PROCESSUS RESSOURCES HUMAINES

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1 PROCESSUS RESSOURCES HUMAINES PROCÉDURE Utilisation du logiciel Novatime L objectif de la présente Procédure est d exposer les modalités d utilisation ainsi que les principales fonctionnalités de Novatime, application de gestion des horaires et des congés/absences des salariés LuxDev. 1. LES TYPES DE DEMANDES D ABSENCES/CONGÉS AUTORISÉS DANS NOVATIME les congés standard ; les missions : à encoder par le salarié ou l assistant au moment de la préparation de la mission ; les formations : à encoder par le salarié dès réception de l accord de la formation ; le travail à domicile : à encoder par le salarié pour approbation par le supérieur ; le congé formation : à encoder dès réception de l accord ministériel ; les congés extraordinaires : a encoder en congé «standard» en mentionnant le type de congé extraordinaire (par ex. : mariage, naissance, décès, etc.) dans le message. Le congé standard sera changé en congé extraordinaire dès réception au niveau des Ressources humaines du justificatif requis. Les autres types de congés et absences sont encodés directement par les Ressources humaines sous Novatime : congé maternité : dès réception des dates officielles par la Caisse nationale de Santé (CNS) ; congé parental : dès réception des dates officielles par la Caisse nationale des Prestations familiales (CNPF) ; congé sans solde : dès réception du contrat signé ; absences pour raison familiale : dès réception du certificat médical ; maladie : dès réception du certificat médical ; maladie sans certificat. Pour ces trois dernières absences, les Ressources humaines encodent, préalablement, en congé, le ou les jours d absences. La modification dans Novatime se fera le jour de la réception du certificat, ou lorsque le collaborateur signalera si le jour reste en congé ou passe en maladie sans certificat. récupérations : lors de réception du mémo ou de la modification de temps de travail, les Ressources humaines modifient un jour, initialement posé en congé, en récupération. Le salarié à la possibilité de noter directement dans le mémo ou dans la modification de temps, le jour pendant lequel il souhaite effectuer sa récupération, si aucune date n est indiquée, le mémo est conservé et la récupération est encodée lors de la prochaine demande de congé. Procédure - Utilisation du logiciel Novatime - RHU_112_fr.pdf Page 1/9

2 2. COMMENT FAIRE DES DEMANDES D ABSENCES/CONGÉS DANS NOVATIME? 2.1. Pour les salariés Terrain Les demandes de congé ou de mission, approuvées par le supérieur hiérarchique doivent être envoyées à l assistante Ressources humaines en charge de la gestion des absences par mail. Dès réception, celles ci sont encodées dans Novatime. Les absences pour cause de maladie doivent être signalées dès le 1 er jour d absence et l arrêt maladie scanné doit être envoyé le plus rapidement possible. L original est à envoyé à la CNS. Le suivi des absences peut se faire en se connectant à Novatime via Remote Desktop Pour les salariés Siège deux possibilités existent pour se logger dans Novatime : aller dans la Qbase (blanche), sélectionner l'onglet «Données personnelles» (2 e onglet), cliquer sur «Novatime (pointage et congés)». Insérer le prénom (sous nom) et le mot de passe dans l interface Web Novatime, ou ouvrir une page Web, encoder ( et insérer le prénom (sous nom) et le mot de passe dans l interface Web Novatime ; cliquer ensuite sur «Saisies» (7 e onglet dans le menu à gauche), selon image ci-dessous :... cliquer ensuite sur le menu déroulant en haut de la page qui se trouve à côté de «Novatime - Saisies». Sélectionner le congé souhaité, par exemple «CONGÉ» et cliquer ensuite sur «suite». Insérer ensuite les dates de congés, un message (facultatif) et le nom d'un remplaçant (sélectionné dans la liste déroulante). Le remplaçant sélectionné recevra un mail l avertissant de votre demande. Procédure - Utilisation du logiciel Novatime - RHU_112_fr.pdf Page 2/9

3 une fois votre saisie effectuée, le tableau ci-dessous s'affichera :... Sue Wagner afin de valider votre congé, le remplaçant devra se connecter sur sa page Web Novatime et cliquer sur «Approbation remplaçant» (8 e onglet dans le menu à gauche). Il cliquera ensuite sur l onglet «Demande actuelle» et choisira l onglet «Approuver» ou «Refuser» ; vous (demandeur) recevrez un de Novatime comme suit : From: <administrator@lux-development.lu> Date: 9 mai :32:15 GMT+02:00 To: <gluminski@luxdev.lu> Subject: NovaTime-Workflow État demande pour : CONGÉ MATIN Date : jusqu'à État : transmis Remplaçant : Marcia Pego une fois que le remplaçant aura accepté, le statut «approuvé» sera affiché en vert dans le tableau ci-dessus au lieu de «ouvert» en orange ; ensuite, l approbateur (le supérieur hiérarchique) recevra un de demande de validation du congé. L'approbateur devra se logger dans Novatime et cliquer sur «Permissions» (menu à gauche). Il devra ensuite cliquer sur «approuver» ou «refuser» ou «traiter» («traiter» = l'approbateur n'a pas encore approuvé le congé absence, mais conserve cette demande en suspens). Une fois que l approbateur aura approuvé, le statut «accepté» sera affiché en vert dans le tableau ci-dessus, au lieu de «ouvert» en orange ;... Procédure - Utilisation du logiciel Novatime - RHU_112_fr.pdf Page 3/9

4 vous (demandeur) recevrez ensuite un de Novatime, comme suit : From: <administrator@lux-development.lu> Date: 9 mai :34:58 GMT+02:00 To: <gluminski@luxdev.lu> Subject: NovaTime-Workflow État demande pour : CONGÉ MATIN Date : jusqu'à État: comptabilisé Approbateur : Sue Wagner 3. LA COMPTABILISATION DES ABSENCES/CONGÉS DANS NOVATIME Une fois le congé/absence approuvé par l approbateur, le congé figurera automatiquement dans Novatime sous «Tableau annuel» (2 e onglet dans le menu à gauche), voir image ci-dessous et dans «Congés» (voir paragraphe 4) Dans le tableau des congés se trouvent des sigles-couleurs. Ces sigles couleurs figureront également dans le «Tableau de lampes» en temps réel (voir paragraphe 6). Les sigles couleurs dans Novatime sont les suivants : Procédure - Utilisation du logiciel Novatime - RHU_112_fr.pdf Page 4/9

5 4. LE MENU «CONGÉS» DANS NOVATIME Le menu «Congés» (3 e onglet dans le menu à gauche) permet de connaître le décompte des congés d un salarié pour une année. Vous trouverez ci-dessous l exemple du récapitulatif des congés 2013 d un collaborateur LuxDev : Vous trouverez ci-dessous la définition de chaque champ constituant le menu «Congés» : Droit congés d année act. : le nombre de jours de congés auxquels le salarié a droit pour l année ; Congés exceptionnels : il s agit des jours fériés tombant un samedi ou dimanche et qui seront récupérés si le pays de travail l autorise. Ce sont également les jours fériés tombant sur un jour ou des jours pendant lesquels le salarié à temps partiel ne travaille pas contractuellement ; dans ce cas, un ajustement est effectué ; Droit congés d année préc. : ce sont les jours de congés restants de l année précédente, coupés le cas échéant selon la procédure en vigueur ; Droit congés total : ce chiffre représente l addition des Droit congés d année act, Congés exceptionnels et Droit congés d année préc. ; Congés pris année act. : le nombre de jours de congés pris au jour d aujourd hui ; Congés restants : le nombre de jours de congés restants au jour d aujourd hui, c est la différence entre Droit congés total et Congés pris année act. ; Congés planifiés : le nombre de jours de congés réservés et planifiés à partir d aujourd hui pour le futur ; Congés à planifier : le nombre de jours de congés restants au jour d aujourd hui en tenant compte des congés réservés dans le futur. C est la différence entre Congés restants et Congés planifiés. 5. LE MENU «LISTE D ABSENCES» DANS NOVATIME Les salariés ont la possibilité de visualiser les absences (congés, maladies, etc.) des autres salariés en cliquant sur «Liste d absences» (5 e onglet dans le menu à gauche).... Procédure - Utilisation du logiciel Novatime - RHU_112_fr.pdf Page 5/9

6 Les salariés ont la possibilité d effectuer une recherche d absence, en cliquant sur «chgt. tri», et en sélectionnant le type de tri dans la liste déroulante.... Par exemple par Service :... En cliquant sur «sortie», la liste de tous les salariés ou de la sélection s affiche pour tout le mois en cours.... Procédure - Utilisation du logiciel Novatime - RHU_112_fr.pdf Page 6/9

7 6. LE TABLEAU DE LAMPES EN TEMPS RÉEL Ce tableau permet de voir les salariés qui sont présents ou absents physiquement dans le bâtiment au Siège en temps réel. Les salariés avec une boule verte sont présents et les salariés avec une boule rouge sont absents. Cependant, les salariés qui ne pointent pas, ont automatiquement une boule rouge : notamment les Directeurs, les Head of department et les Managers du Siège ainsi que tous les salariés sur le terrain. Les salariés Siège ayant une boule jaune ne sont pas présents au Siège, ils sont en mission ou en réunion externe sur Luxembourg. En ce qui concerne les autres sigles, voir paragraphe Procédure - Utilisation du logiciel Novatime - RHU_112_fr.pdf Page 7/9

8 7. LES POINTAGES DANS NOVATIME L application «Novatime» permet de visualiser les pointages des salariés Siège. En cliquant sur le menu «Journal salarié» (1 er onglet dans le menu à gauche), les salariés peuvent visualiser leurs pointages du mois en cours et des mois précédents. Ci-dessous l exemple d une feuille de pointage d un salarié de LuxDev.... La feuille de pointage est composée des éléments suivants : ty poi : c est le type de pointage (p.ex. CO pour congé, MA pour maladie, ** pour journée non travaillée en cas de temps partiel, MI pour mission...) ; Hrs. act. : ce sont les heures réellement pointées ou heures travaillées ; base hrs. : ce sont les heures «contractuelles» par jour ; Solde journ. : il représente la différence entre les heures travaillées et les heures contractuelles ; Solde total : ce sont les heures cumulées du solde journalier ; Plan journ. : plan journalier : Ce plan fournit les informations sur le cadrage du calcul des heures de présence et absence. Il connaît les heures que le salarié est censé faire (p.ex. 8 heures) en tenant compte des heures de présence obligatoire, en enlevant 30 minutes pour la pause midi, en arrêtant le comptage à 10h/jour, en ne prenant pas en compte les heures travaillées avant 7h00 et après 19h30 etc. ; Tot. hebdo : il représente les heures effectuées dans la semaine. Dans la première ligne du journal, se trouve le report (en heures, minutes) du mois précédent. La pointeuse ne se met pas à zéro tous les dimanches, mais conserve désormais en mémoire toutes les heures + ou - accumulées pendant la période de référence (un trimestre). Lorsque vous pointez à l arrivée, la pointeuse affiche le nombre d'heures déjà accumulées pendant la période de référence diminué par le nombre d'heures restant à faire dans la journée (généralement huit, sauf temps partiel < 8h/jour). Le soir en pointant sortie, le nombre d'heures excédentaires (ou négatives) réalisées depuis le début de la période de référence s affichera sur la pointeuse. Procédure - Utilisation du logiciel Novatime - RHU_112_fr.pdf Page 8/9

9 8. LES RECHERCHES AU NIVEAU DES DATES DE DEMANDES ET DES REMPLAÇANTS Il est possible de rechercher les dates de demandes de congé des collaborateurs ainsi que le nom du remplaçant, pour les salariés pour lesquels vous avez accordé une permission de congé. cliquer sur «Permissions» ; Toutes les demandes.... Rechercher la période ou la demande concernée en cliquant sur «précédente» ou «suivante». Il est également recommandé de prendre connaissance de la procédure RHU_1_fr.pdf «Présence et Temps de Travail» sur le Manuel Qualité de LuxDev. Procédure - Utilisation du logiciel Novatime - RHU_112_fr.pdf Page 9/9