PEPNet. Guide d utilisation

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1 PEPNet Guide d utilisation

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3 Table des matières Introduction... 2 Connexion... 2 Différents points de menu Mot de passe Pointage Soldes Formulaires Plannings... 7 Partie administration ( user admin ) Profils d autorisations Terminaux de pointages Gestion des s Modifier le mot de passe Administration des utilisateurs. 13 Table des matières 1

4 1. Introduction 2. Connexion Introduction Connexion PEPNet est une application Web sécurisée qui permet aux collaborateurs d échanger les données du PEP sans l installation du logiciel additionnel sur le PC. Quelques fonctions et avantages de l application PEPNet : Enregistrer directement les pointages via un PC du Service. Consulter les données souhaitées du PEP (Planning, congés ) sur l intranet ou Internet Traiter les demandes de congé et les demandes de permutation par envoi d > Écran d accueil 1 Via l écran d accueil, insérez le nom d utilisateur et le mot de passe; ensuite cliquez sur le bouton «Connexion» «Utilisateur» est votre N personnel dans PEP Le «Mot de passe» par défaut est «pepnet» De cette manière, PEPNet permettra de mieux gérer en temps réel les prestations des collaborateurs, et offrira un grand confort dans la transmission et l utilisation de renseignements nécessaires à la gestion des temps de travail au sein de l hôpital. > Menu principal 2 Une fois identifié et connecté, vous arriverez à l écran du menu principal. Dans ce menu principal, vous avez l onglet «ACCUEIL». Quand vous cliquez sur cet onglet, vous serez déconnecté de PEPNet et vous retournerez à la page d Écran d accueil. 2

5 3. Différents points de menu Quand un utilisateur se connecte sur sa session PEPNet, en fonction des droits d utilisation, les points du menu peuvent être régis. (Pour autoriser ou restreindre l utilisation d une fonction référez-vous à la «Partie Administrateur» du manuel.) HELP Dans tous les points de menu, vous avez toujours un point HELP. Il suffit de cliquer sur l icône et une fenêtre s affichera pour vous rappeler le principe d utilisation par étape. 1 Mot de passe Pour modifier le mot de passe, indiquez dans les cases les données demandées et confirmez votre changement en cliquant sur le bouton «Enregistrer». Le logo «C-Ca» donne l accès direct au site de la société Nom et affectation du collaborateur Différents points de menu 3

6 Différents points de menu 2 Pointage Menu «Pointage» vous permet de pointer et de visualiser vos pointages mensuels. 2.1 Pointer > La date et l heure du pointage sont affichées par le système. > À l aide du menu déroulant, sélectionnez le code PA nécessaire et validez votre pointage en cliquant sur le bouton «POINTER» > Encodez un commentaire sur le pointage si vous désirez. > Message confirmant que vous êtes autorisé à pointer sur ce terminal Cartes de pointages À l aide du menu déroulant, sélectionnez le mois et l année pour visualiser les pointages mensuels, ensuite cliquez sur «Afficher», puis vous avez vos pointages mensuels qui s affichent en détail. 4

7 3 Soldes Menu «Soldes» vous permet de visualiser le solde des différents crédits et compteurs. 3.1 Crédits > À l aide du menu déroulant, déterminez le crédit et la date voulu, et le détail du crédit s affiche sur la page. > Si vous sélectionnez «Tous», vous aurez les détails de tous les types de crédits. Différents points de menu 3.2 Compteurs Permet de visualiser le solde d heures 5

8 Différents points de menu 4 Formulaires Congé Ce point de menu vous permet d envoyer une demande de congé par mail. > À l aide du calendrier, déterminez la période d absence. > Indiquez ensuite le nombre de jours et/ou d heures. > Sélectionnez le type de congé souhaité via le menu déroulant. > Indiquez si besoin est un texte dans la case «Raison» > Choisissez l adresse puis cliquez sur le bouton «Envoyer» Horaire Ce point de menu vous permet d envoyer une demande de changement d horaire. > À l aide du calendrier, déterminez une date de changement. > Sélectionnez ensuite dans le menu déroulant la personne avec laquelle le changement aura lieu. > Sélectionnez l horaire prévu et l horaire souhaité via le menu déroulant. > Indiquez si besoin est un texte dans la case «Raison» > Choisissez l adresse puis cliquez sur le bouton «Envoyer» 6

9 5 Plannings 5.1 Individuel Ce point de menu permet de visualiser votre planning individuel mensuel. Différents points de menu 5.2 Annuel Ce point de menu permet de visualiser votre planning individuel annuel. Cliquez sur le bouton «BACK» pour retourner au menu Formulaires/Annuel. 7

10 Différents points de menu 5 Plannings Remarque Si un collaborateur est transféré vers un autre service, l abréviation du service transfère s affichera en-dessous de l horaire. 5.3 Du service Ce point de menu est souvent utilisé par le responsable du service pour une visualisation des différents plannings de son service : Planning individuel par collaborateur Plan mensuel par catégorie Planning mensuel du service Planning individuel des gardes par collaborateur Planning des gardes par catégorie Planning des gardes du service Choisissez le mois et l année à l aide du menu déroulant Cliquez sur une catégorie, puis sélectionnez un collaborateur concerné Faites votre choix sur les différents types d affichage du plan 8

11 5 Plannings Notes 5.4 De la période Vous pouvez sélectionner une période, et afficher votre planning. Différents points de menu

12 Partie administration ( user admin ) 4. Partie administration ( user admin ) Avec le login «Admin», vous accédez à la partie administrateur. Ce point de menu permet de définir les droits d utilisation pour chaque collaborateur pour l utilisation de PEPNet. Le menu principal de l administrateur est composé de 6 parties (voir image ci-dessous) : Cliquez chaque fois sur les titres pour accéder aux sous-menus. Fenêtre Suivante 1 Gestion des actualités «Gestion des actualités» permet de gérer les messages qui s affichent à l écran d accueil. Pour modifier ou créer une nouvelle actualité, cliquez pour accéder au sous menu, puis suivre l instruction. 10

13 2 Profils d autorisations Ce point de menu permet de créer ou supprimer des profils d autorisations qui pourront être distribués aux utilisateurs en fonction des accès réalisés dans PEPNet. > Indiquez dans la case «Nom du profil» la dénomination la plus représentative de votre profil. Ensuite, sélectionnez dans le menu les actions pouvant être accordées à ce profil et validez vos choix en cliquant sur le bouton «Enregistrer». > Pour modifier un profil existant, sélectionnez-le dans le menu déroulant de la première case, opérez les modifications voulues dans le menu des actions et validez vos changements à l aide du bouton «Enregistrer le profil». Pour une suppression, sélectionnez le profil voulu dans le menu déroulant et cliquez sur le bouton «Supprimer». 3 Terminaux de pointages L accès à l utilisation de PEPNet peut être restreint en fonction du terminal employé. Pour ce faire, et à l aide de ce point de menu, établissez la liste des terminaux disponibles de votre établissement. Partie administration ( user admin ) > Entrez le nom du terminal dans la case «Nouveau terminal» et cliquez sur le bouton «Enregistrer». > Pour une suppression, il suffira de sélectionner le terminal voulu à l aide du menu déroulant et de confirmer par le bouton «Supprimer». 11

14 Partie administration ( user admin ) 4 Gestion des s Des demandes de congés et de changements d horaires peuvent être envoyés via PEPNet aux responsables de service. Pour l attribution de tels souhaits, il faudra établir une liste des adresses s disponibles > Entrez l adresse complète dans la case «Nouvelle adresse» et enregistrez-la en cliquant sur le bouton «Enregistrer». > Pour une suppression, il vous suffira de sélectionner l adresse voulue à l aide du menu déroulant et de cliquer sur «Supprimer». 5 Modifier le mot de passe Ce point de menu permet la modification du mot de passe administrateur. Indiquez les données demandées et confirmez votre changement en cliquant sur le bouton «Enregistrer» Partie administration ( user admin ) 12

15 Notes 6 Administration des utilisateurs Après avoir défini les paramètres d utilisation (Profils d autorisations, Terminaux de pointages, Gestion des s), vous pouvez via cet écran attribuer les droits d utilisation aux collaborateurs. > Dans la colonne gauche, vous avez l organigramme de votre établissement, sélectionnez un service dans la hiérarchie des nœuds, puis trouvez le(s) collaborateur(s) concernés dans la colonne «Collaborateurs». Vous avez toujours un message d avertissement qui s affiche après la sélection de collaborateur, faites OK pour continuer. > Le bouton «Rechercher» permet de trouver un collaborateur dans son service. > Le bouton «Rétablir» permet d annuler la dernière opération avant l enregistrement. > Avec l aide des différentes flèches (>, >>, <, <<), vous pouvez finaliser les droits d utilisation aux collaborateurs, puis les enregistrer. > «Reset PWD» permet de réinitialiser le mot de passe utilisateur en «pepnet» (Mot de passe par défaut) Partie administration ( user admin ) 13

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