Politique de conflits d intérêts

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1 Politique de conflits d intérêts Politique internationale de Novartis 1 er septembre 2015 Version GIC 101.V1.FR

2 Introduction 1.1 Objectif Novartis s engage à conduire ses activités de manière à garantir que ni les jugements professionnels ni la prise de décision de ses collaborateurs ne sont influencés par des intérêts personnels injustifiés. Il existe une situation de conflit d intérêts dès lors que les intérêts personnels d un collaborateur influencent, ont la possibilité d influencer ou sont perçus comme influençant sa prise de décision au sein de Novartis. La présente Politique expose les principes et les règles conçus pour prévenir ou gérer les conflits d intérêts et explique comment ces principes et ces règles doivent être mis en application. 1.2 Cadre et champ d application La présente Politique s applique à tous les collaborateurs*. Elle contient les normes internationales de Novartis. Dans les pays où des lois et réglementations plus strictes existent, celles-ci prévalent sur les principes énoncés dans cette Politique. La présente Politique entre en vigueur le 1 er septembre 2015 et doit être mise en œuvre par toutes les sociétés affiliées de Novartis. Elle remplace la version précédente de la Politique de conflit d intérêts datée du 1 er janvier * Directeurs, agents, cadres et employés de Novartis AG et de ses sociétés affiliées 2 sur 8

3 2. Principes et règles 2.1 Les collaborateurs doivent comprendre dans quelles circonstances un conflit d intérêts peut surgir Principes et règles Un conflit d intérêts peut naître lorsqu un collaborateur place ses intérêts personnels au-dessus des intérêts de Novartis et si lesdits intérêts personnels influencent les jugements, décisions ou actions professionnels de ce collaborateur de manière abusive. Cela peut impliquer des personnes proches, définies plus bas, et des amis. Porter des jugements, prendre des décisions ou réaliser des actions en situation de conflit d intérêts peut gêner la réalisation d un travail objectif et efficace pour Novartis et peut avoir des répercussions aux niveaux légal et réglementaire. Chez Novartis le conflit d intérêts s entend au sens large : conflit d intérêts réel (le collaborateur est face à un conflit tangible et existant) ; conflit d intérêts potentiel (le collaborateur se trouve ou pourrait se trouver dans une situation qui peut devenir conflictuelle) et conflit d intérêts perçu (le collaborateur est ou pourrait être dans une situation qui peut sembler conflictuelle, même si ce n est pas le cas en réalité). Parmi les exemples courants de situations de conflit d intérêts figurent : les relations personnelles sur le lieu de travail (p. ex. recruter ou encadrer une personne proche), les mandats externes (p. ex. être membre du Conseil d administration ou du Conseil consultatif scientifique d un concurrent de Novartis), les collaborations externes (p. ex. exercer un deuxième travail auprès d un client, fournisseur ou concurrent de Novartis), la promotion d intérêts financiers personnels (p. ex. détenir une part substantielle d un fournisseur de Novartis et être en position d attirer l activité de Novartis vers ce prestataire) et le fait de recevoir des rémunérations, commissions, réductions, cadeaux, divertissements ou services (p. ex. recevoir de l argent liquide d un partenaire commercial de Novartis). Les collaborateurs sont tenus d identifier les cas dans lesquels ils ont, ils ont potentiellement ou ils pourraient être perçus comme ayant un conflit d intérêts. Les collaborateurs doivent consulter leur supérieur s ils ont un doute sur les circonstances pouvant générer un conflit d intérêts. Définitions Références Les «personnes proches» sont les membres de la famille du collaborateur, les personnes avec lesquelles le collaborateur entretient une relation intime et celles qui vivent dans le même foyer que le collaborateur. Des exemples de conflits d intérêts régulièrement mis à jour sont disponibles à l adresse 2.2 Les collaborateurs doivent éviter les conflits d intérêts dans la mesure du possible Principes et règles Toute collaboration avec Novartis prévoit une obligation contractuelle de loyauté envers la société. En conséquence, les collaborateurs devraient éviter tout conflit d intérêts avec Novartis. Certains conflits d intérêts présentent toutefois un risque particulièrement élevé pour la réputation ou les intérêts commerciaux de Novartis ; les collaborateurs doivent éviter ces situations (cf. Annexe, tableau 4.1). Novartis respecte les droits et les choix de ses collaborateurs et ne souhaite pas interférer avec leur vie privée. Cependant, des collaborateurs soucieux d éviter les conflits d intérêts sont un élément indispensable pour conserver l intégrité et assurer la pérennité de notre activité et ils suscitent la confiance et le soutien entre collègues et auprès de nos parties prenantes clés. 3 sur 8

4 Définitions «Eviter» un conflit d intérêts signifie que les collaborateurs prennent des décisions ou des mesures propres à garantir qu un conflit d intérêts ne se produira pas ou n aura pas la possibilité de se produire. 2.3 Les collaborateurs doivent signaler les conflits d intérêts Principes et règles Novartis comprend qu il n est pas toujours possible ni faisable d éviter un conflit d intérêts. Lorsqu un collaborateur ne peut pas éviter un conflit d intérêt, il est tenu le signaler. Avoir un conflit d intérêts n est pas forcément quelque chose de mal. Toutefois, cela peut devenir un problème professionnel ou juridique si le collaborateur essaie d influencer l issue de transactions commerciales pour son bénéfice propre ou pour celui de tiers. C est pourquoi la transparence qui prend ici la forme du signalement est cruciale car elle aide à protéger l intégrité et la réputation de Novartis et du collaborateur. Les collaborateurs sont tenus de signaler tout conflit d intérêts à leur supérieur. Le signalement doit être effectué dès que le collaborateur comprend qu il peut y avoir un conflit d intérêts et, si possible, avant de s engager dans le sujet en question. Lors du processus d embauche, les nouveaux collaborateurs doivent signaler expressément tout conflit d intérêts avec Novartis afin de pouvoir en discuter avec le responsable du recrutement. Le signalement d un conflit d intérêts devrait toujours commencer par une discussion entre le collaborateur et son supérieur. Par ailleurs, les collaborateurs doivent également soumettre le Formulaire de signalement de conflit d intérêts standard à leur supérieur (ou, s il existe, utiliser le système local de signalement en ligne) afin d assurer l enregistrement de chaque signalement. Les activités évoluent et, quand les circonstances changent, les signalements existants peuvent devenir incomplets ou inexacts. Dès que cela se produit, les collaborateurs doivent renouveler le signalement du conflit d intérêts. Définitions Le «signalement» est la communication par le collaborateur à son supérieur de l existence d un conflit d intérêts, de sa nature et de toutes les données pertinentes qui y sont relatives. Le «supérieur» désigne l Operational Manager responsable du travail du collaborateur sur le plan commercial ou opérationnel. Les «nouveaux collaborateurs» sont ceux qui (1) viennent d être recrutés pour la première fois par une société du groupe Novartis ou (2) ont vécu un transfert en interne entre des sociétés du groupe Novartis assorti d une interruption de service quelle qu en ait été la durée. Références Le Formulaire de signalement de conflit d intérêts standard de Novartis est disponible à l adresse Les membres du Corporate Executive Group (CEG) doivent également se référer aux Directives sur les mandats externes du CEG consultables à l adresse 4 sur 8

5 2.4 Les cadres sont tenus d assurer la résolution appropriée des conflits d intérêts. Principes et règles Le signalement permet la transparence sur les risques de conflits d intérêts réels, potentiels et perçus de Novartis. Il s agit d une composante nécessaire de l atténuation de ces risques, mais le signalement en soi ne suffit pas. La présente Politique vise également à résoudre les conflits d intérêts. Résoudre un conflit d intérêts relève de la responsabilité du supérieur. Plus précisément, Novartis demande au supérieur de : Traiter les informations signalées par son collaborateur avec une confidentialité appropriée et sans parti pris ; Evaluer équitablement la situation de conflit d intérêts signalée par son collaborateur, y compris les risques pour les intérêts commerciaux et la réputation de Novartis ; Chercher des conseils, si nécessaire, auprès du responsable fonctionnel du collaborateur et des fonctions supports, notamment le service juridique, les ressources humaines, ainsi que la division Intégrité et conformité ; Prendre une décision pragmatique pour résoudre le conflit d intérêts en minimisant les risques pour Novartis et en protégeant les intérêts personnels du collaborateur, autant que faire se peut ; Communiquer cette décision et ses motivations au collaborateur et assurer un suivi pour garantir que le collaborateur a compris la décision et s y conforme ; Garder une trace écrite de cette décision à l aide du Formulaire de signalement de conflit d intérêts standard et en remettre une copie au collaborateur (ou utiliser le système local de signalement en ligne). De nombreuses situations de conflit d intérêts peuvent être résolues simplement et d une manière acceptable pour tous ; un dialogue ouvert et proactif entre les supérieurs et leurs collaborateurs est indispensable pour atteindre ce résultat. Définitions La «résolution d un conflit d intérêts» est le processus de définition et de mise en œuvre des stratégies et des actions qui minimiseront les risques associés au conflit d intérêts signalé. Un exemple : si le conjoint d un collaborateur est cadre dirigeant chez un fournisseur potentiel de Novartis, le supérieur du collaborateur peut décider que la meilleure façon de limiter les risques potentiels pour les intérêts commerciaux et la réputation de Novartis est d exclure ce collaborateur de toute mission dans laquelle il/elle pourrait prendre des décisions relatives à l activité dudit fournisseur ou influencer cette activité. Références Nous encourageons les cadres à discuter avec leur HR business partner ou leur responsable conformité (http://complianceofficers.novartis.net/pages/default.aspx) en cas de doute sur la manière d évaluer et de résoudre un conflit d intérêts. Voir le tableau 4.2 de l Annexe. D autres ressources sur l évaluation du risque de conflit d intérêts et les moyens de le limiter sont disponibles à l adresse 5 sur 8

6 3. Mise en application 3.1 Formation et sensibilisation Les collaborateurs doivent se familiariser avec la présente Politique et participer périodiquement à des sessions de formation. Leurs supérieurs doivent en outre être formés sur la responsabilité qui leur est propre, à savoir évaluer et résoudre efficacement les conflits d intérêts. 3.2 Signalement d un comportement fautif potentiel/protection contre les représailles Tout collaborateur qui prend connaissance d une potentielle violation des lois applicables ou de la présente Politique est tenu de faire part de ses soupçons sans délai, conformément à la section du Code de conduite de Novartis intitulée «Comment signaler un comportement fautif». Cf. Les collaborateurs qui signalent un comportement fautif potentiel ou qui fournissent des informations ou toute autre assistance dans le cadre d une enquête concernant un comportement fautif seront protégés contre toutes représailles. 3.3 Infraction à la présente Politique Aucun manquement à la présente Politique ne sera toléré et toute violation pourra entraîner des sanctions disciplinaires pouvant aller jusqu au licenciement. 3.4 Responsabilités et mise en application Il incombe à chaque directeur de Novartis de suivre cette Politique dans le cadre des responsabilités relatives à sa fonction, de montrer l exemple et d apporter des recommandations aux collaborateurs qui dépendent de lui. Chaque collaborateur a la responsabilité d observer les règles et principes exposés dans la présente Politique. Le service des Ressources humaines a la responsabilité de signaler les conflits d intérêts des nouveaux collaborateurs au cours du processus de recrutement. Le propriétaire de cette Politique de conflit d intérêts est le service Intégrité et conformité du Groupe. 6 sur 8

7 4. Annexe Tableau 4.1 Risques de conflits d intérêts élevés que les collaborateurs sont tenus d éviter ou auxquels il faut mettre un terme Type de conflit Relations personnelles sur le lieu de travail Engagements externes et emplois externes Intérêts financiers personnels Relations avec les partenaires d affaires et les concurrents Cadeaux, repas, voyages, divertissement* Rémunérations, commissions, services et autres faveurs Situations à éviter ou auxquelles il faut mettre un terme Les collaborateurs ne doivent pas Être dans un rapport d encadrement, de subordination ou de contrôle (p. ex. avoir de l influence sur les conditions d emploi) avec une personne proche Être impliqués dans une décision d embauche concernant une personne proche (y compris le recrutement interne/externe et les transferts internes) Les collaborateurs ne doivent avoir aucune sorte d engagement, rémunéré ou non, avec Un partenaire d affaires ou un concurrent de Novartis, sauf si cela répond à un objectif de Novartis ou n influence pas (ni ne peut être perçu comme susceptible d influencer) le jugement professionnel du collaborateur Toute autre personne ou société si cet engagement a des conséquences sur leurs performances à Novartis Les collaborateurs ne doivent pas Détenir de participations supérieures ou égales à 1 % dans une société qui concurrence ou fait des affaires avec Novartis Réaliser des activités pour Novartis avec une entité dans laquelle ils ont un intérêt substantiel ou avec laquelle ils ont des liens substantiels Agir en tant que représentant officiel, conseiller ou consultant pour le compte d une agence gouvernementale dotée de pouvoirs réglementaires ou de surveillance sur Novartis Les collaborateurs ne doivent pas, directement ou indirectement, solliciter ou accepter d un partenaire d affaires ou concurrent de Novartis Des espèces ou équivalents d espèces (p. ex. des actions, des chèquescadeaux, des réductions hors accord collectif, etc.) ; cette interdiction vaut également pour les partenaires d affaires et concurrents potentiels de Novartis Des cadeaux ; si un cadeau est néanmoins reçu, il devra être rendu s il influence ou pourrait être perçu comme étant susceptible d influencer le jugement professionnel du collaborateur Des repas, voyages ou divertissements, sauf si cela répond principalement à un objectif de Novartis, s ils se font en compagnie d un représentant de la société qui les offre et si cela n influence pas (et ne peut être perçu comme susceptible d influencer) le jugement professionnel du collaborateur. Un collaborateur ne peut accepter un divertissement de nature extraordinaire et exceptionnelle sans l accord de son supérieur Les collaborateurs ne doivent pas, directement ou indirectement Solliciter ou recevoir une rémunération, une commission, un service ou toute autre faveur d un partenaire d affaires ou concurrent actuel ou potentiel de Novartis *Les Country Presidents (ou dans les pays sans Présidents, les Region ou Cluster Head responsables de ces pays) pourront établir des directives plus spécifiques que celles définies dans cette Politique (ex : interdire aux collaborateurs d accepter des invitations à des repas de la part de partenaires d affaires ou concurrents potentiels de Novartis, établir des seuils de dépenses fixes pour des voyages, etc.) Ces conditions devront être mises par l écrit. 7 sur 8

8 Tableau 4.2 Personnes à contacter pour obtenir des conseils Type de conflit Relations personnelles sur le lieu de travail Mandats externes** Engagements externes, y compris les emplois externes Intérêts financiers personnels Relations avec les partenaires d affaires et les concurrents Cadeaux, repas, voyages, divertissement Rémunérations, commissions, services, autres faveurs Autres situations Personne à contacter pour des conseils supplémentaires HR business partner Responsable intégrité et conformité Responsable intégrité et conformité ** Les membres du Corporate Executive Group (CEG) doivent également se référer aux Directives sur les mandats externes du CEG consultables à l adresse 8 sur 8

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