Bruxelles, le. Vu la loi du 8 août 1983 organisant un Registre national des personnes physiques ;

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1 ROYAUME DE BELGIQUE Bruxelles, le Adresse : Rue Haute, 139, B-1000 Bruxelles Tél.: +32(0)2/ Fax.: +32(0)2/ COMMISSION DE LA PROTECTION DE LA VIE PRIVEE DELIBERATION RN N 31 / 2004 du 21 octobre 2004 N. Réf. : SA2/RN/2004/037 OBJET : Demande introduite par la Société des Transports intercommunaux de Bruxelles (S.T.I.B.) en vue d obtenir l extension, tant sur le plan géographique que du point de vue des personnes concernées, de l autorisation accordée par l arrêté royal du 29 juin La Commission de la protection de la vie privée ; Vu la loi du 8 août 1983 organisant un Registre national des personnes physiques ; Vu la loi du 8 décembre 1992 relative à la protection de la vie privée à l égard des traitements de données à caractère personnel, en particulier l article 31bis ; Vu la loi du 25 mars 2003 modifiant la loi du 8 août 1983 organisant un Registre national des personnes physiques et la loi du 19 juillet 1991 relative aux registres de la population et aux cartes d identité et modifiant la loi du 8 août 1983 organisant un Registre national des personnes physiques, en particulier l article 19, 3 ; Vu l arrêté royal du 17 décembre 2003 fixant les modalités relatives à la composition et au fonctionnement de certains comités sectoriels institués au sein de la Commission de la protection de la vie privée, en particulier l article 18 ; Vu l arrêté royal du 29 juin 2003 autorisant la Société des Transports intercommunaux de Bruxelles à accéder aux informations et à utiliser le numéro d identification du Registre national des personnes physiques afin de rechercher les enfants âgés de moins de 12 ans et qui ont dépassé l âge de 6 ans ainsi que les enfants de familles nombreuses bénéficiaires d un titre de transport ; Vu la demande de la S.T.I.B., réceptionnée le 25 juin 2004, ainsi que les explications complémentaires reçues le 19 juillet 2004 et le 16 septembre 2004 ; Vu l avis juridique et technique du Service public fédéral Intérieur, reçu le 8 octobre 2004 ; Vu le rapport du Président ; Emet, après délibération, la décision suivante, le 21 octobre 2004 : DEL. 31/ / 5

2 I. OBJET DE LA DEMANDE L arrêté royal du 29 juin 2003 a accordé à la division Ventes et Revenus secondaires de la direction Stratégie Clients de la S.T.I.B. l autorisation d accéder aux informations visées à l article 3, 1 er alinéa, 1 à 5 et 9 de la loi du 8 août 1983 organisant un Registre national des personnes physiques (la «LRN»), en ce qui concerne les personnes physiques âgées de 6 à moins de 12 ans, ainsi que les enfants de familles nombreuses résidant sur le territoire de la région de Bruxelles-Capitale. La S.T.I.B. demande que l autorisation accordée par arrêté royal du 29 juin 2003 soit adaptée sur 2 plans : - L autorisation était géographiquement limitée. Les données des habitants de la Région de Bruxelles-Capitale étaient les seules consultables. La S.T.I.B. souhaite que l autorisation soit élargie aux habitants de toute la Belgique. - L autorisation devait également permettre à la S.T.I.B. de vérifier quels enfants d une famille nombreuse pouvaient prétendre à un tarif spécial. La S.T.I.B sollicite une extension à toutes les familles comptant au moins 2 enfants à charge. II. EXAMEN DE LA DEMANDE Vu la nature de l adaptation sollicitée, la Commission se borne à : - examiner la finalité supplémentaire ; - contrôler la proportionnalité, au regard des finalités définies par la S.T.I.B., de l accès aux informations du Registre national accordé suite à l adaptation, quant à sa portée géographique et au nombre d enfants à charge, de l autorisation ; - apprécier les mesures prises afin de garantir la sécurité de l information. A. FINALITE. L arrêté royal autorisait la S.T.I.B. à avoir accès à certaines données du Registre national afin de rechercher les enfants des familles nombreuses - c est-à-dire les familles comptant 3 enfants ou plus -, ceux-ci pouvant bénéficier d abonnements à des tarifs préférentiels. Depuis, la S.T.I.B. accorde également des tarifs préférentiels aux familles comptant deux enfants (1 er abonnement : 200 euros, 2 ème abonnement : 160 euros). Il faut donc que les données de ces familles puissent également être recherchées. La présente finalité est déterminée, explicite et légitime au sens de l article 4, 1, 2 de la loi du 8 décembre 1992 (la «LVP»). B. PROPORTIONNALITE. B.1. Par rapport aux données. Dans son avis n 43/2002, rendu le 14 octobre 2002 à propos de l arrêté royal du 29 juin 2003, la Commission affirmait notamment : DEL.31/ / 5

3 «Cette demande d accéder aux informations du Registre national a pour objet de rencontrer les obligations imposées par la décision de la Région de Bruxelles-Capitale du 21 mars 2001 : 1 d accorder la gratuité sur les transports en commun aux habitants de cette Région âgés de 6 à moins de 12 ans ; 2 de permettre aux enfants de familles nombreuses, c est-à-dire aux ménages qui ont, ou ont eu, au moins 3 enfants âgés de moins de 25 ans et de plus de 12 ans, tous en vie, de bénéficier d un tarif préférentiel pour leur abonnement. Cette finalité est déterminée, explicite et légitime. Elle satisfait donc au critère de finalité tel que défini par l article 4, 1 er, 2 de la loi du 8 décembre 1992.» Lorsque la demande ayant débouché sur l arrêté royal du 29 juin 2003 a été introduite, le principe de réciprocité n était pas encore intégralement d application entre les trois Régions belges. La demande ne visait donc que les personnes physiques domiciliées dans la Région de Bruxelles- Capitale. Un changement est intervenu depuis. Le principe de réciprocité est désormais appliqué entre les trois Régions de Belgique. Conséquence : les personnes domiciliées hors de la Région de Bruxelles-Capitale, par exemple celles résidant dans la périphérie de Bruxelles, peuvent bénéficier d abonnements gratuits et d abonnements à prix réduit aux mêmes conditions que les habitants de ladite Région. La S.T.I.B. veut offrir le même service aux personnes résidant à l extérieur de la Région de Bruxelles-Capitale et aux habitants de celle-ci. Il convient donc, en vue d effectuer les contrôles requis, qu elle ait accès aux informations du Registre national énumérées dans l arrêté royal du 29 juin 2003 pour toutes les personnes physiques résidant en Belgique. Au regard de la finalité, l accès aux informations mentionnées dans l arrêté royal du 29 juin 2003 pour toutes les personnes physiques résidant en Belgique doit être considéré comme conforme aux exigences de l article 4, 1, 3 de la LVP. B.2. Par rapport à l accès. Pour accorder des tarifs préférentiels, la S.T.I.B. se fonde uniquement sur la situation constatée au moment où un titre de transport est demandé. Dès lors, elle ne souhaite accéder qu aux données actuelles reprises dans le Registre national. L accès demandé est un accès permanent, des périodes précises n étant pas prévues pour la délivrance des abonnements gratuits ou à prix réduit. De tels abonnements peuvent en effet être demandés à tout moment, de sorte que la S.T.I.B. doit être constamment en mesure de vérifier si l intéressé a droit à un tarif préférentiel. La S.T.I.B. souhaite disposer de l accès aussi longtemps qu elle appliquera le système de l abonnement gratuit ou un système de tarifs préférentiels. Aucune limite temporelle n étant actuellement fixée pour l application de ces systèmes, l accès est sollicité pour une durée indéterminée. Si ces systèmes sont supprimés, la S.T.I.B. en informera la Commission. A la lumière de ce qui précède, un accès tel que celui demandé par la S.T.I.B. est pertinent et non excessif (art. 4, 1, 3 de la LVP). DEL.31/ / 5

4 B.3. Par rapport à la durée de conservation des données. La S.T.I.B. ne conservera pas les informations du Registre national plus longtemps qu il n est nécessaire pour établir la composition de la famille et agir en conséquence. Ceci implique que la S.T.I.B. devra détruire les informations obtenues du Registre national après que l abonnement gratuit ou à prix réduit aura été remis au demandeur. Une telle durée de conservation, qui est donc relativement courte, est admissible au regard de l article 4, 1, 5 de la LVP. C. SECURITE. C.1. Conseiller en sécurité de l information. L identité du conseiller en sécurité de l information a été communiquée à la Commission. L intéressé est «auditeur IT» au sein de la cellule organique «Audit» de la S.T.I.B. A ce titre, il évaluera régulièrement les différents processus (règles relatives à la sécurité de l information) et les adaptera si cela s avère nécessaire. La personne en question, qui est membre de «l Institute of Internal Auditors» (IIA), est soumise au code éthique de cet institut, qui impose notamment de faire preuve d objectivité professionnelle lors de l évaluation d activités ou de processus. C.2. Plan de sécurité de l information. Aucun plan de sécurité au sens strict du terme, c est-à-dire un plan établi par le conseiller en sécurité de l information, n est présenté. La S.T.I.B. a néanmoins transmis les documents suivants à la Commission : - une note concernant l organisation de la sécurité des données et des systèmes, - des informations générales sur la sécurité informatique au sein de la S.T.I.B., - les règles qui seront appliquées envers et par le personnel ayant accès aux informations du Registre national. Ces documents contenant les informations qui doivent normalement figurer dans le plan précité, la Commission est suffisamment informée quant à la sécurité de l information. Toutefois, le document reprenant les règles relatives à l utilisation des informations du Registre national vise exclusivement le personnel de la direction Intégration Réseau, alors que la demande ici traitée concerne la direction Stratégie Clients de la S.T.I.B. La Commission souhaite dès lors que les règles en vigueur pour le personnel de la direction Intégration Réseau ayant accès aux informations du Registre national soient également appliquées par le personnel de la direction Stratégie Clients ayant accès aux informations du Registre national. C.3. Personnes ayant accès aux données et communication de celles-ci à des tiers. En ce qui concerne ces points, on se reportera aux dispositions de l arrêté royal du 29 juin DEL.31/ / 5

5 PAR CES MOTIFS, la Commission adapte comme suit l autorisation accordée par l arrêté royal du 29 juin 2003 : 1 La S.T.I.B., direction Stratégie Clients, est autorisée à accéder aux données visées à l article 3, 1 er alinéa, 1 à 5 et 9 de la LRN, qui se rapportent aux : - personnes physiques âgées de 6 à moins de 12 ans ; - enfants de familles comptant au moins 2 enfants ; - enfants de familles nombreuses. 2 L accès dont il est question au point 1 sert uniquement à repérer les personnes physiques : a. âgées de moins de 12 ans et ayant dépassé l âge de 6 ans, qui veulent obtenir un titre de transport gratuit sur le réseau de la S.T.I.B. ; b. ayant droit à un tarif spécial en tant qu enfants d une famille nombreuse et qui souhaitent acquérir un titre de transport sur le réseau de la S.T.I.B. ; c. ayant droit à un tarif spécial en tant qu enfants d une famille comptant au moins deux enfants et qui souhaitent acquérir un titre de transport sur le réseau de la S.T.I.B. 3 Toutefois, l adaptation de l autorisation accordée par arrêté royal du 29 juin 2003 ne produira ses effets qu après que la S.T.I.B. aura fourni à la Commission : a. un document attestant que les règles en vigueur pour le personnel de la direction Intégration Réseau ayant accès aux informations du Registre national sont aussi d application pour le personnel de la direction Stratégie Clients autorisé à accéder aux données du Registre national ; b. un document dans lequel elle s engage explicitement à compléter de manière conforme à la vérité, signer et retourner à la Commission la liste relative aux exigences minimales en matière de sécurité envoyée par celle-ci. Le secrétaire, Le président, (sé) Jo BARET P. THOMAS DEL.31/ / 5

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