MARCHE DE LOCATION ET MAINTENANCE DE MATERIEL DE REPROGRAPHIE CAHIER DES CHARGES
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- Jean-Michel Chaput
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1 - 1 - MARCHE DE LOCATION ET MAINTENANCE DE MATERIEL DE REPROGRAPHIE Référence : 2007/Service administratif et financier/n 2 CAHIER DES CHARGES Nature de la procédure employée : procédure adaptée en application de l article 28 / 30 adapter du code des marchés publics. Le présent cahier des charges comporte 11 pages numérotées de 1 à 11.
2 - 2 - Personne publique contractante : Dénomination : CHAMBRE DES METIERS ET DE L ARTISANAT d Eure Et Loir Type d acheteur public : Chambre Consulaire Adresse Ville - : 24 boulevard de la Courtille CHARTRES Téléphone : Télécopie : myriam.calvez@cm-28.fr Objet du marché : Location/maintenance de matériels de reprographie Date de rédaction du C.C.A.T.P : 02 octobre 2007 Le présent C.C.A.T.P comporte 16 articles numérotés de 1 à 15 et 11 pages numérotées de 1 à 11 Sommaire 4 ARTICLE 1 : objet du marché 4 ARTICLE 2 : description du matériel 4 ARTICLE 3 : pièces constitutives du marché 4 ARTICLE 4 : durée 4 ARTICLE 5 : délais et lieu d exécution 4 ARTICLE 6 : livraison, vérifications et admission des prestations 4 ARTICLE 7 : maintenance du matériel 4 ARTICLE 8 : modifications du matériel 4 ARTICLE 9 : assurance 4 ARTICLE 10 : stipulations relatives a l application des conditions générales de vente du bailleur 4 ARTICLE 11 : obligations de l établissement preneur 4 ARTICLE 12 : prix 4 ARTICLE 13 : pénalités 4 ARTICLE 14 : avance et acompte 4 ARTICLE 15 : paiements
3 - 3 - Article 1 : Objet du marché Le présent marché a pour objet la location et la maintenance par le titulaire, ci-après désigné «le bailleur», à l établissement public, désigné ci-après «l établissement preneur», de matériels reprographie. La prestation comprend : 4 La location proprement dite des matériels dont la nature et les caractéristiques correspondent aux besoins exprimés à l article 2 du présent document; 4 La livraison et la mise en service dans les locaux de l établissement conformément à l article 4; 4 La maintenance dans les conditions décrites à l article 2; 4 L enlèvement des matériels à l issue du marché ; 4 La formation des personnels de l établissement preneur habilités à utiliser les matériels, 4 La fourniture de la documentation commerciale et technique, en langue française, et relative aux appareils mis en location ainsi que leur gamme d accessoires. 4 Une offre comprenant la reprise de la fin de la première location (fin Avril) concernant 2 matériels. Article 2 : Description du matériel 1.1 Nature des matériels Les matériels faisant l objet du marché sont des photocopieurs numériques à usage professionnel dont les caractéristiques principales sont indiquées en annexe 1.2 Eta t des matériels loués Les matériels loués doivent être neufs. 1.3 Conformité aux normes et règlement Les matériels fournis seront garantis conformes aux normes françaises en vigueur et à la marque CE, particulièrement au regard de l émission de rayonnement. Le fournisseur s engage à fourni pour chaque machine un document attestant le respect de ces normes et indiquant notamment la quantité d ozone rejeté par les machines. 1.4 Modification du matériel loué Les modifications pourront s effectuer dans le cadre des stipulations de l article 8 ci-dessous.
4 - 4 - Article 3 : Pièces constitutives du marché Les candidatures et les offres seront adressées à la CMA d Eure et Loir au plus tard à la date indiquée dans l avis de publicité. Toute candidature/offre reçue postérieurement à cette date sera rejetée. Les candidatures doivent impérativement, pour être admissible contenir les documents suivants : -Déclaration du candidat (DC5) -Le contrat et ses annexes : Annexe n 1 : «prix et caractéristiques des appareils» Annexe n 2 : «description des prestations de maintenance» Annexe n 3 : «formation des personnels» Annexe n 4 : «prescriptions du titulaire pour l installation des matériels» -Le présent cahier des clauses administratives et techniques particulières; -La documentation technique des matériels; Le contrat et ses annexes ainsi que le présent document, qui, en cas de litige, font seuls foi, sont établis en un seul exemplaire original conservé par l établissement preneur. Article 4 : Durée 4.1. Durée du marché Le présent marché prend effet à compter de sa notification. La notification consiste en l envoi du marché signé au bailleur par tout moyen permettant de donner date certaine. La date de notification est la date de réception du marché par le bailleur Durée de la location/maintenance La location/maintenance prend effet à compter du lendemain de la date d administration du matériel pour une durée de 60 mois(soixante). Toutefois; l établissement preneur peut à tout moment, qu il y ait ou non faute du bailleur, mettre fin à l exécution des prestations, objets du marché Si, le bailleur, peut prétendre, à une indemnité de résiliation; son montant est obtenu en appliquant au montant initial du marché diminué du montant des prestations admises, un pourcentage égal à 4%. Article 5 : Délais et lieu d exécution : 5.1. Délai de mise à disposition des matériels Les matériels devront être livrés, installés et mis en service dans le délai maximal de 48 heures à compter du lendemain du jour de la notification du marché Délai d intervention pour les opérations de maintenance curative Les interventions se feront dans le délai de moins de 24h.
5 - 5 - Ce délai est décompté à partir du jour et heure de l appel. Il est prolongé des jours ouvrés, chômés ou fériés, éventuellement compris dans la période d intervention. 5.3 Lieu d exécution des prestations Les matériels sont installés dans les locaux de l établissement preneur : A l adresse suivante : Bâtiment : Principal Etages : Rez de chaussée Salle : Reprographie 5.4 Période d intervention Horaires d ouverture de l établissement preneur : 9h à 12h30 13h30 à 17h Article 6 : Livraison, vérifications et admission des prestations 6.1. Livraison, mise en service et admission du matériel loué Le bailleur livre et met en service le matériel loué au lieu désigné à l article 5. Le matériel est accompagné d une documentation technique rédigée en langue française qui en permet l utilisation optimale Admission des prestations de location/maintenance Les loyers ainsi que les prestations de maintenance seront payés trimestriellement à terme échu sur production d une facture établi en 2 exemplaires. Et qui comprendront les mentions obligatoires suivantes : - le nom et adresse du créancier - le numéro de son compte bancaire ou postal tel qu il est précisé à l acte d engagement - le numéro et la date du marché et de chaque avenant, ainsi que le cas échéant, le numéro et la date des bons de commande - le montant hors TVA de la prestation, éventuellement ajusté ou remis à jour - le taux et le montant de la TVA - le montant total de la prestation - la date En outre, les factures trimestrielles de maintenance seront établies sur la base des copies réalisées par l établissement. Chacune de ces factures devra indiquer les relevés compteur auxquels elle se réfère.
6 - 6 - Article 7 : Maintenance du matériel La maintenance comprend la maintenance préventive et la maintenance curative, telles que décrites ciaprès : 7.1 maintenance préventive La maintenance préventive couvre toutes les opérations de vérification, de contrôle, de test, de réglage, d entretien courant et de remplacement des pièces d usure courante permettant au matériel loué d être utilisé par le client preneur selon l usage auquel il est destiné. La maintenance préventive s opère sur site, pendant les heures d ouverture de l établissement preneur et précisées à l article 5 ci-dessus (période d intervention). Toute intervention est recensée par le bailleur dans le carnet de bord visé ci-après. 7.2 Maintenance curative La maintenance curative couvre toute intervention du bailleur rendue nécessaire afin de rendre utilisable un des éléments essentiels du matériel loué en état de fonctionnement. Le bailleur est tenu, au titre de la maintenance curative, d intervenir dans le délai fixé dans l article 5 cidessus (délai d intervention). Ce délai est compté à partir de la date de réception de la demande de dépannage. Cette demande d intervention est effectuée par téléphone, et immédiatement confirmée par télécopie, télex ou tout moyen permettant de donner date et heure certaine à la demande. Elle s opère sur site pendant les heures d ouverture de l établissement preneur, précisé dans l article 5 cidessus (période d intervention). Toute intervention est recensée par le bailleur dans le carnet de bord visé au paragraphe 7.3 ci-après. En cas d impossibilité de réparer le matériel sur site, le bailleur livre gratuitement dans le local d utilisation de l établissement preneur un matériel de remplacement présentant des caractéristiques équivalentes dans le délai de 24 heures à compter du jour d intervention. 7.3 Carnet de bord Pour chaque équipement loué, est remis à l établissement preneur un carnet de bord destiné à consigner notamment : > Les dates, heures et délais d intervention > La période d indisponibilité > La nature des pannes constatées et les mesures prises > Le nom et la signature du technicien ayant effectué l intervention.
7 Exclusion de la prestation de maintenance La maintenance ne couvre pas la réparation des défaillances causées par : > une négligence ou un usage du matériel non conforme à la documentation technique du matériel; > les réparations effectuées par l établissement preneur ou par un tiers non habilité par le bailleur; > l utilisation de consommables (à l exclusion de supports dont les caractéristiques correspondent au présent C.C.A.T.P) et/ou d un courant électrique non approprié, contraires aux spécifications du constructeur. Article 8 : Modification du matériel Dans le cas ou le bailleur envisagerait d apporter des modifications techniques au matériel loué, il est tenu de soumettre à l établissement preneur un dossier motivé précisant notamment: 4 Les caractéristiques techniques du matériel initial objet du marché ; 4 Les caractéristiques techniques du nouveau matériel ; 4 Une comparaison entre les 2 matériels démontrant que le nouveau est conforme aux spécifications techniques du présent C.C.A.T.P En tout état de cause, 4 Le nouveau matériel doit être conforme aux spécifications du C.C.A.T.P et être techniquement équivalent ou supérieur au matériel initial, objet du marché et décrit en annexe 1 à l acte d engagement ; 4 Les prix de location et de maintenance du nouveau matériel ne peuvent être supérieurs à ceux du marché initial. Si la demande du bailleur recueille l approbation de l établissement preneur, le bailleur en est avisé par lettre recommandée avec avis de réception postal. Dans le cas contraire et si le bailleur n était plus en mesure d assurer l exécution du marché dans ces conditions initiales, le marché est résilié de plein droit aux torts du titulaire et sans que le bailleur puisse prétendre à indemnité. Cette réalisation est effectuée sans mise en demeure. Article 9 : Assurance Dans le cadre de son activité, objet du présent marché, le bailleur atteste de sa couverture par la souscription d une police d assurance garantissant les conséquences pécuniaires de sa responsabilité civile susceptible d être engagée pour les dommages matériels et corporels. Il s engage, sur toute demande faite par l établissement preneur par lettre recommandée avec avis de réception postal ou en cas de modification des conditions de sa police d assurance, à communiquer une attestation de souscription de la police d assurance en cours de validité. A défaut de production dans un délai de 15 jours ouvrés comptés à partir de la réception de la demande, le marché pourra être résilié.
8 - 8 - Article 10 : Stipulations relatives à l application des conditions générales de vente du bailleur Les conditions générales de vente figurant, le cas échéant, au tarif ou sur les factures du bailleur ne sont pas applicables au présent marché. Article 11 : Obligation de l établissement preneur L établissement preneur s engage à porter ces obligations à la connaissance de tous les utilisateurs des matériels loués Usage du matériel L établissement preneur doit respecter l usage pour lequel le matériel lui a été loué et ne peut en changer la destination Disponibilité du matériel L établissement preneur ne peut déplacer le matériel loué, sans avoir obtenu l accord écrit et préalable du bailleur, à titre gratuit ou onéreux, ni céder, ni sous-louer, ni consentir ou laisser acquérir de quelconques droits sur ce matériel. De même il s interdit de masquer ou de démonter les plaques d identification apposées sur les matériels loués Entretien du matériel Entretien courant L entretien courant du matériel loué s entend du changement de ses éléments ne nécessitant pas de connaissances particulières des règles de l art, notamment le toner; le bailleur s étant engagé à former à cet entretien courant deux personnes du service utilisateur de l établissement preneur lors de la mise en service du matériel. L établissement preneur laisse à la charge du bailleur toutes les autres opérations d entretien Entretien nécessitant des connaissances particulières des règles de l art L établissement preneur ne peut s opposer à ce que les opérations nécessaires et incombant au bailleur, telles que décrites à l article 7, soient effectuées par ce dernier. L établissement preneur doit exclusivement faire appel au personnel spécialisé du bailleur pour assurer la maintenance du matériel loué.
9 Restitution du matériel A l issue de la période de location, le matériel doit être restitué au bailleur dans son état d usage. Les frais d enlèvement sont à la charge du bailleur. L établissement preneur doit rembourser tout matériel volé ou détruit dans ses locaux pendant la période de location, à concurrence de sa valeur résiduelle. Article 12 : Prix Les prix comprennent pour chaque appareil de reprographie d une part de redevance trimestrielle de location et d autre part une redevance trimestrielle de maintenance. C est un montant payable chaque trimestre et déterminée à partir d un volume de copies réalisées par l établissement preneur par appareil en appliquant le tarif figurant en annexe n 1 à l acte d engagement. Ce forfait comprend : 4 toutes les interventions sous réserve des dispositions de l article 7.4 ci-dessus ; 4 les consommables (hors papier, supports spéciaux) ; 4 les pièces ou éléments de rechange ; 4 l outillage 4 les frais de main d oeuvre, y compris les indemnités de déplacement ; 4 tout les frais nécessaires au bon fonctionnement des matériels loués. Article 13 : Pénalités 13.1 Pénalités pour retard de livraison et de mise en service des matériels loués Lorsque les délais contractuels de livraison et de mise en service des matériels loués sont dépassés, le bailleur encourt, sans mise en demeure préalable, une pénalité égale à 1/60ème du coût trimestriel de location par jour de retard Pénalités pour indisponibilité : Un matériel est déclaré indisponible lorsque son utilisation est rendue impossible, soit par le fonctionnement défectueux d un élément, soit par le jeu des dispositifs de sécurité et de contrôle qui y sont inclus, et sous réserve des dispositions de l article 7.4 ci-dessus. Le temps d indisponibilité se décompte uniquement dans les limites de la période d intervention définie à l article 5.4 ci-dessus. Lorsque le temps décompté d indisponibilité d une machine, dépasse deux jours ouvrés, le bailleur se verra appliquer, sans mise en demeure préalable, par jour entier d indisponibilité, une pénalité égale à 1/60ème de la redevance trimestrielle de location et de la redevance de maintenance. Article 14 : Avance et acompte
10 Avance Il n est pas versé d avance au titulaire Acomptes Il n est pas versé d acompte au titulaire Article 15 : Paiements 15.1 Modalités de paiement Les prestations, objet du présent marché font l objet de paiement trimestriel à terme échu sur présentation de facture. L unité monétaire de paiement est l euro Présentation des factures Elles sont établies en un original et deux copies portant, outre les mentions légales, les indications suivantes : > les nom et adresse du bailleur > le numéro de son compte bancaire ou postal tel qu il est précisé à l acte d engagement > le numéro et la date du contrat > la prestation et la période trimestrielle concernée > le montant hors TVA > le taux et le montant de la TVA > le montant total TTC 15.3 Délais de paiement Les sommes dues en exécution du présent marché sont payées dans un délai de 30 jours fin de mois à compter de la date de réception de toute demande de paiement. LE PRESIDENT Michel CIBOIS ANNEXE NATURE DES MATERIELS
11 Caractéristiques communes des machines Les performances attendues doivent permettre de répondre aux besoins suivants de l établissement : > Photocopies à l unité ou en nombre de documents imprimés ou manuscrits (texte et graphiques) et occasionnellement de documents photographiques. > Tarif unique quelque soit le format de la copie > Format des originaux : A4, A3 et inférieurs à A4 > Format des copies : A4 et A3 > Reproduction occasionnelle de documents brochés ou reliés (livres, fascicules.) > Système d introduction automatique des originaux > Tri et assemblage des copies > Tirage de dossiers en plusieurs exemplaires > Agrandissement et réduction manuelle des originaux > Reproduction en noir d originaux pouvant comporter différentes couleurs > Réalisation de copies sur papier standard compris entre 64 et 128g/m² > Deux cassettes minimum d alimentation > Réalisation des copies sur supports transparents pour la rétroprojection > Sortie de copies en recto verso > Usage possible en libre service > Piqûre à cheval option livret > Référencement du photocopieur pour des logiciels spécifiques type CAP VALLEY (comprenant des serveurs d impressions) Photocopieur n 1 : > Volume annuel des copies à réaliser : à facturation suite à la détermination d un budget > Comptabilisation des tirages par personne ou par service > Connexion au réseau informatique de l établissement pour fonction imprimante réseau (option) > Fonction télécopieur > Fonction scanner avec envoi par boite mail > Référencement du photocopieur pour des logiciels spécifiques type CAP VALLEY (comprenant des serveurs d impressions) Imprimante couleur n 1: > Volume annuel des copies à réaliser : à facturation suite à la détermination d un budget > Usage possible en libre service > Comptabilisation des tirages par personne ou par service > Connexion au réseau informatique de l établissement pour fonction imprimante réseau (option)
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