La création de l'état de frais Déplacements temporaires

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1 Dernière modification : 05/05/2014 La création de l'état de frais Déplacements temporaires REF : CDT_M05_001_00 Détails et eplicitations dans les commentaires du document

2 Compréhension de la notion d état de frais 2

3 Compréhension de la notion d état de frais Concepts clés 3 L Etat de frais (EF) dans Chorus DT, est créé suite au déplacement temporaire d un agent, en référence à un Ordre de Mission (OM) créé au préalable par le missionné. Le type d EF est défini en fonction du type d OM correspondant. Il est renseigné automatiquement par les éléments de l OM. Il permet de : Régulariser les frais prévisionnels par rapport à la réalité des dépenses. Ajuster les indemnités avec des compléments ou des déductions. Corriger les frais d agence et les écarts de tau de change. Déduire, s il y a lieu, l avance reçue suite à l OM. Une fois créé, l Etat de frais (EF) part dans un circuit de validation.

4 Compréhension de la notion d état de frais Typologie des EF 4 Type de mission effectuée Type d EF OM Classique, OM ponctuel, OM Urgent ou OM de Régularisation EF Classique OM Formation Continue ou OM de régularisation EF Formation Continue OM Formation Initiale ou OM de Régularisation de Formation Initiale EF Stage Formation Initiale OM Concours EF Concours OM Tournée Outre Mer EF Tournée Outre Mer OM Tournée Outre Mer étranger EF Tournée étranger Tout type de mission comportant une demande d avance EF Avance OM Régularisation Classique OM Régularisation Tournée Outre Mer OM Régularisation Tournée Etranger OM Régularisation Stage Formation Initiale OM Régularisation Formation Continue EF Classique EF Tournée Outre Mer EF Tournée Etranger EF Stage Formation Initiale EF Formation Continue L EF Avance ne sert pas à demander le remboursement de frais. Il est créé automatiquement lors de la validation de l OM par le Service Gestionnaire.

5 Compréhension de la notion d état de frais Frais à déclarer dans un EF Le missionné régularise ses frais prévisionnels par rapport à la réalité de ses dépenses avec les types de frais suivants : 5 Hôtel Hôtel au réel (payé par le missionné) Repas Repas au réel Repas non compris dans les transports Transports Train (payé par le missionné) Avion (payé par le missionné) Bateau (payé par le missionné) Abonnement Frais annees en voiture Parking Péage Carburant Visa Déplacement à l étranger Transport en commun Transport en commun (ticket à l unité) Transport en commun (carnet) Divers Frais d inscription colloque Divers

6 Compréhension de la notion d état de frais Gestion des indemnités forfaitaires Le missionné peut ajuster les indemnités forfaitaires avec des compléments ou des déductions : 6 Indemnités complémentaires étranger Indemnité complémentaire repas Etranger Indemnité complémentaire nuitée Etranger Indemnité complémentaire journalière Etranger Indemnité complémentaire demi journalière Etranger Déductions pour gratuités Déduction repas gratuit Métropole Déduction nuitée gratuite Métropole Déduction déjeuner gratuit Outre Mer Déduction dîner gratuit Outre Mer Déduction nuitée gratuite Outre Mer Déduction déjeuner gratuit Etranger Déduction dîner gratuit Etranger Déduction nuitée gratuite Etranger Précisions : -Les indemnités forfaitaires sont prédéfinies selon la politique de voyage intégrée dans Chorus DT. Leur montant est défini selon le type d indemnité forfaitaire et n est donc pas modifiable par le missionné. -Le missionné peut soit ajouter des indemnités complémentaires, soit en déduire (eemple : repas pris gratuitement chez un tiers pendant le séjour). Déductions collectivités Déduction repas en collectivité Métropole Déduction nuitée en collectivité Métropole

7 Circuit de validation des EF 7

8 Circuit de validation des EF Concepts clés 8 Un Etat de frais (EF) : Ne peut être supprimé pour des raisons de suivi de l'ordre de Mission (OM) lié. Peut être annulé par son créateur. Est envoyé dans le circuit de validation après sa création. Ne peut changer de statut si la date de fin du déplacement est ultérieure à la date du jour. Le missionné doit être revenu avant la création de l EF.

9 Création d un état de frais 9

10 Création d un état de frais Etapes clés 10 Missionné / Assistant 1 Initier l EF 2 Vérifier et régulariser l EF 3 Transmettre l EF pour validation Menu général Module «Etat de frais» Onglet «Général» Vérification des informations générales reprises de l OM Bouton «Valider/Modifier» Choi du statut et du destinataire de l EF Onglet «Frais» Vérification des frais prévisionnels et des indemnités de l OM repris dans l EF Ajout ou déduction de frais et/ou indemnités Onglet «Indemnités kilométriques» Vérification des indemnités kilométriques reprises de l OM Ajout d indemnités kilométriques

11 Création d un état de frais Initiation de l EF 11 - Zoom sur l initiation (1/2)- 1 2 Etat de frais Initie la création de l EF. Bouton Créer Lance la création d un nouvel EF. Par défaut, Chorus DT affiche le dernier EF consulté sur le Menu EF.

12 Création d un état de frais Initiation de l EF 12 - Zoom sur l initiation (2/2)- 3 Sélection de l OM Permet de sélectionner l OM de référence pour créer un EF qui y sera rattaché. Les OM apparaissent au statuts : V : OM Validés pour lesquels aucun EF n a encore été créé. T : OM Traités pour lesquels il eiste au moins un EF.

13 Création d un état de frais Cas particulier : création d un EF pour le compte d un autre collaborateur 13 - Zoom sur l initiation - 1 Sélection Permet de sélectionner un type de création pour le compte d un tiers. 2 Liste Liste des collaborateurs autorisés. Identifiant Restreint la recherche sur le matricule du collaborateur. Dans le cas de création d un EF pour le compte d un autre collaborateur (eemple : assistant, délégation d assistant), le créateur doit sélectionner ce dernier avant de lancer la création.

14 Création d un état de frais Lien entre EF et OM 14 - Zoom sur l onglet «Général» - OM de référence Affiche le numéro de l'om de référence sur lequel l'utilisateur peut cliquer pour l'afficher. Mode de règlement Virement bancaire par défaut. L onglet «Général» de l EF reprend des informations non modifiables de l OM.

15 Création d un état de frais Vérification et régularisation des frais 15 - Zoom sur l onglet «Frais» - Créer Ajoute un frais à choisir dans une liste. Enregistrer Sauvegarde les modifications. Détail du frais Documente le détail du frais sélectionné. Justificatif joint Par défaut coché, pour indiquer que le justificatif est fourni en PJ ou papier. L onglet «Frais» ne reprend pas les frais et corrections de frais d agence.

16 Création d un état de frais Création de nouveau frais (1/4) 16 - Zoom sur la création de frais réels - Date Par défaut au 1er jour de la mission. Doit correspondre à celle figurant sur le justificatif. Type de frais Définit le type de frais à sélectionner dans une liste. TVA Commentaire Par défaut à D0. Ne doit pas être modifié. Champ tete pour détailler la dépense. L ensemble des champs est obligatoire pour la validation. Le champ quantité est sans impact sur le montant saisi.

17 Création d un état de frais Création de nouveau frais (2/4) 17 - Zoom sur la création de frais selon un barème forfaitaire - Montant Quantité Nombre de pièces payées par le missionné. Commentaire Champ tete pour détailler la dépense. Chorus DT calcule automatiquement le remboursement forfaitaire. Les frais sont calculés en fonction de la quantité et le barème forfaitaire associé au frais.

18 Création d un état de frais Création de nouveau frais (3/4) 18 - Zoom sur la création de frais en devise remboursé au réel - Montant à rembourser Devise Devise utilisée pour la dépense. Calculé en Euro selon le tau de change en vigueur à la date de la dépense. Commentaire Champ tete pour détailler la dépense. Le montant total du frais est calculé selon la quantité saisie et le barème forfaitaire associé au frais, en fonction du tau de change en vigueur à la date de la dépense.

19 Création d un état de frais Création de nouveau frais (4/4) 19 - Zoom sur la création de frais sans justificatif - Justificatif joint A décocher en absence de justificatif. Motif Motif de l absence de justificatif. En absence de justificatif joint, un message d erreur non bloquant apparait afin d attirer l attention du valideur lors du contrôle.

20 Création d un état de frais Gestion des indemnités 20 - Zoom sur l ajout ou la déduction d indemnités Libellé Permet de restreindre la recherche sur «Indemnité» ou «Déduction». Montant à rembourser Calculé automatiquement en fonction du barème applicable. Les indemnités forfaitaires reprises de l OM sont non modifiables et non supprimables.

21 Création d un état de frais Vérification et régularisation des indemnités kilométriques 21 - Zoom sur l onglet «indemnités kilométriques» - Ajouter un IKM Crée un nouvel IKM. Ajouter un trajet Un nouveau trajet est créé en cliquant sur la ligne vierge. Pré-requis : Le véhicule personnel doit être déclaré dans la fiche profil de l'utilisateur. Un contrôle de cohérence est effectué sur les dates entre l onglet «Général» et les lignes de trajet.

22 Création d un état de frais Transmission de l EF pour validation 22 1 Passer au statut : 2 Permet, si aucune erreur n est constatée, de faire passer l EF à l étape de validation suivante. Passer au statut : A - Zoom sur la transmission de l EF Valider / Modifier Permet d accéder à l écran de transmission ou d annulation de l EF. Permet au créateur de l EF de l annuler. Il est recommandé de cocher l option «prévenir le destinataire par ». Destinataire Permet de sélectionner un valideur habilité. Changement Valide la transmission. de statut

23 Création d un état de frais Consultation de l historique du document 23 - Zoom sur le changement de statut - Onglet Historique Affiche les étapes du cycle de vie de l EF. Statut Affiche le nouveau statut de l EF.

24 Comprendre les alertes et les actions à mettre en œuvre 24

25 Comprendre les alertes et les actions à mettre en œuvre Concepts clés 25 Une alerte peut être liée à : Un justificatif manquant dans un des frais de l EF. Une insuffisance du disponible de l enveloppe budgétaire (s il est inférieur à 20%). Une incohérence dans la date de début ou de fin. L absence des coordonnées bancaires dans la fiche profil. Le verrouillage de la fiche profil du missionné. Celui-ci n étant plus autorisé à effectuer des missions. Les alertes peuvent apparaitre à chaque étape du circuit de validation. Dès lors, le valideur peut : Renvoyer l EF à son initiateur (Statut R Révision) en précisant la révision attendue dans le champ «Commentaire» de l EF. Annuler le remboursement d une ligne de frais et envoyer l EF au service gestionnaire pour un paiement partiel. Un EF renvoyé à son initiateur (statut R Révision) reprendra après modification le circuit de validation complet.

26 Comprendre les alertes et les actions à mettre en œuvre Zoom sur les alertes 26 - Zoom sur les alertes - Icône d alerte Signale la présence d une erreur ou d un manque. Message d alerte Affiche le motif de l alerte.

27 Cas particuliers 27

28 Cas particuliers Validation d un OM ponctuel rattaché à un OM permanent 28 Si aucun EF n eiste et que la date de fin de l OM ponctuel est dépassée, l EF : Sera créé automatiquement au statut 1P et rattaché à l OM ponctuel. Est non modifiable, seul la case «Justificatif joint» peut être cochée ou décochée, avec la possibilité de saisir un motif. Suit un circuit de validation particulier : envoi direct au Gestionnaire Contrôleur ou annulation le cas échéant. Si un EF eiste déjà ou si la date de fin de l OM ponctuel n est pas dépassée : L EF n est pas créé. Dans ce cas, il conviendra de le créer manuellement.

29 Conclusion 29

30 Conclusion Points clés 30 L Etat de frais (EF) : Est initié par le missionné (ou son assistant) suite à son retour. Référence obligatoirement un OM au statut «Validé» ou «Traité». Contient des informations reprises automatiquement de l OM. Part dans un circuit de validation pour vérification et régularisation. Une fois traité par le Gestionnaire Valideur, l EF est Intégré dans Chœur Chorus en générant une demande de paiement directe pour les frais à rembourser.

31 Annee 31

32 Annee Statuts des documents dans Chorus DT (1/2) A chaque étape du circuit dans Chorus DT est associé un statut : 32 Code Libellé du statut Commentaires OM EF 1 Création Saisie par l initiateur mais pas encore d envoi dans le circuit de validation 1P Création automatique d un EF rattaché à : un OM ponctuel dont la date de fin est dépassé Saisie par l initiateur mais pas encore d envoi dans le circuit de validation RA Demande de réservation agence Pas de modification possible par l initiateur et envoi à l agence RP Retour proposition agence Proposition faite par l agence, possibilité de compléter et valoriser avant envoi dans le circuit de validation RT Traitement manuel des propositions Proposition faite par l agence par retour d , possibilité de compléter et valoriser avant envoi dans le circuit de validation 2 Attente de validation VH1 Saisie par le missionné et envoi au VH1 3 Attente de validation VH2 Validé par le VH1 et envoi au VH2 O Attente de validation VO Validé par le VH1 / VH2 et envoi au VO G Attente de Validation Service Gestionnaire Validé par le VH1 / VH2 / VO et envoi au SG GC Attente de validation gestionnaire contrôleur Validé par le VH1 / VH2 / VO et envoi au GC GV Attente de validation gestionnaire valideur Validé par le GC et envoi au GV

33 Annee Statuts des documents dans Chorus DT (2/2) A chaque étape du circuit dans Chorus DT est associé un statut : 33 Code Libellé du statut Commentaires OM EF M2 TP T1 Z1 Modification SG après validation gestionnaire Attente de traitement Trop Perçu Trop Perçu traité EF nul Modification possible par le SG (OM au statut V, T, SF) pour libérer le montant à payer puis envoi dans le circuit de validation. Complément apporté par le GV avec le montant de trop perçu et le n de facture Chorus avant envoi dans le circuit de validation. Soumission à un traitement manuel : plus aucune modification possible. Envoi par le GV de l EF au statut final Z1 : montant à rembourser est nul. V Validé Validation par le GV ou le SG terminée. T Traité Création de l EF à partir de l OM (hors EF d avance). SF Mission Sans Frais Absence de frais à déclarer au retour de mission. A Annulé Annulation : plus aucune modification possible. R Révision Renvoi à l initiateur pour correction ou annulation. RM En cours de rectification Modification en cours avant envoi dans le circuit de validation. IF Information Anomalie dans le traitement des réservations impactant son OM (erreur ou rejet au niveau des flu de réservation/confirmation/annulation), Avertissement à destination de l initiateur. Enregistrement d un commentaire dans l'historique de changement de statut d un EF (cas de l intégration d une DP dans Cœur Chorus).

34 Annee Statuts des documents issus de Chorus DT 34 A chaque étape du circuit dans Cœur Chorus est associé un statut : Code Libellé du statut Commentaires OM EF C0 Attente de traitement Chorus Après validation par le gestionnaire valideur et avant intégration dans Cœur Chorus. CE En cours de traitement Chorus En cours d intégration dans Cœur Chorus. CA Rejeté par Chorus Erreur constatée lors de l intégration dans Cœur Chorus. CB Rejet budget Chorus Problèmes budgétaires constatés lors de l intégration dans Cœur Chorus. CG Intégré dans Chorus Intégration réussie dans Cœur Chorus. CS Basculé sur eercice suivant Basculement dans le cadre des travau de fin de gestion. AC Contrepassé dans Chorus Plus de modification possible par aucun des rôles. AS Supprimé dans Chorus Plus de modification possible par aucun des rôles. CC Comptabilisé dans Chorus Validation par le comptable. C1 Payé par Chorus Demande de paiement payée dans Chorus. Plus de modification possible par aucun des rôles. Rectorat de Nice - Janvier 2015

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