PRÉFÈTE DU CHER. La Préfète du Cher

Transcription

1 PRÉFÈTE DU CHER Préfecture Direction des Collectivités Locales et des Affaires Financières Bureau des Affaires Financières et de l'intercommunalité Affaire suivie par : Mme BOYER isabelle.boyer@cher.gouv.fr Bourges, le 4 avril 2014 N La Préfète du Cher à Mesdames et Messieurs les Maires Mesdames et Messieurs les Présidents d Etablissements Publics de Coopération Intercommunale Pour information à Messieurs les Sous-Préfets Objet : Elaboration et vote des documents budgétaires 2014 A l occasion des exercices budgétaires précédents, les principales anomalies relevées concernaient : - la transmission incomplète ou l absence de transmission des annexes, - les états de la dette, - l état des restes à réaliser, - les dépenses imprévues, - le décompte des voix sur les pages «arrêté et signatures» des actes budgétaires, - le vote du budget du CCAS par une autorité incompétente. Afin de préparer les documents budgétaires 2014 dans les meilleures conditions, je tiens à vous apporter les précisions suivantes : Respect du quorum Le CGCT (article L ) pose pour principe que le conseil municipal ne délibère valablement que lorsque la majorité de ses membres en exercice est présente. Mais la jurisprudence du Conseil d Etat a affiné cette condition, jugeant en 1986 que les conseillers municipaux auxquels une disposition légale interdit de prendre part au vote ou leur enjoint de se retirer au moment du vote ne doivent pas être pris en compte (même présents à la séance) pour le calcul du quorum. Cette doctrine a été uniformisée en 1987, le Conseil d Etat ayant posé le principe que le quorum doit être atteint au moment «de la mise en discussion» de chacun des points de l ordre du jour. Place Marcel Plaisant B.P BOURGES CEDEX Tél Fax Site Internet :

2 Il convient d y veiller tout particulièrement lors de l adoption du compte administratif, afin d éviter tout risque de contentieux. Respect des délais Les délais de convocation s apprécient en jours francs, à savoir sans tenir compte du jour d envoi de la convocation ni du jour de la séance. Un défaut de délai entache d irrégularité les décisions prises au cours de la séance. Ce délai, qui peut être durci par le règlement intérieur, doit être respecté aussi bien pour l envoi des convocations, pour l envoi des documents annexes obligatoires que pour toute modification de l ordre du jour. La loi n du 29 décembre 2012 de finances rectificative pour 2012 prévoit qu'à compter de l'exercice 2013 et de façon pérenne la date limite de vote des budgets locaux est fixée au 15 avril au lieu du 31 mars de l année en cours. A défaut, l article L du CGCT (modifié en conséquence) relatif à la saisine de la Chambre Régionale des Comptes pour défaut de vote est d application automatique. Il existe toutefois 2 exceptions à ce principe : l année du renouvellement des conseils municipaux l adoption est fixée au 30 avril. Les élections municipales ayant lieu cette année, la date limite de vote des budgets locaux est donc fixée au 30 avril 2014 lorsque les informations indispensables à l établissement du budget n ont pas été communiquées avant le 31 mars, les délais sont alors prolongés de 15 jours à compter de cette notification. Dans les communes de 3500 habitants et plus, leurs établissements publics administratifs, les groupements comprenant au moins une commune de 3500 habitants, les départements, l examen du budget doit être précédé d un débat de l assemblée délibérante sur les orientations budgétaires (DOB). Celui-ci doit être organisé dans un délai de deux mois précédant le vote du budget. Indépendamment d une analyse prospective des investissements, des finances et de la fiscalité, cette séance est notamment l occasion de présenter la dette et son évolution de manière détaillée. Le dossier joint à la convocation doit être suffisamment précis et détaillé pour que l assemblée bénéficie d une information complète. Le compte administratif est adopté avant le 30 juin de l année suivant l exercice concerné et postérieurement au vote du compte de gestion, qui en est le justificatif. Le compte de gestion doit en conséquence être transmis au représentant de l Etat en même temps que le compte administratif. Le compte de gestion est transmis de préférence par mel et complet. Dans tous les cas, les documents budgétaires doivent être transmis au représentant de l état dans les 15 jours suivant la date butoir fixée pour leur adoption. En vertu du principe d unité, le budget acquiert son caractère exécutoire dès lors qu il est réputé complet, à savoir dès lors que tous les documents le composant (budget principal et budgets annexes) ont été transmis au représentant de l Etat et affichés. Il est donc important d adopter et de transmettre en même temps l ensemble des budgets de la collectivité et la délibération qui constate leur adoption. Les annexes Elles doivent être conformes à la maquette réglementaire et remplies avec attention. Il convient de rappeler que leur absence rend le budget incomplet et relève d un défaut d information de l assemblée délibérante de nature à justifier l annulation du budget

3 Chacune a vocation à renseigner sur un type de dépenses ou de recettes spécifiques. Vous en trouverez ci-dessous une liste non exhaustive : l équilibre des opérations financières (A6.1 et 2 en M14 et A4.1 et 2 en M4) l état du personnel (C1 en M14 et C1.1 et 2 en M4) la liste des organismes de regroupement auxquels adhère la commune (C3.1) la liste des établissements publics créés (C3.2) méthodes utilisées pour les amortissements (A3 en M14) obligatoire pour les communes de 3500 habitants et plus et pour les budgets en M4, pour ces derniers, il s agit de l annexe (A2) Parmi les annexes, celles relatives à la dette revêtent une importance toute particulière, car renseignant sur les risques et engagements financiers à court, moyen et long terme. Il convient de les mettre à jour régulièrement et de veiller à ce que les informations y figurant concordent avec celles détenues par le comptable. Elles ont été rénovées pour l exercice 2013 afin d'intégrer les informations indispensables et l ordre des états a été harmonisé dans toutes les normes en 2014 afin de faciliter les comparaisons et les contrôles. Elles sont notées A2.1 à A2.9 en M14 et A1.1 à A1.8 en M4. Lors des opérations de contrôle budgétaire, une attention toute particulière y sera apportée. L omission de ces annexes notamment celle présentant la répartition de l encours par typologie (obligatoire tant pour les budgets que pour les comptes administratifs y compris lorsque la collectivité ne détient pas d'emprunt à risque) constitue un défaut d information caractérisé pouvant conduire à contentieux. Si vous rencontrez des difficultés pour compléter ces annexes, vous pouvez prendre l attache de votre comptable. De même, l établissement bancaire auprès duquel les prêts ont été souscrits peut être utilement contacté. Je vous informe également que le guide pratique des états de la dette «actualisé» pour l'exercice 2014 est en ligne sur le site de la préfecture : dans les rubriques «politiques publiques», «Relation Etat-collectivités», «Finances et budget», «dette». l état des restes à réaliser (RAR) Les résultats d un exercice budgétaire figurant au compte administratif sont constitués non seulement du déficit ou de l excédent constaté pour chacune des 2 sections, mais aussi des restes à réaliser en dépenses et en recettes. Ces résultats doivent être repris dans leur intégralité. Pour les collectivités de plus de h pratiquant le rattachement des charges et produits, les résultats sont corrigés à due concurrence par délibération. Votre attention est attirée sur le fait que les crédits non utilisés et annulés lors de l adoption du compte administratif, ne peuvent en aucun cas faire l objet de RAR. Les RAR correspondent juridiquement «aux dépenses engagées non mandatées et aux recettes certaines n ayant pas donné lieu à l émission d un titre» à la clôture de l exercice (article R du CGCT). Ils doivent faire l objet d un état détaillé à l article, à partir de la comptabilité administrative tenue par vos services (article L du CGCT), justifié et arrêté en toutes lettres par l ordonnateur. A cet état, doivent être joints les justificatifs correspondants (acte d engagement, contrat signé, convention signée, ordre de service, contrat d emprunt, arrêté attributif de subvention ). Il est joint au compte administratif et au budget (dès lors qu il reprend les résultats de l exercice précédent) et transmis obligatoirement au comptable. L état des RAR ne fait pas l objet d un vote de l assemblée, car les crédits y figurant ont déjà été adoptés antérieurement. C est une information donnée à l assemblée. Il n y a pas de restes à réaliser en opération d ordre

4 Les dépenses imprévues Conformément aux dispositions de l article L du CGCT, le montant des dépenses imprévues inscrit au budget ne peut être supérieur à 7,5 % des crédits correspondant aux dépenses réelles prévisionnelles de chacune des deux sections, sachant que ce sont des dépenses réelles. Il résulte de l article L du CGCT que ce crédit est employé par le maire, qui rend compte a posteriori de leur utilisation, et ne peut être utilisé que pour faire face à des dépenses non inscrites au budget. Elles n ont pas vocation à venir abonder des crédits sous estimés lors de la préparation du budget. Le décompte des voix dans les documents budgétaires En règle générale et pour une meilleure lisibilité des modalités d adoption des documents (budgets, comptes administratifs, délibérations) il est préférable de s en tenir aux indications cidessous en complétant chaque rubrique, sans oublier la date de convocation du conseil : Nombre de membres en exercice : il se réfère au nombre de membres élus lors du renouvellement du conseil, en tenant compte s il y a lieu des démissions, décès intervenus depuis cette date Nombre de membres présents : ce sont les membres assistant physiquement au conseil (rappel, les conseillers municipaux auxquels une disposition légale interdit de prendre part au vote ou leur enjoint de se retirer au moment du vote ne doivent pas être pris en compte (même présents à la séance) pour le calcul du quorum Nombre de membres votants : ce sont les membres ci-dessus participant au vote (à l exclusion des abstentions) plus les pouvoirs Nombre de suffrages exprimés : décompte de tous les votes (l'abstention n'est pas un suffrage exprimé) Nombre de suffrages contre : Nombre de suffrages pour : Le compte de gestion Il doit être accompagné de la délibération relative à son approbation par l assemblée délibérante et joint au compte administratif transmis au représentant de l Etat (de préférence complet). Afin d éviter un trop grand nombre de copies, il est préférable de le transmettre par mel à l adresse suivante : francoise.volut@cher.gouv.fr. C est en effet le seul document qui permet de vérifier la conformité des écritures de l ordonnateur et du comptable. Le compte administratif Le vote du compte administratif doit intervenir après l approbation du compte de gestion. Dans les séances où le compte administratif du maire ou du président de l EPCI est débattu, le conseil élit un président spécifique : cette élection doit expressément figurer dans la délibération d adoption du CA. Dans ce cas, le maire ou le président peut présenter son CA, assister à la discussion mais il doit se retirer au moment du vote, faute de quoi le vote du CA est entaché d illégalité (articles L du CGCT). Cette disposition ne s applique pas lorsque le compte relate uniquement des opérations effectuées par le prédécesseur du maire ou du président en exercice. Il ne peut signer ni la délibération, ni le CA (son nom et sa signature ne doivent pas figurer dans la liste des membres de l'assemblée délibérante sur l'annexe D2 «arrêté et signatures»)

5 Il convient de rappeler que le compte administratif est adopté si une majorité de voix ne s est pas dégagée contre son adoption (article L ) Le vote des documents budgétaires du CCAS Le centre communal d action sociale est un établissement public administratif communal ou intercommunal. Il est administré par un conseil d administration souverain, présidé selon le cas, par le maire ou le président de l EPCI. En l absence du maire ou du président de l EPCI, il est présidé par le vice-président élu en son sein. Le conseil d administration règle par ses délibérations les affaires du CCAS ou CIAS. C est donc à lui seul que revient l adoption des documents budgétaires. Dans le cas contraire, les décisions sont entachées d illégalité et les budgets doivent faire l objet d un nouvel examen par l organe compétent. Je vous précise également que les instructions budgétaires et comptables définissent un mode de présentation normalisée des documents budgétaires qui doit être respecté. L utilisation des maquettes réglementaires est nécessaire afin que les tiers qui consultent les budgets soient en mesure de les lire facilement. Vous devez donc utiliser ces maquettes qui sont téléchargeables sur le site internet de la DGCL : onglets «Finances locales», «Droit budgétaire et comptabilités locales» puis «les instructions budgétaires et comptables». Afin que vous ayez une complète information, je vous invite à consulter en ligne les arrêtés n INTB A du 16 décembre 2013 et n INTB A du 18 décembre 2013 et leurs annexes relatifs aux instructions budgétaires et comptables M14 et M4 sur le site Internet de la Préfecture : dans les rubriques «politiques publiques», «Relation Etatcollectivités», «Finances et budget», «budget» et enfin «arrêtés, circulaires et décret». Pour finir, je vous rappelle que seule l'adoption du budget sous la forme d'une délibération est susceptible de produire des effets de droit. La délibération est l'acte qui manifeste la volonté de l'organe délibérant de la collectivité et qui permettra son exécution par le maire. Les documents budgétaires qui y sont annexés, pour nécessaires qu'ils soient, n'en constituent pas pour autant des actes sur le plan juridique. Légalement, il n'y a donc pas d'acte budgétaire sans délibération (jurisprudence du Conseil d État du 28 juillet 1989, ville de Metz) La Préfète, Pour la Préfète et par délégation le Secrétaire Général, Henri ZELLER - 5 -