Lettre d information sur un projet d accord référendaire ayant pour objet la mise en place d un régime de protection sociale complémentaire

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1 DOCUMENT 1 Lettre d information sur un projet d accord référendaire ayant pour objet la mise en place d un régime de protection sociale complémentaire «RAISON SOCIALE EMPLOYEUR» «COORDONNEES DU SALARIE» «Ville», «Date» Objet : Mise en place d un régime collectif de prévoyance et/ou de santé complémentaire dans l entreprise «Madame», «Mademoiselle», «Monsieur», Après consultation des institutions représentatives du personnel (le cas échéant) (1), notre société/entreprise envisage de mettre en place un régime collectif de prévoyance et/ou de santé au profit de l ensemble des salariés/de la catégorie des salariés à laquelle vous appartenez (2). Le contenu des garanties et les modalités de mise en œuvre du régime que nous souhaitons mettre en place sont décrits dans le projet d accord référendaire ci-joint, auquel est annexée la notice d information afférente aux conditions générales et particulières du projet de contrat d assurance (dénomination et n du contrat) de la compagnie Le financement du régime sera réparti entre l employeur et les salariés selon les modalités définies dans le projet d accord référendaire ci-joint. La cotisation correspondante sera prélevée sur votre salaire. (1) Le comité d entreprise, ou à défaut les délégués du personnel en cas de carence de ce dernier, doit être informé et consulté avant la mise en place du régime, sous peine de délit d entrave (art. R du code du travail par référence à l art. L du code de la sécurité sociale). (2) Selon l administration (Réponse Ministérielle Tenaillon JO AN 21/11/1994), «les catégories de personnel s entendent normalement de celles retenues en droit du travail (ouvriers, employés, agents de maîtrise, ingénieurs et cadres). Il est toutefois possible de prévoir d autres catégories à condition qu elles puissent être déterminées à partir de critères objectifs, non restrictifs, clairement définis conformément aux usages ou accords collectifs en vigueur dans la profession». Page 1 / 11

2 Notre société/entreprise a décidé de recourir à la procédure référendaire prévue par l article L du code de la sécurité sociale et vous prie, à cette fin, de trouver ci-joint le projet d accord établi par notre société/entreprise, qui sera soumis à votre ratification. Nous vous précisons que ces élections seront organisées conformément aux règles du droit commun électoral et auront lieu le (Indiquer date, lieu, heure, déroulement de la consultation). La liste électorale sera affichée à (indiquer lieu) à compter du. (indiquer date). Attention : L ensemble du processus d information doit laisser le temps de la réflexion aux salariés. Dans cet objectif, la consultation devrait se dérouler dans un délai de l ordre d un mois après l information des salariés. L employeur peut aussi organiser, avec l assistance d un représentant de l assureur, une réunion du personnel afin de répondre aux éventuelles questions des salariés, auquel cas la date de cette réunion doit également être indiquée dans ce courrier. L accord sera adopté dès lors que la majorité simple des votants/des salariés concernés (3) se sera prononcée en sa faveur. Vous souhaitant bonne réception de la présente. Nous vous prions d agréer, Madame, Mademoiselle, Monsieur, l expression de nos salutations distinguées. Fait le, à. Nom, Qualité (Représentant légal) PJ : - Annexe 1 : Projet d accord relatif à la mise en place du régime collectif de prévoyance et/ou de santé complémentaire dans l entreprise. - Annexe 2 : A titre indicatif, notice d information afférente aux conditions générales et particulières du projet de contrat d assurance.. de la Compagnie.. (3) Au choix de l entreprise, étant rappelé qu aux termes de la circulaire DSS du 30/01/09 (fiche n 2), «la majorité du personnel (50% des effectifs) est requise de sorte qu un risque de redressement est encouru en cas d option pour la majorité des votants. Page 2 / 11

3 A n n e x e 1 Projet d accord référendaire ENTRE LES SOUSSIGNES : La Société/L Entreprise.., dont le siège social est situé., immatriculée au RCS de sous le numéro.., représentée par., en sa qualité de.. Et : d une part, L ensemble du personnel de la société (désignation) ou le personnel de la catégorie (préciser la catégorie), représenté par M..et M. (nom, prénom), désignés par le personnel / la catégorie de personnel précitée en vue de la signature de l accord. d autre part, PREAMBULE : La Direction a proposé au personnel/à la catégorie.., la mise en place d un régime de protection sociale complémentaire à caractère obligatoire aux fins de.. (préciser motivations propres à chaque entreprise). Il a donc été décidé ce qui suit en l application de l article L du code de la sécurité sociale après information et consultation du Comité d Entreprise (le cas échéant) conformément à l article R du code du travail. 1. Objet Le présent accord a pour objet de définir les conditions d une couverture complémentaire de prévoyance et/ou de remboursement des frais de santé à adhésion obligatoire dans l entreprise au profit des salariés visés à l article 2. Cette couverture permet conformément à la notice d information afférente aux conditions générales et particulières du projet de contrat d assurance (dénomination et n de la version) de la Compagnie ci-annexée à titre indicatif : - de compléter totalement ou partiellement, en remboursement des frais exposés, au profit de ces (salariés et de leurs ayants droit) (à préciser), les prestations servies par le régime de la sécurité sociale dont ils relèvent, Page 3 / 11

4 ET/OU - de faire bénéficier ces salariés de garanties (incapacité, invalidité et décès) (à préciser), décrites dans la notice d information ci-jointe à titre indicatif 2. Bénéficiaires Est et sera affilié obligatoirement au régime (la totalité des salariés de l entreprise/de la catégorie des salariés) (à définir) (1) présents et à venir, à compter de la date d effet précisée à l article 7 (Nécessaire de rappeler la date d effet, afin que le salarié prenne ses dispositions s il a d autres garanties par ailleurs). Art. 2.1 Dérogations au caractère obligatoire de l affiliation Possibilité sans remise en cause du caractère obligatoire du régime (2) : - de prévoir en santé et/ou prévoyance l adhésion facultative des salariés à temps très partiel (inférieur à un mi-temps) et/ou des apprentis, si la cotisation salariale est supérieure ou égale à 10% de leur rémunération (3) ; - de prévoir en santé et/ou prévoyance des dispositions spécifiques et des adaptations de garantie en faveur des salariés qui bénéficient déjà d une couverture complémentaire obligatoire de prévoyance et/ou de santé lors de la mise en place du régime. Dans ce cadre, le salarié peut choisir de ne pas cotiser. Les salariés embauchés postérieurement à la mise en place du régime de prévoyance complémentaire ainsi que ceux qui cessent de demander le bénéfice de la dérogation sont quant à eux tenus de cotiser (4) ; - de prévoir en santé une dispense d affiliation temporaire au profit des salariés déjà couverts par une assurance individuelle frais de santé lors de la mise en place du régime, pour la durée restant à courir entre la date d entrée en vigueur du régime obligatoire et la date d échéance du contrat individuel (4) ; - de prévoir en santé et/ou prévoyance une dispense d affiliation au profit des salariés bénéficiant d une couverture de prévoyance complémentaire obligatoire dans le cadre d un autre emploi (salarié à employeurs multiples) (4) ; - de prévoir en santé et/ou prévoyance une dispense d affiliation au profit des salariés sous CDD et/ou des travailleurs saisonniers, sous réserve pour les salariés bénéficiaires d un contrat d une durée égale ou supérieure à 12 mois, qu il soit justifié d une couverture souscrite par ailleurs (4 ) ; (1) (2) (3) (4) Rappelons que les salariés bénéficiaires doivent constituer une catégorie objective conformément aux exigences posées par l instruction fiscale du 25/11/05 et la circulaire DSS du 30/01/09. Etant souligné que l insertion de ces dérogations au caractère obligatoire du régime suppose nécessairement que l entreprise ne soit pas tenue par ailleurs, notamment au regard de conventions ou accords collectifs desquels elle pourrait relever, de couvrir l ensemble du personnel entrant dans la catégorie bénéficiaire. Ajoutons que les salariés souhaitant être dispensés d affiliation devront le demander par écrit et justifier de la situation permettant la dispense d affiliation, ces justificatifs devant être conservés par l employeur en cas de contrôle Cas d adhésion facultative au régime de prévoyance admis par la doctrine sociale (circulaire DSS du 30 janvier 2009, fiche n 6 «caractère obligatoire») mais non visé par l Administration fiscale. Cas d adhésion facultative au régime de prévoyance admis par la doctrine sociale (circulaire DSS du 30 janvier 2009, fiche n 6 «caractère obligatoire») et par l Administration fiscale (instruction 5F du 25 novembre 2005 interprétative de l article 83 CGI, cf 42 renvoyant à la circulaire DSS du 25 août 2005). Page 4 / 11

5 - de prévoir en santé une dispense d affiliation au profit des salariés dont le conjoint, concubin ou pacsé travaille dans la même entreprise, lorsqu ils sont couverts en tant qu ayants droit de celui-ci (4) ; - de prévoir en santé une dispense d affiliation au profit des salariés bénéficiant de l aide à l acquisition d une complémentaire santé (article L du CSS) jusqu à l échéance du contrat individuel (4) ; - si couverture obligatoire des ayants droit : faculté de prévoir en santé une dispense d affiliation au profit des ayants droits couverts par ailleurs au titre d un régime collectif et obligatoire ou d un dispositif spécifique pour les ayants droits relevant de la fonction publique (4). 3. Cotisations 31. Taux, assiette, répartition des cotisations Le taux de cotisation du régime est fixé à.% de l assiette définie dans la notice d information afférente aux conditions générales et particulières du projet de contrat d assurance (dénomination et numéro du contrat) de la Compagnie. ciannexée à titre indicatif. Les cotisations sont prises en charge par l entreprise et les salariés dans les conditions suivantes : - l employeur : participation à hauteur de.. soit un taux de cotisation de. % - salariés : participation à hauteur de. % soit un taux de cotisation de % L adhésion étant obligatoire, les salariés ne pourront s opposer au précompte de leur quote-part de cotisation. 32. Evolution ultérieure de la cotisation Toute évolution ultérieure du montant des cotisations sera répartie dans les mêmes proportions que les cotisations initiales entre l employeur et les salariés. Dans le cadre d un régime frais de soins : «la cotisation est susceptible d évoluer en fonction de l indice prévu dans la (les) notice(s) d information afférente(s) aux conditions générales et particulières du contrat d assurance ci-annexée(s). Dans ce cas, la répartition employeur/salarié initialement définie sera appliquée dans les mêmes proportions aux éventuelles évolutions de cotisations. Il en ira de même en cas d évolution du montant des cotisations résultant de la mise en conformité du contrat avec les dispositions des articles L et R et 2 du code de la sécurité sociale relatives aux «contrats responsables». Page 5 / 11

6 4. Garanties Le contenu des garanties et leurs modalités de mise en œuvre sont décrits dans la notice d information afférente aux conditions générales et particulières du projet de contrat d assurance. de la Compagnie.. ci-annexée. S agissant des contrats frais de soins, prévoir la clause suivante : «Le contenu des garanties et leurs modalités de mise en œuvre sont décrits dans la notice d information afférente au contrat d assurance de la compagnie ci-annexée, lequel est conforme à la définition des contrats dits «responsables», fixée par l article L du code de la sécurité sociale et ses textes d application». Clause relative aux conséquences de la suspension du contrat de travail (l employeur étant invité à vérifier que ses obligations conventionnelles ne vont pas au-delà le cas échéant) : «Conformément aux dispositions de la circulaire DSS du 30 janvier 2009 (fiche n 7), le bénéfice du régime et de la contribution patronale est maintenu au profit des salariés dont le contrat de travail est suspendu pendant toute la période au titre de laquelle ils bénéficient d un maintien de salaire, total ou partiel, ou d indemnités journalières complémentaires financées au moins pour partie par l employeur. Ce maintien suppose que pendant la période de suspension, le salarié acquitte sa quotepart de cotisation sauf dispositions d exonération de cotisation prévues par la notice d information afférente aux conditions générales et particulières du contrat d assurance de la compagnie ci-annexée» 5. Choix de l organisme assureur Dans le cadre de l article L du code de la sécurité sociale, la Compagnie (organisme assureur) est retenue pour la gestion du régime. Conformément à l article L du code de la sécurité sociale, le choix de l organisme assureur (et le cas échéant de l intermédiaire) sera réexaminé par les parties au présent accord, après le cas échéant consultation des institutions représentatives du personnel (5), dans un délai qui ne pourra excéder 5 ans à compter de la prise d effet du présent accord. (5) Le comité d entreprise, ou à défaut les délégués du personnel en cas de carence de ce dernier, doit être informé et consulté avant la mise en place du régime, sous peine de délit d entrave (article R du code du travail par référence à l article L du code de la sécurité sociale). Page 6 / 11

7 6. Changement d organisme assureur (clause obligatoire pour les régimes de prévoyance) En cas de changement d organisme assureur, conformément à l article L du code de la sécurité sociale : - le maintien de la garantie décès au profit des bénéficiaires de rentes d incapacité de travail ou d invalidité est organisé conformément aux conditions définies dans la notice d information afférente aux conditions générales et particulières du projet de contrat d assurance ci- annexée. - La revalorisation des bases de calcul des différentes prestations relatives à la couverture du risque décès sera au moins égale à celle déterminée par le contrat résilié. Cette revalorisation sera organisée par l employeur dans les conditions définies lors du changement d organisme assureur. - les conditions de la poursuite de la revalorisation des rentes d incapacité de travail ou d invalidité en cours de service seront organisées par l employeur dans les conditions définies lors du changement d organisme assureur. 7. Prise d effet, durée, dénonciation de l accord Le présent accord est conclu pour une durée indéterminée et prendra effet le.. (indiquer date) Attention : Il faut veiller à calquer la prise d effet du contrat d assurance sur celle du régime mis en place. Il pourra être dénoncé par l employeur -notamment au cas où les conditions ayant présidé à sa mise en place seraient changées, en raison de l évolution de l environnement économique, de la législation ou de toutes autres circonstances- après mise en œuvre de la procédure prévue par la jurisprudence, à la date de la présente ratification, concernant la dénonciation des accords atypiques, et sous réserve des dispositions du décret d application de l article L911-5 du Code de la Sécurité Sociale non paru à ce jour, soit : - information des institutions représentatives du personnel (6), - information individuelle des salariés, - respect d un délai de préavis suffisant. Attention : Ce délai de préavis est laissé à l appréciation du juge. Au cas particulier, il ne devrait normalement pas être inférieur à trois mois. Fait à, le (6) Le comité d entreprise, ou à défaut les délégués du personnel qu il y ait ou non carence de celui-ci. A noter que si l absence de délégués du personnel résulte d un manquement de l employeur dans l organisation de leur élection, la dénonciation serait privée d effet (Cass soc, 16 novembre 2005) Page 7 / 11

8 Annexes : - A titre indicatif, notice d information afférente aux conditions générales et particulières du projet de contrat d assurance de la Compagnie L accord ratifié devra, en outre, comporter en annexe : - le PV du vote du personnel. - la liste d émargement. Page 8 / 11

9 . DOCUMENT 2 Modèle de procès verbal du vote du personnel (viser la catégorie bénéficiaire) Conformément à l article L du code de la sécurité sociale, la Direction a proposé au personnel (préciser la catégorie concernée), après information et consultation le cas échéant des institutions représentatives du personnel (1), la mise en place d un régime collectif de prévoyance/de santé complémentaire à adhésion obligatoire par voie de référendum. A cet effet, la Direction a adressé à chaque salarié intéressé en date du...., le projet d accord portant sur la mise en place du régime complémentaire de prévoyance / de santé, dont un exemplaire est annexé au présent procès verbal. M..., M..., M... (Nom, Prénom) ont été désignés pour constituer le bureau de vote. Les salariés intéressés ont été consultés et la question suivante leur a été posée : Etes-vous d accord pour ratifier le projet d accord sur la mise en place du régime complémentaire de prévoyance/de santé à adhésion obligatoire proposé par la Direction et acceptez-vous de mandater M.. et M. pour procéder à sa signature? Il a été procédé à un vote à bulletin secret. Le résultat du référendum ainsi organisé le. a été le suivant : - Nombre de votants/de salariés intéressés : - Abstentions : - Vote pour : - Vote contre : (1) Le Comité d Entreprise ou à défaut les délégués du personnel en cas de carence de ce dernier doit être informé et consulté avant la mise en place du régime, sous peine de délit d entrave (article R du code du travail). Page 9 / 11

10 . La majorité de 50 % des votants/des salariés intéressés (2) étant favorable au projet d accord proposé par la Direction, M.. et M. (Nom, prénom), sont désignés par le personnel (ou la catégorie de personnel précitée) en vue de sa signature. Fait à., le. En deux exemplaires, dont un pour chaque partie. L exemplaire revenant au personnel sera conservé par M. Le présent procès verbal sera joint à titre d annexe à l accord. Annexe 1 : Accord portant sur la mise en place du régime complémentaire de prévoyance/de santé. Annexe 2 : Liste d émargement du personnel ayant participé au vote. Attention : Ce document devra, en cas de contrôle, être produit par l employeur afin de justifier du mode de mise en place du régime (exigence posée par la circulaire DSS du 30/01/09). (2) Au choix de l entreprise, étant rappelé qu aux termes de la circulaire DSS du 30/01/09, «la majorité du personnel (50% des effectifs) est requise de sorte qu un risque de redressement est encouru en cas d option pour la majorité des votants. Page 10 / 11

11 DOCUMENTS REMIS A TITRE UNIQUEMENT INDICATIF DOCUMENT 3 Modèle de liste d émargement Référendum organisé le., en vue de la ratification du projet d accord relatif à la mise en place du régime de prévoyance / de santé complémentaire à adhésion obligatoire au profit de l ensemble du personnel de la société/des salariés de la catégorie (à préciser).. Procès verbal de vote du personnel du NOM PRENOM(S) DATE SIGNATURE Date. Signature des membres du bureau de vote Secteur Collectives Septembre 2008 Page 11 / 11

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