THEME 1 : Le contrôle des ressources financières allouées au secteur de la santé publique

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1 OBJECTIFS THEME 1 : Le contrôle des ressources financières allouées au secteur de la santé publique Présenté par l Inspection Générale d Etat de la Guinée Conakry Dans le cadre du programme de contrôle des services publics, le Ministère de la Santé Publique et de la Population a fait l objet d un audit sur la période 2006 et 2007 arrêté au 30 juin Cet exercice a pour objectif de faire : - une situation exhaustive du patrimoine mobilier et immobilier, des recommandations pour sa sécurisation, sans préjudice d éventuelles mesures pour les cas de soustraction avérée, d abus ou de recel de biens sociaux ; - l évaluation de la qualité de la gestion administrative, financière et comptable au triple plan de la régularité, de la sincérité et de la responsabilité d une part, de l efficience, de l efficacité et de l économie d autre part ; - l évaluation de l application des normes et procédures et un début d assainissement et de moralisation des activités économiques et financières liées au secteur de la santé. 3. ETENDUE ET DEROULEMENT DE LA MISSION : La revue a couvert : a) le Cabinet du Ministère et ses services d appui qui sont: l Inspection Générale de la Santé ; le Service Statistique, Etude et Information ; la Direction des Affaires Administratives et Financières ; b) les trois (3) Directions Nationales : de la Santé, des Pharmacies/laboratoires et des, Etablissements hospitaliers et de soins ; c) dix (10) services rattachés, dont cinq centres médicaux communaux ; d) cinq (5) établissements publics dont les CHU de Conakry ; e) douze (12) programmes et projets. Conformément à l esprit des termes de référence, les diligences ci-dessous ont été mises en œuvre au Ministère de la Santé Publique et de la Population et ses démembrements : 3.1 Au niveau des immobilisations : - Identification physique et recensement ; - Recoupement avec l inventaire documentaire (ou fichier des immobilisations) ; 1

2 - Etablissement de l état récapitulatif et de l état différentiel du patrimoine mobilier ou immobilier ; - Détermination des responsabilités en cas de discordance ou production de justificatifs appropriés (y compris les procès-verbaux des services compétents pour les cas de pillages consécutifs aux émeutes, calamités et accidents). 3.2 Au niveau des recettes - Contrôle des recettes administratives ; - Contrôle des subventions (encaissement et utilisation conformément aux objets initiaux) ; - Contrôle de la gestion des dons et des financements extérieurs ; - Situation des restes à recouvrer et contrôle de sincérité (par sondage) ; - Identification des déperditions (évasions, fraudes, détournements) et détermination des responsabilités ; - Dysfonctionnements et mesures correctives. 3.3 Au niveau des dépenses : Dépenses de personnel - Vérification du respect de la loi L/2001/028/AN portant statut général des fonctionnaires et du décret 037/PRG/SGG/87 du 23 Février 1987 régissant le personnel contractuel de la Fonction Publique ; - Revue des états comparatifs établis sur la période sous audit ; - Vérification, à travers la supervision de la paie, de la présence effective du personnel; - Identification des éventuelles anomalies : Dépenses de fonctionnement - Contrôle, sur une base exhaustive, des dépenses et des pièces justificatives qui s y rattachent ; - Vérification de leur éligibilité au regard de la procédure budgétaire (légalité, régularité, conformité et matérialité) ; - Revue de la procédure de passation de marchés ; - Authentification de l existence légale (quitus et quittances) des prestataires ; - Vérification de la conformité et de la sincérité des bons de livraison, des procès verbaux, et des certifications des services faits ; : Dépenses d intervention 2

3 - Analyse du programme d activités et du budget correspondant ; - Analyse et vérification des rapports de mise en œuvre des activités ; - Vérification de la force probante des pièces produites à l appui des dépenses ; - Opinion sur l efficacité et l efficience des subventions ou des transferts et revue détaillée des ressources propres Pour les programmes et projets du secteur - Vérification de l exhaustivité des décaissements sur concours extérieurs et BND ; - Contrôles de sincérité et de régularité des dépenses au regard des manuels de procédures administratives, financières ou comptables, des documents contractuels tels les conventions de financement et des services ou travaux effectues; - Examen de performances ; Pour chacune des rubriques sus évoquées les responsabilités afférentes ainsi que les anomalies et risques associés qui s y rattachent sont situées. 3.4 Au niveau des normes et procédures - Examen du niveau de respect ou non de la législation et de la réglementation ; - Incertitudes liées en termes de déperditions potentielles de ressources ou de non tracabilité des dépenses ; - Impacts pour la période sous audit ; - et recommandations. La mission s est appuyée sur les services de la Banque Centrale de la République de Guinée où sont domiciliés tous les comptes du Trésor Public, des Garages du Gouvernement, du Ministère de l Economie et des Finances à travers les Directions Nationales du Budget, du Trésor, des Investissements publics, des Marchés, du Contrôle Financier et de tous autres prestataires identifiés au niveau de la chaîne des dépenses. RESULTATS Au niveau du patrimoine, le rapprochement des inventaires (documentaire et physique) a mis en relief des cas de soustraction frauduleuse de matériels, mobiliers, véhicules et l appropriation indue d engins. Les services et responsabilités concernés sont déjà situés. 3

4 S agissant de la qualité de la gestion des ressources humaines et de leur effectivité, seul un audit spécifique comportant un recensement physique et une revue des documents administratifs pourra valablement renseigner et permettre la formulation d une opinion. L exécution du budget de l Etat alloué au Département se résume comme suit: 1 Exercice 2006 : * Prévisions : * Enragements : * Liquidation : * Ordonnancement : * Paiements : Exercice 2007 (arrêté au 31 mars 2007) * Prévisions : * Engagements : * Liquidations : * Ordonnancements : * Paiements : A l exception des dépenses de personnel et d intervention, la plupart des paiements est insuffisamment documenté et comporte d importantes anomalies, notamment au niveau des achats de biens et services et des investissements. A ce stade de l investigation, des justifications du Directeur des Affaires Administratives et Financières, de l administrateur de crédits, des responsables de projets ou programmes et des adjudicataires de marchés sont donc nécessaires. L audit a révélé, en outre : - d importantes dettes à l encontre du ministère, en voie de règlement au Trésor mais non confirmées par les fournisseurs; - de nombreuses évacuations sanitaires se caractérisant par des vices de procédures et l insuffisance d éléments probants des prestations. - l achat non avéré de vaccins et produits pharmaceutiques, pour la campagne de vaccination contre la rougeole et la lutte contre l épidémie de choléra pour des montants très importants par entente directe, en violation du code des marchés publics et stockés à la PCG sans aucune preuve de consignation. 4

5 - le paiement à des prestataires, au titre de la formation d agents du Département de la Santé, de frais de transport, sans pièces justificatives ; Au niveau des établissements publics et programmes la mission relève notamment: - des déficits de caisse très importants; - des décaissements injustifiés sur les fonds d injection ; - des détournements avérés sur les fonds d indigence par la violation des procédures ; - l utilisation des fonds de grève sans aucun justificatif; - l achat fictif de produits médicaux au profit des IST/VIH; - la non application des dispositions du code des impôts directs d Etat qui exige une retenue à la source pour tous les prestataires n ayant pas leur domicile fiscal en Guinée; - l insuffisance, voire l absence d allocations du BND pour beaucoup de programmes et projets; - l absence générale de contrôle et d audit depuis leur mise en place ; L essentiel des observations se résume donc ainsi qu il suit : - soustractions frauduleuses d actifs ; - importants déficits et valeurs de caisse ; - services non rendus ou travaux non exécutés pour des paiements déjà effectués ; - créances non recouvrées ; - abus de biens sociaux ; - gestion laxiste des ressources humaines ; - violation délibérée de la réglementation. Les responsabilités en cause sont celles : - des comptables publics, des comptables de fait ; - des ordonnateurs ou administrateurs de crédits ; - des gestionnaires de projets ou d établissements publics ; - de certains agents et opérateurs économiques. RECOMMANDATIONS Au terme de ces constats, des recommandations ont été formulées pour l amélioration de la situation d ensemble : 1. La signature du projet d arrêté de création de la Division des Ressources Humaines ; 5

6 2. L ouverture et la tenue correcte du registre du personnel ; 3. L immatriculation du personnel contractuel à la CNSS et la soumission de tout le personnel à la visite médicale annuelle conformément aux dispositions du Code de Travail ; 4. Le respect des procédures d exécution budgétaire et la tenue obligatoire du registre de liquidation et d ordonnancement ; 5. L octroi de subventions par le Ministère de l Economie et des Finances en fonction des besoins exprimés par le Ministère de la santé ; 6. La révision du Règlement Général de la Comptabilité Publique pour mettre en évidence les responsabilités des administrateurs de crédits, des ordonnateurs et des contrôleurs Financiers, au même titre que les comptables publics; 7. La mise en place de manuels de procédures administratives et comptables ainsi que de règlements intérieurs conformément au Code de Travail; 8. L émission d ordres de recettes et leur prise en charge; 9. La mise en place de procédures règlementaires de gestion de caisse ; 10. La tenue des registres et documents recommandés pour la comptabilité matière, la gestion des stocks ; 11. L Etablissement d un contrat avec la Pharmacie Centrale de Guinée pour le stockage des produits du département à ce niveau sous la responsabilité de la section matérielle et équipement de la DAAF du Ministère ; 12. S assurer de la conformité des activités des projets et programmes aux objectifs et permettre leur suivi par le Département ; 13. S assurer de l utilisation des dons selon les directives des donateurs ; 14. La signature d un partenariat avec des centres spécialisés pour les évacuations sanitaires ; 15. Le respect des textes quant à la mise en place des conseils d administration et la désignation de commissaires aux comptes ; En outre, il a été suggéré une série d actions urgentes à entreprendre, au nombre desquelles on retiendra : - la justification ou le remboursement des montants compromis ; - l interdiction de payer les frais d évacuation sanitaire en espèce au malade ou à son représentant et la mise en place d une commission qui instruit en dernier ressort les dossiers d évacuation sanitaire ; - l établissement par chaque Centre Médical Communal d états financiers conformément au plan comptable général ; - la restitution, pour tous les cas irréguliers, des véhicules et autres biens soustraits ; - la mise en exergue de la responsabilité de l ordonnateur qui a émis les actes administratifs délictueux exécutés par le comptable public dans le cadre des opérations budgétaires ; - la mise en place d une commission de gestion des fonds d épidémie. 6