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1 Fédération Française de Tennis de Table Audit des procédures financières 27 mai 2012 Fiducial Expertise 1

2 Avertissement Le présent document ne constitue qu un résumé de nos conclusions, conclusions qui ont fait l objet d un rapport de synthèse Pour disposer du détail de l analyse, il convient de se référer à ce rapport Fiducial Expertise 2

3 Organigramme points forts Conformité des éléments essentiels de l organigramme avec les dispositions statutaires Séparation des responsabilités entre élus (décideurs) et salariés (exécutants) Un organigramme de synthèse est actuellement en cours de refonte Fiducial Expertise 3

4 Organigramme pistes d amélioration Elaborer un organigramme de synthèse faisant une nette distinction entre organes composés de salariés et ceux composés d élus Recentrer les activités des 45 commissions et groupes de travail de façon à réduire leur nombre Fiducial Expertise 4

5 Organigramme pistes d amélioration Mieux définir le rôle des responsables des commissions ou groupes de travail Fusionner les diverses listes d intervenants existantes Réfléchir à la possibilité de mettre en place une véritable fonction de contrôle de gestion Fiducial Expertise 5

6 Procédures écrites points forts Existence d un règlement de trésorerie homologué par l autorité de tutelle Des éléments de fondement des procédures financières figurent dans ce règlement de trésorerie Fiducial Expertise 6

7 Procédures écrites pistes d amélioration Les procédures doivent pouvoir être matérialisées et détaillées dans un document récapitulatif (de préférence accessible et mis à jour sur un Intranet) Fiducial Expertise 7

8 Traitement des notes de frais points forts Les notes de frais font l objet de nombreux contrôles en interne en dépit de volumes très conséquents Les tests approfondis effectués n ont pas révélé d anomalie significative Fiducial Expertise 8

9 Traitement des notes de frais pistes d amélioration Le contrôle de l opportunité de la dépense devrait être dissocié de sa justification Le traitement des notes de frais pourrait être fluidifié dans le cadre d une saisie et d une transmission via un Intranet Fiducial Expertise 9

10 Traitement des commandes points forts Séparation des responsabilités entre validation de la commande et autorisation de règlement Fiducial Expertise 10

11 Traitement des commandes pistes d amélioration Préciser les procédures applicables aux commandes et réfléchir à la mise en place d un système informatique intégré La FFTT devrait faire préciser son positionnement par rapport à la réglementation relative aux pouvoirs adjudicateurs Fiducial Expertise 11

12 Gestion des partenariats points forts Les partenariats font l objet d une mise en concurrence La centralisation des contrats chez le DGS permet de mieux coordonner leur gestion Les contrats de partenariat font systématiquement l objet d une analyse préalable par un juriste Fiducial Expertise 12

13 Gestion des partenariats pistes d amélioration Etablir une liste des contrats de partenariat et la mettre régulièrement à jour Le rapprochement établi au titre des contrats de partenariat devrait être matérialisé dans un document de synthèse Fiducial Expertise 13

14 Gestion des stocks points forts Il ressort des entretiens réalisés une réelle volonté d améliorer le traitement des opérations relatives à la Boutique Fiducial Expertise 14

15 Gestion des stocks pistes d amélioration Tout prélèvement hors vente devrait faire l objet d un enregistrement Un inventaire tournant pourrait être mis en place Suivre le stock en PEPS et non en CUMP Fiducial Expertise 15

16 Gestion des stocks pistes d amélioration Analyser les régularisations sur stock en concertation avec les intervenants sur la Boutique Adapter le prix de vente des articles à leur valeur dépréciée Fiducial Expertise 16

17 Traitement des recettes courantes points forts Les recettes les plus significatives font l objet d un traitement sur la base de procédures sécurisées Fiducial Expertise 17

18 Traitement des recettes pistes d amélioration Réfléchir à la possibilité d utiliser un système plus intégré pour la gestion des recettes Fiducial Expertise 18

19 Procédures de collecte des recettes sur site points forts La qualité des intervenants a permis d éviter l apparition de malversations à l occasion d événements exceptionnels tels que la Coupe du Monde Des inventaires des sommes collectées sont réalisés lors de la remise des fonds au service comptable Fiducial Expertise 19

20 Procédures de collecte sur site pistes d amélioration Un rapprochement systématique doit être effectué entre les inventaires des stocks consommés sur stand et les recettes enregistrées Les inventaires de stock et de caisse doivent être matérialisés L inventaire de caisse doit être effectué en présence d au moins deux personnes et signées par elles Fiducial Expertise 20

21 Championnat du Monde 2013 points forts Les opérations seront réalisées sous la supervision d un contrôleur financier Nombre d opérations seront déléguées à des prestataires externes Fiducial Expertise 21

22 Championnat du Monde 2013 pistes de réflexion Les stocks remis (et repris) aux concessionnaires doivent être inventoriés et les conséquences en termes de recettes évaluées Une organisation spécifique doit être mise en place si la FFTT sert d intermédiaire pour les billets à destination des clubs Fiducial Expertise 22

23 Championnat du Monde 2013 pistes de réflexion La relation de la FFTT avec ses bénévoles doit être soigneusement encadrée Les contrats doivent être formalisés juridiquement Un suivi spécifique de ces opérations doit être réalisé, en temps réel, par le service comptable Fiducial Expertise 23

24 Championnat du Monde 2013 pistes de réflexion Le nombre de validateurs doit être augmenté en conséquence Le service comptable aura certainement besoin d opérateurs supplémentaires Fiducial Expertise 24

25 Procédures de caisse points forts Les personnes effectuant des retraits d espèces demeurent en nombre limité au sein de la FFTT L utilisation des espèces s est considérablement réduite au cours des dernières années du fait de l évolution des pratiques au plan international Fiducial Expertise 25

26 Procédures de caisse pistes d amélioration Une limite devrait être fixée aux retraits d espèces courants Les inventaires de caisse doivent être faits tous les mois, sans exception et doivent être matérialisés Fiducial Expertise 26

27 Procédures de règlement points forts Tout règlement fait l objet d une autorisation par un signataire habilité La liste récapitulative des virements dûment signée est envoyée à la banque pour confirmation Une liste des signataires autorisés existe avec un exemple de leur signature Aucun salarié ne dispose de procurations générales sur les comptes bancaires Fiducial Expertise 27

28 Procédures de règlement pistes d amélioration Fusionner la liste des signataires autorisés avec celle des codes analytiques Sensibiliser les membres du comité directeur à la possibilité que leur visa soit imité si leur graphisme est trop simple Les contrôles effectués lors du visa pour autorisation de règlement doivent être systématiquement matérialisés sur les pièces justificatives Fiducial Expertise 28

29 Procédures de règlement pistes d amélioration Etablir une liste comprenant les informations bancaires sensibles Sécuriser la procédure d émission des virements Modifier régulièrement le code du coffre Fiducial Expertise 29

30 Procédures de contrôle de la trésorerie points forts Un contrôle de la trésorerie est réalisé par le moyen des états de rapprochement bancaires Les opérations bancaires sont saisies régulièrement Fiducial Expertise 30

31 Procédures de contrôle de la trésorerie pistes d amélioration Les états de rapprochement bancaires doivent être réalisés dès la fin de chaque mois, sans délai Des recherches devraient être effectuées pour les opérations bancaires non rapidement dénouées et les écritures comptables corrigées en conséquence Fiducial Expertise 31

32 Recouvrement points forts Selon les éléments figurant en comptabilité, peu de créances seraient douteuses (moins de 5%) Fiducial Expertise 32

33 Recouvrement pistes d amélioration Le recouvrement des créances devrait être centralisé Des relances doivent être effectuées dès qu une créance est échue Toute annulation d une créance devrait faire l objet d une validation matérialisée Fiducial Expertise 33

34 Procédures informatiques points forts La FFTT dispose d un informaticien en interne Des applications sensibles sont réalisées par des prestataires externes La FFTT a élaboré une charte informatique Fiducial Expertise 34

35 Procédures informatiques pistes d amélioration Le changement du mot de passe devrait être imposé par le réseau et les différentes applications utilisées Les mots de passe doivent en principe n être connus que de l utilisateur Faire signer la charte d utilisation des moyens informatiques à chaque intervenant au sein de la FFTT Fiducial Expertise 35

36 Suivi budgétaire points forts L existence d un suivi budgétaire est en soi un point fort L évolution des charges apparaît maîtrisée au regard des comptes annuels de la FFTT Fiducial Expertise 36

37 Suivi budgétaire pistes d amélioration Les propositions de gestion informatisée des notes de frais devraient permettre d améliorer leur prise en compte précoce dans le suivi budgétaire Les opérations figurant en compte d attente devraient être soldées plus régulièrement Le suivi budgétaire devrait être réalisé à partir d un système plus intégré Fiducial Expertise 37

38 Appréhension des procédures par les intervenants points forts Souci commun de contribuer à la sécurité des opérations financières Nombre de salariés sont très impliqués dans les activités de la FFTT Fiducial Expertise 38

39 Appréhension des procédures par les intervenants pistes d amélioration Communiquer en interne sur les procédures financières Chaque intervenant doit pouvoir se situer par rapport aux processus financiers d ensemble La communication doit créer une réelle adhésion au respect des procédures en en faisant comprendre la raison d être Fiducial Expertise 39

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