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1 Migration vers OpenOffice.org Version Michel APPLAINCOURT

2 Remarque Le présent document résulte d'une compilation de documents existant sur Internet et dont nous ne voulons pas nous approprier la propriété du contenu. En particulier : Etude d'opportunité de migration vers OpenOffice.org de StarXpert Synthèse d'études de migration vers OprnOffice.org 2 versus Microsoft Office 2003 de StarXpert Le dernier document est d'ailleurs la source des chiffres cités au sein de la présentation actuelle Le site de StarXpert : 23/01/2007 Migration vers OpenOffice.org 2

3 Programme Présentation de OpenOffice.org Pourquoi migrer? Définir une méthodologie de migration Synthèse d'études de migration Références 23/01/2007 Migration vers OpenOffice.org 3

4 Migration vers OpenOffice.org OpenOffice.org 23/01/2007 Migration vers OpenOffice.org 4

5 OpenOffice.org Suite bureautique comprenant : Writer : traitement de texte Calc : tableur Impress : création de présentations multimédia Base : création de base de données Draw : dessin vectoriel Math : édition de formules mathématiques 23/01/2007 Migration vers OpenOffice.org 5

6 OpenOffice.org MS Office 2003 OpenOffice.org 2.x Traitement de texte Word Writer Tableur Excel Calc Présentation Powerpoint Impress Dessin Vectoriel - Draw Base de données Access * Base * Formules mathématiques - Math Formulaires Infopath Support XFORMS ** Gestion personnelle Outlook - *** PAO Publisher - * Contrairement à Access, Base est un frontend devant de vraies bases de données (MySQL, PostgreSQL, Oracle, etc.) ** OOo 2.x supporte le standard XML XFORMS du W3C, ainsi qu'un éditeur graphique de création de formulaires *** OOo 2.x n'intègre pas d'outil de «gestion personnelle», mais s'intègre parfaitement avec les outils Mozilla (Firefox, Thunderbird) disponibles pour les mêmes plates-formes 23/01/2007 Migration vers OpenOffice.org 6

7 OpenOffice.org : Spécificités Logiciel libre (LGPL) basé sur StarOffice de Sun Microsystems (depuis 06/2000) Multi plates-formes : MS Windows (de 95 à XP), GNU/Linux (32 et 64b), Sun Solaris Mac OSX Format de stockage ouvert : OASIS OpenDocument (format XML) Compatible avec MS Office (formats et interface) 23/01/2007 Migration vers OpenOffice.org 7

8 OpenOffice.org : spécificités techniques Support pour un grand nombre de formats : MS Office 6.0, 95, 97, 2000, XP MS Excel 4.x/5.x, MS Winword 5 WordPerfect Lotus 1-2-3, Quattro Pro Pas de support pour MS ACCESS Format purement XML => possibilité de génération automatique Exportation de PDF Déploiement automatique simple 23/01/2007 Migration vers OpenOffice.org 8

9 OpenOffice.org : limitations Limitations de compatibilité avec MS Office : Temps de chargement plus long (x2) car nécessite plus de mémoire Problèmes d'importation de documents MSO (si cadres, tableaux et images avancés), mais reste une minorité Macros majoritairement non récupérables Tableaux croisés dynamiques non récupérables (mais OOo 2 permet de définir également de tels tableaux) Le correcteur orthographique laisse à désirer 23/01/2007 Migration vers OpenOffice.org 9

10 OpenOffice.org : outils utiles Possibilité de sauvegardes multi-formats (e.g. Documents téléchargeables par les utilisateurs) Possibilité de génération automatique de documents Possibilité de signature électronique de documents (compatible EID belge) Outils tels que publipostages très souples Existence d'extensions telles que recherche multi-critères de documents (FoooX) 23/01/2007 Migration vers OpenOffice.org 10

11 Migration vers OpenOffice.org Pourquoi migrer? 23/01/2007 Migration vers OpenOffice.org 11

12 Pourquoi migrer? OpenOffice.org apporte : Logiciel libre => gratuité (pas de coût de licence) et liberté (pas de problèmes de licences) Existe sur de multiples plates-formes => liberté Format de fichiers ouvert et standardisé => indépendance face à l'outil bureautique, mais surtout pérennité de l'information Compatibilité vis à vis d'un nombre impressionnant de formats 23/01/2007 Migration vers OpenOffice.org 12

13 Pourquoi migrer? (2/2) Ne pas migrer pour migrer!!! Passer de MSO n à MSO n+a entraîne aussi une migration Pas de compatibilité «avant» Compatibilité arrière limitée Macros modifiées => développements Interfaces modifiées => formation aux utilisateurs Certains outils sont difficilement compatibles (Access) 23/01/2007 Migration vers OpenOffice.org 13

14 Pourquoi migrer? (3/3) Le passage à MS Office 2007 va demander une grosse migration : Nouveau format de fichier (XML Microsoft) Nouvelle interface à «Ruban» Intégration du framework.net au sein des macros Windows VISTA a d'énormes implications (ressources) Le gouvernement fédéral prone les standards ouverts : OpenDocument pour 2008 C'est le moment pour envisager une migration 23/01/2007 Migration vers OpenOffice.org 14

15 Migration vers OpenOffice.org Définir une méthodologie de migration 23/01/2007 Migration vers OpenOffice.org 15

16 Analyse de faisabilité/risques Il est nécessaire de tenir compte des impacts: Financiers - Coût plus important que la simple continuité Techniques - Utilisation de macros, interfaces applicatives, utilisations de programmes spécifiques (ACCESS), utilisation d'outils spécifiques (tableaux croisés) etc. Organisationnels - Reprise du passif documentaire - Émission et réception de documents 23/01/2007 Migration vers OpenOffice.org 16

17 Analyse de faisabilité/risques Le critère de risques le plus important : Humains!!! - Gestion du changement - Préférer un modèle win-win Car : «résistance aux changements des utilisateurs» 23/01/2007 Migration vers OpenOffice.org 17

18 Méthodologie Méthodologie en 4 étapes 1. Etude de l'existant d'où venons-nous? 2. Conduite du changement Comment y allons-nous? 3. Scénario de migration Où allons-nous? 4. Décision Sur base de la connaissance, y allons-nous? 23/01/2007 Migration vers OpenOffice.org 18

19 Documents : Etude de l'existant (1/3) # de documents? Répartition (XLS, PPT, DOC)? Version? Utilisation : Groupes de travail homogènes? Utilisations des outils (publipostage, etc) Échange de documents avec le monde extérieur? Disponibilités des utilisateurs 23/01/2007 Migration vers OpenOffice.org 19

20 Etude de l'existant (2/3) Aspects techniques : Inventaire du matériel et des systèmes Outils d'administration Inventaire des utilisations spécifiques : - Macros - Interfaces applicatives - Programmes non récupérables : ACCESS - Outils non récupérables : tableaux dynamiques, etc. 23/01/2007 Migration vers OpenOffice.org 20

21 Etude de l'existant (3/3) Aspects accompagnement : Communication interne Formation et support aux utilisateurs 23/01/2007 Migration vers OpenOffice.org 21

22 Conduite du changement (1/2) Utilisateurs : Objectif : améliorer l'environnement, surtout du point de vue utilisateurs Motivation : win-win Formation : sessions génériques + coaching Support : Fiches standards + communication avec MS Word Communication : échanges avec les décideurs, mais aussi les utilisateurs 23/01/2007 Migration vers OpenOffice.org 22

23 Conduite du changement (2/2) Documents : Reprendre la totalité (prescrit légal) ou uniquement les documents vivants? Standardiser l'utilisation du PDF Définir une charte bureautique Techniques : Impact matériel Redéveloppements? 23/01/2007 Migration vers OpenOffice.org 23

24 Scénario de migration Répartition des suites bureautiques Tout le monde ne doit pas forcément migrer!!! Définir un planning de migration Par services / utilisateurs Temporel Définir des milestones 23/01/2007 Migration vers OpenOffice.org 24

25 Décision Analyse coûts / bénéfices Financier : licences gratuites MAIS une migration coûte Technique : certains aspects peuvent présenter des avantages dans la manière de travailler (PDF, génération automatique de documents, etc.) Humain? Décision en connaissance de cause 23/01/2007 Migration vers OpenOffice.org 25

26 Migration vers OpenOffice.org Synthèse d'études de migration 23/01/2007 Migration vers OpenOffice.org 26

27 Migration vers OOo 2 vs vers MS office 2003 Hypothèses : Dans les deux cas, migration Licence OOo gratuites. Licences MS Office 2003 : prix selon client et toutes ne sont pas à acheter Il existe un coût de migration de MS Office n à n+1 Estimation : la suite burautique est renouvelée tous les 5 ans. Seul l'aspect coût est considéré ici 23/01/2007 Migration vers OpenOffice.org 27

28 Coût de migration Migration sur 3 ans Société # postes Coût OOo Coût Ooo/poste Coût MSO Coût MSO/poste Comparaison Société A * % Société B % Organisme % Organisme % Collectivité X % Collectivité Y % Collectivité Z ** % TOTAL/moyenne % De 69 à 440 Migration sur 6 ans Société # postes Coût OOo Coût Ooo/poste Coût MSO Coût MSO/poste Comparaison Société A % Société B % Organisme % Organisme % Collectivité X % Collectivité Y % Collectivité Z % TOTAL/moyenne % De 89 à /01/2007 Migration vers OpenOffice.org 28

29 Coût portage des macros Société Macros OOo Licences MSO Comparaison Société A % Société B % Organisme % Organisme % Collectivité X % Collectivité Y % Collectivité Z % TOTAL/moyenne % De 10% à 50% 23/01/2007 Migration vers OpenOffice.org 29

30 Conclusions Le gain d'une migration doit être regardé à court, moyen et long terme Si on ne réalise qu'un seul changement (3 ans), une migration MSO vers MSO est en moyenne deux fois plus coûteuse que MSO vers OOo MAIS il existe des situations où il est plus avantageux à court/moyen terme de migrer MSO vers MSO (macros) A plus long terme, une migration MSO vers MSO est 3 fois plus coûteuse qu'une migration MSO vers OOo 23/01/2007 Migration vers OpenOffice.org 30

31 Quid de MSO 2007? Conclusions (2/2) On estime qu'une migration vers MSO 2007 sera plus coûteuse encore qu'une migration vers MSO 2003 car : - Interface sensiblement modifiée - Nouveau langage de macros.net - Risque de problèmes de compatibilité arrière Gartner Group estime que 50% des parcs informatiques devront être renouvelés pour VISTA/MSO 2007 C'est le moment d'étudier l'opportunité d'une migration 23/01/2007 Migration vers OpenOffice.org 31

32 Références Etude d'opportunité de migration vers OpenOffice.org, StarXpert : Synthèse d'études de migration vers OpenOffice.org 2 versus Microsoft Office 2003, StarXpert : Suite bureautique, les enjeux d'une alternative, mémoire d'ingénieur CNAM, mémoire et présentation : Migration vers OpenOffice.org sous environnement Windows : analyse d'expériences internationales, CIRANO : Passer de Microsoft Office 2003 à OpenOffice 2?, site Web «Les Numériques» : 23/01/2007 Migration vers OpenOffice.org 32

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