PROCÉDURE DE DÉPLACEMENTS DANS LE CADRE DE L ACTIVITÉ PROFESSIONNELLE & REMBOURSEMENT DES FRAIS

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1 Etablissement Public Local d Enseignement et de Formation Professionnelle Agricole de NIMES-RODILHAN PROCÉDURE DE DÉPLACEMENTS DANS LE CADRE DE L ACTIVITÉ PROFESSIONNELLE & REMBOURSEMENT DES FRAIS Annule et remplace toute note de service, procédure, courrier électronique antérieur et reste valide jusqu'à édition d'une nouvelle version 22 septembre 2015

2 S O M M A I R E 1- UTILISATION DU VÉHICULE ADMINISTRATIF... P LA PROCÉDURE DE RÉSERVATION PARCAGE DES VÉHICULES GESTION DES CLÉS RAPPEL SÉCURITÉ UTILISATION DE SON VÉHICULE PERSONNEL.... P RESPONSABILITÉ PRINCIPES GÉNÉRAUX GESTION DE LA VALISE FRAIS DE DÉPLACEMENTS Onglet «Etat des frais de déplacements»... P Onglet «Informations agents» Onglet «Demande d autorisation d utilisation de son véhicule personnel»... P Onglet «Attestation assurance» Onglet «Autorisation déplacement (décision annuelle)» Onglet «Ordre de mission» BARÈMES... P L indemnité kilométrique Remboursement des repas Remboursement de l'hébergement Remboursement des frais annexes RÈGLEMENT DES FRAIS DE DÉPLACEMENTS DÉPLACEMENTS DANS LE CADRE DE FORMATION HORS EPL.... P.08 Procédure de déplacements dans le cadre de l activité professionnelle et remboursement des frais - EPLEFPA de Nîmes Rodilhan 22/09/2015 Page 2

3 1- UTILISATION DU VÉHICULE ADMINISTRATIF 1.1 LA PROCÉDURE DE RÉSERVATION Les réservations se font auprès de : Madame Stéphanie ARMAND pour le CFA Lundi/mardi : 7h30-12h/13h-17h30 Jeudi : 7h30-12h/13h-16h30 Vendredi : 7h30-9h Madame Myriam FLIJANE pour le CFPPA Du lundi au vendredi de 7h30 à 9h30 Elles sont possibles du jour j à j + un mois. Afin d optimiser l utilisation du parc de véhicules, il est demandé à l agent d annuler ses réservations si le déplacement n est plus envisagé. D un point de vue administratif, il est rappelé que l agent doit être en règle vis à vis du code de la route et être en possession d un ordre de mission avec les papiers du véhicule. Penser à renseigner obligatoirement le carnet de bord à la fin de chaque mission et à faire ½ plein. Le lieu de départ est normalement la résidence administrative de l'agent, adresse d'une antenne ou adresse siège de l'epl. Toutefois, exceptionnellement, le Directeur peut autoriser un agent à partir de son lieu de résidence pour des raisons évidentes de bon sens. Toutes les garanties doivent être apportées pour que le véhicule administratif soit remisé en sécurité et que l'agent dispose d'une assurance couvrant d'éventuels dommages au véhicule. 1.2 PARCAGE DES VÉHICULES Les véhicules de service sont parqués entre le CFA et l exploitation. Un emplacement est réservé à chaque véhicule. 1.3 GESTION DES CLÉS Une pochette affectée à chaque véhicule contient les papiers, les clés du véhicule, une carte «Station Total» pour les frais d essence chez Total (Route d Arles, Nîmes) et frais d autoroute. Les pochettes de tous les véhicules sont rangées dans le local photocopieur 1 er étage du CFPPA. Au retour de mission, les clés et la pochette doivent êtres déposées à ce même endroit. Le CFPPA est accessible par la porte donnant face à l accueil du CFA. 1.4 RAPPEL SÉCURITÉ Chaque véhicule est équipé d un extincteur, d un triangle de signalisation normalisé, d un gilet fluorescent conforme, d une trousse de secours. L agent doit signaler tout défaut constaté sur les véhicules utilisés. Accident avec un tiers : l agent doit remplir une déclaration d'accident, signaler le fait à l'administration. Tout accroc à la carrosserie en se garant ou en se déplaçant doit être noté sur le carnet en remarque et indiqué au Directeurs de Centre. Procédure de déplacements dans le cadre de l activité professionnelle et remboursement des frais - EPLEFPA de Nîmes Rodilhan 22/09/2015 Page 3

4 2- UTILISATION DE SON VÉHICULE PERSONNEL 2.1 RESPONSABILITÉ Une attention plus particulière sera portée à la vérification des états de frais. Madame Houria BENAMAR, Cellule G.R.H. et Communication, est en charge du contrôle des états de frais de déplacements. 2.2 PRINCIPES GÉNÉRAUX PRIORITAIREMENT, on utilise les véhicules de services, toutefois les agents peuvent utiliser leur véhicule personnel, sur autorisation de leur supérieur hiérarchique, quand l intérêt du service le justifie. LES AGENTS NE PEUVENT UTILISER LEUR VÉHICULE POUR TRANSPORTER DES APPRENANTS. Toute demande d utilisation d un véhicule personnel doit être accompagnée des copies du permis de conduire, de la carte grise et de l attestation d assurance du véhicule en cours de validité. L'autorisation d'utiliser son véhicule personnel et l'ordre de mission sont des préalables indispensables à tout déplacement, obligations réglementaires destinées à couvrir l'agent et sa famille en cas d'accident ou de dommage causé à autrui à l'occasion du déplacement (frais de soin, invalidité...). Les frais sont remboursés sur la base des indemnités kilométriques. L agent n a droit à aucune indemnisation pour les dommages subis par son véhicule. Conformément à la réglementation, tout déplacement et son remboursement doivent être effectués en trois temps : L autorisation de déplacement (décision annuelle) parvient à l agent dès qu il en fait la demande et sous réserve de la production de l ensemble des documents, L'Ordre de Mission, L État de Frais à produire mensuellement. Important : les déplacements saisis ne peuvent l être qu'avec le seul véhicule enregistré. 2.3 GESTION de la VALISE «FRAIS de DÉPLACEMENT» Pour soumettre une note de frais, les agents utiliseront la version Excel du document «Valise Frais de Déplacements». Formulaire de demande de remboursement en pièce jointe, disponible sur l extranet de l EPL (par téléphone pour les agents sur les antennes). Le fichier Excel intitulé «Valise Frais de Déplacements» se compose de six onglets : - État de frais de déplacements, - Informations agents, - Demande d autorisation d utilisation de son véhicule personnel, - Attestation assurance, - Autorisation déplacement (décision annuelle), - Ordre de mission. Procédure de déplacements dans le cadre de l activité professionnelle et remboursement des frais - EPLEFPA de Nîmes Rodilhan 22/09/2015 Page 4

5 2.3.1 Onglet «Etat des frais de déplacements» Le calcul des sommes dues à l agent est effectué par l ordonnateur sur la base d un état de frais rempli et signé par l agent, et certifié par le directeur de l entité ayant signé l ordre de mission. Sur cet imprimé doivent être retracés en détail et clairement pour le mois concerné : - Le motif du déplacement, - L'itinéraire parcouru en indiquant la résidence du lieu de départ et celle d arrivée, - La date et heure de départ, la date et heure d arrivée, - Le montant des frais de transport public, - Le nombre de repas, - Le nombre de nuitées, le montant du justificatif et le montant retenu, - Le nombre de Km parcourus : le trajet pris en compte est le plus court en distance «d'adresse à adresse ou si elles ne sont pas connues de «clocher à clocher». Nouveauté Les agents ne sont plus tenus de produire les impressions de parcours Mappy. Ils indiquent le nombre de Km et Mme BENAMAR contrôle sur mappy. Attention au nombre de kilomètres que l'agent est autorisé à parcourir et au nombre de kilomètres déjà parcourus. Pièces justificatives à produire à l appui de l'état des frais de déplacements : - Les ordres de mission ou ordre de mission permanent (1fois en début d année scolaire), - Tickets de transports, - Tickets de péage, de parking, - Facture originale d'hébergement à votre nom (attention la facture originale est obligatoire). Nouveauté L'autorisation d'utiliser son véhicule personnel est à produire une fois par an (année scolaire) et non plus à chaque demande de remboursement Onglet «Informations agents» Commencer par compléter les champs du formulaire de cet onglet Ce formulaire est une fiche profil «carte d'identité» : nom, prénom, adresse, insee, véhicule, coordonnées bancaires... Les données saisies renseigneront automatiquement les formulaires d autres onglets. Des changements peuvent intervenir dans votre situation administrative : fonction, adresse, véhicule, assurance, banque... Aussi, nous vous demandons de bien vouloir faciliter l'échange d'informations et la remontée rapide des pièces requises en vue d'assurer le traitement de ces nouvelles données et d en prendre compte rapidement. Procédure de déplacements dans le cadre de l activité professionnelle et remboursement des frais - EPLEFPA de Nîmes Rodilhan 22/09/2015 Page 5

6 2.3.3 Onglet «Demande d autorisation d utilisation de son véhicule personnel» La demande d autorisation d utiliser son véhicule personnel au cours des déplacements effectués pour les besoins du service est à dater, signer et à transmettre en début d année scolaire sous format papier, à la Cellule G.R.H./Mme BENAMAR, accompagnée des copies du permis de conduire, de la carte grise, de l attestation d assurance du véhicule en cours de validité Onglet «Attestation assurance» Déclaration de l agent reconnaissant qu il a souscrit au préalable une police d assurance garantissant sa responsabilité au titre de tous les dommages qui seraient causés par l utilisation de son véhicule à des fins professionnelles. Document à transmettre sous format papier, dûment complété et signé, à la Cellule G.R.H. Mme BENAMAR Onglet «Autorisation déplacement (décision annuelle)» L autorisation à utiliser son véhicule personnel est à transmettre dès septembre 2015 sous format papier, dûment complétée et signée, à la Cellule G.R.H./Mme BENAMAR. Un double vous sera remis dès que l autorisation de déplacement aura été accordée par la Direction Onglet «Ordre de mission» C'est l'autorisation donnée à l'agent d'effectuer le déplacement. Cet onglet vous permet de saisir vos déplacements : - Compléter les éléments manquants 5 jours avant le déplacement, - L imprimer, - Le signer, - Le déposer dans le bureau de Mme BENAMAR (ou le lui scanner), - Il sera porté à la signature pour validation et sera retourné à l agent. Nouveauté Ordre de mission permanent : Champ : cours, suivi en entreprises Périmètre : Régional Languedoc Roussillon L ordre de mission permanent n autorise pas les sorties pédagogiques, voyages d études et autres déplacements hors cadre, hors périmètre, soumis à autorisation ponctuelle. Il est à demander en début d année scolaire. Procédure de déplacements dans le cadre de l activité professionnelle et remboursement des frais - EPLEFPA de Nîmes Rodilhan 22/09/2015 Page 6

7 2.4 BARÈMES L indemnité kilométrique Les tarifs des indemnités kilométriques suivent les modalités du tableau ci-dessous qui tient compte du type et de la cylindrée du véhicule, ainsi que du kilométrage effectué : Catégorie de véhicules (par puissance fiscale) jusqu'à km de à km au-delà de km 5 CV et moins 0,25 euros 0,31 euros 0,18 euros Plus de 5 CV 0,32 euros 0,39 euros 0,23 euros Remboursement des repas L indemnité de repas est attribuée lorsque l agent se trouve en déplacement pendant la totalité de la période comprise entre 11h et 14h et entre 18h et 21h. Aucun justificatif n est demandé pour les repas. L indemnité est réduite de 50% lorsque l intéressé a la possibilité de se rendre dans un restaurant administratif ou assimilé. Cette indemnité n est pas attribuée lorsque le repas est fourni gratuitement. Le tarif des indemnités de repas est de Remboursement de l'hébergement Remboursement forfaitaire des frais pour la période comprise entre 0h et 5h sur présentation d'un justificatif original. Taux nuitée Paris et Province : euros Remboursement des frais annexes Les frais d utilisation de parcs de stationnement et de péages d autoroute peuvent être remboursés sur autorisation et sur présentation de justificatifs originaux qui ne doivent comporter ni ratures, ni correcteur (justificatifs comprenant la mention de la date et du coût TTC). Les frais de taxis sont remboursés s ils ont fait l objet d une autorisation préalable en fonction de l intérêt du service et sur présentation des pièces justificatives. L utilisation du taxi doit rester exceptionnelle. 2.5 RÈGLEMENT DES FRAIS DE DÉPLACEMENTS Afin de procéder au règlement des frais de déplacement dans les meilleurs délais, pour des raisons de bon fonctionnement des budgets et du respect du temps de travail de chacun, il est essentiel que pour le contrôle et la transmission des documents, Mme BENAMAR reçoive les demandes de remboursement : Au plus tard le 08 du mois en cours pour le remboursement des frais du mois précédent. En l absence de justificatifs ou en cas de renseignements incomplets, aucun remboursement ne sera assuré. Les documents seront systématiquement renvoyés à l intéressé. Procédure de déplacements dans le cadre de l activité professionnelle et remboursement des frais - EPLEFPA de Nîmes Rodilhan 22/09/2015 Page 7

8 3- DÉPLACEMENTS DANS LE CADRE DE FORMATION HORS EPL Les actions du programme régional de formation : Formations soumises à ordre de mission du service organisateur, Utilisation du véhicule personnel, Remboursement par le DRFC de la DRAAF-DAAF de l'agent. Le remboursement ne sera effectif que sous réserve de la validation de la candidature de l'agent, par tous les acteurs concernés : hiérarchique, financeur et organisateur de la formation. Les autres dispositifs de formation continue initiés par la DGER (formation des cadres, TUTAC, SIL des diplômes rénovés, etc.) : Formations soumises à ordre de mission du service organisateur, Utilisation du véhicule personnel, Les modalités de prise en charges des frais de mission sont spécifiées par note de service. Le remboursement ne sera effectif que sous réserve de la validation de la candidature de l'agent, par tous les acteurs concernés : hiérarchique, financeur et organisateur de la formation. Procédure de déplacements dans le cadre de l activité professionnelle et remboursement des frais - EPLEFPA de Nîmes Rodilhan 22/09/2015 Page 8