Cahier spécial des charges pour la fourniture de quatre photocopieurs multifonctionnels.

Transcription

1 Technifutur asbl 28/02/2011 Cahier spécial des charges pour la fourniture de quatre photocopieurs multifonctionnels. Appel d offre belge général n TF

2 PARTIE A: DISPOSITIONS ADMINISTRATIVES ET CONTRACTUELLES Article 1 : Objet du marché Le marché a pour objet la location et l entretien de 4 appareils «multifonctions» pourvus de fonctions copieur, imprimante réseau, courrier électronique et scanner réseau, selon les descriptions techniques reprises dans la partie B du présent cahier des charges. La durée du contrat de location sera d une période de 5 ans à partir de la date de signature de celui-ci. En option : une variante couleur sera proposée avec son impact sur le prix par poste. La formule retenue est la location + l entretien «omnium», à savoir : la location et l assistance technique complète (pièces, main d uvre et déplacements) ainsi que la fourniture de tous les consommables (à l exception du papier et des agraphes) Article 2 : Dispositions applicables au marché Le marché est soumis à la réglementation relative aux marchés publics de travaux, de fournitures et de services. Tout soumissionnaire est censé connaître et accepter les dispositions reprises dans les textes légaux et réglementaires suivants : a. Loi du 24 décembre 1993 relative aux marchés publics et à certains marchés de travaux, de fournitures et de services (MB du 22 janvier 1994); b. Arrêté Royal du 08 janvier 1996 relatif aux marchés publics de travaux, de fournitures et de services et aux concessionnaires de travaux publics (MB du 26 janvier 1996); c. Arrêté Royal du 26 septembre 1996 établissant les règles générales d exécution des marchés publics et des concessionnaires de travaux publics (MB du 18 octobre 1996); d. Tout autre texte auquel ceux cités ci-dessus se réfèrent; e. Tout autre texte ultérieur complétant et/ou modifiant les lois et arrêtés précités; f. Règlement général pour la protection du travail et la législation de sécurité et d hygiène du travail; g. Les prescriptions du présent cahier spécial des charges et de toutes les annexes jointes. Ces obligations régissent le marché à l exception de toute autre clause, notamment les conditions générales que le soumissionnaire édicterait.

3 Article 3 : Rendeur (organisme responsable du marché) Technifutur asbl Liège Science Park - Rue Bois St-Jean B.4102 SERAING (Ougrée) - Belgique Article 4 : Direction Monsieur Maurice SEMER, Directeur Général. T. +32 (0) Article 5 : Personnes à contacter Pour données techniques : Mr. Georges NIKOLAÏDIS. T. +32 (0) Pour données administratives : Mr. Ruben De La Luz Garcia. T. +32 (0) A1 Dispositions relatives au choix de l adjudicataire Article 6 : Nature et attribution du marché Le marché est un marché de fournitures. Il sera attribué à l issue d une procédure d appel d offres général belge. Article 7 : Variantes ( article 115 de l A.R. du 8 janvier 1996) Les variantes ou suggestions que les soumissionnaires présentent d initiative dans leurs offres seront prises en considération pour autant que celles-ci concernent des fournitures pour le moins équivalentes. Article 8 : Détermination des prix et modalités de paiement (article 86 de l A.R. du 8 janvier 1996) a. Le marché est un marché à bordereau de prix; un prix unitaire unique total sera remis lors de la soumission; b. Les offres doivent mentionner séparément le prix fixe de la location mensuelle hors T.V.A., le taux et le montant de la T.V.A. par machine, le nombre de clicks inclus qui sera minimum de clicks/mois pour l ensemble des machines et le prix par click supplémentaire. Le côut de la maintenance du parc sera également séparé. Le prix global et les prix par machine doivent être exprimés en euros et indiqués forfaitairement en chiffres et en lettres sur le formulaire de soumission ci-joint.

4 Le fournisseur est censé avoir inclus dans les prix tant unitaires que globaux tous les frais et impositions généralement quelconques grevant les fournitures, à l exception de la TVA. Sont inclus dans le prix de la location : la livraison, l installation des appareils et la formation des utilisateurs, le transport, le chargement et déchargement, la mise en place sur le lieu de livraison, la documentation et tous les frais annexes. Le prix de la copie devra être identique quel que soit le format copié ou imprimé (A5, A4 ou A3). Les scans ne seront pas facturés. Le prix communiqué par copie et/ou impression couleur correspondra à un prix en quadrichromie et non par couleur spécifique. La redevance reprobel fera l objet d un poste séparé. c. Les prix sont censés être établis conformément à l article 49 de l AR du 26 septembre 1996 précité; d. Ce prix sera établi en euros. Les factures doivent être accompagnées des pièces justificatives de réception signées par les bénéficiaires; e. La notification, par bon de commande daté et signé, confère à l adjudicataire le droit et l obligation de fournir le matériel qui est indiqué aux lieux et dans les délais qui sont fixés dans le présent cahier spécial des charges. Article 9 : Dépôt des offres (article 106 de l A.R. du 8 janvier 1996) Les offres doivent parvenir au Président de la séance d ouverture des offres à l adresse suivante : Technifutur asbl Liège Science Park Rue Bois St-Jean B.4102 SERAING (Ougrée) - Belgique A l attention de Monsieur Georges NIKOLAÏDIS. L ouverture des offres aura lieu le 6 avril 2011 à 10 h. 30 à la salle de cours 6 à l adresse ci-dessus. Les soumissionnaires sont invités à prendre connaissance des dispositions légales relatives à l envoi et au respect du délai de réception des offres, telles que stipulées à l article 104 de l AR du 8 janvier 1996 rédigé comme suit :

5 Art. 104 : offre est glissée sous pli définitivement scellé, portant l indication de la date de la séance d ouverture des offres, la référence au cahier spécial des charges et, éventuellement, aux numéros des lots visés. En cas d envoi par la poste sous pli recommandé ou ordinaire, ce pli scellé est glissé dans une seconde enveloppe fermée portant comme indication l adresse indiquée dans le cahier spécial des charges et la mention «Offre TF Photocopieurs multifonctionnels.» Pour tous dépôts en main propre, une réception des offres sera assurée de 10 h.00 à 10 h.30. NOTE : Toute offre doit parvenir au Président de la séance d ouverture des offres avant qu il ne déclare la séance ouverte. Une soumission déposée lors de la séance d ouverture des offres ne sera acceptée que si elle est présentée dans le local des adjudications à l heure prévue. Aucun motif (lié par exemple à des problèmes de circulation ) visant à justifier un éventuel retard dans l acheminement des plis vers la salle des adjudications ne sera admis. Toutefois, une offre arrivée tardivement est prise en considération pour autant que l offre ait été déposée à la poste sous pli recommandé, au plus tard le quatrième jour calendrier précédant le jour fixé pour l ouverture des soumissions. Article 10 : Renseignements à fournir par les soumissionnaires (article 90 de l A.R. du 8 janvier 1996) L offre, en français, doit contenir : a. Une description détaillée, une documentation technique complète ainsi que les fiches techniques des fournitures proposées, en français ; b. Tous les renseignements permettant au rendeur d apprécier l offre eu égard aux critères d attribution; c. Pour les sociétés, tout document établissant l identité et les pouvoirs des personnes habilitées à représenter et à engager la société ; L offre sera établie en deux exemplaires en français. Article 11 : Durée de validité des offres (article 116 de l A.R. du 8 janvier 1996) Par dérogation à l article 116 de l AR du 08 janvier 1996, les soumissionnaires s engagent à maintenir leur offre pendant 120 jours de calendrier à dater de l ouverture des offres.

6 Article 12 : Exigences des lois et règlements en vigueur en matière de sécurité et d hygiène En vertu de l article 54 quater 3.2 du règlement Général pour la Protection du Travail (RGPT), le fournisseur est tenu d attester que : a. Les fournitures sont conformes aux exigences des lois et règlements en matière de sécurité et d hygiène ; b. Les conditions non prévues nécessairement dans ces lois ou règlements mais indispensables pour atteindre l objectif fixé à l article 54 quater 2 (élimination des conditions dangereuses de travail) sont respectées. Par ailleurs, les fournitures seront conformes à la réglementation européenne (marquage CE obligatoire). Article 13 : Couverture de la garantie Le prix de location se rapporte à la mise à disposition d un appareil prêt à l emploi durant toute la durée du contrat de 5 années, par conséquent il couvre l entretien et les réparations, y compris les pièces de rechange ( de même que le logiciel nécessaire ), les heures de travail et les frais de déplacement éventuellement, le remplacement de l appareil par une machine présentant les mêmes possibilités d utilisation en cas d une panne impossible à réparer. Pour toute panne qui ne peut être résolue par le responsable de Technifutur (éventuellement par une assistance téléphonique), une intervention technique aura lieu au plus tard le jour ouvrable suivant. Après cinq jours ouvrables, à compter du premier jour suivant le jour auquel l appel de dépannage a été lancé et pendant lesquels un appareil reste hors service, l indemnité mensuelle pour l appareil en question sera diminuée de 25% et, à partir du sixième jour, de 5% par jour supplémentaire de mise hors service. Article 14 : Évaluation des conditions minimales (articles 43, 44 et 45 de l A.R. du 8 janvier 1996) Les soumissionnaires joindront les renseignements et documents suivants (comme précisé dans l avis de marché) : l attestation ONSS et une déclaration sur l honneur attestant que le soumissionnaire ne se trouve dans aucun des cas d exclusion visés à l article 43 de l A.R. du 8 janvier 1996, les documents relatifs au chiffre d affaires global réalisé au cours des 3 derniers exercices.

7 Article 15 : Critères d attribution du présent marché (article 115 de l A.R. du 8 janvier 1996) Il est rappelé que «l accomplissement d une procédure négociée n implique pas l obligation d attribuer le marché». Technifutur peut, soit renoncer à passer le marché, soit refaire la procédure,, au besoin suivant un autre mode (art. 18 alinéa 1 de la loi du 24/12/1993). Dans le cadre de cet appel d offres, Technifutur écarte tout d abord les offres irrégulières ou celles relatives à des fournitures non conformes aux caractéristiques techniques exigées par le cahier spécial des charges. Technifutur peut cependant tenir compte des variantes ou suggestions que les soumissionnaires présentent d initiative dans leurs offres, pour autant que celles-ci concernent des fournitures équivalentes. Technifutur determine alors parmi les offres qui restent en compétition celle qui est la plus intéressante, en tenant compte des critères énumérés ci-après dans un ordre d importance décroissant : L offre sera attribuée au soumissionaire qui a remis l offre jugée, techniquement et fonctionnellement la plus intéressante et qui présentera le meilleur rapport qualité/prix. Les critères d attribution sont : 35% : la valeur technique du matériel et des systèmes proposés. L évaluation se fera sur base de la documentation proposée jointe à l offre, du respect des descriptifs techniques en partie B, de tests fournis par nos services, des démonstrations que le fournisseurs donnera obligatoirement en ses locaux 20 % : le prix du matériel et des systèmes proposés 15% : la qualité des services standards proposés : formation, taux de disponibilité des équipements, l entretien omnium, le délai d intervention, la facilité de remplacement des consommables 10% : la qualité du service de maintenance préventive proposée : nombre de passages du technicien, contenu des services, rapports 10% : la qualité du respect des normes environnementales 5% : le délai de livraison Les cotes ci-dessus seront additionnées pour chaque soumissionaire afin d obtenir une note globale. Le soumissionnaire avec la note globale la plus élevée se verra attribuer le marché.

8 A2 Dispositions relatives à l exécution du marché (A.R. du 26 septembre 1996 et son annexe appelée Cahier général des charges) Article 16 : Notification et livraison Après la notification du choix du fournisseur par le rendeur, les appareils devront être livrés dans le courant du mois suivant. La durée du contrat sera de 60 mois. Adresse de la livraison : TECHNIFUTUR asbl, Liège Science Park, Rue Bois St-Jean 15-17, 4102 SERAING (Ougrée) Article 17 : Réception des appareils et services offerts Après livraison et installation des copieurs, la réception définitive sera réalisée en collaboration avec le fournisseur de façon à vérifier le respect de tout le cahier des charges. Article 18 : Facturation Dans le cadre de ce marché, il ne sera accordé ni avance, ni acompte. Les factures seront établies mensuellement. Conformément à l article 15 2 de l AR du 26 septembre 1996, les factures approuvées seront payées à 30 jours (trente jours) fin de mois à compter de la date à laquelle les formalités de réception provisoire seront terminées, pour autant que le rendeur soit, en même temps, en possession de la facture régulièrement établie et mentionnant la taxe sur la valeur ajoutée, ainsi que les autres documents éventuellement exigés. Chaque facture reprendra les références du marché et de la commande, la nature des marchandises/services. Article 19 : Bon de Commande Le rendeur n est engagé que par les commandes adressées par écrit aux adjudicataires et pour autant que les bons de commande soient signés par le Directeur Général. Article 20 : Responsabilités L (les) adjudicataire(s) assure(nt) seul(s), à l entière décharge du rendeur, la responsabilité de tous dégâts et (ou) accidents quelconques durant l installation des machines chez Technifutur, dans son chef ou celui de son sous-traitant.

9 Article 21 : Révision des prix (article 13 2) Le prix de location et le prix de l impression sont sans révision de prix. Seul les coûts de maintenance peuvent être revus annuellement par une indexation sur la base d une formule en vigueur dans le secteur (à spécifier dans l offre) à la date anniversaire du début du contrat. Le fournisseur devra appuyer sa demande par des données provenant de sources officiellement reconnues. En application de l article 57 de la loi du 30/3/1976 relative aux mesures de redressement économique, un facteur fixe d au moins 20% doit être pris en considération à ce propos. Article 22 : Propriété du Contrat de location Le fournisseur sera le propriétaire des contrats de location signé avec Technifutur. Ils ne seront en aucun cas revendu auprès d une banque ou autre sans en informer Technifutur. En cas de non-accord, Technifutur pourra mettre fin au contrat avec un préavis de 1 mois sans indemnité. Le contrat ne comportera pas de clause de reconduction tacite à la fin de la période de celui-ci.

10 Formulaire de soumission Cahier des charges TF L entreprise - Raison sociale ou dénomination :. - Forme :. - Nationalité :. - Siège social :. - Téléphone :.. - Téléfax :.. - Représentée par le(s) soussigné(s) : - Agissant en qualité de :.. - Activité principale : commerciale : OUI / NON fabrication : OUI / NON - Nombre de travailleurs au moment de la rédaction de l offre : - - Cadres :.. - Employés :. - Ouvriers :. - Siège de l unité de fabrication (lorsque l unité est propre à la firme) : Siège du service commercial :. Confirme que tous les prix sont libellés en euros. S engage à exécuter, conformément aux clauses et conditions du cahier des charges précité, le(s) marché(s) relatifs à la fourniture d un lot repris ci-après, moyennant le prix hors TVA (en toutes lettres) de :

11 A. Inventaire récapitulatif : Variante 1.A. Prix unitaire mensuel par photocopieur noir/blanc : Location et impression :. Maintenance :. Prix total mensuel 4 photocopieurs HTVA :. Taux de TVA : Prix total TVA incluse :. Prix total HTVA pour 5 ans :... Spécifications : - Marque : Type : - Durée de garantie : - Délai de livraison :. - Descriptif complet de la fourniture en vertu du cahier spécial des charges technique (en cas de manque de place, il peut être fait usage de documents libres propres au soumissionnaire. L ensemble des documents formant la soumission devra être coté dans le coin supérieur droit. Le dernier feuillet sera daté et signé par le soumissionnaire) :

12 Variante 1.B. Prix unitaire mensuel pour le photocopieur couleur : Location et impression :. Maintenance :. Prix total mensuel 4 photocopieurs (3 N/B + 1 couleur) HTVA :. Taux de TVA : Prix total TVA incluse :. Prix total HTVA pour 5 ans :... Spécifications : - Marque : Type : - Durée de garantie : - Délai de livraison :. - Descriptif complet de la fourniture en vertu du cahier spécial des charges technique (en cas de manque de place, il peut être fait usage de documents libres propres au soumissionnaire. L ensemble des documents formant la soumission devra être coté dans le coin supérieur droit. Le dernier feuillet sera daté et signé par le soumissionnaire) : Prix total (3 N/B + 1 couleur) photocopieurs HTVA :... Taux de TVA : Prix total TVA incluse :.

13 B. Renseignements généraux Immatriculation ONSS n :. TVA (uniquement en Belgique) n. Les paiements seront valablement opérés par virement : - au compte des chèques postaux n. - au compte n.. - de l établissement financier suivant :.. - ouvert au nom de :. Sont également annexés à la présente soumission tous les renseignements demandés à l article 10 du cahier spécial des charges. Fait à, le. Le soumissionnaire ( nom et signataire )

14 PARTIE B : Spécifications techniques. Modèle 1.A. : Photocopieur multifonctionnels Noir et Blanc Les quatres photocopieurs seront connectés à notre réseau informatique et répondront aux spécifications minimales et aux options possibles suivantes : Technologie de la machine. Scanning, Copie et impression numériques 600 x 600 dpi minimum Vitesse. Jusqu à 60 copies A4 par minute en mode recto comme en mode Recto-verso. (Fournir les tests effectués par des organismes indépendants comme DATAMASTER) Impression par jeux décalés à pleine vitesse. Résolution. 600 x 600 dpi Réduction/Agrandissement : 25 à 400 % Impression Capacité. Formats. 4 magasins papier : 3750 feuilles, by-pass Maximum A3, Minimum A5 Grammages gr/m2 Copie recto-verso. Automatique en un seul passage pour tous les formats Tous modes possibles : 1:1, 1:2, 2:2, 2:1 Réceptacle copies standard. Agrafage automatique jusqu à 50 feuilles A4 Sortie de jeux décalés Agrafage manuel jusqu à 50 feuilles (tous formats) Capacité de feuilles, peut être vidé en cours d opération. Perforation 2/4 trous

15 Réceptacle copies supplémentaires. Tous formats (A5, A4, A3) Capacité de 450 feuilles, peut être vidé en cours d opération Réception et tri Module de finition pour réception de 1000 feuilles + Agrafage 50 feuilles Perforation 2/4 trous Scanner Définition minimale : 600 x 600 dpi Profondeur des couleurs : 16 bits Photocopieur Noir et Blanc : 256 niveaux de gris Fonction PDF et PDF/A (Indexation) avec recherche textuelle Scan to FTP Scan to SMB Scan to Mail Interfaces : USB pour scan et impression de documents PDF et PDF/A Ecran de commande des équipements tactile avec 80% des plus utilisées sur le premier écran. Nb de clicks minimal pour accéder à une fonctionnalité importante comme scan vers mail en 3 clicks maximum. Possibilité d interfaçage avec les ERP standard comme Microsoft Axapta ou SAP Traitement numérique des données Copieur. Mémoire RAM standard minimum 128 Mo Capacité : 560 images A4 (couverture de 6 %) Contrôleur DAC : Processeur minimum 700 MHz RAM interne minimum 256 Mo Disque dur minimum 40 Go Connexion Standard. Ethernet 10/100 Base Tx TCP/IP Apple Talk

16 Emulation, Pilotes d impression et Polices Gestion des travaux PCL 5 e ou supérieur Pilote d impression Windows XP, Vista, Windows 7 43 polices standard PCL 5e (True Type) PostScript niveau 3, 43 polices Type-1 et PPD pour Apple Interruption entre les travaux d impression en cours pour utiliser le mode Copieur Réceptacle séparé pour les feuilles erreur Page bannière configurable à partir de l un des 4 magasins papier Options comprises : Boîte aux lettres numérique NCCS (système de contrôle de copies en réseau) Interfaces USB pour stockage des photocopies PDF scannée Impression de documents PDF à partir de clefs USB Système de contrôle et de comptabilisation des documents (Expliquez svp ) Autres applications standard Ote-agrafes manuel Reprise des travaux après erreur Touches On/Off Verrouillage des magasins papier.

17 Modèle 1.B variante : Photocopieur multifonctionnels Noir et Blanc, Couleur Trois photocopieurs selon la description Modèles 1.A. et un sur base des spécifications ci-dessous : Technologie de la machine. Scanning, Copie et impression numériques 600 x 600 dpi minimum Vitesse. Jusqu à 50 images A4 qualité standard par minute en mode recto comme en mode recto-verso. (Fournir les tests effectués par des organismes indépendants comme DATAMASTER) Impression par jeux décalés à pleine vitesse. Résolution. 600 x 600 dpi Réduction/Agrandissement : 25 à 400 % Impression Capacité. Formats. 4 magasins papier : 3750 feuilles, by-pass Maximum A3, Minimum A5 Grammages gr/m2 Copie recto-verso. Automatique en un seul passage pour tous les formats Tous modes possibles : 1:1, 1:2, 2:2, 2:1 Réceptacle copies standard. Agrafage automatique jusqu à 50 feuilles A4 Sortie de jeux décalés Agrafage manuel jusqu à 50 feuilles (tous formats) Perforation 2/4 trous Capacité de feuilles, peut être vidé en cours d opération Réceptacle copies supplémentaires. Tous formats (A5, A4, A3) Capacité de 450 feuilles, peut être vidé en cours d opération

18 Réception et tri Module de finition pour réception de 1000 feuilles + Agrafage 50 feuilles Perforation 2/4 trous Scanner Définition minimale : 600 x 600 dpi Profondeur des couleurs : Photocopieur Noir et Blanc : 256 niveaux de gris Photocopieur couleur : 16 bits Fonction PDF et PDF/A (Indexation) avec recherche textuelle Scan to FTP Scan to SMB Scan to Mail Interfaces : USB pour scan et impression de documents PDF et PDF/A Ecran de commande des équipements tactile avec 80% des plus utilisées sur le premier écran. Nb de clicks minimal pour accéder à une fonctionnalité importante comme scan vers mail en 3 clicks. Possibilité d interfaçage avec les ERP standard comme Microsoft Axapta ou SAP Traitement numérique des données Copieur. Mémoire RAM standard minimum 128 Mo Capacité : 560 images A4 (couverture de 6 %) Contrôleur DAC : Processeur minimum 700 MHz RAM interne minimum 256 Mo Disque dur minimum 40 Go Connexion Standard. Ethernet 10/100 Base Tx TCP/IP Apple Talk Emulation, Pilotes d impression et Polices PCL 5 e ou supérieur. Pilote d impression Windows XP, Vista, Windows 7 43 polices standard PCL 5e (True Type) PostScript niveau 3, 43 polices Type-1 et PPD pour Apple

19 Gestion des travaux Interruption entre les travaux d impression en cours pour utiliser le mode Copieur Réceptacle séparé pour les feuilles erreur Page bannière configurable à partir de l un des 4 magasins papier Options comprises : Boîte aux lettres numérique NCCS (système de contrôle de copies en réseau) Interfaces USB pour stockage des photocopies PDF scannée Impression de documents PDF à partir de clefs USB Système de contrôle et de comptabilisation des documents (Expliquez svp ) Autres applications standard Ote-agrafes manuel Reprise des travaux après erreur Touches On/Off Verrouillage des magasins papier.