EXAMEN PROFESSIONNEL DE TECHNICIEN DE CLASSE EXCEPTIONNELLE DES SYSTÈMES D INFORMATION ET DE COMMUNICATION «session du 17 avril 2008» DOSSIER N 1

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1 EXAMEN PROFESSIONNEL DE TECHNICIEN DE CLASSE EXCEPTIONNELLE DES SYSTÈMES D INFORMATION ET DE COMMUNICATION «session du 17 avril 2008» DOSSIER N 1 Etude de cas à partir de deux dossiers à caractère technique de 20 pages maximum, soumis au choix du candidat, faisant appel à des connaissances relatives à l environnement et à la technique des systèmes d information et de communication et permettant de vérifier les capacités d analyse et de synthèse du candidat ainsi que son aptitude à dégager des solutions appropriées. (choix du dossier au moment de l épreuve écrite) Durée : 3 h Coef : 1 (Ce sujet comporte 15 pages) LA CALCULATRICE EST INTERDITE Page 1 sur 15

2 SUJET : Vous êtes chargé de rédiger une note présentant au préfet la suite bureautique OpenOffice.org. Le préfet vous demande de lui préciser dans un premier temps l'impact pour la préfecture d une éventuelle migration en lieu et place de la suite de Microsoft. Il souhaite que vous insistiez particulièrement sur les changements pour les utilisateurs, les évolutions en matière de coût, les évolutions des conditions d'exploitation et les conditions de cette migration. Dans un deuxième temps, il souhaite que vous lui proposiez une démarche d accompagnement des utilisateurs basée sur la formation au logiciel et sur la documentation. Liste des documents fournis : Document 1 : Openoffice.org - suite bureautique complète ( - (3 pages )... p. 3 à 5 Document 2 : La Gendarmerie Nationale passe à Openoffice.org ( - ( 2 pages )..... p. 6 à 7 Document 3 : Document 4 : Enjeux de la migration ( - ( 1 page ).. p.8 Méthode de migration ( -(9 pages ). p. 9 à 15 Page 2 sur 15

3 Document 1 OpenOffice.org suite bureautique complète Voici, à l instar de The Gimp ou de Mozilla, un petit bijou gracieusement offert par la communauté du logiciel libre venant d un travail collaboratif acharné et constant. Pendant libre de la suite commerciale Star Office, OpenOffice.org est une suite bureautique complète. Celle-ci passe en version 2 et atteint ici une maturité telle qu elle ne souffre plus du tout de quelconques comparaisons avec ses homologues propriétaires. Pour preuve, de nombreuses administrations et sociétés l ont adoptée en lieu et place de la suite de Microsoft La suite bureautique propose : un traitement de texte (Writer), un tableur (Calc), un logiciel de présentation (Impress), un logiciel de dessin vectoriel et de PAO (Draw) et un éditeur de pages web un module de création et de gestion des bases de données (base). Cette suite bureautique libre est disponible au téléchargement y compris en version française. OpenOffice.org (surnommée OOo) est multi plateforme (elle existe pour Windows, Linux, Macintosh, Solaris et FreeBSD). Elle est compatible en lecture et en écriture (et donc en modification) avec les fichiers issus de la suite bureautique Microsoft Office version XP (et des versions antérieures 2000, 97 etc...) ainsi qu avec les fichiers WordPerfect. La compatibilité entre OpenOffice.org et les fichiers de la suite Microsoft Office est excellente : elle autorise donc le passage en douceur de l une à l autre, ce que nous vous encourageons à faire sans restriction. En outre, son format de fichier demeure ouvert et basé sur le XML ce qui constitue une garantie de pérennité, d indépendance, d interopérabilité et d accès à l information pour tous les utilisateurs. Parmi les nombreuses caractéristiques d OpenOffice.org, citons en particulier : une amélioration du support du format de fichier dbase. Nous avons apprécié la reconnaissance de fichiers.dbf dans le tableur. de nouvelles localisations (c est-à-dire le support de nouvelles langues) l export XML facilité l Autopilote FontOOo qui télécharge et installe des polices à partir de sources différentes. l intégration de l AutoPilote DicOOo pour les correcteurs orthographiques et les dictionnaires l interchangeabilité du point décimal de nouveaux outils complémentaires dont le plus récent est "PincOOo", le pinceau qui permet de copier les styles à l instar du pinceau de MS Word. Page 3 sur 15

4 l exportation au format PDF des documents réalisés. Avec cette nouvelle version, vous obtenez des fichiers PDF conservant actifs ("cliquables") les hyperliens et les signets, ainsi qu une optimisation de la compression de images du document. les modules de présentation (Impress) et de dessin (Draw) permettent d exporter au format Macromedia Flash (format.swf). Il est possible désormais de visualiser les fichiers précités dans un navigateur Web comportant le plugin Flash. OOo comprend des options d accessibilité (notamment une possibilité de contraste élevé) pour les personnes ayant une déficience visuelle. des améliorations de l internationalisation (écriture bidirectionnelle et verticale) : ceci permet à OpenOffice.org d être traduit en japonais, en hébreu et dans beaucoup d autres langues. un enregistreur de macros (c est-à-dire de tâches automatiques) un outil performant de filtrage des fichiers XML un puissant éditeur d équations OpenOffice.org permet à des utilisateurs d exporter des documents d OpenOffice.org vers des formats compatibles avec ceux utilisés pour les PDA de type Palm Pilot et Pocket PC Parmi les nouveautés de cette version 2, on notera : L apparition du module de base de données. Celui-ci permet l importation de base de données existantes depuis de nombreux formats (par exemple : MySQL, dbase, LDAP, Access,...) le format par défaut d enregistrement est le format ouvert OpenDocument validé par l OASIS Il est désormais possible d ajouter une signature électronique à ses documents L augmentation du nombre maximal de ligne disponible dans Calc (le tableur) de à environ La possibilité de créer des formulaires à l aide du standard du W3C Xforms Le lissage des polices, ce qui rend la lisibilité de certaines polices plus facile, à l instar de Cleartype de Microsoft, La possibilité de faire des requêtes dans des requêtes avec Base, Il y a un meilleur support de l ODBC d Oracle, l ergonomie générale de Base a été revue, L import de feuilles Excel est amélioré : support des fonctions trigonométriques, import des tableaux croisés dynamiques), Impress permet une meilleure gestion des diapositives cachées. L export PDF a été amélioré en ajoutant des options de sortie. (2.3) La création de pages de wiki est supportée, (2.3) Les rapports et esquisses disposent d assistants Page 4 sur 15

5 (2.3) La création de graphique sous Calc a été revue pour plus de compatibilité avec Excel et d ergonomie Par contre, la version native Mac OS X, annoncée un moment pour la sortie de cette version 2.3, ne sera à priori disponible que d ici un an. OOo est sous licence GNU LGPL pour "Lesser General Public License" ce qui signifie en gros qu elle est pleinement compatible avec la GPL excepté le fait que si on bidouille le code d OOo pour ses propres besoins on est alors pas obligé de mettre le fruit de ses bidouilles eux aussi sous licence GPL (on perd la récursivité de la licence GPL pour "être plus clair"). Autrement dit une entreprise peut très bien se baser sur une version d OOo et en faire un produit propriétaire et commercial. PS : pour installer de nouveaux dictionnaires (y compris le français) : 1. Fichier > Autopilote > installation de nouveaux dictionnaires. (Cela ouvre le document DicOOo). 2. Cliquez sur la langue de votre choix (par exemple «Français»). 3. Cliquez sur le bouton rectangulaire nommé «lancer DicOOo». Ensuite suivez la procédure proposée par l installeur de dictionnaires «DicOOo». 4. Important : après l installation des divers dictionnaires, il faut redémarrer OpenOffice.org et le lanceur rapide (situé à droite dans la barre des tâches) pour que les changements soient pris en compte. Page 5 sur 15

6 Document 2 La gendarmerie nationale passe à OpenOffice - La maréchaussée abandonne Microsoft Office. Fin 2005, ses postes seront équipés de la suite non propriétaire OpenOffice. Une migration qui devrait lui permettre d'économiser 2 millions d'euros par an. C'est l'une des plus importantes migrations de l'administration française vers les solutions non propriétaires. Délaissant Microsoft Office, la gendarmerie nationale a décidé de migrer ses postes de travail vers la suite bureautique "libre" OpenOffice. «Depuis fin 2004, nous avons déjà équipé nos unités opérationnelles, brigades de recherches, territoriales et motorisées (soit PC Ndlr), et en 2005 nous allons progressivement étendre cette initiative à l'ensemble des postes», indique un porte-parole de la gendarmerie. D'ici donc la fin de l'année, ordinateurs, soit la quasi-totalité du parc, seront dotés d'openoffice. Cette migration est «gérée en interne», précise le porte-parole. Même chose pour le support technique et la formation. OpenOffice est utilisé, comme Microsoft Office, pour les «écrits de service», c'est-à-dire la rédaction de rapports, de dépositions ou de procès verbaux. Au passage, les gendarmes auront accès à une suite complète; jusqu'alors, à l'exception des hauts gradés, la plupart d'entre eux disposaient essentiellement de Word et Excel. Plus de problème de gestion de licences Les raisons de cette migration sont à la fois financières et organisationnelles. La gendarmerie table ainsi sur une économie annuelle de deux millions d'euros par an, réalisées principalement sur les licences. Mais il s'agit également de simplifier la gestion de ses licences logicielles. «Nous avons un tel maillage d'établissements que veiller à la conformité de toutes les licences déployées est très complexe en terme d'administration.» Avec OpenOffice le problème ne se pose plus. La suite est disponible gratuitement en téléchargement, quel que soit le volume, selon deux licences combinées: GPL (GNU General Public License) et GNU Lesser General Public License (LGPL). Quand au passage des PC sous OS Linux, il n'en est pas question aujourd'hui, même si cela n'est pas exclu dans le futur. La gendarmerie, en revanche, a déjà approché la SSLL parisienne Linagora sur un autre projet open source. «Nous sommes en contact avec la gendarmerie pour une éventuelle migration du client de calendrier, une des fonctions aujourd'hui assurée par Microsoft Outlook», indique un responsable de l'entreprise. Trois ministères font de même Le responsable de Linagora rappelle, par ailleurs, que d'autres projets autour d'openoffice sont déjà avancés dans l'administration. Le ministère de l'équipement est ainsi en cours de migration vers la suite libre. Une opération qui concerne postes et devrait être bouclée en Le ministère de l'intérieur propose également depuis 2002 à tous ses agents d'installer OpenOffice. D'ici à la fin de l'année, environ postes devraient l'utiliser. Enfin, l'administration des douanes a déjà équipé postes tout comme le ministère de l'économie, des Finances et de l'industrie, où PC disposent d'openoffice. Page 6 sur 15

7 «C'est désormais une tendance générale au sein de l'administration», commente, un proche collaborateur du député Bernard Carayon. Cet élu UMP du Tarn est un des principaux promoteurs des logiciels non propriétaires au sein du parlement. «L'initiative de la gendarmerie nationale va, selon nous, dans le bon sens car elle permet une plus grande autonomie de ce corps d'armée», poursuit l'entourage du député. «Par ailleurs, les logiciels à code source ouvert sont un gage de transparence. Tout simplement parce qu'il est possible de vérifier ce qu'il y a dans chaque ligne de code. Enfin, pour nous, ils limitent également le danger des failles de sécurité grâce à la vigilance de la communauté de développeurs», conclut-il. Page 7 sur 15

8 Document 3 Enjeux de la migration Changer de suite bureautique au sein d'une collectivité n'est pas un problème technique mais un problème d'accompagnement à la migration : aider et accompagner les agents à changer quelques habitudes pour l'avantage de tous. Avantage car la migration vers OpenOffice.org permettra d'une part d'homogénéiser les disparités dans les anciennes versions de la suite classique (problème de non-compatibilité entre MS-office95, 97, XP, 2003, ), et d'autre part, de réaliser des économies relatives au renouvellement et à la gestion des licences. Les nouvelles réglementations (projet de loi lié au Référentiel Général d'interopérabilité de la DGME) invitent les collectivités à préparer leur migration parce que les formats des fichiers de l'ancienne suite bureautique ne sont pas «ouverts» (format propriétaire de la société Microsoft et n'ont pas fait l'objet d'une normalisation). Ceci implique une importante dépendance vis-à-vis de l'éditeur et donc des coûts pour la collectivité. OpenOffice.org est une suite bureautique open source qui propose un format de fichier ouvert et documenté nommé «Open Document Format», et normalisé à l'international par l'oasis depuis mai ENJEUX DE LA MIGRATION ET DE L'UTILISATION D'OPENOFFICE.ORG Homogénéiser les versions utilisées sur les postes clients Utiliser des formats de fichier ouverts et qui permettent la conservation et la ré-utilisation des documents dans le temps Réaliser de substantielles économies sur le coût des licences Garantir son indépendance vis-à-vis des fournisseurs (éditeurs et prestataires) Afin de mener à bien ce projet, la collectivité peut opter pour un accompagnement durant les différentes étapes inhérentes à cette migration. Cet accompagnement consiste à : faire le bilan des utilisations bureautiques internes (audit technique) organiser (ou ré-organiser) les flux d'échanges d'informations internes & externes (audit fonctionnel) convaincre les agents utilisateurs du bien fondé de cette migration, avec l'aide de la hiérarchie (communication) aider à la reprise des fichiers et des données existants (assistance technique) former tous les agents sur les nouveaux outils (formation) former les agents techniques (SI) à aider leurs collègues au quotidien (formation avancée et pédagogique) accompagner la migration sur le long terme (hotline) simplifier le travail de gestion des postes de travail (maintenance) Page 8 sur 15

9 Document 4 Méthode de migration pour l administrateur Le déploiement d OpenOffice.org dans une entreprise qui possède un existant bureautique ne peut se faire sans une étape préalable d analyse de cet existant d un point de vue matériel et logiciel (fonctions bureautiques utilisées, flux de circulation de l information...). Un projet de migration s organise autour de plusieurs axes d analyse. Qu il s agisse de l existant sur lequel s appuiera la migration, des adaptations techniques à réaliser ou de la circulation de l information, ce chapitre vous aidera à mettre au point une méthode ad hoc. Analyse de l existant Existant matériel Les objectifs de cet inventaire sur le plan matériel sont les suivants : évaluer le coût de la migration sur le plan matériel (les machines les plus anciennes nécessiteront probablement un ajout de mémoire, voire un renouvellement) ; prévoir le temps nécessaire car l installation d OpenOffice.org est légèrement différente sur Windows 98 et Windows XP. Il existe de nombreux outils de gestion de parc qui permettent de remonter automatiquement toutes les informations nécessaires à cet inventaire. Il en existe un qui fonctionne sous Windows et qui est entièrement gratuit et libre : il s agit d OCS Inventory, qui est téléchargeable sur le Web à l adresse Grâce à cet outil, vous pourrez renseigner les quelques tableaux suivants. Répartition par CPU Fréquence d horloge < 300 MHz (1) MHz(2) > 600 MHz(3) Quantité (à remplir) (1) L utilisation d OpenOffice.org de façon intensive sera peu confortable. (2) Le premier démarrage d OpenOffice.org demandera quelques secondes. La frappe sera correcte. (3) L utilisation d OpenOffice.org au quotidien ne posera pas de problème de performance. Répartition par type de mémoire Type de mémoire < 64 Mo de mémoire EDO(1) < 64Mo de SDRAM (1) Supérieur à 64 Mo Quantité (à remplir) (1) L utilisation d OpenOffice.org sous Windows 95 ou 98 nécessite au moins 64 Mo de RAM. Page 9 sur 15

10 Répartition par système d exploitation Système d exploitation Windows Windows XP 2000 NT Linux Mac OS X Quantité (à remplir) (1) Microsoft Office 2003 ne fonctionne pas sous ces versions de Windows. Si vous voulez chiffrer en parallèle le coût de migration éventuelle sous Microsoft Office 2003, il faut que vous ajoutiez le coût d acquisition de nouvelles licences Windows, le temps d installation et probablement la mémoire à ajouter pour faire fonctionner correctement Windows XP. Une version mono-utilisateur comme Windows 95 ou Windows 98 s installe via la commande setup, alors que les autres systèmes nécessitent une installation via la commande setup -net. Dans le cas où vous avez un nombre important de machines, il est préférable de créer des fichiers d installation. L installation sera alors automatique et standardisée. Existant logiciel Les objectifs de cet inventaire sur le plan logiciel sont les suivants : connaître avec précision le nombre de licences Word/Excel/Power- Point/Access installées sur votre parc ; recenser les applicatifs qui utilisent Microsoft Office pour produire de la documentation ; recenser les applicatifs qui ont été développés par les utilisateurs pour leurs besoins propres. Le recensement des licences installées sur votre parc sera à comparer avec le nombre de licences dont vous avez fait l acquisition. En toute logique, les deux chiffres trouvés doivent être identiques... Si l on considère une étude parue dans «CIO Stratégie et technologie» en mars 2003, la réalité en France serait tout autre puisque cette étude constate des écarts de 40 % par rapport au nombre de licences achetées... Cet ensemble de licences achetées pourra, en cas de migration difficile, être utilisé pour laisser la suite Microsoft Office sur la même machine qu OpenOffice.org. Cela peut être le cas sur des machines qui utilisent des bases Access ou des applications propriétaires s appuyant sur Word par exemple. Le recensement systématique des logiciels utilisés permet parfois de découvrir des fichiers développés localement dans un bureau ou un service sans autorisation préalable. Ce type de développement n est pas toujours légal. Pire, il n est pas rare que certains traitements développés au fil du temps constituent en réalité un risque insoupçonné pour l entreprise. En général non documentés, sans développeur officiel, ceux-ci fonctionnent par hasard et par chance jusqu à la panne qui mettra en évidence l absence de suivi. Ce type de scénario catastrophe peut notamment se produire dans le cas de créations de macros pour documents Excel, en particulier lors des opérations de mise à jour ou lors de pannes matérielles Page 10 sur 15

11 Volume des documents à migrer Lors d une migration, l une des étapes importantes est le calcul du volume des documents à migrer. C est une étape cruciale pour la productivité du service concerné. Il faut non seulement penser au nombre de documents traités, au module auxquels ils se rapportent, mais également à leur forme et à leur contenu. En ce qui concerne le traitement de texte, il faut particulièrement penser à tous les automatismes qu offrent les outils existants et qui représentent un gain de productivité important. Les modèles utilisés Analysez bien les modèles qui sont utilisés via le réseau. Comment et où sont-ils stockés? Comment sont-ils constitués (gestion des styles notamment)? Comportent-ils des champs? Ces champs utilisent-ils des liens? De quels types sont ces liens (hypertextes, base de données)? Vous devez bien examiner la structure du document pour cibler et envisager au mieux la façon de le convertir. Les insertions automatiques Très prisée dans les secrétariats, cette fonction d automatisation de saisie de textes types ne pourra pas faire l objet d une importation directe ; tenez-en compte dans votre migration. Elle existe bien entendu sous OOo et porte le nom d AutoTexte, mais il faudra recréer toutes les entrées. Cette fonction servant assez souvent à faire des paragraphes ou des lettres types, un problème important de productivité peut se révéler s il n est pas prévu. On pensera en général à créer toutes les entrées dans un même fichier texte, pour les réimporter aussitôt dans OOo. Les macros Là encore, surtout sous Excel et Word, les macros sont très utilisées. Examinez bien le volume de macros à recréer. C est un point noir de la migration que d avoir toutes ces macros à réenregistrer, même si l enregistreur de macro est d une utilisation très simple et toute aussi puissante sous OOo. La complexité des documents qui sont au coeur de l activité du service a un impact sur les futurs besoins en formation et peut déboucher sur l intervention d une entreprise externe spécialisée. Formation des utilisateurs Lors de l accompagnement des utilisateurs, il faut prévoir une phase de formation. Cependant, les personnes à qui vous installerez Open- Office.org ont déjà la pratique d un traitement de texte. Une formation de base sera donc parfaitement inutile. Les formations que vous dispenserez devront être ciblées et aller à l essentiel. Ce que souhaitent les nouveaux utilisateurs d Open- Office.org, c est retrouver un traitement de texte et un tableur équivalents à ceux qu ils utilisaient auparavant. Plutôt que d organiser des sessions de formation sur l ensemble des fonctions de base d un traitement de texte ou d un tableur, il sera plus profitable d organiser des formations thématiques sur les fonctions le plus utilisées et dont la mise en oeuvre est différente. Ces formations devront être courtes et variées : réalisation d un publipostage ; gestion des styles ; sommaire et numérotation de chapitre automatique ; réalisation de tableaux croisés dynamiques ; réalisation de logigrammes (un plus d OpenOffice.org par rapport à Word) ; etc. Page 11 sur 15

12 Outils d aide pour l administrateur La suite OpenOffice.org est un logiciel libre reposant sur des standards. Pour l administrateur, il s agit d un double atout car il a ainsi la certitude de disposer de documentation sur des points techniques précis. S il souhaite automatiser ses installations, il peut le faire en utilisant les fonctions d installation automatique décrites dans les documents sur les responses files. S il souhaite automatiser certains traitements sur les données contenues dans les fichiers OpenOffice.org, il peut là aussi se baser sur une documentation importante puisque la structure des fichiers OpenOffice.org est décrite dans une DTD disponible sur Internet. La réalisation d outils peut se faire dans des langages aussi variés que Java, Perl, Perl-Tk, Python, le langage de macro d OpenOffice.org, etc. Il existe sur le site francophone d OpenOffice.org une rubrique spécialement dédiée aux outils réalisés par la communauté. Le potentiel technique offert par cette suite bureautique permet d envisager très simplement la mise en place d un EDI (Échange de données informatisé), notamment grâce à la manipulation des structures XML des fichiers Spécial «chef de projet» Un projet de migration des outils bureautiques vers la suite Open- Office.org doit être appréhendé dans sa globalité et géré au même titre que tout projet d intégration d un nouveau composant dans un système d information existant. Il est recommandé de nommer un chef de projet qui aura la mission de aire réussir la démarche d intégration. Pour réussir, le projet devra avoir reçu au préalable l aval et le soutien de sa direction. Cette étape de validation par la direction est essentielle car elle donne au projet valeur institutionnelle. Les volets à prendre en compte sont nombreux et variés : technique ; financier ; organisationnel ; humain; communication. L aspect technique, malgré ce que l on pourrait a priori penser, n est pas le plus difficile. En effet, une fois le nouvel outil bureautique assimilé, son architecture technique autorise l automatisation des tâches répétitives. C est l aspect communication qui est le véritable enjeu et la clé de voûte du projet. Il ne devra jamais être laissé au hasard, tout au long de l avancement du projet. Les efforts de communication iront à la fois vers les flux d information internes à l entreprise et au personnel Méthodologie de migration Il existe de nombreuses méthodes pour la conduite de projets d évolution. On parle de «piloter le changement»... Nous découperons le projet de migration en cinq grandes phases distinctes comportant chacune des étapes communes. Ces phases pourront être adaptées en fonction de la taille de l entreprise ou du site à migrer : Page 12 sur 15

13 1 une première phase d évaluation de l outil, en particulier si les mécanismes d automatisation mis en oeuvre avec Microsoft Office sont assez sophistiqués ; 2 une deuxième phase (optionnelle) de tests sur sites ou services pilotes ; 3 une troisième phase obligatoire de choix de direction ; 4 une quatrième phase de déploiement ; 5 une dernière phase consistant à faire un bilan du projet. Pour chaque phase, on retrouvera ces différents volets : 1 déterminer les objectifs ; 2 assurer la communication ; 3 réaliser de la documentation ; 4 développer et/ou utiliser des outils ; 5 consigner un retour d expérience de la phase. Phase 1 : évaluation de l outil Cette toute première phase a pour objectifs majeurs de valider que : 1 Les fonctions bureautiques actuellement utilisées dans l entreprise sont bien existantes dans OpenOffice.org, même si leur utilisation peut être différente. 2 OpenOffice.org fonctionne correctement sur les plates-formes utilisées dans le système d information. Le premier point sera vérifié en effectuant un contrôle par module (Writer, Calc, Impress, Draw, Base) des fonctions qui sont régulièrement utilisées. Toutes les fonctions proposées par Microsoft Office étant présentes dans la suite OpenOffice.org, la difficulté technique principale réside dans le portage des macros. Quant au deuxième point, il ne devrait s agir que d une formalité puisque le spectre des systèmes d exploitation pris en charge par OpenOffice.org est plus large que celui de ses concurrents, à commencer par MS-Office, qui ne fonctionne sur aucune des très nombreuses distributions Linux. En effet, OpenOffice.org fonctionne sur l ensemble des versions Windows(95, 98, 2000, XP, NT, Me), sur Linux et sur Mac OS X. Cette première étape d évaluation de l outil peut s accompagner d une action de communication limitée dans un premier temps aux services directement impliqués dans cette étude, à savoir le service informatique et la direction... Il faudra alors présenter la démarche à mener en cinq phases, et surtout expliquer les enjeux du projet (stratégiques, techniques, financiers, humains, etc.). Il est indispensable en effet de susciter l adhésion de tous autour de ce projet d intégration. Ce sera à la fois l occasion de commencer l inventaire de son parc tel qu il a été décrit plus haut, mais aussi de commencer à s imprégner de la philosophie de fonctionnement de notre nouvel outil. Phase 2 : tests sur sites pilotes Cette deuxième phase doit atteindre les objectifs majeurs suivants : 1 approfondir l évaluation de l outil en recherchant ses forces et ses faiblesses ; 2 percevoir la réaction des utilisateurs et répondre à leurs premières interrogations ; 3 préparer un bilan technique, financier, humain pour que la direction puisse prendre une décision. Page 13 sur 15

14 Heureusement, OpenOffice.org est désormais un produit extrêmement stable et qui a fait ses preuves dans de grandes entreprises privées ou publiques. Votre travail durant cette étape consistera plus à approfondir vos connaissances de ses différentes possibilités qu à contrôler sa fiabilité. Ce test grandeur nature vous permettra de percevoir la réaction des utilisateurs face à ce changement. C est alors que le facteur communication entre en jeu et devient très important : la réussite des tests dans les services pilotes conditionnent réellement celle de l ensemble du projet. N hésitez pas à expliquer et ré-expliquer si nécessaire l intérêt de l entreprise dans cette phase d étude et tous les bénéfices que chacun pourra en retirer au quotidien La réussite de cette étape étant cruciale, il ne faut pas engager de tests sur un service trop lourd pour l équipe qui sera en charge de l accompagnement. De plus, prenez soin de choisir des utilisateurs qui reçoivent plus d informations qu ils n en émettent car Word est actuellement incapable de lire des documents au format OpenOffice.org. L envoi par des utilisateurs pilotes de documents au format OpenOffice.org à leurs collègues pourrait mettre à mal le système de communication. Au terme de cette étape, vous devrez présenter un bilan à votre direction en lui demandant de statuer sur la viabilité du projet. Phase 3 : décision Cette troisième phase a pour objectifs de : 1 présenter à la direction un bilan de la démarche et de l avancement du projet ; 2 obtenir de la direction l accord de déployer OpenOffice.org au sein de votre entreprise. Lors de la présentation de votre démarche, soyez factuel. Les dirigeants d une entreprise ne sont pas des techniciens mais des décideurs. Évitez les termes trop techniques ou les chiffres trop précis. Ils se prononceront au vu des données que vous leur fournirez. Elles doivent être à la fois synthétiques et complètes Présentez un calendrier des grandes phases (macro planning). Resituez la réunion dans le planning. Donnez des chiffres représentatifs des tests actuels. Indiquez quel sera l impact de la décision en faveur d OpenOffice.org ou de Microsoft Office. Établissez les mêmes estimations en fonctionnement, c est-à-dire qu il vous faut extrapoler les dépenses sur les deux années à venir. Vous aurez ainsi un chiffre en «investissement» et un autre en «fonctionnement». Page 14 sur 15

15 Description Microsoft Office OpenOffice.org Coût financier de mise à jour du parc matériel Coût d'acquisition du nouveau matériel Sous-total matériel Coût des licences bureautiques Coût des licences de mise à jour Windows* * MS-Office 2003 ne fonctionne pas sous Windows 95/98 ; vous devrez donc acheter des licences ou des mises à jours vers Windows XP.Coût Software Assurance (optionnel) Coût Software Assurance (optionnel) Sous-total logiciel Coût humain de préparation du nouveau matériel Coût humain de mise à jour du matériel Coût humain de reprise des documents Coût humain de formation des utilisateurs Sous-total coût humain Total Les chiffres qui ont été estimés sur la base de cas réels ont montré qu OpenOffice.org nécessitait plus de temps humain lors de la migration coût lié à la formation et aux conversions de documents mais que ce surcoût était largement absorbé par les différentes économies réalisées sur le matériel et les licences logicielles. Il est probable que vous parveniez aux mêmes conclusions. Identifier les circuits d information pour planifier la migration Pour planifier la migration des différents services, il faut au préalable identifier qui sont les partenaires de chaque service, plus précisément quelles sont les entités, internes ou externes, avec lesquelles le service communique de façon informatique (échange de courriers électroniques, etc.). En remontant ainsi le circuit de l information, vous saurez distinguer, de façon schématique, quels services sont à l origine de l information et quels services la reçoivent. Parmi les services qui produisent de l information, on trouvera souvent les directions générales, financières, les directions de ressources humaines ou encore les services réalisant des analyses (contrôle des ventes, etc.). Une fois déterminés les services qui émettent globalement plus d informations qu ils n en reçoivent et ceux qui en reçoivent plus qu ils n en émettent, planifiez votre migration en commençant par ces derniers. En effet, un utilisateur qui a basculé sous OpenOffice.org n aura aucune difficulté à lire un document Word qu une direction lui aura transmis la réciproque n étant pas vraie. Si vous commettez l erreur de commencer par migrer les départements sources d information, ils risquent d envoyer aux autres services des documents au format OpenOffice.org que Word sera incapable de comprendre. Pour préserver le circuit de communication, il faut donc commencer à migrer les services qui reçoivent plus d informations qu ils n en produisent. En résumé... Les deux derniers chapitres prodiguent quelques conseils pratiques pour les administrateurs qui ont la tâche d aider à intégrer la suite Open- Office.org dans le système d information de l entreprise. Cependant à vrai dire, ces chapitres s adressent tout aussi bien aux utilisateurs et décideurs que la curiosité aura poussés à voir l envers du décor... Sur ce, bon OOo! Page 15 sur 15