METTRE EN PLACE UN CONTRAT COLLECTIF D ENTREPRISE

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1 GUIDE PRATIQUE DE L ASSURANCE COLLECTIVE METTRE EN PLACE UN CONTRAT COLLECTIF D ENTREPRISE A moins qu'elles ne soient instituées par des dispositions législatives ou réglementaires, les garanties collectives [ ] sont déterminées soit par voie de conventions ou d'accords collectifs, soit à la suite de la ratification à la majorité des intéressés d'un projet d'accord proposé par le chef d'entreprise, soit par une décision unilatérale du chef d'entreprise constatée dans un écrit remis par celui-ci à chaque intéressé.

2 SOMMAIRE NATURE DU CONTRAT SPECIAL LOI FILLON POINTS A RESPECTER CARACTERE COLLECTIF COTISATIONS UNIFORMES CARACTERE OBLIGATOIRE MODE DE MISE EN PLACE DECISION UNILATERALE D ENTREPRISE REFERENDUM ACCORD D ENTREPRISE TRAITEMENT FISCAL ET SOCIAL LIMITES DE DEDUCTIBILITE FISCALE LIMITE D EXONERATION SOCIALE VIAPI Spécialiste en protection sociale complémentaire. Proche de vos préoccupations, VIAPI a créé ce guide pour vous accompagner utilement lors de la mise en place de vos contrats collectifs. Depuis le 1er janvier 2009, pour être éligibles aux exonérations de charges sociales et fiscales, les contrats doivent être collectifs, obligatoires, responsables et solidaires. Votre contrat VIAPI a été souscrit dans ce cadre règlementaire. Ce guide vous permettra de rendre vos contrats conformes aux exigences de la loi Fillon. 2

3 NATURE DU CONTRAT SONT CONCERNES LES CONTRATS SUIVANTS DECES - ARRET DE TRAVAIL - INVALIDITE PREVOYANCE COMPLEMENTAIRE SANTE RETRAITE REGIMES A COTISATIONS DEFINIES Les garanties de prévoyance complètent les prestations servies par les régimes obligatoires de Sécurité sociale. Ces prestations sont particulièrement importantes pour les risques majeurs comme le décès, l arrêt de travail ou l invalidité, pour lesquels l intervention de la Sécurité Sociale ne suffit pas pour assurer un niveau de revenu suffisant au salarié et sa famille. Les garanties de votre complémentaire santé complètent les prestations de la Sécurité Sociale en remboursant les frais médicaux engagés par les salariés. Cela regroupe notamment les garanties dentaires, optiques, d hospitalisation ou de pharmacie. Votre contrat prévoit le versement à vos salariés d une rente viagère venant compléter avantageusement les prestations servies par les régimes obligatoires (Sécurité Sociale, ARRCO et/ou AGIRC) La mise en place de ces contrats peut résulter d une obligation conventionnelle, de la mise en œuvre d un accord de branche, d un accord au niveau de l entreprise, de l établissement ou du groupe, d un référendum, ou d une Décision Unilatérale de l Employeur. Les prestations doivent être complémentaires à celles de la Sécurité sociale POUR BENEFICIER DES DEDUCTIONS D IMPOTS ET DES EXONERATIONS DE CHARGES ATTACHEES AUX CONTRATS COLLECTIFS, LA MISE EN PLACE DE CES DERNIERS DOIT RESPECTER LES POINTS SUIVANTS Le régime doit être collectif, c'est-à-dire bénéficier à l'ensemble du personnel ou à certaines catégories de personnel faisant référence au Code du Travail ou s'inspirant des usages et des accords collectifs en vigueur dans la profession, à partir de critères objectifs, généraux et impersonnels. Les critères liés à la durée du travail, à la nature du contrat de travail, au coefficient de rémunération ou de classification, à l'âge ou à l'ancienneté* ne peuvent être pris en compte. Il est par ailleurs rappelé que les mandataires sociaux ne constituent pas, en tant que tels, une catégorie objective de personnel. *Une condition d'ancienneté dans l'entreprise d'au maximum 12 mois peut toutefois être retenue. La cotisation doit être uniforme. La contribution patronale doit être significative et uniforme pour l'ensemble des salariés concernés par le régime. Elle peut toutefois varier en fonction de la composition familiale de l'assuré pour les régimes de complémentaire santé. D'autre part, la contribution patronale ne doit pas se substituer à d'autres éléments de rémunération (sauf à respecter un délai de 12 mois minimum). DECISION UNILATERALE ADHESION OBLIGATOIRE LOI FILLON FISCALITE CHARGES SOCIALES MISE EN CONFORMITE 3

4 COTISATIONS ET PRISE EN CHARGE PATRONALE (sauf disposition spécifique dans la CCN de rattachement) : DECES - ARRET DE TRA- VAIL - INVALIDITE PREVOYANCE COMPLEMENTAIRE SANTE RETRAITE REGIMES A COTISATIONS DEFINIES L entreprise est libre de moduler sa prise en charge par tranche. Exemple : pour un taux de cotisations total de 1.80% TA & 2.30% TB : 1.50% TA & 1.30% TB sont pris en charge par l entreprise, le solde restant à la charge du salarié. Attention aux obligations résultant de la CCN des Cadres : L employeur s engage à verser une cotisation à sa charge exclusive égale à 1.50% de la tranche de rémunération inférieure au plafond de la Sécurité Sociale (TA). Cette cotisation est affectée en priorité à la couverture du risque décès. Taux Famille unique L entreprise peut moduler sa prise en charge. Taux / Isolé - Taux / Non Isolé Deux cas de figure possibles : 1) Conjoints et enfants adhèrent obligatoirement L entreprise est libre de participer uniformément ou dans des proportions différentes sur ces taux. 2) Conjoints et enfants adhèrent facultativement La participation de l entreprise devra être limitée au taux par Isolé, correspondant à l adhésion du seul salarié. Taux / Adulte - Taux / Enfant Même remarque que ci-dessus, selon que les conjoints et enfants adhèrent obligatoirement ou facultativement. Les taux peuvent être différenciés selon les tranches A, B et C de rémunération. De même, la prise en charge patronale peut être différente (en taux comme en proportions) selon les tranches de rémunérations. Le régime doit être à adhésion obligatoire. Tous les salariés membres du collège à qui s'adresse le régime doivent obligatoirement être affiliés. Il existe cependant certains cas dérogatoires précis : Les cas dérogatoires traités ci-après peuvent être approfondis en consultant la Circulaire N DSS/5B/2009/32 du 30 janvier 2009, disponible sur le site Ces cas dérogatoires doivent être prévus dans l acte juridique instituant le régime. Article 11 de la loi n du 31 décembre 1989 («Loi Evin») Aucun salarié employé dans une entreprise avant la mise en place, à la suite d une décision unilatérale de l employeur, d un système de garanties collectives de complémentaire santé ne peut être contraint de cotiser contre son gré à ce système. Le salarié qui refuse de cotiser doit le faire savoir par écrit. Salariés bénéficiant déjà d une couverture obligatoire Un salarié bénéficiant déjà d une couverture complémentaire obligatoire lors de la mise en place du régime (par exemple, un salarié déjà couvert à titre obligatoire par la garantie de son conjoint) peut choisir de ne pas cotiser. En revanche, il devra, chaque année, justifier à son employeur de la couverture obligatoire dont il bénéficie. L employeur conservera le justificatif. Les salariés embauchés postérieurement à la mise en place de la couverture de prévoyance complémentaire ainsi que ceux qui cessent de demander le bénéfice de la dérogation sont, quant à eux, tenus de cotiser. 4

5 Couples travaillant dans la même entreprise Si la complémentaire santé couvre les ayants droit à titre obligatoire, l un des deux membres du couple doit être affilié en propre, l autre étant alors considéré comme ayant droit. Les contributions de l employeur demeureront exclues de l assiette des cotisations de sécurité sociale. Si le système de garanties mis en place couvre les ayants droit à titre facultatif, les salariés peuvent avoir le choix de s affilier séparément ou ensemble. Salariés déjà couverts par une complémentaire santé individuelle Une couverture de prévoyance ayant pour objet la prise en charge des frais de santé peut prévoir, sans remise en cause du caractère obligatoire, une dispense d affiliation temporaire au profit des salariés déjà couverts par une assurance individuelle frais de santé, pour la durée restant à courir entre la date d entrée en vigueur du régime obligatoire et la date d échéance du contrat individuel. Cette dispense ne vise que les salariés présents dans l entreprise au jour de la mise en place du système obligatoire et ne concerne pas les salariés embauchés postérieurement. Les justificatifs devront être conservés par l entreprise aux fins de contrôle par l organisme de recouvrement (document attestant de la souscription d un contrat individuel et de la date d échéance du contrat). Salariés bénéficiant de l aide à l acquisition d une complémentaire santé (Art. L CSS) Un système de prévoyance ayant pour objet la prise en charge des frais de santé peut prévoir, sans remise en cause du caractère obligatoire, une dispense d affiliation au profit de ces personnes. Cette dispense est valable jusqu à échéance du contrat individuel. CDD et travailleurs saisonniers L adhésion au système de garanties de prévoyance complémentaire et/ou de retraite supplémentaire peut être laissée au choix du salarié, sans remise en cause du bénéfice de l exclusion d assiette, pour les salariés sous contrat à durée déterminée et les travailleurs saisonniers. Deux cas de figure sont à considérer selon la durée de présence dans l entreprise : - les salariés visés au précédent alinéa, bénéficiaires d un contrat d une durée au moins égale à douze mois, qui demandent à être dispensés d affiliation doivent le faire savoir par écrit en produisant tous documents justifiant de la couverture souscrite par ailleurs ; - en revanche, la dispense d affiliation est de droit pour les salariés bénéficiaires d un contrat d une durée inférieure à douze mois. Salariés à employeurs multiples Peuvent également choisir de ne pas cotiser les salariés bénéficiant d une couverture de prévoyance complémentaire obligatoire dans le cadre d un autre emploi. Le salarié à employeurs multiples qui demande à être dispensé d affiliation doit le faire savoir par écrit en produisant tous documents justifiant de la couverture souscrite par ailleurs. Salariés à temps très partiel et apprentis La possibilité d adhérer facultativement aux garanties de retraite supplémentaire et/ou de prévoyance complémentaire n est pas étendue de manière systématique aux salariés à temps très partiel (inférieur à un mi-temps) n ayant qu un seul employeur. Cependant, des modalités particulières peuvent être prévues à leur égard. Ainsi, dans les systèmes co-financés par l employeur et le salarié, le caractère collectif n est pas remis en cause lorsque, par dérogation à la notion de contribution uniforme pour tous les salariés, l employeur prend en charge, pour les salariés à temps très partiel, l intégralité de la cotisation due dès lors que la situation inverse conduirait le salarié à acquitter une cotisation, qu elle soit forfaitaire ou proportionnelle, au moins égale à 10 % de sa rémunération. Il est également admis que les salariés à temps très partiel qui devraient acquitter une cotisation, qu elle soit forfaitaire ou proportionnelle au revenu, au moins égale à 10 % de leur rémunération peuvent choisir de ne pas cotiser, sans remise en cause du caractère collectif. La remise de la Notice d Information. Le souscripteur [ ] est tenu de remettre à chaque adhérent une notice d information détaillée qui définit notamment les garanties prévues par le contrat et ses modalités d application (Art. 12 de la Loi n du 31 décembre 1989). 5

6 LE FORMALISME JURIDIQUE Aux termes de l article L , sixième alinéa, du Code de la Sécurité Sociale, les prestations de retraite supplémentaire et de prévoyance complémentaire doivent, pour ouvrir droit à l exclusion d assiette, revêtir «un caractère collectif et obligatoire déterminé dans le cadre d une des procédures mentionnées à l article L » du même code. En conséquence, ces garanties collectives sont déterminées : - soit par voie de conventions ou d accords collectifs ; - soit à la suite de la ratification, à la majorité des intéressés, d un projet d accord proposé par le chef d entreprise (référendum) - soit par une décision unilatérale du chef d entreprise constatée dans un écrit remis par celui-ci à chaque intéressé, la société devant être en mesure d apporter la preuve de la remise de cet écrit. L ACCORD COLLECTIF (Accord d Entreprise) Les garanties mises en place par accord d entreprise seront collectives si elles bénéficient à l ensemble des salariés ou à une ou plusieurs catégories objectives de salariés de l entreprise, tous établissements confondus. Ainsi, sauf à remettre en cause son caractère collectif, un accord d entreprise ne peut exclure certains établissements du bénéfice des garanties mises en place. De même, les salariés d un établissement ne constituent pas une catégorie objective de salariés. Enfin, un accord d entreprise décidant de conditions différentes selon les établissements contrevient au caractère collectif imposé par la loi. Toutefois, dans certains cas, les conventions collectives sont territoriales, ce qui implique une application différente des règles entre établissements d une même entreprise s ils ne sont pas situés sur le même territoire. Dans ce cas, le caractère collectif n est pas remis en cause si le fait que des dispositions différentes s appliquent selon les établissements a pour origine des conventions territoriales différentes. En revanche, compte tenu des règles générales de négociation prévues par le code du travail, rien ne s oppose à ce qu un système de garanties soit mis en place par accord d établissement. Article R du Code du travail L information et la consultation du Comité d Entreprise est préalable à toute mise en place ou modification des régimes de prévoyance ou de retraite. LE REFERENDUM Le projet de l employeur, soumis préalablement à l avis du comité d entreprise ou d établissement, doit être ratifié à la majorité du personnel (50% des effectifs). Sous peine de nullité, l acte écrit doit contenir toutes les clauses obligatoires (cf. L.912-2, L et L du code la sécurité sociale) et aucune des clauses prohibées (L à 3). L article L du code de la sécurité sociale, prévoit qu un système de garanties mis en place par cette procédure peut-être révisé par un accord collectif. VIAPI peut également vous fournir des modèles de Décisions Unilatérales d Entreprise. LA DECISION UNILATERALE D ENTREPRISE La décision unilatérale obéit aux mêmes exigences en matière de formalisme. Un exemplaire de la DUE doit être remis à chaque salarié; en cas de contrôle, l employeur devra : - produire une copie de l écrit remis aux salariés et actant la décision unilatérale, conformément à l article L du code de la sécurité sociale ; - justifier auprès de l agent chargé du contrôle la modalité de remise de cet écrit aux salariés (document joint au bulletin de paie, remise en mains propres, envoi par courrier ). En outre, dans tous les cas, l employeur devra produire le contrat d assurance. L article L du code de la sécurité sociale, prévoit qu un système de garanties mis en place par cette procédure peut-être révisé par un accord collectif ou un référendum. Besoin d aide? Votre Conseil Juridique est en mesure de vous accompagner dans la rédaction de ces actes juridiques. 6

7 LE TRAITEMENT FISCAL & SOCIAL La loi Fillon du 21 août 2003, portant réforme des retraites, a modifié les règles d exonération sociale et de déductibilité fiscale des cotisations au titre de la prévoyance et de la complémentaire santé, d une part, et de la retraite supplémentaire, d autre part. Ces nouvelles règles s'appliquent à tout contrat collectif depuis le 1er janvier 2009, quelle que soit sa date de mise en place. PRINCIPES DE DEDUCTIBILITE FISCALE ET D EXONERATION SOCIALE POUR LE SALARIE POUR L ENTREPRISE Cotisations Patronales TRAITEMENT FISCAL Déduction de l assiette de l impôt sur le revenu Cotisations Salariales Cotisations Patronales Exonération de cotisations de Sécurité Sociale TRAITEMENT SOCIAL Cotisations Salariales L article 83-2 du CGI stipule : «Le montant net du revenu imposable est déterminé en déduisant du montant brut [ ] les cotisations ou les primes versées aux organismes de retraite et de prévoyance complémentaire auxquels le salarié est affilié à titre obligatoire». Les limites de déductibilité sont précisées dans l article 82 de la Loi de finances pour 2004 (J.O. du ) et rappelées dans la circulaire n DSS/5B/2009/32 du 30 janvier Le décret n du 9 mai 2005 (paru au J.O. du 10 mai 2005) précise les conditions dans lesquelles les contributions des employeurs destinées au financement des prestations complémentaire de prévoyance et de retraite sont exclues de l assiette des cotisations de Sécurité Sociale. La circulaire n DSS/5B/2009/32 du 30 janvier 2009 en précise les modalités d application. LIMITES DE DEDUCTIBILITE FISCALE ET D EXONERATION SOCIALE [ PREVOYANCE + COMPLEMENTAIRE SANTE ] LIMITE DE DEDUCTIBILITE FISCALE LIMITE D EXONERATION SOCIALE 7% du PASS + 3% de la rémunération annuelle brute Dans la limite totale de 3% de 8 PASS 6% du PASS + Dans la limite totale de 12% du PASS 1,5% de la rémunération annuelle brute La contribution de l employeur est soumise à la CSG/CRDS et à une taxe de 8% pour les entreprises de plus de 9 salariés [ RETRAITE ] LIMITE DE DEDUCTIBILITE FISCALE * LIMITE D EXONERATION SOCIALE * 8% de la rémunération annuelle brute Il convient de retenir le montant le plus élevé entre ces deux limites : 5% du PASS OU 5% de la rémunération annuelle brute, limitée à 5 PASS * A noter que sont inclus, dans ces limites fiscales et sociales, l abondement exonéré de l employeur à un PERCO (plafonné à 16% du PASS par an et par salarié) et les sommes correspondant à son abondement issues d un Compte Epargne Temps (CET) et versées sur un régime de retraite supplémentaire. 7

8 Faites le point Chacun de vos régimes au sein de votre entreprise a-t-il été mis en place par accord collectif, référendum ou décision unilatérale? En cas de décision unilatérale, chacun de vos salariés bénéficiaires est-il bien en possession de l acte formalisant votre régime? Les éventuels cas de dispense d affiliation y sont-ils bien formalisés? Le régime est-il à adhésion obligatoire et pour une catégorie objectivement définie? L employeur assume-t-il bien une participation effective? Les cotisations de vos régimes sont-elles bien dans les limites fiscales (Cf. page 7)? Les cotisations de vos régimes sont-elles bien dans les limites sociales (Cf. page 7)? Un exemplaire de la Notice d information a-t-il bien été remis à chaque salarié bénéficiaire? Les textes principaux de base concernant les conditions à remplir par vos régimes (modalités de mise en place et de fonctionnement) sont : En social : - Lettre circulaire ACOSS n du 29/08/2007 et n du 22/01/ Lettre circulaire DSS du 13/02/2008 et Lettre circulaire ACOSS n du 6/03/ Circulaire N DSS/5B/2009/32 du 30 janvier 2009 En fiscal : - Instruction fiscale n 5 F du 25/11/2005. Ce document, qui n est pas exhaustif de l ensemble de la réglementation applicable, n a qu une valeur informative. Tous droits réservés - Toute reproduction, partielle ou totale est interdite - Le logo Viapi et la marque Viapi sont déposés et sont la propriété de Viapi sarl - Edition de février 2009 VIAPI Assurances Service Commercial et Administratif Centre de Gestion Santé & Prévoyance 14, rue Joliot Curie B.P CHALONS EN CHAMPAGNE CEDEX Tel. : Fax : Vos décomptes en ligne sur VIAPI Assurances 7, Rue de Turbigo PARIS - Société de courtage d assurances sous le contrôle de l ACAM (Autorité de Contrôle des Assurances et des Mutuelles) - 61 rue Taitbout PARIS S.A.R.L. au capital de SIREN RCS Paris NAF 6622 Z N d immatriculation ORIAS :

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