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1 fiche librisoft /05/11 10:56 Page1 s é t i l a n n o i t c n Fo principales ( + de 500 libraires ont choisi Librisoft Préparer et envoyer vos commandes fournisseurs par l intermédiaire de Dilicom Tenir votre caisse et la synthétiser pour une comptabilité plus rapide et plus simple Gérer une base «articles» sans limite de taille Gérer les ventes de livres grâce au F.E.L., le Fichier Exhaustif du Livre près d un million deux cent mille références mises à jour quotidiennement Gérer les avis d expédition transmis par Dilicom Sauvegarder vos données informatiques en toute sécurité grâce à notre service exclusif «Sauvex» de sauvegarde externalisée Gérer votre fichier clients, en tenant compte de remises spécifiques et/ou d une carte de fidélité Gérer votre répertoire fournisseurs Gérer vos réceptions d office et préparer vos retours en fonction des stocks restants Suivre les commandes clients livrées et prévenir vos clients par courriel ou SMS Gérer et valoriser votre stock en temps réel en tenant compte des remises spécifiques des distributeurs Réaliser des statistiques de ventes, des plus simples aux plus complexes Réaliser et valoriser votre inventaire, en tenant compte des démarques Faciliter vos relations avec les collectivités (module SOFIA, gestion de devis, bordereau de livraison, facturation, etc.) Gérer aussi les articles hors librairie (papeterie, disque, ) Importer les bases de données de vos fournisseurs papeterie Partager votre stock entre plusieurs points de ventes Partager votre fichier clients et gérer la fidélité en temps reel entre plusieurs points de ventes Exporter vos données, les envoyer par courriel Gérer les articles d'occasions Module presse homologué Presstalis et MLP, module logitabac en option Liaison possible entre Librisoft et votre site marchand Réalisation de sites internet «vitrines» et «marchands» non-stop ndredi e n i l t o H di au ve n u l u d 7h-19h i ed le sam 14h-19h* 9h-12h tions. modifica es de sceptibl w.2dcom.fr su, 1 w 1 vier 20 notre site w 1er jan sur res au ations *Horai inform Plus d Liberté, simplicité, fonctionnalités Centre d'affaires ZI Clairs Chênes CHAVIGNY info@2dcom.fr

2 fiche librisoft /05/11 10:56 Page2 Hot-line 6 jours sur 7 La société Une équipe performante à votre service 2DCOM est une Société de Service en Ingénierie Informatique créée en 1998 spécialisée dans le développement de logiciels de gestion commerciale à destination des professionnels du livre (libraires, papetiers, éditeurs, distributeurs, grossistes, etc...). Conception de logiciels Conception de logiciels Des solutions «métiers», des outils spécifiques, des réponses adaptées à vos besoins de gestion et de communication : Logiciels de gestion de librairie : Librisoft et i-préface Modules Internet pour logiciels de gestion de librairie : Libriweb et i-préface-web Logiciels de gestion de maison d éditions : Edit liv / Distri liv / Edigest Logiciels de gestion pour diffuseurs Presse et tabac : Logipresse et Logitabac Formation Formation 2DCOM offre toujours plus de liberté à ses clients Assistance et télémaintenance Multimédia Conseil en informatique Des formateurs à votre écoute, des formations personnalisées sur site ou à distance, des outils et un suivi pédagogiques pour vous accompagner dans la prise en main de nos produits. Nos formateurs assurent des formations sur site adaptées aux attentes et aux besoins de nos clients. Ils peuvent aussi assurer les formations par téléphone, par exemple dans le cas d installations éloignées (T.O.M ). Et pour un bon suivi pédagogique, afin d'assurer la meilleure utilisation de tous nos produits, nous proposons des formations de mises à niveau après quelques mois et/ou quelques années de pratique de nos outils informatiques. Assistance et télémaintenance Liberté, simplicité, fonctionnalités info@2dcom.fr Nancy / Siège social et services administratifs Centre d'affaires ZI Clairs Chênes CHAVIGNY Tél +33 (0) Fax +33 (0) Évreux 4 boulevard de la Buffardière ÉVREUX Tél +33 (0) Fax +33 (0) DCOM S.A.R.L. au capital de RCS : Nancy B NAF : 6201Z SIRET : N de TVA intra-communautaire FR Une équipe qualifiée à votre service 6 jours sur 7, la réponse immédiate à toutes vos questions d'utilisateur de nos produits. Notre service d'assistance téléphonique est accessible du Lundi au Vendredi de 7h à 19h et le Samedi de 9h à 12h et de 14h à 19h*, pour répondre à toutes vos questions concernant l'utilisation de nos produits informatiques. Si nécessaire, nous procédons à une télémaintenance en nous connectant directement à votre équipement informatique via internet. Pas besoin de se déplacer: toutes vos questions, tous vos problèmes sont résolus immédiatement! Multimédia La maîtrise des nouvelles technologies de communication, dans un département multimédia performant pour la conception de sites web efficaces et ergonomiques. Au travers de notre département multimédia, nous vous offrons la possibilité de développer votre site Internet aux couleurs de votre société. Nous proposons différentes gammes de sites, allant des sites statiques classiques aux sites dynamiques plus complexes et plus interactifs, en réponse à vos besoins, vos moyens et vos attentes. Nous proposons également une gamme de sites dynamiques dédiés à la vente en ligne, en lien avec notre logiciel Librisoft, ce qui permet la remontée d'informations de stock et l'intégration automatique de vos commandes/internet au sein de notre logiciel de gestion commerciale. Visitez notre site de démonstration : Conseil en informatique L'analyse et la prise en charge de vos besoins en matériel : équipements sur mesure et produits de marque pour une utilisation performante de nos logiciels. 2DCOM peut se charger, en votre nom, de l'achat de votre matériel informatique en fonction de vos besoins réels, pour une utilisation optimale de nos logiciels et pour un suivi et une assistance plus performants. Vous bénéficiez des dernières nouveautés technologiques et des meilleures garanties sur ce matériel. Nous fournissons tout type de matériel spécialisé : lecteurs de codesbarres [douchette, scanner fixe), écrans tactiles, imprimantes tickets de caisse, terminaux de caisse, etc. *Horaires au 1er janvier 2011, susceptibles de modifications. Plus d'informations sur notre site

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5 2DCOM prend en charge l achat de votre matériel informatique en fonction de vos besoins réels, pour une utilisation optimale de nos logiciels et pour un suivi et une assistance plus performants. Vous bénéficiez des dernières nouveautés technologiques et des meilleures garanties sur ce matériel. Nous fournissons tout type de matériel spécialisé : lecteurs codes barres (douchettes, scanners fixes), écrans tactiles, imprimantes tickets de caisse et chèques, afficheurs clients et tiroirs caisse, terminaux de caisse, boitiers stockeurs pour la saisie d inventaire, «Pocket Pc», etc. Nos logiciels ont besoin, pour fonctionner dans les meilleures conditions, d un niveau de ressources conforme à celui des machines présentes actuellement sur le marché. Dans le cas où vous disposeriez de postes informatiques existant (ordinateur, scanner codes-barres, imprimante, matériel de caisse, ), n hésitez pas à nous contacter pour que nous évaluions ensemble la possibilité de les réutiliser avec nos produits informatiques. Une connexion à Internet ADSL est nécessaire pour récupérer les mises à jour de la base bibliographique F.E.L. (Fichier Exhaustif du Livre géré par Dilicom) et envoyer les commandes aux fournisseurs. Elle est également nécessaire pour les opérations éventuelles de télémaintenance. Deux clés USB de 4 Go sont nécessaires pour faire les sauvegardes de vos données. Il est aussi possible d effectuer les sauvegardes par envoi de vos données sur un serveur extérieur à votre installation (cf. chapitre «sauvegardes externalisées SAUVEX» de cette documentation). Nous vous recommandons l installation un onduleur sur chaque poste installé, afin d éviter d éventuels dommages liés à des problèmes électriques. Dans le cas de l utilisation d un pocket pc, prévoyez le raccordement à votre installation réseau d un point d accès wi-fi (au minimum). Voici un exemple de configuration pour une installation multi-postes* Imprimante tickets de caisse Port Série Afficheur client fixé au dos de l écran tactile Port USB ou Ethernet Imprimante multifonction Laser noir et blanc Le tiroir caisse doit être connecté à l imprimante tickets Tiroir caisse * Photos non contractuelles Lecteurs codes barres Port USB Port USB Poste caisse Avec écran tactile muni d un afficheur client et d un socle Poste Back-office Onduleurs pour la protection électrique de l écran et de l unité centrale Ports Ethernet RJ45 Modem/routeur ayant la dénomination "Box" Internet

6 Cet outil vous donne accès à plus d un million de références «livre» gérées et mises à jour automatiquement par Internet (le F.E.L. de Dilicom). Vous pouvez aussi créer autant d articles que vous le souhaitez, par exemple en paralibrairie, et y accéder rapidement. Vous avez la possibilité de faire des recherches multicritères (par mots du titre, par collection, auteur, éditeur, ean13, thème de rayonnage, thème Edilectre Dilicom, présence en stock de l article). L affichage du résultat de la recherche bibliographique est modifiable, tant sur l ordre des colonnes que sur leur contenu. Il est aussi exportable (vers Word, Excel, ) et peut être envoyé par . D un simple coup d œil, vous repérez les articles disponibles chez les distributeurs et les articles présents en stock. Facile d accès, elle vous permet de trouver toutes les informations nécessaires pour l article concerné (prix, disponibilité, historiques de vente, de commande, de retour, ). En plus des informations proposées par Dilicom pour un article «livre», LIBRISOFT affiche ici les informations liées à votre librairie pour cet article ou tout article créé par vos soins : l attribution d un rayon, le stock disponible, les statistiques de ventes, les commandes clients et fournisseur, etc.

7 - l affichage de visuels et de résumé : Pour chaque article de type «livre», à partir d un simple clic sur le bouton «Image / résumé» de la fiche article, vous accédez à la première et à la quatrième page de couverture de l article sélectionné, et en visionnez un résumé (à la condition que votre ordinateur soit connecté à Internet et que les informations pour cet article soient disponibles sur les sites de consultation que nous parcourons). - l importation de panier de commande Electre : Pour les commandes que vos collectivités vous passent par mail à partir de la base de données Electre, importez la commande directement dans Librisoft pour la traiter sans ressaisie et donc sans risque d erreur. Vous pouvez utiliser ce panier de commande pour faire un devis ou directement pour enregistrer la commande de votre client. Vous pouvez également traiter n importe quelle liste d articles (formée des codes articles et de quantité) dans le même cadre. Ces listes d articles (importées d une commande Electre ou simples listes tirées de fichier texte) sont ensuite réutilisables, exportables, imprimables, - l exportation de vos ventes vers Datalib : Si vous souhaitez participer au projet de la SDSL, vous pouvez envoyer quotidiennement via Internet vos données de ventes, d achats, et de retours, enregistrées tout au long de la journée dans Librisoft. Cette remontée est automatisée. - l importation et la centralisation de bases de données extérieures : Pour la papeterie, la para-librairie, la carterie ou encore pour les éditeurs absents du FEL de Dilicom, il est possible d intégrer tout type de base de données «articles» à Librisoft. Le nombre de références qui peuvent être importées n est pas limité. Pour les libraires disposant de plusieurs points de vente, il est possible de centraliser la création de ces fiches produits de même que la gestion du fichier clients et de leur carte de fidélité. Pour les libraires ré-informatisant leur magasin, la reprise de sa base articles doit être envisagée : tous les articles présents en stock mais absents du FEL au moment de cette reprise sont créés. - la gestion de l occasion Pour les articles que vous reprenez à vos clients, vous saisissez, sous forme de «bordereau d achat d occasion» les articles repris, en saisissant pour chaque produit un prix d achat d occasion et un prix de vente d occasion. Un bordereau d achat d occasion peut être saisi en plusieurs fois. A la validation de ce dernier, le client se voit éditer un bon d achat de la valeur totale de ses articles repris. Pour chaque article «occasion», outre son «prix éditeur», Librisoft garde en mémoire le prix de reprise que vous enregistrez ainsi que le prix de vente «occasion». Vous pouvez modifier à n importe quel moment cette donnée. Les articles présents en stock «occasion» ont un code-barres spécifique qui permet de les différencier de manière sûre des articles neufs qui pourraient être disponibles à la vente au même moment.

8 En deux écrans simples et complets, vous enregistrez les ventes des articles (tous taux de TVA confondus) et leurs règlements. Une situation de la caisse est accessible à tout moment de la journée. À la validation de toute opération de caisse, le réassort et les mouvements de stock sont enregistrés. Impression personnalisée du ticket de caisse, automatique ou non. Utilisation de touches de raccourci pour des articles ou des fonctions spécifiques de caisse (remise, retour client, acompte, ). Partage de carte de fidélité inter-magasins. Tous types de ventes : ventes d articles réservés, retour client, vente à paiement différé, client en compte ; mise en attente de client(s) ; rendu monnaie ; encaissement d acompte sur commande ; possibilité de plusieurs vendeurs sur un même poste. Mais encore : création de factures ; dépenses de caisse ; multidevises (LIBRISOFT fonctionne notamment en Suisse) ; règlements multiples (par ex. chèque et espèces simultanément) ; utilisation de codes génériques (regroupement d articles) ; suivi des achats d un client ; remises exceptionnelles ou permanentes ; cartes de fidélité ; émission de chèque-cadeau ; suivi des réservations clients ; mise en attente d une ou plusieurs opérations...

9 Différentes fonctions vous aident à vérifier vos caisses quotidiennes, par jour (synthèse d une caisse, synthèse de la journée, liste des chèques et cartes bancaires encaissés), à recompter les espèces présentes en caisse en fin de journée, Une fonction d édition synthétique de votre journée de caisse vous est proposée. Présentée simplement et reprenant les données importantes (chiffre d affaire et flux financiers), c est une préparation à la saisie comptable. Cette édition peut être envoyée par à votre comptable. Une fonction d édition détaillée de cette même journée (ticket par ticket) vous permet de remonter le cours de la journée. Enfin, la validation de cette journée enregistre définitivement les données de la caisse et les intègre dans le chiffre d affaire et les statistiques de ventes. Toujours dans l idée de préparer la saisie comptable, LIBRISOFT vous propose une fonction de synthèse des règlements sur la période souhaitée, ou encore la ventilation des ventes par taux de TVA. Ces fonctions seront complétées par des statistiques de ventes, qui vous permettront, à partir de profils, des calculs d évolution de chiffre d affaire, de statistiques par fournisseur, par client, par rayon,

10 Grâce à la gestion informatisée de votre poste «clients» : Améliorez les services rendus à votre clientèle avec la gestion des clients en compte, les cartes de fidélité, les commandes (prévenez vos clients de l arrivée de leurs livres par ou SMS), les bordereaux de livraison et leur facturation, gérez également vos factures exonérées de TVA. Connaissez mieux votre clientèle. Conseillez vos clients, aidez-les dans leurs recherches à l'aide de la base de données Liez LIBRISOFT aux commandes de votre site Internet de vente en ligne. Et consacrez-vous enfin à l'accueil de vos clients, car les nombreuses tâches automatisées vous dégageront le temps nécessaire! Il existe plusieurs méthodes pour passer des commandes clients. La plus simple et la plus rapide est de passer par une recherche bibliographique qui vous indique sur la même fenêtre le prix de l article, sa disponibilité ou encore sa date de parution (ainsi que son thème Dilicom et son «thème de rayonnage»). Une autre, notamment utilisée pour les commandes de livres scolaires, vous permet, suite à l enregistrement d une liste d articles, de sélectionner ceux qui sont à mettre en commande pour le client puis d enregistrer la commande. Toute saisie dans le fichier clients vous permet de bénéficier de toutes les fonctionnalités liées à la gestion du fichier clients : carte de fidélité, suivi des achats, accusés de réception de commande par ou par SMS La recherche des commandes clients vous indique en quelques clics quel est l état de la commande recherchée (pas reçue, livrée partiellement ou totalement). Toujours en quelques clics, il vous sera possible de rechercher la commande fournisseur sur laquelle est présent l article commandé par le client. En cas de réception de commande fournisseur incomplète reliquat un document vous permet de prévenir le client de la raison du retard (article en réimpression, etc.).

11 L enregistrement de commandes clients vous permet, lors de la réception des articles commandés, de préparer un E- mail d accusé de réception. Les autres fonctions accessibles à partir de la gestion du fichier clients sont : la facturation des clients à l export, le répertoire d'adresses postales et , le suivi des commandes, le suivi des réservations clients, la gestion de la vente par correspondance, la séparation des clients «collectivités» et des clients de la caisse, le publipostage, etc. Il est possible d envoyer à un client la liste de ses achats par . Il est possible d intégrer à LIBRISOFT un fichier clients existant grâce à un outil d importation de fichier Excel. Nous pouvons aussi intégrer un fichier clients d autres formats nous consulter. Vous pouvez utiliser la liste des adresses de vos clients pour créer vos mailings. Les cartes de fidélité sont attribuées ou non à des clients du fichier. Les achats des clients ayant une carte de fidélité sont enregistrés sur leur fiche lors de la validation d une opération de caisse. Une remise est déclenchée après un nombre de passages en caisse ou lorsqu un montant d achat est dépassé, selon la règle que vous aurez choisie. Dans les autres cas, le client peut avoir une remise permanente ou une remise que vous enregistrez document par document (lors de la saisie d un bordereau de livraison par exemple). LIBRISOFT permet aux libraires d envoyer des SMS aux clients ayant donnés leur numéro de téléphone ; soit ce numéro est enregistré dans le fichier clients et réutilisé à chaque commande, soit il est saisi par le libraire lors de la saisie d une commande. Il vous est possible d émettre un SMS pour votre client au moment de l arrivée de ses articles en magasin (lors de la réception de marchandise) et il est possible de relancer un client qui ne serait pas venu chercher son article réservé. Vous pouvez enfin envoyer un SMS à un client en utilisant sa fiche dans Librisoft. Le message proposé pour l envoi des SMS est paramétrable à volonté.

12 LIBRISOFT vous permet d établir des devis clients soit à partir d'une liste prédéfinie - dite mémorisée, soit à partir d'une gestion des devis. Ces devis sont transformables ensuite en commandes client. Dans le cas où une partie des articles proposés sur un devis accepté par le client sont disponibles en magasin, il est possible de les sortir du stock disponible afin de les mettre de côté pour ce client, en attendant la saisie d un bordereau de livraison et sa facturation. Les bordereaux de livraison sont gérés avec les remises spécifiques accordées au client concerné. Ils sont saisis en une ou plusieurs fois. Plusieurs bordereaux de livraison peuvent être cumulés sur une facture récapitulative. Les articles contenus dans ces bordereaux sont retirés du stock en temps réel, et peuvent être réassortis. Le bordereau de livraison peut naturellement porter une autre adresse que la facture. La gestion des factures client permet de suivre les règlements de ces factures et la gestion des clients permet de retrouver les factures non réglées pour un client donné. Une zone «commentaire», tant pour le bordereau de livraison que sur la facture, vous permet de rajouter des notes à votre document. Sur la facture d un ou plusieurs bordereaux de livraison, la référence de chaque bordereau est reprise. LIBRISOFT vous permet d enregistrer toutes les opérations de retrait de marchandise que réalisent vos clients en compte tout au long du mois. Ces opérations sont enregistrées à partir de la caisse et tiennent compte d une éventuelle remise accordée au client. Un ticket correspondant à chaque opération peut être imprimé. La facturation des opérations reprend l ensemble de ces opérations pour un client sur une période (un mois, une semaine, ).

13 Votre activité de libraire vous amène à servir des bibliothèques et des centres de documentation assujettis au droit de prêt? Vous êtes à ce titre redevable de la rémunération prévue par la loi du 18 Juin Dans ce contexte, les factures concernées depuis le 1er Août 2003 doivent faire l objet d une déclaration à la SOFIA (Société Française des Intérêts des Auteurs de l écrit). LIBRISOFT, au travers de son module de déclarations de factures à la SOFIA, vous permet de faire ces déclarations. Démarche : 1. Vous devez préalablement vous inscrire en ligne sur le site de la Sofia. 2. Identifiez les Gencods des clients facturés (et non celui des clients livrés). 3. Enregistrez les Gencods sur les fiches clients Librisoft. 4. Recherchez les factures à déclarer. 5. Générez les déclarations. Ces déclarations sont ensuite transmises à la SOFIA via DILICOM. Un d accusé réception vous sera adressé. Il est possible de générer des déclarations concernant des factures émises avant l installation de Librisoft. Pour ces factures, deux périodes sont à considérer. 1. Pour celles émises entre le 1er Août 2003 et le 31 Décembre 2005, la déclaration pourra se faire au format global et il n est pas obligatoire de saisir le détail des articles déclarés de cette facture. 2. Pour celles émises à partir du 1er Janvier 2006, la déclaration devra obligatoirement se faire au format détaillé (article par article). Pour ce faire, une sécurité a été mise en place sur les dates de déclaration, tant pour vérifier la nécessité de la déclaration, que pour calculer le pourcentage à appliquer sur le montant facturé afin de calculer le montant qui sera reversé à la SOFIA. Un lien a été intégré vers le site de la CLIL (Commission de Liaison Interprofessionnelle du Livre) pour faciliter vos recherches de Gencods. Ainsi, depuis tous vos postes reliés à Internet, vous pourrez faire la déclaration de chaque facture.

14 À tout moment, vous pouvez consulter les articles vendus depuis le dernier réapprovisionnement, et préparer, en fonction du stock restant, de la date de dernière réception et des ventes, les prochaines commandes fournisseurs. Vous avez la possibilité de reporter votre prise de décision au prochain réapprovisionnement, voire à un autre ultérieur, notamment pour les articles saisonniers ou les opérations spéciales. Vous avez aussi la possibilité de gérer un stock de rupture, article par article. Une fonction simple vous permet de retrouver les commandes fournisseurs. Le statut de ces commandes vous permet instantanément de vérifier leur état (commande en cours CO, commande validée ou livrée partiellement VA ou LP, livrée totalement LT ou annulée AN ). Les articles que vous placez en attente dans des commandes fournisseurs sont regroupés par fournisseur. Vous n aurez qu à valider ces commandes et LIBRISOFT se charge de les transmettre par Internet via Dilicom. Généralement, il n existe à un instant «T» qu une seule commande en cours pour un fournisseur. Afin de vous faciliter la lecture des commandes fournisseurs, LIBRISOFT affiche prioritairement l état des commandes par fournisseurs qui n ont pas été définitivement traitées et non pas l état de toutes les commandes pour un même fournisseur. Pour les fournisseurs qui ne sont pas rattachés aux services de Dilicom, ou pour les commandes que vous voulez faire parvenir aux fournisseurs par un autre biais, il vous sera possible de les envoyer par ou par fax (les commandes sont imprimées avec les codes barres). Nous centralisons les commandes E.D.I. envoyées à Dilicom. En retour, nous vous envoyons par un accusé de réception attestant la transmission de vos commandes aux services de Dilicom.

15 Sont visibles sur chaque commande fournisseur les commandes pour les clients (en vert) et les commandes pour le stock (en bleu). Vous jugez donc, d un simple coup d œil, de l urgence ou non de la validation d une commande. LIBRISOFT gère la possibilité pour Dilicom d inscrire sur une commande, une référence spéciale (code opération donné par l éditeur pour une commande qui bénéficie de conditions particulières). L entrée en stock de marchandises (livres et produits complémentaires) se fait à l aide du code-barres de l article. Un article inconnu de la base Dilicom pourra être créé lors de sa réception. Une gestion des prix d'achat Librairie et Para-librairie vous donne la possibilité de calculer le prix d'achat d'un article, en définissant les différents critères de calcul par Fournisseurs, Éditeur ou par Article. Pour la Librairie, ces critères de calculs sont définis sur une remise fournisseur, alors que pour la Papeterie/Para-librairie, ils sont définis sur un coefficient à partir du prix d'achat HT ou du prix de vente. Au moment de la réception, il sera possible d inscrire si l article est une nouveauté d office ou non (pour le livre), de faire le pointage des commandes fournisseurs (pour détecter notamment les erreurs de livraison) et d identifier les commandes clients servies (un bon de réservation peut alors être imprimé et un d accusé de réception pour le client préparé et/ou un SMS). Il est possible d intégrer à chaque réception les références fournisseur (numéro de bordereau de livraison ou numéro de facture), et de retrouver ultérieurement toute réception à l aide de ces informations. Il est également possible de vérifier la valeur d achat de votre livraison (pour la comparer à un BL ou une facture), de rentrer dans des rayons les articles saisis («rayons» = «catégories» dans LIBRISOFT), ou encore, de modifier les quantités minimum et maximum que vous souhaitez voir intégrées à votre fiche article (réassort semi- automatique à partir du stock mini/stock maxi). Une fonction de gestion des «restes à livrer» vous permettra de connaître les articles manquant à la (aux) réception(s) réalisée(s), d enregistrer les réponses fournisseurs (sur la commande livrée partiellement) et, si vous le souhaitez, de recommander les articles non notés. Cette même fonction vous servira aussi à connaître les commandes clients non servies.

16 Lors de la préparation de vos commandes par les distributeurs, des «avis d expédition» sont générés et vous sont envoyés. Ces documents électroniques contiennent l image précise (prix de vente, quantité, remise et prix d achat) des articles formant votre livraison, et rappellent les termes précis de la livraison : numéro de bordereau de livraison, date d expédition, référence de la commande ou des offices envoyés, nom du fournisseur, valeur totale de la livraison, L utilisation dans Librisoft de ces documents «avis d expédition», en plus de vous permettre de connaitre à l avance les articles que vous allez recevoir, vous permet d enregistrer, en un seul clic, toute votre réception en stock : il ne vous reste plus qu à étiqueter vos produits puis les mettre en rayon ou de coté pour vos clients. Les conditions classiques pour Librisoft de prise en compte du caractère «office» d un article livré, de l impression automatique des bons de réservations de commandes clients servies, ou encore de l envoi d sont les mêmes que pour la réception manuelle. Connaissez à l avance vos livraisons à venir et réceptionnez vos articles d un simple clic. Il vous est possible de réceptionner partiellement une livraison fournisseur dans la fenêtre de réception traditionnelle et de terminer votre réception à partir des avis d expédition. Les articles manquants sont visibles dans l avis d expédition et vous permettent de connaitre la raison pour laquelle un article ne sera pas livré, comme c est le cas sur le bordereau de livraison «papier». Les avis d expédition étant enregistrés automatiquement dans Librisoft, vous retrouverez toujours la trace des réponses fournisseurs sur votre écran. De même, le «traitement des restes à livrer» de Librisoft tient compte automatiquement de ces réponses fournisseur. Une option de mise à jour des prix de vente des articles de l avis d expédition vous permet, si vous le souhaitez et si une différence existe entre le prix des articles dans l avis d expédition et votre base articles, de mettre à jour ces prix dans votre base de références.

17 La fiche article reprend les informations du stock : stock disponible, stock réservé clients, stock "dépôt salon" (manifestations extérieures), stock en commande client et en commande fournisseur, stock minimum et maximum (seuil d alerte). Le stock disponible et le stock en commande (client et fournisseur) vous sont rappelés, si nécessaire, notamment en recherche bibliographique, dans la gestion de la réserve, le réapprovisionnement de stock ou le traitement des restes à livrer. Une fonction d état du stock permet de lister les articles en stock, par catégorie ou regroupement de catégories ou par fournisseur, par éditeur et par article. Cette fonction calculée en temps réel vous permet ainsi de connaître le volume en stock ou encore la remise moyenne du stock par fournisseur. Elle peut aussi être faite en appliquant des filtres sur les ventes et l âge du stock. Ainsi vous pouvez connaître tous les articles en stock depuis X mois et non vendus depuis Y mois. L affichage de cet état du stock (par fournisseur et par famille de produits) peut être fait par tranche d âge du stock (stock de moins de trois mois, de moins de six mois, ). En cas de perte ou de vol, il vous est possible de rectifier le stock donné par le logiciel à l aide de la fonction de Gestion des écarts de stock. L analyse des mouvements de stock, une autre fonction aidant à cerner le stock et ses mouvements, vous permet, sur une période ou pour un article, de connaître les mouvements qui ont été enregistrés pour cet article ou sur la période choisie (vente, retour, etc.). Vous pouvez inscrire sur chaque fiche fournisseur la remise que ce dernier vous accorde (remise de base) et enregistrer sur cette même fiche, les exceptions des éditeurs pour lesquels vous avez une remise particulière. Pour un article qui ne doit pas être valorisé avec la remise habituelle, il vous est possible de passer outre ces règles et de définir une remise spéciale qui le suivra tout au long de sa vie dans le magasin. LIBRISOFT vous affichera également une liste des articles présents en stock par date d entrée, en affichant le prix d achat enregistré à la réception. Cette analyse FIFO (pour «First In - First Out» ou «Premier Entré - Premier Sorti») permet de considérer votre stock toujours le plus récent pour un article, en sortant du stock le plus ancien des exemplaires. Cette fonction, accessible pour un article et/ou sur une période de réception, vous permet de connaître, outre la date et l heure de réception, la remise fournisseur de chaque réception.

18 Le but de cette fonction est de permettre le réapprovisionnement des rayons du magasin depuis la réserve, le plus simplement et rapidement possible, sans être contraint de devoir générer des mouvements de stock comme s il fallait en gérer deux différents dans Librisoft. Pour ce faire, il suffit d interroger la liste des articles vendus en caisse sur une période en fonction de différents critères au choix : par fournisseur, par éditeur et par taux de TVA. Ces ventes peuvent aussi être analysées par rayon ou par regroupement de rayons, et à partir d une heure précise ou depuis le début de la première journée analysée. Il est aussi possible d afficher uniquement les articles vendus pour lesquels des exemplaires sont encore en stock. Le résultat obtenu permet, pour chaque article vendu, de gérer le réapprovisionnement des rayons en fonction du stock disponible. Une fonction de Gestion des Offices permet, sur une période de réception et pour un ou plusieurs fournisseurs, de connaître les offices encore présents en stock ( Qté dispo ) et de les comparer à la quantité réceptionnée ( Qté initiale ). L affichage de ces offices laissera apparaître le rayon ( Catégorie de LIBRISOFT), qui pourra être un critère de tri pour cet affichage ou encore pour l impression. Un lien direct avec la fiche article vous permet de retrouver les statistiques de vente, la date de parution et le prix de vente de l article. Cette liste d articles peut ensuite être imprimée pour vous permettre de retirer les articles du stock et vous préparer au mieux à la saisie des retours. La saisie des retours se fait pour un ou tous les fournisseurs : LIBRISOFT ventile par fournisseur les articles que vous saisissez. Il vous est possible, article par article, de saisir un motif de retour (erreur de livraison, article défectueux, autorisation de retour, etc.) et d inscrire si le retour est un retour d offices ou non. Le bordereau de retour porte un commentaire (autorisation de retour par exemple) et si besoin, le numéro de colis ainsi que son poids.

19 Une fonction de LIBRISOFT permet de gérer vos manifestations pour lesquelles un stock est déporté. Lors de la préparation de ce salon, les articles qui seront saisis pourront être retirés du stock disponible ou considérés comme réceptionnés d une commande fournisseur. Vous réalisez ainsi une économie de temps en divisant votre charge de travail. De même, à la fin de cette manifestation, il vous sera possible de retourner les articles invendus directement sous forme de retour fournisseur (la saisie est unique pour indiquer que l article est invendu et retourne chez le fournisseur), ou de les remettre en stock disponible. Un article peut évidemment retourner pour partie en stock et pour une autre partie en retour fournisseur. À la fin du salon, après l enregistrement des encaissements par mode de règlement, le bordereau de salon pourra être imprimé pour indiquer article par article les quantités préparées, vendues, retournées au fournisseur et réintégrées en stock. Le résultat de la caisse sur ce salon sera joint à ce document. À la validation de ce salon, le chiffre d affaire et les statistiques de ventes sont calculés. Cette fonction vous permet de suivre les réceptions qui ont été enregistrées, à partir d une référence de bordereau de livraison fournisseur ou d une facture, à partir de la référence d une commande ou sur une période. Vous pouvez aussi analyser les réceptions enregistrées pour un fournisseur sur une période ou pour un article. Le suivi des achats peut être fait soit sur les articles de type «livre» soit sur les articles de type «papeterie/paralibrairie». Il affiche les date et heure de réception, le titre, la quantité, les prix de vente et d achat (avec remise) de chaque article saisi, ainsi que le numéro de bordereau de livraison saisi, de la facture et le numéro de la commande fournisseur enregistrée dans Librisoft.

20 Une fonction de LIBRISOFT vous permet de gérer des «profils» de statistiques qui vous assurent une vue personnalisée de vos chiffres de vente. Ces profils traiteront vos ventes à partir des critères comme les catégorie(s) d'articles (possibilité de sélectionner le niveau d'analyse et de choisir une ou plusieurs catégories), type(s) de ventes, c est à dire ventes caisses (possibilité de sélectionner la ou les caisses), ventes BL et/ou salons, mais aussi par taux de TVA (possibilité de sélectionner un ou plusieurs taux de TVA utilisés), par fournisseurs (possibilité de sélectionner un ou plusieurs fournisseurs), par éditeurs (idem fournisseurs) et par articles (possibilité de sélectionner un ou plusieurs articles spécifiques et un ou plusieurs auteurs). Ces analyses seront réalisées sur la période que vous choisirez et s afficheront au choix en résultat, ventes TTC, ventes HT, ventes par taux de TVA, remises TTC, remises HT, pourcentage de remise sur les ventes, quantité vendue, marge HT, marge en %, nombre d opérations, panier moyen Cette fonction de gestion des profils est fournie avec une quinzaine de profils modifiables, parmi lesquels : les ventes par type (caisse, bordereau de livraison, salon), par taux de TVA (avec les remises attribuées au moment de la vente), statistiques par rayon, statistique par article, etc. Dans cette liste de profils-type, sont présents des exemples pour aider à mieux comprendre l organisation de ces nombreux critères entre eux. Par exemple, un profil de statistique de vente pour le fournisseur Hachette vous permet de cibler les ventes réalisées sur une période des articles distribués par ce fournisseur. Le résultat de cette analyse sera affiché par éditeur. Un critère supplémentaire dans cette gestion des profils de statistiques de vente vous permet de contrôler l évolution de votre chiffre par rapport à une période de référence (jour, semaine, mois), par rapport à une année précédente (année N-1 et/ou année N-2 et/ou année N- 3), ou alors sur une autre période définie (si vous souhaitez par exemple comparer le meilleur mois de l année au mois en cours, etc.). Ainsi, il vous est possible, par exemple, de créer un profil de statistiques pour vos ventes de caisse et de dégager l évolution semaine par semaine sur un trimestre, par taux de TVA, et d y ajouter les remises appliquées ou encore le panier moyen.

21 D un simple clic, lorsque le résultat d une analyse de ventes est affiché par Librisoft, il vous est possible de l imprimer (et de choisir les informations affichées qui seront à imprimer). De même, il est facile et rapide d exporter vers Excel le résultat de votre analyse en vue d une utilisation complémentaire. Tous les profils d analyse des statistiques de ventes peuvent être exploités sous forme de graphiques. Bien entendu, comme toutes les analyses ne portent pas sur les mêmes critères, il existe plusieurs types de graphiques pour illustrer ces résultats. Vous choisirez, lors de l affichage du résultat, laquelle des formes correspond la plus à vos besoins, parmi : secteurs, courbe, histogramme (en bâtons ou groupé), nuage de points ou encore boursier. Il vous sera aussi possible de modifier les options concernant la légende de ces graphiques, les polices utilisées pour les critères proposés ou encore le style (avec ou sans relief pour l affichage sous forme de bâtons, etc.). Enfin, il vous sera possible d enregistrer ce graphique et de l imprimer.

22 L inventaire est une étape annuelle obligatoire dans toute activité commerciale. Il permet de vérifier l état du stock physique en faisant une image précise à un moment de l exercice. Librisoft vous propose, à l aide de vos scanners à code-barres, de procéder à un véritable inventaire fiscal sur tous les postes équipés de Librisoft et au même moment. De plus, il est possible d utiliser des lecteurs de code-barres portables (de type Boîtier stockeur PHL). Nous proposons également une assistance à l inventaire sur site, avec l aide de l un de nos techniciens ou à distance. Tout au long de la saisie de l inventaire, vous pouvez vérifier la présence de catégorie (thème de rayonnage) rattachée à l article et créer ce rattachement ou le modifier en cas de besoin. L analyse de l inventaire, tout au long de la saisie et à la fin de l inventaire vous permet d analyser la démarque article par article, ainsi que les surplus (les articles présents dans l inventaire qui n auraient pas été saisis en stock). Ces analyses de la démarque, des surplus et de l ensemble des articles saisis peuvent être visualisées, imprimées par fournisseur, par éditeur puis par article, ou par taux de TVA et enfin exportées vers Excel, Word, au format XML ou encore envoyées par .

23 Vous voulez mettre en avant votre activité sur le Net?... Nous développons pour vous le site Internet dont vous avez besoin! En fonction de vos besoins et de vos demandes, il est possible de multiplier le nombre de pages/rubriques et de personnaliser la ligne graphique de votre site. Nous vous proposons deux formules de sites adaptées et administrables par vos soins : Site Vitrine : cette offre de base est une présentation numérique de votre librairie qui vous permet d'avoir votre "carte de visite" sur Internet. Votre site est composé de 3 à 5 pages dynamiques : accueil et présentation de votre librairie, événements et coups de cœur, bonnes adresses et liens vers d'autres sites Internet ou partenaires, formulaire contact et enfin, une page pour la réservation et/ou la commande d'un ou plusieurs livres par . Site Marchand : cette plateforme de vente par Internet est une solution intégrant de nombreuses fonctionnalités indispensables à la mise en place d'un site e-commerce. Elle peut fonctionner en lien avec LIBRISOFT et le FEL (Fichier Exhaustif du Livre) fournit par Dilicom, ceci afin de vous permettre de gérer simplement et efficacement vos commandes, votre stock et votre catalogue d'articles présents sur Internet. Cette offre peut également être enrichie de fonctionnalités de paiement en ligne via CB et "d'extension de base" en utilisant les données fournies par des prestataires comme Electre et permettant ainsi d'obtenir des images et des résumés pour la plupart de vos produits. Vous disposez d'une console d'administration vous permettant de gérer l'intégralité de la plateforme de vente et vous pouvez ainsi modifier aussi souvent que vous le souhaitez le contenu de votre site, et ce, de manière simplifiée. Utilisez un ordinateur de type Pocket Pc (pas plus grand qu une calculatrice) pour les opérations de manutention les plus courantes : la réparation des retours par consultation et leur saisie, la réception de marchandises, la consultation du stock, la saisie de l'inventaire, vérification des catégories et saisie (rayons), la préparation de bordereau de livraison, préparation de salons. Allié à la technologie Wi-Fi (réseau sans fil), le Pocket PC proposé par 2Dcom est un assistant personnel doté d'un lecteur de codes-barres. Sa fiabilité en lecture des codes-barres et son fonctionnement sous Windows nous permettent une lecture et écriture de vos données en temps réel. Ajoutez la mobilité à vos outils de gestion Diminuez la manutention et augmentez votre disponibilité

24 Une sauvegarde externalisée est une copie de sécurité de vos données sur un serveur distant via Internet. Les serveurs que nous utilisons sont exclusivement dédiés aux sauvegardes et permettent de stocker en toute sécurité vos données professionnelles et personnelles. Les sauvegardes externalisées sont exécutées automatiquement chaque jour. La régularité et la fréquence de vos sauvegardes ainsi que la fiabilité du support sur lequel elles sont réalisées nous permettent, en cas de défaillance technique de votre matériel informatique ou d un sinistre quelconque, de récupérer un maximum de données et de les réinjecter dans votre logiciel Librisoft. Les avantages des sauvegardes externalisées : le résultat de vos sauvegardes vous est confirmé tous les jours par courriel notre équipe d assistance vérifie également chaque jour le résultat de vos sauvegardes, plus besoin de renouveler vos supports de sauvegardes nous mettons en œuvre des moyens techniques adaptés à l importance des données que vous nous confiez, la sécurité de nos serveurs est de haut niveau toutes les précautions sont prises quant aux risques liés à Internet (virus, intrusions de pirate, logiciels espions ). Vos données sont cryptées et sont confidentielles. Sauvegarder vos données en ligne, c est la garantie de pouvoir les récupérer (à la condition d une connexion Internet stable), peu importe l ampleur de votre problème. Une équipe qualifiée à votre service 6 jours sur 7, la réponse immédiate à toutes vos questions d utilisateur de nos produits. Notre service d assistance téléphonique est accessible du lundi au vendredi de 7h à 19h, et le samedi de 9h à 12h et de 14h à 19h, pour répondre à toutes vos questions d utilisation de nos produits. Si nécessaire, nous procéderons à une télémaintenance en nous connectant directement à votre équipement informatique, via Internet.