système de management intégré

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1 système de management intégré 2015 énergie management qualité iso 9001 environnement ohsas sûreté clients iso performance iso iso organisation collaborateurs atex apsad développement durable radioprotection sécurité mase cefri qualifoudre Manuel M-111 indice 15 Date d application : 1 er février 2015

2 sommaire 1. Engagement de la direction et politique de management Présentation générale du Groupe Garantir la pérennité et le développement du Groupe Organiser et animer l entreprise Maîtriser les affaires Respecter l environnement Eviter les accidents du travail et les maladies professionnelles Sécuriser l information Optimiser la performance énergétique de l entreprise Surveiller et améliorer Annexes Liste des entreprises Liste des pilotes de processus Présentation des entreprises Liste de la documentation obligatoire (M-113) Objectifs SMI 2015 Documents de référence Norme iso 9001: 2008 Norme en 9100 : 2009 Referentiel mase/uic 2009 et 2014 Référentiel QUALIFOUDRE V3.3 Norme iso : 2004 Specification e cefri apsad, I7, F7, I81, I82, I83 Iso / cei BS OHSAS : 2007 Saqr-ATEX Ism-ATEX ISO : Adhésion d EIFFAGE au Pacte Mondial des Nations-Unis (Global Compact 27 août 2013) - Charte des valeurs et finalités d EIFFAGE Code de conduite ( ) - Adhésion du 26 mai 2011 à la Stratégie Nationale pour la Biodiversité - Cahier éthique et engagement Eiffage (mai 2014) - Code de conduite Achat Eiffage ( ) - Carbon Disclosure Project Cahier carbone Cahier construire durable Cahier environnement Cahier innovation Cahier société civile Cahier éthique Cahier Ressources Humaines et Relations Sociales Cahier Fondation Eiffage et Clubs Régionaux d Entreprises Partenaires de l Insertion (CREPI)

3 préambule Le présent manuel décrit l organisation du Système de Management Intégré du Groupe CLEMESSY. Qu est-ce qu un Système de Management Intégré (SMI)? Le Système de Management Intégré (SMI) est un outil de pilotage qui associe la qualité, la santé, la sécurité, l environnement, la radioprotection, les exigences APSAD, Qualifoudre et le système de sécurité de l information. Cet outil mis à la disposition des entreprises permet de : - favoriser une cohérence globale des systèmes en évitant les redondances - avoir une vision globale en organisation pour mieux identifier les points à améliorer - obtenir une amélioration des résultats - faciliter la communication en interne - optimiser et centraliser les audits - satisfaire aux recommandations de la politique développement durable du Groupe. Les référentiels et leur perimètre d application Les dispositions relatives au Système de Management Intégré sont déclinées dans l ensemble du Groupe ou par entreprise : Référentiels Intitulé des référentiels Périmètre d application ISO 9001 Systèmes de management de la qualité Groupe CLEMESSY ISO Systèmes de management environnemental Exigences et lignes directrices pour son utilisation Groupe CLEMESSY EN 9100 Systèmes de management de la Qualité. Exigences des Organisations pour l Aviation, l Espace et la Défense Activité Contrôle Commande Mesure de l Entreprise Aéronautique et Spatial et Transport MASE-UIC Manuel d Amélioration Sécurité des Entreprises Entreprises selon le périmètre régional MASE APSAD Service d installation et de maintenance : - I7/F7 systèmes de détection d incendie et de mise en sécurité incendie - l81 détection d intrusion - I82 vidéosurveillance - I83 contrôle d accès. CEFRI Comité français de certification des Entreprises pour la Formation et le suivi du personnel travaillant sous Rayonnements Ionisants CLEMESSY SA : entités de Mulhouse C3 et Implantations Locales Reconnues (ILR) Entreprises ou filiales du Groupe CLEMESSY concernées par la réalisation d activités sous rayonnements ionisants en installations nucléaires ISO Système de gestion de la sécurité de l information Projets sensibles des entreprises (pour lesquels l ISO ou équivalent est exigé) QUALIFOUDRE BS OHSAS : 2007 Saqr-ATEX Ism-ATEX Référentiel pour la qualification des professionnels de la foudre Système de management de la santé et de la sécurité au travail Référentiel de certification de service volontaire mis en place par l INERIS Référentiel de certification de service volontaire mis en place par l INERIS Entreprises ou filiales du Groupe CLEMESSY concernées par des travaux de prévention des risques accidentels au sein des installations classées pour la protection de l environnement soumises à autorisation (Arrêté du 19 juillet 2011) Entreprises concernées, notamment ayant des activités à l export. Entreprises ou filiales du Groupe CLEMESSY concernées par la réparation en atelier de matériels électriques et non-électriques utilisables en ATEX Entreprises ou filiales du Groupe CLEMESSY concernées par la conception, la réalisation et la maintenance d installations industrielles en ATEX ISO : 2011 Système de management de l énergie Clemessy SA + SECAUTO 3

4 Périmètre de certification Pour les référentiels ISO 9001, le périmètre concerné par le Groupe est le suivant : Ingénierie, conception, études, fabrication, installations, mise en service, maintenance corrective et préventive d installations et d équipements : - électriques (tableaux électriques) - électrotechniques basse et haute tension jusqu à 400 kv - mécaniques - d instrumentation - d automatique - d informatique - de courants faibles - tuyauterie et mesure - systèmes de sécurité incendie - détection d intrusion - vidéosurveillance - contrôle d accès - protection et prévention contre la foudre Les périmètres des autres référentiels sont précisés dans le document M-148. Le rôle fondamental du management Le management s engage à déterminer, mettre en oeuvre, évaluer et améliorer : - la politique intégrée et les objectifs associés - le Système de Management Intégré (multi-référentiels) performant et efficace - l organisation adaptée au marché - la disponibilité des ressources nécessaires - les prestations et produits livrés conformes aux exigences clients - l écoute et les dispositions contribuant à la satisfaction client - l évaluation des risques, le document unique - la maîtrise des aspects environnementaux significatifs identifiés - la conformité réglementaire applicable à nos activités. Cet engagement est une condition fondamentale pour bâtir un système reconnu aussi bien en interne que par nos organismes certificateurs et nos clients. Le manuel Système de Management Intégré peut être diffusé librement à nos clients, prospects, fournisseurs, partenaires et diverses parties intéressées. 4

5 1 engagement de la direction et politique de management engagement de la direction Depuis sa création, le Groupe CLEMESSY poursuit ses efforts de développement pour atteindre aujourd hui une position reconnue dans nos métiers d expertise et de proximité. «La qualité de nos prestations doit servir de référence» Pour l avenir, les axes de progrès suivants ont été retenus : - garantir la pérennité et le développement durable du Groupe - organiser et animer l entreprise - maîtriser les affaires - respecter l environnement - éviter les accidents du travail - éviter les maladies professionnelles - gérer l exposition aux rayonnements ionisants - sécuriser l information - optimiser la performance énergétique de l entreprise. La Direction Générale s engage à ce que les prestations du Groupe soient réalisées conformément à cette politique, avec le souci de l amélioration continue, dans le respect des obligations réglementaires et contractuelles, au service de la satisfaction des clients et dans le respect de nos collaborateurs et de l environnement. La Direction Générale charge le Responsable Qualité Environnement Groupe, le Responsable du Service Santé-Sécurité, le Responsable du service immobilier, l Ingénieur chargé de certification APSAD / QUALIFOUDRE et le Responsable désigné CEFRI du Groupe, de vérifier l application des décisions prises, l efficacité de l organisation mise en place et de rendre compte périodiquement des résultats des mises en œuvre de ces décisions. Patrick GUERBERT Présiendt-directeur Général M-111 5

6 engagement du management Les membres du Comex, les chefs d entreprises, les responsables de filiales, les responsables d activités, les responsables qualité, sécurité et environnement du Groupe, les responsables de processus centraux, s engagent personnellement avec le Président-directeur général - à faire appliquer dans leurs services et entreprises, la politique et des objectifs déclinés dans le Manuel du Système de Management Intégré M à faire adhérer l ensemble de leur personnel par une communication positive de la démarche décrite dans le manuel afin de pérenniser et tenir les objectifs du Groupe. Léon Palermiti Directeur Ressources Humaines Philippe LAYLE Directeur Finances et Contrôle de Gestion Dominique STOECKLEN Adjoint à la Direction des Système d Information Marie-Madeleine REYMANN Adjoint à la Direction des Système d Information Alain HERRMANN Directeur Alsace Pascal BEDNARSKI Responsable d agence Mulhouse Jean-Marc MONZEIN Chef d entreprise Colmar Jean-Yves Renard Chef d entreprise Epinal Pascal GESQUIERE Responsable d agence Dunkerque Romain MASSFELDER Chef d entreprise Metz Philippe GUEDON Directeur Ouest Atlantique Gilbert LECLERC Responsable filiale SEH Alain CROZON Responsable filiale PLS Daniel BENINGER Directeur Reims Orléans Philippe HUBERT Responsable d agence Orléans Didier TAVERNE Directeur Maine Normandie Stéphane BIELER Chef d entreprise associé Grands Projets Maine Normandie 6

7 Christian HOLDER Directeur Aéronautique Spatial Transport Thierry BEAUGE Responsable d exploitation AST ISE Rémi PETITDEMANGE Responsable d exploitation AST MEX Dominique BRAND Responsable d exploitation AST ISA Pascal CONRATH Responsable d activité Clemessy Switzerland Michel RAMBAUD Directeur EIS/Fluides IT Clemessy Méditerranée hors Etang de Berre Philippe DUBUISSON Directeur Clemessy Nucléaire Jean-Pierre QUIBEUF Responsable d exploitation AST ISA AS Alain BESSARD Chef d entreprise Lyon Xavier UHL Chef d entreprise Centre-Est Jean-Marc BORREL Chef d entreprise associé Secauto Jean-Pierre DONZEL Chef d entreprise associé Secauto Clemessy Méditerranée Etang de Berre Rémy KAUFFMANN Chef d entreprise Clemessy Motors Philippe CABALLERO Responsable d activité EMCS Nord Jean-Martin MEYER Chef d entreprise RMT et Clemessy Maroc Talal NOURRE Responsable filiale Clemessy Maroc Stéphane DELATTRE Chef d entreprise Game Ingénierie Olivier LECORNET Responsable filiales Cogelub et LAB Assistance Emmanuel GEYER Chef d entreprise Energie et Process Industriels Eric BARBIER Responsable d exploitation Tabelec Jean-Luc VASSELIN Responsable filiale Dynae Gilles LACROIX Responsable filiale Game Travaux Marie-France CARAMELLA Responsable centrale du processus Commerce Muriel RISACHER Responsable centrale du processus Finances et Gestion Francine SCHOEPCHEN Responsable centrale du processus Ressources Humaines Francine LECOUTURIER Responsable centrale du processus Achats Jean-Marie GUTLEBEN Responsable Qualité Environnement Groupe Luc GIRARDI Responsable du service Santé Sécurité Radioprotection Alain BECART Responsable Immobilier Moyens Généraux 7

8 politique de management garantir la pérennité et le développement du groupe - Satisfaire nos clients par des prestations de qualité répondant à leurs besoins - Contribuer à l amélioration des résultats économiques par la pleine maîtrise de nos méthodes opérationnelles de travail - Maintenir un bon niveau de trésorerie - Satisfaire nos collaborateurs en créant un environnement de travail dans lequel ils peuvent pleinement s impliquer - Privilégier l utilisation de notre personnel et limiter l utilisation de main d oeuvre extérieure - Promouvoir l innovation dans le domaine de l efficacité énergétique - Poursuivre l amélioration de nos offres par la Recherche et le Développement. respecter l environnement - S inscrire dans la démarche environnementale de nos clients - Réduire nos impacts environnementaux - Assurer la veille réglementaire pour anticiper les solutions - Optimiser la gestion de nos déchets en réduisant les quantités et en augmentant la part de nos déchets valorisés - Prévenir et analyser les accidents environnementaux maîtriser les affaires - Conduire nos projets dans le respect des règles de maîtrise des risques et des «5R» - Tenir les basiques des méthodes de professionnels reconnues par nos clients - Être sélectionné comme un professionnel compétent dans les domaines de la sécurité incendie, de la détection d intrusion, de la vidéosurveillance et du contrôle d accès, et de la protection foudre - Choisir des fournisseurs capables d obtenir les mêmes niveaux de prestations que nous proposons à nos clients et surveiller leur performance organiser et animer l entreprise - Réaliser les entretiens d évaluation du personnel - Travailler avec un système d information commun - Connaître et appliquer les procédures - S inscrire dans une démarche de mise en place d un système de management intégré - Clarifier les missions de notre personnel - Maîtriser et faire évoluer les savoir-faire techniques - Accueillir le personnel - Gérer les habilitations eviter les accidents du travail et les maladies professionnelles - Accentuer l attitude préventive - Rendre systématique l information et généraliser la connaissance de la réglementation en vigueur - Promouvoir la santé et la sécurité par la hiérarchie au travers d une démarche participative avec le personnel et les partenaires institutionnels - Intégrer naturellement la sécurité dans les techniques de production et les méthodes de travail - Protéger les collaborateurs vis à vis des rayonnements ionisants en les formant et leur assurant un suivi médical renforcé - Appliquer la règlementation en vigueur en utilisant le Document Unique de prévention des risques professionnels comme base d analyse - Communiquer sur le droit de retrait et le devoir d alerte - Gérer les risques liés aux addictions surveiller et améliorer - Organiser régulièrement des audits et contrôles - Promouvoir les remontées terrain sécuriser l information - Répondre aux attentes des clients qui dans le cadre des projets émettent des exigences en matière de Sécurité Informatique - Augmenter le niveau de sécurité du patrimoine informationnel du Groupe optimiser la performance énergétique de l entreprise - Maîtriser nos consommations d énergie - Réduire nos émissions de carbone - Assurer la veille règlementaire pour anticiper les solutions 8

9 2 présentation générale du groupe les métiers du groupe Concevoir, intégrer, installer, maintenir et améliorer des systèmes et équipements en génie électrique et génie mécanique. Les offres du Groupe s articulent autour de trois types d activités : projets et proximité Qu il s agisse de grands projets clés en main ou de travaux de proximité, les équipes se mobilisent localement et proposent un ensemble de solutions et de services en adéquation avec les exigences de nos clients. systèmes & expertises Nos compétences multitechniques, conjuguées à notre engagement en R&D, nous permettent de construire des systèmes et des équipements clés en main dédiés à de nombreux process industriels. maintenance & services Nos spécialistes conseillent et accompagnent les clients dans l organisation et la mise en place de leur stratégie de maintenance. - Electrotechnique - Communication & sécurisation - Efficacité énergétique - Automatisation de procédés - Mesures - Mécanique - Tuyauterie - Essais, validation et simulation - Contrôle - Equipements électriques - Analyse - Assemblage/Montage - Manutention, convoyage - Ingénierie de maintenance - Management et exploitation - Réparation/reconstruction - Diagnostics et surveillance - Opérations de maintenance - Contrôle, étalonnage 9

10 des références industrie - Renault Alliance Conception et réalisation de la mécanisation d une ligne d usinage de vilebrequins, intégrant les machines de contrôle dimensionnel pour l usine Avtovaz, en Russie - CNES et Arianespace Maintenance et exploitation des systèmes de sûreté et de protection, des systèmes de production et distribution d énergie électrique et des systèmes de contrôle-commande des lanceurs - INPEX Construction et fourniture de 49 équipements d analyse servant à contrôler la qualité de production de la phase Gaz, Hydrocarbures et eaux de rejet du projet Ichthys, champs de forage gaziers «offshore» au large de l Australie - Sanofi Pasteur Contrat de maintenance et qualification des moyens de recherche (près de 3000 équipements) et équipements de froid du site de Marcy L Etoile - Cargill Conception et réalisation des équipements électriques et automatismes de l usine de traitement de fève de cacao sur l ile de Java - Famar Orléans-La-Source Conception et réalisation des lots courants forts et courants faibles, des BSM/EMS (Building Management System/ Environnement Management System) ainsi que le projet Clean Piping (tuyauterie propre) avec la mise en place d une boucle EPU (Eau Purifiée) - CEA Conception et réalisation des Installations Electriques Générales du projet de réacteur Jules Horowitz (RJH) sur le site de Cadarache infrastructures - SENAC Mise en oeuvre des Equipements Fixes d Exploitation des 38 gares de péage de l autoroute Dakar-Diamniadio au Sénégal - Port de Lomé Conception et réalisation des équipements électriques du nouveau terminal à conteneurs du port de Lomé au Togo - Marseille-Provence-Métropole Conception et réalisation des installations de sécurité du tunnel du Vieux-Port. La supervision mise en oeuvre permet la gestion de l ensemble des systèmes : éclairage, signalisation, ventilation, vidéosurveillance. - STEP Marquette-Les-Lille Réalisation des courants forts et courants faibles de la nouvelle station de traitement d eau à Marquette-lez-Lille. - SOciété Nationale des Eaux du Benin (SONEB) Construction et équipement de 38 stations de pompage destinées à renforcer l alimentation en eau potable de la ville de Cotonou et de ses agglomérations. production, transport et distribution d énergie électrique - EDF - Centrales Diesel DOM & CORSE Conception et réalisation clés en main des installations électriques générales des nouvelles centrales diesel des départements d Outre-mer et de la Corse - EDF - EPR Flamanville Construction clés en main des tableaux électriques basse tension de la centrale 3ème génération - EDF - CNPE En groupement d entreprises, contrat de fourniture, montage et maintien en conditions opérationnelles des groupes électrogènes à moteurs Diesel d Ultime Secours (DUS) pour l ensemble des paliers 900 et 1450 MW du parc nucléaire français, soit au total 38 tranches. - NEOEN Contrat de conception, construction, opération et maintenance du plus grand parc photovoltaïque d Europe, à Cestas, près de Bordeaux - MIDPARC Construction et installation d un transformateur 20 MVA de la future zone franche d exportation «MIDPARC», située à Nouaceur, près de l aéroport de Casablanca au Maroc - Électricité de Guinée Réhabilitation et extension du réseau électrique de la ville de Conakry et de sa banlieue, en République de Guinée - Direction Générale des Grands Travaux Electrification de 6 villages dans la Région du Pool au Congo tertiaire - Altarea Réalisation des installations électriques et de la gestion technique centralisée du centre commercial de Villeneuve La Garenne - Rezidor Rénovation technique des réseaux hydrauliques, aérauliques et d électricité du Radisson Blu Hôtel à Lyon - Palais de Justice Restructuration et extension des équipements électriques du Palais de Justice de Strasbourg - Cogedim Réalisation des lots courants forts, courants faibles et de la gestion technique centralisée du nouveau centre commercial de Toulon-La Valette. 10

11 organisation du groupe L organisation détaillée du Groupe CLEMESSY est décrite dans l organigramme mis à disposition dans l intranet. Les responsabilités et les relations entre les fonctions importantes sont définies et décrites dans les fiches mission ou objectifs des différents responsables. Des plans QSE ou l utilisation des descriptions de fonction (analyse d emploi ou équivalent) peuvent compléter ces dispositions. Les services centraux fournissent aux entreprises opérationnelles des services dans les domaines du marketing, de la communication, du commerce, des achats, de la production des affaires, de la finance et de la gestion, de la maintenance des moyens et des infrastructures, de la sécurité, des ressources humaines, du juridique, de la qualité et de l environnement. Ils exercent une fonction de support, de validation et de contrôle. Direction Générale Président-directeur Général Patrick GUERBERT Direction Industrielle Méthodes Maîtrise projets / contrats Validation & Audit techniques Qualité Environnement Secrétariat Général Juridique Assurances Direction Financière et Contrôle de Gestion Trésorerie - Finances Comptabilité Générale Audit et contrôle internes Consolidation - Fiscalité Contrôle de gestion Direction Commerciale Direction des Ressources Humaines Institut des Métiers Politique R.H. Santé, Sécurité et Radioprotection Direction des Systèmes d Information Systèmes d Information Informatique Entreprises 11

12 Direction Générale Commerciaux d axes Responsables du développement des axes commerciaux majeurs Marketing & Communication Direction Industrielle Coordination achats Service immobilier moyens généraux Entreprises Alsace Lyon Metz / Dunkerque Centre Est Ouest / Atlantique Epinal Secauto Reims / Orléans/ Belgique Maine / Normandie A.S.T. SEH PLS CLEMESSY RUS E.I.S/FLUIDES IT CY Mediterranée HYLINE BELGIQUE hyline france PROCAT Clemessy Nucléaire CY Switzerland teseo CY automatizare cy espana cy shanghai Game Travaux R.M.T. clemessy motors Game Ingénierie clemessy uk énergie & process industriels Dynae Clemessy Maroc E.M.C.S Nord Cogelub LAB Assistance Les périmètres concernés par les certifications et les qualifications du Groupe Clemessy sont définies dans la liste M

13 cartographie des processus La cartographie des processus du Groupe CLEMESSY présente les processus nécessaires au Système de Management Intégré du Groupe et leur interaction. - Certains processus ont un caractère obligatoire pour les entreprises du Groupe. Ils sont identifiés dans la liste M D autres processus sont proposés par le Groupe aux entreprises qui peuvent les adapter aux conditions locales. Ils sont identifiés dans la liste M Enfin, certains processus, notamment liés à des activités de réalisation spécifique, sont propres aux entreprises et sont identifiés dans la liste de la documentation applicable de l entreprise. Un pilote de processus est désigné pour chacun de ces processus. Il mène annuellement la revue de son processus pour en évaluer l efficacité et organiser l amélioration permanente dont la mise en oeuvre est sous la responsabilité du management. Les résultats des revues de processus sont des données d entrée des revues de direction. Le pilotage des processus intègre les objectifs fixés par la direction du Groupe CLEMESSY dans le but de satisfaire nos clients, nos partenaires ainsi que les diverses parties intéressées. Aucun processus n est externalisé. M-020 Management Intégré M-111, M-113 SMI + Politique & Objectif M-112, M-124, M-163 Maîtrise de la documentation M-141 Guide d évaluation des risques pour la santé et la sécurité M-143 Revue de direction M-159 Organisation pour la gestion du personnel selon le CEFRI M-173, M-174, M-175, M-176 Environnement Législation et réglementation Besoins du marché Exigences des clients Exigences environnementales Risques CM-020 Processus commercial AL-021 Approvisionnement achat de matières et sous traitance Etudes Conception Pilotage de projet Réalisation de travaux (chantier - atelier) Travaux de proximité Maintenance P R O C E S S U S S U P P O R T S FC-031 Gestion économique des affaires RH-024 Identification des compétences nécessaires à court et moyen terme SGX-003 Gestion des bâtiments Pérennité de l entreprise Prévention des risques Satisfaction des clients Préservation de l environnement M-140 Pilotage des processus M-115 Audit interne M-120 Amélioration continue M-121 Maîtrise des non-conformités M-501 Rapport d activité et tableau de bord QSE Mesure, analyse et amélioration 13

14 communication En interne La communication en interne du SMI au niveau du Groupe est primordiale de par la diversité géographique de ses entreprises. Elle est faite à plusieurs niveaux : - de la direction du Groupe vers les entreprises : Système de Management Intégré, tableaux de bord Groupe, synthèse de fonctionnement des entreprises, réunions périodiques, - des entreprises vers la direction du Groupe : rapports et bilans d activités périodiques, réunions périodiques, - dans chaque entreprise du groupe : politiques et objectifs, tableaux de bord, rapports d activités, réunions périodiques, entretiens individuels, causeries Pour permettre l accès à l information, CLEMESSY a mis en place des bornes de communication interne. Il en existe une cinquantaine, réparties sur les différentes implantations et installées dans des lieux conviviaux tels que les machines à café ou des lieux de passage. De nouveaux articles paraissent chaque semaine, rapportant des informations sur la vie de l entreprise (réussites commerciales, salons professionnels, chiffres clés, messages de la Direction générale ). Un complément par affichage est organisé pour le personnel de chantier ou des sites qui n ont pas accès à des bornes de communication. En externe Les règles de communication sont décrites dans la note CM-117. Le service communication est garant du respect de la charte graphique du Groupe, de l image et de toutes les éditions quel que soit le support. 14

15 3 garantir la pérennité et le développement du groupe plan à moyen terme Afin de s adapter aux évolutions techniques, technologiques et organisationnelles des différents axes marchés, le Groupe CLEMESSY a initié une réflexion à un horizon de 3 ans. Des PMT ont été établis pour chaque axe marché stratégique. gestion économique des affaires La gestion financière du Groupe est soumise à l application des règles légales comptables et des règles internes de gestion financière éditées par CLEMESSY, afin : - d établir les états financiers légaux (comptabilité) - d assurer le reporting à la Direction Générale (contrôle budgétaire, contrôle de gestion) - d optimiser l équilibre de la trésorerie vers un niveau suffisant pour garantir le développement de l entreprise. Le processus FC-031 décrit la gestion économique des affaires de manière à maîtriser les risques économiques liés à la réalisation des affaires. Au moyen d un effort constant au sein de chaque entité, le suivi du financement des projets clients doit impérativement conduire à maîtriser la situation de trésorerie du Groupe. Un plan de financement est exigé pour toute affaire à risques selon la procédure CM-107. L analyse du financement d un projet fait partie intégrante du point affaire réalisé entre le responsable du projet et la fonction gestion. Les informations restituées permettent de détecter à un instant donné les projets clients qui sont en position de sur ou sous financement, de manière à pouvoir agir pendant le déroulement du projet. 15

16 évaluation et adaptation des compétences Le dialogue social nourri, amène à la conclusion de différents accords sociaux : - la gestion prévisionnelle des emplois et des compétences - la mobilité géographique - le contrat de génération - la politique salariale - l égalité hommes / femmes. Afin d adapter les ressources aux évolutions de nos métiers et de nos marchés, le Groupe CLEMESSY agit en permanence par le biais de la formation professionnelle, du recrutement, de l apprentissage, de la mobilité géographique et professionnelle ainsi que par la progression professionnelle. Au cœur de ces processus se situe l entretien individuel avec les collaborateurs. institut des métiers Notre école de formation interne, l IDM, conçoit et réalise des stages ainsi que des parcours de formation pouvant conduire jusqu à l obtention d une certification professionnelle voire d un diplôme de l Education Nationale. Ces formations sont accessibles à l ensemble de nos collaborateurs et concernent tous les métiers de l entreprise tels que monteur électricien, conducteur de chantier, projeteur, chef de projet, chargé d affaires, chargé d essais, etc. Elles permettent aux collaborateurs : - d acquérir des connaissances opérationnelles et des méthodes professionnelles - de s approprier des outils de management s inscrivant dans les valeurs, la culture et la stratégie de notre entreprise - de partager leur expérience - de s inscrire dans les réseaux métiers Les formations sont pour partie dispensées par des salariés de notre entreprise. écoute clients Il est important pour nous d évaluer en permanence la satisfaction et les attentes de nos clients. L écoute clients est réalisée à deux niveaux : - dans les entreprises opérationnelles : les responsables qualité mesurent la satisfaction client de l unité à travers différents indicateurs : lettres de félicitation spontanées, enquêtes de satisfaction papier, cotations par le client, audits de nos client, réclamations, etc. Les réclamations clients font l objet d ouverture de fiches d écart afin d analyser les causes du problème et de mettre en place les actions appropriées. - en central : chaque année, le service marketing administre une enquête de satisfaction (par téléphone) auprès d un panel de clients du Groupe. Les résultats obtenus sont partagés avec les unités opérationnelles et font l objet d un suivi rigoureux par le responsable qualité Groupe qui s assure de la mise en oeuvre d actions correctives. Les retours de nos clients, même s ils nous paraissent négatifs, sont des pistes d amélioration à exploiter par nos équipes en relation avec les clients. Chaque mécontentement émis est une opportunité pour notre équipe commerciale de rencontrer nos clients et d envisager avec eux les solutions que nous pouvons apporter aux problèmes soulevés. 16

17 développement durable L expression «développement durable» qualifie un développement qui répond aux besoins présents sans compromettre la capacité des générations futures à répondre à leurs propres besoins. Pour ce faire, les trois piliers du développement durable sont l efficacité économique, l équité sociale et le respect de l environnement. L efficacité économique vise des objectifs de pérennité et de croissance. - Fidélisation de nos clients actuels et développement commercial - Sentiment d appartenance de nos salariés au Groupe - Identification et réduction des risques de toutes natures L équité sociale vise à satisfaire les besoins humains, l équité et la cohésion sociale. - Evolution par la formation des salariés - Sécurité et santé, satisfaction du personnel - Politique de recrutement diversifiée Le respect de l environnement vise à préserver, améliorer et valoriser l environnement et les ressources naturelles sur le long terme. - Démarche ISO Maîtrise des énergies, réduction de nos consommations - Gestion des déchets - Prévention et maîtrise des risques et des impacts - Sensibilisation de nos collaborateurs - Offres commerciales innovantes dans le domaine de l efficacité énergétique - Réduction de l empreinte écologique Écologique Vivable Viable Durable Social Équitable Économique optimisation energétique offre commerciale clemsee Clemessy propose d améliorer le confort et la sécurité des bâtiments, réduire l empreinte écologique et diminuer les consommations énergétiques de ses clients. Une offre globale mais modulaire a été développée et permet de répondre aux enjeux économiques et environnementaux de l industrie et du tertiaire. Chacune des briques contribue à la construction d un système global permettant de disposer d outils d aide à la décision au service de l efficacité énergétique. 17

18 4 organiser et animer l entreprise Le Groupe CLEMESSY a choisi de s engager dans la mise en place d un Système de Management Intégré qui va lui permettre : - de pérenniser le Groupe et les entreprises en formalisant clairement le fonctionnement et l organisation - d être certifié pour être reconnu par les clients et les partenaires. management par objectif Objectif des entreprises Chaque entreprise définit des objectifs annuels formalisés d entrée de commande, de production, de rentabilité, de trésorerie, QSE et d amélioration issus de la préparation budgétaire et de la Revue de Direction du Système de Management. Les objectifs annuels s inscrivent dans la stratégie du Groupe développée dans le Plan d Entreprise à Moyen Terme (PEMT). Ils sont communiqués à l ensemble des salariés généralement dans le cadre de réunions de début d année. Réunions de fonctionnement En cours d exercice, des réunions régulières (management, commerce, production,...) permettent de suivre les actions et les indicateurs pour tenir les objectifs de l entreprise. Objectif individuel des collaborateurs L entretien d évaluation est un entretien périodique, conduit par le hiérarchique direct, pour : - évaluer la performance par rapport à la fonction et aux objectifs de la période passée - définir les objectifs à réaliser durant la période à venir - analyser la situation du collaborateur et identifier ses perspectives d évolution. C est le moment au cours duquel le responsable hiérarchique fait le point sur la fonction tenue, définit les objectifs, clarifie les règles et les délégations, assure le suivi de son collaborateur. Pour le collaborateur, l entretien permet de mesurer ce qui a été fait, ce qui est à faire, les progrès effectués ou restant à effectuer, d identifier sa contribution à la réussite de l entreprise et de la faire connaître. L évolution professionnelle des collaborateurs est réfléchie de manière collective dans le cadre des comités de carrière. 18

19 formalisation de l organisation Organigramme Les organigrammes sont présentés selon un canevas commun et mis à jour a minima annuellement en cas d évolution. Toutes les personnes d une entité doivent figurer sur un organigramme. Chaque salarié n a qu un seul hiérarchique. Chaque organigramme doit être validé par la hiérarchie immédiatement supérieure. Les fichiers de tous les organigrammes du Groupe sont transmis au service Organisation pour un contrôle de cohérence et pour la mise à jour de la base de données documentaire du Référentiel. Délégation et Sous-délégation Les délégations des Directeurs / Chefs d entreprises (N-1) sont établies par la Direction Juridique et des Assurances sur la base des instructions de la Direction Générale. La Direction Juridique et des Assurances veille, en les établissant, au respect des conditions de validité imposées par les Tribunaux de même qu à la cohérence du schéma d ensemble. La sous-délégation de pouvoirs et de responsabilités est possible mais dans le cadre stricte des règles énoncées dans la procédure M-105 et à l aide des trames-type M-104. Cascade de remplacement La formalisation de la cascade de remplacement doit préciser par service, le nom du titulaire de chaque principale fonction et celui de son(ses) remplaçant(s). système d information groupe Le système d information est organisé autour d un outil multifonctions (Movex) et de Lotus Notes. Il assure l homogénéité des données et la cohérence des informations au sein du Groupe. C est un outil structurant qui permet de parler le même langage au sein du Groupe et d effectuer une saisie unique des informations, au plus près de l opérationnel. animation du système de management Au niveau du siège du Groupe CLEMESSY, des intervenants spécialisés dans les Référentiels du SMI sont en charge de coordonner les actions pour les démarches de certification qui couvrent plusieurs entités du Groupe. Lorsqu une certification ne concerne une entreprise que localement, ils peuvent amener un soutien en terme d accompagnement. Les responsables QSE des entreprises sont proches des opérations et connaissent les besoins des clients de leurs entreprises. Ils sont polyvalents et animent localement les démarches du SMI et font part de leurs besoins aux intervenants spécialisés du siège. Le Comité de Pilotage Qualité Environnement se réunit 5 jours par an pour construire, maintenir et améliorer notre Système de Management certifié ISO 9001 et ISO

20 savoir-faire techniques La plupart des entités opérationnelles du Groupe CLEMESSY se sont dotées de grilles de savoir-faire. CLEMESSY a développé l outil SAGESSE qui permet de tracer les savoir-faire dans le but de : - forger un langage commun en matière de savoir-faire technique - mémoriser notre savoir-faire technique de manière simple - analyser et faire évoluer les savoir-faire existants. habilitation du personnel Les entreprises du Groupe CLEMESSY s assurent que les habilitations et autorisations sont délivrées en fonction de la capacité d une personne à accomplir en sécurité les tâches fixées. Ces dispositions sont également applicables au personnel intérimaire. Le personnel non habilité ou non autorisé ne doit pas réaliser des tâches présentant des dangers et rentrant dans le cadre des habilitations. La gestion des habilitations est assurée à l aide d un outil commun HABILIS qui permet : - d éditer les titres d habilitations - d éditer les carnets d accès pour les activités dans le nucléaire - de suivre les formations ou recyclages correspondants - de faire passer les contrôles de connaisance annuels - de suivre les inaptitudes médicales - de désigner les collaborateurs représentant l employeur pour les Plans de Préventions et Plans Particuliers de Sécurité et de Protection de la Santé. Les formations internes à l habilitation électrique s effectuent en respectant le référentiel de la CARSAT Alsace Moselle y compris le fascicule ED 6127 édité par l INRS. maîtrise documentaire Le système documentaire définit l ensemble des dispositions prises en organisation, procédures, méthodes et ressources permettant la mise en oeuvre de la politique intégrée et l assurance de conformité des produits, prestations et activités, à la satisfaction des clients, partenaires et parties intéressées. Ce système intégré comprend une documentation structurée, maîtrisée et entretenue. Documents obligatoires du groupe clemessy - La liste des documents M-113 comprend les documents d usage obligatoire dans le Groupe. - Les formulaires associés à un document de statut obligatoire peuvent être complétés par chaque entreprise si besoin, sans remettre en cause le caractère obligatoire du document. Document de référence du groupe clemessy - La liste des documents M-114 établit les documents de référence du Groupe. - Ces documents sont modifiables par les entreprises. Documents applicables des entreprises - Chaque entreprise doit adapter et compléter la liste M-114 à son environnement certifié. - La liste des documents applicables par chaque entreprise comprend des documents de référence du Groupe pris tels quels ou adaptés et des documents propres à l entreprise. L ensemble de ces dispositions fait l objet de campagnes d audits. 20

21 5 maîtriser les affaires du besoin client jusqu à sa satisfaction L une des préoccupations essentielles du SMI du Groupe CLEMESSY est de répondre aux attentes et besoins de nos clients mais aussi de leur proposer des organisations de proximité ou de projets efficaces, des solutions techniques innovantes et attractives. Celles-ci sont réalisées dans le respect des budgets, des délais et de la qualité requise. La méthodologie des «5R» nous permet de maîtriser les affaires : cette méthode garantit un déroulement conforme des opérations par la tenue de 5 revues tout au long de la vie du projet : 5r - revue d offre - revue d entrée de commande - revue d enclenchement - revue d avancement de projet - revue de fin d affaire La grille M-500 présente les règles d application des revues exigées par le Groupe. Les entreprises peuvent adapter cette grille à leur périmètre certifié mais ne peuvent se soustraire au minimum demandé par le Groupe. Le contenu, la tenue et l efficacité des revues de traitement d affaire font l objet d un suivi systématique par le management des entreprises. en amont de l appel d offre La fonction commerciale procède à l identification des exigences relatives aux offres, en termes de besoins clients, de spécifications techniques ou organisationnelles. L appel d offre est réceptionné et pré-analysé afin de décider d élaborer l offre ou de la décliner. Le client est informé de la décision. les projets vpi Les projets d un volume supérieur à 750 K ou présentant des risques selon la procédure CM-107 doivent faire l objet d une procédure spécifique de validation (procédure VPI) avant même que l offre ne soit établie et ce à chaque étape avant de s engager auprès du client. L identification dans l outil VPI GEODE, la prise en compte et la validation en revue d offres, le suivi par la grille d analyse des risques dès l entrée de commande composent cette surveillance désormais indispensable des projets VPI. groupements externe et interne En cas de groupement temporaire avec d autres entreprises extérieures ou entre entreprises du Groupe CLEMESSY pour l établissement de l offre, un contrat précise la répartition des rôles et responsabilités des membres du groupement, y compris pour tout ce qui concerne la qualité, la sécurité, l environnement et les autres domaines concernés. 21

22 traitement de l offre L élaboration de l offre est confiée à un Ingénieur Technico-Commercial (ITC) ou à un chargé d affaire qui est l interlocuteur du client dans la phase offre. Avant l émission de l offre, il vérifie qu elle répond bien aux exigences et attentes du client et que l entreprise possède l aptitude à la produire en cas de commande. 5r Revue d offre - Engager ou non la société par rapport à l offre - S assurer de la qualité et de l exhaustivité de l offre - S assurer qu en cas de commande, celle-ci pourra être produite dans des conditions satisfaisantes - Anticiper la sécurité du personnel devant intervenir traitement de l entrée de commande Une revue d entrée de commande est organisée par la fonction commerciale responsable de l offre avant acceptation de la commande. 5r Revue d entrée de commande - Engager ou non la société par rapport à la commande - S assurer de la conformité et de l exhaustivité de la commande par rapport à l offre et aux négociations - S assurer que la commande pourra être produite dans des conditions satisfaisantes analyse et suivi des risques projet en phase de réalisation Les risques des projets VPI sont identifiés et suivis en phase de démarche commerciale. Une grille d analyse des risques peut être initiée à ce stade par le responsable commercial, idéalement accompagné du chef de projet pressenti. Après la revue d entrée de la commande et dans la phase d enclenchement, le chef de projet prend en compte l identification des risques faite en phase commerciale et la complète tout au long de son suivi en phase de réalisation. A chaque revue d avancement du projet le suivi des risques du projet est mis à jour. confidentialité Toutes les précautions nécessaires sont prises afin que les produits et documents transmis par un client ne puissent être accessibles à des entreprises ne participant pas directement à l exécution du contrat. enclenchement Pour chaque commande un «responsable» de commande (chargé ou chef de projet, chargé d affaires, chef de site ) organise et pilote la production de la commande, y compris les relations avec le client pendant toutes les phases de production. Il réalise son devoir de conseil et propose des travaux supplémentaires, le cas échéant. Il assume la responsabilité de la commande jusqu au transfert de propriété. 5r Revue d enclenchement Définir l organisation pour produire un projet ou contrat qui permet de répondre aux objectifs de coûts et délais ainsi qu aux exigences des clients et demandes internes. 22

23 processus de production et préparation du service Toutes les activités de production et/ou de services, y compris le fonctionnement des processus, sont définies et mises en oeuvre dans les entreprises. La préservation du produit est également prise en compte. Des dispositions particulières sont prises en terme d identification et de traçabilité si nécessaire. Dans tous les cas, la propriété du client y compris la propriété intellectuelle, fait l objet de mesures appropriées afin d en préserver la confidentialité. dispositifs de surveillance et de mesure Les dispositifs définis pour assurer la conformité des produits et prestations livrés au client ou des processus mis en oeuvre sont maîtrisés au niveau des entreprises assurant la réalisation des produits et des prestations. 5r Revue d avancement de projet / Point économique - Identifier le reste à produire, les aléas, les provisions pour risques - Identifier les dérives - Détecter les risques - Suivre le plan d action du projet - Mettre à jour les informations relatives au pilotage du projet et informer la hiérarchie. analyse de fin de commande Après le transfert de propriété, une analyse est faite sous la responsabilité du responsable de commande afin d alimenter le retour d expérience et d améliorer les processus mis en oeuvre. Ce retour d expérience est une donnée d entrée de la revue de processus. 5r Revue de fin d affaire - Analyser les écarts et les dysfonctionnements - Donner un retour d expérience pour améliorer les affaires à venir Pour les contrats significatifs et après mise en exploitation de l installation, il est vérifié que le client est satisfait de la prestation fournie. Si ses remarques ou difficultés peuvent être exploitées, elles sont enregistrées afin d alimenter le retour d expérience. Des prestations complémentaires peuvent être proposées au client afin de l aider à exploiter au mieux et à maintenir en bon état son installation. conception et développement Cette capacité est reconnue et mentionnée dans les libellés des annexes des certificats ISO 9001 des entreprises concernées. Le déclenchement de la démarche et le périmètre d application sont décidés selon les projets au moment des revues d offres puis des revues d enclenchement. 23

24 exigences apsad Pour assurer les performances d un système de sécurité dans le domaine des systèmes de sécurité incendie, de la détection d intrusion, de la vidéosurveillance ou du contrôle d accès, plusieurs conditions doivent être réunies : - une conception adaptée aux besoins de l utilisateur et répondant aux normes - un matériel de qualité et répondant aux normes - un installateur qualifié pour ce type d installation. Il est primordial de réunir ces conditions afin d être reconnu comme un professionnel compétent dans les domaines des systèmes de sécurité incendie, de la détection d intrusion, de la vidéosurveillance et du contrôle d accès, mais également afin de garantir la meilleure qualité de prestations à nos clients. Le référentiel de certification est défini par les référentiels APSAD-F7& I7 et I81, I82 & I83. La marque APSAD (Assemblée Plénière des Sociétés d Assurances Dommages) est la propriété du CNPP (Centre National de Prévention et de Protection). L organisation, basée sur la décomposition par établissement (codes Siret) se compose : - d une Entité Technique Autonome (ETA) - c est l établissement du siège de CLEMESSY - de plusieurs Implantations locales Reconnues (ILR) - d un référent technique par entité au minimum. La Direction Technique du Groupe CLEMESSY coordonne les actions et organise la certification. maîtrise des achats Le Groupe CLEMESSY doit choisir les fournisseurs de produits ou de services nationaux ou internationaux qui sont capables de mettre en œuvre une politique continue et partagée de gain de compétitivité. Les achats auprès des fournisseurs sous contrats cadre doivent être privilégiés. Les contrats de sous-traitance et d achat doivent répercuter les contraintes «client» et sécuriser les prestations : l acheteur a un devoir d alerte. Le respect de la charte achats et des règles de déontologie du Groupe est un impératif et toute dérive est sanctionnée. Les achats doivent être impliqués dès l amont dans les devis clients importants ou sensibles, afin de garantir l efficacité du processus et la sécurisation des affaires. Dans ce but, la Coordination des Achats Groupe CLEMESSY : - assure la relation avec les directions commerciales des fournisseurs importants, négocie les contrats nationaux ou délègue la négociation et la mise en oeuvre aux acheteurs marchés - assure la cohérence des conditions de règlement du Groupe - gère le fichier fournisseurs, le suivi des évaluations fournisseurs - assure la mise à jour des contrats cadre - assure le lien avec la direction financière et les systèmes d information (gestion des ristournes de fin d année et gestion des bases de données fournisseurs) - pilote les audits fournisseurs et sous-traitants et le suivi des documents légaux. Chaque entreprise organise son service achats en fonction de son schéma propre et de son activité ; le service achat répond hiérarchiquement au chef d entreprise et fonctionnellement à la coordination des achats. Chaque entreprise respecte la politique achat annuelle du Groupe (AL-156). 24

25 sûreté nucléaire La Sûreté nucléaire est un ensemble de dispositions permettant d assurer le fonctionnement normal d une installation nucléaire, de prévenir les accidents ou les actes de malveillance et d en limiter les effets tant pour les travailleurs que pour le public et l environnement. Dans le cadre des opérations réalisées pour ses activités nucléaires, le Groupe CLEMESSY s engage : - à promouvoir la culture de Sûreté au sein de ses équipes - à sensibiliser l ensemble de son personnel à l importance de leur tâche et aux impacts sur la Sûreté de l installation nucléaire que pourrait induire toute anomalie commise dans le cadre de leurs activités. qualifoudre Selon la législation en vigueur, les Installations Classées pour la Protection de l Environnement (ICPE) doivent procéder : - à une analyse Risque Foudre réalisée par une société reconnue comme compétente - à une étude technique menée par une société reconnue compétente - à la mise en place d un système de protection et de prévention conformément à l étude technique - à la vérification du système de protection et de prévention mis en place, conformément à l étude technique. La certification QUALIFOUDRE permet aux entreprises du Groupe CLEMESSY d être reconnues compétentes pour étudier, installer et vérifier des systèmes de protection et de prévention contre la foudre. De plus, les collaborateurs ont été formés à la problématique foudre et leurs connaissances ont été validées par un organisme extérieur. conception, installation, maintenance et réparation en atmosphère explosibles (atex) Pour nos clients concernés par les risques d explosion, tout est mis en œuvre pour assurer que les équipements de travail et tout dispositif de raccordement associé mis à la disposition des travailleurs, sont conçus et entretenus de manière à réduire au maximum ces risques. Nos travaux doivent ainsi être réalisés dans un souci permanent d apporter et de conserver le niveau de protection nécessaire aux équipements de travail situés en zone à risque d explosion. Des référentiels de certification de service volontaire existent pour les entreprises intervenantes dans les domaines : - de la réparation en atelier de matériels électriques et non-électriques utilisables en ATEX : certification Saqr-ATEX (Système d Assurance Qualité des Réparateurs du matériel utilisable en ATmosphères EXplosibles). Le fait de confier un matériel ATEX à un atelier certifié Saqr-ATEX, permet à nos clients d avoir la garantie que cet équipement (ex: moteurs) répondra toujours au niveau de sécurité originel et que les opérations de maintenance et/ou réparation réalisées ne dégraderont pas son mode de protection. CLEMESSY MOTORS et EMCS Nord disposent de la certification Saqr-ATEX pour les matériels, moteurs et accessoires électriques. - de la conception, de la réalisation et de la maintenance d installations industrielles en ATEX : certification Ism-ATEX (Installation - Service - Maintenance en ATEX). Ces activités ne peuvent être effectuées que par du personnel formé aux spécificités liées aux modes de protection et doivent faire l objet d un suivi et d une gestion particulière. Cette sécurité doit être garantie lors de la conception/ingénierie, la réalisation et la maintenance des lieux et équipements de travail. La certification Ism-ATEX permet à l entreprise SECAUTO d être reconnue compétente pour assurer cette sécurité. 25