La convocation a été dûment signifiée et le quorum est atteint à compter de 16h42. L assemblée peut valablement délibérer.

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1 1120 Conseil d administration 15 AVRIL 2013 PROCÈS-VERBAL de la soixante-seizième assemblée ordinaire des membres du CONSEIL D ADMINISTRATION du Centre de santé et de services sociaux Les Eskers de l Abitibi, tenue le lundi 15 avril 2013, à 16 h 30, à la salle B210, du Centre d hébergement Harricana, située au 612, 5 e Avenue Ouest, Amos PRÉSENCES : Monsieur Jean McGUIRE, président Monsieur Richard VALLÉE, vice-président Madame Hélène DESJARDINS, secrétaire Madame Marthe BÉLANGER Madame Sabrina CASTELLI Monsieur Jean-François DROUIN Monsieur Benoit GAGNÉ Madame Danyelle GONTHIER Madame Carole LANOIX Docteur Yves PARADIS Monsieur Léandre PARÉ Monsieur Lionel PELCHAT Madame Céline PERRON Monsieur Jacques RIOPEL Madame Maryse THIBAULT ABSENCE : Madame Annie DESROCHERS Madame Françoise POMERLEAU 1. VÉRIFICATION DE L AVIS DE CONVOCATION, DE L ORDRE DU JOUR ET DU QUORUM La convocation a été dûment signifiée et le quorum est atteint à compter de 16h42. L assemblée peut valablement délibérer. 2. MODIFICATION ET/OU AJOUT À L ORDRE DU JOUR ET SON ADOPTION Des représentants du syndicat FIQ sont présents à la rencontre afin de présenter aux membres du conseil d administration leurs doléances par rapport à la pénurie de personnel qui seront

2 1121 entendus après le point 3, soit la visite de M. Jacques Boissonneault et de Mme Denise Stewart de l'agence de la santé et des services sociaux de l'abitibi-témiscamingue, à 19h. Mme Desjardins fait la présentation de Mme Martine Doyon, conseillère à la direction générale, qui sera présente lors de des rencontres du conseil d administration. Mme Desjardins, directrice générale, informe les membres du conseil d administration que Monsieur Hans Carignan, ex-membre du conseil d administration, se joindra aux membres pour le souper, et la direction profitera de cette occasion pour le remercier de toutes les années qu il a dédiées au conseil d administration du CSSS Les Eskers de l Abitibi. Également, au début du souper, M. Jean-François Drouin va servir des salades qui ont été présentées à la population lors du mois de la nutrition dans le programme Sur proposition de M. Léandre Paré, et appuyé par Mme Céline Perron, il est résolu d adopter l ordre avec l ajout suivant: 12.1 Nomination d un nouveau membre du conseil d administration 3. Visite de M. Jacques Boissonneault et de Mme Denise Stewart de l'agence de la santé et des services sociaux de l'abitibi-témiscamingue 4. Assemblée ordinaire du 18 févier Résolution Adoption du procès-verbal 4.2 Le suivi et les affaires découlant ne revenant pas à l ordre du jour 5 Affaires relevant de la direction des ressources humaines 5.1 Présentation du plan d'action d'entreprise en santé par Mme Caroline Roy, DRH 5.2 Résolution - Adoption du plan d'action d'entreprise en santé 5.3 Réduction - pénurie de personnel 5.4 Information 6 Affaires relevant de la direction des ressources financières 6.1 Rapport financier de la 11 e période terminée le 9 février Optimisation cible du MSSS 6.3 Budget Convocation du comité de vérification 6.5 Résolution Acceptation de l Analyse financière pour l année Information 7 Comité de gestion du 8 janvier et 19 février Affaires relevant de la direction des services professionnels et hospitaliers 8.1 Demandes de statut et privilèges 8.2 Résolution registre des signataires autorisés par un établissement du réseau de la santé RAMQ 8.3 Information 9 Affaires relevant de la direction des ressources matérielles et informationnelles 9.1 Coupure dans l'allocation budgétaire immobilisation

3 Information. 10 Affaires relevant de la direction générale 10.1 Résolution - Nomination des délégués lors de l'assemblée générale annuelle au congrès de l'aqesss 10.2 Résolution - Nomination d'un administrateur sur le comité exécutif du CA 10.3 Résolution - Nomination de deux membres sur le comité de vigilance 10.4 Vente de pains au CH au profit de la Fondation hospitalière d'amos 1 jour/semaine 10.5 PAQ : DRMI 10.6 Bilan des infections nosocomiales 10.7 Prothèses et chirurgies de la période "Feed back" des membres du conseil d administration Activités de la directrice générale Information 11 Correspondance 12 Divers 12.1 Nomination d un nouveau membre du conseil d administration 13 Date de la prochaine assemblée 14 Levée de l assemblée ADOPTÉE À L'UNANIMITÉ 3. Visite de M. Jacques Boissonneault et de Mme Denise Stewart de l'agence de la santé et des services sociaux de l'abitibi-témiscamingue M. Jacques Boissonneault, président-directeur général et Mme Denise Stewart, directrice des activités stratégiques de l Agence de la santé et des services sociaux de l'abitibi- Témiscamingue sont venus rencontrer les membres du conseil d administration pour discuter de l optimisation, de la gouvernance régionale, de l accès aux services et des ressources informationnelles. 4 Assemblée ordinaire du 18 février Résolution Adoption du procès-verbal Sur proposition de M. Richard Vallée et appuyé par Mme Carole Lanoix, il est résolu d adopter le procès-verbal tel que rédigé. 4.2 Le suivi et les affaires découlant ne revenant pas à l ordre du jour Page 1113, article 3.2 -Table d'angiographie numérique La direction a reçu les plans des architectes et des ingénieurs pour l'aménagement de la salle d angiographie numérique ainsi que l évaluation monétaire au montant de $.

4 1123 Page. 1113, article 3.2 PFT Urgence Les réponses pour le PFT de l urgence, qui ont été fournies au Ministère de la santé et des services sociaux et à la Direction des urgences du Québec, ont été envoyés en correspondance aux membres du CA. Ce point sera traité au point 11 Correspondance. Page 1113, article 3.2 suivi PALV Personnes âgées occupant des lits de courte durée Présentement en moyenne 4 patients sont toujours en attente d hébergement et dans les lits de courte durée. Par ailleurs, à l égard du succès, le département de médecine a toujours en moyenne 10 patients de médecine sur l unité de médecine qui compte 15 lits, ce qui permet de libérer des lits du 4 e étage pour les chirurgies et améliorer le rendement à l urgence. Page 1113, article 3.2 Information Agnico Eagle La direction a reçu la réponse de l entreprise Agnico Eagle en suivi à notre demande pour la supervision des mécaniciens de machinerie fixe pour l établissement. Malheureusement le personnel mécanicien de machinerie fixe d Agnico Eagle n utilise pas le même équipement que notre établissement. Page 1114, article 5.1 Suivi PALV Personnes âgées occupant des lits de courte durée - Suite à la suggestion des membres du conseil d administration, Mme Marie-Claude Lacombe a rédigé un article dans le journal local, via M. Guindon, journaliste. Également, des demandes seront faites à la radio ainsi qu à la télévision communautaire afin de diffuser l information à la population. Page 1115, article 6.4 Information Concernant le Groupe d approvisionnement Nord- Ouest, Mme Nathalie Chartier est la présidente de ce nouveau regroupement. Elle a rencontré les chefs d approvisionnement de la région et le mandat est présentement en élaboration. Page 1117 article 10.1 Suivi des temps d attente à l urgence Les nouvelles directives du Ministère de la santé et des services sociaux ont été mises en place et la politique émise par l Agence de la santé et des services sociaux de l Abitibi-Témiscamingue a été transmise à la direction pour rédaction d une politique interne. Les suivis journaliers sont faits par la coordonnatrice des soins infirmiers et sont également envoyés tous les jours aux membres du CMDP, à tous les cadres et aux directeurs de l établissement. Tous travaillent de concert afin de s assurer qu il n y ait pas de 24hrs à l urgence et que les séjours sur civières à l urgence soient moins de 10. Par ailleurs, l urgence du CSSS Les Eskers de l Abitibi est très performante, puisque le temps d attente moyen est de 4,40 hrs. Page 1120, article 13.1 Prix d excellence Raymond-Carignan Malheureusement la candidature des M. Michel Michaud n a pas été retenue pour le prix d excellence Raymond-Carignan de l Association des directeurs généraux des services de santé et des services sociaux du Québec. Par contre, la direction va lui remettre au cours du mois d avril une copie de la correspondance qui a été utilisée pour soumettre sa candidature.

5 Affaires relevant de la direction des ressources humaines 5.1 Présentation du plan d'action d'entreprise en santé par Mme Caroline Roy, DRH Mesdames Caroline Roy, directrice des ressources humaines et SRMO présentent le plan d action d Entreprise en santé du CSSS Les Eskers de l Abitibi aux membres du conseil d administration. Ce plan est le résultat d un sondage et de groupes de discussion effectués parmi les employés. Il reflète également l engagement de la direction en faveur de la santé, la sécurité, et le bien-être des employés du CSSS Les Eskers de l Abitibi. 5.2 Résolution Adoption du plan d'action d'entreprise en santé RÉSOLUTION CA Il est proposé par M. Richard Vallée et appuyé par Mme Maryse Thibault, d adopter le plan d action d Entreprise en santé du CSSS Les Eskers de l Abitibi tel que présenté. 5.3 Réduction - pénurie de personnel La pénurie des ressources humaines et les Impacts sur nos chirurgies - Madame Caroline Roy informe les membres du conseil d administration de la situation actuelle du CSSS, du suivi et les démarches de recrutement du personnel. Le CSSS se voit confronté à une pénurie de personnel, particulièrement avec l arrivée de la période estivale qui correspond également à la période de vacances des employés. Des démarches actives au niveau du recrutement se poursuivent. Différents moyens seront envisagés pour faire face à cette pénurie, ceci tout en gardant l objectif de maintenir des services de qualité auprès des usagers et de préserver de bonnes conditions de travail pour les employés. Les démarches qui ont été entreprises par la direction des ressources humaines sont: * Garantie de travail à temps complet pour le personnel infirmier * Rappel des retraités * Rappel du personnel infirmier ayant quitté * Rappel mamans en congé et autres congés * Titularisation pour le personnel infirmier * Entente pour les horaires 7/7 avec CSN pour les préposées aux bénéficiaires * Partenariat avec la CSH formation PAB * Recrutement agressif L établissement embauchera cette année 7 nouvelles infirmières, 4 externes qui vont

6 1125 terminer leurs études l an prochain, 8 infirmières-auxiliaires et 6 préposés aux bénéficiaires. 5.4 Information Rien à inscrire à ce point. 6 Affaires relevant de la direction des ressources financières Madame Danielle Fournier, directrice des ressources financière, fait la présentation des points sous la rubrique des ressources financières. 6.1 Rapport financier de la 11 e période terminée le 9 février Nous anticipons un déficit pour l année de $. Il y a une hausse d activités pour le maintien à domicile et le coût des médicaments oncologiques pour l année sont de $, l assurance-salaire est toujours élevé, mais il y a tout de même une amélioration par rapport à l an dernier. 6.2 Optimisation cible du MSSS Mme Danielle Fournier explique l optimisation du MSSS sous forme de tableaux qui ont été envoyés aux membres du conseil d administration en suivi à la rencontre Pour la région, de à , c est une optimisation de $. La compression totale pour notre CSSS est de $. 6.3 Budget Tous les directeurs se sont réunis la semaine dernière pour une «conclave budgétaire». Beaucoup de travaux ont été faits par chacun des directeurs afin d anticiper une économie de $ dont un plan d action de 6 mois à 1 an. Les directeurs se réuniront à nouveau le 16 avril prochain pour prendre des décisions finales concernant le plan d action. Mme Fournier mentionne que les administrateurs doivent adopter un budget en équilibre budgétaire, même s il est prévisible de ne pas atteindre l équilibre au 31 mars De ce fait, l adoption du budget est reportée à la prochaine rencontre, soit le mardi 21 mai 2013, après la rencontre du comité de vérification prévu au point Convocation du comité de vérification La direction demande qu il y ait une rencontre des membres du comité de vérification afin d entériner l optimisation et la compression budgétaire ainsi que les cibles indiqués pour

7 1126 adoption à la prochaine rencontre du conseil d administration, soit le 21 mai Résolution Acceptation de l Analyse financière pour l année Mme Danielle Fournier, directrice des ressources financière, recommande l'acceptation de l analyse financière pour l année transmise par l'agence le 4 mars Au global, ils ont validé le résultat financier annuel tel que produit selon les états financiers de l établissement RÉSOLUTION CA Il est proposé par M. Jean-François Drouin et appuyé par Mme Carole Lanoix, d accepter l analyse financière pour l année tel que produit selon les états financiers du CSSS Les Eskers de l Abitibi. 6.6 Information Rien à inscrire à ce point 7 Comité de gestion du 8 janvier et 19 février 2013 Page 2, article 2.2. Suivi et affaires découlant - "5.4.1 Pression des ambulanciers" Mme Céline Perron demande si la pression des ambulanciers a été mise en application en ce qui concerne de ne pas informer les cliniques d urgence de leur venue avec un patient. Mme Desjardins va vérifier avec les soins infirmiers si cette situation s est produite dans notre CSSS. 8 Affaires relevant de la direction des services professionnels et hospitaliers 8.1 Demandes de statut et privilèges Aucune demande de statut et privilèges. 8.2 Résolution registre des signataires autorisés par un établissement du réseau de la santé RAMQ RÉSOLUTION CA Il est proposé par M. Lionel Pelchat et appuyé par Mme Céline Perron d autoriser Mme Lyne Lortie, assistante chef technologue en imagerie médicale à signer les demandes de paiements ou documents administratifs concernant les professionnels de la santé qui œuvrent dans notre établissement sur les formulaires prescrits par la Régie de

8 1127 l Assurance-maladie du Québec. Cette même personne est aussi autorisée à signer des formulaires en regard des nominations et des octrois de privilèges accordés. 8.3 Information Rien à inscrire à ce point 9 Affaires relevant de la direction des ressources matérielles et informationnelles 9.1 Coupure dans l'allocation budgétaire immobilisation L établissement a reçu une information d une possible réduction du montant alloué pour les allocations budgétaires pour le maintien d actif, l informatique et le volet équipement. La direction des services professionnels est à revoir avec les équipes cliniques les besoins qui seront reportés aux années subséquentes. 9.2 Information. Rien à inscrire à ce point. 10 Affaires relevant de la direction générale 10.1 Résolution - Nomination des délégués lors de l'assemblée générale annuelle au congrès de l'aqesss Le Congrès de l'aqesss aura lieu les 15, 16 et 17 mai 2013 à Montréal. Les administrateurs doivent nommer deux délégués représentants l établissement pour le vote à l'assemblée générale annuelle au congrès de l AQESSS. M. Jean McGuire, président, et Mme Hélène Desjardins, directrice générale, vont assister au congrès. RÉSOLUTION CA Il est proposé par Mme Marthe Bélanger et appuyé par Mme Carole Lanoix, de nommer M. Jean McGuire, président, et Mme Hélène Desjardins, directrice générale, représentants de notre établissement à l assemblée annuelle du Congrès de l Association des établissements de santé et de services sociaux (AQESSS) Résolution - Nomination d'un administrateur sur le comité exécutif du CA Étant donné que M. Richard Vallée a été nommé vice-président et qu il était membre sur le Comité exécutif qui est formé du président, vice-président, de la directrice générale et de 2 membres du conseil d'administration, nous devons nommer un nouveau membre du

9 1128 conseil d administration sur ce comité. Une personne a signifié son intérêt pour combler le poste d administrateur sur le comité exécutif du conseil d administration, M. Benoît Gagné. RÉSOLUTION CA Il est proposé par M. Jacques Riopel et appuyé par M. Léandre Paré, de nommer M. Benoît Gagné membre au comité exécutif du conseil d administration Résolution - Nomination de deux membres sur le comité de vigilance Le comité doit compter trois administrateurs dont un des membres est membre du comité des usagers. Suite au départ de M. Hans Carignan et au décès de Mme Marchand, deux postes sont à combler au comité de vigilance et de la qualité. Actuellement sur le comité de vigilance Mme Annie Desrochers est membre. RÉSOLUTION CA Sur PROPOSITION de Mme Sabrina Castelli, appuyé par Mme Maryse Thibault IL EST RÉSOLU de nommer M. Léandre Paré et M. Richarde Vallée membres du Comité de Vigilance et de la Qualité. ADOPTÉE À L'UNANIMITÉ 10.4 Vente de pains au CH au profit de la Fondation hospitalière d'amos 1 jour/semaine La direction a reçu une demande officielle de Mme Fernande Rivest pour avoir l autorisation de vendre des pains à l entrée principale du Centre hospitalier Hôtel-Dieu d Amos, à chaque semaine dont tous les profits iraient à la Fondation Hospitalière d Amos. La direction se questionne à savoir si cette procédure est adéquate pour l établissement. Mme Desjardins a consulté les directeurs à cet effet ainsi que la présidente des bénévoles pour voir la possibilité de vendre les pains via la boutique. Un suivi sera fait avec les directeurs PAQ : DRMI Ce point est reporté à la prochaine rencontre 10.6 Bilan des infections nosocomiales Le bilan présenté pour le nombre d infections nosocomiales, en date du 19 février 2013,

10 1129 est très positif. La vigilance est très grande de la part du comité de prévention des infections et les unités de soins participent activement à maintenir ce taux de 0% Prothèses et chirurgies de la période 13. Pour les prothèses PTH PTG jusqu à la période 13, c est un résultat pour la pose de 53 prothèses de plus que l année précédente, soit 361 prothèses. La cible de 360 prothèses est atteinte grâce à la grande collaboration du personnel au bloc opératoire et sur les unités de soins. Concernant le volume de chirurgie total, en chirurgie d un jour 7% d augmentation comparativement à l année dernière pour un total de 160 chirurgies de plus. Pour les hospitalisations et au niveau des externes, le volume d activités est similaire à l année dernière, une baisse de 2% suite au travail sur l admission de même jour "Feed back" des membres du conseil d administration. Rien à inscrire à ce point Activités de la directrice générale Depuis la dernière rencontre, le 18 février, voici certaines activités de la directrice générale : Formation sur les contrats RORC à Val d Or Participation à la rencontre du département de médecine générale Rencontre avec les cadres du CSSS Rencontre avec M. Serge Larche, président du CA de l Agence de la santé et des services sociaux de l Abitibi-Témiscamingue Rencontre des dirigeants de l Accueil Harvey-Bibeau Rencontre des conseillers municipaux Participation à la rencontre de la Table des directeurs généraux de l Abitibi- Témiscamingue Rencontre du CMDP de notre CSSS afin de discuter de la situation budgétaire et de la pénurie des ressources humaines. Une approche collaborative des départements est garante des choix que l établissement fera pour minimiser les impacts sur la clientèle afin de faire face à nos difficultés financières qui s annoncent pour l année Participation à la soirée reconnaissances des Ambassadeurs Amos-Harricana Information Les membres du conseil d administration de l Agence de la santé et des services sociaux de l Abitibi-Témiscamingue vont se réunir à Amos le mercredi 1 er mai prochain. Les directeurs du CSSS rencontreront les membres du CA, cette même journée, afin de leur faire part

11 1130 des orientations du CSSS Les Eskers de l Abitibi et des différents développements et problématiques. Une rencontre préparatoire a été faite avec M. Serge Larche le 10 avril dernier. 11 Correspondance Aucune question à ce point. 12 Divers 12.1 Résolution - Nomination d un nouveau membre du conseil d administration Un poste d administrateur était toujours vacant sur le conseil d administration du CSSS Les Eskers de l Abitibi depuis de départ de M. André Jacques. RÉSOLUTION CA Sur proposition de M. Jean McGuire et appuyé par Dr Yves Paradis, il est résolu de nommer M. François Lemire membre du conseil d administration pour le CSSS Les Eskers de l Abitibi. 13 Date de la prochaine assemblée La prochaine assemblée sera le mardi 21 mai Levée de l assemblée L assemblée est levée à 21h05. Tel qu accepté et/ou modifié à la prochaine réunion ordinaire Jean McGuire, président JMcG/HD/HD/ga Hélène Desjardins, secrétaire