Déclarations et rapports exigés en cas de cessation d un régime de retraite à prestations déterminées

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1 Guide d instruction Objet : d un régime de retraite à prestations déterminées Date : Introduction Le Bureau du surintendant des institutions financières (BSIF) a diffusé le présent guide d instruction pour communiquer au secteur des régimes de retraite ses exigences au sujet des déclarations et rapports à fournir en cas de cessation, totale ou partielle, d un régime de retraite à prestations déterminées non assuré 1 aux termes de la Loi de 1985 sur les normes de prestation de pension (LNPP). Ces exigences s appliquent également aux régimes comportant un volet à prestations déterminées et un volet à cotisations déterminées. Les exigences applicables aux régimes de retraite qui ont fait l objet d une cessation ou sont en voie de l être procèdent de la LNPP et du Règlement de 1985 sur les normes de prestation de pension (RNPP). Le BSIF peut exiger la production de documents autres que ceux mentionnés dans le présent guide. 1 Un régime est dit «assuré» si toutes les prestations sont payées par le biais d un contrat de rente ou d assurance émis par une personne autorisée à exercer des opérations d assurance-vie au Canada et aux termes duquel cette personne est tenue de verser toutes les prestations prévues par le régime. 255, rue Albert Ottawa, Canada K1A 0H2

2 Table des matières I. Présentation de rapports... 3 II. Politique de placements Valeur des actifs 3 III. Paiements à effectuer par l employeur... 3 IV. Information à l intention des participants et des anciens participants... 4 Avis de cessation du régime... 4 Relevé de cessation aux participants... 4 Options de transfert offertes aux participants... 5 V. Préparation du rapport de cessation. 5 Acquisition des prestations... 5 Contenu du rapport de cessation... 6 Ajustements des droits à pension des participants... 9 Projections des salaires... 9 Conflit avec les règles de l Agence du revenu du Canada... 9 Achat de rentes Liquidité des actifs Anciens participants et bénéficiaires introuvables VI. Présentation des documents exigés VII. Avis d approbation et distribution des prestations VIII. Distribution de l excédent après la cessation du régime Page 2 de 12

3 I. Présentation de rapports L article 29 de la LNPP est une disposition régissant la cessation et la liquidation 2 d un régime de retraite. Le paragraphe 29(5) prévoit que l administrateur d un régime qui entend procéder à la cessation, totale ou partielle, d un régime de retraite, ou à la liquidation d un régime doit en aviser le surintendant par écrit au moins 60 jours avant la date envisagée pour la cessation ou la liquidation du régime. Cette exigence peut avoir une incidence sur la date d entrée en vigueur de la cessation ou de la liquidation du régime de retraite. En vertu du paragraphe 29(9), l administrateur qui a fait cesser un régime doit déposer auprès du surintendant un rapport exposant la nature des prestations de pension ou autres à servir au titre du régime ainsi que les méthodes d affectation et de répartition de celles-ci et établissant les priorités de paiement. Le paragraphe 29(10) de la LNPP stipule que, même si les retraités peuvent continuer à recevoir les prestations auxquelles ils ont droit, les actifs du régime ne peuvent être utilisés pour le versement de prestations avant que le surintendant n ait approuvé le rapport. Le BSIF a mis au point un formulaire normalisé de demande d approbation qui doit être joint au rapport de cessation. II. Politique de placements Valeur des actifs Lorsque l administrateur a pris la décision de mettre fin au régime, il a des obligations fiduciaires d agir de manière prudente et de continuer à prendre les mesures nécessaires pour voir à ce que la politique de placements soit pertinente et à ce que les droits à pension calculés à la cessation soient protégés jusqu à ce qu ils soient versés. Si la stratégie de placements ne tient pas compte comme il se doit de la cessation ou de la liquidation du régime et que de ce fait, il y a perte de prestations, le BSIF s attend à ce que l administrateur verse des montants supplémentaires au fonds de pension de façon à ce que les participants puissent toucher les prestations auxquelles ils ont droit, ainsi que calculées dans le rapport de cessation, et les intérêts courus jusqu à la date du paiement (s il y a lieu). III. Paiements à effectuer par l employeur Le paragraphe 29(6) de la LNPP prévoit notamment que, lors de la cessation totale d un régime de pension, l employeur est tenu de verser au régime toutes les sommes visées à ce paragraphe, y compris les montants retenus sur le traitement des participants qui n ont pas été versés au fonds de pension et tous les autres montants impayés et échus que l employeur doit au fonds. 2 Liquidation s entend de la distribution des actifs d un régime de retraite qui a fait l objet d une cessation. Page 3 de 12

4 Le montant à verser par l employeur est déterminé par les modalités du régime et par les exigences de capitalisation énoncées dans la LNPP et le RNPP. Ces montants sont à calculer à l égard des prestations accumulées à la date de cessation. IV. Information à l intention des participants et des participants anciens Avis de cessation du régime En cas de cessation totale du régime, l administrateur du régime donne avis de la cessation aux participants et à toute personne bénéficiant d un droit en vertu du régime (p. ex., les retraités et les participants ayant des droits acquis différés). En cas de cessation partielle du régime, l avis doit être transmis aux participants touchés. Il doit leur signaler en outre : qu ils peuvent examiner, aux bureaux de l administrateur du régime, les documents déposés auprès du surintendant au titre des paragraphes 10(1) ou 10.1(1), de l article 12 de la LNPP, ou des règlements adoptés en application de l alinéa 39i), ou en obtenir des photocopies. Le rapport de cessation soit s ajouter à la liste de ces documents une fois qu il a été déposé; que les prestations de pension continueront d être versées aux retraités à mesure qu elles arriveront à échéance; que les autres prestations de pension ne peuvent être distribuées avant que le surintendant n ait approuvé le rapport; qu en cas de cessation totale, les prestations pourraient être réduites si, au moment de la cessation, le régime est sous-capitalisé. Relevé de cessation aux participants En vertu de l alinéa 28(1)d) de la LNPP, dans les 30 jours suivant la cessation, l administrateur est tenu de remettre à chaque participant touché et au conjoint de celui-ci un relevé de cessation dans lequel figurent tous les renseignements pertinents visés au paragraphe 23(3) du RNPP. Ce relevé doit aussi : préciser les options de transfert énoncées ci-après; décrire et motiver tout ajustement des prestations; préciser que le rapport de cessation indiquant les prestations des participants doit être approuvé par le surintendant et que les prestations ne peuvent être distribuées avant que le surintendant n ait approuvé le rapport. Page 4 de 12

5 Si l administrateur du régime ne peut produire ces relevés de cessation dans les 30 jours suivant la date de la cessation, il doit informer le BSIF de la raison du retard et de la date à laquelle il prévoit produire les relevés. Si, pendant l étape d approbation du rapport de cessation, le droit aux prestations de pension d un participant est modifié, le BSIF s attend à ce que l administrateur du régime envoie un relevé de cessation modifié. Options de transfert offertes aux participants À la cessation du régime, et une fois le rapport de cessation approuvé, les participants qui ne sont pas encore admissibles à la retraite peuvent se prévaloir des options de transfert décrites à l article 26 de la LNPP. Les participants admissibles à la retraite peuvent se prévaloir des options de transfert sous réserve des modalités du régime. Les administrateurs des régimes peuvent aussi choisir d offrir les options de transfert aux participants ayant des doits acquis différés 3. Les options de transfert offertes aux participants sont les suivantes : obtenir un remboursement en espèces si la prestation n est pas immobilisée; transférer les droits à pension à un autre régime de retraite; transférer les droits à pension à un régime enregistré d épargne-retraite immobilisé, à un fonds de revenu viager ou à un fonds de revenu viager restreint du type décrit dans le RNPP; utiliser les droits à pension pour acheter une rente viagère immédiate ou différée. Après avoir reçu leur relevé de cessation, les participants ont au moins 60 jours pour choisir l option dont ils veulent se prévaloir. Le BSIF s attend à ce que l administrateur du régime réponde aux questions des participants au sujet de leurs prestations de pension. V. Préparation du rapport de cessation 4 Acquisition des prestations Les prestations de chaque participant dépendent des dispositions formulées dans les documents relatifs au régime, et l administrateur du régime doit veiller à ce que ce dernier soit administré conformément à ces dispositions, de même qu à celles de la LNPP et du RNPP. 3 Conformément à l alinéa 18(1)b) et au paragraphe 36(4) de la LNPP, les prestations en versement ne peuvent être ni cédées ni rachetées et ne sont donc pas admissibles aux options de transfert. 4 Aux termes de l article 24 du RNPP, le rapport relatif à un régime à prestations déterminées non assuré doit être établi par un fellow de l Institut canadien des actuaires. Page 5 de 12

6 Le paragraphe 29(7) de la LNPP stipule que, à la cessation d un régime, les prestations de pension et autres prestations sont tenues pour acquises indépendamment de l âge, de la durée de la participation ou de la période d emploi. Les autres prestations de pension, telles que les prestations de retraite anticipée subventionnées ou les prestations de raccordement et d indexation payables avant l âge ouvrant droit à pension sont acquises si le participant y aurait eu droit d après les modalités du régime immédiatement avant la cessation. Tous les participants sont réputés respecter, à terme, tout critère d âge applicable à une prestation de pension payable à l âge ouvrant droit à pension. Veuillez consulter le numéro des Préavis - Politique sur les régimes de retraite pour de plus amples renseignements sur les prestations acquises payables aux participants dont le régime fait l objet d une cessation. Contenu du rapport de cessation Le rapport doit respecter les Normes de pratique de l Institut canadien des actuaires, et plus particulièrement l article 3700 des Normes. Le BSIF s attend à ce que le rapport de cessation : 1. indique la date de prise d effet de la cessation, qui doit être postérieure d au moins 60 jours à celle où le surintendant a été informé en vertu du paragraphe 29(5) de la LNPP; 2. indique la date à laquelle les participants ont été avisés de la cessation du régime; 3. indique la date à laquelle les participants ont reçu leur relevé détaillé de cessation; 4. confirme le versement des cotisations exigibles ou échues au fonds de pension; 5. confirme l acquisition de toutes les prestations accumulées; 6. indique la valeur marchande totale des actifs du régime à la date de cessation; 7. indique la valeur totale du passif du régime à la date de cessation, et décrit les hypothèses et les méthodes ayant servi à l établir. Le passif doit être ventilé selon les principales catégories telles que les participants actifs, les anciens participants avec prestation de pension acquise différée, les retraités et les participants atteints d invalidité; 8. indique le solde éventuel de tout déficit de transfert si le régime a versé à certains anciens participants un montant inférieur au total de leurs droits à pension lorsque ces derniers avaient exercé leur droit de transfert antérieurement à la cessation; Page 6 de 12

7 9. décrit en détail, si le régime est déficitaire au moment de la cessation totale, les modalités d attribution des prestations aux principales catégories de participants et de retraités et d application de toute disposition de priorité conformément au texte du régime; 10. décrit en détail, si le régime fait l objet d une cessation totale et que les actifs excédentaires seront distribués aux participants, la méthode d affectation de l excédent; 11. indique la distribution des prestations à verser (p. ex., achat de rentes pour les retraités, confirmation de transfert pour les participants dont les prestations sont immobilisées et traitement des participants avec prestation de pension acquise différée) et le calendrier prévu de distribution des prestations; Si le régime fait l objet d une cessation totale et que l administrateur n a pas l intention de le liquider en totalité peu après l approbation du rapport de cessation, le rapport doit indiquer comment et quand l administrateur propose de régler les prestations des participants (p. ex., si le régime est sous-capitalisé et que le répondant souhaite capitaliser le déficit avec le temps). 12. indique le taux des intérêts payés sur les prestations entre la date de cessation et la date de versement des prestations aux participants (voir la rubrique «Ajustements des droits à pension des participants» ci-après); 13. tienne compte des frais de cessation lorsqu il s agit d établir la situation financière du régime; 14. explique, le cas échéant, la façon dont il est tenu compte des prestations sujettes à consentement; 15. indique, si les prestations des participants ou anciens participants ne sont pas visés par la LNPP 5 mais plutôt par la législation sur les pensions d une province désignée, les lois sur les régimes de retraite qui s appliquent, et confirme que les prestations de ces participants respectent les dispositions de ces lois, et fournit tout autre renseignement relatif à la cessation du régime exigé par ces lois provinciales; 16. renferme des renseignements qui permettent au BSIF de s assurer que les dispositions de cessation sont conformes à la LNPP et au RNPP. Si le nombre de participants touchés par la cessation du régime est inférieur à 100, les renseignements suivants doivent normalement être fournis pour chacun d eux. Si le nombre de participants est plus élevé, il suffira de fournir ces renseignements pour un échantillon représentatif de participants. Ces renseignements sont en règle générale : 5 Si des participants ou d anciens participants sont assujettis à la législation sur les pensions de Terre-Neuve-et-Labrador ou du Québec, un rapport de cessation les concernant doit être remis à l organisme de réglementation des pensions de la province en cause. Page 7 de 12

8 le numéro d identification du participant; l âge ou la date de naissance du participant; le sexe du participant, si le calcul en tient compte; la période de service validée; le montant des cotisations salariales requises versées avant 1987, intérêts compris; le montant des cotisations salariales requises versées après 1986, intérêts compris; le montant des prestations de pension accumulées au titre du service antérieur à 1987; le montant des prestations de pension accumulées au titre du service postérieur à 1986; la valeur escomptée des prestations de pension accumulées; le montant des cotisations salariales excédentaires visées à l article 21 de la LNPP, s il y a lieu; la valeur des cotisations salariales facultatives supplémentaires, s il y a lieu; le total des droits à pension; les modalités d application de toute disposition de priorité; les modalités d application des actifs excédentaires. Le rapport doit aussi fournir les renseignements suivants au sujet des anciens participants (y compris les retraités) auxquels le régime confère des droits. Si le régime compte plus de 100 anciens participants, il suffira de fournir ces renseignements pour un échantillon représentatif. Ces renseignements sont en règle générale : le numéro d identification du participant; la date à laquelle la participation a pris fin; la valeur du compte des cotisations salariales requises et des cotisations facultatives supplémentaires, le cas échéant; le montant des prestations de pension accumulées; les droits à pension ou le coût estimatif des rentes; l encours des déficits de transfert; les modalités d application de toute disposition de priorité; les modalités d application des actifs excédentaires. Le BSIF peut demander d autres renseignements nécessaires pour vérifier l exactitude des calculs relatifs à un participant. Page 8 de 12

9 Ajustements des droits à pension des participants Le BSIF s attend à ce que les droits à pension d un participant portent intérêt, au taux servant au calcul des droits 6, au moins jusqu au début du mois au cours duquel ces droits sont versés. Autrement, si le texte du régime l exige, le rapport de cessation doit prévoir une période pendant laquelle les droits à pension calculés demeurent valides. Les droits à pension seront recalculés s ils sont versés après la fin de la période prévue par le rapport. En cas de nouveau calcul, il n est pas nécessaire que de l intérêt soit crédité depuis la date du calcul initial. Le rapport de cessation doit indiquer la méthode d ajustement des droits à pension et le taux d intérêt utilisé, le cas échéant. S il se peut qu un nouveau calcul soit effectué, le relevé remis aux participants doit préciser que, si les taux d intérêt augmentent, la valeur escomptée pourrait être inférieure au montant indiqué dans le relevé si elle est versée après une date donnée. Projections des salaires Si un régime prend fin et que les participants du régime en question demeurent à l emploi de l employeur, des projections des salaires pourraient être nécessaires pour calculer la valeur des droits à pension de ces participants actifs. Le calcul doit être conforme aux modalités du régime en l absence d une disposition qui indique explicitement le contraire. Si le régime assimile les gains de fin de carrière ou le salaire meilleures années au salaire moyen à la cessation d emploi, le calcul des prestations de pension doit se fonder sur le salaire projeté à la cessation d emploi. Si les gains de fin de carrière ou le salaire meilleures années s entendent du salaire moyen à la cessation de la participation au régime, les projections des salaires ne sont habituellement pas nécessaires. L administrateur du régime doit accorder une attention particulière à l obligation éventuelle de fournir des projections des salaires en cas de fusion ou d acquisition mettant en cause l employeur. Conflit avec les règles de l Agence du revenu du Canada La Loi de l impôt sur le revenu limite le montant qui peut être transféré entre des régimes agréés en franchise d impôt. Cependant, cela n a pas préséance sur les dispositions du régime ou la LNPP. À moins que le texte du régime n ait toujours prévu une restriction générale liant le montant des prestations au montant transférable en franchise d impôt, le participant peut transférer le plein montant de ses droits à pension, ce qui donne lieu à un revenu imposable pour lui. Le paragraphe 28.3 du RNPP soustrait l excédent éventuel de tout montant sur la limite de transfert à l application de l article 18 de la LNPP (Immobilisation des cotisations). 6 Si le régime a pris fin, que l employeur est déclaré failli ou en liquidation et que le régime est déficitaire à la date de cessation, le taux de rendement du fonds de pension (déduction faite des charges) peut servir au calcul des intérêts créditeurs sur les paiements retardés. Page 9 de 12

10 Achat de rentes En cas de cessation totale, l actuaire doit formuler une hypothèse appropriée quant à la proportion de participants qui opteront pour une pension ou un montant forfaitaire. Cette proportion peut être différente selon que les participants sont admissibles ou non à la retraite immédiate. Dans la mesure où les participants ont fait un choix, il convient d en tenir compte. Les rentes différées achetées doivent refléter ce qui suit : l option de la retraite anticipée; une forme de rente de conjoint survivant si le participant a un conjoint au moment où les prestations commencent à être versées (peu importe s il a ou non un conjoint au moment de la cessation); la disponibilité du partage des crédits en cas de divorce, de séparation ou d annulation 7. Le rapport de cessation doit décrire le processus d achat des rentes, et traiter plus particulièrement de tout risque de hausse du taux d achat de rentes. Aucune rente ne peut être achetée avant que le surintendant n ait approuvé le rapport de cessation. Liquidité des actifs Tous les actifs doivent être déclarés à leur valeur marchande et doivent faire l objet d un rapprochement avec le montant indiqué dans les plus récents états financiers du régime. Il se peut que la valeur marchande de certains actifs ne soit formellement connue qu à la vente de ces derniers, mais on peut l estimer. Le rapport de cessation doit faire état des obstacles à la liquidation rapide du fonds, telle l existence d actifs immobilisés, et de la façon dont ils seront gérés. Par exemple, un contrat avec un fonds de placement immobilier peut prévoir l étalement de la liquidation sur plusieurs années, ou un contrat comportant une date d échéance peut prévoir des pénalités en cas de cessation anticipée. Anciens participants et bénéficiaires introuvables On s attend à ce que l administrateur d un régime prenne toutes les mesures nécessaires pour retracer toute personne ayant droit à des prestations du fonds de pension par le truchement : d avis publiés dans les journaux locaux et nationaux, de publications syndicales, de bulletins ou d avis dans les bureaux locaux des syndicats; de recherches effectuées par des organismes d enquête privés et dans des bases de données; 7 La disponibilité du partage des crédits doit aussi être prise en compte dans les rentes immédiates achetées. Page 10 de 12

11 de recherches dans les bases de données fédérales, comme celles de l Agence du revenu du Canada ou de l Unité des recherches nationales de Service Canada, ou des bureaux provinciaux des véhicules automobiles. Si l administrateur ne peut retracer tous les participants et bénéficiaires du régime, il peut : VI. acheter des rentes différées pour ces participants et bénéficiaires; verser les sommes en cause au tribunal; demander l avis, les conseils ou des consignes au tribunal. Présentation des documents exigés Lorsqu il y a cessation d un régime, le BSIF s attend à ce que les documents suivants lui parviennent dans les 90 jours suivant la date de cessation : le rapport de cessation, y compris le Sommaire des renseignements actuariels (SRA); le Formulaire de demande d approbation en cas de cessation d un régime de retraite à prestations déterminées; le texte signé de la modification du régime, de la résolution du conseil d administration ou de la lettre de l employeur ou de l administrateur du régime : o attestant la cessation du régime; o indiquant si un régime est maintenu pour les participants et, dans l affirmative, le numéro d agrément de ce dernier et l administration auprès de laquelle cet autre régime est agréé; un échantillon du relevé de cessation fourni aux participants du régime; en cas de cessation totale du régime, une Déclaration annuelle de renseignements (DAR) à la date de cessation du régime. (Le BSIF facturera les droits de dépôt exigibles, qui seront calculés au prorata du nombre de mois écoulés depuis la fin de l exercice précédent du régime pour lequel une DAR a été produite.) VII. Avis d approbation et distribution des prestations Après avoir examiné le rapport de cessation et tous les renseignements pertinents, le BSIF communiquera à l administrateur du régime la décision du surintendant d approuver ou non le rapport. À la réception de l avis indiquant que le rapport est approuvé, l administrateur peut procéder à la distribution des prestations de la manière prévue dans le rapport. À la cessation d un régime de retraite et une fois l administrateur informé de l approbation du surintendant à l égard du rapport indiquant les modalités de répartition et de distribution des prestations, le BSIF s attend à ce que les prestations de pension soient distribuées sans tarder de la manière prévue dans le rapport de cessation. Si l administrateur ne peut distribuer ces prestations dans un délai raisonnable, on s attend à ce qu il informe le BSIF des motifs du retard et de la date prévue de distribution des prestations. Le BSIF peut exiger que les participants soient avisés du retard et des raisons du report de la liquidation. Page 11 de 12

12 Le BSIF exige que l administrateur du régime produise des états financiers annuels tant qu il subsiste des actifs dans le fonds de pension. L administrateur doit aviser le BSIF par écrit lorsque tous les actifs ont été distribués, et soumettre les états financiers du dépositaire pour l exercice en cours. VIII. Distribution de l excédent après la cessation du régime Conformément au paragraphe 29(7) de la LNPP, aucun actif du régime ne doit être recouvré au profit de l employeur sans le consentement du surintendant. Les employeurs qui cherchent à se faire rembourser l excédent doivent suivre les procédures énoncées dans la LNPP et le RNPP et décrites dans le Guide d'instruction sur le remboursement de l'excédent en vertu de la LNPP. En vertu de la LNPP, un régime ayant fait l objet d une cessation totale ou partielle n est pas tenu d être liquidé ou de distribuer en tout ou en partie l excédent à la cessation. La distribution des actifs excédentaires après la cessation d un régime doit être appuyée par les modalités du régime. Page 12 de 12