Championnat vitrine de volley-ball. Association sportive interscolaire du Nouveau-Brunswick (ASINB)

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1 Championnat vitrine de volley-ball Association sportive interscolaire du Nouveau-Brunswick (ASINB)

2 LIGNES DIRECTRICES TABLE DES MATIÈRES Introduction.. Page 3 Présentation de la candidature.. Page 3 Respect de la constitution.... Page 3 Respect de la terminologie... Page 3 Prix.... Page 3 Commanditaires.. Page 4 Aspects essentiels du tournoi. Page 4 Coûts d hébergement.... Page 4 Invitations. Page 4 Installations.. Page 4 Formulaire de présentation Page 5 Description de la compétition Page 5 Renseignements sur les organisateurs.. Page 5 Expérience pertinente... Page 6 Renseignements supplémentaires.. Page 6 Frais d inscription proposés. Page 7 Procédures obligatoires.. Page 7 ANNEXE 1 Responsabilités du comité organisateur.. Page 9 ANNEXE 2 2

3 Introduction Merci d envisager la possibilité d organiser le Championnat vitrine de volley-ball de l ASINB. C est un privilège d accueillir un championnat provincial de l ASINB et c est pourquoi l organisation de ce type de manifestation sportive doit se faire dans le respect des normes les plus élevées. Sachez toutefois que votre école et votre collectivité récolteront des récompenses tangibles et intangibles inestimables. L ASINB a beaucoup d estime pour les écoles qui accueillent ses championnats et elle travaille en étroite collaboration avec elles afin de garantir leur succès. Rencontre entre l ASINB et l école hôte Bien avant la tenue du championnat, le directeur général ou le comité directeur de l ASINB vous rencontrera afin de passer en revue les règles de fonctionnement du sport visé par le championnat. Le directeur ou le comité prendra le temps qu il faut pour vous aider à coordonner le championnat. Afin que le processus soit juste et équitable pour tous les candidats, l ASINB propose les recommandations ci-dessous pour la présentation des candidatures. Présentation de la candidature Si vous prévoyez présenter votre candidature pour l organisation d un championnat vitrine provincial, sachez qu on s attend à ce que vous respectiez certaines consignes et accomplissiez certaines tâches afin de garantir la réussite du championnat. 1. Respect de la constitution, des règlements administratifs et des règles de fonctionnement de l ASINB. Vous devez suivre toutes les politiques de l ASINB qui s appliquent à l organisation et à l administration du championnat. 2. Respect de la terminologie À titre d organisateur d un championnat provincial de l ASINB, vous devrez utiliser une terminologie complète et exacte dans tous vos communiqués de presse et documents promotionnels, y compris la trousse d information du championnat et les t-shirts souvenirs. L ASINB essaie de faire mieux connaître l association auprès du public; malheureusement, les organisateurs omettent souvent de remplir cet engagement. 3. Prix Seuls les prix décrits dans le Manuel de l ASINB doivent être présentés lors du championnat. 4. Commanditaires Les commanditaires «provinciaux» pourraient avoir des attentes particulières face aux organisateurs. Il est donc important que vous acceptiez les conditions cidessous si vous comptez présenter votre candidature. Bannières et panneaux : Les panneaux de Championnat de l ASINB seront fournis et vous devrez les afficher. Les bannières des commanditaires (approuvées par l ASINB) devraient être affichées dans un lieu bien en vue afin que le plus grand 3

4 nombre de spectateurs possible puissent les voir. Vous êtes responsables des bannières volées ou perdues. Le cas échéant, vous devrez rembourser à l ASINB le coût des bannières non retournées. T-shirts : L ASINB fournira le logo qui devra paraître sur les vêtements souvenirs (p. ex. : t-shirts, casquettes, culottes, etc.). Programme : Vous devrez publier un programme de base comprenant l horaire du tournoi, les listes de joueurs et les photos d équipes. Système de sonorisation : La contribution des commanditaires devra être annoncée au moyen d un système de sonorisation, à partir d un texte écrit. Musique : Les organisateurs sont responsables de fournir de la musique avant et entre les matchs. Les équipes ne peuvent pas faire jouer leur propre musique (sauf durant les séances d entraînement). Information requise avant et après le championnat : a.) Communiqués (distribués à tous les grands journaux provinciaux avant et après le championnat) b.) Trousse d information distribuée aux équipes (après avoir été examinée et approuvée par les responsables de l ASINB) c.) Ensemble complet de résultats, rapports et comptes rendus (présenté à l ASINB après le championnat) d.) Photos des gagnants et photos d action prises durant le tournoi, si possible (envoyées au bureau de l ASINB) e.) Site Web pour diffuser l information, l horaire et les résultats, si possible Aspects essentiels du tournoi Renseignements sur le coût de l hébergement (hôtels et motels) Invitations : membres de comité exécutif de l ASINB, directrice générale de l ASINB, directeurs généraux des districts scolaires, maire, député, commanditaires, etc. Installations requises - terrain à surface synthétique - estrades pour les spectateurs - locaux où se changer - stationnement - buts et matériel adéquat - accès aux toilettes 4

5 Association sportive interscolaire du Nouveau-Brunswick Formulaire de présentation Veuillez noter que la date limite pour présenter une candidature est le 18 octobre. A. Description de la compétition Sport : Volley-ball Vendredi 2 terrains complets - Endroit : Samedi 1 terrain complet Endroit : Dates : Le 16 et 17 mai 2014 Le 15 et 16 mai 2015 Le 20 et 21 mai 2016 B. Renseignements sur les organisateurs Président.. Personne-ressource de l école (si différent) Personne-ressource de la municipalité Nom de l école Nom de la ville ou du village Adresse. Code postal.. N o de téléphone Télécopieur Adresse électronique d une personne-ressource 5

6 C. Expérience pertinente Votre école ou municipalité a-t-elle déjà organisé un championnat provincial de l ASINB? Si oui, quels championnats et quand? (Si plus de trois, indiquez les plus récents.) Votre école ou municipalité a-t-elle déjà organisé un championnat régional de l ASINB? Si oui, quels championnats et quand? (Si plus de trois, indiquez les plus récents.) D. Renseignements supplémentaires 1. Pourquoi souhaitez-vous accueillir le championnat vitrine de l ASINB? 2. Qu est-ce qui distingue votre école/municipalité des autres? 3. Donnez des renseignements sur votre ville/village (taille, emplacement, hôtels, services, etc.). Quelles mesures sont en place pour accueillir les équipes et les spectateurs? Est-il possible de réserver des groupes de chambres? 4. Décrivez les ressources dont vous disposez pour organiser un tel championnat (p. ex. : personnel, comités, officiels mineurs, spécialistes en marketing, etc.). 5. Décrivez les installations que vous prévoyez utiliser. Fournissez notamment des renseignements sur l accessibilité, la capacité d accueil, les vestiaires, le stationnement, l éclairage et tout autre élément pertinent. (voir l annexe 1) 6. Fournissez tout autre renseignement susceptible d appuyer votre candidature. Vous pourriez par exemple décrire les mesures que vous prévoyez prendre pour que cette compétition soit tout à fait particulière ou unique pour les athlètes. 6

7 FRAIS D INSCRIPTION PROPOSÉS Championnat vitrine de volley-ball Chaque équipe participante devra payer des frais d inscription qui serviront à couvrir uniquement le coût des officiels et de la location des installations. ANNEXE 1 Procédures obligatoires 1. Installations* Décrivez les installations que vous prévoyez utiliser pour le championnat, notamment la capacité d accueil et locaux où se changer. Dimensions du terrain (surface de jeu) : Hauteur du plafond : Hauteur de tout obstacle au-dessus de la surface de jeu : Matériel (poteaux et filets de volleyball, chaises d arbitrage) : Nombre de sièges : Locaux où se changer (nombre) : Tout le nécessaire pour les matchs : Système de sonorisation (type) : 2. Droits d entrée (établis par l ASINB voir R. F. 6.3) 3. Stationnement gratuit 4. Période d échauffement (20 minutes avant chaque match) 5. Deux récupérateurs de balle par match 6. Musique de fond 7. Trousse d information : Lettre de présentation Liste de prix pour l hébergement Horaire du tournoi 8. Prix Seuls les prix décrits dans le Manuel de l ASINB doivent être présentés lors du championnat. 7

8 9. Commanditaires : Commanditaires de l ASINB Politiques du ministère de l Éducation et du Développement de la petite enfance 10. Programme doit contenir au moins : Liste des joueurs pour chaque équipe Photos des équipes Horaire du tournoi Champions des années passées Reconnaissance des commanditaires 11. Officiels majeurs (pour communiquer avec l assignateur) 12. Cérémonie d avant match (doit être bilingue) Ô Canada en direct ou enregistré (l ASINB a une version enregistrée) Annonceur texte pour l alignement de départ et la reconnaissance des commanditaires 13. Responsabilités relatives aux médias : Affiche du tournoi (fournie par l ASINB) Communiqués avant et après Résultats des matchs Photos du tournoi photos d action 14. Signalisation et bannières Bannières et panneaux : Les panneaux de Championnat de l ASINB seront fournis et vous devrez les afficher. Les bannières des commanditaires de l ASINB et autres bannières des commanditaires (approuvées par l ASINB) devraient être affichées dans un lieu bien en vue afin que le plus grand nombre de spectateurs possible puissent les voir. Vous êtes responsables des bannières volées ou perdues. Le cas échéant, vous devrez rembourser à l ASINB le coût des bannières non retournées. 15. Rapports L ensemble des résultats, rapports et comptes rendus doit être présenté à l ASINB dans les 48 heures suivant le championnat. 16. T-shirts : Si vous les vendez, vous devez communiquer avec l ASINB 8

9 ANNEXE 2 Exemple de structure organisationnelle et de responsabilités des comités Gestion du tournoi (ensemble des procédures et du protocole) 1. Communiquer avec l ASINB au sujet des médailles et des bannières. 2. Trouver soit un enregistrement soit une personne pour interpréter l hymne national. 3. Trouver de la musique pour les séances d échauffement. 4. Établir l horaire et gérer les séances d entraînement. 5. Gérer les meneuses de claque. 6. Fournir le matériel pour les matchs et les séances d entraînement. 7. Installer les panneaux de l ASINB sur le site. 8. Assigner les vestiaires (en collaboration avec le personnel des installations). 9. Coordonner le processus de sélection des étoiles du match de chaque équipe et en informer l annonceur (fournir un texte). 10. Installer les bannières des commanditaires sur le site. 11. Rédiger un compte rendu de chaque match pour le site Web. 12. Fournir un hôte ou une hôtesse pour l accueil des dignitaires. Officiels 1. Soigneurs 2. Organiser un poste de premiers soins doté de personnel. 3. Officiels mineurs : cahier de pointage, annonceur, marqueur 4. Officiels majeurs (assurer la liaison avec la personne qui les assigne). 5. Préparer un texte pour l annoncer. Droits d entrée 1. Prix des droits d entrée (communiquer avec l ASINB et prière de consulter la R.F. 6.3). Programme 1. Obtenir les listes de joueurs auprès de l ASINB ou des équipes. 2. Obtenir la liste des commanditaires et leurs logos auprès d un membre du comité des commandites et les inclure dans le programme. 3. Communiquer avec les gagnants des championnats régionaux afin de : a. vérifier la liste des joueurs; b. vérifier le numéro des uniformes; c. vérifier le nombre de personnes dans leur groupe; d. déterminer les uniformes et les bancs (si c est impossible après avoir parlé aux deux entraîneurs, faire un tirage à pile ou face). 4. Faire la lecture d épreuve du programme. 5. Imprimer le programme. 6. Aller chercher le programme lorsqu il est prêt. Commandites et dignitaires 1. Communiquer avec les commanditaires majeurs. 2. Collaborer avec le comité du programme afin de veiller à ce que le logo de tous les commanditaires, mineurs et majeurs, se trouve dans le programme. 3. À noter que les commanditaires du championnat doivent concorder avec ceux de l ASINB. 9