Dématérialisa*on des factures B2B & B2G Apeca Cyrille Sautereau, Admarel Conseil

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1 Dématérialisa*on des factures B2B & B2G Apeca Cyrille Sautereau, Admarel Conseil 1

2 Créé en ans d expérience dans la dématérialisa?on des processus achat / vente Accompagne le développement du marché ü Les entreprises et les en?tés publiques dans leurs projets ü les offreurs de solu?ons / service ü la normalisa?on (FNFE, AFNOR, CEN, ) 2

3 Dématérialisa*on de factures : les enjeux 3

4 La Facture au centre des processus achat / vente Compta S.I. Fournisseur CRM Trésorerie Ges?on Commerciale Devis / Commande Livraison / Récep?on Facture Recouvrement / Paiement Ges?on Commerciale S.I. Client Achats Workflow Trésorerie Compta Contrôles Pistes d audit Contrôles Pistes d audit Données Op*miser Fiabiliser Accélérer Image Papier Saisie Rupture / perte d info / délais / dysfonc5onnements Données Sans imposer de contraintes bilatérales 4

5 Quelques chiffres 2 Mds de factures B2B- B2G (FR) Dont 95 millions vers le secteur public 20 Mds de gains poten*el 10 / facture (sur 22 ) CE : 17 Mds de factures B2B/G 5

6 Les Enjeux financiers 600 Mds de crédit inter- entreprises 15 jours de retard de paiement = 4% du CA à financer (BFR) = 25% des défaillances d entreprises 6

7 Les Echos, 14 février 2014 Les délais de paiement de l'etat diminuent, mais la situa?on ne s'améliore pas entre les entreprises. Les retards privent les PME de 15 milliards d'euros de trésorerie et les ETI de 6 milliards. 7

8 Les Enjeux : pourquoi dématérialiser Pour les acheteurs (clients), récepteurs de factures 1. Réduire les coûts et les perturba?ons 2. Automa*ser et Rapprocher : payer le juste prix - maîtrise et traçabilité. 3. Accélérer le traitement pour maîtriser la ges?on des paiements (liquidité des factures) 8

9 Les Enjeux : pourquoi dématérialiser Pour les fournisseurs, éme`eurs de factures 1. Développer l ac*vité : répondre aux demandes des clients 2. Accélérer les flux financiers : réduire le BFR être payé vite ou pouvoir refinancer (Bon A Payer) 3. Réduire les coûts de traitement et perturba?ons 9

10 Les Enjeux : Contrainte ou Opportunité L Administra*on fiscale La facture est une créance sur l Etat à hauteur de la TVA (déduc5bilité acheteur) L Administra?on fiscale veut s assurer de la réalité de la TVA déduc?ble ü Contrôle formel : les factures jus?fica?ves de TVA doivent être originales ü Réalité de la transac*on commerciale sous- jacente Enjeu : plus de 10 Md de fraude fiscale TVA es?mée, à ne pas aggraver 10

11 Les forces en présence, leurs besoins Des Ventes, des Paiements ou valida?ons de créances Des données pour fiabiliser, automa?ser, maîtriser Fournisseurs Banques Les Tiers Clients Administra*on fiscale Quelle réalité des transac?ons : Financement Risque Crédit Quelle réalité des transac?ons : TVA déduc?ble et Résultat Fiscal 11

12 Quelques mots sur les coûts de traitement 12

13 Structure de coûts d une facture Facture fournisseur Enrichissement Récep*on Valida*on Paiement Archivage Ges*on des Saisie Codifica*on li*ges 0,90 1,40 5,40 2,80 1,50 1,80 Source structure de coûts : Arthur D LiPle pour / Deskom Facture client Prépara*on Factura*on Comptabilisa*on Envoi Rapprochement Paiement Archivage Ges*on des relances Ges*on des li*ges Coûts de trésorerie 0,30 1,20 0,50 2,00 0,80 0,80 2,40 2,00 Source structure de coûts : Arthur D LiPle pour / Deskom 13

14 Structure de coûts d une facture client 2-10 Flux Financiers Une facture validée vite ouvre des voies de Refinancement ou de Paiement accéléré Coûts Directs 15 jours de retard = 0,20% à 1% = 2 à 10 Coûts de trésorerie 2, Ges*on Processus 0,30 0,50 2,00 0,80 2,40 Prépara*on Factura*on Comptabilisa*on Rapprochement Paiement Ges*on des relances Ges*on des li*ges Coûts indirects + processus collabora?f avec le client : nécessaire pour accélérer le paiement 2 Ges*on Document Envoi Archivage 1,20 0,80 Coûts Directs Facile à réaliser Source : Arthur D LiPle pour / Deskom 14

15 Structure de coûts d une facture fournisseur 5 20 Flux Financiers Profits Directs paiements an?cipés (escompte) 1 Mois = 0,5 à 2% = 5 à 20 Escompte Pt Accéléré 11 Ges*on Processus 3 Ges*on Document Coûts indirects Ges?on du Changement Fiabiliser la valida?on Réduire les perturba?ons - Accélérer Récep*on 0,90 Enrichissement 1,40 Saisie Codifica*on 5,40 2,80 Valida*on Paiement Archivage 1,50 1,80 Ges*on des li*ges Coûts Directs Facile à réaliser Source structure de coûts : Arthur D LiPle pour / Deskom 15

16 Dématérialiser, solu?on pour sa?sfaire les besoins de chacun Des Ventes, des Paiements ou valida?on de créances Des données pour fiabiliser, automa?ser, accélérer Des factures électroniques Des données exploitables Règlement ou informa*on sur valida*on / paiement Fournisseurs Offres de services Risque de crédit et Refinancement Contraintes réglementaires pièces originales Pistes d audit Clients Banques Quelle réalité des transac?ons : Financement Risque Crédit Les Tiers Administra*on fiscale Quelle réalité des transac?ons : TVA déduc?ble et Résultat Fiscal 16

17 Dématérialiser est donc un moyen plus que l objec?f Pour résumer : 1. Objec*f premier : Synchroniser les SI fournisseurs et clients avec des données de factures exploitables ü Pour permerre une intégra?on comptable / valida?on rapide chez les clients ü Sans pousser la complexité des processus clients chez les fournisseurs qui ont PLUSIEURS CLIENTS 2. Disposer de factures conformes, pièces jus*fica*ves (TVA, refinancement, li*ges) cohérentes avec les données échangées ü Autant les «dématérialiser» dans le même flux : quel format? 3. Informer les fournisseurs (et *ers financeurs) de l avancement du traitement 17

18 Comment dématérialise t- on aujourd hui Le must : s échanger des factures structurées (EDI) : ü uniquement pour des flux concentrés pour amor?r les inves?ssements ü réservé aux fournisseurs qui savent produire des factures de données ü Spécificités sectorielles diversité de formats complexité systémique ü Débrayage manuel : saisie manuelle sur portail WEB Le basic : chaines de numérisa*on : ü Permet d adresser TOUTES les factures fournisseurs ü demande une masse cri?que (plus de factures) ü sous- op?male (peu de données, erreurs, coûts de vidéocodage) Zéro papier zéro données : factures pdf : ü rapide et simple pour les fournisseurs (images des factures papier) ü mais pas de données jointes. Le client doit procéder à l extrac*on. 18

19 Trouver le bon équilibre Facture électronique conforme et données essen?elles La facture mixte (hybride) Une facture pdf, pour la lisibilité (voir l intégrité et l authen*cité si signée). Quelques données essen*elles pour automa?ser le traitement client. Trouver le bon équilibre entre Des données pour automa*ser et fiabiliser le traitement coté client. Une simplicité de ges?on chez le fournisseur. 19

20 Les formats de facture électronique Source : Billen5s Report

21 La réglementa*on 21

22 Rappel Réglementa?on Les factures électroniques sont conformes (jus*fica*ves de déduc*bilité de TVA) si l une des 2 voies suivantes est appliquée : Voie EDI : ü Un format structuré convenu entre les par*es (EDIFACT, XML), dans le cadre d un accord d interchange ü Contrôle syntaxique du format et de la présence des Men*ons Obligatoires ü L émereur ET le des?nataire?ennent un journal des émissions / récep*ons chronologique (liste récapitula*ve) et un annuaire des contrepar?es en dématérialisa?on fiscale sous ce mode (fichier des partenaires) ü Archivage 6 ans des factures échangées + liste récapitula?ve + fichier des partenaires ü Présenter les factures «EDI» de façon lisible (toutes les informa?ons) Voie Facture signée : ü L émereur effectue une signature électronique avancée de la facture. Il s agit plutôt d une facture non structurée (pdf), mais ce disposi?f peut s appliquer aux factures EDI (si la lisibilité est assurée par ailleurs). ü Le récepteur vérifie la signature ET le cer*ficat (y compris sa non répudia?on). ü Eme`eur ET Des*nataire archivent la facture signée et son cer?ficat pendant 6 ans. 22

23 Direc?ve TVA 2010 Objec*f : faciliter le déploiement de la facture électronique, jugé trop faible pour cause de complexité des exigences en place (ce qui est contestable). Principes : Equivalence de traitement papier / électronique Liberté de choix des méthodes mises en œuvre par chaque entreprise (indépendamment de son écosystème) Exigence : assurer l authen*cité de l origine, l intégrité du contenu et la lisibilité des factures (papier ou électroniques). Mise en œuvre : Pour toutes les factures : par tout moyen, notamment par l existence de contrôles documentés et permanents établissant une piste d audit fiable entre facture et livraison. Pour les factures électroniques : 2 modes sont décrits et donc conformes a priori : l EDI et la facture électronique signée 23

24 Transposi?on en France (1) 29 décembre 2012 : Loi de finance rec*fica*ve modifie notamment l ar?cle 289 du CGI et impose strictement 3 voies de conformité : ü Voie 3 : EDI, inchangée ü Voie 2 : signature électronique avancée avec cer*ficat qualifié et disposi*f de créa*on sécurisé (plus contraignant). ü Voie 1 (et centrale car s applique dès que les 2 autres ne s appliquent pas ou plus) : l existence de contrôles documentés et permanents qui établissent une piste d audit fiable entre facture et livraison. 24 & 25 avril 2013 : Décrets d applica*on N 346 du 24 avril : précise les nouvelles men?ons obligatoires (autofactura?on, autoliquida?on, ), 242 nonies de l annexe II du CGI. N 350 du 25 avril : met à jour les ar?cles 96F et suivants de l annexe III du CGI 18 Octobre 2013 : Les Bulle*ns Officiels des Impôts (+ de 20) 24

25 Ce qu il faut retenir (1) Il faut assurer l authen*cité de l origine, l intégrité du contenu et la lisibilité des factures 1. Factures PAPIER ET Electroniques : par la mise en œuvre de contrôles documentés et permanents permerant d établir une piste d audit fiable entre facture et livraison. 2. Factures électroniques (structurées ou non) : par signature électronique avancée, cer?ficat qualifié et disposi?f de créa?on sécurisé ou RGS**. 3. Factures électroniques structurées : par EDI (comme précédemment) La mise en œuvre de la facture électronique nécessite l accord des par*es qui peut être tacite, le paiement des factures électroniques pouvant matérialiser cet accord 25

26 Ce qu il faut retenir (2) Les factures archivées chez l éme`eur ET chez le des*nataire sont iden*ques Symétrie parfaite des formes et formats entre facture émise et facture reçue Excep*on : le double électronique (image) des factures papier émises est autorisé La voie 2 (signature électronique) autorise les cer*ficats RGS** un cer*ficat RGS** est considéré comme équivalent à ce qui est exigé (cer?ficat qualifié et disposi?f de créa?on sécurisé). Cela peut être un cachet serveur (cer?ficat personne morale), qui permet la signature en «masse». La voie 3 (EDI) est inchangée 26

27 Ce qu il faut retenir (3) : Piste d audit La voie 1 : contrôles et piste d audit fiable : Contrôles mis en place sous la responsabilité des entreprises : la conformité sera jugée a posteriori. Même obliga*on pour les factures PAPIER ET électroniques Les procédures de contrôle doivent être documentées et permanentes. La nature des contrôles dépend de la situa*on de l entreprise A minima, il faut opérer un contrôle commande livraison facture et conserver toutes les traces des contrôles dans leur forme d origine (système d informa?on ou support papier sur factures). Archivage des factures ET de la piste d audit, y compris les documents jus*fica*fs (notamment pour déduc?bilité TVA). ü factures, traces des contrôles, conservés sous leurs formes d origine (émise / reçue). ü Les autres documents ne jus?fiant pas de la déduc?bilité de TVA peuvent être conservés sous une forme originale ou copie fidèle et durable. lire en détail les BOI- TVA- DECLA et BOI- CF- COM

28 Zoom sur la voie 1 La Piste d audit TRANSACTION COMMERCIALE ET PISTE D AUDIT FIABLE 28

29 Cycle d achat AVEC Commande CLIENT Contrat Devis Bon de Commande Bon de Livraison Bon de Récep?on Facture Avoir Rapprochement OK, BAP NOK, Dispute Virement Relevé de comptes Trésorier Contrat Devis Catalogue Commande Livraison Récep?on Facture Valida?on Paiement Interbancaire Contrat Devis Bon de Commande Bon de Livraison Bon de Récep?on Facture Avoir Si Erreur, Avoir Bouclage des flux Relevé de comptes Avis de paiement FOURNISSEUR Contrat signé par les 2 par?es L acheteur passe commande Le fournisseur livre L acheteur récep?onne Le fournisseur facture L acheteur valide ou discute Le fournisseur peut émerre un avoir L acheteur paye Le fournisseur rapproche paiement / facture 29

30 PISTE D AUDIT - Achat AVEC Commande PISTE d AUDIT : documents et échanges à archiver avec la facture sur la même durée CLIENT Contrat Devis Bon de Commande Bon de Livraison Bon de Récep?on Facture Avoir Rapprochement OK, BAP NOK, Dispute Relevé de comptes Trésorier Contrat Devis Catalogue Commande Livraison Récep?on Facture Valida?on Paiement FOURNISSEUR Contrat Devis Bon de Commande Bon de Livraison Bon de Récep?on Facture Avoir Si Erreur, Avoir Bouclage des flux Relevé de comptes Avis de paiement PISTE d AUDIT : documents et échanges à archiver avec la facture sur la même durée Contrat signé par les 2 par?es L acheteur passe commande Le fournisseur livre L acheteur récep?onne Le fournisseur facture L acheteur valide ou discute Le fournisseur peut émerre un avoir L acheteur paye Le fournisseur rapproche paiement / facture 30

31 Quelles conséquences pour les entreprises? Pour disposer d une piste d audit dans les règles de l art, les entreprises doivent donc : Savoir gérer leur base documentaire de façon à conserver tous leurs documents : ü Contrats, Devis, Bons de Commande, Catalogues, Bons de livraison, Bons de récep?on, Factures, Relevés bancaires, échanges éventuels (courriers, mails). Savoir retrouver l ensemble des documents d une transac?on à par?r de l un d eux ü Cela nécessite une organisa?on documentaire en complément du Système d Informa?on. Quelle réalité opéra*onnelle aujourd hui dans votre organisa*on? 31

32 Conclusion sur la réglementa*on 32

33 Premiers enseignements Préambule : Le risque fiscal se situe d abord sur la déduc*bilité de TVA : donc en récep*on plus qu en émission (le contrôle sur la base de la comptabilité informa?que suffit alors). Les voies 2 (signature électronique) et 3 (EDI) sont réputées fiables et conformes a priori (règles déterministes) La conformité de la voie 1 (Piste d audit) sera jugée par l administra?on fiscale a posteriori Rappel de la réglementa5on : Le contrôle documenté et permanent établissant une piste d audit entre facture / paiement et livraison est un acte de saine ges5on. 33

34 Quelques recommanda*ons POUR PASSER À LA FACTURE ÉLECTRONIQUE ET ACCÉLÉRER LES FLUX FINANCIERS 34

35 Les factures clients Pour les factures clients (émises) : Passer au double électronique (pdf signé) pour ne gérer que des copies électroniques. En profiter pour signer avec un cer*ficat RGS** car les doubles électroniques seront strictement iden?ques aux factures électroniques sous voie 2 pour l émereur. Si possible, associer un fichier de données pour faciliter l indexa?on, l archivage et le traitement des clients : ü Avec quelques données d entête et pied : facture mixte (pdf + datas) ü Avec toutes les données si le système de ges?on commerciale / factura?on le permet, ce qui ouvre la possibilité au client de merre en œuvre la voie 3 (conforme a priori). Se préoccuper aussi des autres documents de la transac?on commerciale (piste d audit) ü Archivage, numérisa?on, indexa?on, rapprochement 35

36 Les factures fournisseurs Pour les factures fournisseurs (reçues) : La voie 1 (piste d audit fiable) s applique pour les factures papier. Vérifier la conformité des procédures de contrôle et d archivage des documents de ges*on. La conformité d une facture démarre chez l émereur S assurer que les fournisseurs se sentent concernés par leur conformité : ü Archivage de la facture émise (ou copie électronique fidèle et durable) ü Existence d une piste d audit fiable si non applica*on des voies 2 ou 3. Savoir détecter si une facture est signée pour en vérifier la signature électronique (et le cer?ficat). Favoriser les factures électroniques signées et EDI : conformes a priori 36

37 Les factures fournisseurs (suite) Pour le reste : les fondamentaux : intégrité du contenu, authen*cité de l origine et lisibilité. prendre les mesures nécessaires pour démontrer que les factures traitées (y compris numérisées) sont iden?ques aux factures reçues (par exemple horodatage d arrivée, équivalent du «reçu le») Disposer d un système d informa?on qui «monitore» et trace le cycle de traitement (workflow, GED), pour fiabiliser la piste d audit. Fiabiliser la ges?on ET l archivage de tous les documents transac*onnels (devis, livraison, facture, paiement) 37

38 Le secteur public, moteur du déploiement, 38

39 Secteur Public Direc*ve Européenne UE (avril 2014) Rendre la facture électronique progressivement obligatoire dans le secteur public Produire une norme SEMANTIQUE européenne de la facture électronique, déployée dans quelques syntaxes de place ü Pour les échanges vers le secteur public ü Et qui peut aussi être u?lisée pour le B2B (secteur privé) Obliga?on pour toutes les en?tés du secteur public d accepter ces syntaxes basées sur la norme Séman?que 39

40 Un mouvement général B2G pour 2020 Objec*f : 100 % de factures électroniques B2G en 2020 Allemagne, UK, France, Pologne, Roumanie, Slovaquie, Lituanie, Luxembourg, Leronie, Irlande, Hongrie, République Tchèque, Chypre. + les pays qui ont des objec?fs plus rapides. 40

41 Un mouvement général B2G pour 2020 Quelques pays en avance de phase Autriche : obligatoire depuis janvier 2014, factures structurées uniquement, centralisé sur plateforme Peppol Portugal : obligatoire depuis 2014, centralisé sur système de l Administra?on Fiscale Portugaise (B2B et B2G) Italie : obligatoire progressivement (juin 14 à Mars 15), format XML, signature électronique Slovénie : obligatoire au 1 er janvier 2015, XML signé Espagne : obligatoire au 1 er janvier 2015, XML Facturae, signé, collecté sur système unique Suisse : obligatoire en 2016 Belgique : progressivement de 2015 à

42 Un mouvement général B2G pour 2020 Et quelques pionniers Finlande : obligatoire en 2010 pour l Etat et agences gouvernementales, municipalités en bascule volontariste Norvège : obligatoire en 2012 vers l Etat. En cours pour les municipalités pour 2015 Suède : toute en?té publique en capacité d émerre ou recevoir dès 2008, format UBL ou GS1 EANCOM, EDI ou Portail de saisie (Web EDI) Estonie : les en?tés publiques pra?quent depuis 2011 (opéré par Estonian Post) Pays- Bas : pas d obliga?on mais 80% de factures électroniques B2G en Danemark : Obligatoire depuis fin

43 Exemple du Danemark (2005) Fév 2005 : une plateforme de récep*on des factures un format unique : OIOXML (UBL) 3 voies pour dématérialiser : EDI / XML direct Saisie en ligne sur un portail central Transforma*on papier / électronique dans des «Read- In- Bureau», gratuit pour les PME Soutenue par une réglementa*on «souple» sur la dématérialisa*on fiscale 43

44 Exemple du Danemark (2005) 95% de factures «électroniques» en 9 mois 44

45 Enseignements Proposer plusieurs modes de dématérialisa?on ü EDI sur un format (voire quelques uns) ü portail de saisie ü dépôt pdf (voire service de numérisa?on pour démarrer ) Masse cri?que : tout le secteur public sur une plateforme unique de centralisa?on Accompagner les PME, Communiquer Planning Volontaire et rapide ü Obliga?on ou pas (dépend de la culture du pays) Variante : «électrochoc» : imposer un format, un mode de démat et une date de bascule rapprochée. 45

46 Et La France Loi d habilita*on du 02 janvier 14, Ordonnance du 26 juin : mise en œuvre d une plateforme unique, exploitée par l Etat pour la récep?on des factures à des?na?on de tout le secteur public ü Factures structurées ü Factures pdf signées ou non 2017 : tout le secteur public doit accepter des factures électroniques : obliga?on progressive des entreprises à transmerre des factures électroniques vers le secteur public 46

47 Conclusion 47

48 Conclusion Les pays à forte pénétra*on ont déployé le secteur public ou l inverse Source : Billen5s Report

49 Merci pour votre a`en*on 49

50 Cyrille Sautereau La tête dans le Cloud et les pieds sur Terre Tel : Admarel Conseil - 50

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