Colloque de la facturation électronique. 12 novembre 2014

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1 Colloque de la facturation électronique 12 novembre 2014

2 Rappel du programme 14h00-14h15 Ouverture par M. le Secrétaire d Etat au Budget Christian Eckert 2 14h15-14h45 Contexte européen Cyrille Sautereau, Admarel 14h45-15h15 Présentation de Chorus Factures Régine Diyani, directrice de l AIFE 15h15-15h45 Table ronde «utilisateurs» 15h45-16h00 Les clés pour mieux anticiper 16h00-17H00 Table ronde «visions et perspectives» 17h00-17h15 Clôture du colloque par M. le Secrétaire d Etat à la Réforme de l Etat et à la Simplification Thierry Mandon

3 Cyrille SAUTEREAU Président Admarel

4 Colloque de la facture électronique 100% de factures électroniques dans le secteur public 20 Md de gains de compétitivité pour les entreprises 20 Md de trésorerie retrouvés pour les PME et ETI Rêve, Réalité, Passage obligé la preuve par l exemple en UE Cyrille Sautereau, Admarel Conseil 4

5 Créé en ans d expérience dans la dématérialisation des processus achat / vente Accompagne le développement du marché Les entreprises et les entités publiques dans leurs projets les offreurs de solutions / service la normalisation (FNFE, AFNOR, CEN, ) 5

6 Dématérialisation de factures : les enjeux 6

7 La Facture au centre des processus achat / vente Compta S.I. Fournisseur CRM Trésorerie Contrôles Pistes d audit Gestion Commerciale Devis / Commande Livraison / Réception Facture Recouvrement / Paiement Gestion Commerciale S.I. Client Achats Workflow Trésorerie Contrôles Pistes d audit Compta Données Optimiser Fiabiliser Accélérer Image Papier Saisie Rupture / perte d info / délais / dysfonctionnements Données Sans imposer de contraintes bilatérales 7

8 Quelques chiffres 2 Mds de factures B2B-B2G (FR) Dont 95 millions vers le secteur public 20 Mds de gains potentiel 10 / facture (sur 22 ) UE : 17 Mds de factures B2B/G 8

9 Les Enjeux financiers 600 Mds de crédit inter-entreprises 15 jours de retard de paiement = 4% du CA à financer (BFR) = 25% des défaillances d entreprises 9

10 Les Echos, 14 février 2014 Les délais de paiement de l'etat diminuent, mais la situation ne s'améliore pas entre les entreprises. Les retards privent les PME de 15 milliards d'euros de trésorerie et les ETI de 6 milliards. 1 0

11 Les Enjeux : pourquoi dématérialiser Pour les acheteurs (clients), récepteurs de factures 1. Réduire les coûts et les perturbations 2. Automatiser et Rapprocher : payer le juste prix - maîtrise et traçabilité. 3. Accélérer le traitement pour maîtriser la gestion des paiements (liquidité des factures) 1 1

12 Les Enjeux : pourquoi dématérialiser Pour les fournisseurs, émetteurs de factures 1. Développer l activité : répondre aux demandes des clients 2. Accélérer les flux financiers : réduire le BFR être payé vite ou pouvoir refinancer (Bon A Payer) 3. Réduire les coûts de traitement et perturbations 1 2

13 Les Enjeux : Contrainte ou Opportunité L Administration fiscale La facture est une créance sur l Etat à hauteur de la TVA (déductibilité acheteur) L Administration fiscale veut s assurer de la réalité de la TVA déductible Contrôle formel : les factures justificatives de TVA doivent être originales Réalité de la transaction commerciale sous-jacente Enjeu : plus de 10 Md de fraude fiscale TVA estimée, à ne pas aggraver 1 3

14 Les forces en présence, leurs besoins Des Ventes, des Paiements ou validations de créances Des données pour fiabiliser, automatiser, maîtriser Fournisseurs Banques Quelle réalité des transactions : Financement Risque Crédit Les Tiers Clients Administration fiscale Quelle réalité des transactions : TVA déductible et Résultat Fiscal 1 4

15 Quelques mots sur les coûts de traitement 1 5

16 Structure de coûts d une facture Facture fournisseur Enrichissement Réception Validation Paiement Archivage Gestion des Saisie Codification litiges 0,90 1,40 5,40 2,80 1,50 1,80 Source structure de coûts : Arthur D Little pour / Deskom Facture client Préparation Facturation Comptabilisation Envoi Rapprochement Paiement Archivage Gestion des relances Gestion des litiges Coûts de trésorerie 0,30 1,20 0,50 2,00 0,80 0,80 2,40 2,00 Source structure de coûts : Arthur D Little pour / Deskom 1 6

17 Structure de coûts d une facture client 2-10 Flux Financiers Une facture validée vite ouvre des voies de Refinancement ou de Paiement accéléré Coûts Directs 15 jours de retard = 0,20% à 1% = 2 à 10 Coûts de trésorerie 2, Gestion Processus 0,30 0,50 2,00 0,80 2,40 Préparation Facturation Comptabilisation Rapprochement Paiement Gestion des relances Gestion des litiges Coûts indirects + processus collaboratif avec le client : nécessaire pour accélérer le paiement 2 Gestion Document Envoi Archivage 1,20 0,80 Coûts Directs Facile à réaliser Source : Arthur D Little pour / Deskom 1 7

18 Structure de coûts d une facture fournisseur 5 20 Flux Financiers Profits Directs paiements anticipés (escompte) 1 Mois = 0,5 à 2% = 5 à 20 Escompte Pt Accéléré 11 Gestion Processus 3 Gestion Document Coûts indirects Gestion du Changement Fiabiliser la validation Réduire les perturbations - Accélérer Réception 0,90 Enrichissement 1,40 Saisie Codification 5,40 2,80 Validation Paiement Archivage 1,50 1,80 Gestion des litiges Coûts Directs Facile à réaliser Source structure de coûts : Arthur D Little pour / Deskom 1 8

19 Dématérialiser, solution pour satisfaire les besoins de chacun Des Ventes, des Paiements ou validation de créances Des données pour fiabiliser, automatiser, accélérer Des factures électroniques Des données exploitables Règlement ou information sur validation / paiement Fournisseurs Offres de services Risque de crédit et Refinancement Contraintes réglementaires pièces originales Pistes d audit Clients Banques Quelle réalité des transactions : Financement Risque Crédit Les Tiers Administration fiscale Quelle réalité des transactions : TVA déductible et Résultat Fiscal 1 9

20 Trouver le bon équilibre 1. Synchroniser les S.I. avec DES données de factures essentielles 3. Penser au fournisseur Ne pas pousser la complexité vers lui Tenir compte de son existant Retour d information pour sa gestion de trésorerie 2. Disposer de factures conformes, pièces justificatives, cohérentes avec les données échangées 2 0

21 Entrainer, Déployer Aligner, Simplifier Normaliser Entrainer, déployer 2 1

22 Le secteur public, moteur du déploiement, 2 2

23 Secteur Public Directive Européenne UE (avril 2014) Rendre la facture électronique progressivement obligatoire dans le secteur public Produire une norme SEMANTIQUE européenne de la facture électronique, déployée dans quelques syntaxes de place Pour les échanges vers le secteur public Et qui peut aussi être utilisée pour le B2B (secteur privé) Obligation pour toutes les entités du secteur public d accepter ces syntaxes basées sur la norme Sémantique 2 3

24 Un mouvement général B2G pour 2020 Objectif : 100 % de factures électroniques B2G en 2020 Allemagne, UK, France, Pologne, Roumanie, Slovaquie, Lituanie, Luxembourg, Lettonie, Irlande, Hongrie, République Tchèque, Chypre. + les pays qui ont des objectifs plus rapides. 2 4

25 Un mouvement général B2G pour 2020 Quelques pays en avance de phase Autriche : obligatoire depuis janvier 2014, factures structurées uniquement, centralisé sur plateforme Peppol Portugal : obligatoire depuis 2014, centralisé sur système de l Administration Fiscale Portugaise (B2B et B2G) Italie : obligatoire progressivement (juin 14 à Mars 15), format XML, signature électronique Slovénie : obligatoire au 1 er janvier 2015, XML signé Espagne : obligatoire au 1 er janvier 2015, XML Facturae, signé, collecté sur système unique Suisse : obligatoire en 2016 Belgique : progressivement de 2015 à

26 Un mouvement général B2G pour 2020 Et quelques pionniers Finlande : obligatoire en 2010 pour l Etat et agences gouvernementales, municipalités en bascule volontariste Norvège : obligatoire en 2012 vers l Etat. En cours pour les municipalités pour 2015 Suède : toute entité publique en capacité d émettre ou recevoir dès 2008, format UBL ou GS1 EANCOM, EDI ou Portail de saisie (Web EDI) Estonie : les entités publiques pratiquent depuis 2011 (opéré par Estonian Post) Pays-Bas : pas d obligation mais 80% de factures électroniques B2G en Danemark : Obligatoire depuis fin

27 Exemple du Danemark (2005) Fév 2005 : une plateforme de réception des factures un format unique : OIOXML (UBL) 3 voies pour dématérialiser : EDI / XML direct Saisie en ligne sur un portail central Transformation papier / électronique dans des «Read-In- Bureau», gratuit pour les PME Soutenue par une réglementation «souple» sur la dématérialisation fiscale 2 7

28 Exemple du Danemark (2005) 95% de factures «électroniques» en 9 mois 2 8

29 Enseignements Proposer plusieurs modes de dématérialisation EDI sur un format (voire quelques uns) portail de saisie dépôt pdf (voire service de numérisation pour démarrer ) Masse critique : tout le secteur public sur une plateforme unique de centralisation Accompagner les PME, Communiquer Planning Volontaire et rapide Obligation ou pas (dépend de la culture du pays) Variante : «électrochoc» : imposer un format, un mode de démat et une date de bascule rapprochée. 2 9

30 Et La France Loi d habilitation du 02 janvier 14, Ordonnance du 26 juin : mise en œuvre d une plateforme unique, exploitée par l Etat (donc conforme) pour la réception des factures à destination de tout le secteur public Factures structurées Factures pdf signées ou non 2017 : tout le secteur public doit accepter des factures électroniques : obligation progressive des entreprises à transmettre des factures électroniques vers le secteur public 3 0

31 Conclusion 3 1

32 Conclusion La facture électronique est un MOYEN pour : Accélérer les traitements et libérer les flux financiers sous-jacents Optimiser et fiabiliser la gestion des processus achat / vente Son développement dans le secteur public : Optimise et fiabilise la gestion des processus achat dans le secteur public A un effet d entrainement pour un déploiement rapide et volontaire au sein des entreprises du pays 3 2

33 Conclusion Les pays à forte pénétration ont déployé le secteur public ou l inverse Source : Billentis Report

34 Régine DIYANI Directrice de l Agence pour l Informatique Financière de l Etat

35 L AIFE en quelques mots 35 L AIFE est un service à compétence nationale créé en 2005, placé sous l autorité du Ministre des Finances et des Comptes Publics. Elle est en charge du Système d Information Financière de l Etat, dont le cœur est. C est un acteur de la modernisation de l action publique. Qu est-ce que? permet à l Etat de gérer ses dépenses, ses recettes non fiscales et sa comptabilité. est un système d information interministériel partagé par tous les acteurs publics dans les services centraux et déconcentrés de l État.

36 Le SI Chorus : un levier de dématérialisation 36 Chorus Déplacements Temporaires Chorus Factures Place interministérielle de marchés Orme Chorus formulaires Chorus Portail Pro Chorus cœur (SAP) En intégrant dans un même outil l ensemble des acteurs de la sphère budgétaire et financière de l Etat, le SI Chorus porte naturellement les échanges dématérialisés entre les acteurs internes à l administration, les organismes de contrôle, et les fournisseurs. La dématérialisation dans Chorus couvre les actes de gestion (dématérialisation de processus) et les pièces justificatives transmises (dématérialisation de documents). Ces pièces justificatives dématérialisées ont valeur probante et remplacent ainsi les échanges au format papier.

37 Chorus : la dématérialisation en marche 37 Depuis le lancement de, déjà 32 millions de documents ont été dématérialisés Soit 180 millions de pages L équivalent d une tour de 18 Km de haut 60 fois la hauteur de la Tour Eiffel!

38 La dématérialisation des factures : une priorité réaffirmée : La loi de modernisation de l économie (LME) n du 4 août 2008 donnait déjà l obligation à l Etat d accepter les factures émises par ses fournisseurs sous forme dématérialisée à compter du 1 er janvier 2012 Naissance de Chorus factures le 1 er janvier 2012 Cette priorité s inscrit en cohérence avec l objectif d améliorer la trésorerie des entreprises en homogénéisant les délais de paiement de l Etat à 20 jours d ici : nouvelle étape La loi habilitant le gouvernement à simplifier et sécuriser la vie des entreprises du 3 janvier 2014 et l ordonnance du 26 juin 2014 complètent le dispositif : La dématérialisation des factures à destination du secteur public sera progressivement obligatoire à compter du 1er janvier 2017 L obligation faite à l Etat d accepter les factures électroniques sera généralisée aux collectivités territoriales et à tous les établissements publics.

39 Chorus Factures Deux voies de transmission, adaptées aux besoins des fournisseurs 39 un portail : sur lequel les entreprises peuvent saisir ou déposer leurs factures, et suivre l avancement du traitement jusqu à la mise en paiement un concentrateur qui permet de transmettre directement les factures (en Echange de Données Informatisé) principalement pour les fournisseurs ayant un volume de factures important. Près de factures ont transité par la solution depuis sa mise en œuvre avec une forte accélération au cours de l année 2014.

40 Chorus Factures : 4 possibilités 40 Transmission des factures par EDI Fournisseur A 1 Opérateurs de dématérialisation Fournisseur B 2 CHORUS Factures Concentrateur Deux formats XML sont disponibles pour transmettre en EDI les factures UBL 2.0 et UN-CEFACT CII. La facture est directement reçue par le gestionnaire dans Chorus sous la forme d une demande de paiement avec une pièce justificative : la facture elle-même. Transmission des factures par le portail Portail factures Fournisseur C Saisie de factures Fournisseur D Dépôt de factures PDF non signé PDF signé 3 4

41 Eléments de la facture : papier = électronique 41 Facture papier Facture électronique dans Chorus La facture électronique contient tous les éléments de facturation et a une valeur probante.

42 En résumé 42 La dématérialisation est un vecteur de gains pour toutes les parties : Réduction des coûts (impression et envoi postal) Diminution de l empreinte carbone Suppression des manipulations de documents «papier» Diminution des temps de traitement Garantie de remise des documents Fluidité des échanges P Techniquement, tout est en place pour assurer la dématérialisation des factures. Il reste à vouloir mettre en place de nouvelles méthodes de travail, qui concernent aussi bien l acheteur public que le fournisseur.

43 Les clés pour mieux anticiper l obligation de la facturation électronique Emmanuel SPINAT

44 Contexte - l ordonnance du 26 juin En application de la loi visant à simplifier et sécuriser la vie des entreprises du 3 janvier 2014, l ordonnance du 26 juin 2014 définit le calendrier d obligation de facturation électronique pour les émetteurs de factures à destination de l Etat, des collectivités territoriales et de leurs établissements publics respectifs : : obligation pour les grandes entreprises et les personnes publiques, : obligation pour les entreprises de taille intermédiaire, : obligation pour les petites et moyennes entreprises, : obligation pour les micros entreprises. Cette disposition généralise par ailleurs l obligation faite à l Etat d accepter les factures électroniques aux collectivités territoriales et à tous les établissements publics. Une solution technique mutualisée et gratuite sera mise à disposition. Elle permettra le dépôt, la transmission de toutes les factures électroniques, ainsi que le suivi de leur traitement.

45 Une évolution dans la continuité 45 La solution mutualisée s inscrit dans la continuité de Chorus Factures. Elle capitalisera sur la base des fonctions déjà mises en œuvre au sein de Chorus Factures et offrira une ergonomie améliorée. Elle permettra d assurer le traitement et le suivi des 100 millions de factures annuelles sur le périmètre de l Etat, du secteur public local (y compris le secteur hospitalier) et des établissements publics. Les fournisseurs déjà inscrits auront la garantie de reprise de leurs comptes dans la nouvelle solution. Les fournisseurs raccordés en EDI auront la garantie de migration sans changement des modalités d échanges retenues.

46 Pourquoi s engager dès maintenant? 46 Les fournisseurs de l Etat ont tout intérêt à anticiper cette obligation en utilisant dès maintenant Chorus Factures. Il convient tout d abord de choisir sa voie de dématérialisation en fonction de sa taille et son niveau de maturité : EDI, PDF simple, PDF signé, saisie en ligne. Il faut s assurer de la bonne adaptation de son système d information : Gestion des informations nécessaires au bon traitement de la facture : code service, numéro d engagement juridique Capacité à produire le format retenu, à réaliser une signature (le cas échéant), Raccordement technique dans le mode EDI En fonction de la voie choisie, ces travaux d adaptation peuvent prendre du temps ; s ils sont anticipés avec Chorus Factures, ils ne seront plus à réaliser à l échéance de l obligation.

47 Pourquoi s engager dès maintenant? 47 La dématérialisation dépasse le seul sujet technique d adaptation du système d information. Elle s insère dans le processus et l organisation : Identification des acteurs en mode électronique Producteur de la facture en mode électronique Acteur déposant la facture sur le portail (hors EDI) Acteur assurant la bonne supervision des flux (mode EDI) Acteur ayant besoin d assurer le suivi en ligne Processus d actualisation des informations de routage Déclinaison de la piste d audit en mode électronique Elle peut nécessiter de la conduite du changement pour faire évoluer les habitudes et les pratiques.

48 Des gains pour le fournisseur 48 La démarche doit permettre au fournisseur de bénéficier de gains dès maintenant L enquête réalisée auprès des utilisateurs de Chorus Factures confirme la perception de gains par les fournisseurs : Gain de temps réel par rapport au processus papier Traçabilité & sécurité offerts par la procédure électronique Sans oublier la maîtrise du délai de paiement La démarche de dématérialisation des factures peut aussi constituer : Un avantage concurrentiel (clause de dématérialisation de plus en plus présente dans les marchés publics) Un élément de communication à ne pas négliger (exemplarité, image & notoriété)

49 49 Chorus Factures vous attend! https://chorus-factures.budget.gouv.fr/

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