Pr Lvis. LI Budget de fonctionnement. Poste budgétaire: LI Règlement «Omnibus» RV-, résolution CE E Autre (spécifier):

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1 , Pr Lvis Direction générale Ei rq( Ville de Comité exécutif FICHE DE PRISE DE DÉCISION Fiche de prise de décision: FIN-TRE Direction des finances Service de la trésorerie Objet: Système corporatif d information financière (SC1F) d homologation de progiciels de gestion intégrés (PGIIERP) Date: 2015-Il-23 Terminaison du processus ÉTAT DE LA SITUAT1ON (situation/problème) Le 19 mai 2015, le conseil de la Ville approuvait par sa résolution CV l établissement du processus d homologation visant à homologuer des systèmes d information financièré, les systèmes homologués pouvant par la suite être spécifiés comme produits exigés lors d un appel d offres. Attendu que suite à la tenue de la phase I des bancs d essai prévus au processus, seuls deux systèmes peuvent encore être homologués; Attendu que l un des demandeurs s est désisté pour les phases 2 et 3 des bancs d essai, contraignant le comité d homologation à cesser l étude de sa demande, ne laissant ainsi qu un seul système pouvant être homologué; Attendu qu il est préférable pour la Ville de favoriser la mise en concurrence de plus d un système lors du processus d appel d offres; Attendu le rapport de réception des demandes d homologation et recommandation de la Direction de l approvisionnement. Nous désirons confirmer la fin du processus d homologation (par le conseil de la Ville) le 7 décembre afin de soumettre une demande d autorisation de procéder à un appel d offres au comité exécutif le 8 décembre Ceci permettrait le lancement de l appel d offres avant la mi-décembre. Une fiche de prise de décision distincte sera produite à cet égard. Si nous ne pouvons pas lancer l appel d offres avant la mi-décembre, nous serons contraints de retarder le lancement en janvier L attribution du contrat sera retardée et l échéancier d implantation est déjà très serré. ANALYSE DES ALTERNATIVES (avantageslinconvériientslimpacts) NIA ÉCHÉANCIER DE RÉALISAtION N/A FINANCEMENT (coûtslrevenuslposte budgétairelimpacts budgétaires ) Coûts!revenus Impacts $ 0$ 0$ 0$ Conformément au règlement RV sur le contrôle et le suivi budgétaire, il incombe au responsable d activité budgétaire de vérifier la disponibilité de crédits suffisants pour les fins auxquelles la dépense est projetée. Disponibilités budgétaires Oui U Non Commentaires La présente décision portant seulement sur la fin du processus d homologation, il n y aucun impact budgétaire découlant de celle-ci. Financement déjà autorisé par: LI Budget de fonctionnement. Poste budgétaire: Règlement d emprunt spécifique RV , Poste budgétaire : xxx LI Règlement «Omnibus» RV-, résolution CE E Autre (spécifier): résolution CV- LI Autorisation de financement à obtenir et source de financement proposée: 1 de 3 FIN-TRE Terminaison du processus d homologation - SCIF

2 Commentaires Numéro du projet PTI : INF Montants 930k 1695k 535k Compensation : D ou NIAI Projet subventionné: D Oui Non Si oui, préciser le titre du programme et le pourcentage: Signature du responsable d activité budgétaire c4 1iV-x.Qtate: 23/ ÉCHÉANCIER (étapesldatesljustification de la nécessité du traitement par CE ou CV à cette date) Séance du comité exécutif du 1er décembre. Recommandation au conseil de la Ville de mettre fin au processus d homologation. Séance du conseil de la Ville du 7 décembre. Mettre fin au processus d homologation. PERSONNES CONSULTÉES Nom de la personne Date (JIMIA) Champ de compétence Vincent Vu, ValidatIon Directeur Volet approvisionnement de l Approvisionnement 2 de 3 FIN-TRE Terminaison du processus d homologation - SCIF

3 RECOMMANDATION (énoncé) Nous recommandons au comité exécutif de recommander au conseil de la Ville de mettre fin au processus d homologation établi par la résolution CV visant à homologuer des systèmes d information financière. UNE COPIE DOIT ÊTRE EXPÉDIÉE AUX PERSONNES CONSULTÉES Liste des pièces jointes: Rapport de réception des demandes d homologation recommandation de la Direction de l approvisionnement et Préparé par: Çarl Brousseau Titre d emploi : Conseiller en implantation de système Recommandé par: Sylvie Bourgoin, CPA, CGA Chef de service de la trésorerie et assistante-trésorière Nom et initiales manuscrites Nom et initiales manuscrites Nom et initiales manuscrites Titre d emploi Titre d emploi Titre d emploi Commentaires: Signaturede la Direction: Date: 3/ il /,2c)Ç COMMENTAIRES DE LA DIRECTION GÉNÉRALE Signature de la Direction générale: Date : a)5 / ( j 3 de 3 FIN-TRE Terminaison du processus d homologation - SCIF

4 npvillede E Lévis Direction de L approvisionnement RAPPORT DE RÉCEPTION DES DEMANDES D HOMOLOGATION ET RECOMMANDATION DE LA DIRECTION DE L APPROVISIONNEMENT Processus d homologation N Direction requérante : Finances Objet: Invitation à participer au processus d homologation de progiciels de gestion intégrés (PGIIERP) Personne ressource: Mme Sylvie Bourgoin Technicienne : Mmc Danielle Bergeron ÉTAT DE LA SITUATION: À la suite d une requête de M. Cari Brousseau, conseiller en implantation de système à la Direction des finances, nous demandant de procéder à une invitation publique à participer à un «processus d homologation de progiciels de gestion intégrée (PGIIERP)», nous avons fait paraître un avis dans le journal Le Peuple le 12 août 2015 et sur SEAO le 4août2015, date de l invitation publique. COMPTE RENDU DE L OUVERTURE DES DEMANDES D HOMOLOGATION: Mite Danielle Bergeron a fait l ouverture de sept (7) demandes le 25 septembre 2015, à 14 h, en présence de Mme Pauline Demeule, M. Vincent Garon, et quelques représentants de compagnies et de la Ville de Lévis. Les systèmes, au nombre de sept (7), furent proposés par les demandeurs suivants: # Nom du Demandeur Système proposé (entreprise ayant soumis la demande d homologation) 1 Exagon inc. Exagon SOFE 2 MédiSohjtior (2009) inc. Virtuo SV, Décimal et AccèsCité 3 ACCEO Solutions Inc. ACCEO UniCité 4 Projexia Inc. SAP Business bydesign 5 Projexia Inc. SAP S/4 HANA 6 ERP Connex inc. Unit4 Business World 7 Microsoft Canada inc. Microsoft Dynamics AX 8100, rue du Blizzard, Lvis (Qubec) Ci6X 1C9 Téléphone TéIcopieur: I

5 np Villede Pr? Ltvis Direction de l approvisionnement RAPPORT DE RÉCEPTION DES DEMANDES D HOMOLOGATION ET RECOMMANDATION DE LA DIRECTION DE L APPROVISIONNEMENT Processus d homologation N CONSIDÉRATIONS: Attendu que le devis d homologation prévoyait que les demandes d homologation devaient atteindre des seuils d admissibilité aux bancs d essai; Attendu que par l entremise du comité d homologation, la Ville a procédé à l étude des demandes d homologation reçues et aux bancs d essai des systèmes ayant atteint les seuils d admissibilité; Attendu qu au terme de la phase I des bancs d essai, seuls les demandeurs suivants ont complété celle-ci avec succès et ont été invités à poursuivre à la phase 2 # Nom du demandeur Système proposé (entreprise ayant soumis la demande d homologation) 5 Projexiainc. SAPS/4HANA 6 ERP Connex inc. Unit4 Business World Attendu qu en date du 11 novembre 2015, le demandeur Projexia inc. (SAP S14 HANA) nous a avisé qu il ne serait pas en mesure de réaliser les phases 2 et 3 des bancs d essai selon la structure établie par la Ville, c est-à-dire dans un environnement de test pleinement fonctionnel de son système (exigence du devis d homologation); Attendu qu à la suite du désistement de Projexia inc., il ne reste qu un système qui pourrait potentiellement être homologué; Attendu que nous recommandons d assurer une mise en concurrence des différents systèmes et intégrateurs (plus qu un seul système); Attendu les rapports d analyse et d évaluation des demandes d homologation émis par le comité d homologation; Attendu que la Ville détient maintenant beaucoup plus d informations sur les capacités réelles des différents systèmes offerts sur le marché, il serait judicieux que le futur appel d offres intègre les exigences techniques du système recherché; Attendu qu une demande distincte devra être soumise au comité exécutif afin d obtenir l autorisation de procéder à un appel d offres en adaptant les exigences du devis au besoin; Attendu que la décision de mettre fin au processus d homologation revient au conseil de la Ville. 8100, rue du Bliiiard, Lévis (Québec) G6X 1C9 Téléphone : Télécopieur:

6 np Ville de Lévis Direction de l approvisionnement RAPPORT DE RÉCEPTION DES DEMANDES D HOMOLOGATION ET RECOMMANDATION DE LA DIRECTION DE L APPROVISIONNEMENT Processus d homologation N RECOMMANDATION: Nous recommandons au comité exécutif de recommander au conseil de la Ville de mettre fin au processus d homologation établi par la résolution CV visant à homologuer des systèmes d information financière. Préparé par: M. François Émond Titre d emploi: Pour le coordonnateur Direction de l approvisionnement Date: Le 23 novembre 2015 Approuvé par: Vincent Vu /( Titre d emploi: Directeur de l approvisionnement Date: Le 23 novembre 2015 j 8100, rue du Blizzard, Lévis (Québec) 06X 1C9 3 Téléphone : Télécopieur:

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