ont effectués ONGLET PHOTOS+TVA: Permet de renseigner les éléments nécessaires à l établissement des factures pour les locaux commerciaux dont le loyer est soumis à la TVA. Partnerimmo

28 - Cochez «récupération de la TVA» dès qu un immeuble contient un local commercial dont le loyer est soumis à TVA. - Précisez sur quels éléments la déclaration de TVA porte : crédits ou débits. Cette mention apparaît sur la facture. - En cas de reprise de fichier, indiquez le dernier numéro facture. Sinon, ce numéro s actualise à chaque validation de traitement des factures. - Indiquez le numéro de TVA intracommunautaire du propriétaire de l immeuble et le Siret. Ces éléments apparaissent sur la facture. Permet d insérer une photo de l immeuble en cliquant sur. Partnerimmo

29 Pour créer un lot, sélectionnez la mise à jour lot, cliquez sur ajouter. Sélectionnez le propriétaire, l immeuble, le logiciel propose un numéro de lot à la suite de ceux déjà existants que vous pouvez modifier. Il doit doit être sur 4 caractères numériques, cliquez sur OK et renseignez : - Le type de lot. S il n existe pas dans la liste, rendez-vous en «paramètres communs», «types de biens». - la période de l avis déchéance qui peut être mensuelle, trimestrielle, semestrielle ou annuelle. Ces périodes suivent l année civile. Ex. les avis d échéances trimestriels interviennent en janvier, avril, juillet et octobre. - le délai de préavis du propriétaire au locataire exprimé en mois (afin ne pas renouveler le bail). - donne accès aux fiches propriétaire et immeuble du lot en question. - Complétez les différents onglets de la mise à jour lots : 3.1. ONGLET LOCAL: Permet d enregistrer les paramètres de gestion, propres à ce lot. Renseignez : - éléments divers tels que surface, bâtiment, étage Ils apparaîtront sur l édition de l état locatif détaillé. - Assurance. Les données indiquées en mise à jour propriétaire sont reprises automatiquement dans les lots mais vous pouvez les modifier si le taux ou l assureur est différent pour ce bien. Le taux indiqué est TTC. - le terme de l avis d échéance qui peut être avance ou échu. - le numéro, la date de fin de mandat et le mois pendant lequel le propriétaire devrait recevoir annuellement le courrier lui informant, de sa faculté de dénonciation du mandat. - Gestion en cours. Cet élément est coché par défaut. Vous le décochez que si vous n avez plus le lot en gestion, il ne sera plus alors pris en compte dans les sélections ou les traitements. - le % et la base de calcul des honoraires reprennent automatiquement les données de la mise à jour immeuble mais il est possible de les modifier. Ex. on peut appliquer 8% sur l immeuble 0001, sauf pour le lot 0004 de ce même immeuble où le taux de 7,5% s applique. - le % d abattement en cas de déduction fiscale particulière 3.2. ONGLET MILLIEMES: Permet de renseigner les millièmes du lot par clé de charges afin d effectuer la régularisation des charges. Pour ce faire, cliquez sur. La ou les clés de charges enregistrées dans la mise à jour immeuble, Partnerimmo

30 apparaissent. Double-cliquez sur la ligne et saisissez les millièmes du lot, à savoir sa quôte part des tantièmes par clé (Ex. le lot représente 200 millièmes sur 1000 tantièmes) ONGLET LOCATAIRES: Permet de consulter ou de modifier le ou les locataires qui occupent et ont occupé ce lot. Pour créer un locataire, rendez-vous en «mises à jour», «locataires» ONGLET DIVERS: Permet de saisir des renseignements libres sur le local en question ONGLET PHOTOS: Permet d insérer des photos du local en cliquant sur ONGLET DIAGNOSTICS: Permet d enregistrer et de joindre les diagnostics effectués pour ce bien. Permet d enregistrer l adhésion du propriétaire à son assurance habitation quand l agence est missionnée d assurer le règlement de la cotisation annuelle ONGLET PIECES / ETATS DES LIEUX: Permet d insérer des photos du local en cliquant sur. Partnerimmo

31 - Le sigle et l identité du ou des locataires. - Les coordonnées du locataire reprennent automatiquement l adresse indiquée en mise à jour immeuble. Elles doivent être modifiées si le loyer est facturé à une autre adresse. - Le pays n a d utilité que si les documents doivent être envoyés à l étranger. - et complétez les différents onglets de la mise à jour locataire : 3.1. ONGLET IDENTITE: Pour créer un locataire, sélectionnez la mise à jour locataire, cliquez sur ajouter. Sélectionnez le propriétaire, l immeuble, le lot, le logiciel propose un numéro de locataire à la suite de ceux déjà existants que vous pouvez modifier. Il doit être sur 4 caractères numériques, cliquez sur OK et renseignez : Permet d enregistrer les paramètres de gestion, propres à ce locataire. Renseignez : - Les coordonnées téléphoniques (domicile, portable, bureau, ). - Le nom du co-titulaire. Ex. si le bail est signé sous le nom du locataire Lombard/Durand, mettez Durand en cotitulaire. Ainsi, le logiciel enregistrera les paiements de Durand sur le compte du locataire Lombard/Durand. - Le loyer de référence, à savoir le montant du loyer pratiqué la première année du bail (hors charges). - La date d entrée du locataire. S APPLIQUE UN PRORATA TEMPORIS AUTOMATIQUEMENT SUR LE QUITTANCEMENT EN FONCTION DES DATES D ENTREE ET DE SORTIE. - Le type de dépôt de garantie. Pour ajouter un DG, rendez-vous en «paramètres», «type de dépôt». POUR LES LOCAUX COMMERCIAUX, DISTINGUEZ SI LE DEPOT EST REVISABLE OU PAS. - Si le dépôt est reversé au propriétaire ou conservé par le cabinet. Et son montant. - Le type de bail. Pour ajouter un type de bail, rendez-vous en «paramètres», «type de baux». La fin de bail se détermine automatiquement. POUR LES LOCAUX COMMERCIAUX, DISTINGUEZ SI LE LOYER EST REVISE ANNUELLEMENT OU TRIENNALEMENT. - Décochez assurances loyers impayés, si le propriétaire n a pas souscrit l assurance pour garantir la solvabilité de ce locataire. permet d éditer l ensemble des informations saisies sur la mise de jour de ce locataire. Partnerimmo

32 3.2. ONGLET ECHEANCES: Permet de paramétrer les traitements de révision et de relance, propres au locataire. Renseignez : - Le type d indice qui s applique à sa révision de loyer - Le trimestre de référence, à savoir le trimestre utilisé lors de la dernière révision. - La date de la prochaine révision. SE CALCULE AUTOMATIQUEMENT, LORS DU TRAIEMENT DE REVISION, UN RAPPEL DE LOYER ENTRE LA DATE DE REVISION ET LE DATE DU PROCHAIN QUITTANCEMENT. - la relance de loyer: «à relancer» permet, en le décochant, de ne pas relancer un locataire, quel que soit son solde. Le niveau vous informe du dernier courrier de rappel adressé au locataire (4 courriers possibles). Il s actualise lors de la validation du traitement de relance. - La relance assurance : la prochaine échéance correspond à la date à laquelle le locataire est tenu de vous adresser son attestation d assurance multirisque habitation. Le niveau vous informe du dernier courrier de rappel adressé au locataire (3 courriers possibles). Il s actualise lors de la validation du traitement de relance assurance. - La relance contrat : la prochaine échéance correspond à la date à laquelle le locataire est tenu de vous adresser son justificatif d entretien du cumulus et/ou de la chaudière. Le niveau vous informe du dernier courrier de rappel adressé au locataire (3 courriers possibles). Il s actualise lors de la validation du traitement de relance contrat ONGLET GARANTS: Permet de créer les garants du locataire. Cliquez sur «Nouveau», renseignez les coordonnées. Cliquez sur Ok ou Annuler pour supprimer. Renouvelez l opération autant de fois que le locataire a de garants ONGLET QUITTANCEMENT: Permet d enregistrer les montants à facturer au locataire à chaque avis d échéance : - Cliquez sur Nouveau, la fiche quittancement du locataire en question apparaît. - Sélectionner une rubrique, son libellé apparaît. Vous pouvez le modifier pour le quittancement de ce locataire. - Mettez le montant, cliquez sur pour enregistrer cette rubrique. - Renouvelez l opération si vous avez d autres montants à imputer au locataire. - Cliquez sur Ok ou Supprimer. - Pour modifier le montant d une rubrique existante, double-cliquez sur le montant en question. Il se grise, mettez le montant souhaité, cliquer sur Entrée du clavier. Le total s actualise. LE PRORATA SE CALCULE AUTOMATIQUEMENT LORS DU TRAITEMENT DES ECHEANCES. VERIFIER EN «PARAMETRES», «RUBRIQUES DE QUITTANCEMET» LE PARAMETRAGE DES RUBRIQUES AVANT DE LES UTILISER. SI UNE RUBRIQUE EST PROVISOIRE, LE CHIFFRE 1 (VALABLE POUR UNE ECHEANCE) APPARAIT ; Partnerimmo

33 VOUS POUVEZ MODIFIER CE CHIFFRE AFIN QUE LA RUBRIQUE SOIT PROVISOIRE SUR PLUSIEURS ECHEANCE ONGLET DIVERS: Permet de renseigner les coordonnées bancaires du locataire ainsi que sa date de prélèvement. - Liquidatif effectué sera coché automatiquement lors de la validation du compte liquidatif du locataire. Empêche de lancer une deuxième fois ce traitement par erreur. - Note contentieux : informe éventuellement d un accord de paiement ou échelonnement de la dette. Cette note sera ensuite rappelée lors du traitement de remise en banque de ce locataire. - Gestion en cours est, par défaut, coché. Vous pouvez le décochez une fois le locataire sorti et son compte liquidatif effectué. Il n est alors plus concerné par les traitements comme les relances impayés, relances assurance, contrats et n apparaît plus sur le compte de gérance du propriétaire. - Date de dernière répartition pour info : informe de la dernière régularisation de charges effectuée sur le locataire. Cette date s incrémente automatiquement au moment de la validation du traitement de régularisation de charges. Vous pouvez la renseigner si vous effectuez la répartition de charges manuellement. - Titre quittance spécifique : permet de modifier le libellé par défaut «quittance» pour ce locataire. - Mot de passe compte Internet : le locataire peut accéder à son compte et ses documents sur Internet ONGLET ARCHIVES: Permet de consulter à l écran les documents adressés au locataire et éventuellement les imprimer de nouveau : Vous pouvez ajouter à ces documents d autres fichiers : Cliquez sur «ajouter des archives». Sélectionnez le document. Vous pouvez l identifier par un libellé et une date d édition. Cliquez sur «archiver» ONGLET PLUS: Permet de fusionner plusieurs biens afin d avoir le détail par lot dans la régularisation des charges immeuble entier ONGLET CAF+: Permet d intégrer le montant du loyer pris en charge par la CAF. Celui-ci sera alors déduit sur l avis d échéance du locataire. Partnerimmo

34 SHEMA TYPE D'UNE EXPLOITATION (schéma à adapter en fonction des besoins) Prise en charge des nouveaux mandats Révisions Quittancement Création des nouveaux locataires Mise à jour des indices Mise à jour des locataires: Saisir date de sortie Modification du quittancement en mise à jour quittancement ajouter, par exemple, des charges Encaissements - Remise en banque: chèques, virements, espèces - prelevements Les dépenses Autres traitements comptables Les acomptes Les comptes liquidatifs Comptes de gérance Relances Impayés Attestation assurances Entretien chaudière En fin de mois Prendre les honoraires Paiement assureur loyers impayés Tirage des balances Rapprochement de banque Partnerimmo

35 Permet d effectuer les révisions de loyers, les avis d échéance et les quittances LES REVISIONS DE LOYERS : RENDEZ-VOUS TOUS LES TRIMESTRES, EN «PARAMETRES», «INDICES», POUR METTRE À JOUR, LES VALEURS DU DERNIER INDICE PUBLIE LE CALCUL DES REVISIONS: Se fait au premier de chaque mois avant de lancer les avis d échéance. Reprend automatiquement les loyers qui n ont pu être révisés lors du précédent calcul, faute d indice publié ou d une date de révision en cours de mois ou de trimestre. Vous êtes informés de la fin du calcul grâce à une barre d évolution LA LISTE DES REVISIONS: Elle contient la liste des loyers à réviser à la date du calcul et informe de : - la référence et du nom du locataire. - Si le DG est révisable. - La date d entrée et la date de révision. - Le montant des indices, utilisé pour chacun des calculs. - Enfin, le montant du loyer avant et après calcul. Nous vous conseillons d imprimer et de conserver ce document LA LETTRE DE REVISION: Texte haut de page garantie Révision de dépôt de garantie Date de révision Révision du loyer H.T. Montant de TVA révisée Rappel de loyer entre date de révision et date de calcul Complément de dépôt de garantie Texte bas de page Partnerimmo

36 - Si vous souhaitez modifier, les textes haut et bas de page, rendez-vous en «Société», onglet «lettre de révision». - Le loyer est révisé de manière annuelle ou triennale en fonction du type de bail renseigné en «mise à jour locataire», onglet «identité». - Il est calculé un complément de dépôt de garantie en fonction du type de DG renseigné en «Mise à jour locataire», onglet «identité». - Il est calculé un rappel de loyer en fonction de la date de révision et la date de traitement. Ex. le locataire doit être révisé le 2 Février. Sa révision se calculera sur le traitement de mars. Le rappel de loyer va porter sur le période allant du 2 février au 29 février, soit 28 jours. - Permet de faire une sélection des locataires en révision selon l adresse mail renseignée ou pas dans leur mise à jour. - L option d archivage apparaît dès que vous fermez la lettre de révision. Cela vous permet de ressortir les lettres de révision, une fois le traitement validé. Elles sont archivées individuellement en «mise à jour locataire», onglet «archives». - Tant que le traitement n est pas validé, vous pouvez effectuer des modifications de vos données et relancer le calcul LA VALIDATION DES REVISIONS: LA VALIDATION DES REVISIONS EST DEFINITIVE. ELLE A PLUSIEURS CONSEQUENCES : Les montants du loyer et de la TVA (pour les locaux commerciaux) sont modifiés en «mise à jour locataire», onglet «quittancement». Le trimestre de référence, en «mise à jour locataire», onglet «échéance», est modifié afin d indiquer l indice utilisé lors de la dernière révision. La date de la prochaine révision en «mise à jour locataire», onglet «échéance», est modifiée d un an supplémentaire pour les révisions annuelles et de trois ans pour les révisions triennales. Le montant du dépôt de garantie est modifié en «mise à jour locataire», onglet «identité». Il ajoute le complément de dépôt de garantie au montant précédemment indiqué. Le locataire est débité sur son compte du rappel de loyer à la date du traitement sur le journal QU. La rubrique de loyer est utilisée. Le locataire est débité sur son compte du complément de dépôt de garantie à la date du traitement sur le journal QU. La rubrique 352 est utilisée pour les DG reversés et 353 pour les DG conservés LES AVIS D ECHEANCES: Permet de quittancer aux locataires les montants dus en leur adressant un document papier, l avis d échéance. AVANT DE LANCER LE CALCUL, ASSUREZ-VOUS QUE TOUTES LES REVISIONS ONT BIEN ETE EFFECTUEES ET VALIDEES. AVANT DE LANCER LE CALCUL, RENDEZ-VOUS EN «MISE A JOUR LOCATAIRE», ONGLET «QUITTANCEMENT» AFIN DE RAJOUTER DES RUBRIQUES OU MODIFIER LES MONTANTS DES RUBRIQUES EXISTANTES. Ex. rajouter une rubrique de facture d entretien ou modifier le montant des provisions pour charges. Partnerimmo

37 LE CALCUL DES AVIS D ECHEANCE: - Se fait au premier de chaque mois. Vous propose la date du prochain quittancement mais vous pouvez la modifier. Seuls les locataires concernés par cette période seront pris en compte. Ex. Pour le calcul du mois de février n apparaissent que les locataires mensuels, présents sur le mois de février. Vous êtes informés de la fin du calcul grâce à une barre d évolution verte. - Par défaut, le calcul se fait dans l ordre alphabétique. Possibilité en décochant de lancer le calcul dans l ordre numérique. - Par défaut, le calcul se fait pour tous les locataires. Possibilité en décochant de sélectionner les locataires à calculer. renseignée en mise à jour Locataire. Permet de ne calculer que les locataires ayant une adresse mail renseignée en mise à jour locataire. Permet de ne calculer que les locataires n ayant pas d adresse mail Permet de faire un tri des locataires et de mémoriser cette sélection pour les calculs à venir EDITION DU JOURNAL: Il contient la liste des locataires quittancés et informe de : - la référence et du nom du locataire. - La période de quittancement pour chacun des locataires. - Le détail des rubriques quittancées, classées par type. - Le solde précédent et le solde total. Nous vous conseillons d imprimer et de conserver ce document EDITION DES AVIS: - Il est proposé différentes présentations : avis, avis+coupon+quittance, avis+quittance,avis+quittance+caf ou avis détail. Le coupon correspond au bas de page paramétré en fonction des enveloppes à fenêtre. le locataire peut joindre à son règlement. - Pour les locataires prélevés, la formule «Net à payer» est remplacée par «Montant prélevé le» et le coupon à joindre au règlement ne figure pas sur l avis. Dans la présentation avis+quittance, celle-ci apparaît que si le locataire a payé l intégralité du ou des mois précédents. - Si vous souhaitez modifier les textes haut et bas de page, rendez-vous en «Société», onglet «Avis d échéance». - L option d archivage apparaît dès que vous fermez l avis d échéance. Cela vous permet de les ressortir une fois le traitement validé. Ils sont archivés individuellement en «mise à jour locataire», onglet «archives». - Tant que le traitement n est pas validé, vous pouvez effectuer des modifications de vos données et relancer le calcul. - L aperçu des avis d échéances ne porte que sur les 50 premiers locataires calculés. Au-delà, cliquez sur «impression sans aperçu». Partnerimmo

38 LA VALIDATION DES AVIS D ECHEANCE: LA VALIDATION DES AVIS D ECHEANCE EST DEFINITIVE. ELLE A PLUSIEURS CONSEQUENCES : Les locataires sont débités des montants quittancés rubrique par rubrique sur le journal QU au premier du mois calculé. Les rubriques de quittancement provisoires (Ex. facture d entretien, dépôt de garantie ) disparaissent en «mise à jour locataire», onglet «quittancement», afin qu elles ne soient pas facturées de nouveau lors du prochain calcul. Les propriétaires qui ont souscrit une assurance loyers impayés sont débités sur le journal AS au premier du mois calculé. L écriture comptable est la suivante. EX. Le montant quittancé et assuré est de Le Taux d assurance facturé au propriétaire est de 2,5% TTC et le taux que l assureur vous facture est de 2% TTC. Partnerimmo

39 1.3. LES QUITTANCES: Permet d adresser aux locataires un reçu de paiement de leur loyer LE CALCUL DES QUITTANCES: - Se fait sur un mois sur lequel les avis d échéance ont été validés. Vous propose le mois en cours mais vous pouvez le modifier. Vous êtes informés de la fin du calcul grâce à une barre d évolution. - Par défaut, le calcul se fait dans l ordre alphabétique. Possibilité en décochant de lancer le calcul dans l ordre numérique. - Par défaut, le calcul se fait pour tous les locataires. Possibilité en décochant de sélectionner les locataires à calculer. - Par défaut, le calcul se fait quel que soit le paiement du locataire, c'est-à-dire que l on peut éditer une quittance alors même qu aucun paiement n a été enregistré sur la période. - Possibilité en cochant de n éditer que les quittances des mois soldés EDITION DES QUITTANCES: - Si vous souhaitez modifier les textes haut et bas de page, et le texte juridique rendez-vous en «Société», onglet «Quittance». - Par défaut, le texte juridique suivant apparaît : - L option d archivage apparaît dès que vous fermez l aperçu des quittances. Elles sont archivées individuellement en «mise à jour locataire», onglet «archives». Les quittances ne génèrent aucunes écritures. Il est possible de rééditer une quittance à tout moment. Partnerimmo

40 Permet d encaisser les paiements locataires effectués par chèques, virements ou espèces. AVANT D ENREGISTRER LES REMISES EN BANQUE, ASSUREZ-VOUS QUE LES AVIS D ECHEANCE DU MOIS EN COURS ONT ETE VALIDES SAISIE DE LA REMISE EN BANQUE: LA REMISE DOIT ETRE SAISIE A UNE DATE POSTERIEURE A LA DERNIERE VALIDATION DE COMPTE DE GERANCE. - Sélectionnez le locataire. - Sélectionnez la banque sur laquelle vous souhaitez encaisser le paiement. Cette banque est mémorisée pour l ensemble de la remise. - Par défaut, la remise s effectue à la date du jour. Vous pouvez la modifier. Cette date est mémorisée pour l ensemble de la remise. - Saisissez la banque, la domiciliation et le mode de paiement (chèque, virement, ou espèces). Ces éléments seront ensuite mémorisés par locataire. - Dans le champ «montant», apparaît le solde du locataire. 3 cas possibles : o Le locataire paie le montant de son solde : Laissez le montant indiqué, indiquez le numéro de chèque en «numéro de pièce» et cliquez sur enregistrer la saisie. o Le locataire paie un montant < à son solde : pour Supprimez le solde du locataire, indiquez à la place le montant de son règlement, indiquez le numéro de chèque en «numéro de pièce» et cliquez sur pour enregistrer la saisie. Partnerimmo

41 La fenêtre de ventilation apparaît. Elle explique de quelle façon le paiement est affecté, par défaut, rubrique par rubrique. Principe : affectation sur les rubriques les plus anciennes, en priorité sur le loyer (TVA ventilée proportionnellement au loyer pour les locaux commerciaux). Cliquez sur Modification de l affectation : si cette affectation vous convient. Cliquez sur. Le montant de son règlement apparaît en solde. Cliquez sur la ligne à affecter; elle se grise ; mettez le montant voulu dans la colonne affectation. Il ne doit pas être supérieur au montant restant dû sur la rubrique. Faites «entrée» sur le clavier. Cliquez sur une autre rubrique, si besoin est. Quand le montant du règlement apparaît en «total affecté» et que le «solde» est à zéro, cliquez sur pour enregistrer votre saisie ou sur pour la supprimer. o Le locataire paie un montant > à son solde : Supprimez le solde du locataire, indiquez à la place le montant de son règlement, indiquez le numéro de chèque en «numéro de pièce» et cliquez sur pour enregistrer la saisie. Plusieurs possibilités s offrent alors à vous : Soit vous souhaitez que le trop perçu soit reversé au propriétaire moment de l encaissement: La fenêtre de ventilation s ouvre et vous propose les rubriques de quittancement du locataire en question. Montant du trop perçu à ventiler Ventilation du trop perçu Partnerimmo

42 - Cliquez sur la ligne à affecter; elle se grise ; mettez-le montant voulu dans la colonne «affectation». - Faites «entrée» sur le clavier. - Cliquez sur une autre rubrique, si besoin est. - Quand le montant du trop perçu apparaît en «total affecté» et que le «solde» est à zéro, cliquez sur pour enregistrer votre saisie ou sur pour la supprimer. LE LOCATAIRE SERA CREDITEUR DU MONTANT DU TROP PERCU ET CELUI-CI SE CUMULERA AUX RECETTES DU MOIS DU PROPRIETAIRE. Soit vous souhaitez que le trop perçu soit mis en attente pour être reversé au propriétaire lors du prochain quittancement Dans ce cas, la rubrique de trop perçu doit être impérativement créée de la façon suivante. RENDEZ-VOUS EN «PARAMETRES», «RUBRIQUES DE QUITTANCEMENT» AFIN DE VERIFIER OU CREER LA RUBRIQUE 470 DE TROP PERCU. La rubrique 470 de trop perçu va en effet créditer le propriétaire mais en non disponible puisque le sous compte n est pas édité sur le compte de gérance. RENDEZ-VOUS EN «PARAMETRES», «PLAN COMPTABLE» AFIN DE VERIFIER QUE LE COMPTE N EST PAS EDITE SUR LE COMPTE DE GERANCE. - Cliquez sur la ligne 470 à affecter; elle se grise ; mettez le montant du trop perçu dans la colonne «affectation». Montant du trop perçu à ventiler Affectation du trop perçu Partnerimmo

43 - Quand le montant du trop perçu apparaît en «total affecté» et que le «solde» est à zéro, cliquez sur pour enregistrer votre saisie ou sur pour la supprimer. LE LOCATAIRE SERA CREDITEUR DU MONTANT DU TROP PERCU. CELUI-CI RESTERA EN ATTENTE DANS LE NON DISPONIBLE DU PROPRIETAIRE EN SOUS COMPTE LE MOIS SUIVANT, RENDEZ VOUS EN «TRAITEMENT», «TROP PERCU» AFIN DE REVERSER CE TROP PERCU. Sélectionnez une ligne de saisie, elle se grise, cliquez sur «supprimer». La ligne de saisie disparaît. Sélectionnez une ligne de saisie, elle se grise, cliquez sur «ventilation». L affectation du paiement par rubrique apparaît. Vous pouvez la modifier ou la supprimer. Saisissez le numéro de bordereau de remise de chèques fourni par votre banque. Cela facilitera ensuite, le pointage lors du rapprochement bancaire. Saisissez le numéro de bordereau de remise d espèces fourni par votre banque. Cela facilitera ensuite, le pointage lors du rapprochement bancaire. Permet d éditer vos bordereaux de remises en banque EDITION DE LA REMISE EN BANQUE: PENSEZ À IMPRIMER LES BORDEREAUX DE REMISE EN BANQUE CAR, UNE FOIS LES REMISES VALIDEES, IL EST IMPOSSIBLE DE LES REEDITER. - Il apparaît un bordereau par mode de paiement. Donc, 3 bordereaux possibles : chèques, virements, espèces. - Un regroupement par numéro de pièce est effectué sur le bordereau de remise en banque. Si un même chèque permet d enregistrer le règlement de 2 locataires, un seul chèque apparaitra sur le bordereau de remise pour le montant des 2 règlements cumulés. - Aucun regroupement par numéro de pièce ne sera effectué sur le bordereau de remise en banque. - Si vos coordonnées bancaires n apparaissent pas sur les bordereaux, rendez-vous en «paramètres», «journaux», modifiez votre journal de banque EDITION DES RECUS ESPECES: Partnerimmo

44 Permet d éditer un reçu pour les versements d espèces. - Renseignez l entête du document ainsi que les textes haut et bas de page. Ces éléments seront alors mémorisés. - Cliquez sur «imprimer reçu espèces» VALIDATION DE LA REMISE EN BANQUE: LA VALIDATION DES REMISES EN BANQUE EST DEFINITIVE. ELLE A PLUSIEURS CONSEQUENCES : Les locataires sont crédités du montant de leur règlement sur le journal de banque. Le compte de trésorerie associé au journal de banque est débité d une contrepartie globale par code remise. Les comptes mandants ou cabinet sont crédités. Ils reprennent le détail des rubriques réglées. En cas de trop perçu imputé sur la rubrique 470, celui-ci reste en attente dans le non disponible du propriétaire tant que le «traitement de trop perçu» n est pas validé pour le locataire en question. Partnerimmo

45 Permet d enregistrer les bordereaux d aides au logement versées par la CAF pour les locataires que vous avez en gestion. IL EST NECESSAIRE DE RENSEIGNER POUR LES ALLOCATAIRES DE LA CAF LE MONTANT QUE CET ORGANISME LEUR ACCORDE GENERALEMENT AINSI QUE LEUR REFERENCE EN «MISE A JOUR LOCATAIRE», ONGLET «CAF+» SELECTION DES LOCATAIRES CONCERNES: Reprend tous les locataires sur lesquels une référence et un montant d aide au logement ont été indiqués dans l onglet CAF+. - Si le montant reçu est différent de celui reçu généralement et renseigné dans la mise à jour du locataire, sélectionnez le locataire concerné, cliquez sur «modifier le montant CAF» et indiquez le montant d aide au logement accordé à celui-ci. VOUS NE POUVEZ UTILISER CE TRAITEMENT QUE POUR LES LOCATAIRES DONT LA DETTE EST SUPERIEURE AU MONTANT DE LA CAF PERCU POUR SON COMPTE. - Basculez à droite les locataires pour lesquels vous avez reçu une aide au logement PARAMETRAGE DU BORDEREAU DE REMISE EN BANQUE CAF Partnerimmo

46 - Sélectionnez le journal de banque sur lequel le paiement a été effectué - Le libellé par défaut est «remise». Vous pouvez le modifier ; il apparaîtra sur le compte locataire - Si la CAF vous a adressé un virement (ou chèque) regroupant les aides au logement de plusieurs allocataires, indiquez un numéro de pièce afin qu une seule centralisation apparaisse sur votre journal de banque centralisateur. - Indiquez le mode de paiement - Et cliquez sur «enregistrer les remises dans le tableau» EDITION DU BORDEREAU DE REMISE EN BANQUE CAF: PENSEZ À IMPRIMER LE BORDEREAU DE REMISE EN BANQUE CAR, UNE FOIS LA REMISE VALIDEE, IL EST IMPOSSIBLE DE LE REEDITER. Une fois ces saisies enregistrées dans le tableau, vous pouvez les cumuler à une remise en banque classique : vous les retrouvez, en effet, dans le tableau d enregistrement du traitement de remise en banque VALIDATION DE LA REMISE EN BANQUE CAF: LA VALIDATION DE LA REMISE EN BANQUE CAF EST DEFINITIVE. ELLE A PLUSIEURS CONSEQUENCES : Les locataires sont crédités du montant de l aide au logement indiqué pour chacun. Le compte de trésorerie associé au journal de banque est débité de ces encaissements. Les comptes mandants ou cabinet sont crédités. Ils reprennent le détail des rubriques réglées. Partnerimmo

47 Ce traitement peut être utilisé par les cabinets qui envoient tous les mois à leurs locataires, les quittances des mois payés LE CALCUL DES QUITTANCES: - Se fait sur une période sur laquelle les avis d échéance ont été validés. Vous propose, par défaut, la période du mois en cours. Vous pouvez la modifier et notamment, vous pouvez lancer le calcul sur une période portant sur plusieurs mois. Vous êtes informés de la fin du calcul grâce à une barre d évolution. - Par défaut, le calcul se fait dans l ordre alphabétique. Possibilité en décochant de lancer le calcul dans l ordre numérique. - Par défaut, le calcul se fait pour tous les locataires. Possibilité en décochant de sélectionner les locataires à calculer EDITION DES QUITTANCES: - Une quittance par mois et par locataire pourra être éditée. Ainsi, si vous lancez par exemple les quittances sur une année entière pour un locataire mensuel qui est à jour dans ses paiements ; 12 quittances pourront être éditées. - Si vous souhaitez modifier les textes haut et bas de page, et le texte juridique rendez-vous en «Société», onglet «Quittance». - Par défaut, le texte juridique suivant apparaît : - L option d archivage apparaît dès que vous fermez l aperçu des quittances. Elles sont archivées individuellement en «mise à jour locataire», onglet «archives». - permet d imprimer les quittances sans avoir l aperçu. L option d archivage apparaît dès que l impression est finie VALIDATION DES QUITTANCES: Les quittances ne génèrent aucunes écritures. Les quittances seront validées. Il ne sera plus possible, pas ce traitement, de les rééditer. Partnerimmo

48 Permet l affectation automatique des "trop perçu" locataires de la période précédente sur le nouveau quittancement et/ou dépenses. Dans ce cas le "trop perçu" n'est pas reversé au propriétaire lors de l'encaissement mais lors du débit ou quittancement suivant. RENDEZ VOUS EN PARAMETRES AFIN DE VERIFIER LE PARAMETRAGE DE LA RUBRIQUE DE TROP PERCU 470 ET LE COMPTE TEL QUE CELA A ETE EXPLQUE EN «TRAITEMENT», «REMISE EN BANQUE» er TEMPS : LORS DE LA REMISE EN BANQUE: 1 ) A LA REMISE EN BANQUE : Affectation, dans l'exemple, de 70 sur la rubrique 470 de trop perçu. 2 ) CONSULTATION LOCATAIRE : Le compte locataire est créditeur de 70 sur la rubrique de trop perçu. 3 ) CONSULTATION PROPRIETAIRE : Le propriétaire est crédité de 70 en non disponible, donc non visible sur le compte de gérance. Partnerimmo

49 5.2. 2ème TEMPS : UN DEBIT EST SAISI SUR LE COMPTE LOCATAIRE: Il peut s agir de la validation du quittancement ou d une saisie locataire. Dans notre exemple, nous validons le quittancement de juin. TANT QUE LE TRAITEMENT DE TROP PERCU N EST PAS VALIDE, LE CREDIT LOCATAIRE RESTE EN ATTENTE DANS LE NON DISPONIBLE DU PROPRIETAIRE EDITION DU TROP PERCU EN ATTENTE: Permet d avoir une édition des locataires dont les comptes contiennent un trop perçu en attente sur la rubrique 470. Date de saisie du dernier trop perçu Montant de trop perçu en attente d affectation 5.4. TRAITEMENT DU TROP PERCU EN ATTENTE: - Sélectionnez le locataire. Permet le déroulement automatique des locataires concernés. - Par défaut, le traitement s effectue à la date du jour. Vous pouvez la modifier. C est à cette date que le non disponible est débité afin de créditer les comptes sur lesquels le trop perçu est affecté. LE TROP PERCU DOIT ETRE VENTILE DES QUE LE QUITTANCEMENT DU LOCATAIRE EST VALIDE (avant d enregistrer un nouveau règlement ou un prélèvement). Ainsi, le trop perçu enregistré en mai doit être ventilé dès que le quittancement de juin est validé. Partnerimmo

50 - La fenêtre de ventilation apparaît. Elle explique de quelle façon le trop perçu est affecté, par défaut, rubrique par rubrique. Principe : affectation en priorité sur le loyer. Cliquez sur Modification de l affectation : si cette affectation vous convient. - Cliquez sur. Le montant du trop perçu apparaît en «trop perçu en attente». - Cliquez sur la ligne à affecter; elle se grise ; mettez le montant voulu dans la colonne affectation. Il ne doit pas être supérieur au montant restant dû sur la rubrique. - Faites «entrée» sur le clavier. - Cliquez sur une autre rubrique, si besoin est. - Vous pouvez ne ventiler qu une partie du trop perçu. Un trop perçu reste alors en attente. - Cliquez sur pour enregistrer votre saisie ou sur pour la supprimer VALIDATION DU TROP PERCU: LA VALIDATION DU TROP PERCU EST DEFINITIVE. ELLE A PLUSIEURS CONSEQUENCES : Le trop perçu est totalement ou partiellement annulé sur le compte locataire à la date du traitement de trop perçu. Le compte de non disponible du propriétaire est totalement ou partiellement annulé, sur le journal OD à la date du traitement de trop perçu. Apparaît le reversement au propriétaire sur le compte disponible, en journal OD en reprenant le détail des rubriques ventilées. Partnerimmo

51 Permet d enregistrer les prélèvements locataires. IL EST NECESSAIRE DE RENSEIGNER POUR LES LOCATAIRES PRELEVES LEURS COORDONNEES BANCAIRES AINSI QUE LE JOUR DE PRELEVEMENT EN «MISE A JOUR LOCATAIRE», ONGLET «DIVERS». Nous vous conseillons de limiter les prélèvements à une seule et même date CONFIGURATION DES PRELEVEMENTS: Plusieurs points doivent être renseignés avant d utiliser le traitement des prélèvements : - Sélectionnez la banque sur laquelle les prélèvements doivent être comptabilisés. Cette banque sera ensuite mémorisée. - Le logiciel va créer un fichier de prélèvements à transmettre à votre banque. Renseignez l emplacement de ce fichier ainsi que son nom. AVANT DE LANCER LE CALCUL DES PRELEVEMENTS, ASSUREZ-VOUS QUE LES AVIS D ECHEANCE DU MOIS EN COURS ONT ETE VALIDES CALCUL DES PRELEVEMENTS: Partnerimmo

52 AUCUNE REMISE EN COURS NE DOIT ETRE EN ATTENTE DE VALIDATION. - Renseignez le jour de prélèvement que vous avez saisi en mise à jour locataire, onglet divers. - Cliquez sur calcul. Ne seront concernés que les locataires qui doivent être prélevés à cette date et qui ont un solde débiteur. - Vous êtes informés de la fin du calcul grâce à une barre d évolution LISTE DES PRELEVEMENTS: LE MONTANT PRELEVE CORRESPOND AU SOLDE DU LOCATAIRE, SOIT LE QUITTANCEMENT DU MOIS + SON SOLDE PRECEDENT (QUI PEUT ETRE DEBITEUR OU CREDITEUR). - Si vos coordonnées bancaires n apparaissent pas sur cette liste, rendez-vous en «paramètres», «journaux», modifiez votre journal de banque. - Tant que le traitement n est pas validé, vous pouvez effectuer des modifications de vos données et relancer le calcul. - Nous vous conseillons d imprimer et de conserver ce document FICHIER DE PRELEVEMENT: Permet de transférer les données de la liste des prélèvements sur fichier informatique. Plusieurs points doivent être renseignés : - Le logiciel va créer un fichier de prélèvements à transmettre à votre banque. Renseignez l emplacement de ce fichier ainsi que son nom. - La référence correspond au libellé apparaissant sur le relevé bancaire de l expéditeur du prélèvement (le cabinet de gestion). Il vous est indiqué par votre banque et doit contenir 7 caractères. - Indiquez le libellé du prélèvement apparaissant sur le relevé bancaire des locataires. Vous êtes informés de la fin du transfert grâce à un message. Cliquez sur OK. Ce fichier est créé à l emplacement prévu lors de la configuration du traitement. Il vous reste à adresser ce fichier à votre banque VALIDATION DES PRELEVEMENTS: LA VALIDATION DES PRELEVEMENTS EST DEFINITIVE. ELLE A PLUSIEURS CONSEQUENCES : Les locataires sont crédités sur le journal de banque, au jour de prélèvement. Partnerimmo

53 Le compte de trésorerie associé au journal de banque est débité d une contrepartie globale par jour de prélèvements. Les comptes mandants ou cabinet sont crédités. Ils reprennent le détail des rubriques réglées. SI VOUS AVEZ PLUSIEURS JOURS DE PRELEVEMENTS, IL EST IMPERATIF DE VALIDER CE TRAITEMENT AVANT DE LANCER UN CALCUL À UNE AUTRE DATE. Partnerimmo

54 Permet d effectuer les relances impayés, les relances attestations assurances et entretien chaudières LES RELANCES IMPAYES: NE SONT CONCERNES QUE LES LOCATAIRES DONT LE CHAMP «A RELANCER» EST COCHE EN MISE A JOUR LOCATAIRE LA CONFIGURATION DU TRAITEMENT : En société, onglet «relance», plusieurs points doivent être renseignés avant d utiliser le traitement de relance : - Les locataires seront concernés par le traitement à condition que leur solde soit supérieur ou égal au montant minimum de relance. - Il est possible d imputer aux locataires relancés des frais dont le montant diffère en fonction du niveau de relance. Vous devez alors préciser sur quelle rubrique ces frais seront débités. RENDEZ-VOUS EN «PARAMETRES», «RUBRIQUES DE QUITTANCEMENT» AFIN DE VERIFIER LE PARAMETRAGE DE LA RUBRIQUE DE FRAIS DE RELANCE LA CONFIGURATION DES COURRIERS En société, onglets «relance 1, 2, 3, 4», vous pouvez personnaliser les différents courriers de relance : Vous pouvez modifier le montant des frais, le nom du courrier, les textes haut et bas de page. Vous pouvez adresser au garant un courrier l informant du solde du locataire. Vous pouvez envoyer les courriers de relance en lettre recommandée avec accusé réception MODIFIER LES NIVEAUX DE RELANCE: Permet de modifier le niveau de relance des locataires. Cela évite d aller dans chacune des mises à jour locataire et de changer individuellement le niveau. Partnerimmo

55 Apparaît l ensemble de vos locataires dont la gestion est en cours. (Option cochée en «mise à jour locataire», onglet «divers»). Basculez à droite les locataires dont vous souhaitez modifier le niveau. Indiquez le niveau de relance à imputer sur ces locataires. Puis cliquez sur «Passer tous les locataires sélectionnés en niveau précisé précédemment» LE CALCUL DES RELANCES IMPAYES: - Le solde du locataire est pris en compte à la date du jour. Vous pouvez modifier cette date. - Le calcul se fait pour tous les locataires. Possibilité en décochant de sélectionner les locataires à relancer. La fenêtre de sélection apparaît. Sont sélectionnés par défaut (situés à droite) les locataires à relancer dont le solde est supérieur au montant minimum de relance. Possibilité de les basculer à gauche afin que certains ne soient pas relancés. - Vous pouvez également sélectionner les locataires par niveau de relance. - Permet de ne calculer que les locataires ayant une adresse mail renseignée en mise à jour Locataire. - Permet de ne calculer que les locataires n ayant pas d adresse mail renseignée en mise à jour locataire. - La sélection effectuée peut être mémorisée et ainsi récupérer lors d un prochain calcul. - Vous pouvez également ne relancer que les locataires qui sont allocataires de la CAF. - Vous êtes informés de la fin du calcul grâce à une barre d évolution LA LISTE DES RELANCES: Indique le niveau de chaque locataire relancé ainsi que le solde à la date du traitement, un mois avant et deux mois avant. Sur la deuxième liste, apparait en plus la note saisie en MAJ locataire, onglet divers. Ex. Berty est en niveau 1, donc aura le courrier N 2. Cadic est en niveau 0, donc aura le courrier N 1. Nous vous conseillons d imprimer et de conserver ce document. Partnerimmo

56 LA LETTRE DE RELANCE : Entête du courrier Texte haut de page garantie Détail du solde locataire Texte bas de page Montant et libellé des frais de relance Partnerimmo

57 - Si vous souhaitez modifier l entête du courrier, les textes haut et bas de page, ainsi que le montant des frais, rendez-vous en «Société», onglet «relance». - permet de reprendre le libellé de la rubrique de frais dans le courrier et sur le compte locataire. Sinon, le libellé «frais de relance» apparaitra. - L option d archivage apparaît dès que vous fermez les courriers. Cela vous permet de les ressortir une fois le traitement validé. Ils sont archivés individuellement en «mise à jour locataire», onglet «archives». - Tant que le traitement n est pas validé, vous pouvez effectuer des modifications de vos données et relancer le calcul LA LETTRE AU GARANT : L article 101 de la loi du 29 juillet 1998 modifie l article 2016 du Code civil et impose une obligation d information du (des) garant(s) :«Lorsque ce cautionnement est contracté par une personne physique, celle-ci est informée par le créancier de l évolution du montant de la créance garantie et des ses accessoires au moins annuellement à la date convenue entre les parties, sous peine de déchéance de tous les accessoires de la dette frais et pénalités.» En société, onglet «relance», vous avez la possibilité de préciser pour chaque niveau de relance si la caution doit être prévenue en cochant l option prévue à cet effet:. Si tel est le cas, rendez-vous en «société», onglet «relance garant», afin de personnaliser l entête du courrier ainsi que les textes haut et bas de page. - L option d archivage apparaît dès que vous fermez les courriers garants. Cela vous permet de les ressortir une fois le traitement validé. Ils sont archivés individuellement en «mise à jour locataire», onglet «archives» LA LETTRE AR : (agrément N 813) Il est possible d utiliser les pré-imprimés des lettres recommandées avec accusé réception en format A4 de la poste. Cliquez sur lettre AR et renseignez : - l identité de votre bureau de poste ainsi que son adresse. - le premier numéro AR qui correspond au 8 caractères qui suivent le code «RA». - la clé de contrôle du 1 er numéro AR qui correspond au 9 ème caractère qui suit le code «RA». Mettez les pré imprimés dont les références se suivent dans votre imprimante, cliquez sur et lancer l impression. - joignez le bordereau des lettres recommandées qui reprend la référence AR et l adresse de chaque locataire. Partnerimmo

58 VALIDATION DES RELANCES : LA VALIDATION DES RELANCES IMPAYES EST DEFINITIVE. ELLE A PLUSIEURS CONSEQUENCES : Les locataires sont débités du montant des frais à la date du traitement de relance sur le journal QU. La date des dernières relances est actualisée automatiquement en «société», onglet «relance». Le niveau des locataires relancés est actualisé de +1 automatiquement en «mise à jour locataire», onglet «échéances». LA REMISE A ZERO D UN LOCATAIRE QUI ETAIT DEBITEUR EST EFFECTUEE LORS DU TRAITEMENT DES RELANCES. CE N EST DONC QU APRES UN TRAITEMENT DES RELANCES QUE LE NIVEAU SERA EFFACE LES RELANCES ASSURANCES: LA CONFIGURATION DU TRAITEMENT : RENDEZ-VOUS EN MISE A JOUR LOCATAIRE, AFIN DE VERIFIER QUE LA DATE A LAQUELLE LE LOCATAIRE EST TENU DE VOUS ADRESSER SON ATTESTATION D ASSURANCE EST CORRECTEMENT RENSEIGNEE. En société, onglet «assurance», plusieurs points doivent être renseignés avant d utiliser le traitement de relance assurance: - Indiquez la date des dernières relances. Cette date s actualise à chaque validation de traitement. - Il est possible d imputer aux locataires relancés des frais dont le montant diffère en fonction du niveau de relance. Vous devez alors préciser sur quelle rubrique ces frais seront débités. RENDEZ-VOUS EN «PARAMETRES», «RUBRIQUES DE QUITTANCEMENT» AFIN DE VERIFIER LE PARAMETRAGE DE LA RUBRIQUE DE FRAIS DE RELANCE LA CONFIGURATION DES COURRIERS En société, onglets «relance assurance 1, 2, 3», vous pouvez personnaliser les différents courriers de relance : Vous pouvez modifier le montant des frais, le nom du courrier, les textes haut et bas de page. Partnerimmo

59 Vous pouvez envoyer les courriers de relance en lettre recommandée avec accusé réception ENREGISTRER LE RETOUR DES ATTESTATIONS: Permet d informer que le locataire vous a adressé une nouvelle attestation. Cela évite d aller dans chacune des mises à jour locataire et de changer individuellement la date d échéance de l assurance. Classement numérique Classement alphabétique Classement par date ou par niveau Apparaît l ensemble de vos locataires présents. Double cliquez sur la date à modifier. Elle se grise. Remplacez-la par la nouvelle échéance de l assurance habitation mentionnée sur l attestation que le locataire vous a adressée L E CALCUL DES RELANCES ASSURANCES: - L échéance de l assurance est prise en compte à la date du jour. Vous pouvez modifier cette date. - Le calcul se fait pour tous les locataires. Possibilité en décochant de sélectionner les locataires à relancer. La fenêtre de sélection apparaît. Sont sélectionnés par défaut (situés à droite) les locataires à relancer dont la date d échéance est avant ou le jour même du traitement. Possibilité de les basculer à gauche afin que certains ne soient pas relancés. - Vous êtes informés de la fin du calcul grâce à une barre d évolution LA LISTE DES RELANCES ASSURANCES: Indique le niveau de chaque locataire relancé ainsi que la date d échéance de l assurance. Ex. Lefevre est en niveau 0, donc aura le courrier N 1. Paki est en niveau 1, donc aura le courrier N 2. Nous vous conseillons d imprimer et de conserver ce document LA LETTRE DE RELANCE ASSURANCE: - Si vous souhaitez modifier l entête du courrier, les textes haut et bas de page, ainsi que le montant des frais, rendez-vous en «Société», onglet «relance assurances». - L option d archivage apparaît dès que vous fermez les courriers. Cela vous permet de les ressortir une fois le traitement validé. Ils sont archivés individuellement en «mise à jour locataire», onglet «archives». - Tant que le traitement n est pas validé, vous pouvez effectuer des modifications de vos données et relancer le calcul LA LETTRE AR : (agrément N 813) Il est possible d utiliser les pré-imprimés des lettres recommandées avec accusé réception en format A4 de la poste. Partnerimmo

60 Cliquez sur lettre AR et renseignez : - le premier numéro AR qui correspond au 8 caractères qui suivent le code «RA». - la clé de contrôle du 1 er numéro AR qui correspond au 9 ème caractère qui suit le code «RA». - l identité de votre bureau de poste ainsi que son adresse sont mémorisées. Mettez les pré imprimés dont les références se suivent dans votre imprimante, cliquez sur et lancer l impression. - joignez le bordereau des lettres recommandées qui reprend la référence AR et l adresse de chaque locataire VALIDATION DES RELANCES ASSURANCES: LA VALIDATION DES RELANCES ASSURANCES EST DEFINITIVE. ELLE A PLUSIEURS CONSEQUENCES : Les locataires sont débités du montant des frais à la date du traitement de relance sur le journal QU. La date des dernières relances est actualisée automatiquement en «société», onglet «relance assurance». Le niveau des locataires relancés est actualisé de +1 automatiquement en «mise à jour locataire», onglet «échéances» LES RELANCES CONTRATS: Permet de relancer les locataires pour un contrat d entretien dont ils sont tenus de vous en justifier le renouvellement tel l entretien de la chaudière et/ ou du cumulus LA CONFIGURATION DU TRAITEMENT : RENDEZ-VOUS EN MISE A JOUR LOCATAIRE, AFIN DE VERIFIER QUE LA DATE A LAQUELLE LE LOCATAIRE EST TENU DE VOUS ADRESSER SON JUSTIFICATIF D ENTRETIEN EST CORRECTEMENT RENSEIGNEE. Partnerimmo

61 En société, onglet «relance contrats», plusieurs points doivent être renseignés avant d utiliser le traitement de relance contrats: - Indiquez la date des dernières relances. Cette date s actualise à chaque validation de traitement. - Il est possible d imputer aux locataires relancés des frais dont le montant diffère en fonction du niveau de relance. Vous devez alors préciser sur quelle rubrique ces frais seront débités. RENDEZ-VOUS EN «PARAMETRES», «RUBRIQUES DE QUITTANCEMENT» AFIN DE VERIFIER LE PARAMETRAGE DE LA RUBRIQUE DE FRAIS DE RELANCE LA CONFIGURATION DES COURRIERS En société, onglets «relance contrats 1, 2, 3», vous pouvez personnaliser les différents courriers de relance : Vous pouvez modifier le montant des frais, le nom du courrier, les textes haut et bas de page. Vous pouvez envoyer les courriers de relance en lettre recommandée avec accusé réception LE RETOUR DES ATTESTATIONS: Permet d informer que le locataire vous a adressé une attestation d entretien de la chaudière. Cela évite d aller dans chacune des mises à jour locataire et de changer individuellement la date d échéance. Apparaît l ensemble de vos locataires présents. 1 ère Méthode : Classement numérique Classement alphabétique Classement par date ou par niveau Double cliquez sur la date à modifier. Elle se grise. Remplacez-la par la nouvelle échéance du contrat d entretien mentionnée sur l attestation que le locataire vous a adressé. 2 ème méthode : Basculez à droite les locataires qui vous ont adressé l attestation d entretien de leur chaudière. Saisissez la date de prochaine échéance ainsi que le niveau à de relance à mettre à jour et valider. Partnerimmo

62 LE CALCUL DES RELANCES CONTRATS: - L échéance du contrat est prise en compte à la date du jour. Vous pouvez modifier cette date. - Le calcul se fait pour tous les locataires. Possibilité en décochant de sélectionner les locataires à relancer. La fenêtre de sélection apparaît. Sont sélectionnés par défaut (situés à droite) les locataires à relancer dont la date d échéance est avant ou le jour même du traitement. Possibilité de les basculer à gauche afin que certains ne soient pas relancés. - Vous êtes informés de la fin du calcul grâce à une barre d évolution LA LISTE DES RELANCES CONTRATS: Indique le niveau de chaque locataire relancé ainsi que la date d échéance du contrat d entretien. Ex. Berty est en niveau 1, donc aura le courrier N 2. Brasa est en niveau 0, donc aura le courrier N 1. Nous vous conseillons d imprimer et de conserver ce document LA LETTRE DE RELANCE : - Si vous souhaitez modifier l entête du courrier, les textes haut et bas de page, ainsi que le montant des frais, rendez-vous en «Société», onglet «relance contrats». - L option d archivage apparaît dès que vous fermez les courriers. Cela vous permet de les ressortir une fois le traitement validé. Ils sont archivés individuellement en «mise à jour locataire», onglet «archives». - Tant que le traitement n est pas validé, vous pouvez effectuer des modifications de vos données et relancer le calcul LA LETTRE AR : (agrément N 813) Il est possible d utiliser les pré-imprimés des lettres recommandées avec accusé réception en format A4 de la poste. Partnerimmo

63 Cliquez sur lettre AR et renseignez : - le premier numéro AR qui correspond au 8 caractères qui suivent le code «RA». - la clé de contrôle du 1 er numéro AR qui correspond au 9 ème caractère qui suit le code «RA». - l identité de votre bureau de poste ainsi que son adresse sont mémorisées. Mettez les pré imprimés dont les références se suivent dans votre imprimante, cliquez sur et lancer l impression. - joignez le bordereau des lettres recommandées qui reprend la référence AR et l adresse de chaque locataire VALIDATION DES RELANCES CONTRATS: LA VALIDATION DES RELANCES CONTRATS EST DEFINITIVE. ELLE A PLUSIEURS CONSEQUENCES : Les locataires sont débités du montant des frais à la date du traitement de relance sur le journal QU. La date des dernières relances est actualisée automatiquement en «société», onglet «relance contrat». Le niveau des locataires relancés est actualisé de +1 automatiquement en «mise à jour locataire», onglet «échéances». Partnerimmo

64 Permet d enregistrer les chèques ou les prélèvements qui reviennent impayés. Ce traitement peut également être utilisé pour saisir une annulation de remise en banque (en cas d erreur sur le locataire ou sur la somme) SAISIE DE LA REMISE EN BANQUE: L IMPAYE DOIT ETRE SAISI A UNE DATE POSTERIEURE A LA VALIDATION DU COMPTE DE GERANCE DU PROPRIETAIRE CONCERNE. UN SEUL IMPAYE EST SAISI PAR TRAITEMENT. - Sélectionnez le locataire et la banque sur lesquels le paiement est revenu impayé. Cette banque est mémorisée par défaut pour les traitements suivants. - Par défaut, la saisie s effectue à la date du jour. Vous pouvez la modifier. - Par défaut, le libellé «Impayé» est utilisé. Vous pouvez le modifier, le compléter. - Indiquez le numéro de pièce qui correspond éventuellement au numéro de chèque revenu impayé. - Indiquez le montant du chèque ou du prélèvement concerné et cliquez sur pour enregistrer la saisie VENTILATION DE L IMPAYE: La fenêtre de ventilation apparaît. Elle indique : - les rubriques qui ont été ventilées totalement ou partiellement par un paiement. - Les montants encaissés sur chacune des rubriques, dans la colonne «déjà payé». Principe : vous devez, dans la colonne «affectation», ventiler l impayé sur les rubriques que le chèque ou le prélèvement payait initialement (Si vous ne connaissez pas la ventilation du paiement initial, affectez l impayé sur les rubriques les plus récentes). Pour ce faire : - Double cliquez sur la ligne à affecter; elle se grise ; mettez le montant voulu dans la colonne affectation. Il ne doit pas être supérieur au montant déjà payé sur la rubrique. - Faites «entrée» sur le clavier. Cliquez sur une autre rubrique, si besoin est. Partnerimmo

65 - cliquez sur si vous souhaitez refaire l affectation avant de valider le traitement. Permet d éditer un bordereau d impayé reprenant les différentes informations saisies. - Quand le montant de l impayé apparaît en «total affecté» et que le «solde» est à zéro, cliquez sur pour enregistrer votre saisie et valider le traitement VALIDATION DE L IMPAYE: LA VALIDATION DE L IMPAYE EST DEFINITIVE. ELLE A PLUSIEURS CONSEQUENCES : Le locataire est débité du montant de l impayé sur le journal de banque. Les comptes mandants ou cabinet sont débités. Ils reprennent le détail des rubriques affectées. Le compte de trésorerie associé au journal de banque est crédité du montant de l impayé. Lors du calcul de compte de gérance, le propriétaire est remboursé des honoraires de gestion et de la TVA si l impayé est ventilé sur des rubriques donnant lieu à honoraires de gestion. Partnerimmo

66 Permet d éditer les factures aux locataires de locaux commerciaux dont le loyer est soumis à TVA. Les factures s apparentent à des quittances de loyer mentionnant des éléments obligatoires, liés à la TVA. AVANT DE LANCER LE CALCUL, ASSUREZ-VOUS QUE LES ELEMENTS LIES A LA TVA SONT RENSEIGNES EN «MISE A JOUR IMMEUBLE», ONGLET «PHOTOS+TVA». NE CONCERNE QUE LES IMMEUBLES CONTENANT DES LOCAUX COMMERCIAUX DONT LE LOYER EST SOUMIS À TVA LE CALCUL DES FACTURES: - Se fait au premier de chaque mois. Vous propose la date du dernier quittancement calculé mais vous pouvez la modifier. Seuls les locataires concernés par cette période seront pris en compte. Ex. Pour le calcul du mois de février n apparaissent que les locataires mensuels soumis à TVA, présents sur le mois de février. - Par défaut, le calcul se fait pour tous les locataires concernés (soumis à TVA et présents sur la période de calcul). Possibilité en décochant de sélectionner certains d entre eux. - Par défaut, le calcul se fait quel que soit le paiement du locataire, c'est-à-dire que l on peut éditer une facture alors même qu aucun paiement n a été enregistré sur la période. - Possibilité en cochant de n éditer que les quittances des mois ou des trimestres soldés. Vous êtes informés de la fin du calcul grâce à une barre d évolution EDITION DU JOURNAL: Il contient la liste des locataires facturés et informe de : - les références et noms des locataires. - La période et le numéro de facture pour chacun des locataires. - Le détail des rubriques quittancées : les montants HT, TVA et TTC. - Le numéro de facture correspond aux 3 premiers caractères du nom du propriétaire, suivis de la référence immeuble et d un rang s actualisant à chaque validation de traitement de facture. Nous vous conseillons d imprimer et de conserver ce document. Partnerimmo

67 9.3. EDITION DES FACTURES: - L option d archivage apparaît dès que vous fermez l aperçu des quittances. Elles sont archivées individuellement en «mise à jour locataire», onglet «archives». Numéro de facture Rubrique soumise à TVA Numéro de TVA intracommunautaire du propriétaire 9.4. LA VALIDATION DES FACTURES: Partnerimmo

68 Les factures ne génèrent aucunes écritures comptables. La validation actualise le numéro de facture indiqué en «mise à jour immeuble», onglet «photos+tva». Partnerimmo

69 Permet de créditer le compte locataire sans affecter le compte du propriétaire et votre trésorerie. Il peut s agir, par exemple : - enregistrer des paiements que le propriétaire a directement reçus. - enregistrer une franchise de loyer accordée au locataire. - prendre en compte des travaux effectués par le locataire en contrepartie du paiement partiel ou complet de son loyer. CES CREDITS SERONT PRIS EN COMPTE DANS LA DECLARATION DES REVENUS FONCIERS SI VOUS LES AFFECTEZ SUR DES RUBRIQUES FISCALES SAISIE DU PAIEMENT DIRECT PROPRIETAIRE: - Sélectionnez le locataire. L enregistrement de la saisie se fait, par défaut, à la date du jour mais vous pouvez la modifier. - Le libellé par défaut est «paiement direct propriétaire». Vous pouvez le modifier. - Apparaît le solde du locataire dans le champ «montant». Modifier celui-ci si le locataire ne «règle» qu une partie de son solde et cliquer sur. - Vous devez, dans la colonne «affectation», ventiler le paiement direct jusqu à ce que le champ «solde» soit à 0. - permet de supprimer l affectation en cours. Dans notre exemple, le locataire est rentré dans les lieux le 1 er février. Son loyer est de 1488,92. En accord avec le propriétaire, il bénéficie d une franchise de 500 le premier mois en contrepartie de travaux de peinture VALIDATION DU PAIEMENT DIRECT PROPRIETAIRE: DEUX VALIDATIONS DIFFERENTES SONT POSSIBLES : VALIDATION UNIQUEMENT SUR LE COMPTE LOCATAIRE : Le locataire est crédité du montant du paiement direct propriétaire, sur le journal DP. Partnerimmo

70 Le paiement direct propriétaire sera assimilé à une recette fiscale s il a été ventilé sur une rubrique fiscale. Aucun honoraire sur ce paiement direct ne sera débité sur le compte propriétaire VALIDATION SUR LE COMPTE LOCATAIRE + VALIDATION DES HONORAIRES DE GESTION: Le locataire est crédité du montant du paiement direct propriétaire, sur le journal DP. Le paiement direct propriétaire sera assimilé à une recette fiscale s il a été ventilé sur une rubrique fiscale. Des honoraires de gestion seront calculés, à la date de saisie du paiement direct, si celui-ci a été affecté sur des rubriques donnant lieu à des honoraires de gestion. Partnerimmo

71 Permet de verser aux propriétaires, en dehors du calcul des comptes de gérance, des acomptes. Vous pouvez paramétrer des acomptes permanents, c'est-à-dire qui reviendront systématiquement tous les mois, à date fixe. Pour ce faire : RENDEZ-VOUS EN «MISE A JOUR PROPRIETAIRE», «ONGLET PROPRIETAIRE» POUR VERIFIER LE PARAMETRAGE DES ACOMPTES DES PROPRIETAIRES CONCERNES. Vous pouvez paramétrer un pourcentage du solde disponible du propriétaire en cochant % et en indiquant le taux. LE SOLDE DISPONIBLE COMPREND LA DEDUCTION DES HONORAIRES DE GESTION SUR LES ENCAISSEMENTS DES LOCATAIRES EN COURS. Vous pouvez paramétrer un montant fixe que vous pourrez modifier lors du traitement CALCUL DES ACOMPTES PERMANENTS : - La date de l acompte correspond au «jour de l acompte» renseigné en mise à jour propriétaire. - Le calcul se fait pour tous les propriétaires dont l acompte est programmé à cette date. - Vous êtes informés de la fin du calcul grâce à une barre d évolution LES ACOMPTES PERMANENTS EN COURS: - Identifie chaque propriétaire concerné par le traitement d acompte à la date indiquée. - Indique le solde disponible à la date de l acompte. Les honoraires de gestion sur les encaissements locataires sont déduits de ce solde. - Reprend le montant de l acompte indiqué dans la mise à jour ou calcule en fonction du pourcentage paramétré. - Indique le mode de paiement de chaque propriétaire CALCUL DES ACOMPTES EXCEPTIONNELS : - vous pouvez verser à vos propriétaires, un acompte exceptionnel à une date autre que celle enregistrée dans leur mise à jour ou à un propriétaire qui n est pas paramétré en acompte permanent. - Pour ce faire, décocher puis lancer le calcul. La sélection de l ensemble de vos propriétaires apparaît avec le solde disponible indiqué. - Basculez à droite les propriétaires pour lesquels vous versez des acomptes. Partnerimmo

72 11.2. MODIFICATION DES ACOMPTES EN COURS: - Sélectionnez la ligne à modifier ; elle se grise. - cliquez sur, indiquez le montant à verser au propriétaire et cliquez sur «valider» pour enregistrer ou sur «fermer» pour annuler SUPPRESSION DES ACOMPTES EN COURS: - Sélectionnez la ligne à supprimer ; elle se grise. - cliquez sur. Un message de confirmation de suppression apparaît. Cliquez sur «oui» pour enregistrer la suppression ou sur «non» pour l annuler LE JOURNAL DE BANQUE: Sélectionner le journal de banque avec lequel vous payez les acomptes des propriétaires. Il sera ensuite mémorisé par défaut LA LISTE DES PAIEMENTS: Permet d avoir un récapitulatif des paiements à adresser aux propriétaires en distinguant le mode de paiement par chèque ou par virement. Nous vous conseillons d imprimer et de conserver ce document LES PAIEMENTS PAR VIREMENT : Permet d avoir un listing des propriétaires à virer, à adresser à votre banque afin que celle ci effectue les virements en question. Si vos coordonnées bancaires n apparaissent pas, rendez-vous en «paramètres», «journaux», modifiez votre journal de banque. PENSEZ À IMPRIMER CETTE LISTE DES VIREMENTS CAR, UNE FOIS LES ACOMPTES VALIDES, IL EST IMPOSSIBLE DE LA REEDITER. Partnerimmo

73 11.7. LES PAIEMENTS PAR CHEQUE : Permet d avoir un listing des propriétaires payés par chèque. Ils seront classés dans l ordre numérique de leur référence. CE MEME CLASSEMENT EST UTILISE POUR AFFECTER LES NUMEROS DE CHEQUES AU MOMENT DE LA VALIDATION DU TRAITEMENT LES LETTRES CHEQUES : Permet d utiliser les pré-imprimés de lettre chèque fournis par votre banque. Cliquez sur «lettre chèque», puis sélectionnez votre matrice située dans le répertoire «documentproprietaire».la matrice, par défaut, est LETTRECHEQUEPROP.DOC. Vous pouvez modifier la mise en page, déplacer les champs de fusion en fonction de vos pré-imprimés. LORS DE LA PREMIERE UTILISATION, VOUS DEVEZ CONFIGUER LE PUBLIPOSTAGE DE LA FACON SUIVANTE : Une fois la matrice ouverte, cliquez, dans barre de tache Word afin d ouvrir, l assistant de publipostage. Assurez vous que le type de document est bien une lettre et cliquez sur : La sélection du document de base doit être le document actuel puis cliquez sur : La sélection des destinataires doit être issue d une liste existante ayant recours à la base de données suivante : LETTRE_CHEQUE_PROP.TXT. Cliquez sur parcourir pour y accéder. Elle est dans le répertoire «documentproprietaire» située dans «partnerimmo» Configurer les séparateurs d enregistrements de la façon suivante et cliquez sur OK. La liste des destinataires concernés apparaît ainsi que la concordance des différents champs ; cliquez sur OK. NOUS VOUS CONSEILLONS, A CE STADE DU TRAITEMENT, D ENREGISTRER CE DOCUMENT EN CLIQUANT SUR AFIN DE NE PAS AVOIR A EFFECTUER DE NOUVEAU CETTE MANIPULATION. Partnerimmo

74 Cliquez sur l étape suivante : Puis sur La matrice est alors fusionnée avec les différents destinataires concernés LE FICHIER DE VIREMENT: Permet de transférer les données de la liste des virements sur fichier informatique. Plusieurs points doivent être renseignés : - Le logiciel va créer un fichier de virements à transmettre à votre banque. Renseignez l emplacement de ce fichier ainsi que son nom. Partnerimmo

75 - La référence du virement correspond au libellé apparaissant sur le relevé bancaire de l expéditeur (le cabinet de gestion). Il vous est indiqué par votre banque et doit contenir 7 caractères. - Indiquez le libellé du virement apparaissant sur le relevé bancaire des propriétaires auxquels un acompte est versé par virement. Vous êtes informés de la fin du transfert grâce à un message. Cliquez sur OK. Ce fichier est créé à l emplacement prévu lors de la configuration du traitement. Il vous reste à adresser ce fichier à votre banque par disquette, cd-rom, envoi mail LETTRE D ACCOMPAGNEMENT SOUS WORD: Permet d informer vos propriétaires, par un courrier Word, qu un acompte leur est versé. Cliquez sur «lettre d accompagnement», puis sélectionnez votre matrice située dans le répertoire «documentproprietaire».la matrice, par défaut, est LETTRECHE ACOMPTE.DOC. Vous pouvez modifier la mise en page ou déplacer les champs de fusion LORS DE LA PREMIERE UTILISATION, VOUS DEVEZ CONFIGUER LE PUBLIPOSTAGE DE LA FACON SUIVANTE : Une fois la matrice ouverte, cliquez, dans barre de tache Word afin d ouvrir, l assistant de publipostage. Assurez vous que le type de document est bien une lettre et cliquez sur : La sélection du document de base doit être le document actuel puis cliquez sur : La sélection des destinataires doit être issue d une liste existante ayant recours à la base de données suivante : LETTRE_CHEQUE_PROP.TXT. Cliquez sur parcourir pour y accéder. Elle est dans le répertoire «documentproprietaire» située dans «partnerimmo» Configurer les séparateurs d enregistrements de la façon suivante et cliquez sur OK. La liste des destinataires concernés apparaît ainsi que la concordance des différents champs ; cliquez sur OK. NOUS VOUS CONSEILLONS, A CE STADE DU TRAITEMENT, D ENREGISTRER CE DOCUMENT EN CLIQUANT SUR AFIN DE NE PAS AVOIR A EFFECTUER DE NOUVEAU CETTE MANIPULATION. Partnerimmo

76 Cliquez sur l étape suivante : Puis sur La matrice est alors fusionnée avec les différents destinataires concernés VALIDATION DES ACOMPTES: LA VALIDATION DES ACOMPTES PROPRIETAIRE EST DEFINITIVE. Les propriétaires sont débités par le journal de banque à la date des acomptes. La centralisation de ces règlements se fait au crédit de la banque, en distinguant les paiements par chèques et par virements. Indiquez le premier numéro de chèque utilisé. Le logiciel affectera +1 aux chèques suivants en respectant l ordre des propriétaires, utilisé dans la liste des paiements par chèque. Partnerimmo

77 Permet d éditer un compte rendu de gestion sur une période déterminée. Son calcul donne lieu à des honoraires de gestion et éventuellement au paiement du propriétaire CONFIGURATION DU COMPTE DE GERANCE: En société, onglet «compte de gérance», vous pouvez personnaliser le document : Vous pouvez modifier le nom du courrier, et les textes haut et bas de page LE CALCUL DU COMPTE DE GERANCE: - Par défaut, le compte de gérance s effectue à la date du jour. Vous pouvez la modifier. Seront prises en compte sur le relevé de gestion toutes les écritures saisies avant et à cette date. - Vous pouvez faire un traitement complet de vos propriétaires ou faire au contraire une sélection des propriétaires à calculer. 2 types de sélection sont possibles : Une sélection en fonction des périodes de gestion : Vous pouvez ne calculer que les mensuels, ou que les trimestriels ou toutes les périodes. Une sélection en fonction des propriétaires : une fois la période sélectionnée, vous pouvez ne calculer que certains propriétaires de cette période en décochant «calcul de tous les propriétaires». Cette sélection peut être mémorisée pour les prochains calculs. Partnerimmo

78 Permet de ne calculer que les propriétaires ayant une adresse mail. en mise à jour propriétaire. Permet de ne calculer que les propriétaires sans adresse mail renseignée - Vous pouvez également ne sélectionner que les propriétaires payés par chèque ou par virement. Permet de trier des propriétaires et de mémoriser cette sélection pour les calculs à venir. - Par défaut, les propriétaires sont débités du montant TTC des frais fixes indiqué dans la mise à jour Immeuble. Si vous souhaitez, au contraire, que les comptes de gérance ressortent la TVA sur les frais fixes, il faut, avant de lancer le calcul, cocher ce raccourci. Le solde à payer des propriétaires apparaît dans la sélection. Le montant indiqué correspond au solde disponible du propriétaire, déduction faite des honoraires de gestion, des frais fixes et de la TVA sur ces honoraires. LES HONORAIRES DE GESTION AINSI QUE LE PAIEMENT AU PROPRIETAIRE SERONT VALIDES À LA DATE DU CALCUL. - Vous êtes informés de la fin du calcul grâce à une barre d évolution. Si vous sortez du traitement de compte de gérance après le calcul et avant de le valider, ce raccourci vous permet de poursuivre le traitement sans avoir à relancer le calcul. LES MODIFICATIONS EFFECTUEES APRES AVOIR QUITTE LE TRAITEMENT DE COMPTE DE GERANCE NE SERONT ALORS PAS PRISES EN COMPTE LE JOURNAL DES HONORAIRES: Partnerimmo

79 Permet d avoir un récapitulatif des honoraires et frais fixes acquis par immeuble et du montant à payer aux propriétaires calculés. Nous vous conseillons d imprimer et de conserver ce document LE JOURNAL DE BANQUE: Sélectionner le journal de banque avec lequel vous payez les comptes des propriétaires. Il sera ensuite mémorisé par défaut LA LISTE DES PAIEMENTS: Permet d avoir un récapitulatif des paiements à adresser aux propriétaires en distinguant le mode de paiement par chèque ou par virement. Nous vous conseillons d imprimer et de conserver ce document LES PAIEMENTS PAR VIREMENT : Permet d avoir un listing des propriétaires à virer, à adresser à votre banque afin que celle ci effectue les Partnerimmo

80 virements en question. Si vos coordonnées bancaires n apparaissent pas, rendez-vous en «paramètres», «journaux», modifiez votre journal de banque. PENSEZ À IMPRIMER CETTE LISTE DES VIREMENTS CAR, UNE FOIS LES COMPTES DE GERANCE VALIDES, IL EST IMPOSSIBLE DE LA REEDITER LES PAIEMENTS PAR CHEQUE : Permet d avoir un listing des propriétaires payés par chèque. Ils seront classés dans l ordre numérique de leur référence. CE MEME CLASSEMENT EST UTILISE POUR AFFECTER LES NUMEROS DE CHEQUES AU MOMENT DE LA VALIDATION DU TRAITEMENT LES LETTRES CHEQUES : Permet d utiliser les pré-imprimés de lettre chèque fournis par votre banque. Cliquez sur «lettre chèque», puis sélectionnez votre matrice située dans le répertoire «documentproprietaire».la matrice, par défaut, est LETTRECHEQUEPROP.DOC. Vous pouvez modifier la mise en page, déplacer les champs de fusion en fonction de vos pré-imprimés. LORS DE LA PREMIERE UTILISATION, VOUS DEVEZ CONFIGUER LE PUBLIPOSTAGE DE LA FACON SUIVANTE : Une fois la matrice ouverte, cliquez, dans barre de tache Word afin d ouvrir, l assistant de publipostage. Assurez vous que le type de document est bien une lettre et cliquez sur : La sélection du document de base doit être le document actuel puis cliquez sur : La sélection des destinataires doit être issue d une liste existante ayant recours à la base de données suivante : LETTRE_CHEQUE_PROP.TXT. Cliquez sur parcourir pour y accéder. Elle est dans le répertoire «documentproprietaire» située dans «partnerimmo» Configurer les séparateurs d enregistrements de la façon suivante et cliquez sur OK. Partnerimmo

81 La liste des destinataires concernés apparaît ainsi que la concordance des différents champs ; cliquez sur OK. NOUS VOUS CONSEILLONS, A CE STADE DU TRAITEMENT, D ENREGISTRER CE DOCUMENT EN CLIQUANT SUR AFIN DE NE PAS AVOIR A EFFECTUER DE NOUVEAU CETTE MANIPULATION. Cliquez sur l étape suivante : Puis sur La matrice est alors fusionnée avec les différents destinataires concernés LE FICHIER DE VIREMENT: Permet de transférer les données de la liste des virements sur fichier informatique. Partnerimmo

82 Plusieurs points doivent être renseignés : - Le logiciel va créer un fichier de virements à transmettre à votre banque. Renseignez l emplacement de ce fichier ainsi que son nom, la date d exécution du virement. - La référence du virement correspond au libellé apparaissant sur le relevé bancaire de l expéditeur du virement (le cabinet de gestion). Il vous est indiqué par votre banque et doit contenir 7 caractères. - Indiquez le libellé du virement apparaissant sur le relevé bancaire des propriétaires auxquels un versement est effectué par virement. Vous êtes informés de la fin du transfert grâce à un message. Cliquez sur OK. Ce fichier est créé à l emplacement prévu lors de la configuration du traitement. Il vous reste à adresser ce fichier à votre banque par clé USB, cd-rom, envoi mail ENLEVER DES PROPRIETAIRES DANS LE CALCUL EN COURS: Permet de retirer du traitement un ou plusieurs propriétaires précédemment sélectionnés. Vous pouvez ainsi poursuivre le traitement sans avoir à relancer un calcul. Partnerimmo

83 LES COMPTES DE GERANCE DETAILLES/IMMEUBLE : Première présentation possible des comptes de gérance contenant le détail des montants quittancés aux locataires avec un saut de page par immeuble. Prenons l exemple d un propriétaire avec 2 immeubles. DATE DE CALCUL PAGE 1/ 3 Immeuble 0001: Résidence Argonautes Compte locataire immeuble 0001 Détail des montants quittancés Compte immeuble 0001 SOLDE IMM 0001 Partnerimmo

84 Comptes locataires immeuble 0002 PAGE 2/ 3 Immeuble 0002: Les Esphedeles Compte immeuble 0002 SOLDE DE L IMMEUBLE 0002 PAGE 3/ 3 Situation de compte Solde à payer LES COMPTES DE GERANCE DETAILLES: Deuxième présentation possible des comptes de gérance. Elle correspond à la première présentation (avec le détail des montants quittancés aux locataires) mais sans un saut de page par immeuble LES COMPTES DE GERANCE SIMPLIFIES: Troisième présentation possible des comptes de gérance contenant le détail des encaissements locataires et sans un saut de page par immeuble. Reprenons le même exemple. Partnerimmo

85 DATE DE CALCUL Détail des comptes Imm 0001 et 0002 Des options d impression s offrent à vous. Partnerimmo

86 Vous permet d imprimer les comptes de gérance sans avoir leur aperçu à l écran DECLARATION DE TVA: Permet d éditer, sur la période du compte de gestion, le détail des mouvements comptables soumis à TVA. Partnerimmo

87 L ARCHIVAGE DES COMPTES DE GERANCE: L option d archivage apparaît dès que vous fermez les comptes de gérance. Cela vous permet de les ressortir une fois le traitement validé. Ils sont archivés individuellement en «mise à jour propriétaire», onglet «archives». Vous devez cocher l une des trois présentations avant de sélectionner l option d archivage. Partnerimmo

88 - Tant que le traitement n est pas validé, vous pouvez modifier vos données et relancer le calcul VALIDATION DES COMPTES DE GERANCE : LA VALIDATION DES COMPTES DE GERANCE EST DEFINITIVE. 2 TYPES DE VALIDATION EXISTENT. ELLES DIFFERENT EN FONCTION DES ECRITURES GENEREES PAR LE PRODUIT : VALIDATION DES PAIEMENTS : Seuls les règlements sont validés : les propriétaires sont débités par le journal de banque à la date du calcul, du montant indiqué sur le compte de gérance. La centralisation de ces règlements se fait au crédit de la banque, en distinguant les paiements par chèques et par virements. Les honoraires de gestion, les frais fixes et la TVA ne sont pas comptabilisés. Ils se cumuleront à ceux du prochain calcul de compte de gérance. VALIDATION DES HONORAIRES ET DES PAIEMENTS : Les honoraires de gestion, les frais fixes et la TVA sont comptabilisés sur le journal des honoraires HO. Si on valide l exemple ci-dessus, nous aurons les écritures suivantes générées par le produit. Automatiquement, les comptes utilisés seront les suivants : : Honoraires de gestion locative Hors taxes : Frais fixes : TVA collectée par l entreprise. Les règlements sont validés : les propriétaires sont débités par le journal de banque à la date du calcul du montant indiqué sur le compte de gérance. La centralisation de ces règlements se fait au crédit de la banque, en distinguant les paiements par chèques et par virements. Reprenons l exemple ci-dessus : Partnerimmo

89 Les comptes sont clôturés : Le compte de gérance suivant débutera au lendemain de la validation du précédent. Il n est plus donc pas possible de saisir une écriture ou effectuer un traitement comptable sur la période qui vient d être validée. Dans notre exemple, il n est plus possible de saisir avant le 31 Janvier et le compte de gérance suivant commencera au 1 ER février Partnerimmo

90 Ce traitement permet d effectuer le paiement des fournisseurs. Il suppose que les factures ont été enregistrées précédemment en «saisie propriétaires» LE CALCUL DES PAIEMENTS FOURNISSEURS: - Le calcul peut se faire sur un ou plusieurs fournisseurs. Décochez. La fenêtre de sélection apparaît. - Basculez dans la colonne de droite les fournisseurs que vous souhaitez payer. - Puis cliquez sur «valider». - Les factures à payer sont prises en compte à la date du jour. Vous pouvez modifier cette date. CETTE DATE SERVIRA EGALEMENT DE DATE DE REGLEMENT DES FOURNISSEURS. - Pour les fournisseurs payés par chèque, le logiciel validera un chèque par facture. - Un regroupement des paiements par chèque s opère: 10 factures au maximum, pour un même fournisseur, pourront être payées sur un même chèque. - Vous êtes informés de la fin du calcul grâce à une barre d évolution DETAIL DES FACTURES A REGLER: Partnerimmo

91 Reprend, par propriétaire, le détail des factures à payer, à la date du règlement, pour chacun des fournisseurs sélectionnés. Plusieurs possibilités s offrent à vous : Permet de supprimer provisoirement l ensemble des factures en attente de paiement. Permet de supprimer provisoirement une facture du paiement. Sélectionnez la ligne en question, elle se grise. Puis cliquez sur «supprimer». Renouvelez l opération si vous souhaitez supprimer plusieurs factures. QU IL S AGISSE D UNE SUPPRESSION TOTALE OU PARTIELLE, LES FACTURES SUPPRIMEES SERONT DE NOUVEAU «A PAYER» LORS DU PROCHAIN TRAITEMENT DE FOURNISSEURS. Permet de ne visualiser que les factures du fournisseur sélectionné. calcul. Permet de visualiser toutes les factures des fournisseurs concernés par le Permet d informer que la facture a été totalement ou partiellement payer manuellement : un règlement a été effectué, en saisie comptable, sur la facture. Prenons l exemple de la première facture sur laquelle 135 reste à payer. Un paiement de 50 a été saisi : - Sélectionnez la facture, elle se grise. - Cliquez sur le raccourci «cette facture a déjà été réglée en tout ou partie». - Indiquez le montant de l acompte et validez. LE MONTANT DU PAIEMENT MANUEL NE PEUT ETRE SUPERIEUR AU MONTANT RESTANT A PAYER. Partnerimmo

92 La colonne «déjà payé» cumule les acomptes et le montant restant dû est modifié. Permet de modifier le libellé, le numéro de pièce et de ne payer qu une partie du montant restant à payer: - Sélectionnez la facture à modifier, elle se grise. - Cliquez sur le raccourci «modification». Prenons l exemple de la première facture d eau de 98 sur laquelle nous ne souhaitons pas payer la totalité mais verser un acompte de 55. LE MONTANT DE L ACOMPTE NE PEUT ETRE SUPERIEUR AU MONTANT RESTANT A PAYER JOURNAL DES FACTURES A REGLER : Document reprenant le détail des règlements pour chacune des factures et servant d état de contrôle avant validation des paiements. Nous vous conseillons d imprimer et de conserver ce document. SI LES DISPONIBILITES DE TRESORERIE SONT INSUFFISANTES, VOUS EN ETES INFORMES MAIS LES REGLEMENTS NE SONT PAS POUR AUTANT BLOQUES. Partnerimmo

93 13.4. PAIEMENT PAR CHEQUE : Permet d avoir un listing des fournisseurs payés par chèque. Si vous avez coché «regroupement des règlements», avant de lancer le calcul, il opère un regroupement des paiements par chèque : 10 factures au maximum, pour un même fournisseur, pourront être payées sur un même chèque. Ils seront classés dans l ordre numérique de leur référence. CE MEME CLASSEMENT EST UTILISE POUR AFFECTER LES NUMEROS DE CHEQUES AU MOMENT DE LA VALIDATION DU TRAITEMENT LES LETTRES CHEQUES : Permet d utiliser les pré-imprimés de lettre chèque fournis par votre banque. Cliquez sur «lettre chèque», puis sélectionnez votre matrice située dans le répertoire «document propriétaire».la matrice, par défaut, est LETTRECHEQUEFOUGER.DOC. Confirmez ce message en cliquant sur le «Oui». Sélectionnez l option suivante : «Ouvrir une copie en lecture seule» Partnerimmo

94 Une fois la matrice ouverte, sélectionnez, dans barre de tache Word, le raccourci suivant : et cliquez sur 0K. LORS DE LA PREMIERE UTILISATION, VOUS DEVEZ CONFIGUER LE PUBLIPOSTAGE DE LA FACON SUIVANTE : Une fois la matrice ouverte, cliquez, dans barre de tache Word afin d ouvrir, l assistant de publipostage. Vous pouvez modifier la mise en page, déplacer les champs de fusion en fonction de vos pré-imprimés. Assurez vous que le type de document est bien une lettre et cliquez sur : La sélection du document de base doit être le document actuel puis cliquez sur : La sélection des destinataires doit être issue d une liste existante ayant recours à la base de données suivante : LETTRE_CHEQUE_FOUR_GER.TXT. Cliquez sur parcourir pour y accéder. Elle est dans le répertoire «documentpropriétaire» située dans «partnerimmo». Configurer les séparateurs d enregistrements de la façon suivante et cliquez sur OK. La liste des destinataires concernés apparaît ainsi que la concordance des différents champs ; cliquez sur OK. NOUS VOUS CONSEILLONS, A CE STADE DU TRAITEMENT, D ENREGISTRER CE DOCUMENT EN CLIQUANT SUR Cliquez sur l étape suivante : AFIN DE NE PAS AVOIR A EFFECTUER DE NOUVEAU CETTE MANIPULATION. Puis sur La matrice est alors fusionnée avec les différents destinataires concernés. Partnerimmo

95 13.6. LES PAIEMENTS PAR VIREMENT : Permet d avoir un listing des fournisseurs à virer, à adresser à votre banque afin que celle ci effectue les virements en question. Si vos coordonnées bancaires n apparaissent pas, rendez-vous en «paramètres», «journaux», modifiez votre journal de banque. PENSEZ À IMPRIMER CETTE LISTE DES VIREMENTS CAR, UNE FOIS LE TRAITEMENT FOURNISSEURS VALIDE, IL EST IMPOSSIBLE DE LA REEDITER LE FICHIER DE VIREMENT: Permet de transférer les données de la liste des virements sur fichier informatique. Partnerimmo

96 Plusieurs points doivent être renseignés : - Le logiciel va créer un fichier de virements à transmettre à votre banque. Renseignez l emplacement de ce fichier ainsi que son nom. - La référence du virement correspond au libellé apparaissant sur le relevé bancaire de l expéditeur du virement (le cabinet de gestion ). Elle vous est indiquée par votre banque et doit contenir 7 caractères. - Indiquez le libellé du virement apparaissant sur le relevé bancaire des fournisseurs auxquels un versement est effectué par virement. Vous êtes informés de la fin du transfert grâce à un message. Cliquez sur OK. Ce fichier est créé à l emplacement prévu lors de la configuration du traitement. Il vous reste à adresser ce fichier à votre banque par disquette, cd-rom, envoi mail LE LISTE DES VIREMENTS: Permet d avoir un listing des fournisseurs à virer, à adresser à votre banque afin que celle ci effectue les virements en question. Si vos coordonnées bancaires n apparaissent pas, rendez-vous en «paramètres», «journaux», modifiez votre journal de banque. PENSEZ À IMPRIMER CETTE LISTE DES VIREMENTS CAR, UNE FOIS LES REGLEMENTS FOURNISSEURS VALIDES, IL EST IMPOSSIBLE DE LA REEDITER COURRIER D ACCOMPAGNEMENT : Permet d accompagner votre chèque ou d informer les fournisseurs du virement effectué sur leur compte. Le détail de factures réglées sera indiqué VALIDATION DU TRAITEMENT FOURNISSEURS : LA VALIDATION DU TRAITEMENT FOURNISSEURS EST DEFINITIVE. Les règlements sont validés : les fournisseurs sont débités par le journal de banque à la date du calcul du montant indiqué dans la liste des paiements. La centralisation de ces règlements se fait au crédit de la banque, en distinguant les paiements par chèques et par virements. Le premier numéro de chèque vous sera demandé. Le logiciel affectera les numéros suivants aux fournisseurs selon leur référence numérique. Partnerimmo

97 Permet de contrôler les entrées et sorties de fonds du cabinet. Il s agit de comparer le relevé fourni par la banque et le journal de banque de la gérance CONFIGURATION DU RAPPROCHEMENT BANCAIRE: Plusieurs points doivent être renseignés avant d utiliser le traitement de rapprochement bancaire : - Sélectionnez le journal de banque associé au compte de trésorerie à rapprocher. Ne seront prises en compte que les écritures comptabilisées sur ce journal. Celui-ci sera ensuite mémorisé. - Renseignez la date du 1 er rapprochement : date à laquelle vous commencez à pointer le journal indiqué, en utilisant le traitement de rapprochement bancaire de Partnerimmo. Il s agit du 1 er du mois en question. Cette date ne sera ensuite plus accessible. - Renseignez la date du traitement : date de clôture du rapprochement. Pour plus de facilité, nous vous conseillons de clôturer vos rapprochements toutes les fins de mois. POUR LANCER LE RAPPROCHEMENT D UN AUTRE COMPTE DE TRESORERIE, N OUBLIEZ PAS DE MODIFIER CES TROIS POINTS : LE JOURNAL DE BANQUE, ET LES DATES DU 1 ER RAPPROCHEMENT ET DU TRAITEMENT CALCUL DU RAPPROCHEMENT BANCAIRE: Le calcul consiste au rapatriement des écritures de banque comptabilisées avec le journal de banque indiqué en configuration et sur la période demandée. LE CALCUL OPERE UN REGROUPEMENT DES ECRITURES COMPTABLES PAR NUMERO DE PIECE. EX. Si le chèque n 23 paye deux factures de 17 ET 25 en janvier 2013, les deux centralisations seront regroupées en une écriture d un montant de 42, avec le numéro de pièce Le calcul peut être lancé plusieurs fois. - Cliquez sur Rapprochement des écritures pour accéder à l aperçu de ces écritures LE JOURNAL DE BANQUE: La PARTIE BASSE du tableau correspond aux ECRITURES COMPTABLES saisies sur Partnerimmo. Partnerimmo

98 - Date : Date de comptabilisation des écritures en journal de banque. - Libellé : Libellé indiqué lors de la saisie ou lors de la validation des traitements. - Pièces : Numéro du chèque ou de bordereau de remise. - Débit/crédit : Sens comptable des centralisations : Un chèque établi au propriétaire (ou à un fournisseur): on débite le compte propriétaire (ou fournisseur) par le crédit de la banque. Une remise sur le compte propriétaire: on crédite le compte propriétaire par le débit de la banque. - Cpta. : La coche vous informe que l écriture est issue de la comptabilité. Vous ne pouvez donc, dans le tableau, ni la modifier, ni la supprimer. LORS DU PREMIER RAPPROCHEMENT BANCAIRE EFFECTUE SUR PARTNERIMMO, VOUS DEVEZ INCORPORER DANS LA PARTIE BASSE DU TABLEAU, LES ECRITURES COMPTABLES NON POINTEES DU PRECEDENT RAPPROCHEMENT. Ex. En décembre 2012, trois chèques ont été saisis en comptabilité mais n ont pas été encaissés : ils n apparaissaient pas sur le relevé bancaire de décembre Partnerimmo

99 Saisie des écritures comptables non pointées de décembre 2012 Permet de supprimer les écritures saisies sur la partie basse : uniquement les écritures dont le champ «Cpta.» est décoché. Permet d imprimer les écritures comptables non pointées. Nous vous conseillons d imprimer ce document avant de commencer à rapprocher vos écritures. Permet d actualiser l affichage lors du rapprochement des écritures. Partnerimmo

100 14.4. LE RELEVE BANCAIRE: La partie haute du tableau correspond au relevé bancaire. Ce traitement consiste à la saisie du relevé bancaire fourni par la banque. 4 possibilités s offrent à vous : Vous n incorporez pas le relevé bancaire. Vous pointerez la partie basse du tableau avec le relevé papier fourni par la banque. Vous incorporez la somme des mouvements de banque papier entre le solde au 1 er du mois et le solde en fin de mois. Votre banque vous transmet votre relevé bancaire à l aide d un fichier informatique. Vous allez alors importer ce fichier CFONB dans votre traitement de rapprochement bancaire en cliquant sur Vous incorporez manuellement le détail des écritures en reprenant à l identique le relevé bancaire. Quelque soit la solution choisie : Partnerimmo

101 LORS DU PREMIER RAPPROCHEMENT BANCAIRE EFFECTUE SUR PARTNERIMMO, VOUS DEVEZ INCORPORER DANS LA PARTIE HAUTE DU TABLEAU, LES ECRITURES DU RELEVE BANCAIRE NON POINTEES DU PRECEDENT RAPPROCHEMENT. Ex. En décembre 2012, la banque avait imputé, sur le relevé bancaire, des frais de 30 qui n avaient pas été comptabilisés. Saisie des écritures du relevé bancaire non pointées de décembre 2012 Permet de supprimer les écritures saisies sur la partie haute. Permet d imprimer les écritures du relevé bancaire non pointées. Nous vous conseillons d imprimer ce document avant de commencer à rapprocher vos écritures. Permet d actualiser l affichage lors du rapprochement des écritures. Partnerimmo

102 AVANT D EFFECTUER LE RAPPROCHEMENT DES ECRITURES, VOUS DEVEZ EDITER LE RAPPROCHEMENT POUR CONTROLER LE SOLDE BANCAIRE (quand nous avons les écritures de banque). Solde journal BQ au 31/01/2013 Solde relevé bancaire au 31/01/2013 En effet, si le solde de la banque (soit 34899,77) ne correspond pas au solde de votre relevé bancaire papier, il est inutile de poursuivre le traitement, votre rapprochement sera faux. Vérifier les écritures saisies LE RAPPROCHEMENT DES ECRITURES: Nous allons étudier les 3 cas possibles : Quand le relevé bancaire n a pas du tout été saisi : Vous effectuez le rapprochement en pointant les écritures du journal de banque à l écran (tableau bas) et le relevé papier de la banque. A l écran, cliquez deux fois sur chaque opération. Les écritures pointées du journal de banque sont transférées en. L édition du rapprochement ne fait apparaître votre solde bancaire qu à la seule condition de saisir dans le tableau Partnerimmo

103 du haut, les éventuelles écritures du relevé bancaire non pointées. Lors de la validation, il vous est demandé un mot de passe car le rapprochement n est pas équilibré. Contactez nos services afin que celui-ci vous soit transmis. Quand vous incorporez la somme des mouvements de banque papier entre le solde au 1 er du mois et le solde en fin de mois. Deux hypothèses s offrent à vous : - Toutes les écritures de banque papier se rapprochent, la contrepartie du rapprochement du journal de banque est le total des mouvements saisis. - Toutes les écritures de banque papier ne se rapprochent pas. Dans ce cas, la contrepartie du rapprochement du journal de banque est le total des mouvements saisis mais vous devez, en saisie du relevé (tableau haut), saisir les écritures de banque papier non pointées. Quand le détail du relevé bancaire est incorporé par saisie manuelle ou importation de fichier : Deux clics sur chacune des opérations à pointer : généralement une écriture du tableau haut avec une écriture, du même montant mais en sens contraire, du tableau bas. LA DIFFERENCE DE RAPPROCHEMENT DOIT TOUJOURS ETRE À ZERO POUR UN RAPPROCHEMENT EQUILIBRE. Il existe quelques astuces pour simplifier le rapprochement des écritures : Permet de rapprocher automatiquement les écritures du relevé bancaire et celles de la comptabilité à condition qu elles aient le même numéro de pièce et qu elles soient du même montant. Permet de vous proposer un rapprochement automatiquement des écritures du relevé bancaire et celles de la comptabilité en fonction de leur montant. vous permet de rapprocher plusieurs lignes en même temps. Sélectionnez plusieurs lignes ; elles se grisent puis cliquer sur ce raccourci. Les écritures sélectionnées sont transférées en «écritures rapprochées». montant que la ligne sélectionnée. vous permet de rechercher les écritures de même écritures comptables avec le numéro de pièce saisi précédemment. vous permet d éditer les En cliquant sur le champ «pièces» de la barre de tache, vous classez les montants selon le Partnerimmo

104 numéro de pièce : En cliquant sur les champs «débit» et «crédit» de la barre de tache, vous classez les montants selon leur valeur. En cliquant sur les loupes, vous pouvez faire une recherche sur la colonne sélectionnée : La ligne trouvée sera alors grisée. Votre recherche peut porter sur la date, le libellé, le numéro de pièce, les montants au débit et au crédit LES ECRITURES RAPPROCHEES: Permet d accéder aux écritures du journal de banque et du relevé qui sont pointées. Partnerimmo

105 Partnerimmo

106 Tant que le traitement de rapprochement n est pas validé, vous pouvez revenir sur le pointage des écritures. En double cliquant sur les écritures, elles reviennent en. Permet d annuler le rapprochement des écritures sélectionnées. Celles-ci sont transférées en «écritures non rapprochées». Permet d imprimer les écritures pointées du journal de banque et du relevé de banque avant de valider le traitement EDITION DU RAPPROCHEMENT: Permet de contrôler le solde bancaire avant la validation du traitement. CE DOCUMENT DOIT ETRE IMPRIME ET CONSERVE PRECIEUSEMENT. IL DOIT ETRE ACCOMPAGNE DES EDITIONS DES ECRITURES NON POINTEES DU JOURNAL DE BANQUE ET DU RELEVE BANCAIRE. Partnerimmo

107 Solde journal BQ au 31/01/2013 Solde relevé bancaire au 31/01/2013 EDITION DES ECRITURES DE BANQUE NON POINTEES : EDITION DES ECRITURES COMPTABLES NON POINTEES : EDITION TRIEE DU RAPPROCHEMENT: Edition reprenant la façon dont ont été rapprochées les écritures. Partnerimmo

108 14.9. LA VALIDATION DU RAPPROCHEMENT BANCAIRE: Permet de supprimer définitivement du rapprochement les écritures comptables et les écritures du relevé bancaire qui ont été pointées. S IL VOUS EST DEMANDE UN MOT DE PASSE, CELA SIGNIFIE QUE VOTRE RAPPROCHEMENT BANCAIRE EST DESEQUILIBRE. Revenez en rapprochement des écritures, vérifier vos saisies et votre pointage. Partnerimmo

109 Permet d effectuer le solde de tout compte des locataires sortis, soit la restitution du dépôt de garantie déduction faite de leur solde RAPPEL: Avant de lancer le calcul du compte liquidatif, plusieurs points doivent être vérifiés et complétés. Rendez-vous en «mise à jour locataire», onglet «identité» afin de vérifier les 3 éléments suivants : - La date de sortie du locataire. - Le montant du dépôt de garantie. - Le statut du dépôt de garantie (conservé ou reversé). RENDEZ VOUS EN «PARAMETRES», «RUBRIQUES DE QUITTANCEMENT» AFIN DE VERIFIER L EXISTENCE ET LE PARAMETRAGE DES RUBRIQUES 352 (DG reversé) ET 353 (DG conservé). En saisie locataire, il vous est possible de rajouter des rubriques en plus ou en moins sur le compte locataire avant de lui faire son solde de tout compte. Ces rubriques se cumuleront à son solde : CONFIGURATION DU COURRIER DE COMPTE LIQUIDATIF: En société, onglet «compte liquidatif», vous pouvez personnaliser le courrier de solde définitif: Vous pouvez modifier le nom du courrier, et les textes haut et bas de page LE CALCUL DU COMPTE DEFINITIF : Partnerimmo

110 - Sélectionnez la banque sur laquelle le règlement fait au locataire va être comptabilisé. Cette banque sera ensuite mémorisée. - Le calcul se fait, par défaut, à la date du jour. Vous pouvez modifier cette date. LE COMPTE LIQUIDATIF DOIT ETRE EFFECTUE A UNE DATE POSTERIEURE A LA DERNIERE VALIDATION DE COMPTE DE GERANCE. - Cliquez sur «calculer». - Apparaissent à gauche tous les locataires dont la gestion est en cours. Basculez à droite celui ou ceux dont vous voulez solder le compte. - Vous êtes informés de la fin du calcul grâce à une barre d évolution. - Cliquez sur «compte liquidatif» EDITION DU COMPTE LIQUDATIF: Permet d accompagner le règlement effectué au locataire. Partnerimmo

111 - Tant que le traitement n est pas validé, vous pouvez effectuer des modifications de vos données et relancer le calcul. - L option d archivage apparaît dès que vous fermez les courriers. Cela vous permet de les ressortir une fois le traitement validé. Ils sont archivés individuellement en «mise à jour locataire», onglet «archives» EDITION DES LETTRES CHEQUES Permet d utiliser les pré-imprimés de lettre chèque fournis par votre banque. Cliquez sur «lettre chèque», puis sélectionnez votre matrice située dans le répertoire «documentlocataire».la matrice, par défaut, est LETTRECHEQUELIQUIDATIF.DOC. Vous pouvez modifier la mise en page, déplacer les champs de fusion en fonction de vos pré-imprimés. LORS DE LA PREMIERE UTILISATION, VOUS DEVEZ CONFIGUER LE PUBLIPOSTAGE DE LA FACON SUIVANTE : Une fois la matrice ouverte, cliquez, dans barre de tache Word afin d ouvrir, l assistant de publipostage. Partnerimmo

112 Assurez vous que le type de document est bien une lettre et cliquez sur : La sélection du document de base doit être le document actuel puis cliquez sur : La sélection des destinataires doit être issue d une liste existante ayant recours à la base de données suivante : LETTRE_CHEQUE_LOC.TXT. Cliquez sur parcourir pour y accéder. Elle est dans le répertoire «documentlocataire» située dans «partnerimmo» Configurer les séparateurs d enregistrements de la façon suivante et cliquez sur OK. La liste des destinataires concernés apparaît ainsi que la concordance des différents champs ; cliquez sur OK. NOUS VOUS CONSEILLONS, A CE STADE DU TRAITEMENT, D ENREGISTRER CE DOCUMENT EN CLIQUANT SUR Cliquez sur l étape suivante : AFIN DE NE PAS AVOIR A EFFECTUER DE NOUVEAU CETTE MANIPULATION. Puis sur La matrice est alors fusionnée avec les différents destinataires concernés. Partnerimmo

113 15.6. VALIDATION DU COMPTE LIQUIDATIF: VOUS NE DEVEZ VALIDER LE LIQUIDATIF QUE SI VOUS VOUS CHARGEZ DE LA RESTITUTION ET PAIEMENT DU DEPOT DE GARANTIE AUPRES DU LOCATAIRE. - Cliquez sur «validation». - Un message vous demande le 1 er numéro de chèque. Indiquez-le. - Le logiciel rajoute +1 aux chèques suivants si plusieurs liquidatifs ont été lancés en même temps. LA VALIDATION DU COMPTE LIQUIDATIF EST DEFINITIVE. ELLE A PLUSIEURS CONSEQUENCES : Le compte locataire fait apparaître la restitution du dépôt de garantie et éventuellement le règlement. Les comptes mandants ou cabinet sont mouvementés par le journal OD. Ils reprennent le détail des rubriques soldées par le compte liquidatif. La contrepartie s effectue sur le compte liquidatif Partnerimmo

114 Le compte liquidatif est ensuite soldé par le journal de banque. Cela correspond au règlement adressé au locataire. UNE FOIS QUE LE COMPTE DE GERANCE DU PROPRIETAIRE, FAISANT APPARAITRE CE LIQUIDATIF, EST VALIDE, RENDEZ-VOUS EN «MISE A JOUR LOCATAIRE», ONGLET «DIVERS» AFIN DE DECOCHER «GESTION EN COURS». Le locataire n apparaîtra alors plus sur les différents traitements : relance impayé, relance assurance, liquidatif Partnerimmo

115 Quel que soit le type de location, la caution doit être informée par le bailleur de l évolution de la créance dûe par le locataire au moins annuellement (Art CCivil). Si, par exemple, le loyer a été révisé ou augmenté, la caution doit pouvoir en être informée, sans quoi la caution ne sera pas tenue des pénalités et intérêt de retard LE CALCUL: Le calcul se fait, par défaut, à la date du jour. Vous pouvez modifier cette date. Ce calcul permet au logiciel d établir, à chaque date d anniversaire du bail, tous les garants qui doivent être informés que le loyer du locataire pour lequel ils se sont portés caution a évolué EDITION DE LA LETTRE: Partnerimmo

116 - Insérer les différents champs de fusion que vous souhaitez faire apparaître dans votre courrier : sélectionnez le champ puis cliquez sur. Il apparaît alors dans votre matrice. - Saisissez le corps du texte ainsi que le pied de page. - Vous pouvez effectuer votre mise en page et modifier la police. - Puis «enregistrer» IMPRESSION DES COURRIERS: En cliquant sur «imprimer», la matrice est alors fusionnée avec vos données ARCHIVAGE DES COURRIERS: Vous permet de ressortir les courriers de renouvellement une fois le traitement effectué. Ils sont archivés individuellement en «mise à jour locataires», onglet «archives» VALIDATION: Vous devez valider ce traitement afin que ces courriers ne soient pas rééditer le mois suivant. Partnerimmo

117 Avec la loi Chatel du 28/01/2005, l information sur la reconduction tacite des contrats devient obligatoire. Art. L : «Le professionnel prestataire de services informe le consommateur par écrit, au plus tôt trois mois et au plus tard un mois avant le terme de la période autorisant le rejet de la reconduction, de la possibilité de ne pas reconduire le contrat qu il a conclu avec une clause de reconduction tacite.» LE MOIS DE RENOUVELLEMENT: Avant de lancer le traitement de renouvellement, vérifiez que vous avez indiqué le mois pendant lequel l information sur la reconduction tacite doit être adressée au propriétaire. Rendez-vous en «mise à jour lots», onglet «onglet» afin de vérifier les 3 éléments suivants : - La date de fin de mandat. - Le numéro de mandat. - Le mois d information sur la reconduction tacite. NOUS VOUS CONSEILLONS DE RAJOUTER UN MOIS SUPPLEMENTAIRE A LA DATE LIMITE D INFORMATION MODIFICATION DU PREAVIS: Permet de modifier, sans avoir à aller dans chacune des vos mises à jour lots, le mois d information sur la reconduction tacite en appliquant un préavis à la date de fin de mandat. Partnerimmo

118 - Sélectionnez les lots dont le mois de renouvellement doit être modifié en les basculant à droite. - Indiquez le nombre de mois à déduire de la fin de mandat. - Validez la modification en cliquant sur «modifier le mois de renouvellement» LISTE DES MANDATS A RENOUVELER: Permet d éditer un document listant les propriétaires à qui adresser la lettre d information sur la reconduction tacite du mandat, en fonction du mois de renouvellement sélectionné. Nous vous conseillons d imprimer et de conserver ce document LETTRE D ACCOMPAGNEMENT: Permet d éditer un courrier rappelant aux propriétaires la possibilité qu ils ont de dénoncer le mandat de gestion renouvelable par tacite reconduction. Ce traitement vous permet de créer une matrice avec des champs de fusion qui seront fusionnés avec vos données lors de l enregistrement CREATION DE LA MATRICE: Partnerimmo

119 - Insérer les différents champs de fusion que vous souhaitez faire apparaître dans votre courrier : sélectionnez le champ puis cliquez sur. Il apparaît alors dans votre matrice. - Saisissez le corps du texte ainsi que le pied de page. - Vous pouvez effectuer votre mise en page et modifier la police. - Puis «enregistrer» IMPRESSION DES COURRIERS: En cliquant sur «imprimer», la matrice est alors fusionnée avec vos données. Partnerimmo

120 ARCHIVAGE DES COURRIERS: Vous permet de ressortir les courriers de renouvellement une fois le traitement effectué. Ils sont archivés individuellement en «mise à jour propriétaires», onglet «archives». Partnerimmo

121 A l expiration du bail, si le propriétaire n a pas manifesté son souhait de reprendre le logement pour l occuper ou le vendre, ou pour un motif sérieux et légitime, la location avec le locataire en place se poursuit LE CALCUL: Vous devez vérifier préalablement au calcul que la durée et la date fin de bail sont correctement renseignées en mise à jour des locataires. Le calcul se fait, par défaut, à la date du jour. Vous pouvez modifier cette date MODIFIER LA SELECTION DES BAUX A RENOUVELER Le logiciel sélectionne à droite les locataires dont la fin de bail intervient avant la date de traitement. Vous pouvez modifier cette sélection LISTE DES BAUX A RENOUVELER Partnerimmo

122 18.4. LETTRE D ACCOMPAGNEMENT PROPRIETAIRE LETTRE D ACCOMPAGNEMENT LOCATAIRE MODIFIER LA DATE DE FIN DE BAIL Partnerimmo

123 Permet de répartir sur les locataires les charges locatives de l exercice comptable et de rembourser les provisions quittancées PARAMETRAGE: Avant d effectuer le traitement des régularisations des charges nous devons entreprendre et voir ensemble la partie paramétrage qui se découpe en plusieurs parties : CREATION DES CLES (pour les régularisations de charges immeuble entier): Quand vous souhaitez répartir les charges d un immeuble entier selon des millièmes, vous devez créer, en «paramètres communs», «clés de charges», les différents postes de charges dont vous avez besoin. Cliquez sur nouveau et renseignez : - la clé de charges sur 3 caractères numériques. - le libellé et le libellé abrégé de la clé. Ils seront repris sur le document de répartition de charges ainsi que le relevé général des dépenses. Cliquez sur OK pour valider, sur ANNULER en cas d erreur. PAR DEFAUT, LE PRORATA TEMPORIS S APPLIQUE SUR LES CLES DE CHARGES. Ainsi, si un lot est occupé par plusieurs locataires différents lors de l exercice comptable, les charges seront reparties entre les différents locataires selon le nombre de jours occupés. LE PRORATA TEMPORIS NE S APPLIQUE PAS SUR LES CLES DE CHARGES TERMINANT PAR LE CHIFFRE 9. Ainsi, Les dépenses saisies sur une clé terminant par 9, s imputeront uniquement sur les locataires présents à la date de saisie CREATION DU TOTAL DES CLES PAR IMMEUBLE( pour les régularisations de charges immeuble entier): Permet d enregistrer les tantièmes généraux de l immeuble par clé de charges. CETTE CREATION EST NECESSAIRE QUAND VOUS GEREZ UN IMMEUBLE ENTIER ET QUE LES TANTIEMES SERVENT DE BASES AU CALCUL DES CHARGES. Partnerimmo

124 En mise à jour des immeubles, onglet «tantièmes» : - Sélectionnez la clé de charges sur 3 caractères numériques. Vous Pouvez personnaliser son libellé. - Renseignez le montant des tantièmes qui correspond au montant cumulé des millièmes par lots. - Cliquez sur «Ajouter» pour valider. - Renouvelez l opération par chacune des clés de charges. - Vous pouvez dupliquer une clé. Sélectionnez la clé à reproduire, puis cliquez sur «dupliquer». Renseignez la clé sur laquelle vous souhaitez copier tantièmes et millièmes puis cliquez sur «Valider» CREATION DES MILLIEMES PAR LOTS( pour les régularisations de charges immeuble entier): Permet d enregistrer la quote part des lots pour chacune des clés de charges. CETTE CREATION EST NECESSAIRE QUAND VOUS GEREZ UN IMMEUBLE ENTIER ET QUE LES TANTIEMES SERVENT DE BASES AU CALCUL DES CHARGES. En mise à jour des «lots», onglet «millièmes» : - Cliquez sur «Actualiser». Les clés de charges créées en mise à jour immeubles apparaissent. - Renseignez le montant des millièmes pour chacune des clés de charges. NOUS VOUS CONSEILLONS, A TITRE DE VERIFICATION, D EDITER UNE LISTE DES TANTIEMES EN DIVERS, LES EDITIONS. Partnerimmo

125 Sélectionnez l immeuble et cliquez, selon le nombre de clés créées, sur ou sur MISE A JOUR DU PLAN COMPTABLE: La mise à jour du plan comptable consiste à indiquer une clé de charges ( pour la régularisation des immeubles entiers) et un taux récupérable sur les comptes qui seront utilisés lors de la saisie des factures. SEULS LES COMPTES DE LA CLASSE 6 SERONT PRIS EN COMPTE DANS LA CALCUL DE LA REPARTITION DES CHARGES SUR LES LOCATAIRES. Indiquez une clé quand vous souhaitez répartir les charges d un immeuble entier selon des millièmes. La clé indiquée est une clé par défaut, il y a alors deux cas de figure : - Cas n 1 : si vous n avez pas renseigné de clé lors de la saisie des dépenses, le calcul de la régularisation des charges prend en compte la clé du plan comptable ex = Cas n 2 : si la clé en plan comptable est 001, lors de la saisie des factures, vous pouvez opter pour une autre clé 002. Cette dernière sera prise en compte pour le calcul de la répartition des charges. Partnerimmo

126 Le taux récupérable est très important, il est pris en compte lors du calcul. (100 pour 100% récupérable). Vous devez renseigner un taux récupérable pour les habitations et un taux récupérables pour les commerces. AU REGARD DE LA REPARTITION DE CHARGES, UN LOT EST ASSIMILE A UN COMMERCE QUAND SON LOYER EST REVISE SELON L INDICE COMMERCIAL. Par exemple, la taxe foncière peut être récupérable à 100 % sur les commerces. Le logiciel imputera uniquement sur les locaux dont l indice de révision est l indice commercial. Vous pouvez également renseigner le taux déductible ainsi que la TVA car ces éléments apparaitront, à titre d information, sur le relevé général des dépenses MISE A JOUR DES RUBRIQUES DE QUITTANCEMENT: Plusieurs éléments doivent être paramétrés : Vous devez cocher la case pour les rubriques de provision sur charges. Cette coche permet d identifier les rubriques à rembourser aux locataires lors de la régularisation des charges. Vous devez vérifier le paramétrage des rubriques de remboursement de provisions et de répartition de charges. Partnerimmo

127 19.2. SAISIE PROPRIETAIRE: Vous pouvez, au cours de l année, paramétrer vos saisies comptables pour qu elles se répartissent lors de la régularisation de charges. - Si vous avez souhaitez qu elles se répartissent selon les millièmes rentrés en mise à jour lots, sélectionnez la clé de charges sur laquelle la dépense doit se répartir : - Si vous facturez les charges aux locataires de façon isolée, renseignez le local sur lequel la charge doit être imputée : PAR DEFAUT, LE PRORATA TEMPORIS S APPLIQUE. Ainsi, si un lot est occupé par plusieurs locataires différents lors de l exercice comptable, les charges seront reparties entre les différents locataires selon le nombre de jours occupés. SI VOUS NE SOUHAITEZ PAS QUE LE PRORATA S APPLIQUE, INDIQUEZ UNE CLE DE CHARGES SE TERMINANT PAR LE CHIFFRE 9. Ainsi, Les dépenses saisies sur une clé terminant par 9, s imputeront uniquement sur les locataires présents à la date de saisie. Partnerimmo

128 19.3. LE TRAITEMENT DE REGULARISATION DES CHARGES: LE CALCUL: - Sélectionnez les locataires dont les charges doivent être réparties. Basculez à droite les locataires concernés. Vous pouvez sélectionner plusieurs locataires en même temps. Maintenez votre doigt sur la touche du clavier et même temps, descendez ou montez avec les flèches de votre clavier. - Indiquez la période comptable sur laquelle vous souhaitez répartir les charges. SEULS LES ECRITURES COMPTABLES SAISIES SUR CETTE PERIODE SERONT PRISES EN COMPTE. - Vous êtes informés de la fin du calcul grâce à une barre d évolution PRETIRAGE DES CHARGES PROPRIETAIRES: Document de vérification des opérations comptabilisées avec un sous compte de classe 6 au cours de l exercice sur un immeuble déterminé. SEULES LES ECRITURES SAISIES AVEC UN CLE DE REPARTITION OU UN LOT SERONT REPARTIES, A CONDITION QUE LES TAUX RECUPERABLES SOIENT PARAMETRES SAISIE EN COURS: Partnerimmo

129 Permet d intégrer de manière extra comptable des dépenses à répartir sur les locataires ; soit parce que vous ne les avez pas payé, soit parce que leur paiement est intervenu après la période de charges. Deux saisies différentes sont possibles : SAISIE EXTRA COMPTABLE D UNE DEPENSE AFFECTEE A UN LOT DETERMINE : - Rentrez la date de saisie. LA DATE DOIT ETRE COMPRISE DANS LA PERIODE DE REPARTITION DE CHARGES. - Sélectionnez le propriétaire et l immeuble concernés. - Sélectionnez le lot concerné par cette dépense. - Saisissez le compte de classe 6 correspondant à la dépense. - Saisissez un libellé. - Indiquez le montant à répartir. PAR DEFAUT, LE PRORATA TEMPORIS S APPLIQUE. Ainsi, si ce lot est occupé par plusieurs locataires différents lors de la période de régularisation de charges, la dépense est repartie entre les différents locataires selon le nombre de jours occupés. SI VOUS NE SOUHAITEZ PAS QUE LE PRORATA S APPLIQUE, DECOCHEZ de saisie puis cliquez sur. La dépense est alors répartie sur le ou les locataires concernés.. La dépense sera alors répartie intégralement sur le locataire présent à la date SAISIE EXTRA COMPTABLE D UNE DEPENSE AFFECTEE A TOUT L IMMEUBLE: Cliquez sur. Partnerimmo

130 - Rentrez la date de saisie. LA DATE DOIT ETRE COMPRISE DANS LA PERIODE DE REPARTITION DE CHARGES. - Sélectionnez le propriétaire et l immeuble concernés. - Sélectionnez le compte de classe 6 et la clé sur lesquels la dépense doit être répartie. - Saisissez un libellé. - Indiquez le montant à répartir. PAR DEFAUT, LE PRORATA TEMPORIS S APPLIQUE SUR LES CLES DE CHARGES. Ainsi, si un lot est occupé par plusieurs locataires différents lors de l exercice comptable, les charges seront reparties entre les différents locataires selon le nombre de jours occupés. Saisies extra comptables LE PRORATA TEMPORIS NE S APPLIQUE PAS SUR LES CLES DE CHARGES TERMINANT PAR LE CHIFFRE 9. Ainsi, Les dépenses saisies sur une clé terminant par 9, s imputeront uniquement sur les locataires présents à la date de saisie puis cliquez sur. La dépense est alors répartie sur le ou les locataires concernés. Saisies comptables Permet de supprimer la ligne sélectionnée. Permet de supprimer l ensemble des lignes (saisies comptables et extra comptables). QU IL S AGISSE D UNE SUPPRESSION TOTALE OU PARTIELLE, LES SAISIES COMPTABLES Partnerimmo

131 SUPPRIMEES SERONT DE NOUVEAU «A REPARTIR» LORS DU PROCHAIN CALCUL DE REPARTITION DES CHARGES RELEVE GENERAL DES DEPENSES : Document présenté aux locataires qui regroupe l ensemble des dépenses à repartir sur l immeuble entier VERIFICATION DES DEPENSES RECUPEREES : Document permettant de comparer le montant des dépenses à repartir (dépenses individuelles et générales) et la répartition de ces mêmes charges. Partnerimmo

132 JOURNAL DE REPARTITION: Document reprenant la quote-part de chaque locataire par clé de répartition. Il déduit les provisions quittancées aux locataires pendant la période régularisation des charges. Nous vous conseillons d imprimer et de conserver ce document. Partnerimmo

133 EDITION DE LA REPARTITION: Document individuel par locataire reprenant leur quote part, le remboursement des provisions quittancées et ainsi, leur solde de régularisation de charges PARAMETRAGE DES EDITIONS : En paramétrage des éditions, vous pouvez personnaliser le document : Vous pouvez modifier le nom du courrier, et le texte haut de page LES DIFFERENTES EDITIONS : Partnerimmo

134 Répartition des charges : Document reprenant les dépenses regroupées par clé de charges. Répartition detaillée par dépenses: Document reprenant le détail de l ensemble des dépenses : Répartition détaillée par clés de charges Document reprenant le détail des dépenses regroupées par clés de charges : Partnerimmo

135 L ARCHIVAGE DES EDITIONS : - L option d archivage apparaît dès que vous fermez la répartition de charges. Cela vous permet de ressortir les éditions, une fois le traitement validé. Elles sont archivées individuellement en «mise à jour locataire», onglet «archives». - Tant que le traitement n est pas validé, vous pouvez effectuer des modifications de vos données et relancer le calcul REEVALUATION DES PROVISIONS SUR CHARGES : Suite à la régularisation des charges locatives annuelles, cette fenêtre permet d actualiser les montants des provisions pour charges afin qu elles s approchent au plus près du montant des charges réelles. - Seuls les locataires présents sont concernés et apparaissent dans le tableau. Possibilité de modifier le montant des provisions à venir - Vous pouvez ne modifier que les provisions à la hausse en cliquant sur - Le logiciel vous vous propose de modifier le montant des provisions à venir en appliquant 1/12 ème des charges réelles annuelles. - Vous pouvez modifier le montant des provisions, calculé par le logiciel VALIDATION DE LA REPARTITION: Partnerimmo

136 IL EST IMPERATIF, AVANT LA VALIDATION, DE RENTRER LES RUBRIQUES DE REMBOURSEMENT DE PROVISIONS POUR CHARGES ET DE VALIDATION DU MONTANT REPARTI. IL EST IMPERATIF DE RENTRER LA DATE DE VALIDATION. PAR DEFAUT, LA DATE DU JOUR APPARAIT MAIS VOUS POUVEZ LA MODIFIER. Pour les locataires en place, le logiciel rajoutera les rubriques de validation dans leur mise à jour, onglet «quittancement». Ainsi, elles apparaitront sur le prochain avis d échéance. Pour les locataires sortis, le logiciel débitera le compte locataire à la date de validation de ses rubriques. Partnerimmo

137 Document reprenant le détail des recettes et dépenses fiscales effectuées pour le compte du propriétaire au cours d une année. 1. LE PARAMETRAGE: Quatre éléments doivent être paramétrés avant de lancer l édition des revenus fonciers : - les recettes fiscales en «Paramètres», «rubriques de quittancement» - les dépenses fiscales en «Paramètres», «plan comptable» - Les taux de déductions spécifiques en «Mise à jour», «immeuble» - Le montant des frais de déclarations fiscales en «mise à jour», «Immeuble» LES RUBRIQUES DE QUITTANCEMENT Pour la partie des recettes, il faut configurer chaque rubrique quittançant les locataires. Cette configuration consiste à affecter une ligne d imputation de revenus fonciers aux rubriques dont l encaissement est déductible. - Sélectionnez la rubrique dont l encaissement est déductible. - Cliquez sur «modifier». - Affecter la ligne d imputation fiscale et cliquez sur OK. POUR NE PAS OUBLIER DE PARAMETRER UNE RUBRIQUE DE QUITTANCEMENT, PASSER LES TOUTES EN REVUE EN VOUS DEMANDANT SI ELLES DOIVENT APPARAITRE SUR VOTRE DECLARATION. Rappel sur les lignes d imputation relative aux recettes : Les remboursements par les locataires des dépenses leur incombant normalement et acquittées par les propriétaires ne sont pas imposables. Partnerimmo

138 211 Loyers hors TVA (ou fermages) perçues en 2008, quelle que soit la période à laquelle ils se rapportent et recettes exceptionnelles (pas de porte et droit d entrée, indemnité de réquisition ) 212 Dépenses par nature déductibles, incombant de droit aux propriétaires mais qui ont été mises par convention à la charges des locataires, (par exemple, les grosses réparations, les impôts afférents à la propriété ) 213 Recettes diverses perçues en 2008, par exemple les subventions ANAH, les indemnités d assurance 214 Loyer annuel théorique qu aurait pu produire le bien s il avait été loué à des conditions normales LE PLAN COMPTABLE : Pour la partie des dépenses, il faut configurer chaque compte de frais et charges qui doivent être déduits pour la détermination du revenu imposable. - Sélectionnez le compte de charges à déduire. - Cliquez sur «modifier». - Affecter la ligne d imputation fiscale. - Indiquez le taux déductible et cliquez sur OK. POUR NE PAS OUBLIER DE PARAMETRER UN COMPTE, PASSER LES TOUS EN REVUE EN VOUS DEMANDANT S ILS DOIVENT APPARAITRE SUR VOTRE DECLARATION. Rappel sur les lignes d imputation relative aux frais et charges: Les dépenses incombant normalement aux locataires et acquittées par les propriétaires (frais de chauffage, d éclairage, d entretien des ascenseurs, taxe d enlèvement des ordures ménagères, taxe de balayage, ) ne sont pas déductibles des revenus fonciers. 221 Rémunération des gardes et concierges ; rémunérations, honoraires et commissions TTC versés à un tiers pour la gestion d immeuble ; frais de procédure pour le règlement de différents soit avec le locataire, soit avec un entrepreneur, soit portant sur la propriété de l immeuble donné en location. 222 Déduction forfaitaire des autres frais de gestion pour un montant de 20 par bien loué. 223 Ensembles des primes d assurances souscrites Partnerimmo

139 224 Dépenses de réparation, d entretien ou d améliorations acquittées en 2008, à l exclusion des dépenses correspondant à des travaux de construction, de reconstruction ou d agrandissement. 225 Dépenses incombant normalement au locataire, que le propriétaire a payé pour son compte et dont vous n avez pu obtenir le remboursement au 31 décembre de l année de son départ. 226 Indemnité d éviction, frais de relogement 227 Taxe foncière et taxes annexes à cet impôt. La taxe d enlèvement des ordures ménagères n est pas déductible des revenus puisqu il s agit d une charge récupérable par les bailleurs auprès de leurs locataires 228 Déductions spécifiques comme 10% pour le dispositif «Quilès-Méhaignerie», 26% pour le dispositif «Besson ancien»,30% pour le dispositif «Borloo ancien dans le secteur intermédiaire» 229 Montant des provisions pour charges de copropriété, comprises ou non dans le budget prévisionnel, versées en 2008 et le solde négatif du propriétaire au titre de la régularisation des provisions pour charges déduites au titre de Le montant des dépenses non déductibles et récupérables résultant de la régularisation des charges de copropriété de 2007 et l éventuel solde positif du propriétaire LA MISE A JOUR IMMEUBLE: Vous pouvez, dans la mise à jour immeuble, imputer des frais de déclarations fiscales et renseigner éventuellement les déductions spécifiques dont bénéfice l immeuble. Les frais de déclarations fiscales doivent être renseignés Hors TVA. RENDEZ-VOUS EN «PARAMETRES», «PLAN COMTPTABLE», AFIN DE VERIFIER QUE LE COMPTE DE FRAIS DE DECLARATION DE REVENUS FONCIERS, EST CONFIGURE DE LA FACON SUIVANTE : Partnerimmo

140 2. LES REVENUS FONCIERS: 2.1. LA CALCUL DES REVENUS FONCIERS - Cliquez sur «sélection des propriétaires». - Basculez à droite les propriétaires que vous souhaitez calculer. - Cliquez sur «calculer». Vous êtes informés de la fin du calcul grâce à une barre d évolution verte CALCUL DES RECETTES FISCALES PAYEES DIRECTEMENT AU PROPRIETAIRE: Partnerimmo

141 Au cours de l année, vous avez certainement utilisé le traitement «paiement direct propriétaire avec validation des honoraires de gestion» pour enregistrer des règlements que le propriétaire aurait directement reçu ou pour tenir compte de franchises de loyers accordées au locataire. Ce raccourci vous permet de comptabiliser ces éléments comme une recette fiscale au même titre qu un règlement que vous auriez reçu. - cliquez sur le raccourci - dans l édition des revenus fonciers, le logiciel reprendra automatiquement les éléments directement adressés au propriétaire et qui ont donné lieu à des honoraires de gestion. - l édition du journal de paiement direct propriétaire reprend l ensemble des écritures saisies sur le journal DP au cours de l année et vous permet ainsi de contrôler qu elles ont bien été reprises, automatiquement en saisie extra comptable LIGNE 222 : DEDUCTION DE 20 PAR LOCAL: En ligne 222, le propriétaire doit déduire des «autres frais de gestion» qui sont déductibles pour un montant forfaitaire de 20 pour chaque bien donné en location. Ce raccourci permet d imputer automatiquement ce montant forfaitaire. - cliquez sur ce raccourci - dans le détail des revenus fonciers, le logiciel rajoutera autant de saisie d un montant de 20 sur la ligne 222 qu il ya eu de lot géré en LA SAISIE EN COURS ou SAISIE EXTRA COMPTABLE: Elle est utilisée pour la comptabilisation de factures ou d encaissements qui n ont pas été effectuées par votre cabinet. Cette saisie n affecte que la déclaration des revenus fonciers de vos propriétaires et n a aucune incidence sur la comptabilité du propriétaire. Pour comptabiliser une recette fiscale supplémentaire car, par exemple, vous n avez eu la gestion du lot qu en cours d année Partnerimmo

142 - Saisissez sur l année Sélectionnez l immeuble concerné. - Sélectionnez la rubrique d imputation fiscale. - Saisissez un libellé - Indiquez le montant du loyer encaissé par le propriétaire. - Et cliquez sur. Pour enregistrer une dépense fiscale supplémentaire car, par exemple, le propriétaire a payé cette facture directement auprès du fournisseur. - Saisissez sur l année Sélectionnez l immeuble concerné. - Sélectionnez le compte de classe 6 pour une charge, ou de classe 4 pour les honoraires. - La ligne d imputation fiscale, telle que vous l avez renseignée en paramètres, plan comptable, apparaît. - Saisissez un libellé - Indiquez le montant de la dépense payée par le propriétaire. Cette dépense va en moins de ses recettes donc le montant doit être indiqué en négatif. - Et cliquez sur LE DETAIL DES REVENUS FONCIERS : Ce document relate en détail les revenus fonciers du propriétaire, par immeuble. Nous vous conseillons d éditer ce document, de le contrôler et de le conserver. Partnerimmo

143 Saisie extra comptable Saisies comptables 2.6. LA LISTE DES PROPRIETAIRES EN MICRO FONCIER: Partnerimmo

144 Liste détaillant les propriétaires pouvant appliquer le régime de micro foncier car le montant annuel de leurs revenus fonciers bruts en 2008 n excède pas 15000, charges non comprises, quelle que soit la durée de la location au cours de l année PARAMETRAGE DES EDITIONS: Indiquez les textes hauts de page qui seront repris sur le micro foncier ainsi que sur la déclaration de revenus fonciers n LETTRE MICRO FONCIER: Document à adresser aux propriétaires qui sont de plein droit dans le champ d application du régime de micro foncier. Il reprend, par immeuble, le montant annuel des revenus fonciers bruts perçus en Partnerimmo

145 2.9. LE REGIME REEL DES REVENUS FONCIERS: Document à adresser aux propriétaires dont le montant annuel des revenus fonciers bruts perçus en 2008 est supérieur à ; ou car ils sont expressément exclu du régime micro foncier ; ou car ils ont opté pour le régime réel d imposition des revenus fonciers. IL comprend 2 documents : LA DECLARTION N 2044 : Partnerimmo

146 LE PAIEMENT DES TRAVAUX : Document reprenant le détail des dépenses saisies en ligne d imputation fiscale 224. Partnerimmo

147 NOUS VOUS CONSEILLONS DE BIEN VERIFIER, AVANT L ENVOI DES DECLARATIONS DE REVENUS FONCIERS AUX PROPRIETAIRES, LE PARAMETRAGE DES RECETTES ET DEPENSES FISCALES AINSI QUE L ENSEMBLE DES SAISIES EFFECTUEES LA VALIDATION DES FRAIS DE DECLARATIONS DE REVENUS FONCIERS: Il est possible d imputer des frais de déclaration de revenus fonciers, en mise à jour immeuble. Ces frais doivent être renseignés H.T. RENDEZ-VOUS EN «PARAMETRES PLAN COMPTABLE» AFIN DE VERIFIER LA CONFIGURATION DU COMPTE Renseignez la date à laquelle vous souhaitez facturer ces frais aux propriétaires. CETTE VALIDATION DOIT ETRE FAITE AVANT LE TRAITEMENT DES COMPTES DE GERANCE. - Saisissez le libellé des frais qui apparaitra sur les comptes des propriétaires. - Puis cliquez sur «validation des frais». LES FRAIS NE SERONT VALIDES QUE SUR LES IMMEUBLES QUI SONT EN COURS DE CALCUL DE REVENUS FONCIERS. Partnerimmo

148 Permet d imputer une dépense à un locataire en éditant une facture à l entête du cabinet de gestion. RENDEZ-VOUS EN «PARAMETRES», «LIBELLE FACTURE LOCATAIRE», AFIN DE VERIFIER LE PARAMETRAGE DES DEPENSES A FACTURER OU D EN CREER UNE NOUVELLE LA SAISIE DE FACTURES : - Renseignez le LOCATAIRE sur lequel la saisie doit être effectuée. - La saisie se fait, par défaut, à la DATE DU JOUR. Vous pouvez la modifier. - Renseignez le CODE FACTURE sur lequel vous voulez opérer une saisie. La rubrique de quittancement, les libellés ainsi que la valeur éventuellement d une unité apparaissent tels qu ils ont été créés en «paramètres», «libellé facture». Vous pouvez modifier chacun des ces éléments. - Indiquez le NUMERO DE FACTURE qui s actualisera à chaque nouvelle saisie de facture. - Indiquez le NOMBRE D UNITE si une valeur vous est proposée ; - sinon, indiquez le MONTANT TTC de la dépense à facturer. - Cliquez sur pour enregistrer cette écriture. LA SUPPRESSION D ECRITURES : Tant que ces écritures ne sont pas validées, vous pouvez les supprimer : - Cliquez sur la ligne en question, elle se grise. - Cliquez sur. L IMPRESSION DES FACTURES: Après avoir terminé la saisie, l édition d une facture est possible. Elle nécessite le paramétrage suivant : cliquez sur. Partnerimmo

149 - Saisissez le titre ainsi que les textes haut et bas de page qui apparaissent sur la facture. Ces éléments seront mémorisés. - Cliquez sur. L aperçu de vos factures apparaît. Vous pouvez l imprimer L ARCHIVAGE DES FACTURES: L option d archivage vous permet de consulter les factures éditées et de les imprimer une fois le traitement validé. Elles sont archivées individuellement en «mise à jour locataire», onglet «archives» LA VALIDATION DES FACTURES : Partnerimmo

150 Après avoir terminé la saisie, cliquez sur. LA VALIDATION DES FACTURES EST DEFINITIVE. La validation injecte les écritures dans la comptabilité. Le compte locataire est mouvementé. Confirmation de la Validation : Oui ou Non. Partnerimmo

151 Permet d imputer des frais à un propriétaire en éditant une facture à l entête du cabinet de gestion. RENDEZ-VOUS EN «PARAMETRES», «LIBELLE FACTURE PORPRIETAIRE», AFIN DE VERIFIER LE PARAMETRAGE DES DEPENSES A FACTURER OU D EN CREER UNE NOUVELLE LA SAISIE DE FACTURES : - Renseignez le PROPRIETAIRE sur lequel la saisie doit être effectuée. - La saisie se fait, par défaut, à la DATE DU JOUR. Vous pouvez la modifier. LA SAISIE DOIT ETRE FAITE A UNE DATE POSTERIEURE A LA DERNIERE VALIDATION DE COMPTE DE GERANCE. - Renseignez le CODE FACTURE sur lequel vous voulez opérer une saisie. - Renseignez l IMMEUBLE concerné par la facture. Le compte à créditer, les libellés ainsi que la valeur éventuellement d une unité apparaissent tels qu ils ont été créés en «paramètres», «libellé facture propriétaire». Vous pouvez modifier chacun des ces éléments. - Indiquez le NUMERO DE FACTURE qui s actualisera à chaque nouvelle saisie de facture. - Indiquez le NOMBRE D UNITE si une valeur vous est proposée ; - sinon, indiquez le MONTANT TTC de la charge à facturer. SI VOUS SOUHAITEZ FAIRE RESSORTIR LA TVA SUR CETTE FACTURE, VERIFIER EN «PARAMETRES», «PLAN COMPTABLE» QUE LE COMPTE SOIT CODIFIE AVEC DE LA TVA. Partnerimmo

152 - Cliquez sur pour enregistrer cette écriture. LE SOLDE DES CUMULS DE VOS ECRITURES DOIT IMPERATIVEMENT ETRE À ZERO AFIN DE VALIDER LA SAISIE LA SUPPRESSION D ECRITURES : Tant que ces écritures ne sont pas validées, vous pouvez les supprimer : - Cliquez sur la ligne en question, elle se grise. - Cliquez sur. DES QUE VOUS EFFECTUEZ UNE SUPPRESSION D ECRITURE, LA CONTREPARTIE EST AUTOMATIQUEMENT SUPPRIMEE L IMPRESSION DES FACTURES: Après avoir terminé la saisie, l édition d une facture est possible. Elle nécessite le paramétrage suivant : cliquez sur. - Saisissez le titre ainsi que les textes haut et bas de page qui apparaissent sur la facture. Ces éléments seront mémorisés. Partnerimmo

153 Cliquez sur. L aperçu de vos factures apparaît. Vous pouvez les imprimer L ARCHIVAGE DES FACTURES: L option d archivage vous permet de consulter les factures éditées et de les imprimer une fois le traitement validé. Elles sont archivées individuellement en «mise à jour propriétaire», onglet «archives» LA VALIDATION DES FACTURES : Partnerimmo

154 Après avoir terminé la saisie, cliquez sur. LA VALIDATION DES FACTURES EST DEFINITIVE. La validation injecte les écritures dans la comptabilité. Les comptes comptables sont mouvementés. Confirmation de la Validation : Oui ou Non. Un contrôle est alors effectué sur l équilibre des écritures. Si le solde des cumuls n est pas égal à zéro, vous ne pouvez pas valider. Partnerimmo

155 Permettent de créer manuellement des mouvements sur les comptes propriétaires et locataires. Deux types de saisie existent : la saisie locataire et la saisie propriétaire. IL EXISTE UNE DIFFERENCE TRES IMPORTANTE ENTRE CES DEUX TRAITEMENTS : LA SAISIE LOCATAIRE EST EXTRA-COMPTABLE : ELLE NE PERMET DE MOUVEMENTER QUE LES COMPTES LOCATAIRES. ELLE SE FAIT EXCLUSIVEMENT SUR LE JOURNAL QU QUITTANCEMENT. LE JOURNAL DE QUITTANCEMENT N A PAS BESOIN DE CONTREPARTIE. Ex. le fait de facturer au locataire une facture de plomberie n a aucune incidence sur votre balance générale. C est en cela que la saisie locataire est extra-comptable. LA SAISIE PROPRIETAIRE EST COMPTABLE : ELLE PERMET DE MOUVEMENTER TOUS LES COMPTES COMPTABLES : PROPRIETAIRES, FOURNISSEURS, TRESORERIE, CHARGES, HONORAIRES LE CHOIX D UN JOURNAL EST OBLIGATOIRE POUR LA COMPTABILISATION DES ECRITURES : ACHAT, OPERATIONS DIVERSES, BANQUE, HONORAIRES LES SAISIES PASSEES SUR CES JOURANUX ONT BESOIN D UNE CONTREPARTIE : TOUTE OPERATION COMPTABLE DE DEBIT OU DE CREDIT DOIT ETRE EQUILIBREE PAR UNE OPERATION COMPTABLE OPPOSEE DE CREDIT OU DE DEBIT DU MEME JOURNAL. Ex : quand on facture au propriétaire des honoraires de location : on débite le mandant du montant des honoraires pour créditer le compte d honoraires de location du même montant. Partnerimmo

156 Permet de mouvementer manuellement les comptes comptables. Toutes ces écritures vont avoir une incidence sur le contenu de la balance générale LA SAISIE D ECRITURES : - La saisie se fait, par défaut, à la DATE DU JOUR. Vous pouvez la modifier. LA SAISIE DOIT ETRE FAITE A UNE DATE POSTERIEURE A LA DERNIERE VALIDATION DE COMPTE DE GERANCE. - Sélectionner le JOURNAL. Pour ce faire, suivez le raisonnement suivant : L écriture que vous souhaitez saisir entraîne t-elle un mouvement, en plus ou en moins, sur votre compte bancaire? Si oui, utilisez le journal de banque (BQ). Si non, utilisez le journal d opérations diverses (OD). Dans ce dernier cas, vous pouvez être plus précis en utilisant : Le journal d achat (AC) pour l imputation des factures aux propriétaires en créditant les fournisseurs (Attention, la facture sera payée ultérieurement). Le journal d a nouveaux (AN) pour la reprise des soldes de votre balance comptable quand vous débutez votre activité sur Partnerimmo. Le journal d opérations diverses (OD) pour toutes les autres opérations qui ne modifient pas votre compte bancaire. UNE FOIS LE JOURNAL SELECTIONNE, CELUI-CI EST MEMORISE POUR L ENSEMBLE DE LA SAISIE. Vous êtes donc obligés de valider la saisie ou de la supprimer avant de sélectionner un autre journal. - Renseignez le COMPTE GENERAL sur lequel vous voulez opérer une saisie. Permet de classer les comptes dans l ordre alphabétique de leur libellé. Permet de classer les comptes dans l ordre numérique de leur référence. 40xxxx Fournisseurs 41xxxx Mandants 46xxxx Honoraires 47xxxx Attente Permet d accéder à la consultation du compte sélectionné sans avoir à sortir de la saisie. Partnerimmo

157 Permet de mémoriser le libellé pour les écritures suivantes. VOUS NE DEVEZ EN AUCUN CAS SAISIR EN COMPTE GENERAL, UN COMPTE DE CLASSE 5 CAR LE COMPTE DE TRESORERIE SERA AUTOMATIQUEMENT MOUVEMENTE PAR LA SELECTION DU JOURNAL DE BANQUE ASSOCIE. - Les champs IMMEUBLE et SOUS COMPTE sont liés. Ils permettent l analyse de l écriture à l intérieur de l immeuble. Cette analyse est indispensable pour établir la déclaration des revenus fonciers et la régularisation des charges locatives. Indiquez donc l immeuble et le sous compte (classe 6 pour les dépenses et 46 pour les honoraires) pour toutes saisies de dépenses, dès quelles sont récupérables sur le locataire et/ou déductibles des impôts. RENDEZ-VOUS EN «PARAMETRES», «PLAN COMPTABLE» AFIN DE VERIFIER LE PARAMETRAGE DU SOUS COMPTE (TAUX DEDUCTIBLE ET RECUPERABLE). Pour que la dépense soit prise en compte dans la régularisation des charges locatives : - Si vous avez créé en «mise à jour immeuble», onglet «tantièmes» des clés de charges, sélectionnez la clé de charges sur laquelle la dépense doit se répartir : - Si vous facturez les charges aux locataires de façon isolée, renseignez le local sur lequel la charge doit être imputée : - Indiquez le LIBELLE. Il est mémorisé, par défaut, pour l écriture suivante. Il apparaît ensuite, notamment, sur les consultations de comptes et les comptes de gérance. - Indiquez le NUMERO DE PIECE qui correspond soit au numéro de chèque soit au numéro de facture. Cela facilitera le rapprochement bancaire et la recherche d une pièce. - Indiquez le MONTANT correspondant en débit ou en crédit. - Cliquez sur pour enregistrer cette écriture. En cas d écriture sur le journal de banque, l enregistrement de la première ligne va créer automatiquement la contrepartie sur le compte de classe 5. Pour les autres journaux, il vous reste à passer manuellement la contrepartie de sorte que le solde des cumuls débit Partnerimmo

158 et crédit soit égal à zéro. LE SOLDE DES CUMULS DE VOS ECRITURES DOIT IMPERATIVEMENT ETRE À ZERO AFIN DE VALIDER LA SAISIE LA MODIFICATION D ECRITURES : Tant que ces écritures ne sont pas validées, vous pouvez les modifier : - Cliquez sur la ligne en question, elle se grise. - Cliquez sur. L écriture apparaît sur la partie supérieure de la fenêtre. - Effectuez vos corrections et cliquez sur pour les enregistrer. DES QUE VOUS EFFECTUEZ UNE MODIFICATION D ECRITURE, LA CONTREPARTIE EST AUTOMATIQUEMENT SUPPRIMEE LA SUPPRESSION D ECRITURES : Tant que ces écritures ne sont pas validées, vous pouvez les supprimer : - Cliquez sur la ligne en question, elle se grise. - Cliquez sur. DES QUE VOUS EFFECTUEZ UNE SUPPRESSION D ECRITURE, LA CONTREPARTIE EST AUTOMATIQUEMENT SUPPRIMEE L EDITION D ECRITURES : Après avoir terminé la saisie, une vérification sur papier est disponible. Cliquez sur. L aperçu de vos écritures apparaît. Vous pouvez l imprimer LA VALIDATION D ECRITURES : Après avoir terminé la saisie, cliquez sur. LA VALIDATION DES SAISIES PROPRIETAIRES EST DEFINITIVE. La validation injecte les écritures dans la comptabilité. Les comptes comptables sont mouvementés. Confirmation de la Validation : Oui ou Non. Un contrôle est alors effectué sur l équilibre des écritures. Si le solde des cumuls n est pas égal à zéro, vous ne pouvez pas valider. Partnerimmo

159 UN ACOMPTE PROPRIETAIRE - Débit du propriétaire. - Pas d immeuble, pas de sous compte. - Ne pas oublier le n de pièces (n du chèque). - La contrepartie est automatique sur la banque. Les écritures sont équilibrées. Vous pouvez valider. L ENCAISSEMENT D UN CHEQUE PROPRIETAIRE - Crédit du propriétaire. - Pas d immeuble, pas de sous compte. - Ne pas oublier le n de pièces (n du chèque). - La contrepartie est automatique sur la banque. Les écritures sont équilibrées. Vous pouvez valider. LE PAIEMENT D UNE DEPENSE PAR LA BANQUE Partnerimmo

160 - Débit du propriétaire. - Immeuble pour lequel la dépense est payée et sous compte de charges (classe 6) correspondant au type de dépense. - Ne pas oublier le n de pièces (n du chèque). - La contrepartie est automatique sur la banque. Les écritures sont équilibrées. Vous pouvez valider. PRENDRE SES HONORAIRES (ACOMPTE OU TOTALITE) - Débit du compte honoraire. - Pas d immeuble, pas de sous compte. - Ne pas oublier le n de pièces (n du chèque). - Faire la même chose pour les autres comptes honoraires. Et sans oublier de récupérer la TVA sur ces honoraires : Partnerimmo

161 - La contrepartie est automatique sur la banque pour chacun des comptes saisis. Les écritures sont équilibrées. Vous pouvez valider. LE PAIEMENT DE L ASSURANCE LOYERS IMPAYES - Débit de l assureur, compte Pas d immeuble ni de sous compte. - Ne pas oublier le n de pièces (n du chèque). - La contrepartie est automatique sur la banque. Les écritures sont équilibrées. Vous pouvez valider. IMPUTER DES HONORAIRES DE LOCATION AU PROPRIETAIRE 1) le débit au propriétaire - Journal OD - Débit du propriétaire pour un montant TTC. - Immeuble pour lequel les honoraires sont pris et sous compte de commission location. 2) le crédit sur le compte honoraire de location - Journal OD - crédit du compte de commission location pour un montant HT. - Pas d immeuble, pas de sous compte. Partnerimmo

162 3) le crédit sur le compte de TVA collectée par l entreprise - Journal OD - crédit du compte de TVA collectée pour un montant de TVA - Pas d immeuble, pas de sous compte. - Les écritures sont équilibrées. Vous pouvez valider. RESTITUER AU PROPRIETAIRE UN DEPOT DE GARANTIE INITIALEMENT CONSERVE EN LE FAISANT APPARAITRE SUR LE COMPTE DE GERANCE 1) le débit en non disponible du propriétaire - Journal OD - Débit du propriétaire. - Immeuble du locataire dont le dépôt de garantie est restitué avec sous compte de dépôt de garantie conservé Partnerimmo

163 2) le crédit en disponible du propriétaire - Journal OD - Crédit du propriétaire. - Immeuble du locataire dont le dépôt de garantie est restitué avec sous compte de dépôt de garantie reversé Les écritures sont équilibrées. Vous pouvez valider. Dans notre exemple, les 2300 euros vont se cumuler aux recettes du propriétaire sur son compte de gérance. RESTITUER AU PROPRIETAIRE UN DEPOT DE GARANTIE INITIALEMENT CONSERVE EN LUI FAISANT UN CHEQUE (ou virement) - Journal de banque Partnerimmo

164 - Débit du propriétaire. - Immeuble du locataire dont le dépôt de garantie est restitué avec sous compte de dépôt de garantie conservé Ne pas oublier le numéro du chèque (N Pièces) - La contrepartie est automatique sur la banque. Les écritures sont équilibrées. Vous pouvez valider. SAISIE D UNE DEPENSE PAR UN COMPTE FOURNISSEUR - Journal d achats. - Débit du propriétaire. - Immeuble pour lequel la dépense a été saisie et sous compte de charges (classe 6) correspondant au type de dépense. - Compte fournisseur (classe 40) pour lequel la dépense est saisie. - L enregistrement de l écriture va créer le crédit sur le compte fournisseur. - vous pouvez décocher «contrepartie automatique». Le crédit sur le compte du fournisseur devra alors être saisi manuellement afin que l écriture sur le journal achat soit équilibrée. - Les écritures sont équilibrées. Vous pouvez valider. LA DEPENSE EST IMPUTEE AU PROPRIETAIRE MAIS ELLE N EST PAS PAYEE. LE FOURNISSEUR A UNE CREANCE EN ATTENTE DE PAIEMENT. PAIEMENT D UNE DEPENSE PAR UN COMPTE FOURNISSEUR Une fois la dépense saisie en journal Achat, deux possibilités s offrent à vous pour le règlement de cette facture : Utiliser le traitement fournisseur : traitement qui liste les factures à payer et solde partiellement ou totalement les fournisseurs en mouvementant leurs comptes par le journal de banque. Saisir le règlement de la facture manuellement de la façon suivante : Partnerimmo

165 - Journal de banque. - Débit du compte fournisseur. - Pas d immeuble ni de sous compte. - Ne pas oublier le numéro du chèque (N Pièces) La contrepartie est automatique sur la banque. Les écritures sont équilibrées. Vous pouvez valider. REPRISE DE LA BALANCE COMPTABLE IL EST IMPORTANT, LORSQUE VOUS COMMENCEZ VOTRE ACTIVITE SUR PARTNERIMMO, DE REPRENDRE LE SOLDE DE VOS COMPTES MANDANTS, HONORAIRES, FOURNISSEURS. Si vous débutez la saisie de votre gestion sur Partnerimmo le , la reprise de balance doit être faite la veille, en date du Editer une balance à cette date et suivez les 3 étapes suivantes. 1 ) Reprenez le solde de l ensemble de vos comptes. - Journal A Nouveaux (AN), la veille du début d activité sur Partnerimmo. - Reprendre le solde de tous vos comptes, à l exception de vos comptes de trésorerie (classe 5). - Pour les soldes non disponibles des propriétaires, précisez l immeuble et le sous-compte pour les dépôts de garantie conservés ou pour les provisions pour charges conservées. 2 ) Passez la contrepartie de votre reprise de solde. Partnerimmo

166 - Journal A Nouveaux (AN), la veille du début d activité sur Partnerimmo. - Sur le compte de reprise de solde Pour un montant correspondant au solde des cumuls précédemment saisis afin que les débits = les crédits. - Les écritures sont équilibrées. Vous pouvez valider. 3 ) Soldez le compte de reprise de solde. - Journal de banque, toujours la veille du début d activité sur Partnerimmo. - Compte de reprise de solde Pas d immeuble, pas de sous compte. - Mettre le montant opposé à celui précédemment saisi afin que le compte soit soldé. - La contrepartie est automatique sur la banque. Les écritures sont équilibrées. Vous pouvez valider. A TITRE DE VERIFICATION, CE DERNIER MONTANT DOIT CORRESPONDRE AU SOLDE DE VOTRE COMPTE DE TRESORERIE APPARAISSANT SUR LA BALANCE INITIALEMENT EDITEE. Partnerimmo

167 Permet de mouvementer manuellement les comptes locataires. Ces écritures sont extracomptables. La balance générale ne sera pas mouvementée. Seuls les soldes locataires seront différents RAPPEL: Quand vous souhaitez facturer un élément supplémentaire à un locataire toujours en place, il est préférable d utiliser la «mise à jour locataire», onglet «quittance ment» : - Cliquez sur nouveau. Sélectionnez la rubrique. - Indiquez le montant qui peut être en plus ou en moins du quittancement à venir. CES RUBRIQUES S AJOUTENT AU PROCHAIN AVIS D ECHEANCE DU LOCATAIRE. ELLES SERONT DETAILLEES COMME DANS L EXEMPLE CI-DESSOUS : 2.2. LA SAISIE D ECRITURES : Permet de : - de rectifier un quittancement déjà validé. - de saisir les a-nouveaux locataires lors de la création de vos fichiers sur Partnerimmo. - de facturer sur le compte locataire une rubrique supplémentaire sans avoir à attendre un avis d échéance (obligatoire pour les locataires sortis). Partnerimmo

168 - La saisie se fait, par défaut, à la DATE DU JOUR. Vous pouvez la modifier. - Il n est pas nécessaire de sélectionner un journal car la saisie locataire se fait exclusivement sur le journal de quittancement. - Renseignez le COMPTE LOCATAIRE sur lequel vous voulez opérer une saisie. Permet de classer les locataires dans l ordre alphabétique de leur nom. Permet de classer les locataires dans l ordre numérique de leur référence. saisie. Permet d accéder à la consultation du compte locataire sélectionné sans avoir à sortir de la - Sélectionnez une RUBRIQUE DE FACTURATION. RENDEZ-VOUS EN «PARAMETRES», «RUBRIQUE DE QUITTANCEMENT» AFIN DE VERIFIER LE PARAMETRAGE DE LA RUBRIQUE OU DE CREER UNE NOUVELLE. - Indiquez le LIBELLE. Il apparaît ensuite, notamment, sur les consultations de comptes et les relances locataires. Permet de mémoriser le libellé pour les écritures suivantes. - Vous pouvez indiquer un numéro de PIECE comptable (facultatif). - Indiquez le MONTANT correspondant. Au débit, il s agira d une charge pour le locataire ; au crédit, il s agit d une recette. INDIQUEZ LE MONTANT H.T. POUR LES RUBRIQUES SOUMISES A TVA CAR LA RUBRIQUE 590 TVA SE GENERE AUTOMATIQUEMENT A L ENREGISTREMENT DE LA SAISIE. - Cliquez sur pour enregistrer cette écriture LA MODIFICATION D ECRITURES LOCATAIRES: Tant que ces écritures ne sont pas validées, vous pouvez les modifier : - Cliquez sur la ligne en question, elle se grise. - Cliquez sur. L écriture apparaît sur la partie supérieure de la fenêtre. - Effectuez vos corrections et cliquez sur pour les enregistrer LA SUPPRESSION D ECRITURES LOCATAIRES : Partnerimmo

169 Tant que ces écritures ne sont pas validées, vous pouvez les supprimer : - Cliquez sur la ligne en question, elle se grise. - Cliquez sur L EDITION DE SAISIE LOCATAIRES: Après avoir terminé la saisie, une vérification sur papier est disponible. Cliquez sur. L aperçu de vos écritures apparaît. Vous pouvez l imprimer LA VALIDATION D ECRITURES : Après avoir terminé la saisie, cliquez sur. LA VALIDATION DE LA SAISIE LOCATAIRES EST DEFINITIVE. ELLE A PLUSIEURS CONSEQUENCES : Les locataires sont mouvementés des montants quittancés rubrique par rubrique sur le journal QU à la date de la saisie. Les propriétaires qui ont souscrit une assurance loyers impayés sont mouvementés sur le journal AS à la date de la saisie si celle-ci porte sur des rubriques assurées. L écriture comptable est la suivante. Reprenons notre exemple ci-dessus, soit 123,45 à assurer. Le Taux d assurance facturé au propriétaire est de 2,5% TTC et le taux que l assureur vous facture est de 2% TTC. Partnerimmo

170 REMBOURSEMENT AU LOCATAIRE D UNE FACTURE D ENTRETIEN - Le locataire. - Rubrique de facture d entretien. - Identification de la facture par le libellé et le n de pièces (n de facture). - Montant au crédit, il s agit d une recette pour le locataire qui va venir en moins de son solde. - Pas de contrepartie. La saisie locataire est extracomptable. Vous pouvez valider. FACTURATION AU LOCATAIRE DE LA TAXE D ORDURES MENAGERES - Le locataire. - Rubrique de Taxes d ordures ménagères. - le libellé et le n de pièces (n de facture). - Montant au débit, il s agit d une charge pour le locataire qui va venir en plus de son solde. - Pas de contrepartie. La saisie locataire est extracomptable. Vous pouvez valider. ANNULATION D UNE RUBRIQUE DE FRAIS DE RELANCE - Le locataire. - Rubrique de frais de relance. - le libellé. - Montant au crédit, il s agit d une recette pour le locataire qui va venir en moins de son solde. - Pas de contrepartie. La saisie locataire est extracomptable. Vous pouvez valider. REPRISE DE LA BALANCE LOCATAIRE IL EST IMPORTANT, LORSQUE VOUS COMMENCEZ VOTRE ACTIVITE SUR PARTNERIMMO, DE REPRENDRE LE SOLDE DE VOS COMPTES LOCATAIRES. Partnerimmo

171 Si vous débutez la saisie de votre gestion sur Partnerimmo le , la reprise de balance doit être faite la veille, en date du Editez une balance à cette date et reprenez le solde de chacun des locataires en détaillant celui-ci, rubrique par rubrique. Partnerimmo

172 Permet de visualiser les écritures passées sur chaque compte comptable sur une période citée. Cette consultation concerne tous les comptes figurant sur la balance générale : 3. les fournisseurs (classe 40) 4. Les mandants (classe 41) 5. Les comptes cabinet (classe 468) 6. Les comptes d attente (classe 47) 7. Les comptes de trésorerie (classe 5) Permet de classer les comptes dans l ordre alphabétique de leur libellé. Permet de classer les comptes dans l ordre numérique de leur référence. Permet d accéder à la mise à jour du propriétaire sans avoir à sortir de sa consultation. Permet d avoir une impression papier de la consultation. Permet d actualiser après, notamment, un changement de période de consultation. La consultation propriétaires présente également plusieurs options. Nous allons les détailler ci-dessous : Partnerimmo

173 1. FILTRER UN COMPTE PROPRIETAIRE : Permet de limiter votre consultation selon deux critères : un immeuble et/ou un sous compte dans une période déterminée. Seules les écritures de cet immeuble avec ce sous compte vont alors apparaître : 2. MODIFIER UN COMPTE PROPRIETAIRE: Permet de modifier le libellé, la pièce, le lot et/ou la clé de charges d une écriture passée au préalable. Sélectionnez l option «modifier», double cliquez sur la ligne en cause. Opérez vos modifications et cliquez sur OK. 3. LETTRER UN COMPTE PROPRIETAIRE : Permet de ne pas faire apparaître sur la consultation et sur les documents adressés aux propriétaires, certaines écritures qui s équilibrent (Ex. erreur de saisie). Ainsi, cela permet de clarifier ou de rendre plus présentables les documents. - Sélectionnez l option «lettrer», double cliquez sur les lignes en cause. Elles disparaissent. VOUS NE POUVEZ LETTRER ENSEMBLE QUE DES ECRITURES SAISIES SUR UN MEME JOURNAL, POUR UN MEME MONTANT MAIS DANS LE SENS INVERSE ET DANS LA PERIODE DE GESTION EN COURS. -Cliquez sur. Un contrôle est alors effectué sur l équilibre des écritures lettrées Partnerimmo

174 (DEBIT=CREDIT). Si le solde des écritures lettrées est à O, vous pouvez cliquer sur. En consultation du compte complet du propriétaire, les écritures lettrées sont alors codifiées avec une coche dans la dernière colonne intitulée «L». Elles n apparaîtront plus sur la consultation disponible du propriétaire et son compte de gérance. Si le solde des écritures lettrées n est pas à 0, vous pouvez cliquer sur pour enlever la ligne sélectionnée du lettrage ou sur nouvelle ligne à lettrer. pour revenir sur le compte propriétaire et sélectionner une 4. DELETTRER UN COMPTE PROPRIETAIRE : Permet de corriger une erreur de lettrage faîte au préalable. Une fois l option de délettrage renseignée, il vous suffit de cliquer sur les lignes que vous souhaitez délettrer. VOUS NE POUVEZ DELETTRER ENSEMBLE QUE DES ECRITURES SAISIES SUR UN MEME JOURNAL, POUR UN MEME MONTANT MAIS DANS LE SENS INVERSE ET DANS LA PERIODE DE GESTION EN COURS. 5. LE DISPONIBLE DU COMPTE PROPRIETAIRE : Permet de visualiser toutes les écritures qui sont reversées au propriétaire. Il reflète le compte de gérance. En cliquant de nouveau sur l option «disponible», une fonction supplémentaire apparaît en bas à gauche. Elle permet d avoir le solde réel du propriétaire, c'est-à-dire déduction faite des honoraires de gestion, des frais fixes et de la TVA. IL S AGIT D HONORAIRES QUI RESTENT PROVISOIRES ET QUI NE DEVIENDRONT ACQUIS QU À LA VALIDATION DU COMPTE DE GERANCE. Partnerimmo

175 23. LE NON DISPONIBLE DU COMPTE PRORPIETAIRE : Permet de visualiser toutes les écritures qui sont conservées pour le compte du propriétaire. Elles ne lui sont pas reversées car elles sont saisies avec un sous compte qui n est pas édité sur le compte de gérance. Peuvent être conservées : les dépôts de garantie (462010) ou provisions pour charges (462015). 24. LE COMPTE COMPLET DU PROPRIETAIRE : Permet de visualiser toutes les opérations passées sur le compte du propriétaire, que les écritures soient conservées, reversées, ou lettrées. POUR CHAQUE CONSULTATION, LE LOGICIEL VOUS PROPOSE UNE PERIODE PAR DEFAUT. VOUS POUVEZ LA MODIFIER QUAND VOUS LE SOUAITEZ. PENSEZ A ACTUALISER REGULIEREMENT LA CONSULTATION AFIN D AVOIR LES DERNIERES ECRITURES SAISIES A L ECRAN. Rappel: Permet d actualiser après, notamment, un changement de période de consultation. Partnerimmo

176 Permet de visualiser les écritures passées sur chaque compte locataire sur une période citée. Permet de classer les comptes dans l ordre alphabétique de leur libellé. Permet de classer les comptes dans l ordre numérique de leur référence. Permet d accéder à la mise à jour du locataire sans avoir à sortir de sa consultation. Permet d accéder directement au compte du propriétaire du locataire consulté. Permet d avoir une impression papier de la consultation. Permet d actualiser après, notamment, un changement de période de consultation. La consultation propriétaires présente également plusieurs options. Nous allons les détailler cidessous: 1. FILTRER UN COMPTE LOCATAIRE : Permet de limiter votre consultation selon deux critères : une rubrique de quittancement et/ou un journal dans une période déterminée. Partnerimmo

177 Seules les écritures de cet rubrique sur ce journal vont alors apparaître : 2. MODIFIER UN COMPTE PROPRIETAIRE: Permet de modifier le libellé, la pièce, et/ou la rubrique de quittancement d une écriture passée au préalable. Sélectionnez l option «modifier», double cliquez sur la ligne en cause. Opérez vos modifications et cliquez sur OK. 3. LETTRER UN COMPTE LOCATAIRE: Permet de ne pas faire apparaître sur la consultation et sur les documents adressés aux locataires, certaines écritures qui s équilibrent (Ex. erreur de saisie). Ainsi, cela permet de clarifier ou de rendre plus présentables les documents (avis d échéance, relance, quittance). - Sélectionnez l option «lettrer», double cliquez sur les lignes en cause. Elles disparaissent. VOUS NE POUVEZ LETTRER ENSEMBLE QUE DES ECRITURES SAISIES SUR UN MEME JOURNAL, POUR UN MEME MONTANT MAIS DANS LE SENS INVERSE. -Cliquez sur (DEBIT=CREDIT).. Un contrôle est alors effectué sur l équilibre des écritures lettrées Si le solde des écritures lettrées est à O, vous pouvez cliquer sur. En consultation du compte complet du locataire, les écritures lettrées sont alors codifiées avec une coche dans la dernière Partnerimmo

178 colonne intitulée «L». Elles n apparaîtront plus sur les avis d échéance, quittances ou relances locataires Si le solde des écritures lettrées n est pas à 0, vous pouvez cliquer sur pour enlever la ligne sélectionnée du lettrage ou sur nouvelle ligne à lettrer. pour revenir sur le compte locataire et sélectionner une 4. DELETTRER UN COMPTE LOCATAIRE : Permet de corriger une erreur de lettrage faîte au préalable. Une fois l option de delettrage renseignée, il vous suffit de cliquer sur les lignes que vous souhaitez délettrer. VOUS NE POUVEZ DELETTRER ENSEMBLE QUE DES ECRITURES SAISIES SUR UN MEME JOURNAL, POUR UN MEME MONTANT MAIS DANS LE SENS INVERSE. 5. LE COMPTE COMPLET DU LOCATAIRE: Permet de visualiser toutes les opérations passées sur le compte du locataire, que les écritures soient lettrées ou non. 6. LE COMPTE NON SOLDE DU LOCATAIRE: Permet de ne visualiser que les rubriques qui restent dues par le locataire. 7. LE NON LETTRE DU COMPTE LOCATAIRE: Permet de ne visualiser que les écritures qui n ont pas été lettrées. POUR CHAQUE CONSULTATION, LE LOGICIEL VOUS PROPOSE UNE PERIODE PAR DEFAUT. VOUS POUVEZ LA MODIFIER QUAND VOUS LE SOUAITEZ. PENSEZ A ACTUALISER REGULIEREMENT LA CONSULTATION AFIN D AVOIR LES DERNIERES ECRITURES SAISIES A L ECRAN. Rappel: Permet d actualiser après, notamment, un changement de période de consultation. Partnerimmo

179 Permet d effectuer des courriers auprès de vos locataires et propriétaires en utilisant des matrices Word fusionnées avec des sources de données issues de Partnerimmo. IL EST IMPERATIF QUE L ORDINATAURE SUR LEQUEL EST INSTALLE PARTNERIMMO CONTIENNE LE LOGICIEL DE TRAITEMENT DE TEXTE WORD. 1. LES COURRIERS AUX LOCATAIRES : Permet d éditer des courriers word qui vont reprendre les différents éléments contenus dans la mise à jour des locataires. - Cliquez sur le raccourci. - La fenêtre de sélection des locataires apparaît. - Basculez en bas les locataires concernés. - Puis cliquez sur «Sélectionner votre courrier word, pour l ouvrir». Il existe quelques astuces pour simplifier la sélection des locataires : Vous pouvez classer les locataires, en utilisant la barre de tache, par ville, date d entrée, date de sortie, date de fin de bail. Vous pouvez sélectionner plusieurs locataires en même temps. Maintenez votre doigt sur la touche du clavier et même temps, descendez ou montez avec les flèches de votre clavier. - Le dossier «document locataire» s ouvre. Il contient les différentes matrices Word créées par défaut, qui reprennent les informations saisies en Mise à jour locataire. VOUS POUVEZ ENREGISTRER VOS PROPRES MATRICES DANS CE DOSSIER. IL EST SITUE DANS LE DOSSIER PARTNERIMMO CONTENANT VOS DONNEES INFORMATIQUES. Partnerimmo

180 - Confirmez ce message en cliquant sur le «Oui». Sélectionnez l option suivante : «Ouvrir une copie en lecture seule» Partnerimmo

181 Une fois la matrice ouverte, sélectionnez, dans barre de tache Word, le raccourci suivant : et cliquez sur 0K. LORS DE LA PREMIERE UTILISATION, VOUS DEVEZ CONFIGUER LE PUBLIPOSTAGE DE LA FACON SUIVANTE : Une fois la matrice ouverte, cliquez, dans barre de tache Word afin d ouvrir, l assistant de publipostage. Assurez vous que le type de document est bien une lettre et cliquez sur : La sélection du document de base doit être le document actuel puis cliquez sur : La sélection des destinataires doit être issue d une liste existante ayant recours à la base de données suivante : EXPORTLOC.TXT. Cliquez sur parcourir pour y accéder. Elle est dans le répertoire «documentlocataire» située dans «partnerimmo». Configurer les séparateurs d enregistrements de la façon suivante et cliquez sur OK. La liste des destinataires concernés apparaît ainsi que la concordance des différents champs ; cliquez sur OK. LES MARICES D ORIGINE NE SONT QUE DES EXEMPLES. IL VOUS APPARTIENT DE MODIFIER LE CORPS DU TEXTE, LA MISE EN PAGE OU MEME DE RAJOUTER DES CHAMPS DE FUSION POUR QUE CETTE MATRICE SOIT PERSONNALISEE A VOTRE CONVENANCE. Dans la barre d outils fusion et publipostage, vous pouvez en effet insérer des champs supplémentaires en cliquant sur : Partnerimmo

182 -Placez votre souris à l endroit du courrier où vous souhaitez insérer le champ - sélectionnez le champ voulu. -puis cliquez sur «insérer». NOUS VOUS CONSEILLONS, A CE STADE DU TRAITEMENT, D ENREGISTRER CE DOCUMENT EN CLIQUANT SUR MANIPULATION. Cliquez sur l étape suivante : AFIN DE NE PAS AVOIR A EFFECTUER DE NOUVEAU CETTE Puis sur La matrice est alors fusionnée avec les différents destinataires concernés. Partnerimmo