Documentation Euromatic Expense 1.2 EUROMATIC EXPENSE. Version 1.2 Mai Jean-Marie BARONE Tous droits réservés

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1 EUROMATIC EXPENSE Version 1.2 Mai Jean-Marie BARONE Tous droits réservés A. PRESENTATION DU PROGRAMME Entièrement paramétrable, Euromatic Expense vous permet une gestion complète et simplifiée de vos Notes de Frais d Entreprise depuis la Saisie jusqu à l Intégration Comptable, grâce à l utilisation de Microsoft Excel en application frontale. Voici un résumé des principales fonctionnalités : Paramétrage des plafonds de dépenses pour chaque catégorie de collaborateurs, et en fonction de leur zone de déplacement. Paramétrage des comptes comptables, des intitulés des comptes, des noms des services, des informations relatives à votre procédure de notes de frais, etc... Contrôle de la Saisie : Avertissements lors de dépassements, affichage en rouge des montants supérieurs au plafond autorisé, rappel de la Procédure en cours de saisie via le Compagnon Office. Paramétrage des comptes soumis ou non à TVA, calcul automatique de la TVA pour les comptes soumis, avec possibilité de modification, calcul automatique de la TVA sur Gazole (80% récupérés), gestion de la TVA au taux réduit. Affichage en temps réel des écritures comptables générées lors de la saisie de la note de frais. Fonction d'envoi par de la note de frais saisie. Sauvegarde des écritures comptables dans un fichier Import au format texte avec choix du séparateur de valeurs, du séparateur décimal, des formats Date, Libellés etc... Le fichier Import peut être intégré à tout moment dans votre ERP ou logiciel de comptabilité, si celui-ci autorise l'import des écritures au format texte. Les valeurs générées peuvent être choisies parmi: le journal, la date, le numéro de pièce, le libellé, le numéro de compte, les montants, mais aussi la devise, le sous-compte et le centre analytique! Calcul des frais de déplacements automobiles, selon le barème B. SYSTEME REQUIS Euromatic Expense fonctionne avec toutes les versions de Windows, ainsi que toutes les versions de Microsoft Excel depuis Excel 97 inclus. Important: L'utilisation des Macros doit être activée (Outils/Macros/Sécurité, niveau bas ou moyen) et le Compagnon Microsoft Office doit être installé. Une connexion à Internet n est nécessaire qu au moment de l envoi par de la note de frais. C. PRESENTATION DU MENU & DETAIL DES COMMANDES A l'ouverture d'excel, un nouveau menu nommé Note de Frais apparaît en haut à droite. I

2 Voici le descriptif des principales commandes du menu : 1) Saisie : Affiche la Boîte de Dialogue permettant de remplir le tableau avec les informations relatives à la dépense saisie. La liste de dépenses proposée est celle définie dans la zone de paramètres. Les dépenses prises en compte dans les écritures comptables sont les dépenses Hors-Carte. Les dépenses Sur-Carte sont indiquées à titre informatif : ce sont tous les frais déboursés avec une carte entreprise (Total, Accor,...), et qui ne rentrent pas dans le remboursement de la note de frais. Au cours de la saisie, Euromatic Expense émettra un avertissement lorsqu un dépassement de plafond est constaté. Dans le cas d une absence d autorisation de dépassement, le montant de la dépense sera limité au plafond correspondant. Un avertissement sera également affiché par le Compagnon Office lorsqu une dépense de carburant est effectuée durant un week-end, ou lorsque le nombre de repas saisi est supérieur à deux. Après la sélection du type de dépense dans la zone Nature de frais, le Compagnon Office émettra éventuellement un message d information relatif à votre Procédure de notes de frais, tel que vous l aurez défini dans la zone Paramètres. Ces messages ne sont pas bloquants: ils peuvent être effacés par un simple clic dans n'importe quelle zone de l'écran. L icône situé en bas à droite affiche une fenêtre de saisie supplémentaire, qui reprendra les informations de l en-tête de la première fenêtre (Statut, Région déplacement, Date, Détail de frais). Cette option se révèle particulièrement utile dans le cas où l utilisateur a effectué plusieurs dépenses dans une même journée, en permettant d éviter la saisie d informations redondantes. Le montant de la TVA est calculé automatiquement, mais peut éventuellement être modifié si un écart est constaté avec le montant de TVA du justificatif. Si le mot Gazole est détecté dans le Libellé de la Nature de Frais, Euromatic Expense calculera un montant de TVA égal à 80% de la TVA initiale. II

3 2) Afficher/Masquer Paramètres Cette zone peut être protégée par Mot de Passe, afin d'en interdire l'accès aux utilisateurs. Par défaut, appuyez simplement sur la touche Entrée lorsque celui-ci vous est demandé. C'est ici que vous devez rentrer la liste de vos dépenses et des numéros de compte qui y sont affectés. Notez que les comptes exonérés de TVA doivent être coloriés en Vert clair, pour éviter le calcul automatique de la TVA lors de la Saisie. Vous pouvez éventuellement entrer des informations relatives à votre procédure interne de notes de frais, qui seront rappelées en cours de saisie par le Compagnon Office. La zone de paramètres permet également de fixer les plafonds de dépenses par catégorie d'utilisateur, et en fonction de la zone de déplacement. Vous pouvez également entrer le nom de vos différents Services, et la liste des Devises utilisables : ces indications seront proposées à l'utilisateur dans la feuille de calcul, via la sélection de Menus déroulants. Il est utile de remplir la zone concernant les Codes Comptables affectés aux devises, ainsi que le nom du Journal Comptable affecté aux notes de frais dans votre ERP ou logiciel de gestion. Ces informations seront nécessaires lors de l'intégration Comptable des écritures. III

4 3) Intégration Comptable Cette boîte de dialogue permet au supérieur hiérarchique du collaborateur de générer l'écriture comptable dans le fichier d'import, et par la-même de valider la note de frais. Le Fichier Import est un fichier au format texte qui contiendra toutes les écritures que vous aurez générées. Vous devez le paramétrer de manière à ce qu'il soit reconnu par votre ERP ou logiciel comptable. Il suffit de faire glisser les boutons de la seconde rangée vers ceux de la première rangée pour sélectionner les valeurs qui seront importées, et pour déterminer leur position respective dans chacune des colonnes. En appuyant sur les boutons de la seconde rangée, vous pouvez déterminer le format d'affichage des valeurs (date, séparateur décimal, etc...), ou bien modifier une valeur (journal, centre analytique, etc...). En appuyant sur un bouton de la première rangée, vous remettez à blanc son intitulé. Prenez garde à ce que le Séparateur de Valeurs soit différent du Séparateur Décimal. Par exemple, si vous utilisez la Virgule comme séparateur de valeurs, vous devrez utiliser le Point comme séparateur décimal, sinon vous provoquerez une erreur d'interprétation des montants lors de la lecture du Fichier Import. Veillez également à choisir un format d'affichage de date ou de libellé qui soit compatible avec votre logiciel de gestion. Avant de "Générer l'écriture", vous pouvez vérifier sa conformité dans le cadre "Aperçu de l'écriture en cours". Vous devez également charger le dernier Fichier Import utilisé, afin que l'écriture en cours soit rajoutée aux écritures précédentes (cette opération peut être évitée en cochant la case Ouvrir automatiquement le fichier Import). Cliquez ensuite sur "Générer l'écriture", puis pour terminer sur "Enregistrer Fichier Import". Il ne reste plus qu'à importer ce fichier dans votre ERP ou logiciel comptable avant chaque campagne de règlement. IV

5 4) Changer Mot de Passe Le Mot de Passe permet de protéger l'accès à la Zone de Paramètres, afin que celle-ci ne puisse pas être modifiée par un utilisateur. Par défaut, il n'y a pas de mot de passe : appuyez simplement sur la touche Entrée lorsque vous êtes sollicité. Le mot de passe utilisé par Euromatic Expense est identique à celui de la commande Excel "Outil/Protection/Protéger la Feuille". 5) Remise à Zéro Cette commande est à exécuter par l'utilisateur avant de saisir une nouvelle Note de Frais. Elle met à blanc le contenu de la Note de Frais actuel, excepté les éléments de la zone d'en-tête (Nom, Prénom, N de Compte, Code Section, etc ). 6) Effacer ligne Cette commande permet à l'utilisateur d'effacer une ligne de dépense validée par erreur. V

6 D. PRESENTATION DU MODELE DE NOTE DE FRAIS Le tableau de note de frais d'euromatic Expense peut être divisé en quatre parties : l'en-tête, les Dépenses, la Zone de Validation, et les Ecritures Comptables. La Zone d'en-tête du tableau est pleinement modifiable par l'utilisateur (excepté les Dates et Numéro de semaine dont le calcul est automatique). En principe, l'utilisateur ne devrait la paramétrer qu'une seule et unique fois, dans la mesure où l'utilisation de la commande "Remise à Zéro" n'efface pas le contenu de L'En-tête. Certaines cellules sont importantes à renseigner, car elles sont utiles lors de la phase de Saisie de la note de frais, ou lors de l'intégration Comptable. Vérifier que la cellule Statut soit correctement renseignée en F6, car elle rentre dans le détail de calcul des plafonds de remboursement. La cellule N de Compte (F5) doit correspondre au code comptable du collaborateur. De la même manière, la cellule Section (K4) doit correspondre au numéro de section analytique affecté au collaborateur (laissez cette cellule vide si vos comptes de charges ne sont pas ventilés analytiquement). Il n'est pas indispensable de renseigner les autres zones de l'en-tête. La Zone de Dépenses est remplie automatiquement après que l'utilisateur ait appuyé sur le bouton Valider de la boite de dialogue Saisie Dépense. Un message d'erreur s'affiche lorsque l'utilisateur tente de remplir directement les cellules du tableau, sans passer par la boite de dialogue. L'utilisateur peut toutefois renseigner les cellules Motif (B28) et Avances perçues (H29). La Zone de Validation est utile après impression de la Note de Frais: elle est destinée à recevoir les signatures des supérieurs hiérarchiques du collaborateur, pour acceptation de la note de frais. VI

7 Les Ecritures Comptables sont générées automatiquement et en temps réel lors de la saisie des dépenses par l'utilisateur. Elles sont particulièrement utiles pour une saisie "manuelle" de la note de frais par les comptables. E. PRESENTATION DU CALCUL DES FRAIS DE REMBOURSEMENT KILOMETRIQUES Cliquez sur l'onglet Remboursement Frais Km pour accéder à la feuille de calcul des frais de remboursement kilométriques de vos déplacements automobiles, selon le barème 2006 en vigueur. Il suffit de renseigner le nombre de kilomètres parcourus dans la cellule A18, et de sélectionner la Puissance Fiscale du véhicule dans le menu déroulant correspondant. Le montant à rembourser apparaît immédiatement dans la cellule C22. Vous pouvez éventuellement le copier dans le Presse-papiers pour le coller par la suite dans la zone Montant de la fenêtre de saisie. F. SUPPORT TECHNIQUE Contactez Jean-Marie BARONE pour toute question technique, ou pour le développement d'une version spécifique à votre activité : Visitez le Site officiel : VII

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