Guide de prise en main

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1 Guide de prise en main Yourcegid Associations Guide de Prise en main Page 1

2 Cette formation a pour but de vous faire découvrir les principales fonctions de l'application Yourcegid Associations de façon à vous rendre autonome dans l utilisation de l'application, au quotidien. Sommaire I - L écran d accueil de Yourcegid Associations... 3 II - Paramétrez votre dossier... 5 III Les adhérents et les membres du bureau IV - Les bénévoles V - Les autres intervenants VI - Enregistrez vos recettes VII Enregistrez vos dépenses VIII Consultez vos données IX - Saisissez des virements internes X Récupérez un relevé bancaire et rapprochez les écritures XI Saisissez les contributions volontaires XII - Imprimez la liste des recettes/dépenses et vos états de trésorerie XIII - Imprimez les états comptables XIV Prévoyez les recettes et dépenses (Budget) Yourcegid Associations Guide de Prise en main Page 2

3 Introduction Solution simple et intuitive, Yourcegid Associations s adresse aux petites associations afin de les aider à traiter leur comptabilité au quotidien. Yourcegid Associations est disponible en mode SaaS via ews donc 7 jours sur 7 et 24 Heures sur 24. Asso est une comptabilité recettes/dépenses et ne dispose pas de comptabilité auxiliaire. Il permet d enregistrer les recettes et dépenses sans aucune connaissance comptable. I- L écran d accueil de Yourcegid Associations Les principales fonctions de l'application se trouvent sur la page d accueil. Tableau de bord avec : Les principales fonctions L état de la trésorerie Les indicateurs de Gestion : Total Recettes/Total Dépenses/Solde Un graphique concernant les Recettes et dépenses ou l état de la trésorerie Pour afficher l'aide du logiciel, cliquez sur touche F1 de votre clavier. et sélectionnez Aide Produit ou appuyez sur la. Yourcegid Associations Guide de Prise en main Page 3

4 Pour afficher ou cacher toutes les options de Yourcegid Associations A partir de l écran d accueil, activez l option Afficher toutes les options (voir l écran, page précédente). Un nouveau menu apparaît sur la partie gauche de vote écran. Pour dérouler les options, cliquez sur le dossier, par exemple. Le menu Adhérents s affiche. Pour désactiver les menus, il vous suffit de sélectionner la fonction Cacher toutes les options. Yourcegid Associations Guide de Prise en main Page 4

5 II - Paramétrez votre dossier Le paramétrage peut être réalisé par votre Expert-comptable ou directement par vous. Si ce dernier a déjà été réalisé par votre Expert-comptable, vous pouvez directement vous rendre au chapitre suivant ( page 11). Un assistant de création vous aide à personnaliser rapidement et simplement les comptes comptables fournis par Yourcegid Associations, journaux et TVA. Il se démarre automatiquement lors de la première utilisation du logiciel. Vous pouvez, également, à partir de l écran d accueil, activer l option Modifier les paramètres de mon dossier, pour y accéder. L assistant vous propose les choix suivants : Yourcegid Associations Guide de Prise en main Page 5

6 1/ L identification Dans l onglet Coordonnées Vous enregistrez les informations concernant l association, son nom, l adresse, ville, code postal Dans l onglet Immatriculation, vous saisirez les dates de création et de publication au Journal Officiel ainsi que les N de déclaration et d agrément. Dans l onglet Caractéristiques, vous précisez : Le type d association : Culturelle, sportive, d utilité publique ou autre L activité principale de l association (par exemple ici le cinéma) L objet : il se trouve dans les statuts Vous avez la possibilité de rattacher les statuts ou tout autre document important, grâce à l option Document rattaché. Pour plus de détails, consultez l aide en ligne Yourcegid Associations Guide de Prise en main Page 6

7 2/ La gestion des activités, sections et évènements Activité Si votre association propose, par exemple, des ateliers de cinéma, photographie, peinture et que vous souhaitez suivre, les recettes et dépenses pour chacune d entre elles, vous créerez toutes les activités existantes au sein de l association en cochant. Puis vous cliquerez sur et pour créer les activités. Yourcegid Associations Guide de Prise en main Page 7

8 Sections Votre association est peut-être structurée avec des sections du type «Jeunesse», «Arts et Essais», par exemple. Si vous souhaitez connaître vos dépenses et recettes pour chaque section existante, vous les créez également dans Yourcegid Associations. Cochez l option Puis cliquez sur et pour créer les sections. Par défaut la section peut être rattachée à toutes les activités. Vous pouvez cependant rattacher simplement une ou plusieurs activités. Evènements Si vous souhaitez suivre la rentabilité des évènements tels que, par exemple, le repas de fin d année, la vente de calendrier, le vernissage d une expo de peinture Cochez l option Puis cliquez sur et pour créer les sections. Bien entendu les évènements, sections et activités peuvent être indépendants (ou non) les uns des autres. Ainsi l évènement Vernissage ne sera rattaché qu à l activité Peinture et le Repas de fin d année rassemblera tous les adhérents quelles que soient les activités Les sections Jeunesse et Art et Essais seront uniquement rattachée à l activité Cinéma Yourcegid Associations Guide de Prise en main Page 8

9 3/ Les paramètres de trésorerie Banques Vous allez maintenant définir les banques de l association. En renseignant le RIB et l adresse de votre ou vos banques Caisse Pour la caisse, c est plus simple il vous suffit de renseigner uniquement le libellé Les comptes comptables et les journaux de trésorerie sont créés automatiquement Yourcegid Associations Guide de Prise en main Page 9

10 4/ La personnalisation des paramètres comptables (si besoin) Le plan comptable L ensemble du plan comptable associatif est disponible dans Yourcegid Associations. Vous pouvez : o Ne pas faire apparaître des comptes que vous n utilisez pas : sélectionnez le ou les comptes inutiles. Pour ce faire, cliquez sur apparaître les comptes sélectionnés en saisie». et choisissez «Ne plus faire o Créer de nouveaux comptes en cliquant sur l icône o Personnaliser un compte existant en cliquant dessus et en modifiant simplement les informations. Remarque : Vous pouvez créer et modifier vos comptes comptables également par l option Paramètres Comptables Comptes Généraux Pour plus de détails, consultez l aide en ligne Les journaux Yourcegid Associations propose, par défaut, des journaux pré-paramétrés (Opérations diverses, ) et crée automatiquement les journaux de banque associés à vos comptes bancaires que vous avez créés précédemment. Vous pouvez en fonction de vos besoins, en ajouter (icône ) ou modifier les journaux existants. Pour plus de détails, consultez l aide en ligne 5/ Les paramètres divers Ils vous permettent de définir, par défaut, la période sur laquelle vous souhaitez travailler et votre mode de règlement habituel. Yourcegid Associations Guide de Prise en main Page 10

11 Vous pouvez imprimer la fiche de renseignements qui reprend toutes les caractéristiques relatives à votre association grâce à l icône se trouvant sur l écran suivant. Pour quitter le paramétrage et revenir sur l écran d accueil, cliquez sur. Yourcegid Associations Guide de Prise en main Page 11

12 III - LES ADHERENTS ET LES MEMBRES DU BUREAU Vous allez procéder à l enregistrement de vos adhérents et des membres du bureau. Pour ce faire, cliquez sur l option Accédez aux fiches des adhérents. La liste des adhérents apparaît. Vous pouvez : 1/ Consulter ou modifier un adhérent existant en cliquant sur la ligne concernée et en modifiant, éventuellement, les informations. Vous disposez de 5 onglets pour renseigner une fiche d adhérent : o Coordonnées : Vous saisissez le Code, la civilité, les nom et prénom, la date de naissance ( l âge se calculera et s affichera automatiquement), l adresse postale et . Les rubriques bénévole ou autre., vous permettent de rattacher un fournisseur, un Pour plus d informations, consultez l aide en ligne. o Membre : Précisez si votre adhérent est actif ou non S il s agit d un membre fondateur, bienfaiteur ou autre, vous cliquerez sur Qualité et sélectionnerez, dans la liste ci-dessous, son titre. Yourcegid Associations Guide de Prise en main Page 12

13 Pour spécifier qu il fait partie du Bureau, cochez la case correspondante et sélectionnez son rôle dans l association : Président, Trésorier, Secrétaire ou autre Précisez son mode de règlement habituel. o Adhésion : Vous renseignez la date de début d adhésion et la date de fin d adhésion qui correspond à la rubrique date de sortie, l activité principale qu il pratique, le nombre d enfants. Vous pouvez gérer les certificats médicaux et y joindre les images numérisés de ces derniers ainsi qu une photo de l adhérent (icône ). o Les zones libres Elles vous permettent d enregistrer des informations complémentaires concernant vos adhérents. Leur paramétrage (nom) se réalise à partir du menu Configuration Champs libres Pour plus d informations, consultez l aide en ligne. o Informations Cet onglet vous permet d accéder à un bloc-notes ( sorte de mémo) Pour plus d informations, consultez l aide en ligne. 2/ Créer de nouveaux adhérents en cliquant sur l icône (choisir Nouveau) Yourcegid Associations Guide de Prise en main Page 13

14 3/ Rechercher un ou plusieurs adhérents A partir du tableau de bord, vous pouvez renseigner, dans la liste des critères, l information que vous recherchez, qui est bien sûr liée aux adhérents. Ex : Si vous souhaitez imprimer la liste des adhérents inscrits à l activité Cinéma, cliquez sur l onglet Adhésion, sélectionnez l activité en question et cliquez sur. Pour annuler les critères, sélectionnez dans la zone Filtres, l option Nouvelle Recherche et 4/ Imprimer les fiches adhérents Plusieurs possibilités vous sont offertes : o Pour obtenir, la liste des adhérents, sélectionnez l icône, à partir du tableau de bord affichant les adhérents. o En affichant toutes les options, puis en sélectionnant, dans le menu Adhérent, Editions, Fiche Adhérents Pour imprimer la liste complète, cliquez juste sur l icône ou sinon renseignez dans la liste des critères, l information souhaitée comme lorsque vous recherchez des adhérents. Vous avez également la possibilité d imprimer des étiquettes d adresses, à coller ensuite sur les enveloppes à envoyer. Yourcegid Associations Guide de Prise en main Page 14

15 IV LES BENEVOLES Vous allez procéder à l enregistrement des bénévoles. Pour ce faire, cliquez sur l option Accédez aux fiches des bénévoles. La liste des bénévoles apparaît. Vous pouvez : 1/ Consulter ou modifier un bénévole existant en cliquant sur la ligne concernée et en modifiant, éventuellement, les informations. Vous disposez de 5 onglets pour renseigner une fiche d adhérent : o Identification : Vous saisissez le Code, la civilité, les nom et prénom, la date de naissance ( l âge se calculera et s affichera automatiquement), l adresse postale et . La rubrique une fiche tiers (partenaire, fournisseur ), vous permet de rattacher un bénévole à Pour plus d informations, consultez le lexique disponible dans l aide en ligne. Yourcegid Associations Guide de Prise en main Page 15

16 o Informations : Précisez la date de naissance de votre bénévole, son N de sécurité sociale, les différents permis de conduire et s il exerce une activité professionnelle ou non. Précisez le mode de règlement qu il utilise. Fonction et valorisation : Vous renseignez la date d entrée et la date éventuelle de sortie, les compétences et les fonctions. Pour créer les compétences et fonctions, il vous suffit de : Cliquer sur puis sur Yourcegid Associations Guide de Prise en main Page 16

17 Saisissez dans le tableau : le code libellé. L abrégé s affiche automatiquement Pour créer la compétence suivante, appuyez sur la touche de votre clavier Complétez le taux horaire et l activité concernée, o Les zones libres Elles vous permettent d enregistrer des informations complémentaires concernant vos bénévoles, à l identique des adhérents o Bloc Notes Cet onglet vous permet d accéder à un bloc-notes constitué de 2 parties ( sorte de mémos) Yourcegid Associations Guide de Prise en main Page 17

18 2/ Créer de nouveaux bénévoles en cliquant sur l icône (choisir Nouveau) 3/ Rechercher un ou plusieurs bénévoles A partir du tableau de bord, vous pouvez renseigner, dans la liste des critères, l information que vous recherchez, qui est bien sûr liée aux bénévoles. Ex : Si vous souhaitez consulter la liste des bénévoles ayant une compétence particulière, cliquez sur l onglet Compléments, sélectionnez la compétence en question et cliquez sur. Pour annuler les critères, sélectionnez dans la zone Filtres, l option Nouvelle Recherche et 4/ Imprimer les fiches Plusieurs possibilités vous sont offertes : o Pour obtenir, la liste des bénévoles, sélectionnez l icône, à partir du tableau de bord affichant les bénévoles. o En affichant toutes les options, puis en sélectionnant, dans le menu Bénévoles, Editions, Fiche Bénévoles (Impression détaillée/impression synthétique) Pour imprimer la liste complète, cliquez juste sur l icône ou sinon renseignez dans la liste des critères, l information souhaitée comme lorsque vous recherchez des bénévoles. Yourcegid Associations Guide de Prise en main Page 18

19 V LES AUTRES INTERVENANTS : PARTENAIRES/FOURNISSEURS, SALARIES ET AUTRE Vous pouvez enregistrer les fiches de : vos Partenaires ou fournisseurs, à partir de l écran d accueil, en cliquant sur Accéder aux fiches des Partenaires Vos salariés ou autres en cliquant, dans le menu à gauche, Partenaires, salariés et autres et choisissez l option qui vous convient. Tout comme pour les fiches adhérentes, vous pouvez consulter, modifier, créer de nouvelles fiches ou imprimer les éléments. Pour plus de détails, consultez l aide en ligne Yourcegid Associations Guide de Prise en main Page 19

20 VI - Enregistrez vos recettes ou vos dépenses Cegid d Asso vous permet de saisir directement depuis un journal de trésorerie (banque ou caisse), une dépense (charge) ou une recette (produit), à partir des justificatifs (bordereaux de remises de chèques, appel de cotisation, ), chéquiers Le principe de saisie est identique que ce soit une recette ou une dépense. Sur la page d'accueil, cliquez sur Saisir une recette ou si toutes les options sont affichées, sélectionnez dans le menu Comptabilité - Saisie - Recettes Avant tout, vous devez cliquer sur pour accéder à la grille de saisie. L enregistrement d une recette (ou d une dépense) peut se faire selon 3 types de saisie : a/ Sur plusieurs lignes, dans un masque (Onglet Saisie standard) Yourcegid Associations Guide de Prise en main Page 20

21 b/ Sur une ligne, dans une grille, avec saisie du libellé du compte (Onglet Saisie Recettes ou Saisie Dépenses) Yourcegid Associations Guide de Prise en main Page 21

22 c/ A partir de formulaires spécifiques à vos besoins sont également disponibles (Onglet Saisie Formulaire). Ils vous proposent directement les bonnes options de saisie (libellé du compte, ) Pratiques, simples et rapides à mettre en œuvre! d/ Dans un écran de saisie comptable traditionnelle via l option Comptabilité - Saisie - Saisie Comptable (Débit Crédit) Ce type de saisie s adresse aux utilisateurs qui possèdent des connaissances en comptabilité : N de compte, Notion de débit et Crédit Remarque : L option Saisie Dépenses/Recettes vous permet de saisir à la fois, donc en vrac, des dépenses et des recettes. Vous choisissez la méthode qui vous convient le mieux. Yourcegid Associations Guide de Prise en main Page 22

23 1/ Saisie d une recette, en mode Saisie Standard Dans l exemple suivant, nous utiliserons la Saisie Standard. Par défaut la saisie se fait par poste comptable (c'est à dire par type de dépenses ou de recettes) Cliquez sur l onglet «Saisie Standard», puis sur pour accéder à la grille de saisie. Yourcegid Associations Guide de Prise en main Page 23

24 Nous allons enregistrer la cotisation d un membre s inscrivant à l activité Cinéma pour un montant de 70. Utilisez la touche de votre clavier pour vous déplacer dans la grille. Sur l écran de saisie, vous devez avant tout sélectionner la période, la banque et le jour Sélectionnez ensuite le type de recette en cliquant sur. La liste des recettes apparaît. Vous avez la possibilité de : o Sélectionner un type de recette existant, o Visualiser la liste complète, o Créer un nouveau poste de recettes. Cette option fait appel à la création des comptes généraux que vous avez vue dans le chapître Paramétrage. Pour plus de détails, veuillez consultez l aide Sélectionnez dans la liste Cotisations des adhérents. Si, dans la grille de saisie, vous saisissez les trois premiers caractères du libellé, le libellé entier s affiche. Saisissez le montant soit 70 Renseignez l objet, l activité (ici : Cinéma). Vous pouvez y associer ou non un évènement ou une section (selon votre choix initial) N oubliez pas de sélectionner le tiers concerné en cliquant sur. Choisissez l adhérent dans la liste qui s affiche. Pour ajouter une ligne, cliquez sur. Sélectionnez le mode de règlement et une référence éventuelle. Le total encaissé et le total en banque sont affichés. Validez votre saisie en cliquant sur. Elle apparaît sur la gauche, de votre écran, dans l'arborescence avec l objet. Yourcegid Associations Guide de Prise en main Page 24

25 N oubliez pas de cliquer sur Yourcegid Associations Guide de Prise en main Page 25

26 2/ Saisie d une recette par poste, en mode Saisie Formulaire Cliquez sur Cliquez sur l onglet «Saisie Formulaire», un nouveau masque de saisie s affiche. Choisissez le formulaire Ventes prestations. Le libellé du compte de recettes s affiche automatiquement. Complétez le formulaire N oubliez pas de valider votre saisie en cliquant sur VII Enregistrez une dépense A partir de l écran principal, cliquez sur Saisir une dépense Saisissez votre dépense, comme vous l'avez fait précédemment pour les recettes. Yourcegid Associations Guide de Prise en main Page 26

27 VIII Consultez vos données Voyons maintenant les possibilités d affichage des données enregistrées 1/ Consultez les écritures par poste (comptable), activité, évènement ou section Vous pouvez visualiser les données par poste comptable, activité, évènement ou section. Pour ce faire, lorsque vous êtes en Saisie Recettes, activez l icône, pour accéder au menu suivant : Sélectionnez Saisie Recettes par activités. Les écritures sont désormais «classées» par type d activité. Sélectionnez Saisie Recettes par évènements. Les écritures sont désormais «classées» par type d évènement. Yourcegid Associations Guide de Prise en main Page 27

28 Sélectionnez Saisie Recettes par sections. Les écritures sont désormais «classées» par type de sections. 2/ Recherche d écritures 2 possibilités : 1 ère possibilité L onglet Recherche permet d afficher toutes les recettes et/ou dépenses en fonction de certains critères ou non. Pour obtenir la liste complète des recettes, cliquez sur Si vous souhaitez consulter les recettes par poste, activité ou autre, il vous suffit de renseigner la rubrique correspondante Astuce : Pour rechercher les recettes et dépenses, sélectionnez dans l arborescence principale (à gauche de votre écran), l option Comptabilité - Dépenses/Recettes 2 nde possibilité Dans le menu Comptabilité, activez l option Consultation Ecritures La liste de toutes les écritures enregistrées apparaît. Il vous est possible, à partir de cet écran, de sélectionner les critères correspondant à votre recherche. Yourcegid Associations Guide de Prise en main Page 28

29 IX- Saisissez des virements internes Une option vous permet de transférer des sommes d'un compte de banque (ou de caisse) vers un autre compte de banque (ou de caisse) Simple d utilisation, il vous suffit de : Activer la fonction Faire un virement interne sur la page d accueil Virements internes Glisser/déplacer le compte en question vers l autre compte Saisir la somme et confirmer (2 fois) Vérifier bien avant tout, la date d affichage du solde Pour plus de détails, consultez l aide en ligne Yourcegid Associations Guide de Prise en main Page 29

30 X RECUPEREZ UN RELEVE BANCAIRE ELECTRONIQUE ET RAPPROCHEZ LES ECRITURES Yourcegid Associations dispose de fonctions vous permettant de créer ou d importer des relevés bancaires par banque afin de pointer les mouvements des relevés avec ceux de votre comptabilité, 1/ Récupérez un relevé bancaire électronique Sélectionnez l option Pointer ma banque Cliquez sur le bouton pour ouvrir la fenêtre de création de relevé bancaire. Choisissez le type de relevé Électronique et cliquez sur pour ouvrir l explorateur Windows et sélectionner le fichier bancaire de votre choix. Les informations propres au relevé s affichent automatiquement Un relevé électronique a déjà été intégré, dans notre base de formation. Voyons voir ces différentes informations. Pour ce faire, activez l icône afin de visualiser le paramétrage de l option. Le nom de la banque apparaît ainsi que les dates de relevés, le solde initial et le solde final, ainsi que la référence du relevé. Il vous est également possible de rattacher les images numérisées des relevés papiers avant d effectuer le pointage. Pour ce faire, sélectionner dans la rubrique Type de relevé : Papier Pour plus de détails, consultez l aide en ligne Yourcegid Associations Guide de Prise en main Page 30

31 2/ Pointez le relevé pour rapprocher les écritures Pour pointer le relevé, sélectionnez le relevé concerné en cliquant dessus puis activez l icône fenêtre s ouvre.. Une Détaillons l écran Partie gauche : Les écritures comptables Total mouvements sélectionnés : mouvements sélectionnés dans l écran et donc pointés Solde final comptabilité : solde du compte de banque (dans Asso) Cumul des montants à pointer Dépenses ( à gauche) Recettes (à droite) : somme des dépenses et recettes qui se trouvent sur le relevé électronique provenant de la banque (relevés bancaires) et non pointées. Yourcegid Associations Guide de Prise en main Page 31

32 Si je pointe l écriture à droite (Relevés bancaires), le cumul des montants à pointer va bouger automatiquement selon s il s agit dune recette oud une dépense EX 1: la dépense pointée dans les relevés bancaires va décrémenter le cumul des montants à pointer dans la partie droite Zone Dépense EX 2: la recette pointée dans les relevés bancaires va décrémenter le cumul des montants à pointer dans la partie droite Zone Recettes Solde rapproché : Recettes-dépenses des «cumul des montants à pointer» Yourcegid Associations Guide de Prise en main Page 32

33 Partie droite : Les relevés bancaires Total mouvements sélectionnés : mouvements sélectionnés dans l écran et donc pointés Solde final relevé : solde du compte de banque (à partir du relevé provenant de la banque) Cumul des montants à pointer Dépenses ( à gauche) Recettes (à droite) : somme des dépenses et recettes enregistrées dans le compte de banque dans Asso (écritures comptables) et non pointées. Si je pointe l écriture à gauche (Ecritures comptables), le cumul des montants à pointer va bouger automatiquement selon s il s agit dune recette oud une dépense EX 1: la dépense pointée dans les écritures comptables va décrémenter le cumul des montants à pointer dans la partie droite Zone Dépense Yourcegid Associations Guide de Prise en main Page 33

34 EX 2 : la recette pointée dans les écritures comptables va décrémenter le cumul des montants à pointer dans la partie droite zone Recettes Solde rapproché : Recettes-dépenses des «cumul des montants à pointer» 3/ IMPRIMEZ LE RAPPROCHEMENT BANCAIRE A partir de l écran de pointage vous pouvez imprimer vos différents états de rapprochement : Comptable et bancaire. Cette option est aussi disponible dans le menu COMPTABILITE RELEVES BANCAIRES ETATS DE RAPPROCHMENET COMPTABILITE ou BANQUE Yourcegid Associations Guide de Prise en main Page 34

35 XI SAISISSEZ LES CONTRIBUTIONS VOLONTAIRES Vous avez la possibilité dans Cegid Asso, de saisir très simplement :le travail des bénévoles, les biens et services donnés à titre gratuit ou de prendre en compte les renonciations aux frais engagés. Ces saisies s effectuent, à partir du menu Bénévolat Saisie des contributions A la validation de ces saisies, les écritures comptables seront générées automatiquement. o La saisie du travail des bénévoles Cliquez sur l icône Et saisissez les éléments : Bénévole, période Et remplissez la grille de saisie : jour Descriptif, l activité évènement et/ou section concernés, nombre d heures, montant de l heure. Yourcegid Associations Guide de Prise en main Page 35

36 o La saisie des biens à titre gratuit A partir du tableau de bord, sélectionnez dans la rubrique Contribution, Bien à titre gratuit et cliquez sur pour mettre à jour la liste. Cliquez sur l icône pour accéder à la saisie. Et saisissez les éléments :Date, Type de dons (Biens ou dons divers, locaux, matériels, nourriture, vêtements), le Bénévole et le libellé Précisez la quantité, le montant et l activité évènement et/ou section concernés, nombre d heures, montant de l heure. Procédez de la même façon pour : Services fournis à titre gratuit, Yourcegid Associations Guide de Prise en main Page 36

37 o Renonciation Frais engagés Il arrive aux bénévoles d engager des frais pour le compte de l association. C est par exemple le cas lorsque l un d eux utilise son propre véhicule automobile pour les besoins de d association. Le bénévole peut, dans ce cas, se faire rembourser ses frais kilométriques ou renoncer au remboursement de ces derniers. S il renonce effectivement au remboursement, vous devez enregistrer cette opération. Pour ce faire : A partir du tableau de bord, sélectionnez dans la rubrique Contribution, Renonciation Frais engagés et cliquez sur pour mettre à jour la liste. Cliquez sur l icône pour accéder à la saisie. Saisissez les éléments : Bénévole, Période, Dans la grille de saisie, précisez la nature (frais kilométriques, ), le descriptif, l activité évènement et/ou section concernés, quantité, le montant. Le total se calcule automatiquement. Pour imprimer les détails de vos saisies, il vous suffira, à partir du tableau de bord, de cliquer sur Yourcegid Associations Guide de Prise en main Page 37

38 XII - IMPRIMEZ LA LISTE DES RECETTES/DEPENSES ET VOS ETATS DE TRESORERIE 1/Liste des Recettes/Dépenses Dans le menu Editions Dépenses/Recettes, vous avez la possibilité d imprimer le récapitulatif des écritures enregistrées par adhérent ou par activité ou évènement. Prenons un exemple. Vous allez sélectionner, dans la liste, Recettes et dépenses détaillées par activité ou section ou évènement Demandez une totalisation au niveau des activités. Visualisez l état en cliquant sur Imprimez-le grâce à l icône Quittez l option en cliquant sur 2/ Vos états de trésorerie Dans le menu Editions Trésorerie, vous avez la possibilité d imprimer le détail de vos comptes bancaire ou le récapitulatif de chacun de vos comptes. En voici un exemple Yourcegid Associations Guide de Prise en main Page 38

39 XIII - IMPRIMEZ LES ETATS COMPTABLES Cliquez sur Etats comptables dans les options à gauche de votre page d'accueil. Sélectionnez, par exemple, Grands général. Cliquez sur l'icône pour visualiser l'état. Le grand livre général apparaît. Pour l imprimer, cliquez sur l'icône XIV - PREVOYEZ LES RECETTES ET DEPENSES(LE BUDGET) Vous avez la possibilité de saisir un budget prévisionnel, annuel par compte et/ou activité/section. Dans le menu Comptabilité, activez l option Saisie Budget Vous pouvez créer un budget de toute pièce ou reprendre un budget ou exercice existant 1/ Pour créer un budget de toute pièce : Activez le bouton. Saisissez le nom, un code, un libellé explicite. Renseignez la date de début et la date de fin. Validez en cliquant sur Votre budget apparaît dans la liste. Positionnez le curseur sur ce budget Cliquez sur l'icône afin de saisir les montants par poste. Yourcegid Associations Guide de Prise en main Page 39

40 Pour saisir les montants prévus, il vous suffit de positionner votre curseur dans la colonne Budget, sur la ligne correspondante (ou Ajouter une nouvelle prévision) Par défaut, les sommes sont affectées à l activité principale de l association. Pour modifier la prévision Positionnez le curseur sur la prévision et cliquez sur (même écran qu en ) Un écran s affiche Pour l affecter à une ou plusieurs activités, par exemple Cinéma et Dessin Cliquez sur et sélectionner les activités, les évènements, et les sections concer,ées Pour détailler le budget, cliquez sur et inversement Ou et (pour réduire) Vous pouvez saisir le budget par activités, évènements ou sections. Pour ce faire, cochez l une des cases Yourcegid Associations Guide de Prise en main Page 40

41 Vous pouvez, à tout moment, visualiser les dépenses et recettes de l exercice en cours (Réalisé de la période) ou de l exercice précédent (Réalisé de la période précédente) en cochant l une des options suivantes : Yourcegid Associations Guide de Prise en main Page 41

42 2/ Pour construire un budget à partie de données existantes : A partir de la liste des budgets (menu Comptabilité, activez l option Saisie Budget ), cliquez sur et complétez les zones suivantes Saisissez le Nom et la période concernée (faire faire exercice) : 2010 B2 Budget 2 Vous pouvez reprendre un budget existant Ou reprendre les réalisations (données comptables) d un exercice donné. Dans ce cas, saisissez la période concernée. Yourcegid Associations Guide de Prise en main Page 42

43 Si vous cochez : La première option, vous conserverez les montants saisis pour chaque compte et groupe avec leurs prévisions affectées aux activités, événements et/ou sections. La seconde option, vous reprendrez les montants saisis pour chaque compte et groupe sans reprendre les prévisions affectées aux activités, événements et/ou sections Vous pouvez également appliquer un % de variation (+ ou -) Votre budget se construit automatiquement. Pour le visualiser et le modifier, à partir de la liste des budgets, sélectionnez le budget concerné et modifiez le contenu comme présenté précédemment avec. 3/ L impression du budget et du compte de résultat Pour imprimer le budget, cliquez sur à partir de votre écran de saisie de budget ou activez, dans le menu Editions, l option Compte de résultat/budget Renseignez les critères de sélection : En colonne 1 : Choisissez Budgété Pour le comparer au réalisé (c'est-à-dire au compte de résultat) renseignez en colonne 2 Réalisé et sélectionnez l exercice concerné Choisissez ensuite les bornes de dates souhaitées pour les exercices. Choisissez les activités, sections et événements éventuels. Cliquez pour demander l'aperçu avant impression de l'édition. Yourcegid Associations Guide de Prise en main Page 43

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