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1 Règlement sur le remboursement des dépenses CHAPITRE 1 : DISPOSITIONS GÉNÉRALES Objet Le règlement précise les règles à suivre pour le remboursement des dépenses des personnes participant aux instances, comités, activités, délégations du Syndicat, de la Fédération et de la Centrale. Compétence Le règlement relève de la compétence du Conseil d administration. Gestion Le trésorier est responsable de son application. Champ d application - Membres des instances du Syndicat. - Déléguées et délégués du syndicat aux instances de la Fédération et de la Centrale, s il y a lieu. - Membres des comités du Syndicat. - Membres du Syndicat. - Toute personne dûment autorisée par le Conseil d administration ou exceptionnellement par la présidence. CHAPITRE 2 : RÈGLEMENT ARTICLE 1 FRAIS ADMISSIBLES Les frais admissibles sont les frais de déplacement, d hébergement, de séjour, de garde, de libération syndicale, de téléphonie et les compensations pour les activités ou les instances. Les taux ou tarifs pour le remboursement sont ceux fixés à l annexe. ARTICLE 2 FRAIS DE DÉPLACEMENT Les déplacements remboursés en vertu du règlement concernent les instances ou activités du Syndicat, de la Fédération et de la Centrale autorisées en vertu des statuts ou de décisions du conseil d administration. ARTICLE 3 FRAIS D HÉBERGEMENT ET DE SÉJOUR 3.1 Les frais de séjour comprennent les frais d hébergement et de repas. 3.2 Les frais remboursés pour le séjour le sont en fonction des heures de départ ou d arrivée. La détermination de ces dernières tient compte du temps requis pour parcourir la distance entre le domicile et le lieu de réunion à une vitesse moyenne de 80 km/h. 3.3 Les frais de souper et d hébergement du soir qui précédent une réunion débutant en avant-midi sont Modifié le 2 mars 2011 Page 1

2 remboursables quand la distance à parcourir entre le domicile et le lieu de la réunion est supérieure à 200 kilomètres. 3.4 Le Syndicat rembourse tous les frais de séjour pendant une réunion aux tarifs prévus à l annexe ou à ceux déterminés dans l avis de convocation, s il y a lieu. Lorsque la réunion dure plus d une journée, les frais d hébergement sont remboursables pour les personnes domiciliées à plus de 50 kilomètres du lieu de la rencontre. 3.5 Les frais remboursables après une réunion sont les suivants : Les frais de dîner, quand la distance à parcourir entre le lieu de réunion et le domicile entraîne obligatoirement une arrivée à la résidence après 12 h 30 en considérant une vitesse moyenne de Les frais de souper, quand la distance à parcourir entre le lieu de réunion et le domicile entraîne obligatoirement une arrivée à la résidence après 18 h 30 en considérant une vitesse moyenne de Les frais d hébergement pour la nuit suivant une réunion et les frais de repas du lendemain, en fonction de la distance restant à faire, quand la distance à parcourir entre le lieu de réunion et le domicile entraîne obligatoirement une arrivée à la résidence après 22 h 30 en considérant une vitesse moyenne de Le temps alloué pour un repas est de 90 minutes et compte pour du temps de déplacement. 3.6 Malgré les clauses précédentes, la présidence ou la personne responsable de la trésorerie du Syndicat peuvent autoriser le remboursement d autres frais de séjour, de libérations syndicales ou de compensation pour des motifs sérieux et indépendants de la volonté des personnes concernées: état de santé, conditions climatiques, fréquence et horaire des transporteurs publics, etc. Dans ce cas, un rapport est fait le plus tôt possible aux membres du conseil d administration par la personne qui a autorisé ce remboursement. ARTICLE 4 FRAIS DE GARDE 4.1 Les frais de garde sont remboursés, sur présentation d une pièce justificative, aux taux déterminés à l annexe. 4.2 La garde effectuée par une conjointe ou un conjoint n est pas remboursable. ARTICLE 5 FRAIS DIVERS 5.1 Tous autres frais sont remboursables sur présentation des pièces justificatives s ils ont été préalablement autorisés par la présidence ou la personne responsable de la trésorerie. Les pourboires ne sont pas remboursables. ARTICLE 6 LIBÉRATION SYNDICALE, COMPENSATION OU REPRISE DE TEMPS, PER DIEM 6.1 Libération syndicale Les libérations syndicales sont autorisées par la présidence pour les réunions ou activités prévues au Modifié le 2 mars 2011 Page 2

3 règlement lorsque celles-ci se tiennent pendant le temps de travail. Elles le sont également quand il s agit d une libération utilisée, s il y a lieu, pour un déplacement entre le domicile et le lieu d une rencontre ou d une activité. La personne responsable de la trésorerie rembourse les commissions scolaires concernées et, s il y a lieu, demande un remboursement à la Fédération ou à la Centrale. 6.2 Compensation Le Syndicat accorde une compensation pécuniaire à toute personne participant à l une de ses réunions la journée ou la partie de journée ouvrable au cours de laquelle elle n a pas à se présenter à sa commission scolaire en raison d un travail à temps partiel, d un congé à traitement différé ou sans traitement, d une retraite progressive, ou d une journée où effectivement elle ne travaille pas et ne reçoit par conséquent aucun traitement. La personne qui reçoit une prestation de vacances, de préretraite ou de retraite, qui est en récupération d heures supplémentaires ou qui bénéficie d un congé de maladie (et congés apparentés) ou d un congé parental avec traitement n a pas droit à cette compensation. La compensation pécuniaire est calculée à partir du salaire journalier réel de la personne concernée, ou d un montant équivalent, duquel sont soustraits les avantages sociaux que doit obligatoirement verser tout employeur au ministère du Revenu du Québec (RRQ, Normes du travail, FSS), à Revenu Canada (assurance-emploi) et à la CSST. Une copie du formulaire utilisé pour le calcul de la compensation est envoyée à la personne bénéficiaire en même temps que la compensation qui lui est versée. La Fédération effectue le paiement après une demande de la personne responsable de la trésorerie du Syndicat. 6.3 Reprise de temps Une personne déléguée à une instance ou à une activité et bénéficiant, à sa commission scolaire, ce jour-là, d un jour férié, ou chômé et payé, prévu à la convention collective, ou étant en vacances, preuve à l appui, a droit à la reprise en temps de la journée concernée à une date qui lui convient si le conseil d administration l autorise expressément. S il s agit d une activité nationale, le syndicat prévient la Fédération de son accord et de la date de la reprise du temps. 6.4 Per diem Lorsque l activité syndicale a lieu à l extérieur du territoire du syndicat, la personne déléguée a droit à un per diem afin de tenir compte des dépenses supplémentaires occasionnées. Le taux est indiqué à l annexe 1. ARTICLE 7 COVOITURAGE OU RÉDUCTION DES COÛTS 7.1 Le syndicat encourage en tout temps les personnes déléguées à utiliser les moyens de transport ou d hébergement susceptibles de réduire les coûts de leur participation aux instances ou activités de la Fédération : covoiturage, logement en cours de route, coucher chez des amis ou de la parenté, réservation à l avance de billets dans le cas d un voyage en train ou en avion, déplacement en dehors du temps de travail, etc. ARTICLE 8 MODALITÉS DE REMBOURSEMENT 8.1 Toute personne demandant un remboursement de dépenses ou une compensation remplit une note de frais du Syndicat, y joint les pièces justificatives nécessaires, puis remet ou expédie le tout à l adresse du Syndicat ou de la personne responsable de la trésorerie, qui effectuera le remboursement dans un délai raisonnable. Une personne dispose d un délai de six mois après une instance ou une activité pour faire une réclamation de remboursement de dépenses ou de compensation. Après ce délai, la demande n est plus Modifié le 2 mars 2011 Page 3

4 recevable. Par contre, si le délai est causé par des événements ou des circonstances extraordinaires, une personne peut soumettre une demande de remboursement au Conseil d administration. La décision que rend ce dernier est alors sans appel. CHAPITRE 3 : ADOPTION Le règlement a été adopté par le Conseil d administration le 28 août CHAPITRE 4 : ENTRÉE EN VIGUEUR Le règlement est entré en vigueur le 28 août CHAPITRE 5 : DISPOSITION PARTICULIÈRE L annexe sur les tarifs et taux en vigueur fait partie du règlement. ANNEXE 1. FRAIS DE DÉPLACEMENT 1.1 Transport en commun (avion, autobus, train, taxi, traversier ou bac, métro ) : le coût réel, sur présentation d une pièce justificative. 1.2 Automobile : 0,45 $ le kilomètre pour une personne seule et 0,05 $ additionnels quand il y a des passagères ou passagers, peu importe leur nombre. Chaque passagère ou passager reçoit 0,15 $ le kilomètre et le montant que cela représente est imposable (T4 et Relevé 1) 1.3 Automobile louée : le coût de l essence et le coût de location, sur présentation d une pièce justificative et après autorisation préalable de la présidence ou de la personne responsable de la trésorerie si le coût est supérieur à celui prévu au règlement. 1.4 Stationnement : le coût réel, sur présentation d une pièce justificative. 1.5 Péage : le coût réel, avec pièce justificative si possible. 1.6 Per diem : Vingt (20$) par jour d activité ou d instance 2. FRAIS D HÉBERGEMENT ET DE SÉJOUR a) Hébergement à l hôtel : coût réel d une chambre simple, avec pièce justificative, jusqu au maximum négocié ou autorisé par le syndicat, la Fédération ou la Centrale, selon le cas. b) Hébergement à tout autre endroit : 40 $ la nuit sans pièce justificative. L allocation est cependant imposable (T4 et Relevé 1). c) Petit déjeuner (sans pièce justificative) : 11 $, si l heure du départ est avant 7 h 30; ou encore si l heure de retour est après 9 h 00. Modifié le 2 mars 2011 Page 4

5 d) Dîner (sans pièce justificative) : 20 $, si l heure du départ est avant 12 h 00; ou encore si l heure de retour est après 12 h 30. e) Souper (sans pièce justificative) : 27 $, si l heure de départ est avant 18 h 00 ou s il y a coucher; ou encore si l heure de retour est après 18 h Pour les personnes se rendant à l extérieur de la municipalité régionale de comté (MRC) de leur lieu de résidence : les frais décrits à 2 a), c), d) et e) ne sont pas imposables. 2.2 Pour les personnes participant à des instances, réunions ou activités à l intérieur de la municipalité régionale de comté (MRC) du lieu de résidence, les frais décrits à 2 c), d) et e) sont imposables (T4 et Relevé 1). Ces personnes reçoivent, lors du remboursement, un montant imposable représentant 40% du total des allocations versées. 3. FRAIS DE GARDE 3.1 Les frais de garde sont remboursés aux taux suivants sur présentation d une pièce justificative: a) un maximum de 7 $ l heure jusqu à concurrence de 70 $ par période de 24 heures. Ces remboursements sont imposables (T4 et Relevé 1). b) en cas d allaitement et lorsqu une autre personne est du voyage pour assurer la garde de l enfant, un montant supplémentaire de 14 $ est versé par période de 24 heures. Ce montant est imposable (T4 et Relevé 1). 3.2 La garde effectuée par une conjointe ou un conjoint n est pas remboursable. Modifié le 2 mars 2011 Page 5

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