a) Avant le départ, le membre ou l employé du Conseil scolaire doit se familiariser avec les dispositions de la présente procédure administrative.

Transcription

1 Procédure administrative : Remboursement de dépenses Numéro : PA Catégorie : Affaires et finances Pages : 12 Approuvée : le 19 mars 2007 Modifiée : le 27 août Objet et portée La présente procédure administrative vise à garantir un traitement uniforme et prudent à tous les membres et employés du Conseil scolaire catholique Providence qui sont appelés à se déplacer dans l exercice de leurs fonctions. Les dispositions de la présente procédure administrative sont exécutoires. Elles prévoient le remboursement de dépenses raisonnables qui ont dû être engagées pendant un voyage en service commandé, mais elles ne doivent pas constituer une source de revenu ni de rémunération quelconque, ce qui ouvrirait la voie au gain personnel. Sous réserve des exceptions prévues par la présente procédure administrative, tous les voyages d'affaires doivent être autorisés au préalable. Les indemnités auxquelles le membre du Conseil scolaire ou du personnel a droit sont déterminées en conformité avec les dispositions de la présente procédure administrative. 2. Champ d'application La présente procédure administrative s'applique aux membres et aux employés du Conseil scolaire qui sont appelés à se déplacer en service commandé, y compris à des fins de formation. Les normes, les taux ou les indemnités et les modalités de remboursement des dépenses engagées conformément à la présente procédure administrative s'appliquent également à toutes les catégories de poste des personnes autorisées à voyager en service commandé, ainsi qu aux membres du Conseil et à leurs délégués, de même qu aux experts-conseils et aux entrepreneurs qu embauche le Conseil pour lui fournir des services de consultation ou autres. 3. Exigences obligatoires 3.1 Généralités a) Avant le départ, le membre ou l employé du Conseil scolaire doit se familiariser avec les dispositions de la présente procédure administrative. b) Avant de prendre tout arrangement pour un voyage en service commandé, l employé doit s assurer d obtenir une autorisation écrite en se servant du formulaire approprié (Annexe A). Page 1 de 12 (PA 4.009)

2 c) C'est l'employeur qui décide de l'opportunité du moment et de la destination d'un voyage d'affaires, de la personne qui le fera, du moyen et de la classe de transport et du logement à utiliser, sous réserve des dispositions de la présente procédure administrative. d) Les personnes qui voyagent en service commandé, y compris à des fins de formation, bénéficient de moyens de transport et de logement qui sont confortables et de qualité raisonnable. Les indemnités, les taux et les modalités de paiement et de remboursement doivent permettre de faire face aux dépenses raisonnables et légitimes qui ont dû être engagées en raison d'un voyage en service commandé. e) Les personnes qui autorisent les voyages d'affaires et les personnes autorisées à effectuer ces voyages doivent prendre note du fait que les dépenses découlant d'une interprétation erronée ou d'une autre erreur ne sont pas remboursées. En cas de doute, il faut s'adresser aux autorités supérieures. f) Il convient de souligner qu en règle générale, les membres du personnel sont censés se rendre à leur lieu de travail à leurs frais et en dehors des heures de travail. Les frais de transport entre la résidence principale du membre du personnel et son lieu de travail ne sont donc pas remboursés. g) Lorsqu'il est impossible d'obtenir une autorisation préalable, par exemple parce que l'itinéraire est modifié en cours de route ou qu'un voyage doit être effectué de toute urgence, les fondés de pouvoir qui auraient normalement dû autoriser le voyage d'affaires au préalable doivent déterminer s'ils l'autoriseront après coup. h) Lorsqu'un membre du personnel voyage continuellement par affaires, l'autorisation peut lui être accordée chaque mois ou au début de chaque année financière. 3.2 Obligations des fondés de pouvoir a) La personne autorisant le remboursement doit : i) s'assurer que les membres du personnel connaissent les exigences de la présente procédure administrative; ii) iii) iv) déterminer si le déplacement proposé est justifié; autoriser uniquement les frais engagés pour faciliter la conduite des affaires de Conseil; s'assurer que le choix et l'acquisition des services connexes (transport, logement, avances, etc.) sont conformes aux dispositions de la présente procédure administrative; Page 2 de 12 (PA 4.009)

3 v) vérifier et approuver au moyen du formulaire indiqué les demandes de remboursement de frais de déplacement avant que lesdits frais ne soient remboursés; vi) vii) n autoriser que les demandes de remboursement accompagnées de toutes les pièces justificatives exigées (p. ex., les originaux des reçus détaillés); solliciter des consignes en temps opportun lorsque surviennent des questions d interprétation; viii) prendre des mesures appropriées en cas de non-conformité. b) Le membre ou l employé du Conseil scolaire demandant un remboursement doit : i) obtenir toutes les autorisations nécessaires avant d engager des dépenses; à défaut d obtenir une autorisation au préalable, il lui faut joindre à la demande de remboursement une explication écrite; ii) iii) iv) se conformer aux règles et aux principes énoncés dans la présente procédure administrative; connaître les règles du Conseil qui régissent les conflits d intérêts; procurer les reçus originaux de toute dépense engagée; v) présenter, au moyen du formulaire indiqué, une demande de remboursement de dépenses remplie au complet et accompagnée des documents à l appui nécessaires, notamment les originaux des reçus détaillés (les bordereaux de cartes de crédit ne sont pas suffisants); vi) présenter les demandes de remboursement le plus tôt possible après la fin du voyage d'affaires et, dans tous les cas, au plus tard 30 jours civils après la fin du mois au cours duquel le voyage d'affaires a eu lieu. 3.3 Indemnités et avantages L'employeur assume tous les frais de transport et autres frais liés aux voyages en service commandé, de même que tous les frais de logement ou de repas supplémentaires découlant d'un retard. Par conséquent, lorsqu'un membre ou un employé du Conseil scolaire prenant l'avion pour un voyage en service commandé se voit contraint par la société aérienne de prendre un autre vol et que celle-ci lui verse une indemnité, le montant ainsi perçu doit revenir au Conseil. Le membre ou l employé du Conseil scolaire devrait utiliser les coupons, les bons et autres avantages reçus pour les repas et le logement et ne doit présenter aucune demande de remboursement à l'égard des repas et des logements fournis gratuitement. Il inscrit les explications pertinentes sur la demande de remboursement de frais de déplacement ou sur un document d'accompagnement. Page 3 de 12 (PA 4.009)

4 3.4 Formulaires relatifs aux voyages d'affaires 3.5 Reçus a) Le formulaire Demande de remboursement des frais de déplacement (Annexe B) sert à réclamer les dépenses normales engagées par les membres et les employés du Conseil scolaire en service commandé. Le formulaire doit être soumis selon les modalités énumérées à l alinéa 3.2 b) v). Afin d être remboursé dans le mois au cours duquel la demande est soumise, le formulaire doit être présenté au plus tard le 10 e jour du mois suivant celui au cours duquel les dépenses ont effectivement été engagées. b) Les dépenses engagées au cours d une conférence ou d un atelier doivent être soumises à l aide du formulaire Conférence et ateliers (Annexe A) dûment approuvé. c) Le formulaire doit indiquer : i) le but et la durée du voyage; ii) les endroits visités; iii) la date des départs et des arrivées; iv) les frais de transport, de repas ou d'hébergement réclamés; v) le code budgétaire approprié. d) Sur le formulaire Conférences et ateliers (Annexe A), il faut donner une explication chaque fois que des changements ont été apportés à un voyage d'affaires déjà autorisé. En pareil cas, les dépenses doivent être autorisées avant ou après coup par le superviseur. e) L approbation des dépenses se fait par le superviseur immédiat du membre du personnel. Dans le cas du directeur général, les formulaires de dépenses sont paraphés par la personne qui assume la présidence du Conseil. Pour les formulaires de dépenses des conseillères et conseillers scolaires, l approbation relève de la personne responsable du Service des affaires du Conseil après vérification effectuée par la personne assumant la présidence du Conseil. a) Les reçus, y compris les talons de billets de transport, doivent être annexés aux formulaires Conférences et ateliers et Demande de remboursement (Annexes A et B) pour justifier toute dépense de voyage d'affaires. Il faut également faire état des frais de transport, de repas et de logement qui ont été payés à l'avance. b) La seule dépense pour laquelle il n'est pas nécessaire de se procurer des reçus concerne le versement de l indemnité kilométrique. Page 4 de 12 (PA 4.009)

5 3.6 Paiements en trop 4. Transport Les paiements en trop, notamment les remboursements ou les versements qui ne sont pas conformes à la présente procédure administrative, doivent être recouvrés auprès du membre ou employé du Conseil à titre de dette contractée envers le Conseil. 4.1 Transports commerciaux L'employeur doit choisir le mode et la classe de transport commercial en tenant compte du coût, de la commodité et de l'accessibilité. Lorsque les transports commerciaux sont autorisés et utilisés, le membre ou l employé du Conseil doit recevoir les billets payés dont il a besoin. a) Transport aérien La norme applicable aux déplacements en avion est celle du voyage en classe économique, ce qui comprend les vols nolisés et les vols à tarif réduit. Au moment de faire des réservations, il faudra choisir le tarif aérien le plus économique, compte tenu de l'itinéraire établi à ce moment-là. Si des rabais et des tarifs réduits sont offerts, il faudra en profiter au lieu d opter pour le plein tarif de la classe économique. Il incombe à l employé de faire la réservation le plus longtemps possible à l'avance. b) Train Le Conseil rembourse le prix du voyage en classe VIA 1. c) Taxis L'utilisation de taxis est autorisée pour des déplacements en service commandé lorsque, de l'avis de l'employeur, ce moyen de transport est justifié. 4.2 Véhicule conduit par le membre ou l employé du Conseil a) Véhicules loués i) Lorsque le recours à un autre moyen de transport commercial approprié n'est ni possible ni pratique, l'utilisation d un véhicule commercial peut être autorisée si, de l'avis de l'employeur, cette façon de voyager est économique et pratique. Les frais supérieurs à ceux qui sont normalement engagés, comme les frais de stationnement, sont remboursés s'ils sont étayés par des reçus. Page 5 de 12 (PA 4.009)

6 ii) iii) Tous les membres et employés du Conseil scolaire qui conduiront un véhicule loué devront faire inscrire leur nom et celui du Conseil sur le contrat de location. Les membres et les employés du Conseil doivent souscrire une assurance-collision sans franchise pour toute la période de location du véhicule. b) Véhicules personnels i) Afin que les membres et employés du Conseil scolaire soient bien protégés, une assurance de base doit s'appliquer à tout le moins aux véhicules personnels utilisés en service commandé. Les primes pour une telle assurance sont comprises dans les taux kilométriques. Aucune prime supplémentaire requise pour obtenir une assurance de base à l égard d'un véhicule particulier n'est remboursable, y compris pour réduction de la franchise. Toutes les distances parcourues doivent être consignées et le remboursement se fait conformément aux taux kilométriques applicables. ii) iii) iv) Les membres et employés du Conseil scolaire doivent avoir une garantie d au moins un million de dollars ( $) pour responsabilité civile et dommages matériels s'ils désirent se servir de leur propre véhicule pour le compte du Conseil. Les membres et employés du Conseil doivent suivre les itinéraires les plus directs et ne doivent demander un remboursement qu à l égard des distances qu il est nécessaire de parcourir en service commandé pendant la période en question, soit pour la distance aller-retour entre le lieu de départ autorisé et le point de destination, sous réserve de l alinéa 3.1 d), plus toute autre distance qu il est nécessaire de parcourir en service commandé pour se rendre à leur destination. L annexe C de cette procédure administrative présente un guide représentatif faisant état des distances approximatives entre les divers sites du Conseil. Le Conseil n'assume pas, à l'égard des véhicules personnels, de responsabilités financières autres que le paiement de l'indemnité prévue pour le nombre de kilomètres parcourus. v) Le taux kilométrique payable pour l'usage d'un véhicule personnel s établit à 0,44 $ par kilomètre parcouru. Ce taux vise à compenser les frais de propriété, c'est-à-dire les frais permanents liés à la possession d'un véhicule personnel, ce qui comprend notamment la dépréciation, la taxe provinciale, les frais de financement, l'assurance et les frais d'immatriculation, de même que les frais de fonctionnement, incluant l'essence, l'huile, le lubrifiant, les pneus, l'entretien et les réparations. Pour que ce taux kilométrique soit toujours suffisant, il est révisé et, au besoin, rajusté une fois par année, avec effet au 1 er septembre, suivant la fluctuation des prix. Page 6 de 12 (PA 4.009)

7 vi) vii) Il est compris et entendu que le membre ou l employé du Conseil scolaire qui accepte une indemnité pour l utilisation d un véhicule personnel décharge le Conseil de toute autre responsabilité pour ce qui concerne les coûts, dépenses d assurances, contraventions au Code de la route et autre alors que le véhicule est utilisé pour les affaires du Conseil. Les frais de péage exigibles sur les routes, ponts et traversiers ainsi que les frais de stationnement doivent être remboursés. 5. Logement 5.1 Remboursements et normes a) Il appartient à l'employeur de choisir le logement destiné aux membres du personnel. Le membre ou l employé du Conseil scolaire doit toucher le remboursement des frais réels et raisonnables de logement commercial autorisés par l'employeur. b) Le membre ou l employé du Conseil scolaire qui est logé sans frais dans un endroit privé, tel que le domicile d un membre de sa famille, a droit à un remboursement, sans reçu, de 30 $ par nuit pour offrir un cadeau à ses hôtes lors de son séjour. 5.2 Annulation de réservations confirmées 6. Repas a) Lorsque le membre ou l employé du Conseil scolaire n'a pas besoin du logement du fait que les plans du voyage d affaires sont modifiés, il doit s'assurer que les réservations sont annulées auprès de l'établissement commercial et obtenir une preuve de l'annulation (c.-à.-d. le numéro d'annulation et le nom de l'agent). b) Lorsque la facturation à l'égard d'un «client défaillant» est justifiée parce que ce dernier a été négligent (en oubliant par exemple d'annuler une réservation confirmée), le Conseil scolaire peut vouloir acquitter la facture afin de maintenir de bonnes relations avec l'industrie hôtelière; il doit par la suite recouvrer le montant auprès du membre ou de l employé en cause. Les membres ou les employés du Conseil qui reçoivent les factures directement doivent les acquitter eux-mêmes. 6.1 Les remboursements de repas prévus par la présente procédure administrative se fondent sur la consommation des repas dans les restaurants ou sur la présentation d une facture d épicerie qui remplace un repas; elles sont accordées aux membres du Conseil ou du personnel qui effectuent le déplacement. Page 7 de 12 (PA 4.009)

8 6.2 Les remboursements pour les repas se font sur présentation de reçus. Il s agit des reçus détaillés en provenance du restaurant, et non du relevé de l institution financière qui a émis la carte de crédit. Les repas, incluant un pourboire d un maximum de 15 %, seront remboursés jusqu à concurrence des frais admissibles, y compris la taxe et les pourboires, tel qu indiqués ci-dessous : Petit-déjeuner 10 $ Déjeuner 15 $ Dîner 35 $ Tout montant dépensé au-delà des taux indiqués ci-dessus doit être réglé par le membre ou l employé du Conseil. 6.3 Le membre ou l employé du Conseil scolaire peut recevoir un remboursement de repas pour chaque petit-déjeuner, déjeuner et dîner qu'il prend lorsqu il est en service commandé pour le Conseil, à moins que le repas ne soit fourni gratuitement ou que les frais de repas ne soient compris dans les frais de transport. 6.4 Le Conseil ne rembourse pas les frais associés aux boissons alcoolisées. 7. Autres dépenses remboursables 7.1 Appels téléphoniques a) Le membre ou l employé du Conseil scolaire en déplacement doit toucher le remboursement des frais d'appels téléphoniques locaux et interurbains qu'il a dû effectuer dans l'exercice de ses fonctions. b) Le membre ou l employé du Conseil scolaire se déplaçant à l extérieur du territoire du Conseil, et dont le déplacement inclut au moins une nuit, a droit à un appel téléphonique à domicile par nuit pour la période donnée. 7.2 Services Internet Le membre ou l employé du Conseil scolaire en déplacement doit toucher le remboursement des frais de services Internet qu'il a engagés dans l'exercice de ses fonctions. 7.3 Nettoyage Le Conseil s engage à rembourser les frais de nettoyage/lavage pour effets personnels si le déplacement dure plus de six jours. 7.4 Frais d inscription Pour les conférences et les ateliers, les frais d inscription seront remboursés si la participation a été autorisée au préalable. À la demande du participant, les frais d inscription peuvent être payés directement par le Service des affaires. Page 8 de 12 (PA 4.009)

9 7.5 Coût du matériel et des ressources Si un membre ou employé du Conseil scolaire doit acheter du matériel ou des ressources pour assister à une conférence ou à un atelier, ces frais seront remboursés si la participation a été autorisée au préalable. 8. Dépenses non remboursables 8.1 Le Conseil scolaire ne rembourse pas les frais d accueil pour les activités visant uniquement ses employés, sauf sous réserve de l autorisation expresse du directeur de l éducation. Le terme «frais d accueil» s entend des dépenses qui sont associées à l achat d aliments et de boissons, à l hébergement, au transport et à d autres commodités et qui ne sont pas engagées dans le cadre d un voyage d affaires, d une réunion, d une conférence ou d un atelier. 8.2 Le Conseil scolaire ne rembourse pas les dépenses occasionnées par l achat d un cadeau qui sera offert en guise de remerciement, de don, de service ou d expertise de la part d un membre ou d un employé du Conseil, sauf si le directeur général les a autorisées expressément. 8.3 Le Conseil scolaire ne remboursera pas les frais de déplacement qu il juge inappropriés. Les dépenses suivantes (liste non exhaustive) ne sont pas admissibles à un remboursement : a) les boissons alcoolisées b) les frais de location de films c) l utilisation du mini-bar dans les hôtels d) les frais de participation à un centre d entraînement physique e) les amendes pour infraction au règlement de stationnement ou pour excès de vitesse. 8.4 Le Conseil ne rembourse pas les frais d accueil ou de repas et les faux frais des consultants ou d autres entrepreneurs, à moins que le contrat conclu avec le Conseil ne le permette expressément. 8.5 Toute décision finale relative au remboursement des dépenses appartient au Conseil scolaire. Dans ce document, ainsi que dans toutes les politiques du Conseil, un genre inclut l autre, tout comme le singulier englobe le pluriel lorsque le contexte l exige. Renvoi : P Remboursement de dépenses Page 9 de 12 (PA 4.009)

10 Page 10 de 12 (PA 4.009) Annexe A

11 Page 11 de 12 (PA 4.009) Annexe B

12 Page 12 de 12 (PA 4.009) Annexe C