WHITEPAPER Août /15 1. VOS AVANTAGES AVEC SAGE ERP X MODULES ET FONCTIONNALITÉS ARCHITECTURE DE LA SOLUTION...

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2 WHITEPAPER Août /15 TABLE DES MATIERES 1. VOS AVANTAGES AVEC SAGE ERP X MODULES ET FONCTIONNALITÉS ARCHITECTURE DE LA SOLUTION PRINCIPALES FONCTIONS DE LA SOLUTION MISE EN ŒUVRE DU PROJET EXPLOITATION A LONG TERME SAGE SUISSE SA NOS CLIENTS PARLENT DE SAGE ERP X

3 WHITEPAPER Août /15 1. VOS AVANTAGES AVEC SAGE ERP X3 Offrez les meilleures perspectives locales et internationales à votre entreprise. Sage ERP X3, la meilleure solution internationale avec ancrage local, prépare de manière optimale votre entreprise à relever tous les défis actuels et futurs et vous garantit ainsi une protection de l investissement inégalée. Orientation processus: Sage ERP X3 est une solution de gestion ERP flexible qui s'adapte individuellement à vos processus commerciaux. Fonctionnalités complètes: Grâce aux modules finances, commerce (achats, vente, stocks), CRM et production et aux outils d évaluation simplifiés et flexibles, Sage ERP X3 prend en charge tous les processus opérationnels et stratégiques de votre entreprise dans un système unique. Priorité aux moyennes entreprises: Grâce à la longue expérience de Sage en tant que leader pour les logiciels destinés aux PME, la solution a été spécifiquement développée pour répondre aux exigences des moyennes entreprises. La priorité est accordée à: la simplicité, la flexibilité et l'évolutivité. Plateforme unique: La solution prend en charge les concepts Multi-Company (groupes d entreprises), Multi-Site (plusieurs sites) et Multi-Legislation (plusieurs comptabilités) sur la même plateforme. Vous répondez ainsi à toutes les exigences organisationnelles et réglementaires présentes et futures. Disponibilité internationale: En tant que réelle solution software standard suisse, Sage ERP X3 vous offre également des perspectives internationales. La disponibilité internationale de la solution dans plus de 50 pays et 10 langues vous garantit que votre logiciel tiendra le rythme de vos projets de mondialisation. Accès flexible: Sage ERP X3 vous permet d accéder à vos données en toute flexibilité, que ce soit en interne à partir de l interface utilisateur Client/Server habituelle ou à partir du navigateur Internet sur des sites externes. Interopérabilité: La gestion centralisée des données de tous les domaines de votre entreprise sur un seul système vous garantit à tout moment un aperçu à 360 de vos activités commerciales, des analyses rapides et des bases de décision approfondies. De plus, elle vous assure une collaboration harmonieuse et efficace de tous les départements du groupe d entreprises. Orientation utilisateur: Un portail utilisateur interactif, basé sur les activités et les rôles met à disposition de l utilisateur les informations et les accès nécessaires à l accomplissement de sa mission. Des processus visuels et des questionnaires garantissent une utilisation efficace et une sécurité accrue. Concept moderne: L architecture moderne et la structure modulaire de la solution augmentent votre flexibilité et vous garantissent l évolutivité dans le domaine de l infrastructure et de la fonction. Rapidité d implémentation: Les modèles de référence préconfigurés offrent une implémentation rapide et orientée objectifs dans les divers pays et secteurs. Interfaces ouvertes: Grâce à son concept d interfaces ouvertes, la solution s'intègre facilement à l environnement système existant. Elle permet ainsi de prendre en charge les interfaces simples ASCII et XML, tout comme la création et la publication de services Web pour des secteurs de données ERP particuliers. Solution éprouvée des milliers de fois à l international: Aujourd hui, la solution Sage ERP X3 est disponible en 10 langues, dans plus de 50 pays, et utilisée quotidiennement par collaborateurs dans entreprises. En Suisse, 30 entreprises nationales et internationales de différents secteurs accordent leur confiance à Sage ERP X3.

4 WHITEPAPER Août /15 2. MODULES ET FONCTIONNALITÉS Toutes les informations dans un seul système. Votre système de gestion doit toujours soutenir votre stratégie commerciale et en aucun cas la pénaliser. Au niveau technique, Sage ERP X3 a été conçu de manière à ce que vous puissiez gérer au mieux et en toute flexibilité votre entreprise. En fonction de vos besoins, vous pouvez utiliser progressivement la totalité ou une partie des fonctions de Sage ERP X3 (finances, ventes, CRM, production, achats, stocks). Une seule chose devrait définir la vitesse de votre croissance: vous-même. Toutes les fonctions qui soutiennent votre croissance future sont intégrées au système. Vous les activez simplement lorsque vous en avez besoin et il ne vous est pas nécessaire de recommencer chaque projet. Vous pouvez également mettre en place votre système ERP sur un seul site et pour un nombre limité d'utilisateurs, puis relier progressivement de nouveaux utilisateurs au système à partir du même site ou de sites différents. La structure technique de Sage ERP X3 lui permet de s adapter à une mise en place progressive dans des entreprises comptant de 100 à 2'500 collaborateurs. Technologie La solution Sage ERP X3 est basée sur la plateforme technologique SAFE «Sage Application Framework for the Enterprise»: Les principales fonctionnalités Ventes Traitement des cycles de vente courts et longs: Offres, contrats, réservations des stocks de marchandises, planification de la livraison, transport, retours et facturation Configuration produit adaptée Contrôle du crédit, notation du client Matrice définie par client pour le calcul du prix Calcul des commissions sur les ventes Processus Order to Cash Gestion des postes ouverts et suivi: Échéances, analyse des risques et statistiques, gestion des accords/refus client Relances Concept à trois couches et échelonnable Fonction Multi-Company (gestion de plusieurs entreprises, sites, devises, adresses, etc.) et compatibilité avec diverses législations et pratiques comptables Support Multi-OS (Windows, AIX, Linux Red Hat) Support Multi-DB (Oracle 10g, MS SQL 2005) Service Web-Client et Client-Server Outils d audit (journaux d audit, gestion de la sécurité, protocole de vérification complet, etc.) Système d information automatisé et statistiques Import-Export Engine (ASCII, XML) et automatisation MS-Office Workflow Engine Outils de développement intégrés CRM Planification des campagnes marketing et de leur évaluation Sales Force Automation Support client

5 WHITEPAPER Août /15 Achats Cycles de vente courts et longs: Questions et réponses aux fournisseurs, contrat, commandes, réception/retour des marchandises, réception des factures Evaluation et classification des fournisseurs, statistiques Critères et règles de fixation libre des prix Planification des achats et gestion des commandes avec/sans MRP (Material Requirement Planning) Planification de la livraison et réception Précautions de sécurité et Workflow avec réglementation des signatures pour comparaison Obligations et budget Gestion et suivi OP Ordre de paiement Délais de paiement Processus de paiement défini par client (émission de chèques, annulation, comparaison) Production Processus de production divers: ATO, MTO, CTO, ETO, MTS, méthode mixte Configuration des données techniques Règles d approvisionnement et planification de la production Calendrier MPS et MRP Analyse de la planification des tâches et de la production Planification interactive des capacités limitées/illimitées Diverses méthodes de retour Association aux balances Calcul des coûts Stocks Gestion du site de stockage: Stockage attribué, proposé ou chaotique Site de stockage par article Gestion du stockage par site de stockage physique, lot et groupe, niveau de qualité, numéro de série, échéance, volume Terminaux RF Entrepôt de consignation et états des stocks auprès des tiers Etat des stocks en fonction du niveau de qualité Inventaire Disposition avec ou sans MRP (Material Requirement Planning) Flux de marchandises internes à l'entreprise Traçabilité en amont et en aval Diversité des méthodes de calcul pour la gestion des stocks Calcul des coûts Finances Comptabilité générale Comptabilité des débiteurs et des créditeurs Relations entre sociétés Gestion des créances Calcul des coûts, budgétisation Rapports consolidés sur les sites, les entreprises et les groupes d entreprises Trafic des paiements (ESR, DTA/EZAG) TVA (y compris formulaire d origine pour la Suisse) Drill-Down des lignes de rapport cumulées d un document unique aux postes de facturation et aux documents d origine de l'ensemble du domaine ERP Comptabilité des immobilisations Analyse de risque Postes ouverts et relances Analyse / évaluation Portail utilisateur avec consultation des données en temps réel (basé sur l utilisateur et le rôle Consultation ad-hoc avec générateur de consultation Evaluations des rapports Crystal Intégration Office complète (offres Word, export de tableaux dans Excel) Intégration avec BO Business Intelligence

6 WHITEPAPER Août /15 3. ARCHITECTURE DE LA SOLUTION Un seul système ERP pour toutes les applications. Le concept ouvert de la technologie Sage ERP X3 garantit l indépendance complète entre les niveaux de la fonction et de la technique. Sage ERP X3 s intègre parfaitement aux environnements Web et/ou Client- Server et fonctionne avec tous les programmes standard: banques de données de serveurs Oracle ou Microsoft SQL, systèmes d exploitation Windows, Unix ou Linux. Le portail utilisateur interactif permet non seulement d accéder facilement aux données ERP mais également d intégrer des sources externes telles que les sites Web externes ou les RSS-Feeds. Ill. 1 - Environnement de serveurs Sage ERP X3 Accès via Client ou navigateur Web. Tous les utilisateurs ont accès aux fonctions pertinentes pour eux de Sage ERP X3, soit via leur navigateur Web, soit via le mode Client-Server traditionnel. Ainsi, chaque utilisateur profite des données grâce à l accès Internet et indépendamment du site où il se trouve. Vous pouvez également créer une succursale régionale et la relier au système de gestion existant. Cela ne nécessite aucune infrastructure spécifique. Le concept d interfaces ouvertes prend en charge l intégration de composants tiers via des services tiers ou l import/export de données au format ASCII ou XML. Ce concept s'accompagne d une intégration ultra fonctionnelle de Microsoft Office. Les services Web de Sage ERP X3 sont compatibles avec le «Web Service Protocol» et prennent en charge tous les standards (XML, UDDI, WSDL, SOAP) en tant que composants de l outil de développement. Outils de développement intégrés Les modules de Sage ERP X3 sont regroupés sur une plateforme particulièrement flexible dénommée «Sage Application Framework for the Enterprise» ou SAFE. Cette plateforme permet l adaptation simplifiée et individuelle aux exigences spécifiques à l entreprise et garantit en parallèle l intégrité et la capacité de nouvelle version pour toutes les extensions. Ill. 2 - Concept d interfaces de Sage ERP X3 Environnement de développement Interface client-server: C, C++, VB Client Web: JavaScript, ActiveX, HTML Interface de l application: Sage X3 4GL

7 WHITEPAPER Août /15 Implémentation rapide et progressive. Sage ERP X3 propose des packs spécifiques au pays, y compris les spécifications standard, afin d accélérer le processus d application sur un nouveau site à l étranger. Un simple navigateur Internet suffit pour permettre à un utilisateur autorisé de profiter immédiatement de la solution. Ainsi, Sage ERP X3 permet à votre entreprise de fournir un système de gestion totalement fonctionnel à votre nouvelle filiale ou votre nouveau site de production sans investir dans une infrastructure informatique onéreuse. La structure modulaire vous permet d organiser progressivement votre entrée sur le marché international et de vous adapter aux priorités régionales et/ou fonctionnelles. Ill. 3 - Structures à organisations multiples Transparence en temps réel. Sage ERP X3 réunit toutes les informations dans une banque de données unique qui vous permet d améliorer la productivité de votre entreprise. Grâce à la solution ERP, vous pouvez gérer au niveau international divers départements tels que les achats, les ventes, les stocks, les services et la production. La mise à jour et la transparence sont préprogrammées: Même la plus petite information est consultable en temps réel, peu importe l endroit où elle est nécessaire et les nouvelles entrées sont redondantes. Vous gagnez du temps, le taux d erreur baisse et les données créées sont toujours fiables et cohérentes. L architecture de la solution Sage ERP X3 vous offre les avantages suivants: Intégration simplifiée et rapide indépendamment de l organisation de votre entreprise (par ex. unités décentralisées, filiales internationales, etc.) et de votre solution informatique existante. Personnalisation/adaptation simplifiée aux processus spécifiques de votre organisation et de vos domaines d activité Flexibilité lors de l expansion ultérieure / la restructuration de votre entreprise Ergonomie conviviale permettant une utilisation rapide pour tous les utilisateurs Infrastructure informatique rentable et facile à gérer Contrôler et suivre les processus. Sage ERP X3 garantit une administration efficace de la sécurité afin de définir l accès aux fonctions, actions, domaines et données protégés en fonction de l'utilisateur, des groupes d'utilisateurs et des profils. En outre, la connexion Internet directe permet de transmettre des données cryptées en toute sécurité. Afin d assurer la traçabilité des processus, il est possible de mettre en place diverses étapes selon l utilisateur et de définir des avertissements pour chaque activité spécifique via les processus de travail. La réglementation est configurée par défaut pour tous les processus tels que les achats, les budgets, les ordres de paiement, etc. Grâce à la fonction «traçabilité des modifications», vous pouvez suivre en détail les modifications apportées aux données.

8 WHITEPAPER Août /15 4. PRINCIPALES FONCTIONS DE LA SOLUTION Ill. 4 - Interface Web 2.0 avec accès en temps réel à tous les indicateurs commerciaux Ill. 5 - Les processus visuels basés sur les activités et les rôles accompagnent les utilisateurs tout au long des diverses étapes du processus.

9 WHITEPAPER Août /15 Ill. 6 - Les sites Intranet et/ou Web externes sont directement intégrés au portail utilisateur. Ill. 7 - Un concept d utilisation unifié pour une efficacité et une sécurité accrues.

10 WHITEPAPER Août /15 Ill. 8 - Les éléments graphiques facilitent la représentation: par ex. planification de la production et listes des pièces Ill. 9 - Intégration de Microsoft Office: par ex. générer des offres Word directement à partir de la solution

11 WHITEPAPER Août /15 5. MISE EN ŒUVRE DU PROJET En Suisse, les projets Sage ERP X3 sont réalisés exclusivement par des partenaires certifiés en matière de solutions. Pour la mise en œuvre, nos partenaires suivent la méthode de développement de projet éprouvée de Sage. Basée sur la longue expérience des spécialistes Sage ERP X3 avérés, cette procédure permet de s assurer que votre projet est mis en œuvre sans problème, dans les délais et sans risque. Après une définition détaillée de vos exigences et compte tenu des spécificités fonctionnelles et régionales, nous vous recommandons volontiers le partenaire idéal en matière de solutions. La base du projet commun est la planification de projet définie en collaboration avec le client qui présente en toute transparence les phases et l'organisation du projet, les missions et les responsabilités dans la phase de mise en œuvre. Ill Phase du développement de projet Planification du projet Dès que les fonctionnalités, les priorités et les aspects temporels du projet ont été clairement définis et approuvés mutuellement, le plan du projet est établi ou la proposition est ajustée. Le plan du projet présente les facteurs importants pour la mise en œuvre: Axe de temps Lots de travaux avec durée, ordre et relations Responsabilités Jalons de référence Ill Exemple de planification de projet avec jalons de référence L'axe de temps et la durée des lots de travaux sont purement aléatoires dans cet exemple.

12 WHITEPAPER Août /15 Organisation du projet L organisation du projet indique les rôles et les responsabilités pendant la durée du projet. Elle permet tout particulièrement de s'assurer que la mise en œuvre est bien effectuée de manière professionnelle, ponctuelle et sans risque. Si besoin, en tant qu éditeur de logiciels, Sage peut se joindre au comité de projet et ainsi suivre de manière active son projet ERP. Ill Schéma de l organisation de projet

13 WHITEPAPER Août /15 6. EXPLOITATION A LONG TERME Dans le cadre de l'exploitation à long terme (également appelée phase de maintenance), Sage applique une méthode de support éprouvée qui permet d'assurer la disponibilité au quotidien d un suivi et d une assistance professionnels. Le First Level Support est assuré par votre partenaire de solution Sage ERP X3. Grâce à son expérience de la réalisation de projet, il peut vous conseiller rapidement et avec compétence pour toutes vos questions. En outre, il assure la mise à jour régulière de votre système (correctifs, mises à jour) en collaboration avec vos responsables informatiques internes. En arrière-plan, les partenaires de solutions sont aidés par les collaborateurs expérimentés de Sage pour le 2 nd et 3 rd Level Support. Cela leur permet d avoir accès à un réseau international de plus de 1'600 spécialistes ERP Sage. Support / Hotline Le service support du partenaire de solutions répond à toutes vos questions concernant la mise en œuvre de Sage ERP X3. Les disponibilités, les conditions et les possibilités de contact détaillées font partie du contrat de support individuel conclu avec le partenaire de solutions. En général, les services suivants sont disponibles: Hotline téléphonique Assurée en permanence par le personnel Heures d ouverture les jours ouvrables 08h00-12h00 et 13h30-17h00 Répondeur en dehors des heures d ouverture Support via Séances de télémaintenance Si besoin, la hotline peut être contactée directement à partir du PC du client. Assistance spécialisée Pour une assistance dépassant le support, un Account Manager Sage ERP X3 se tient à l entière disposition du client Sage.

14 WHITEPAPER Août /15 7. SAGE SUISSE SA Sage est un éditeur suisse de logiciels et une filiale du groupe international Sage Group plc. Avec plus de 6 millions de clients, Sage occupe la troisième place mondiale en tant que fournisseur de logiciels et services de gestion d entreprise. En Suisse, Sage compte parmi les meilleurs éditeurs de logiciels avec plus de 60'000 clients et plus de 600 partenaires de distribution et de solutions. Sage offre le logiciel de gestion d entreprise adapté à chaque PME suisse, peu importe sa taille et son secteur: du simple programme de comptabilité aux solutions ERP et CRM complètes, en passant par les logiciels de PME modernes. Ce sont des produits et des solutions qui reposent sur des fonctions standard, qui trouvent rapidement leur place dans l entreprise et qui simplifient durablement les processus commerciaux des entreprises. En choisissant de rejoindre le groupe international Sage, il est possible de profiter de technologies et de plateformes logicielles (Framework) de pointe pour le développement de produits. Cela permet de raccourcir le «time-to-market», de réagir rapidement aux besoins du client et ainsi de proposer des produits innovants à des prix attrayants. En outre, grâce à sa longue expérience du marché suisse des PME, Sage dispose de l expertise nécessaire au soutien compétent de ses clients, en ce même pour les questions spécialisées. En Suisse Grâce à nos sites de Root Längenbold, Lausanne et Manno, nous garantissons la mise à disposition de nos solutions et nos services dans toutes les régions linguistiques de la Suisse. Ill Sites suisses de Sage A l international En tant qu élément du groupe international Sage group plc, Sage profite des connaissances locales du marché associées à la force, l expérience et la sécurité d un groupe d entreprises présent dans le monde entier. Cela permet aux PME suisses d accéder à un réseau international de solutions logicielles qui tiennent compte des exigences locales et internationales. Aujourd hui et demain. Ill Sites de Sage group plc à l international

15 WHITEPAPER Août /15 8. NOS CLIENTS PARLENT DE SAGE ERP X3 «De tous les systèmes que nous avons essayé, Sage ERP X3 offre la meilleure combinaison de fonctionnalités, de technologies et de méthodes d application. Sans oublier la flexibilité et l'évolutivité nécessaires au renforcement de notre expansion et de notre modèle commercial croissant.» Terry Steinberg, Vice President & CIO Aceto, Lake Success, NY «Par rapport aux autres systèmes à 2 niveaux comparables, nous avons gagné en fonctionnalités avec Sage ERP X3. De plus, cela nous a permis d acquérir des licences pour tous nos utilisateurs potentiels. Bien que nous ayons étendu notre système, il est toujours facile à gérer. Aucune ressource informatique supplémentaire n est nécessaire.» Michael Stern, Responsable systèmes et processus Sconza Candy Company, Oakland, Californie «Sage ERP X3 nous offre un aperçu amélioré des informations en temps réel et par conséquent la capacité de mieux gérer les exceptions et d adapter rapidement nos processus aux besoins changeants du client.» Daniel Schildge, Vice President CRP Industries, Carteret, NJ «Avec Sage ERP X3 nous utilisons une solution qui s adapte rapidement à nos besoins et pas l inverse. Nous apprécions beaucoup cet avantage.» Boris Cotter, IT Manager Plumettaz, Bex VD, Suisse «Avec Sage ERP X3 Premium Edition, nous rationalisons la production et la gestion des stocks du groupe César. Chaque succursale travaille mieux et peut interagir plus facilement avec les autres. Depuis que nous avons défini des règles standard, nous pouvons obtenir des informations homogènes en provenance de tous les pays.» B. BOUNIOL, IS Manager Groupe César «La rentabilité de la fusion de BM Emballage et SFERE implique l obtention de réelles synergies entre les équipes et la réalisation des économies correspondantes. Seule la solution ERP X3 Standard Edition répond à toutes nos attentes concernant les fonctionnalités, les coûts, la simplicité, l implémentation et l évolutivité.» S. DELON, directeur général SFERE BM

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