REGLEMENT INTERIEUR DE DIABLIM

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1 REGLEMENT INTERIEUR DE DIABLIM Titre I : OBJET Conformément à l article 13 de ses statuts, «DIABLIM» arrête son règlement intérieur d association. Un règlement intérieur d association prévoyant de façon plus détaillée les modalités de fonctionnement et les compétences des membres du réseau, de l Assemblée générale (ordinaire ou extraordinaire), du Conseil d administration, du Bureau, du Coordinateur Administratif et du financement est établi et éventuellement modifié par le Conseil d administration. Dès son élaboration ou en cas de modifications, il est soumis à l Assemblée générale ordinaire. A l exception des compétences et fonctionnement des Assemblées générales, les modifications apportées par le Conseil d administration au règlement intérieur d association sont immédiatement applicables jusqu à l échéance de l Assemblée générale suivante. Article 1 : Modalités Le présent règlement intérieur est établi en application de l article 13 des statuts dont il doit respecter et compléter en toutes choses utiles les dispositions. Il précise les règles et procédures à suivre pour faire fonctionner les différentes instances statuaires. Le règlement intérieur est arrêté et modifié par le Conseil d Administration. 1

2 Titre II : COMPOSITION DE DIABLIM Article 2 : Membres Pour faire partie de l association, il faut être un professionnel de santé impliqué dans des soins aux diabétiques. Tous les membres doivent avoir participé au moins 1 fois aux formations de DIABLIM. Tous les membres doivent fournir : Leur nom, prénom, adresse, numéro de téléphone et adresse mail ; Tous les membres sont tenus de signer et de respecter : Le bulletin d adhésion au réseau DIABLIM; La charte du réseau DIABLIM ; Tous les membres s engagent à : Demander le consentement éclairé de leurs patients avant de leur faire signer leur bulletin de participation au réseau DIABLIM ; Etablir la fiche signalétique DIABLIM à l entrée du patient dans le réseau ; Remplir, à chaque consultation, la fiche de suivi DIABLIM le carnet de suivi du Diabète DIABLIM et la fiche de soins de leurs patients diabétiques et adhérents au réseau. Tous les membres autorisent l association DIABLIM à faire figurer leur nom, prénom, adresse et numéro de téléphone dans l annuaire du réseau. Les adhérents de DIABLIM sont, soit des membres d honneur, soit des membres bienfaiteurs, soit des membres actifs. Les membres actifs : L admission des membres actifs est prononcée par le Conseil d Administration sur proposition du Président. DIABLIM s engage à fournir, avec ses documents (bulletin d adhésion, charte, bulletin de participation, fiche signalétique à l entrée, fiche de suivi carnet de suivi et fiche de soins), un exemplaire de ses statuts et de son règlement intérieur. 2

3 DIABLIM ne peut communiquer à des tiers le fichier de ses adhérents. Les membres bienfaiteurs : Il s agit d un titre honorifique décerné par le Conseil d Administration à des personnes physiques ou à des personnes morales qui ont rendu ou rendent des services à DIABLIM. Ces membres bienfaiteurs participent avec voix consultative aux Assemblées Générales mais ils ne sont pas éligibles au Conseil d Administration et au Bureau. Ils peuvent être appelés à faire partie des personnes ressources que DIABLIM se réserve le droit, en toutes circonstances, de consulter à titre d expert et d inviter à ses réunions. Article 3 : Cotisations Tous les membres doivent s acquitter d une cotisation annuelle, révisable par le Conseil d Administration tous les ans, d un montant fixé pour l année 2005 à 10 euros. Le non paiement de la cotisation annuelle peut entraîner l exclusion prononcée par le Conseil d Administration selon la procédure visée à l article 5 ci après. Article 5 : Fin d engagement La qualité de membre se perd par : La démission notifiée par lettre recommandée avec accusé de réception adressé au siège de l association DIABLIM ; Le décès ; La radiation prononcée par le Conseil d Administration pour non paiement des cotisations, non respect des statuts et du présent règlement ou pour motif grave. Le motif grave s apprécie comme une volonté délibérée de nuire au réseau DIABLIM. L intéressé sera invité à se présenter devant le bureau pour fournir des explications par lettre recommandée avec accusé de réception 3 semaines avant la date fixée. Il pourra se faire assister par un membre de DIABLIM. La décision prise par le Conseil d Administration lui sera manifestée par écrit. Elle n aura pas à être motivée. 3

4 Titre III : ADMINISTRATION Article 6 : Assemblée générale Le Conseil d administration convoque l Assemblée générale chaque fois que l exige l intérêt de l association et en tous cas au moins une fois par an en ce qui concerne l Assemblée générale ordinaire, aux dates, heures et lieux fixés par le Conseil d administration et sur un ordre du jour établi par celui-ci. Le Bureau de l Assemblée est celui du Conseil d Administration. Quelle que soit la nature de l Assemblée générale, les convocations doivent être envoyées au moins 4 semaines à l avance, en y indiquant l ordre du jour qui est accompagné de tout document nécessaire. Tout membre de l association peut demander l inscription d une question à l ordre du jour, à condition d en présenter la demande au Président du Conseil d administration au moins trente jours avant la réunion. Aucune décision ne pourra être prise sur une question qui n a pas été mise à l ordre du jour. L assemblée se réunira en respectant une rotation qui se fera successivement sur les 3 départements du Limousin. Tout membre actif peut se faire représenté à une Assemblée Générale par un autre membre actif de l assemblée auquel il donne son pouvoir. Nul ne peut détenir plus de 2 pouvoirs. Lorsqu une Assemblée Générale est appelée à élire son Conseil d Administration, il est joint à la convocation, adressée 4 semaines au moins avant la date fixée pour l Assemblée Générale, une liste des candidats aux postes à pourvoir. Tout membre actif, à jour de ses cotisations pour l exercice écoulé peut présenter sa candidature. Celle ci doit être adressée par lettre au moins 3 semaines avant la date fixée pour l Assemblée Générale. Pour délibérer convenablement, le nombre des membres présents ou représentés doit être au moins égal à un quart du nombre total des membres. Seuls les membres actifs, à jour de leur cotisation pour l exercice écoulé, ont le droit de vote. Les décisions sont prises à la majorité des membres présents ou représentés. 4

5 Les votes ont lieu habituellement à main levée. Le scrutin secret peut être demandé soit par le Conseil d Administration soit par un quart des membres présents ou représentés. Il est de droit pour toutes les questions concernant les personnes physiques. Assemblée Générale ordinaire : Les délibérations de l Assemblée générale ordinaire ne sont valables que si un quart, au moins, des membres est présent ou représenté. Si le quorum n est pas atteint, une deuxième Assemblée délibère valablement quel que soit le nombre des membres présents ou représentés. Elle est invitée à ratifier l administration et la gestion du Conseil d administration et fixe les orientations politiques et budgétaires pour l année suivante. Elle fixe le montant de la cotisation de ses membres. Les débats de l Assemblée Générale sont dirigés par le Président en exercice et, en cas d empêchement, par le vice Président. Assemblée Générale extraordinaire : L Assemblée générale extraordinaire devra réunir au moins la moitié des membres inscrits présents ou représentés de l association. Si le quorum n est pas atteint, une deuxième Assemblée délibère valablement quel que soit le nombre des membres présents ou représentés. Article 7 : le Conseil d administration DIABLIM est gérée par un Conseil d Administration renouvelé par moitié tous les ans, dont la composition est fixée par l article 9 des statuts. Les personnes qualifiées sont des personnes qui apportent leur concours au Conseil d Administration en fonction de leurs activités actuelles ou passées, de leurs compétences particulières ou de leur autorité morale. En cas d empêchement majeur, tout membre actif du Conseil d Administration peut se faire représenter à une séance par un autre membre actif du Conseil auquel il donne un pouvoir écrit. 5

6 Les procurations envoyées en blanc seront reparties par les soins du bureau entre les mains des membres du Conseil d Administration pouvant les recevoir. Le vote s effectue à main levée, sauf demande expresse de vote à bulletin secret formulé par l un des membres du Conseil d Administration. En cas d égalité des voix, la voix du Président est prépondérante. Nul ne peut détenir au Conseil d Administration plus de 2 pouvoirs. Le Conseil d administration se réunit au moins une fois par an et chaque fois que cela est nécessaire, à la demande du Bureau ou du ¼ des membres du Conseil d Administration. Pour délibérer, la présence ou la représentation, de la moitié au moins du Conseil d Administration est nécessaire. Les décisions du Conseil d Administration sont prises à la majorité des membres présents ou représentés. Tout membre du Conseil d Administration qui totalise 3 absences non justifiées sera considéré comme démissionnaire, après plusieurs avertissements restés infructueux. Pour l application de l article 10 des statuts, lorsqu un poste est vacant par mutation ou par décès ou lorsqu un Administrateur démissionne ou est démissionné, il est remplacé par un autre membre du réseau. Le mandat de ce dernier prendra fin à l époque où devait normalement expirer le mandat du membre remplacé. Aucune décision ne pourra être prise par le Conseil d Administration sur une question qui n a pas été préalablement inscrite à l ordre du jour. Le conseil d Administration est investi des pouvoirs les plus étendus pour autoriser tous les actes qui ne sont pas réservés à l Assemblées Générale. Il met en œuvre les politiques de DIABLIM définies par l Assemblées Générale et détermine les priorités d action. Il arrête le budget prévisionnel des dépenses et des ressources de fonctionnement ainsi que celles de la section d investissement. Il attribue, par écrit, les délégations de missions et de pouvoirs pour question et durée déterminée. Il peut faire toute délégation de pouvoirs au Président du Bureau. Il est tenu procès-verbal de toutes les réunions, et feuilles de présence. 6

7 Article 8 : le bureau Le bureau est élu pour 2 ans. Ses membres sont rééligibles en limitant à 3 mandats successifs Il est chargé de l application de la politique définie par l Assemblée Générale et mise en forme par le Conseil d Administration, de la préparation et du suivi des priorités d action. Il veille au fonctionnement courant de DIABLIM. Le Bureau assure les affaires courantes et prépare les dossiers et questions à traiter par le Conseil d administration. Il est amené à prendre des décisions sur des problèmes urgents, décisions dont il devra rendre compte au tout prochain Conseil d administration. Le Bureau est habilité à décider et engager toute transaction. Le Bureau se réunit au moins une fois entre deux réunions du Conseil d administration, sur simple convocation du Président. Les décisions du Bureau sont prises à la majorité des membres présents ou représentés. En cas de partage, la voix du Président est prépondérante. Chaque membre ne pourra être porteur de plus d un seul pouvoir. Il est tenu procès-verbal de toutes les réunions, et feuille de présence. Le Coordinateur Administratif, ayant une délégation directe du Bureau auquel il rend compte, assiste aux réunions avec voix consultative. Rôle du Président : Le Président convoque et préside les réunions des Assemblées générales, Conseils d Administration et Bureaux. En cas d absence ou de maladie, il est de pleins droits suppléé en tous ses pouvoirs par le Vice-Président. Il a une mission d administration générale de l association. Ainsi, il est considéré comme l employeur des salariés de l association et signe les contrats de travail. Il représente DIABLIM dans tous les actes de la vie civile. Il représente en justice en défense et avec l accord du Conseil d Administration, il intente les actions en justice. Il précise l étendue de la délégation générale de pouvoirs qu il accorde au Coordinateur Administratif pour la gestion courante de DIABLIM. 7

8 Rôle du Vice - Président : Il seconde de façon permanente le Président dans la réalisation de son mandat. Il est investi du même rôle que le Président quand celui-ci ne peut y satisfaire. Rôle du Secrétaire : Le Secrétaire est responsable de la bonne tenue des documents nécessaires à la vie associative, à l exception de ceux qui concernent la comptabilité et la gestion. Il veille à la préparation des ordres du jour et des comptes-rendus des instances statutaires de l association. Il veille à la tenue des registres nécessaires à la publicité, à la légitimité et la légalité des actes de l association conformément aux dispositions législatives et administratives en vigueur. Il veillera à la tenue du registre obligatoire pour la modification des statuts de l association, les changements intervenus dans son administration et sa direction et toutes les délibérations tenues par les assemblées. Un classeur reprendra tous les comptes-rendus de réunions et les convocations. Il sera consultable au siège social de l association par tous les membres. En cas d absence ou de maladie, le Secrétaire est suppléée de pleins droits par le Secrétaire Adjoint Rôle du Trésorier : Le Trésorier est responsable de la gestion et de la comptabilité de l association. Il reçoit délégation de signature pour tous les comptes bancaires et postaux. Il veille à ce que tout paiement, ou tout recouvrement de créances, soit effectué dans le souci permanent des règles et de l intérêt de l association. Il présente ou fait présenter l analyse des résultats du fonctionnement. En cas d absence du Trésorier, c est le Président qui signe les documents. 8

9 Titre IV : COORDINATION ADMINISTRATIVE Article 9 : Rôle du Coordinateur Administratif Après sélection et examen des candidatures par le bureau, un Coordinateur Administratif est embauché. Il est en charge, sous l autorité du Président, d assurer la gestion courante de DIABLIM et d appliquer la politique définie par le Conseil d Administration. A ce titre, il veille à la comptabilité, à l organisation et à la gestion administrative, à la promotion, au développement et à l animation du réseau. Il reçoit délégation de signature pour tous les comptes bancaires et postaux. Il assiste, avec voix consultative aux réunions du Conseil d Administration et du Bureau qu il informe de l état d avancement des actions programmées et des difficultés rencontrées. 9

10 Titre V : FINANCEMENT DE DIABLIM Article 9 : les ressources Adhésions des membres avec cotisation d un montant fixé pour l année 2006 à 10 euros. Indemnisation des laboratoires pour leur participations aux événements de DIABLIM (réunions). Financement du réseau par une décision conjointe de l ARH et de l URCAM selon le budget prévisionnel et l activité de DIABLIM. Article 10 : les dépenses Les dépenses de DIABLIM sont pour la majeure partie celles des formations des professionnels de santé au Diabète et à la rémunération des consultations des patients inclus dans le réseau. S ajoute aussi la rémunération de la Coordinatrice Administrative et les charges de fonctionnement de l association. Le présent règlement a été adopté par le Conseil d Administration de DIABLIM dans la séance du 2 août