POLITIQUE DE REMBOURSEMENT DES FRAIS DE RÉUNION ET DE DÉPLACEMENT

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1 POLITIQUE DE REMBOURSEMENT DES FRAIS DE RÉUNION ET DE DÉPLACEMENT Document Généralités L Institut encourage les présidents des directions, commissions et groupes de travail à faire preuve de jugement afin de mener à bien les affaires de l ICA en minimisant les frais, tout en tenant compte des échéanciers et autres contraintes. Plus particulièrement, lors de l élaboration des documents de l ICA, les commissions sont encouragées à avoir recours à des moyens électroniques pour produire une ébauche, la partager et la commenter. Les commissions sont invitées à se réunir en tenant des conférences téléphoniques lorsque cela s avère possible. Si une réunion en personne s impose, il faudra respecter les consignes suivantes : a) Tenir des réunions successives (p. ex., réunions de commissions ou de groupes de travail parallèlement à des assemblées générales ou annuelles). b) Tenir des réunions là où résident la plupart des membres. c) Lorsque cela est possible, organiser les réunions de l Institut de façon à tirer profit des programmes de voyages d affaires. d) Lorsque c est faisable et avec l approbation de l employeur, tenir les réunions dans les locaux de l entreprise. Les réunions en personne doivent être prévues dans le budget lors du processus d élaboration du budget annuel. Les réunions non budgétisées qui occasionnent des frais sont soumises à des contraintes budgétaires et nécessitent l approbation du Conseil d administration ou de la direction concernée. 2. Remboursement des conférences téléphoniques L Institut couvrira tous les frais afférents aux conférences téléphoniques du Conseil d administration, des directions, commissions et groupes de travail à condition que le Secrétariat ait organisé l appel, comme il est stipulé dans la conduite des affaires de l Institut. Les présidents doivent communiquer avec le Secrétariat pour réserver le système interne de conférence téléphonique de l Institut. 3. Frais de réunion Pour ce qui est des réunions du Conseil d administration, des directions, des autres commissions de l Institut, des commissions ou des groupes de travail mixtes organisées par l Institut, lorsque les locaux de l entreprise ne sont pas disponibles, l Institut couvrira tous les frais raisonnables de réunion à l hôtel, y compris :

2 la location d une salle de réunion, pourvu que la réservation ait été faite par l entremise du service des réunions du Secrétariat; le matériel audiovisuel au besoin; les frais minimes de repas (p. ex., sandwichs, à l exclusion des boissons alcoolisées). 4. Remboursement des frais de déplacement Lorsqu un voyage d affaires pour l ICA ne peut être combiné à d autres déplacements, les membres qui ont droit à un remboursement doivent utiliser le moyen de transport pratique le moins coûteux. Les frais de déplacement peuvent comprendre les tarifs aériens, ferroviaires, les frais de kilométrage, les frais de stationnement et(ou) de taxi. Pour les cas où de tels frais ne sont pas couverts par l employeur ou un autre commanditaire, le montant maximal des remboursements ainsi que d autres données pertinentes sont indiqués aux annexes A et B. 5. Autres frais Si l horaire des réunions le nécessite, l hébergement sera remboursé selon le tarif d une chambre standard (voir l annexe A). Les repas qui ne sont pas inclus dans la réunion peuvent être remboursés selon une indemnité journalière (voir l annexe A). Les dépenses accessoires telles que les appels téléphoniques, les connexions Internet, les frais de centre d affaires (p. ex., télécopieur, photocopies) seront couvertes pourvu qu elles soient liées aux affaires de l Institut. Les autres dépenses accessoires telles que le nettoyage à sec, les appels téléphoniques personnels, le minibar et les films ne seront pas remboursées. Les reçus originaux devront être soumis. 6. Honoraires des membres de la Direction des normes de pratique et de la Commission de déontologie qui ne font pas partie de l ICA Outre les frais de déplacement, les membres de la Direction des normes de pratique et de la Commission de déontologie qui ne font pas partie de l ICA ont droit à des honoraires soumis à l approbation du Conseil d administration. Des honoraires sont aussi versés aux membres d autres directions qui ne font pas partie de l ICA, comme stipulé par le Conseil d administration. 7. Droits d inscription Tous les membres qui assistent aux réunions et colloques de l ICA doivent débourser les droits d inscription. Le président, le président désigné et le président sortant peuvent être exonérés de ces droits à la discrétion du Conseil d administration. Le président de la commission organisatrice a le pouvoir d exonérer de ces droits tout membre qui assiste à une seule séance d une réunion uniquement à titre de modérateur, de membre d un groupe de discussion ou de présentateur. Les membres qui désirent assister uniquement à la séance des affaires générales d une assemblée de l ICA sont également dispensés de ces frais. 8. Révision des annexes La Commission des finances de l ICA est autorisée à réviser et corriger les annexes au besoin.

3 9. Présentation de la demande de remboursement des frais Toute personne qui désire obtenir un remboursement devra présenter une demande ( accompagnée des reçus originaux (pas de photocopies) au directeur, opérations, finances et administration dans les 30 jours suivant la date de la réunion en question. Il incombe au directeur, opérations, finances et administration de calculer, le cas échéant, le montant dû à chaque demandeur en vertu de la présente politique et d organiser l émission d un chèque au montant approprié. Les chèques, libellés à l ordre de l employeur du membre à moins d indication contraire, sont émis dans les 30 jours suivant la réception de la demande.

4 Annexe A Tableau A Classification de l ICA Limite maximale de transport Déduction de transport Autre transport au sol Hébergement Autre (Restrictions) Voir la note Déplacement des commissions et groupes de travail (excluant la Commission de déontologie, la CRI et le COP) Tarif Latitude* 500 $* *Voir Tableau B Seulement si le coût total du transport est inférieur à la limite maximale indiquée au Tableau B Si justifié (1) Membres sans commanditaire Tarif Latitude Aucune Seulement si le coût total du transport est inférieur au tarif Latitude Si justifié Président, président désigné et président sortant Tarif Latitude Aucune Au besoin Au besoin Repas/Frais d accueil au besoin (2) Conseil d administration, directions, représentants qui ne font partie de l ICA Commission de déontologie, équipes d enquête et groupes de candidats à un tribunal Tarif Latitude Aucune Seulement si le coût total du transport est inférieur au tarif Latitude Tarif Latitude Aucune Au besoin Une nuitée, nuitée supplémentaire si justifié Une nuitée, nuitée supplémentaire si justifié (3) (4) Cours orienté vers la pratique (organisateurs, correcteurs) Tarif Latitude Aucune Au besoin Si justifié Non-membres assistant aux assemblées générales Tarif Latitude Aucune Au besoin Si justifié (5) Voyages internationaux (CRI) 50 % du tarif classe économique Aucune Au besoin Au besoin Aucun repas (6) ** Indemnité journalière pour les repas = 85 $ avec reçus à l appui.

5 Notes 1. Il n y aura aucun remboursement des frais de déplacement lorsqu une commission ou un groupe de travail se réunit parallèlement à une assemblée générale ou annuelle, ou à un colloque spécialisé si le membre a payé les frais d inscription à cette réunion. 2. L Institut rembourse les frais de déplacement liés aux voyages internationaux nécessaires effectués par le président, le président désigné et le président sortant. Les voyages en classe Affaires ou service Super Affaires ne sont pas remboursés. 3. Le remboursement s applique à toutes les réunions du Conseil d administration et des directions, y compris les réunions tenues parallèlement à une assemblée générale ou annuelle, que le membre ait ou non payé les frais d inscription à cette réunion. Ce remboursement s applique également aux membres de l ICA qui représentent l Institut à la demande du Conseil d administration ou des dirigeants, et aux non-membres invités à assister à une réunion du Conseil d administration ou d une direction. 4. Sur la recommandation d un tribunal, le président peut : a) autoriser le remboursement de toute dépense raisonnable engagée par les témoins que ce soit à la demande de la poursuite ou de la défense, pourvu que le tribunal déclare que le témoignage était pertinent à la cause et par les membres du tribunal, de la Commission de déontologie et de l équipe d enquête pendant plus de deux jours. b) autoriser une indemnité journalière équivalente à la moitié de 1 % de la rémunération annuelle moyenne dans l industrie de mise l année précédente lorsque des témoins qui ne sont pas inscrits à l Institut et des personnes qui sont inscrites à l Institut produisent un témoignage ou agissent à titre de membres du tribunal, de la Commission de déontologie ou de l équipe d enquête pendant plus de deux jours. 5. Les personnes qui ne sont pas inscrites à l Institut (conférenciers invités) et qui se déplacent d une autre ville pour participer au programme d assemblées générales ou annuelles ou de colloques seront remboursées pour toutes les dépenses raisonnables qu elles devront engager. Notez que : a) Le conférencier sera exonéré des droits d inscription. b) Il incombe au conférencier invité de présenter (dans les 30 jours suivant la réunion) une demande de remboursement qui sera revue et approuvée par le directeur, opérations, finances et administration. Faute de recevoir une demande de remboursement, le Secrétariat considérera qu aucun remboursement n est requis ou souhaité par le participant. c) Dans des cas exceptionnels, les frais de déplacement et(ou) d hébergement engagés par des personnes inscrites à l Institut ou à un autre organisme actuariel d Amérique du Nord pourraient être remboursés. L approbation préalable du président ou d un dirigeant est requise en tout temps. d) Le recruteur du comité organisateur et(ou) le personnel du service des réunions du Secrétariat doit mettre l éventuel conférencier au courant de cette politique sur les dépenses avant de l engager.

6 6. Le remboursement des frais de déplacement liés à des réunions internationales s applique uniquement aux membres de l ICA qui participent à des activités à titre de représentants de l ICA. a) Tout déplacement sujet à un remboursement (sauf pour le président, le président désigné et le président sortant) est soumis à l approbation préalable du président de la Commission des relations internationales (CRI). Le président pèse sa décision en fonction des contraintes du budget des déplacements internationaux pour l exercice en cours. Toutes les demandes de remboursement sont assujetties aux exigences de l ICA pour ce qui est des reçus et des approbations préalables. Toute exception devra être soumise l approbation d un dirigeant de l ICA ou du président du CRI. b) Les membres peuvent obtenir les remboursements suivants : i. transport jusqu à un maximum de 50 % du tarif classe économique du point de départ au point de destination; ii. autre transport au sol; iii. hébergement nombre de nuitées nécessaires pour participer à la réunion, plus nuitées supplémentaires selon les circonstances logistiques, par exemple, si un séjour prolongé permet d obtenir un tarif réduit pour les vols outre-mer; iv. les repas ne sont pas remboursés.

7 Annexe B Le tableau suivant précise la limite maximale du remboursement des frais de déplacement (avion, train ou kilométrage) dans les grandes villes canadiennes, pour les déplacements approuvés des commissions et des groupes de travail. Les membres qui viennent d une autre ville d Amérique du Nord pour se rendre à une réunion de l ICA seront remboursés de manière semblable après que le directeur, opérations, finances et administration aura examiné leur demande. Aucun remboursement n est prévu pour les membres qui viennent de l extérieur de l Amérique du Nord pour assister à une réunion de l ICA. Les taux indiqués ci-dessous sont basés sur les tarifs Latitude d Air Canada moins une déduction de 500 $ et sont révisés tous les six mois. Voici les tarifs en vigueur du 1 er avril 2006 au 30 septembre 2006 : Tableau B Toronto Montréal Ottawa Québec Vancouver Toronto Montréal Ottawa Québec Vancouver Calgary Edmonton Regina Saskatoon Winnipeg Halifax Fredericton