Sont présents : Mesdames Martine Gauthier et Martine Lafond ainsi que Messieurs Ghislain Sylvain et Michel Tremblay.

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1 PROCÈS-VERBAL d'une séance ordinaire du conseil d'administration de la Société de transport du Saguenay, tenue au 1330 rue Bersimis, arrondissement Chicoutimi, le 22 avril 2015 à 16h30, sous la présidence de M. Réjean Hudon. Sont présents : Mesdames Martine Gauthier et Martine Lafond ainsi que Messieurs Ghislain Sylvain et Michel Tremblay. L'absence de Monsieur Luc Boivin et Jacques Fortin est motivée. Sont invités : Messieurs Jacques Chouinard et Frédéric Morin c.a., de la firme Raymond Chabot Grant Thornton. Assistent également : Messieurs Jacques Munger, directeur général, Jean-Luc Roberge, directeur de l exploitation et Luc Lalancette, trésorier, directeur des finances et des ressources matérielles de même que Madame Lise Vézina, directrice générale adjointe et secrétaire générale de la Société. M. Hudon souhaite la bienvenue à tous. Appuyé par Mme Martine Lafond QUE l'ordre du jour soit accepté, le point «Affaires diverses» demeurant ouvert à toute discussion. Appuyé par Mme Martine Gauthier QUE le procès-verbal de la séance ordinaire du 18 mars 2015 soit, et il est adopté dans sa forme et teneur Présentation des états financiers 2014 Monsieur Jacques Chouinard c.a., de la firme Raymond Chabot Grant Thornton fait lecture du rapport des auditeurs portant sur les états financiers de la Société de transport du Saguenay au 31 décembre M. Frédéric Morin c.a., de la firme Raymond Chabot Grant Thornton fait lecture du rapport de la vérificatrice générale de la Ville de Saguenay sur lesdits états financiers aux membres du conseil d administration. M. Luc Lalancette, trésorier, directeur des finances et des ressources matérielles de la Société présente le rapport des activités de fonctionnement à des fins fiscales et l'état de la situation financière de la STS au 31 décembre 2014, selon les formules prescrites par le MAMOT. 22 avril 2015 Procès-verbal page 1

2 Adoption des états financiers 2014 CONSIDÉRANT le dépôt des états financiers 2014 de la Société de Transport du Saguenay, vérifiés par la firme Raymond Chabot Grant Thornton et la vérificatrice générale de la Ville de Saguenay ; CONSIDÉRANT que lesdits états financiers représentent fidèlement les opérations de la Société ; Appuyé par Mme Martine Gauthier QUE le rapport financier de l année 2014, tel que déposé par les vérificateurs soit, et il est par les présentes, accepté Traitement comptable des subventions nouvelle norme CONSIDÉRANT QUE le Ministère des Affaires municipales et de l Occupation du territoire (MAMOT) a approuvé une nouvelle norme pour la comptabilisation des paiements de transferts (subventions) et que cette norme est applicable aux Sociétés de transport à compter de l exercice financier 2013; CONSIDÉRANT QUE cette nouvelle norme ne permet plus de comptabiliser, à titre de recevables, les subventions accordées par le Ministère des Transports, si les crédits ne sont pas approuvés par le Conseil du Trésor; CONSIDÉRANT QUE les régularisations comptables qui devront être apportées aux états financiers de 2015 de la Société de transport du Saguenay, pour tenir compte de la nouvelle norme sur les paiements de transferts entrée en vigueur en 2013, sont susceptibles d engendrer un déséquilibre fiscal; CONSIDÉRANT QUE le MAMOT permettra l utilisation de la mesure d appariement fiscal consistant à affecter un montant au poste «Montant à pourvoir dans le futur» pour équilibrer les résultats de l exercice 2015 et de l exercice comparatif 2014 en ce qui a trait aux capital et intérêts des dettes à long terme; CONSIDÉRANT la recommandation du Comité de gestion et l approbation du directeur général; QUE le conseil d administration autorise le trésorier à inscrire aux états financiers de 2015, les affectations au poste «Montant à pourvoir dans le futur» nécessaires pour pallier ce déséquilibre et à retraiter de la même manière l exercice comparatif Les montants d affectations qui pourront être déterminés après la 22 avril 2015 Procès-verbal page 2

3 fermeture de l exercice, mais avant la date du rapport de l auditeur indépendant qui portera sur les états financiers 2015, ne pourront pas excéder les montants du déséquilibre fiscal directement engendrés par l application de la nouvelle norme Suivi - dossier provincial - transport intégré CONSIDÉRANT les avis d'infraction émis le 30 janvier 2014 par des contrôleurs routiers relativement au transport intégré effectué par la STS ; CONSIDÉRANT QUE la STS a contesté lesdits avis d'infraction ; CONSIDÉRANT la résolution # mandatant un procureur au dossier ayant déjà une expertise dans le domaine du transport scolaire, lequel représente également la Société de transport de Laval dans un dossier similaire à celui de la STS ; CONSIDÉRANT l'importance du jugement à être rendu, lequel fera jurisprudence pour l'ensemble des sociétés de transport en commun ; CONSIDÉRANT QUE l'atuq a consenti à un partage des frais de services juridiques associés à ce dossier entre sociétés ; CONSIDÉRANT les informations fournies par le directeur général ; Appuyé par Mme Martine Gauthier D'autoriser le directeur général à signer, pour et au nom de la Société de Transport du Saguenay, la lettre d entente portant sur des services juridiques relatifs à l ouverture du dossier de la STS auprès de LAVERY, DE BILLY, S.E.N.C.R.L Suivi - discussions avec les commissions scolaires locales Le directeur de l'exploitation fait état des discussions en cours avec les deux (2) commissions scolaires sur le territoire (Des Rives du Saguenay et de la Jonquière) concernant l'intégration d'élèves sur le réseau régulier de la STS pour la prochaine année scolaire Suivi - accès au CLSC de Chicoutimi - usagers du transport adapté Après vérifications auprès des services de la Ville de Saguenay, le directeur général mentionne que le CLSC n'ayant pas renouvelé son bail avec le propriétaire de la bâtisse, il n'y a pas de modification d'aménagement prévue d'ici 2 ans. Ledit dossier d'accès sera donc repris avec les services de la ville afin de trouver une alternative satisfaisante pour les usagers du transport adapté. 22 avril 2015 Procès-verbal page 3

4 Correspondance De noter le dépôt de la correspondance en date du 22 avril École secondaire Riverside demande de commandite CONSIDÉRANT le dépôt d une lettre du comité de l album des finissants de l école régionale secondaire Riverside, sollicitant une commandite pour la production dudit album ; CONSIDÉRANT que les étudiants de ladite institution scolaire sont des usagers des services de la Société de transport du Saguenay ; CONSIDÉRANT les discussions des administrateurs sur le sujet ; Appuyé par Mme Martine Lafond QUE la STS réserve un espace, à l intérieur de l album des finissants de l école régionale secondaire Riverside, au tarif de 75. $ Moisson Saguenay-Lac-St-Jean - demande de partenariat CONSIDÉRANT le dépôt d'une lettre de M. Marc-André Maltais, responsable des activités chez Moisson Saguenay-Lac-St-Jean demandant la possibilité de créer un partenariat entre la STS et cet organisme dans le cadre du spectacle aérien international de Bagotville 2015, en utilisant les boites de perception à l'intérieur des navettes gratuites pour recueillir des contributions monétaires au bénéfice dudit organisme ; CONSIDÉRANT les discussions des administrateurs sur le sujet ; Appuyé par Mme Martine Lafond D'acquiescer à ladite demande de partenariat avec Moisson Saguenay-Lac-St-Jean, attendu que seules les navettes affectées au spectacle aérien international de Bagotville 2015, seront visées par la présente entente ; DE mandater le directeur de l'exploitation de voir à prendre les mesures nécessaires à cette fin, avec la collaboration de Moisson Saguenay-Lac-St-Jean. 22 avril 2015 Procès-verbal page 4

5 Projet expérimental - autobus au gaz naturel DE prendre connaissance d'une lettre de M. Daniel Beauchamp, directeur général de Gestion AVT, informant la Société du contenu de récentes discussions avec différents intervenants concernant un projet expérimental d'autobus alimenté au gaz naturel. Les administrateurs conviennent que la Ville de Saguenay doit manifester son intérêt envers le projet "gaz naturel" avant d'aller de l'avant, compte tenu qu'il s'agit d'un dossier d'envergure et de surcroît le premier au Québec Approbation des comptes - mars 2015 QUE le caisse-déboursés du mois de mars 2015 soit, et il est par les présentes, approuvé et autorisation est donnée au directeur général de procéder au paiement de ces comptes États financiers février 2015 QUE les états financiers du mois de février 2015 soient, et ils sont par les présentes, approuvés Suivi des mesures - budget 2015 Tel que convenu, le directeur général fait état des éléments à impacts budgétaires et autres mesures de compression prises dans le but d'en arriver à respecter le cadre financier établi pour l'année Évolution du coût du diesel : Le prix du carburant diesel est inférieur au prix budgété depuis le 21 mars dernier, se situant à $/litre pour la semaine du 17 avril Etat de situation : Tel que convenu l'automne dernier avec le président du conseil du trésor de la Ville de Saguenay, M. Jean-Yves Provencher, lors de la présentation du budget 2015 de la STS, une mise à jour de l'évolution budgétaire sera présentée en juin Dans le cas où les commissions scolaires locales ignoreraient l'offre de transport intégré de la Société, le conseil d'administration devra procéder à des coupes de l'ordre de 1 million de dollars afin d'en arriver à un budget équilibré. Consommation des autobus hybrides : Le directeur général informe les administrateurs que les données de consommation de carburant, des autobus hybrides reçus en décembre 2014, ont été compilées et transmises à Gestion AVT, pour analyse avec celles des autres sociétés de transport. L'hiver très froid a donné lieu à des résultats de consommation comparables à ceux des autobus alimentés au diesel Rapports d achalandage mars avril 2015 Procès-verbal page 5

6 De noter le dépôt du rapport d achalandage où l on enregistre respectivement un maintien de l'achalandage pour le mois de mars 2015 par rapport au même mois en 2014, pour un écart cumulatif défavorable de 2.75 % par rapport à la même période en 2014 (janvier à mars). Le service de transport adapté a enregistré une hausse d achalandage de l ordre de 6.2 % pour le mois de mars 2015 par rapport au même mois en 2014, pour un écart cumulatif favorable de 3.39 % par rapport à la même période en 2014 (janvier à mars) Projet calculateur de trajet et site internet CONSIDÉRANT QUE la Société désire revamper son site internet et rendre disponible une application mobile pour ses usagers, incluant un calculateur de trajet ; CONSIDÉRANT QUE le règlement d'emprunt # 179 prévoit des sommes disponibles pour un mandat d'accompagnement dans une démarche pour l'implantation d'un site internet, d'un calculateur de trajet et d'une application mobile ; CONSIDÉRANT la proposition de service faite par une entreprise locale Mapgears pour développer une carte interactive dans le site internet de la STS, permettant de visualiser le réseau de transport et d'interroger les informations liées aux arrêts et horaires des lignes d'autobus ; CONSIDÉRANT QUE Mapgears a développé son expertise avec, entre autres, la STM et le CADUS ; CONSIDÉRANT les discussions des administrateurs sur le sujet : Appuyé par Mme Martine Lafond D'octroyer un mandat à Mapgears pour développer une carte interactive à l'intérieur du site internet de la STS permettant de visualiser le réseau de transport et d'interroger les informations liées aux arrêts et horaires des lignes d'autobus, pour une somme de 24, $ incluant toutes les taxes applicables, conformément à son offre de services datée du 21 avril 2015, le tout financé à même le règlement d'emprunt # Mandat à STSherbrooke - adjudication de contrat à GIRO pour outils d'aide à la planification CONSIDÉRANT la résolution # mandatant la STSherbrooke, sous réserve de l approbation par le ministre des Transports du Québec des conditions et l éligibilité des subventions provenant du Programme d aide aux immobilisations en transport en commun de la Société de financement des infrastructures locales du Québec pour acquérir, pour et au nom de la Société de transport du Saguenay, les modules CREW et Vehicule de la suite Hastus pour un montant n excédant pas $ plus taxes ; CONSIDÉRANT que les sociétés membres du consortium sont en attente de l'approbation du MTQ depuis plusieurs mois ; 22 avril 2015 Procès-verbal page 6

7 CONSIDÉRANT la nécessité, pour certaines sociétés, d utiliser la suite HASTUS de manière approfondie dans la planification des réseaux 2015, permettant ainsi des gains en efficacité et en coûts de planification ; CONSIDÉRANT la recommandation des directeurs généraux des sociétés membres du consortium à l'effet d aller de l avant avec GIRO, pour acquérir les modules CREW et Vehicule de la suite Hastus, même dans le cas où l'approbation du MTQ n'est pas encore reçue ; CONSIDÉRANT que les sociétés participantes peuvent octroyer en vertu de l'article de la Loi sur les sociétés de transport en commun, un contrat de gré à gré dont l'objet découle de l'utilisation d'un logiciel et vise à assurer la compatibilité avec un système existant ; CONSIDÉRANT que la Société de Transport de Sherbrooke a été mandatée par un Protocole pour assurer la gestion du projet et octroyer le (s) contrat (s) au nom des sociétés membres du consortium ; CONSIDÉRANT que l'offre initiale de GIRO a été révisée et majorée de 2.55 % avec les taux 2015 pour un prix d'acquisition du logiciel Hastus, modules CREW et Vehicule, au montant de $ plus taxes, lequel est réparti selon la clef de répartition convenue audit Protocole, ce qui représente pour la Société de Transport du Saguenay % du montant total des desdits modules de même que 25 % des coûts de services professionnels GIRO ; CONSIDÉRANT que l'acquisition des modules CREW et Vehicule de la suite Hastus doit être approuvée par chacune des sociétés participantes, conformément aux pouvoirs qui leur sont délégués ;, QUE le préambule de la présente en fasse partie intégrante ; DE mandater la STSherbrooke pour acquérir, pour et au nom de la Société de transport du Saguenay, les modules CREW et Vehicule de la suite Hastus pour un montant n excédant pas $ plus taxes ; DE mandater la STSherbrooke pour signer, par l entremise des représentants dûment autorisés de la STSherbrooke, tout document jugé utile et nécessaire pour donner effet aux présentes Fermeture partielle Pont Dubuc - planification des opérations Le directeur général sensibilise les administrateurs aux impacts de la fermeture partielle du Pont Dubuc pour des travaux de réfection, lesquels se dérouleront à partir de février 2016, et ce, pour une période de 18 mois. En plus de la logistique à mettre en place, il reste à voir qui en assumera les coûts. Une rencontre du comité de travail, formé pour la planification des mesures à adopter en vue de la fermeture partielle du Pont Dubuc, est prévue prochainement. 22 avril 2015 Procès-verbal page 7

8 Mandat services professionnels - plan de sécurité CONSIDÉRANT une étude de risques réalisée en 2008 par la Sécurité publique de Saguenay pour la Société de transport du Saguenay dans le cadre du programme fédéral "Sécurité Transit" ; CONSIDÉRANT qu'une deuxième étape était prévue, soit la mise en place et/ou améliorations des systèmes et de l équipement de sécurité du centre administratif ; CONSIDÉRANT QUE le plan quinquennal des immobilisations de la Société prévoit des sommes pour un projet de système de contrôle des accès et caméras ; CONSIDÉRANT QUE la confection d'un appel d'offres, aux fins de planification et acquisition d'un système de contrôle d'accès et caméras, nécessite une certaine expertise en la matière ; CONSIDÉRANT les informations fournies par le directeur général ; Appuyé par M. Michel Tremblay D'autoriser le directeur général à octroyer un mandat d'accompagnement à la firme Génivar pour proposer les équipements et aménagements requis afin de renforcer les systèmes et les équipements de sécurité du centre administratif Sommet économique régional - dépôt du mémoire D'entériner le mémoire déposé par la Société en vue du sommet économique régional qui se tiendra en juin 2015, permettant d'exprimer sa vision stratégique des 10 prochaines années. Les administrateurs conviennent de la pertinence de rendre le mémoire public Adoption des états financiers 2014 de Société de gestion et d'acquisition de véhicules et de systèmes de transport s.e.n.c. (Gestion AVT) CONSIDÉRANT le dépôt des états financiers 2014 de la Société de gestion et d'acquisition de véhicules et de systèmes de transport s.e.n.c. (Gestion AVT) ; CONSIDÉRANT QUE la Société de Transport du Saguenay est un des associés de AVT s.e.n.c. de même que les 8 autres société de transport en commun au Québec ; CONSIDÉRANT que lesdits états financiers représentent fidèlement les opérations de la Société ; 22 avril 2015 Procès-verbal page 8

9 Appuyé par Mme Martine Gauthier QUE les états financiers de la Société de gestion et d'acquisition de véhicules et de systèmes de transport s.e.n.c. (Gestion AVT) pour l année 2014 soient, et ils sont par les présentes, acceptés, tels que déposés Horaire d opérations période estivale 2015 CONSIDÉRANT que pendant la période estivale, la Société procède à une réduction de ses heures d opérations ; CONSIDÉRANT que le budget de la STS, pour l année financière 2015, prévoyait que l horaire estival s échelonne sur une période de 9 semaines afin de mieux répondre aux besoins exprimés par la clientèle étudiante ; CONSIDÉRANT les discussions des administrateurs sur le sujet ; Il est proposé par Mme Martine Lafond QUE la période estivale 2015 s étende sur une période de 9 semaines, soit du 22 juin au 21 août 2015 et que le même horaire d été que l an dernier s applique en semaine, soit du lundi au vendredi : - la fin des opérations à 22h00 ; - service à l heure à l extérieur des périodes de pointe ; QUE la Société maintienne le service les samedis et dimanches, selon l horaire «automne-hiver» pendant toute la période estivale Tarification période estivale 2015 CONSIDÉRANT le congé scolaire des institutions d enseignement; CONSIDÉRANT la période de vacances où l achalandage régulier diminue; CONSIDÉRANT le changement d horaires et d habitudes des usagers actuels et potentiels; 22 avril 2015 Procès-verbal page 9

10 Il est proposé par Mme Martine Lafond D appliquer les tarifs réduits pour étudiant en juillet et août (2 pour 1), et pour tous les soirs et fins de semaine, durant la période estivale du 22 juin au 23 août inclusivement, de réduire la tarification comptant à 1.00 $ Résultats de soumission - contrat d'entretien terrains Bersimis et St-Paul CONSIDÉRANT que la Société a procédé à des demandes de soumissions par invitation, pour des travaux d'entretien de ses terrains de la rue Bersimis et du boulevard St-Paul ; CONSIDÉRANT les soumissions conformes reçues dans les délais cités à l appel d offres ; Appuyé par M. Michel Tremblay QUE les contrats pour des travaux d'entretien des terrains de la rue Bersimis et du boulevard St-Paul soit octroyé aux plus bas soumissionnaires conformes, soient Équipements Deloc pour le volet nettoyage et tonte de gazon et Aménagement Grenon pour le volet entretien paysager Revue de presse et événements promotionnels Le directeur général invite les administrateurs à prendre connaissance des documents de presse concernant la STS et autres événements promotionnels parus récemment Date de la prochaine séance Le directeur général informe les administrateurs que la prochaine séance ordinaire du conseil d administration suivie de l'assemblée générale annuelle auront lieu mercredi, 27 mai 2015, 16h30 à la Pulperie de Chicoutimi Zone de correspondance Place du Royaume Le directeur général avise les administrateurs que la zone de correspondance située aux abords de Place du Royaume (rue des Saguenéens) est problématique et nécessite un réaménagement afin d'y améliorer la sécurité des opérations, incluant celle des usagers de la STS et de la route. Les installations datent de 15 ans. Des discussions ont été entreprises avec la direction de Place du Royaume et des responsables du service d'urbanisme de la Ville de Saguenay. Des plans ont été préparés par ces derniers afin de documenter la demande de subvention de la STS. Une évaluation des coûts devrait suivre. Les administrateurs mandatent le directeur général de transmettre une demande au président de l'arrondissement de Chicoutimi afin de faire avancer le dossier. 22 avril 2015 Procès-verbal page 10

11 Logistique d'implantation d'abribus - dépôt Le directeur général dépose, â titre informatif, un document portant sur la logistique d'implantation des abribus ainsi que la grille d'analyse, le tout relatif à la localisation des abribus sur le territoire de la Ville de Saguenay Transport - policiers de Saguenay Il est convenu que le directeur général adresse une lettre au service de Sécurité publique de Saguenay, réitérant l'offre de transport gratuit à bord des véhicules de la Société de Transport du Saguenay, pour les policiers de Saguenay appelés à travailler sur l'escouade à vélo. La parole est cédée au public. Et la séance est levée à 17h35. Président Secrétaire 22 avril 2015 Procès-verbal page 11