MARCHE DE FOURNITURE D EQUIPEMENT DE REPROGRAPHIE

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1 MARCHE DE FOURNITURE D EQUIPEMENT DE REPROGRAPHIE N CAHIER DES CLAUSES PARTICULIERES MIDI-PYRENEES INNOVATION 9-11, rue Matabiau BP TOULOUSE cedex 6 Tél : Fax : contact@mp-i.fr OBJET DE LA CONSULTATION Location d un photocopieur numérique noir & blanc et couleur Date d envoi du cahier des charges : 2 novembre 2010 Date limite de remise des offres : 15 novembre 2010 minuit Choix des candidats : 19 novembre 2010 Date d exécution : 1 er décembre 2010 ORGANISME QUI PASSE LA COMMANDE Identité MIDI-PYRENEES INNOVATION 9-11, rue Matabiau BP TOULOUSE cedex 6 Représentant Le Directeur Général de Midi-Pyrénées Innovation Christophe NICOT Marché de fourniture d équipement de reprographie Page n 1/1

2 1) OBJET DE LA CONSULTATION La présente consultation a pour objet la location, l installation et la maintenance d un photocopieur numérique noir & blanc et couleur sur le site de Midi-Pyrénées Innovation (MPI). 2) DUREE Le présent marché prend effet à compter du 1 er décembre 2010 ou, au plus tard à la date de notification. Les propositions porteront sur de la location simple sur 3 et 4 ans (pas d option d achat) Type d utilisation : Photocopie, numérisation Volume annuel (indicatif) : copies Etat actuel du matériel en place : Terme de la location fin Novembre ) CONDITIONS Les candidats doivent être en mesure de mettre à disposition de MPI le matériel, objet de la consultation, pour le 1 er décembre 2010 qui constitue la date prévisionnelle de début d exécution du marché. Le choix du fournisseur sera effectué en tenant compte uniquement des offres remises par les concurrents avant les date et heure limites fixées. 4) PRIX Les prix applicables au titre du présent marché sont fermes pendant la durée totale du marché. Ils se décomposent en : - coût trimestriel de la location du matériel, comprenant l installation, la mise à disposition de l appareil et son enlèvement au terme du marché, la connexion et les options ; - coûts applicables aux copies effectivement réalisées comprenant la maintenance (préventive et curative) du matériel, de la connexion réseau (main d œuvre, déplacements, pièces détachées) et la fourniture des consommables (encres, tambours, agrafes.).papier non compris. Définition du coût copie Le coût de la copie s entend toutes pièces, fournitures et consommables inclus, interventions et déplacements des techniciens compris, à l exception du papier. Les éventuelles pièces ou parties des matériels, qui ne seraient pas comprises dans le cadre du marché, devront être indiquées dans l offre. Toutes celles qui ne seront pas listées dans l offre resteront alors incluses dans le contrat et ne pourront pas faire l objet d une facturation de la part du fournisseur en cas de changement ou de réparation durant toute la durée du marché. Facturation des copies réalisées La facturation sera établie en fonction du nombre de copies réellement effectuées, au moyen du relevé compteur effectué par les services de MPI à partir d un document normalisé (précisant le type de machine, son numéro de série, le jour du relevé et le compteur relevé). La transmission de ce document s effectuera par télécopie ou par courrier. La facturation des copies fera l objet d une facture trimestrielle à terme échu, sur la base du prix copie. 5) CRITERES Les critères de choix retenus pour l analyse des offres sont les suivants : Valeur technique de la proposition (matériel et maintenance) : 30 % (pertinence technique et adéquation du matériel proposé avec les spécifications demandées, qualité des prestations de maintenance et réactivité du SAV, coût d utilisation du matériel, qualité de la formation délivrée aux utilisateurs, pilote d impression ) Coût de la location : 40 % Coût de la maintenance : 30 % Marché de fourniture d équipement de reprographie Page n 2/2

3 6) RESPONSABILITE EN CAS DE DOMMAGES Sauf faute ou négligence de MPI, le fournisseur garantit MPI contre les sinistres ayant leur origine dans les agissements de ses préposés, y compris le recours des tiers. Le fournisseur s'assurera que, par ses interventions, il ne dégrade aucune liaison, connexion, équipement ou dispositif en place sur le site au moment de son intervention, quel qu'en soit leur propriétaire. 7) OBLIGATIONS DU FOURNISSEUR Dans le cadre de la présente consultation, le fournisseur est soumis à une obligation de résultat pour la mise en ordre de marche du matériel fourni. Le fournisseur devra montrer que le matériel qu il a mis en place fonctionne conformément à la description contenue dans son offre. Le fournisseur s assurera de la compatibilité des connexions et logiciels prévus dans la présente consultation avec le réseau informatique actuel de MPI et effectuera l installation et le raccordement à l architecture réseau de MPI. Le fournisseur s'engage à réaliser l'opération confiée telle que demandée au descriptif technique. En cas d'impossibilité à réaliser ses engagements, le fournisseur sera tenu de remplacer à ses frais les dispositifs installés ou restant à mettre en œuvre, par d'autres capables de répondre aux fonctions exigées. 8) FIN DE PRESTATION ET SECURITE DES DONNEES Au terme du contrat, le fournisseur s engage à céder à MPI le disque dur de la machine. Aucun frais ne sera exigé au titre de cette intervention. Les frais d enlèvement du matériel restent à la charge du fournisseur. 9) LIVRAISON Cette prestation inclue, outre l'acheminement du matériel jusque dans les locaux de Midi-Pyrénées Innovation, le déballage de celui-ci, l'enlèvement des emballages et la mise en service. Le matériel est à installer dans les bureaux de Midi-Pyrénées Innovation situés au 4 ème étage (ascenseur). Le fournisseur est réputé connaître les règles de fonctionnement de MPI et accepte toute contrainte de nature à affecter les opérations de livraison. Le fournisseur s engage à ce que la livraison soit effectuée dans le respect des règles de circulation et de sécurité du site. Tout dégât causé lors de la livraison sera supporté par le fournisseur. Celui-ci devra s assurer que l entreprise qui effectue la livraison, le cas échéant, possède les assurances requises. Le matériel, objet du marché, doit être livré pour le 1 er décembre 2010 qui constitue la date prévisionnelle de début d exécution du présent marché ou au plus tard dans un délai de 15 jours à compter de la notification du marché. La mise en ordre de marche du matériel par les soins du fournisseur devra être effective 48 heures après la date de livraison. Retard d installation Si la livraison ou la mise en route opérationnelle du matériel devaient être faites après la date limite contractuellement prévue, et sauf accord express de MPI, ce retard sera sujet à une indemnité calculée selon la formule ci-après : Pénalités = R x 30 H.T. R = Nombre de demi-journées calendaires de retard Si la prestation ne peut être livrée en raison d un retard de livraison du fait de Midi-Pyrénées Innovation, les indemnités ne seront pas dues. Au-delà d un cumul de cinq jours ouvrés de retard dûment constatées, la résiliation du marché peut être prononcée sans mise en demeure préalable, et une pénalité correspondant à un mois total de mensualité sera due par le fournisseur. Marché de fourniture d équipement de reprographie Page n 3/3

4 10) FORMATION DES UTILISATEURS L installation du matériel fera l objet d une formation, dont la date sera fixée au moins 8 jours à l avance, afin de réunir tous les utilisateurs concernés, et devra être effectuée sous vingt jours maximum après l installation. La formation consiste en une démonstration précise et claire des fonctions de la machine installée, tant au niveau de la machine elle-même que de l'interface informatique. Elle a pour objectif que le personnel puisse connaître les fonctionnalités de base de l appareil et assurer les interventions de premier niveau, telles que bourrage de papier, remplacement des cartouches d encre et agrafes ou incidents mineurs n ayant pas un aspect technique. Le fournisseur communiquera les coordonnées d un interlocuteur technique aisément disponible auquel les utilisateurs pourront s'adresser de façon téléphonique ou autre pour compléter leur information au cours du marché. Le responsable achats en charge des moyens généraux et de la reprographie sera l interlocuteur privilégié avec le fournisseur. A ce titre, il pourra demander s il le juge utile des compléments à cette formation. 11) PROPRIETE DU MATERIEL La formule de financement en crédit-bail ou avec option d achat étant expressément exclue, au terme du marché, MPI ne sera en aucun cas propriétaire du matériel installé qui reste la propriété du fournisseur. A la fin du marché, le retrait du matériel sera à la charge du fournisseur, sans indemnité d'aucune sorte. L'état du matériel et son fonctionnement ne pourront être opposés au client, sauf dégradation de son fait. 12) ASSURANCES Le fournisseur sera en possession d une police d assurance destinée à couvrir sa responsabilité civile en cas de préjudices causés à des tiers, y compris l acheteur public, à la suite de tout dommage corporel, matériel et immatériel consécutif ou non, du fait de l opération avant ou après son exécution. Il devra fournir, avant tout commencement d exécution, une attestation de son assureur justifiant qu il est à jour de ses cotisations, et que sa police contient les garanties en rapport avec les prestations objet du présent marché. 13) PRESTATIONS DE MAINTENANCE Le fournisseur s'engage à assurer, outre la mise à disposition du matériel, son entretien préventif et sa maintenance ainsi que le dépannage, la réparation et le remplacement de tout appareil ou pièces défectueuses. Il est précisé qu'au titre de la maintenance, le fournisseur doit assurer la fourniture de tous les consommables (encre, tambours, agrafes, ) nécessaires, à l'exclusion du papier. Cette prestation est incluse dans le coût copie. Délais d intervention Le fournisseur s engagera dans sa proposition sur un délai d intervention à partir de la réception formelle auprès de son S.A.V., par téléphone ou par fax, de la demande de dépannage. Non respect des délais d intervention du SAV En cas de non-respect du délai d intervention, le fournisseur s engage à prévenir le demandeur de son retard, et de proposer une intervention la plus rapide possible. Tout retard sur le délai normal de dépannage donnera lieu à un dédommagement sur la base de 30 H.T. d avoir par demi-journée de retard. 14) ORIGINE DU MATERIEL Le matériel proposé doit être neuf, non reconditionné et être en mesure d'assurer un service régulier. Il sera livré avec socle (si nécessaire) et devra répondre aux caractéristiques minimales énumérées dans la fiche des caractéristiques techniques. Le photocopieur fourni et ses consommables devront satisfaire aux obligations réglementaires et normatives en matière d'hygiène, de sécurité et d antiparasitage. Marché de fourniture d équipement de reprographie Page n 4/4

5 15) PANNE PROLONGEE En cas de panne répétitive ou d absence prolongée de pièces impliquant un arrêt complet ou un disfonctionnement supérieur à 50% des possibilités de la machine, égal ou supérieur à un délai de 5 jours ouvrés, le fournisseur s engage à installer à ses frais un matériel aux performances égales afin d assurer le service, sur lequel les volumes traités seront payables au même coût que la machine ainsi remplacée, pendant tout le temps ou celle-ci restera inutilisable. La machine défectueuse sera alors révisée et réparée dans les ateliers du fournisseur (déplacements à sa charge). Si la panne devait se prolonger au-delà de 25 jours ouvrables, le fournisseur devra définitivement remplacer la machine défectueuse par son équivalente en gamme au jour du remplacement, en le précisant sur un avenant au contrat général mais restant dans les mêmes termes que celui-ci. 16) LITIGES En cas de conflit qui n aurait pu être réglé à l amiable par les deux parties, il sera fait appel à la juridiction compétente du siège social de Midi-Pyrénées Innovation. Marché de fourniture d équipement de reprographie Page n 5/5

6 Conditions de remise des offres Renseignements d ordre juridique et administratif : Nom ou dénomination de l unité ou de l établissement qui exécutera la prestation, adresse, n Siret, n TVA intracommunautaire Nom et qualité de la personne ayant le pouvoir d engager la société : Extrait Kbis de moins de 3 mois Déclaration sur l honneur du respect des obligations fiscales et sociales Liste des références significatives des 3 dernières années. Le présent cahier des charges dument signé. Attestation d assurance En cas de redressement judiciaire, le candidat est tenu de fournir la copie du ou des jugements prononcés à cet effet et d'apporter la preuve que l'autorisation de poursuite de son activité couvre la période correspondant à la durée du présent marché. Renseignements d ordre technique et financier : Le candidat devra fournir un document détaillant : Les éléments techniques du matériel proposé Son offre de prix pour la location Son offre de prix pour la maintenance. Les offres des candidats seront transmises à Midi-Pyrénées Innovation, par remise contre récépissé ou par envoi postal en recommandé avec AR à l adresse suivante : Midi-Pyrénées Innovation 9-11, rue Matabiau B.P Toulouse cedex 6. La remise des offres peut également se faire par mail, selon les mêmes délais que la réception par courrier, à l adresse suivante : marc.bigot@mp-i.fr Date limite de remise des offres : 15 novembre 2010 minuit. Les plis qui seraient reçus par Midi-Pyrénées Innovation après la date et l heure limite précisées ci-dessus ou remis sous enveloppe non cachetée ne seront pas retenus. Ils seront renvoyés à l expéditeur. Lors de l ouverture des plis, si Midi-Pyrénées Innovation constate que les pièces dont la production était demandée sont incomplètes, il sera demandé aux candidats concernés de compléter ces pièces dans un délai de 5 jours calendaires à compter de la date d ouverture des plis. Si les pièces manquantes ne sont pas fournies dans le délai imparti, les candidatures concernées seront rejetées. Pour de plus amples renseignements d ordre administratif ou technique, contacter : Marc Bigot Tél : marc.bigot@mp-i.fr Marché de fourniture d équipement de reprographie Page n 6/6

7 Photocopieur numérique noir & blanc et couleur Volume moyen mensuel de copies estimé : Noir & Blanc : Couleur : CARACTERISTIQUES TECHNIQUES SOUHAITEES Ce volume est donné à titre indicatif pour apprécier les capacités minimales de l appareil. Caractéristiques techniques minimales : Numérique Couleur Noir et blanc + ou -40 pages par minute Multi-copies Format papier : A5 à A3 Sélection automatique du format Grammage : 70 à 210 g - Copie sur différents supports Résolution : 600 dpi Chargeur originaux recto-verso automatique Impression recto-verso automatique Agrafage 1 et 2 points Modules de finition : trieuse / agrafeuse Réduction / agrandissement 2 magasins tiroirs dont un pour A3 (500 feuilles) et A4 (1000 feuilles) Passe copie indépendant Insertion de couvertures Fonction scanner couleur, numérisation A3 et A4 recto / verso vers mail ou poste de travail à une résolution minimale 1200 x 1200 ppp format de remise : TIFF, JPEG, PDF. Conversion texte (OCR) serait un plus. Système de «comptage utilisateurs» permettant, par des codes, de décomposer l utilisation totale en détail des consommations (copies et impressions) par services et par période de facturation. Le fournisseur fournira expressément la procédure d édition des compteurs 50 comptes minimum Interface réseau : L ensemble des accessoires de connexion nécessaires au réseau (y compris les cartes réseau, les câbles et les connecteurs), les logiciels gestionnaires et les pilotes d impression (en français) seront inclus dans l offre. Les logiciels et drivers nécessaires au paramétrage, au pilotage et à l'exploitation complète des fonctions bureautiques des appareils et de leurs options par différents utilisateurs (administrateur du parc et employés) seront installés et utilisables sans limite, notamment dans le nombre de licences. La concession de droit d'usage sera incluse dans le prix du marché et ne fera l'objet d'aucun paiement périodique supplémentaire. Les logiciels doivent être compatibles avec le système d'exploitation de type WINDOWS XP, VISTA, WINDOWS 7 et Mac OS X 10.4 et versions ultérieures. Il doivent être utilisables à partir des applications de bureautique de type Microsoft Office, Sage, ainsi que des applications de création graphique (QuarkXPress ; Adobe Créative Suite Illustrator, Photoshop) utilisées sous environnement Mac OS X Réseau de MPI : Ethernet 10/100 Base T utilisant le protocole TCP/IP. Les connecteurs sont de type RJ 45. Accessoires Meuble support si nécessaire OPTION : Carte Fax Marché de fourniture d équipement de reprographie Page n 7/7