Toutes ces informations doivent correspondre à celles mentionnées sur le règlement de fonctionnement.

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2 1. L agrément Le document appelé «agrément» correspond à l autorisation de fonctionnement délivrée par la PMI (Conseil général). Ce document précise les modalités d ouverture, de fermeture de la structure ainsi que le nombre de places agréées. Il délivre les informations concernant le personnel. Toutes ces informations doivent correspondre à celles mentionnées sur le règlement de fonctionnement. Une mise à jour de cet agrément doit être demandée à la PMI dès lors que la structure subit un changement (d horaire, de places d accueil ). 2. LE RÈGLEMENT DE FONCTIONNEMENT Le règlement de fonctionnement, anciennement nommé «règlement intérieur», est un document obligatoire. Il permet au gestionnaire de préciser toutes les modalités de fonctionnement de la structure mais également d indiquer aux parents leurs droits et leurs devoirs. Dans le règlement figureront entre autres : Service offert - les modalités d accueil proposées par la structure - les modalités d admission et les horaires - la période de fermeture de l établissement - l amplitude horaire d ouverture Modalités d admission - les pièces justificatives à fournir lors de l inscription ou en cas de changement de situation - l âge limite d accueil des jeunes enfants - l exercice d une activité professionnelle des parents n est plus une condition d admission des enfants, ni la fréquentation minimale (en accueil occasionnel ou d urgence : un plancher d heures est admis s il figure au règlement de fonctionnement. Par exemple : 2 heures d accueil) - prévoir le cas d accueil d urgence et/ou d enfants handicapés - prévoir les modalités de la période d adaptation et de la période d essai - critères d admission : les parents engagés dans un parcours d insertion et dont les ressources sont inférieures au montant forfaitaire du Rsa (ou au montant forfaitaire du Rsa majoré pour une personne isolée) doivent pouvoir aisément accéder à une place d accueil (cf. article D du code de l action sociale et des familles) NB : la révision du règlement de fonctionnement offre l opportunité de revoir ou préciser vos critères d admission et priorités d accueil. Tarifs et contractualisation - obligation d appliquer le barème CNAF - le tarif comprend les soins d hygiène et de repas (fournis par la structure) - les modalités de calcul des tarifs avec montants des plancher/plafond et listes des pièces justificatives des revenus. Le montant du plancher est imposé par la CNAF. Le gestionnaire peut poursuivre l application du taux d effort au-delà du plafond avec l accord de la CAF (le gestionnaire doit alors l inscrire dans son règlement de fonctionnement). Le nombre de semaines prises en compte correspond au nombre de semaines d accueil et donc au maximum au nombre de semaines d ouverture de la structure. - préciser que toute demi-heure entamée au-delà de l amplitude du contrat d accueil est due, c est-à-dire facturée en plus aux familles en appliquant le barème des participations familiales - l application de la mensualisation pour l accueil régulier avec pour conséquence : - signature d un contrat en fonction des besoins des familles

3 - modalités d application de ce contrat - application du barème - obligation de fournir une copie de CAFPRO ou à défaut un avis d imposition ou de non imposition : en l absence de ces justificatifs, il sera appliqué le tarif maximum - modalités de paiement - préciser les cas de déduction admise (éviction par le médecin de la structure, fermeture de l établissement, hospitalisation de l enfant, maladie supérieure à 3 jours médicalement justifiés [un délai de 3 jours de carence s applique]) et la liste des pièces justificatives y afférant (c est-à-dire les pièces justificatives en cas de maladie supérieure à au moins 3 jours avec certificat médical ou en cas d hospitalisation) - préciser les éventuelles majorations et/ou cotisations annuelles sollicitées (se référer à la circulaire CNAF afin d en connaître le détail) - prévoir les cas de changement de situation en cours d année et ses modalités d application ainsi que les modalités de régularisation en cas de déclaration tardive d un changement de situation - prévoir les cas et les modalités de révision du contrat - prévoir des modalités de paiement multiples Vie de la structure - la surveillance médicale des enfants - l existence du projet d établissement - l implication des familles dans le projet de la structure et dans la vie de l établissement Le règlement de fonctionnement est affiché dans les locaux de la structure et remis aux parents lors de la signature du contrat d accueil (qui lui-même mentionne que les parents signataires déclarent avoir pris connaissance du règlement de fonctionnement de la structure) ou de l admission de l enfant. La circulaire de la CNAF relative à la PSU datant de juin 2011 redonne tous les principes à mettre en place pour pouvoir bénéficier de la prestation de service. 3. LE CONTRAT D ACCUEIL Pour les besoins d accueil réguliers, correspondant à un rythme et une durée prévisibles, un contrat d accueil est impérativement signé par le(s) parent(s)/responsable(s) légal(aux) pour la durée de l'inscription à partir des besoins réels exposés par la famille, un(e) professionnel(elle) de l'établissement aidant à la détermination de ces besoins. Cette détermination des besoins s effectuera lors d un entretien avec le Directeur de l établissement et permet une analyse conjointe des besoins de l enfant, des contraintes des parents, des modalités de fonctionnement de l établissement et de son projet pédagogique. Le contrat d accueil est le document officiel qui lie la famille et la structure. Celui-ci doit obligatoirement être signé des deux parties pour être valable. Il précise au minimum le temps d accueil désiré et retenu par la famille ainsi que le montant de la participation horaire (nommée PF). Il est conseillé, si cela n apparaît pas sur le contrat, d élaborer une fiche de tarification qui ferait apparaître tous les éléments qui entrent dans le calcul de la PF (Montant des ressources retenues correspondant à N-2, taux d effort ) ainsi chaque famille pourrait vérifier et comprendre son calcul. A chaque changement de tarif, il est nécessaire de mettre à jour cette fiche et il est impératif de signer un avenant au contrat. Pour mémoire, il existe un outil de simulation tarifaire sur le site « De plus, lors de la collecte des ressources, il est recommandé d utiliser l outil CAFPRO. Les données qui y sont collectées apportent plus de fiabilité et de sécurité car elles ont déjà fait l objet

4 de plusieurs contrôles. La situation de la famille à retenir est celle figurant sur CAFPRO en février puis lors des changements de situation en cours d année. Ce service est disponible sur le site Internet à la rubrique «professionnels». Pour pouvoir en bénéficier, il convient d être conventionné avec la CAF. Une copie écran doit être conservée pour pièce justificative. NB : Seuls les établissements qui ont changé de mode de financement en passant à la PSU peuvent, avec l autorisation expresse des services de la CAF, continuer à pratiquer conjointement : - pour certaines places, des réservations par créneaux horaires, - pour les autres places, des réservations à l heure. Mais les familles doivent être bien informées des deux possibilités qui leur sont offertes (cela doit figurer au règlement de fonctionnement et dans le projet d établissement) et de leur possibilité de choisir le type de réservation en fonction de leurs besoins car «les familles ne doivent pas être dans l obligation de payer un temps d accueil qu elles n utilisent pas». Seules les crèches familiales sont autorisées à continuer de pratiquer des réservations par créneaux horaires sur l ensemble des places. Cette possibilité est conditionnée par le respect des points suivants : - les contrats signés par les parents doivent être rédigés en nombre d heures - un travail doit être effectué autour du projet d établissement justifiant le fonctionnement proposé. Il vise notamment à renforcer la cohérence d accueil entre les crèches familiales et les autres structures, sur le territoire. Dans tous les cas, les besoins des familles doivent être respectés : une structure ne peut pas imposer à une famille qui ne le souhaite pas l application d une consommation forfaitaire. Pour répondre à cet impératif, les crèches familiales peuvent par exemple proposer plusieurs forfaits diversifiés et compatibles avec les temps de travail rencontrés le plus couramment, ainsi 4 heures, 6 heures, 8 heures, 10 heures et plus. Les structures qui ont ouvert en appliquant d emblée la PSU et tout établissement nouveau doivent proposer un accueil en fonction des besoins (réservations à l heure uniquement). 4.L ACTIVITÉ L activité de la structure correspond aux heures réalisées et facturées aux familles. Une distinction est à faire entre les heures réalisées et les heures facturées : - les heures réalisées correspondent aux heures de présences réelles des enfants. Ces heures doivent être recensées soit par badgage soit par pointage manuel. Ce relevé est obligatoire car il permet par la suite de déterminer le prix de revient de la structure - les heures facturées correspondent aux heures contractualisées par la famille + les heures supplémentaires les éventuelles déductions pour maladie, éviction... Ces deux informations sont à transmettre à la CAF pour pouvoir bénéficier de la prestation de service unique. Pour des raisons de fiabilité, de sécurité et de facilité, l utilisation de logiciel de gestion est fortement recommandée. Des aides à l investissement sur fonds propres de la CAF sont possibles si la structure en fait la demande. Concernant le taux de régime général, il s agit d une information que l on obtient soit en collectant les professions des parents soit en leur demandant leur numéro allocataire car celui-ci permet la connexion à CAFPRO et ainsi la vérification de ce taux d appartenance. NB : Seules les familles travaillant à la SNCF, RATP, EDF, GDF ou dépendant de la mutuelle agricole appartiennent maintenant aux régimes spéciaux.

5 5. LA COMPTABILITÉ Le financement de la CAF au titre de la PSU se fait à partir du prix de revient de la structure. Il est donc très important que celui-ci soit le plus fiable possible. Pour cela, la CAF demande à tous les partenaires de fournir un compte de résultat par structure. Ce compte de résultat doit être le reflet de la comptabilité. Il doit faire mention de toutes les charges et de tous les produits rattachés à l exercice concerné. Il doit être équilibré, daté, cacheté et signé par la personne habilitée. Toutes les dépenses impactant le fonctionnement de la structure doivent être intégrées : - eau, électricité, chauffage, - alimentation, boisson, - carburants, - couches, - achats de petit équipement, - fournitures de bureau, d activités, - prestataires de services, - locations mobilières et immobilières, - entretien et réparations, - assurances, - documentation, - frais de formations, - honoraires, - publicité, - transports, - frais de personnel, - frais bancaires, - charges financières, - charges exceptionnelles, - dotations aux amortissements. La liste ci-dessus n est pas exhaustive, elle est donnée à titre indicatif. Toutefois, certaines dépenses sont souvent oubliées comme par exemple : - location des photocopieurs, - entretien des espaces verts, - les frais bancaires, - les amortissements, - les contributions en nature (prêt d un local, prise en charge des dépenses par un bailleur ), - le bénévolat ne rentre pas dans l assiette pour le calcul de la PSU. La complétude de ce compte de résultat est essentielle car elle permet l élaboration d un prix de revient fiable et exhaustif. La démarche à appliquer est la même pour les produits. Il s agit de déclarer les produits de l année concernée : - Pour les participations familiales, il convient de déclarer le montant facturé aux familles et non pas le montant encaissé - pour la prestation de service CAF, il convient d estimer le montant pour l année et non pas de mettre les montants reçus sur l année. En cas de contrôle sur place et/ou sur pièces il est impératif de conserver toutes les pièces justificatives et les clés de répartition.

6 LE MODE DE CALCUL DE LA PRESTATION DE SERVICE